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Lösung · Finanzen & BuchhaltungJede Ausgangsrechnung in KSeF, jede Empfangsbestätigung im ERP, jede Ablehnung bis neun Uhr
KSeF-Übermittlung und Statusabgleich
Eine Kontrollschicht um die KSeF-Konnektoren Ihres ERP: Prüfung vor der Übermittlung, KSeF-Nummer und UPO zurück im ERP, Ablehnungen als Teams-Aufgaben, alle Gesellschaften in einem Dashboard.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ihr ERP sendet Rechnungen an KSeF. Wer prüft, dass jede bestätigt zurückkam, und wer korrigiert den Rest?
Die ERP-Konnektoren bleiben.
Ablehnungen werden am selben Morgen korrigiert statt nach zwei Tagen Entschlüsselungsarbeit.
KSeF-2.0-API; Statusfelder in SAP S/4HANA; die beiden anderen ERP-Systeme
Geschäftsproblem
E-Rechnungs-Compliance
Seit 2026 wird eine Ausgangsrechnung in Polen über das Krajowy System e-Faktur (KSeF) ausgestellt, also als strukturierte Rechnung: Sie zählt erst, wenn das System sie angenommen und ihr eine KSeF-Nummer zugeteilt hat, und die Offline-Modi verschieben diesen Zeitpunkt nur. Eine abgelehnte Datei ist keine Rechnung mit einem Fehler, sondern nach dem Handbuch des polnischen Finanzministeriums eine Rechnung, die nie ausgestellt wurde; das einzige Mittel ist, sie zu korrigieren und erneut zu senden. Die ERP-Konnektoren decken den fehlerfreien Weg ab: das XML im Schema FA(3) erzeugen, eine Sitzung öffnen, senden und das UPO abholen, die amtliche Empfangsbestätigung. Was geschieht, wenn die Antwort Nein lautet oder die Bestätigung nie ankommt, bleibt bei den Menschen.
Die Sachbearbeiterinnen der Fakturierung entschlüsseln Meldungen, die für Entwickler geschrieben sind. Der Leiter Steuern braucht KSeF-Nummer und UPO-Referenz je Rechnung und findet sie in Konnektorordnern und E-Mail-Verläufen. Die Kreditorenbuchhaltung erfährt, dass Eingangsrechnungen nun in KSeF warten, mit einer Anmeldung je Gesellschaft.
In dieser Größenordnung wird aus dem Ärgernis eine Kontrolllücke. Rechnungen, die während einer Störung im Modus offline24 ausgestellt wurden, müssen KSeF trotzdem innerhalb der gesetzlichen Frist erreichen. Seit dem 1. Februar 2026 gibt es die Korrekturnote nicht mehr; jede Änderung auf Kundenwunsch wird zu einer Korrekturrechnung mit Bezug auf die ursprüngliche KSeF-Nummer, und eine nicht gesendete Korrektur ist genauso unsichtbar wie ein nicht gesendetes Original.
Wie es heute läuft
- SystemDer KSeF-Konnektor jedes ERP erzeugt nach dem nächtlichen Fakturalauf das XML im Schema FA(3) und sendet es in einer Sammelsitzung
- MenschMorgens öffnet eine Sachbearbeiterin jedes Konnektorprotokoll und überträgt die Zahlen in eine Liste
- WartezeitAbgelehnte Dateien warten, bis jemand Zeit hat, den Fehler zu entschlüsseln, im Abschluss zwei oder drei Tage
- MenschSie korrigiert Stammdaten oder Beleg im ERP, stellt neu aus, übermittelt erneut und prüft am nächsten Morgen wieder
- FehlerrisikoSitzungen ohne UPO, Rechnungen aus dem Modus offline24 und nicht gesendete Korrekturrechnungen fallen erst auf, wenn die Steuerabteilung Nachweise verlangt
- MenschEingangsrechnungen werden Gesellschaft für Gesellschaft aus der KSeF-Anwendung für Steuerpflichtige geladen und an die Kreditorenbuchhaltung weitergegeben
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die im Budget nie auftaucht.
- Die 2 % Ausnahmen verbergen eine feste Routine: Jedes Konnektorprotokoll wird jeden Morgen durchgesehen, je Gesellschaft und je System, ob es etwas zu korrigieren gibt oder nicht.
- Eine einzige übersehene Rechnung kostet mehr als alle anderen zusammen: Eine abgelehnte und nie erneut gesendete Datei lässt den Kunden ohne Zahlungsgrundlage und die Umsatzsteuerposition um diesen Betrag falsch.
