Jede gesperrte Rechnung mit Verantwortlichem, Belegen und Entscheidung vor dem Zahllauf

Ausgangspunkt ist die Liste, die SAP ohnehin erzeugt. Ein unbeaufsichtigter Roboter liest die gesperrten Rechnungen jede Nacht, legt in UiPath Orchestrator je Rechnung eine Warteschlangenposition an und sammelt die Belege, für die eine Sachbearbeiterin eine Stunde bräuchte: Bestellhistorie, Wareneingänge, Lieferscheine, den am Liefertag gültigen Vertragspreis und die Umrechnung der Mengeneinheiten.

Eine Regeltabelle, die Einkauf und Finanzabteilung gemeinsam verantworten, klassifiziert jede Abweichung. Manche Klassen sind eindeutig: vierzig Stück zum Stückpreis ergeben eine Palette zum Palettenpreis; eine Mengensperre, deren Wareneingang gestern gebucht wurde, hat ihren Grund verloren. Diese Rechnungen gibt der Roboter frei und schreibt die Begründung in den Rechnungstext. Der Rest geht an eine namentlich benannte Person: an den Einkäufer bei einem Preis ohne Vertragsgrundlage, an die Niederlassungsleitung bei einem fehlenden Wareneingang.

Die Entscheidung kommt als Aufgabe aus UiPath Action Center in Microsoft Teams an: die Fakten, ein Handlungsvorschlag und ein Link auf die Belegsammlung in SharePoint. Der Einkäufer akzeptiert den Preis, fordert eine Gutschrift an oder weist die Rechnung zurück; die Niederlassungsleitung bestätigt den Wareneingang oder meldet die Nichtlieferung. Jede Aufgabe hat eine Frist, und der Roboter setzt das Ergebnis in SAP um: Freigabe, Preisänderung in der Bestellung, Wareneingang oder Gutschriftanforderung an den Lieferanten.

Am Tag vor jedem Zahllauf stellt der Roboter eine Bereitschaftsübersicht in den Kanal der Kreditorenbuchhaltung. Kein KI-Modell ist beteiligt; jede Regel lässt sich ausdrucken, auf den Sperren des Vorjahres nachspielen und von der Finanzabteilung abnehmen.