Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćKażda zablokowana faktura z właścicielem, dowodami i decyzją przed czwartkową płatnością
Zablokowane faktury wyjaśnione przed przebiegiem płatności
Roboty zbierają dla każdej zablokowanej faktury zamówienie, przyjęcie towaru, dokument dostawy i cenę kontraktową, klasyfikują różnicę i kierują decyzję do właściwego kupca lub oddziału w Teams.
Streszczenie dla zarządu
Koniec z wyjaśnianiem różnic cen i ilości e‑mailami, gdy płatności dla dostawców czekają tygodniami.
Punktem wyjścia jest lista, którą SAP i tak tworzy.
Zablokowana faktura trafia pierwszego dnia do osoby, która może o niej rozstrzygnąć, i to razem z dowodami, a nie po tygodniu korespondencji.
SAP S/4HANA (zwolnienie faktury, zmiana zamówienia, przyjęcie towaru przez BAPI/OData); archiwum dowodów na SharePoint; poczta do dostawców z wystąpieniem o korektę
Problem biznesowy
Dopasowanie faktur
Dopasowanie trójstronne chroni firmę przed zapłatą za to, czego nie zamówiła ani nie odebrała: faktura musi zgadzać się z zamówieniem zakupu i przyjęciem towaru w granicach tolerancji. Kiedy się nie zgadza, SAP księguje fakturę i blokuje ją do płatności. Sama kontrola działa. Nie działa to, co dzieje się dalej: SAP zapisuje jednoliterowy powód blokady i nic poza tym, w szczególności nie wskazuje, do kogo należy decyzja.
Zdjęcie blokady to małe śledztwo, a dowody leżą w pięciu miejscach: zamówienie w SAP, przyjęcie towaru albo jego brak, dokument dostawy w segregatorze przy rampie, umowa kupca i sama faktura. Pracownik zespołu zobowiązań nie oceni ceny, kupiec nie pójdzie szukać dokumentu dostawy, kierownik oddziału nigdy nie słyszał o MRBR. Sprawa krąży więc e‑mailem, a każde „proszę o sprawdzenie” zeruje licznik.
Dyrektor finansowy widzi zobowiązania, których nie da się prognozować, dyrektor zakupów widzi kupców spędzających popołudnia nad fakturami, kierownicy oddziałów widzą dostawy wstrzymane przez dostawców z powodu blokady kredytowej. A zespół zobowiązań, który nie odpowiada za żadną z tych decyzji, odpowiada za całą zaległość.
Jak to wygląda dzisiaj
- SystemSAP księguje fakturę wobec zamówienia i blokuje ją do płatności: cena lub ilość odbiega od zamówienia albo od przyjęcia towaru poza granicą tolerancji
- CzłowiekDwa razy w tygodniu pracownik zespołu zobowiązań eksportuje listę MRBR do Excela i rozsyła e‑maile do kupców i oddziałów, wiersz po wierszu
- OczekiwanieKupiec odpowiada po dwóch, czterech dniach, często pytaniem zwrotnym („której dostawy to dotyczy?”), bo e‑mail nie zawierał historii zamówienia
- CzłowiekOddział przeszukuje segregator przyjęć w poszukiwaniu dokumentu dostawy i księguje spóźnione przyjęcie towaru albo odpowiada, że towar przyszedł w innej jednostce
- OczekiwanieSpory cenowe trafiają do dostawcy, który obiecuje fakturę korygującą; nadchodzi przebieg płatności, a faktura wciąż jest zablokowana
- Ryzyko błęduPod presją ktoś zwalnia fakturę bez korekty; uzasadnienie zostaje w skrzynce pocztowej, a różnica na koncie odchyleń cenowych
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.
- 25 minut poświęconych jednej zablokowanej fakturze rozkłada się na trzy działy, więc nie pokazuje ich żadna pozycja budżetu; pół godziny kupca i poszukiwania kierownika oddziału nie pojawiają się nigdzie.
- Gotówka wypływa dwa razy za tę samą różnicę: raz przez faktury zwalniane „żeby uspokoić dostawcę”, drugi raz przez korekty, które przychodzą po odpisaniu różnicy albo nie przychodzą wcale.
- Dostawca z blokadą kredytową kosztuje więcej niż sporna faktura; oddział bez cementu przez tydzień traci sprzedaż, której nikt nie wiąże z blokadą.