- KSeF-Fehlermeldungen sind technisch, und was jede davon im jeweiligen ERP bedeutet, steckt in ein oder zwei Köpfen; sind diese Personen im Urlaub, warten die Ablehnungen.
- Die Nachweise liegen in UPO-Dateien, Screenshots und einer Liste, sodass der Beleg, dass alle Rechnungen eines Monats in KSeF existieren, jedes Mal ein kleines Projekt ist.
Kosten des Nichtstuns
Bis 2026 gelten die Übergangserleichterungen. Danach ist eine Rechnung, die still außerhalb von KSeF geblieben ist, eine Feststellung der Betriebsprüfung und keine Formalie, während die morgendliche Protokolldurchsicht ein fester Kostenblock je Gesellschaft bleibt und der Ausnahmeanteil dort bleibt, wo ihn die Stammdaten belassen.
Das leisere Risiko ist Abhängigkeit: Die wenigen Menschen, die einen KSeF-Fehler lesen und wissen, welches Feld in welchem ERP zu korrigieren ist, tragen Wissen, das nirgends niedergeschrieben ist und sich weder übergeben noch prüfen lässt.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein Großhändler in Polen mit drei Gesellschaften: die Muttergesellschaft auf SAP S/4HANA und zwei zugekaufte Unternehmen auf eigenen ERP-Systemen; 900 Beschäftigte, Microsoft 365 E3 und ein Shared-Services-Team für Fakturierung und Kreditorenbuchhaltung.
18.000 Ausgangsrechnungen im Monat über die drei Gesellschaften, erzeugt in nächtlichen Fakturaläufen; etwa 2 %, also rund 360 im Monat, kommen abgelehnt zurück, enden ohne UPO oder brauchen eine Korrekturrechnung.
Jeder Konnektor sendet die Rechnungen; je Gesellschaft prüft eine Sachbearbeiterin die Protokolle, entschlüsselt Ablehnungen, korrigiert und sendet erneut; die UPO-Kontrolle ist eine Stichprobe am Freitag, und die Rechnungen aus dem Modus offline24 leben in einem E-Mail-Verlauf.
Rund 15 Minuten je abgelehnter oder korrigierter Rechnung für Suchen, Diagnose, Korrektur, erneute Übermittlung und Prüfung, dazu die nicht erfasste tägliche Protokolldurchsicht.
Eine deterministische UiPath-Kontrollschicht um die Konnektoren: Prüfung vor der Übermittlung, Status- und UPO-Abgleich je Rechnung und Gesellschaft, Ablehnungs- und Korrekturaufgaben in Microsoft Teams, ein Wächter für den Modus offline24 und eine Power-BI-Sicht über alle Gesellschaften.
Im modellierten Fall schrumpfen die 90 Stunden im Monat für Ausnahmen auf die Minuten, die die eigentliche Korrektur braucht, und jede Rechnung trägt am nächsten Morgen KSeF-Nummer und UPO-Referenz im ERP. Das ist der Zielzustand des Modells, kein gemessenes Ergebnis.
Vorgeschlagene Lösung
Die ERP-Konnektoren bleiben. Mientha ersetzt nicht, was Ihr SAP- oder ERP-Anbieter für das Format FA(3) gebaut hat; wir legen eine Kontrollschicht darum, die vorher prüft, hinterher abgleicht und alles Fehlgeschlagene mit bereits ermittelter Ursache an die richtige Person leitet. Sie läuft auf der UiPath Platform und in Ihrem Microsoft-365-Mandanten, mit einer Warteschlange je Gesellschaft.
Vor der Übermittlung prüft ein Roboter jede Rechnung aus dem Fakturalauf gegen das Schema FA(3), die Steuernummer des Käufers (NIP), die Steuerkennzeichen, die Pflichtfelder, Dubletten und die Regeln Ihrer Steuerabteilung; was durchfällt, wird zur Aufgabe, bevor irgendetwas das Unternehmen verlässt. Gesellschaften mit funktionierendem Konnektor senden weiter darüber; für die übrigen übermittelt ein serverloser API-Workflow von UiPath das geprüfte Paket über einen eigenen Konnektor für die KSeF-2.0-API, gebaut mit dem UiPath Integration Service Connector Builder, mit den Zugangsdaten jeder Gesellschaft aus Azure Key Vault. Nach der Übermittlung fragt der Abgleichsroboter den Sitzungsstatus ab, lädt das UPO herunter und schreibt KSeF-Nummer, UPO-Referenz und Zeitstempel über BAPI oder OData nach SAP und über deren Schnittstellen in die anderen ERP-Systeme zurück; das UPO-XML geht auf SharePoint, und ein Register in Azure SQL führt eine Zeile je Rechnung. Alles, was bis zum Stichzeitpunkt keine KSeF-Nummer hat, ist eine Ausnahme.
