Start · Agentische Lösungen · Der Agent für Rechnungsstreitfälle
Case Study · FinanzenDer Streitfall ist gelöst, bevor ihn jemand eskaliert
Der Agent für Rechnungsstreitfälle
Eine strittige Rechnung ist keine Einzelaufgabe — sie ist eine Ermittlung: Bestellung, Lieferung, Vertrag, Korrespondenz. Der Agent führt sie in Minuten und kommt mit Empfehlung und vollständigen Belegen zum Menschen.
Zusammenfassung für den Vorstand
Rechnungsstreitfälle ziehen sich über Tage; Belege verstreut über SAP, E-Mail und Archive.
Der Agent stellt Belege zusammen, schlägt eine Lösung vor und führt nach Freigabe die Korrektur aus.
Lösungen in Stunden, weniger Kulanz-Abschreibungen, bessere Lieferantenbeziehungen.
SAP FI/MM, E-Mail, Dokumentenarchiv; UiPath IXP zum Lesen der Anhänge.
Ein Hersteller, 900 Streitfälle pro Jahr
Ein Lieferant beanstandet einen Abzug. Die Buchhalterin öffnet SAP, sucht die Bestellung, fragt das Lager nach dem Lieferschein, wühlt sich durch drei Monate alte E-Mails. Zwei Tage später hat sie das halbe Bild.
Das Teure am Streitfall ist nicht die Entscheidung. Es ist die Ermittlung — und dass die Hälfte der Fälle mit einer Gutschrift endet, „weil wir es nicht beweisen können“.
Der heutige Zustand
- SystemDie Lieferantenreklamation kommt per E-Mail
- WartenLiegt 1–2 Tage im Team-Postfach
- MenschDie Buchhalterin rekonstruiert Bestellung, Lieferung, Rechnung, Vertrag
- MenschFordert fehlende Dokumente bei Einkauf und Lager an
- WartenWartet auf Antworten zwischen Abteilungen
- FehlerrisikoEntscheidung ohne vollständige Belege oder vorsichtshalber Gutschrift
- MenschManuelle Buchung und Antwort an den Lieferanten
Die versteckten Kosten des heutigen Prozesses
Eine Stunde pro Fall ist erst der Anfang der Rechnung
- 75 Fälle × ~60 Minuten Ermittlung = 75 Stunden qualifizierter Buchhaltungsarbeit pro Monat.
- Kulanz-Gutschriften „mangels Beweis“ erodieren still die Marge — nie als Streitkosten ausgewiesen.
- Lieferanten lernen, dass Hinauszögern funktioniert — die Fallzahl steigt.
Die Kosten des Nichtstuns
Handarbeit ist eine Betriebssteuer: Die Investition in Automatisierung ist endlich, die manuellen Kosten zahlen Sie jeden Monat aufs Neue.
Der Prozess nach der Automatisierung
- AutomatisierungDer Agent liest Reklamation und Anhänge (IXP)
- AutomatisierungStellt Bestellung, Lieferschein, Rechnung, Vertragsklauseln zusammen
- AutomatisierungVergleicht und schlägt eine begründete Entscheidung vor
- MenschEin Mensch bestätigt oder korrigiert die Empfehlung
- AutomatisierungDer Roboter bucht und antwortet dem Lieferanten mit Belegen
Was die Automatisierung übernimmt
- Sammeln von 100 % der Belege aus Systemen und Archiven
- Eine Lösungsempfehlung mit vollständiger Begründung
- Buchung, Korrespondenz und Archivierung des Falls
Wann ein Mensch entscheidet
- Entscheidungen über der Betragsschwelle
- Präzedenzfälle und strategische Beziehungen
- Änderungen der Entscheidungsregeln
Vorher
Nachher
Wertmodell — Beispielannahmen
Johnson Controls berichtet — mit UiPath-Robotern und einem Dokumenten-Extraktionsagenten — von 500 % ROI und ca. 18.000 eingesparten Stunden pro Jahr.
UiPath Newsroom, 2025
Geschäftlicher Nutzen
- Entscheidungen auf Basis von Belegen, nicht Erschöpfung — weniger verschenkte Marge
- Lösungen in Stunden stärken Ihre Position gegenüber Lieferanten
- Die Kreditorenbuchhaltung schließt wieder Monate ab statt Archäologie zu betreiben
- Jeder Fall prüfbar von der Reklamation bis zur Buchung
Betroffene Vorstands-KPIs
Was die Unternehmensführung gewinnt
- Ein Live-Register der Streitfälle mit Wert, Status und Engpässen
- Harte Daten, welche Lieferanten Streitfälle erzeugen — Verhandlungshebel
- Schluss mit der Abhängigkeit von der einen Person, die „weiß, wo man sucht“
Rechnen Sie es für Ihre Organisation
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Ein Modell freigesetzter Kapazität — kein Einsparversprechen.
Systeme in diesem Szenario
Eingänge
- E-mail / portal dostawcy
- Skany i PDF (IXP)
- SAP MM/FI
Agentische Schicht von Mientha
- UiPath Agent Builder
- UiPath-Roboter
- Maestro™ · Action Center
Zielsysteme
- SAP
- Archiwum dokumentów
- Teams
Menschliche Freigabe: Teams / Action Center
Was wir liefern
- Analyse von 50–100 historischen Streitfällen und Entscheidungsregeln
- Ein Agent, der Reklamationen und Dokumente liest (UiPath IXP)
- Automatisierte Belegzusammenstellung aus SAP und Archiven
- Ein Freigabeprozess mit Betragsschwellen
- Antwortvorlagen an Lieferanten in 3 Sprachen
- Monatsbericht: Wert, Dauer, Ursachen der Streitfälle
Was wir zum Start brauchen
- 20 anonymisierte Streitfälle mit Dokumenten
- Entscheidungsregeln und Schwellen (auch informelle)
- Zugang zu einer SAP-Testumgebung
- Der AP-Prozessverantwortliche für 2 Workshops
Umsetzungsfahrplan
Discovery
Wir kartieren Prozess, Daten und Ausnahmen mit den Prozessverantwortlichen.
Design
Zielablauf, Geschäftsregeln, Freigabeschwellen.
Umsetzung
Agenten, Roboter und Integrationen in Ihrer Umgebung.
Validierung
Tests an realen Fällen, Ausnahmebehandlung.
Go-live
Kontrollierter Rollout mit menschlicher Aufsicht.
Optimierung
Monitoring, Reporting und kontinuierliche Verbesserung.
Die typische Dauer hängt von Systemen und Regeln ab — ein einzelner Prozess dauert meist Wochen, nicht Quartale.
Risiko und Kontrollen
Autonomie unter Kontrolle
- Empfehlungen stets mit Begründung und Beleg-Links
- Betragsschwellen: große Fälle immer zum Menschen
- Keine Buchungen ohne Freigabe in der Pilotphase
- Datenverarbeitung in Ihrer Umgebung
Warum jetzt
- Jeder Monat sind ~2.400 € Ermittlungen, die nicht nötig gewesen wären
- Margendruck macht jede Kulanz-Gutschrift teurer
- KI-Dokumentenlesen hat gerade die Wirtschaftlichkeitsschwelle überschritten
Warum das wichtig ist für:
Weniger verschenkte Marge und harte Daten zu Streitursachen.
75 Stunden pro Monat zurück im Team — ohne Neueinstellungen.
Lieferantengespräche auf Basis von Fakten statt Eindrücken.
Fragen, die wir oft hören
Deshalb beginnt der Pilot mit 20 Ihrer echten Beispiele. IXP liest auch Scans; alles unterhalb der Konfidenz geht an einen Menschen — markiert mit dem, was fehlt.
Der Agent hat keine eigene Politik — er wendet Ihre an. Im Pilot geht jede Empfehlung über einen Menschen, und der Bericht zeigt, wo Regeln zu weich sind.
Möglich — rechnen wir nach. Unter ~30 Fällen pro Monat empfehlen wir meist nur das Beleg-Modul oder raten vom Projekt ab.
Wann das nicht die richtige Lösung ist
- Unter ~30 Streitfällen pro Monat
- Kein digitaler Zugriff auf Quelldokumente
- Entscheidungsregeln existieren nicht einmal informell
Eine Frage für Ihre nächste Vorstandssitzung
Wie viele Ihrer letzten hundert Gutschriften geschahen, weil Belege nicht rechtzeitig beschafft werden konnten?
Wie viele Ermittlungsstunden stecken in Ihren Streitfällen?
Ein anonymisiertes Beispiel genügt, um zu zeigen, wie der Agent Belege über Ihre Systeme hinweg sammelt.
Senden Sie uns eine strittige Rechnung