- Lista zablokowanych faktur to martwe pole w zarządzaniu kapitałem obrotowym, a wiedza o tym, jak każdy dostawca wycenia, pakuje i fakturuje, siedzi w dwóch, trzech głowach.
Koszt zaniechania
Lista zablokowanych faktur rośnie razem z firmą. Dziesięć nowych oddziałów to dziesięć kolejnych punktów przyjęć i więcej spóźnionych księgowań, a każda zmiana ceny, która trafi na fakturę wcześniej niż do zamówienia, wywołuje nową falę blokad. Za tym idą koszty niewidoczne: faktury zwolnione bez korekty i dostawcy, którzy wpisują firmę na listę spóźnialskich.
Zgodnie z dyrektywą 2011/7/UE dostawca może żądać odsetek ustawowych i zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności przy każdej spóźnionej płatności, a audytor może poprosić o podstawę dowolnego ręcznego zwolnienia. Proces, który mieszka w skrzynkach pocztowych, nie odpowie szybko ani na jedno, ani na drugie.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Dystrybutor materiałów budowlanych z 60 oddziałami, 1 800 pracowników, SAP S/4HANA i Microsoft 365 E3; zobowiązania obsługiwane centralnie, towar przyjmowany w oddziałach.
Około 7 000 faktur do zamówień miesięcznie; mniej więcej 900 kończy jako zablokowane: jedna trzecia z powodu braku przyjęcia towaru, jedna trzecia z powodu różnic cenowych, reszta to niezgodne jednostki i dostawy częściowe.
Lista MRBR eksportowana do Excela dwa razy w tygodniu; zespół zobowiązań rozsyła e‑maile do kupców i kierowników oddziałów, a fakturę zwalnia ręcznie, gdy ktoś potwierdzi. Około 25 minut łącznej pracy na jedną zablokowaną fakturę.
Decyzje należą do osób spoza księgowości zobowiązań, które dostają sprawę bez dowodów. Typowa blokada pozostaje otwarta od trzech do pięciu tygodni.
Robot zbiera dla każdej zablokowanej faktury zamówienie, przyjęcia towaru, skany dokumentów dostawy, ceny kontraktowe i przeliczniki jednostek, klasyfikuje różnicę według uzgodnionych reguł, zwalnia to, co może, a resztę wysyła kupcowi lub kierownikowi oddziału jako zadanie w Teams razem z dowodami.
Od jednej trzeciej do połowy blokad rozwiązanych bez udziału człowieka, a reszta trafia pierwszego dnia do właściwej osoby. Podział wynika z typowej struktury powodów blokad, a nie z pomiaru u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Punktem wyjścia jest lista, którą SAP i tak tworzy. Robot nienadzorowany odczytuje zablokowane faktury każdej nocy, zakłada w UiPath Orchestrator po jednej pozycji kolejki na fakturę i zbiera dowody, na których zebranie pracownik potrzebowałby godziny: historię zamówienia, przyjęcia towaru, dokumenty dostawy, cenę kontraktową obowiązującą w dniu dostawy oraz przelicznik jednostek.
Każdą różnicę klasyfikuje tabela reguł, za którą odpowiadają wspólnie zakupy i finanse. Część klas jest jednoznaczna: czterdzieści sztuk w cenie sztuki to jedna paleta w cenie palety, a blokada ilościowa, do której wczoraj zaksięgowano przyjęcie, straciła powód. Te faktury robot zwalnia, wpisując uzasadnienie w tekst dokumentu. Reszta trafia do konkretnej osoby: do kupca przy cenie bez podstawy w umowie, do kierownika oddziału przy brakującym przyjęciu.
Decyzja przychodzi do Microsoft Teams jako zadanie UiPath Action Center: fakty, proponowane działanie i odnośnik do kompletu dowodów na SharePoint. Kupiec akceptuje cenę, występuje o fakturę korygującą albo odrzuca dokument; kierownik oddziału potwierdza przyjęcie towaru lub zgłasza brak dostawy. Każde zadanie ma termin, a wynik robot wykonuje w SAP: zwolnienie, zmiana ceny w zamówieniu, przyjęcie towaru albo wystąpienie o korektę do dostawcy.
Dzień przed każdym przebiegiem płatności robot publikuje na kanale zespołu zobowiązań podsumowanie gotowości. W całym rozwiązaniu nie pracuje żaden model sztucznej inteligencji; każdą regułę da się wydrukować, odtworzyć na blokadach z zeszłego roku i zatwierdzić w finansach.