Ausnahmen erreichen die Menschen als UiPath-Action-Center-Aufgaben in Microsoft Teams, mit dem Fehler in klarer Sprache, der Rechnung und dem per Regel vorgeschlagenen Korrekturweg. Ein Wächter führt die Liste aller im Modus offline24 ausgestellten Rechnungen, sendet sie nach Rückkehr der Verbindung erneut und warnt das Team vor Ablauf der gesetzlichen Frist. Eingangsrechnungen werden jeden Morgen aus KSeF geholt und an die Kreditorenbuchhaltung übergeben. Ein semantisches Power-BI-Modell auf dem Register zeigt alle Gesellschaften auf einer Seite, und eine tägliche Zusammenfassung je Gesellschaft geht in einen Teams-Kanal. Künstliche Intelligenz ist nicht im Spiel: Jede Regel ist ausformuliert, und jede Entscheidung trifft ein Mensch.
Warteschlangen, Trigger, Ordner und der Azure-Key-Vault-Credential-Store in UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service Connector Builder sowie die Konnektoren für Microsoft Teams und Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath API workflows; Benachrichtigungen mit direkter Bearbeitung aus UiPath Action Center in Microsoft Teams; semantische Modelle und Datenwarnungen in Power BI
Die Prüfregeln, die Übermittlungs- und Abfrageabläufe je Gesellschaft, das Rückschreiben des UPO, den Wächter für den Modus offline24, die Teams-Aufgaben, die Übergabe an die Kreditorenbuchhaltung, das Register, das Dashboard und das Betriebshandbuch
Die KSeF-2.0-REST-API als eigener Konnektor; SAP S/4HANA über die UiPath-Konnektoren SAP BAPI und SAP OData; die anderen ERP-Systeme über ihre Schnittstellen oder, wo es keine gibt, über ihre Benutzeroberfläche
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungNach jedem Fakturalauf startet ein Warteschlangen-Trigger die Prüfung vor der Übermittlung: Schema FA(3), Steuernummer des Käufers, Steuerkennzeichen, Pflichtfelder, Dubletten
- SystemGeprüfte Rechnungen gehen über den ERP-Konnektor, wo einer vorhanden ist, sonst über den eigenen KSeF-2.0-Konnektor in einer Sammelsitzung
- AutomatisierungDer Abgleichsroboter fragt den Sitzungsstatus je Gesellschaft ab, lädt das UPO herunter und schreibt KSeF-Nummer, UPO-Referenz und Zeitstempel in das ERP und in das Register
- MenschDie Fakturierungsspezialistin erhält jede Ausnahme als Action-Center-Aufgabe in Teams, mit dem Fehler in klarer Sprache, der Rechnung und dem Korrekturvorschlag; sie korrigiert das ERP und schließt die Aufgabe
- AutomatisierungKorrigierte Rechnungen werden erneut übermittelt; Korrekturrechnungen auf Kundenwunsch gehen denselben Weg und tragen die ursprüngliche KSeF-Nummer
- AutomatisierungDer Wächter für den Modus offline24 führt die Liste der außerhalb von KSeF ausgestellten Rechnungen, sendet sie nach Rückkehr der Verbindung und warnt das Team vor Ablauf der gesetzlichen Frist
- AutomatisierungJeden Morgen werden die Eingangsrechnungen aller drei Käufer aus KSeF geholt und an die Kreditorenbuchhaltung übergeben; eine Zusammenfassung je Gesellschaft geht in den Teams-Kanal
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Die Prüfung jeder Rechnung gegen das Schema FA(3) sowie die Stammdaten- und Steuerregeln
- Übermittlung, Statusabfrage, UPO-Abholung und Rückschreiben für jede Gesellschaft, jede Nacht
- Das Erkennen von Ablehnungen, Zeitüberschreitungen, fehlenden UPO und ablaufenden Zugangsdaten, mit der Ursache im Anhang
Menschen entscheiden
- Den Korrekturweg für jede abgelehnte oder strittige Rechnung: Stammdaten, Beleginhalt oder Storno des Fakturabelegs
- Ob ein Kundenwunsch zu einer Korrekturrechnung wird und was darin steht
- Regeländerungen, Stichzeiten und die Zuordnung je Gesellschaft, die bei Fakturierung und Steuerabteilung bleiben
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.
Eingänge
- Fakturabelege aus SAP S/4HANA
- Rechnungsexporte der beiden anderen ERP-Systeme
- Sitzungsstatus, UPO und Abfrageantworten aus KSeF
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath API workflows
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- KSeF-2.0-API
- Statusfelder in SAP S/4HANA
- die beiden anderen ERP-Systeme
- UPO-Archiv auf SharePoint
- Register in Azure SQL
- semantisches Power-BI-Modell
Berührungspunkte für Menschen: Action-Center-Aufgaben in Microsoft Teams; tägliche Zusammenfassung je Gesellschaft in einem Teams-Kanal; Power-BI-Dashboard und Warnungen
Eingesetzte Technologien
eine Warteschlange je Gesellschaft, Trigger, Wiederholungen, Zugriff auf Ordnerebene, Prüfprotokoll
Aserverlose Sitzungssteuerung, Statusabfrage und UPO-Download
Aeigener Konnektor für die KSeF-2.0-REST-API; Konnektoren für Teams und SharePoint
AAblehnungs- und Korrekturaufgaben werden mit Frist in Teams erledigt
AKSeF-Zugangsdaten je Gesellschaft über den Credential-Store des Orchestrator; das Abgleichsregister
ADashboard je Gesellschaft und Datenwarnungen auf dem Register, eingebettet in Teams
ALesen der Fakturabelege und Rückschreiben des Status
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Ein Modell, kein Versprechen.
Gezählt wird allein die Arbeit an den Ausnahmen, in illustrativen Bandbreiten statt in einer Messung bei einem Kunden: 2 % von 18.000 Rechnungen im Monat zu je 15 Minuten; 28 € sind ein Vollkostensatz je Stunde für eine Fachkraft in Fakturierung oder Steuern in einem polnischen Shared-Services-Center. Die tägliche Protokolldurchsicht, die Nachweissuche zum Monatsende und die Umsatzsteuerwirkung einer Rechnung, die nie in KSeF ankam, bleiben außen vor, sodass das Modell die Gesamtsumme untertreibt.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Ablehnungen werden am selben Morgen korrigiert statt nach zwei Tagen Entschlüsselungsarbeit
- Jede Rechnung trägt KSeF-Nummer und UPO-Referenz im ERP; Mahnungen, Kundenanfragen und steuerliche Nachweise setzen auf dieser Tatsache auf
- Drei Gesellschaften auf drei ERP-Systemen laufen über eine Routine und ein Team
- Rechnungen aus dem Modus offline24 hängen nicht mehr am Gedächtnis; die Liste führt ein Roboter, und er überwacht die Frist
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Ein Dashboard beantwortet die Compliance-Frage für alle Gesellschaften: ausgestellt, in KSeF, nicht in KSeF und warum
- Nachweise für eine Betriebsprüfung entstehen von selbst: jede Rechnung, ihr UPO und ihr Zeitverlauf in einem Register
- Die Ausnahmestatistik nach Ursachen zeigt, wo Stammdaten oder Fakturierungsregeln zu reparieren sind, sodass der Ausnahmeanteil sinkt, statt aufgefangen zu werden
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Die Automatisierung hat genau die Rechte, die sie braucht, und kein einziges mehr.
- Jede Gesellschaft authentifiziert sich bei KSeF mit eigenen Zugangsdaten, die in Azure Key Vault liegen und über den Credential-Store des Orchestrator gelesen werden
- Orchestrator-Ordner trennen die Gesellschaften; ein Fakturierungsteam sieht nur die eigenen Warteschlangen und Aufgaben
- Rechnungs-XML, UPO-Dateien und das Register bleiben in Ihrem Microsoft-365-Mandanten und Ihrem Azure-Abonnement; die Automatisierung läuft in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
- Roboter ändern nie den Inhalt einer Rechnung; jede Korrektur nimmt ein Mensch im ERP vor, und jeder Schritt wird mit Zeitstempel protokolliert, sodass das Register der Prüfpfad ist
Warum jetzt
Eine Rechnung, die still außerhalb von KSeF bleibt, ist das Risiko, das kein Modell abbildet; die Bearbeitung darum herum läuft mit den modellierten 2.520 € Kapazität im Monat
Die Pflicht gilt vollständig: KSeF 2.0 ist für die größten Steuerpflichtigen seit dem 1. Februar 2026 und für die übrigen Unternehmen seit dem 1. April 2026 verpflichtend; die kleinsten Betriebe folgen am 1. Januar 2027, und die Übergangserleichterungen enden mit dem Jahr 2026
UiPath API workflows, Connector Builder und Action-Center-Aufgaben in Teams sind auf der UiPath Platform allgemein verfügbar; die Kontrollschicht besteht aus Regeln und Konfiguration, nicht aus einer eigens gebauten Anwendung
Relevante Führungsrollen
Umsatzsteuerposition und Forderungsbestand ruhen auf Rechnungen, deren Existenz in KSeF nachweisbar ist; der Nachweis ist ein Bericht, keine Suche
Jede Rechnung trägt KSeF-Nummer und UPO-Referenz dort, wo ein Prüfer nachsieht, und Korrekturrechnungen sind bis zum Original verfolgbar
Zugangsdaten, Konnektoren und API-Änderungen werden an einer Stelle verwaltet, mit Prüfpfad
Häufige Fragen und Einwände
Er bleibt der Sender für diese Gesellschaft. Die Schicht ergänzt, was der Konnektor nicht leistet: die Prüfung vor dem Senden, die nächtliche Kontrolle, dass jede Rechnung KSeF-Nummer und UPO hat, Aufgaben für die Ablehnungen und dieselbe Routine für die Gesellschaften ohne SAP.
Schema und API-Regeln liegen in einem Konnektor und einem Regelsatz, die vor jeder Änderung gegen die KSeF-Testumgebung geprüft werden; eine Änderung an FA(3) oder an einem Endpunkt ist eine Anpassung an einer Stelle statt in drei ERP-Systemen.
Bewusst nicht. Eine abgelehnte Rechnung gilt als nicht ausgestellt, und ihr Ersatz muss stimmen; der Roboter benennt die Ursache, schlägt die Korrektur vor und übermittelt erneut, nachdem ein Mensch das ERP korrigiert hat.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine einzige Gesellschaft auf einem ERP, dessen Konnektor bereits meldet, Wiederholungen fährt und das UPO ablegt, mit einer Handvoll Ablehnungen im Monat
- Die Fakturierung ist nicht stabil: Nummernkreise, Kundenstammdaten oder das ERP selbst sind im Umbau; die Schicht würde die Unordnung nur schneller sichtbar machen
- Die Ausgangsfakturierung ist an einen Dienstleister vergeben, der die Zustellung an KSeF und den Nachweis je Rechnung vertraglich garantiert
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie viele Ausgangsrechnungen des Vormonats können wir heute je Gesellschaft mit UPO in KSeF nachweisen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.
Wir liefern
- Konnektorprotokolle aus drei Monaten je Gesellschaft, ausgewertet auf Ablehnungsgründe, Zeitüberschreitungen, fehlende UPO und Offline-Ereignisse
- Den Prüfregelsatz für FA(3) und Ihre Stammdaten, abgestimmt mit Fakturierung und Steuerabteilung
- Den eigenen KSeF-2.0-Konnektor, die Abläufe je Gesellschaft und das Rückschreiben nach SAP und in die anderen ERP-Systeme
- Ablehnungs- und Korrekturaufgaben in Teams, den Wächter für den Modus offline24, die Übergabe an die Kreditorenbuchhaltung
- Das Register, das Power-BI-Dashboard, die tägliche Zusammenfassung und ein Betriebshandbuch für Fakturierung und IT
Wir brauchen von Ihnen
- Zugang zur KSeF-Testumgebung und die Zugangsdaten jeder Gesellschaft über Ihre IT
- Eine verantwortliche Person für die Fakturierung, eine für die Regeln aus der Steuerabteilung und je ERP einen Ansprechpartner in der IT
- Drei Monate Konnektorprotokolle mit den zugehörigen Fakturabelegen sowie Testsysteme der ERP-Systeme
Etappen
Analyse
Protokollauswertung je Gesellschaft, Fehlertaxonomie, Volumina, Ursachen in den Stammdaten
Konzeption
Prüfregeln, Stichzeiten, Aufgabensteuerung, Sicherheitsmodell je Gesellschaft
Umsetzung
Konnektor, Abläufe, Rückschreiben ins ERP, Teams-Aufgaben, Register, Dashboard
Validierung
Parallelbetrieb gegen die KSeF-Testumgebung und historische Ablehnungen; Abnahme durch Fakturierung und Steuerabteilung
Go-live
Gesellschaft für Gesellschaft, beginnend mit der höchsten Ablehnungsquote, mit Hypercare
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt von der Zahl der ERP-Systeme und Konnektoren, der Qualität der Kundenstammdaten und der Zahl der Gesellschaften ab; eine feste Dauer sagen wir nicht zu.
Zwei von hundert Rechnungen kommen aus KSeF zurück, und jemand muss sie finden.
Senden Sie uns die Konnektorprotokolle eines Monats je Gesellschaft: gesendete, angenommene und abgelehnte Rechnungen mit ihren Fehlercodes. Sie erhalten eine Fehlertaxonomie und eine einseitige Einschätzung des automatisierbaren Anteils.
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