Start · Case Studies · Finanz- und HR-Automatisierung im FMCG

Fallstudie bei FMCG-Kunden

Automatisierung von Finanzen, Forderungen und HR bei FMCG-Kunden

Für FMCG-Unternehmen haben wir mehr als zehn Finanz-, Kredit- und HR-Prozesse automatisiert. Zehn davon beschreiben wir hier, jeden nach demselben Muster: Was war das Problem, was haben wir getan und was hat der Kunde gewonnen. Kundendaten sind aus Vertraulichkeitsgründen anonymisiert.

Gespräch vereinbaren Lösungen für Handel und FMCG

Kunde

FMCG-Unternehmen; Kundendaten anonymisiert

Umfang

10 beschriebene Prozesse: Finanzen und Forderungen, Einkauf und Zahlungen, Treasury, HR

Technologie

UiPath, SAP, ServiceNow; Roboter laufen im 24/7-Betrieb

Leistung

Prozessautomatisierung: RPA und KI-Agenten

Prozesse in dieser FallstudieAutomatische MwSt-Abrechnungen Automatischer Abgleich von Bankkontosalden Überwachung von Kontoauszügen & Cash Application Schnelle und konsistente Kreditentscheidungen Reibungslose Änderung von Zahlungszielen Inkassofälle gehen sofort an die richtige Person Schnellere Freigabe gesperrter Aufträge Automatische Bearbeitung von P2P-Anfragen Massenaktualisierung von Mitarbeiterdaten Automatisches Onboarding neuer Mitarbeiter

Finanzen und Steuern

Automatische MwSt-Abrechnungen

Daten gelangen ohne manuelles Übertragen aus den Systemen in die MwSt-Formulare.

Herausforderung

Monatliche MwSt-Abrechnungen in vielen Ländern bedeuteten stundenlanges, mühsames Kopieren von Daten in Tabellen und Formulare. In dieser Größenordnung passieren Fehler und verspätete Meldungen leicht.

Was wir getan haben

Wir setzten einen „digitalen Mitarbeiter“ ein, der die Daten selbst abruft, Berechnungen nach den Regeln des Kunden erstellt, MwSt-Meldungen ausfüllt und Geschäftspartner prüft, dann die Dokumente archiviert und Steuerzahlungen zur Freigabe per Klick vorbereitet.

Ergebnisse

Meldungen ohne manuelle Arbeit versandfertig
Weniger Fehler und kostspielige Korrekturen
Termintreue und prüfbereite Unterlagen
Einfache Skalierung auf weitere Länder und Gesellschaften
Kürzerer MwSt-Abschluss
Geringeres Risiko von Steuerstrafen
Ein entlastetes Finanzteam

Lösungen in der Bibliothek: KSeF-Übermittlung und Statusabgleich, E-Rechnungen geprüft und übermittelt, Pflichten aufgefangen.

Automatischer Abgleich von Bankkontosalden

Salden zwischen Systemen automatisch abgeglichen, Abweichungen sofort erkannt.

Herausforderung

Der manuelle Abgleich von Salden zwischen zwei Bank-/Treasury-Systemen war zeitaufwendig, und Abweichungen kamen zu spät ans Licht.

Was wir getan haben

Ein Roboter vergleicht automatisch die Salden für jedes Konto und legt bei einer Abweichung ein Ticket an und benennt die verantwortliche Person oder das Team.

Ergebnisse

Automatische Prüfung der Saldenübereinstimmung
Frühzeitiges Erkennen von Differenzen
Weniger finanzielle Abweichungen
Audit-Bereitschaft
Höhere Genauigkeit der Finanzdaten
Geringeres Audit-Risiko
Kürzere Abgleichszeit

Lösungen in der Bibliothek: Kontenabstimmung und Buchungen, die sich selbst erledigen, Intercompany-Salden, die vor dem Konzernabschluss stimmen.

Überwachung von Kontoauszügen & Cash Application

Fehlende Auszüge werden proaktiv erkannt, reibungslose Verbuchung von Zahlungseingängen.

Herausforderung

Fehlende oder verspätete Kontoauszüge konnten die Verbuchung von Zahlungseingängen aufhalten und das Liquiditätsbild verzerren, und wurden meist zu spät bemerkt.

Was wir getan haben

Ein Roboter analysiert Berichte aus dem Banksystem, unterscheidet echte Lücken von arbeitsfreien Tagen und legt, wenn ein Auszug bereits verfügbar sein sollte, automatisch ein Ticket an und leitet es an die richtige Person weiter.

Ergebnisse

Lücken erkannt, bevor sie die Verbuchung aufhalten
Schnellere Problemlösung
Kontinuität der Zahlungsverbuchung
Weniger Stillstände in Finanzprozessen
Schnellere Zahlungsverbuchung (DSO)
Bessere Sichtbarkeit der Cashflows
Geringeres operatives Risiko

Lösungen in der Bibliothek: Tägliche Cash-Position ohne Excel um sieben Uhr, Kontenabstimmung und Buchungen, die sich selbst erledigen.

Forderungen und Kredit

Schnelle und konsistente Kreditentscheidungen

Effizientes Kreditlimit-Management, Vertriebsunterstützung ohne zusätzliches Risiko.

Herausforderung

Anfragen zum aktuellen Kreditlimit sowie Anträge auf Erhöhung oder Senkung erforderten manuelles Sammeln von Finanzdaten und warteten lange auf eine Entscheidung.

Was wir getan haben

Ein Roboter ruft automatisch aktuelle Kunden- und Verlaufsdaten ab, reichert den Fall an und übergibt ihn zur Entscheidung, für einfache Anfragen ebenso wie für Anträge auf Limitänderung.

Ergebnisse

Schnellere Kreditentscheidungen
Wirksamere Vertriebsunterstützung ohne mehr Risiko
Automatischer Abruf von Finanzdaten
Einheitliche Regeln in allen Märkten
Schnelleres Kunden-Onboarding und Umsätze
Kontrolle des Forderungsausfallrisikos
Kürzere Kreditentscheidungszeit

Lösungen in der Bibliothek: Geschäftspartner-Screening: Sanktionen, USt, Register, Order-to-Cash Process Mining: wo das Geld feststeckt. Verwandt: Order-to-Cash-Kontrollturm.

Reibungslose Änderung von Zahlungszielen

Kundenanträge auf neue Zahlungsziele werden schnell und mit kontrollierten Entscheidungen bearbeitet.

Herausforderung

Die Bearbeitung von Anträgen auf Änderung des Zahlungsziels erforderte manuelles Sammeln von Daten und das Nachhalten von Freigaben.

Was wir getan haben

Ein Roboter reichert den Fall mit allen nötigen Daten an und führt ihn nach den Regeln des Kunden durch den Freigabeprozess, bis zur Entscheidung und zum Abschluss.

Ergebnisse

Schnellere Antragsbearbeitung
Besseres Kundenerlebnis und Flexibilität
Weniger manuelle Arbeit
Bessere Kontrolle über den Cashflow
Besseres Zahlungsziel-Management (DSO)
Höhere Kundenzufriedenheit
Planbarer Cashflow

Lösungen in der Bibliothek: Order-to-Cash Process Mining: wo das Geld feststeckt, Rechnungen erinnert, bevor sie schwierig werden.

Inkassofälle gehen sofort an die richtige Person

Forderungsfälle erreichen sofort den richtigen Bearbeiter, ohne manuelles Sortieren.

Herausforderung

Forderungsfälle mussten manuell den richtigen Personen in verschiedenen Regionen zugeordnet werden. Das verzögerte den Inkassostart und führte zu Fehlern.

Was wir getan haben

Ein Roboter erkennt, wen ein Fall betrifft, und leitet ihn automatisch an den richtigen Inkassobearbeiter oder das regionale Team weiter, sofort und rund um die Uhr.

Ergebnisse

Kein manuelles Sortieren von Fällen mehr
Ein schnellerer Inkassostart
Weniger Fehlzuordnungen und Nacharbeit
Ein einheitlicher Prozess in allen Ländern
Schnellerer Zahlungseingang (DSO)
Höhere Teamproduktivität
Kürzere Bearbeitungszeit pro Fall

Lösungen in der Bibliothek: Order-to-Cash Process Mining: wo das Geld feststeckt, Rechnungen erinnert, bevor sie schwierig werden. Verwandt: Der Forderungs-Agent.

Schnellere Freigabe gesperrter Aufträge

Korrekte Aufträge gehen schneller in die Abwicklung.

Herausforderung

Durch die Kreditkontrolle gesperrte Aufträge warteten auf manuelle Prüfung. Jede Stunde Verzögerung bedeutete aufgeschobenen Umsatz.

Was wir getan haben

Alle paar Minuten erkennt ein Roboter gesperrte Aufträge, sammelt die nötigen Informationen, führt Vorprüfungen durch und startet den Freigabeprozess nach den Regeln des Kunden, und gibt den Auftrag nach der Entscheidung frei.

Ergebnisse

Schnellere Freigabe korrekter Aufträge
Weniger manuelle Datenprüfung
Ein standardisierter Freigabeweg
Weniger Umsatzverluste durch Verzögerungen
Schnellere Umsatzrealisierung
Kürzere Durchlaufzeit
Bessere Kontrolle des Kreditrisikos

Lösungen in der Bibliothek: Kundenaufträge aus PDFs und E-Mails direkt ins ERP, Gesperrte Rechnungen vor dem Zahllauf geklärt. Verwandt: Order-to-Cash-Kontrollturm.

Einkauf und Zahlungen

Automatische Bearbeitung von P2P-Anfragen

Rechnungskopien, Status und Übersichten sofort geliefert, rund um die Uhr.

Herausforderung

Teams und Lieferanten überhäuften die Finanzabteilung mit wiederkehrenden Anfragen: Rechnungskopien, Zahlungsstatus, Kontoauszüge. Das band Mitarbeiter und erzeugte Rückstände.

Was wir getan haben

Ein Roboter nimmt die Anfrage entgegen, findet das benötigte Dokument oder die Information und sendet die Antwort an den Nutzer zurück, automatisch und ohne Unterbrechung, 24/7.

Ergebnisse

Sofortige Antworten auf typische Anfragen
Weniger wiederkehrende manuelle Arbeit
Ein Service rund um die Uhr (24/7)
Weniger Rückstau in den Finanzteams
Höhere Produktivität
Niedrigere Kosten pro Anfrage
Zufriedene Nutzer und Lieferanten

Lösungen in der Bibliothek: Das AP-Postfach stündlich sortiert, Fragen beantwortet, Lieferantenstammdaten mit Kontrolle gegen Zahlungsbetrug. Verwandt: Rechnungsstreit ohne Eskalation.

Massenaktualisierung von Mitarbeiterdaten

Hunderte Datenänderungen, schnell, sicher und fehlerfrei erledigt.

Herausforderung

Massenänderungen von Mitarbeiterdaten im HR-System sind eine mühsame, sensible Aufgabe, bei der Fehler leicht passieren.

Was wir getan haben

Ein Roboter nimmt den Antrag mit der Änderungsdatei auf, prüft ihren Umfang (ohne Führungskräfte), bereitet die Daten auf und führt die Massenaktualisierung durch, dann meldet er das Ergebnis an HR zurück.

Ergebnisse

Schnelle, sichere Massenaktualisierung
Kein manuelles Abtippen von Daten
Kontrolle über sensible Daten
Vollständiger Audit-Trail und Reporting
Höhere HR-Produktivität
Bessere Datenqualität
Compliance und weniger Korrekturen

Lösungen in der Bibliothek: Lohndaten konsolidiert und geprüft vor der Abrechnung, Adresse, Name und Bankdaten ändern Mitarbeitende selbst.

Automatisches Onboarding neuer Mitarbeiter

Neue Mitarbeiter sind schneller einsatzbereit, weniger Papierkram für HR.

Herausforderung

Das Anlegen und Aktualisieren von Daten neuer Mitarbeiter erforderte manuelle Dateiverarbeitung und viele Schritte zwischen Systemen.

Was wir getan haben

Ein Roboter ruft Daten aus dem Personalsystem sicher ab und verarbeitet sie, archiviert sie und legt den Mitarbeiter im HR-System an oder aktualisiert ihn, von der Neueinstellung über Änderungen bis zum Offboarding.

Ergebnisse

Automatisierter Datenfluss beim Onboarding
Schnellere Aktivierung von Mitarbeitern in den Systemen
HR von Verwaltungsarbeit entlastet
Sichere Datenverarbeitung
Kürzere Onboarding-Zeit
Besseres Mitarbeitererlebnis
Niedrigere operative HR-Kosten

Lösungen in der Bibliothek: Joiner, Mover, Leaver: Konten und Zugänge ab Tag eins, Startklar am ersten Tag: Konten, Zugänge und Ausstattung. Verwandt: Der HR-Agent auf Teams.

Agenten und Szenarien

Dieselben Prozesse mit einem KI-Agenten

Szenarien sind illustrative Modelle mit Berechnung, beschrieben an einem Beispielunternehmen. Sie zeigen, was ein KI-Agent auf Microsoft Teams in den Prozessen dieser Fallstudie verändert.

SzenarioOrder-to-Cash-Kontrollturm

Schnellere Umsatzrealisierung, niedrigere DSO, volle Prüfbarkeit jeder Entscheidung.

Szenario ansehen SzenarioRechnungsstreit ohne Eskalation

Lösungen in Stunden, weniger Kulanz-Abschreibungen, bessere Lieferantenbeziehungen.

Szenario ansehen SzenarioDer HR-Agent auf Teams

Antwort in Sekunden; HR gewinnt Zeit für Recruiting und Entwicklung.

Szenario ansehen KI-AgentDer Forderungs-Agent

Er priorisiert Forderungen, schreibt Erinnerungen, eskaliert und schlägt Entscheidungen vor, die Sie freigeben.

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