Kolejki i wyzwalacze UiPath Orchestrator; roboty nienadzorowane UiPath; zadania aplikacyjne UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; UiPath Insights; blokady płatności i zwalnianie faktur w SAP (MRBR)
Robota zbierającego dowody, tabelę reguł wraz z przypadkami testowymi, komplet dowodów, zadania w Teams, zapis zwrotny do SAP, podsumowanie gotowości, pulpity i instrukcję operacyjną
Odczyty i księgowania w SAP S/4HANA (lub SAP ECC) przez aktywności UiPath SAP oraz konektory SAP BAPI i SAP OData; cenniki dostawców z SharePoint
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaKażdej nocy robot odczytuje z SAP zablokowane faktury i zakłada po jednej pozycji kolejki na fakturę, razem z powodem blokady
- SystemDo każdej pozycji dobiera historię zamówienia, przyjęcia towaru, wcześniejsze faktury, numery dokumentów dostawy, obowiązującą cenę kontraktową i przelicznik jednostek
- AutomatyzacjaTabela reguł klasyfikuje różnicę i zwalnia w SAP klasy jednoznaczne, zapisując uzasadnienie w tekście faktury
- CzłowiekKupiec rozstrzyga w Teams o różnicy cenowej (akceptacja i zmiana zamówienia, żądanie korekty, odrzucenie); kierownik oddziału potwierdza dostawę albo jej zaprzecza
- AutomatyzacjaRobot wykonuje decyzję w SAP: zwolnienie, zmiana ceny w zamówieniu, przyjęcie towaru albo wystąpienie o fakturę korygującą; faktury odłożone zachowują właściciela i termin
- AutomatyzacjaDzień przed przebiegiem płatności kanał zespołu zobowiązań dostaje podsumowanie gotowości; Insights pokazuje blokady według klasy, wieku i właściciela
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt listy zablokowanych faktur i zebranie dowodów z SAP, bibliotek oddziałowych i cenników
- Klasyfikację każdej różnicy według uzgodnionej tabeli reguł i zwolnienie klas jednoznacznych
- Skierowanie reszty do właściwego kupca lub kierownika oddziału w Teams, zapis decyzji do SAP i ponowne sprawdzanie faktur odłożonych
Ludzie decydują
- Kupcy: akceptacja różnicy cenowej i zmiana zamówienia albo wystąpienie o fakturę korygującą, w granicach swoich pełnomocnictw
- Kierownicy oddziałów: czy towar wpłynął zgodnie z fakturą, na podstawie dokumentu dostawy i sprawdzenia w magazynie
- Księgowość zobowiązań i zakupy: duplikaty, przypadki niesklasyfikowane, zwolnienia ręczne z udokumentowanym powodem oraz comiesięczny przegląd reguł
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- lista zablokowanych faktur w SAP (selekcja MRBR)
- zamówienia, przyjęcia towaru, rekordy informacyjne i umowy w SAP
- skany dokumentów dostawy i cenniki dostawców na SharePoint
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
- UiPath Insights
Systemy docelowe
- SAP S/4HANA (zwolnienie faktury, zmiana zamówienia, przyjęcie towaru przez BAPI/OData)
- archiwum dowodów na SharePoint
- poczta do dostawców z wystąpieniem o korektę
Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Microsoft Teams dla kupców i kierowników oddziałów; kanał zespołu zobowiązań w Teams (podsumowanie gotowości, eskalacje); pulpity Insights dla kierownika zespołu zobowiązań
Wykorzystane technologie
nocne zbieranie dowodów i zapis zwrotny do SAP; jedna pozycja kolejki na zablokowaną fakturę; ponowienia i audyt
Azadania decyzyjne dla kupców i kierowników oddziałów, wykonywane w Teams, z terminami
Apodsumowanie gotowości na kanał zespołu zobowiązań; komplety dowodów na SharePoint
Aodczyt zamówień, przyjęć towaru i umów; zwolnienie faktury, zmiana zamówienia, przyjęcie towaru
Ablokady według klasy, wieku, właściciela i dostawcy; udział zwolnień bez udziału człowieka
AIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Wystarczy wpisać do kalkulatora poniżej własny wolumen, czas i stawkę; wartości, od których zaczynamy, to ilustracyjne przedziały spotykane u dystrybutorów, a nie pomiar u klienta. 25 minut na jedną zablokowaną fakturę to łączny czas pracownika zespołu zobowiązań, kupca i oddziału; 28 € to uśredniony pełny koszt godziny pracy na tych stanowiskach. Skutki dla kapitału obrotowego i odpisów pomijamy, choć zwykle są większe.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zablokowana faktura trafia pierwszego dnia do osoby, która może o niej rozstrzygnąć, i to razem z dowodami, a nie po tygodniu korespondencji
- Od jednej trzeciej do połowy blokad (modelowo) zwalnia się bez czyjegokolwiek czasu, bo reguły sprawdzają przeliczniki jednostek i zaksięgowane przyjęcia
- 25 minut wyjaśnień na jedną zablokowaną fakturę schodzi do tych kilku minut, których wymaga sama decyzja
- Dostawcy dostają zapłatę w terminie albo precyzyjną informację, czego brakuje, więc blokady kredytowe przestają przerywać dostawy do oddziałów
- Faktura korygująca jest zamawiana w dniu sklasyfikowania różnicy i monitorowana aż do wpływu
Perspektywa zarządu
- Skarbnik wie przed każdym przebiegiem płatności, co wyjdzie z firmy, a co zostaje wstrzymane, w podziale na dostawców i powody
- Dyrektor zakupów widzi, którzy dostawcy i które oddziały generują różnice, i może usunąć przyczynę
- Dyscyplina decyzyjna staje się mierzalna: otwarte zadania w podziale na kupców i oddziały, z wiekiem spraw i eskalacjami
- Każde zwolnienie ma zapisane uzasadnienie; audytor czyta akta sprawy, zamiast pytać pracownika
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Robot pracuje na dedykowanym koncie SAP, ograniczonym do odczytów, zwolnienia faktury, zmiany ceny w zamówieniu i ruchu towaru; bez przebiegu płatności i bez zmian w kartotece dostawców
- Rozdział obowiązków: kto potwierdza przyjęcie towaru, nigdy nie akceptuje ceny; zwolnienia automatyczne obejmują wyłącznie klasy zatwierdzone przez finanse i mają limity kwotowe; tabela reguł jest wersjonowana
- Każde zwolnienie, zmiana zamówienia i przyjęcie towaru niosą identyfikator sprawy, regułę lub osobę stojącą za decyzją oraz znacznik czasu; dziennik audytowy Orchestratora domyka ślad
- Cała kolejka wyjątków mieści się w dwóch miejscach: w Państwa środowisku Microsoft 365 i w regionie UE UiPath Automation Cloud; żaden zewnętrzny model nie widzi zamówienia ani pozycji faktury
Dlaczego teraz
Łączny czas zobowiązań, kupców i oddziałów przy zablokowanych fakturach to modelowe 10 500 € miesięcznie, jeszcze przed blokadami kredytowymi i odpisami
Dyrektywa 2011/7/UE daje dostawcom prawo do odsetek ustawowych i zryczałtowanej rekompensaty za spóźnione płatności; zablokowana faktura czekająca na e‑mail to właśnie ta, która przekracza termin
Zadania Action Center wykonuje się dziś wewnątrz Microsoft Teams, a SAP jest dostępny przez konektory BAPI i OData, bez automatyzacji interfejsu użytkownika
Role zarządcze, których to dotyczy
Przebieg płatności staje się przewidywalny, faktury korygujące przestają uciekać w odchylenia cenowe, a każde zwolnienie ma udokumentowaną podstawę dla audytora
Kupcy decydują o cenach, mając dowody przed sobą, a raporty pokazują, którzy dostawcy generują różnice
Oddziały przestają tracić dostawy przez blokady kredytowe i dostają jedno jasne zadanie zamiast wątku e‑maili z finansów
Częste pytania i zastrzeżenia
SAP zwalnia fakturę, gdy zniknie powód blokady, na przykład gdy ktoś zaksięguje przyjęcie towaru. Nie ustali natomiast, dlaczego przyjęcia brakuje, nie porówna ceny z umową ani nie wystąpi o fakturę korygującą.
Nie muszą. Zadanie przychodzi do Teams, z którego już korzystają, razem z faktami i dowodami; decyzja to dwa kliknięcia, a w odróżnieniu od e‑maila ma termin i eskalację.
