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Case Study · Finanzen · OperationsCash wartet nicht auf Montag
Der Order-to-Cash-Kontrollturm
Jeder gesperrte Auftrag, jede strittige Rechnung und jedes überschrittene Limit fließt in einen Prozess: Der Agent diagnostiziert, der Roboter führt aus, der Mensch gibt mit einer Entscheidung auf Teams frei. Maestro™ überwacht das Ganze.
Zusammenfassung für den Vorstand
O2C-Ausnahmen verstreut über Postfächer, Excel und SAP; Umsatz wartet auf manuelle Entscheidungen.
Ein Ablauf in Maestro™: Der Agent sammelt Kontext, schlägt die Entscheidung vor, der Roboter führt aus.
Schnellere Umsatzrealisierung, niedrigere DSO, volle Prüfbarkeit jeder Entscheidung.
SAP SD/FI, ServiceNow, Teams; UiPath-Agenten + Roboter unter Maestro™.
Ein FMCG-Distributor, 12.000 Aufträge pro Monat
6 % der Aufträge werden zu Ausnahmen: Kreditsperre, fehlender Preis, Streitfall. Das sind 720 Fälle pro Monat — jeder betrifft ein anderes Team und ein anderes System.
Niemand sieht das Gesamtbild. Der Vertrieb ruft die Finanzabteilung an, diese prüft die Limit-Tabelle, der Kunde wartet. Ein Auftrag, der morgens hätte rausgehen können, geht zwei Tage später raus.
Der heutige Zustand
- SystemDer Auftrag wird in SAP gesperrt
- WartenWartet in der Prüf-Warteschlange — im Schnitt einen halben Tag
- MenschEin Analyst sucht Kontext in FD33, FBL5N und E-Mails
- MenschFragt den Betreuer nach dem Kunden — Anrufe, Teams, Warten
- FehlerrisikoBauchentscheidung ohne vollständige Zahlungshistorie
- MenschManuelle Freigabe in VKM1 und Notiz in Excel
- WartenRechnung und Versand um 1–2 Tage verschoben
Die versteckten Kosten des heutigen Prozesses
Ein halber Tag Verzögerung wirkt harmlos. Aufs Jahr gerechnet ist es kein halber Tag.
- 300 Stunden pro Monat, in denen Analysten und Vertrieb Kontext sammeln statt zu verkaufen.
- Verspätete Fakturierung erhöht die DSO und bindet Working Capital — unsichtbar, jeden Monat.
- Kreditentscheidungen hängen davon ab, wer gerade Dienst hat; keine einheitlichen Schwellen, keine Spur.
Die Kosten des Nichtstuns
Handarbeit ist eine Betriebssteuer: Die Investition in Automatisierung ist endlich, die manuellen Kosten zahlen Sie jeden Monat aufs Neue.
Der Prozess nach der Automatisierung
- AutomatisierungDer Roboter erkennt die Sperre binnen einer Minute
- AutomatisierungDer Agent stellt Limit, Saldo, Historie und offene Streitfälle zusammen
- AutomatisierungFirmenregeln: geringes Risiko wird automatisch freigegeben
- MenschAusnahmen mit hohem Wert: eine Entscheidung auf Teams
- AutomatisierungDer Roboter gibt frei; die Rechnung geht am selben Tag raus
Was die Automatisierung übernimmt
- Erkennung und Klassifizierung jeder Ausnahme 24/7
- Vollständige SAP-Daten und Kundenhistorie in einer Ansicht
- Automatische Freigaben innerhalb der Kreditrichtlinien-Schwellen
Wann ein Mensch entscheidet
- Entscheidungen über Wert- oder Risikoschwellen
- Änderungen der Kreditpolitik und strategische Ausnahmen
- Kundeneskalationen auf Vorstandsebene
Vorher
Nachher
Wertmodell — Beispielannahmen
Geschäftlicher Nutzen
- Umsatz schneller realisiert — Aufträge warten nicht auf Menschen
- Konsistente Kreditentscheidungen nach Schwellen, nicht nach Tagesform
- Das O2C-Team bewältigt 2× Volumen ohne Personalaufbau
- Jede Entscheidung lückenlos nachvollziehbar — Audits verlieren ihren Schrecken
Betroffene Vorstands-KPIs
Was die Unternehmensführung gewinnt
- Ein Live-Blick darauf, wie viel Umsatz feststeckt und warum
- Messbare Entscheidungs-SLAs statt Anekdoten
- Vorhersehbarkeit: Engpässe sichtbar, bevor sie wachsen
Rechnen Sie es für Ihre Organisation
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Ein Modell freigesetzter Kapazität — kein Einsparversprechen.
Systeme in diesem Szenario
Eingänge
- SAP SD (VKM1)
- SAP FI (FD33, FBL5N)
- Outlook / Teams
Agentische Schicht von Mientha
- UiPath Agent Builder
- UiPath-Roboter
- Maestro™ · Action Center
Zielsysteme
- SAP
- ServiceNow
- Power BI / hurtownia
Menschliche Freigabe: Teams / Action Center
Was wir liefern
- Prozess-Mapping der Ausnahmen mit den O2C-Verantwortlichen
- Mit Finance abgestimmte Entscheidungsregeln und Schwellen
- Agent + Roboter + Maestro™-Orchestrierung in Ihrer Umgebung
- Ein Entscheidungspanel auf Teams und im Action Center
- Tests an realen Fällen der letzten Monate
- Monitoring, Wochenbericht und laufendes Feintuning der Schwellen
Was wir zum Start brauchen
- Ein Ausnahmen-Export über 4–8 Wochen (ohne personenbezogene Daten)
- Zugang zum O2C-Prozessverantwortlichen für 2–3 Workshops
- Die geltende Kreditpolitik und Freigabeschwellen
- Ein technisches Konto für die SAP-Testumgebung
Umsetzungsfahrplan
Discovery
Wir kartieren Prozess, Daten und Ausnahmen mit den Prozessverantwortlichen.
Design
Zielablauf, Geschäftsregeln, Freigabeschwellen.
Umsetzung
Agenten, Roboter und Integrationen in Ihrer Umgebung.
Validierung
Tests an realen Fällen, Ausnahmebehandlung.
Go-live
Kontrollierter Rollout mit menschlicher Aufsicht.
Optimierung
Monitoring, Reporting und kontinuierliche Verbesserung.
Die typische Dauer hängt von Systemen und Regeln ab — ein einzelner Prozess dauert meist Wochen, nicht Quartale.
Risiko und Kontrollen
Autonomie unter Kontrolle
- Wertschwellen: Oberhalb des Limits entscheidet immer ein Mensch
- Lückenloser Audit-Trail: Daten, Regel, Entscheidung, Ausführender
- Berechtigungen aus SAP gespiegelt — der Agent sieht nicht mehr als der Analyst
- Not-Aus und Rückfall in den manuellen Prozess binnen einer Minute
Warum jetzt
- Jeder Monat Verzögerung bedeutet in diesem Modell ~9.000 € Betriebssteuer
- Volumina wachsen schneller als Kreditteams
- Wettbewerber, die in einer Stunde freigeben, gewinnen über Verfügbarkeit
Warum das wichtig ist für:
Niedrigere DSO und Risikokontrolle ohne Teamaufbau.
Aufträge fließen; Ausnahmen stoppen den Betrieb nicht mehr.
Eine Standard-UiPath-Plattform statt eines weiteren Insel-Skripts.
Fragen, die wir oft hören
SAP sperrt — aber es sammelt keinen Kontext, schlägt keine Entscheidungen vor und hakt nicht nach. Wir automatisieren genau die Lücke zwischen Sperre und Entscheidung.
Automatische Freigaben greifen nur innerhalb der von Ihnen gesetzten Schwellen. Alles darüber — immer ein Mensch. Jeder Fall ist lückenlos dokumentiert.
Deshalb starten wir mit Ihren Daten aus 4–8 Wochen, nicht mit einer Vorlage. Die Regeln spiegeln Ihre Richtlinie — sonst lohnt das Projekt nicht.
Wann das nicht die richtige Lösung ist
- Ein Dutzend Ausnahmen pro Monat — eine gute Checkliste genügt
- Die Kreditpolitik ändert sich wöchentlich und ist nicht dokumentiert
- Kundenstammdaten in SAP sind unvollständig — erst die Daten in Ordnung bringen
Eine Frage für Ihre nächste Vorstandssitzung
Was ist ein Tag früher wert — bei 720 gesperrten Fällen pro Monat?
Wie viel Umsatz wartet heute in Ihrer Ausnahme-Warteschlange?
Ein Export gesperrter Aufträge aus einer Woche genügt — wir beziffern das Potenzial auf Ihren Daten.
Zeigen Sie uns Ihren O2C-Prozess