Nie muszą obejmować wszystkiego. Reguły opisują klasy powtarzalne, a tych u większości dystrybutorów jest najwięcej: jednostki opakowań, tolerancje, spóźnione przyjęcia, zmiany cenników. Reszta trafia do człowieka, tak jak dotychczas.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Poniżej kilkuset zablokowanych faktur miesięcznie tańszy będzie cotygodniowy przegląd listy MRBR razem z zakupami
- Przyjęcia towaru nie są księgowane w chwili dostawy, więc najpierw trzeba uporządkować dyscyplinę przyjęć i uzgadnianie stanów magazynowych
- Ceny nie są utrzymywane w SAP jako umowy ani rekordy informacyjne, więc reguła nie ma czego z czym porównać
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Które z faktur zablokowanych dziś w SAP zwolniłaby sama reguła i jak długo każda z pozostałych czeka na osobę, która nie wie, że sprawa jest po jej stronie?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Analizę trzech miesięcy Państwa zablokowanych faktur: powody, dostawców, oddziały i ścieżki rozwiązania
- Tabelę reguł uzgodnioną z zakupami i finansami, z listą klas zwalnianych automatycznie i przypadkami testowymi
- Robota zbierającego dowody, zapis zwrotny do SAP, komplet dowodów i zadania decyzyjne w Teams
- Podsumowanie gotowości, pulpity Insights oraz instrukcję operacyjną dla księgowości zobowiązań
Potrzebujemy od Państwa
- Eksportu MRBR z trzema miesiącami historii oraz odpowiadających mu danych o zamówieniach i przyjęciach towaru
- Właściciela procesu w księgowości zobowiązań, wiodącego kupca i jednego kierownika oddziału do pilotażu
- Kont SAP do środowiska testowego i produkcyjnego, ustawień tolerancji oraz limitów pełnomocnictw kupców
Etapy
Rozpoznanie
Powody blokad, wolumeny i ścieżki rozwiązania przeanalizowane na prawdziwej historii, razem z zobowiązaniami, zakupami i dwoma oddziałami
Projekt
Tabela reguł, lista zwolnień automatycznych, kierowanie i eskalacje, zakres zapisu do SAP, model bezpieczeństwa
Budowa i walidacja
Robot, integracja z SAP, komplety dowodów i zadania w Teams; odtworzenie historycznych blokad na regułach
Uruchomienie i optymalizacja
Najpierw wybrani dostawcy, zwolnienia automatyczne włączane klasa po klasie, wsparcie po starcie, potem comiesięczne przeglądy reguł
Działowe. Nakład pracy zależy od liczby jednostek gospodarczych i organizacji zakupu w SAP, kompletności umów w SAP oraz tego, czy dokumenty dostawy z oddziałów są skanowane, czy zostają na papierze.
Każda zablokowana faktura uruchamia łańcuch maili między trzema działami.
Wystarczy eksport listy MRBR z powodami blokad, dostawcami i wiekiem pozycji oraz informacja, kto rozstrzyga każdy typ. W odpowiedzi otrzymują Państwo klasyfikację blokad, udział możliwy do zwolnienia regułą i model ekonomiczny przeliczony na Państwa liczbach.
Weźmy na warsztat Państwa listę MRBRTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Koniec z płaceniem zespołowi finansów za przenoszenie liczb z plików PDF do systemu ERP.
Zobacz rozwiązanie ZakupyWnioski zakupowe i akceptacje zamówień bez e‑mailiWnioski zakupowe giną między skrzynkami, akceptującymi i kupcami. Koniec z przepisywaniem ich do ERP.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawZgodne stany magazynowe: WMS i ERP uzgadniane co nocKoniec z odkrywaniem podczas inwentaryzacji lub przy wysyłce, że WMS i ERP pokazują co innego.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawPotwierdzenia i terminy dostaw monitowane automatycznieKupcy spędzają poranki na monitowaniu dostawców o terminy, a planiści planują na datach, które są już nieaktualne.
Zobacz rozwiązanie Case studySpór fakturowy bez eskalacjiSporna faktura to nie jedna czynność — to śledztwo: zamówienie, dostawa, umowa, korespondencja.
Zobacz case study Case studySzybsze zwalnianie zablokowanych zamówieńPrawidłowe zamówienia ruszają szybciej — a firma szybciej zarabia.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerce