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Konten, Rollen und Ausstattung stehen vor Tag eins bereit und enden am Austrittstag

Joiner, Mover, Leaver: Konten und Zugänge ab Tag eins

Ein einziges HR-Ereignis richtet jedes Konto, jede Lizenz, Gruppe, Systemrolle und Ausstattung ein, und derselbe Ablauf entzieht alles am Austrittstag, mit Nachweis.

UnternehmenslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
240Joiner-, Mover- und Leaver-Ereignisse pro Monat laufen in dieser illustrativen Handelsgruppe durch vier getrennte Checklisten, die nichts voneinander wissen.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Neue Mitarbeitende warten Tage auf Zugänge, Austretende behalten sie wochenlang. Beides ist dieselbe fehlende Übergabe.

Was sich ändert

Der Entwurf beruht auf einem Grundsatz: Beschäftigung wird an genau einer Stelle erklärt, und alles andere reagiert darauf.

Geschäftlicher Nutzen

Menschen arbeiten ab Tag eins.

Beteiligte Systeme

Microsoft Entra ID und Microsoft 365; SAP-S/4HANA-Benutzer und -Rollen; Lager- und Kassenanwendungen

Geschäftsproblem

Mitarbeiterlebenszyklus

Drei Ereignisse bestimmen das Arbeitsleben jedes Beschäftigten: Eintritt, Wechsel, Austritt. Jedes löst Arbeit in zehn bis fünfzehn Systemen aus, und jedes System hat einen anderen Eigentümer, einen anderen Antragsweg und eine andere Definition von Erledigung. Die Personalabteilung verantwortet den Vertrag, die IT das Verzeichnis, die Führungskraft die Frage, ob am Montag gearbeitet werden kann, die Verwaltung den Ausweis. Niemand verantwortet die Reihenfolge, und genau sie bricht.

Eintritte sind das sichtbare Versagen. Wer am ersten Tag nicht arbeiten kann, wird trotzdem bezahlt, die vertretende Kollegin ebenso, und in einer Filiale ist der verlorene Tag eine Schicht im Dienstplan. Führungskräfte behelfen sich mit einer privaten Checkliste und viel Nachfassen.

Wechsel sind das stille Versagen: der neue Zugang ist dringend, der alte ist niemandes Ticket, und Berechtigungen summieren sich, bis die erfahrensten Personen die Rechte aller je ausgeübten Positionen halten. Austritte sind die teuersten. Die Kündigung wandert im eigenen Takt durch die Lohnbuchhaltung, sodass eine ausgeschiedene Person wochenlang ein funktionierendes VPN-Profil, einen SAP-Benutzer und eine Lizenz behält und niemand einer Prüferin belegen kann, wann etwas abgeschaltet wurde.

Wie es heute läuft

Ein von der Personalabteilung per E-Mail verschicktes Formular ist das Einzige, was die Schritte unten zusammenhält, bei den meisten großen Arbeitgebern, unabhängig vom HR-System.

  1. MenschDie Personalabteilung erfasst Eintritt, Wechsel oder Austritt und schickt ein Formular per E-Mail an Service-Desk und Verwaltung
  2. WartezeitDer Antrag wartet hinter Störungsarbeit; Konten entstehen ein bis zwei Tage vor dem Eintritt, manchmal danach
  3. MenschEine Fachkraft legt die Identität an, weist die Lizenz zu und kopiert Gruppenmitgliedschaften von einer Person, die "etwas Ähnliches macht"
  4. SystemSAP-Rollen, Lageranwendung, Kassenkonto, VPN und Telefonie sind getrennte Tickets mit getrennten Freigebenden
  5. MenschDie Führungskraft führt eine private Checkliste und fasst nach, was am dritten Tag fehlt
  6. FehlerrisikoInterne Wechsel ergänzen neue Rechte und lassen die alten bestehen, sodass Berechtigungen mit jedem Positionswechsel wachsen
  7. FehlerrisikoAustretende werden gesperrt, wenn die Nachricht ankommt; VPN, SAP und kleinere Anwendungen laufen bis zur nächsten Rezertifizierung weiter
  8. WartezeitAusstattung und Ausweise werden per E-Mail bestellt, ohne Termin
MenschWartezeitSystemFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Die Kosten wachsen dort, wo niemand hinsieht.

  • Die eigentliche Arbeit ist die Koordination, nicht das Klicken. Jedes Ereignis berührt Personal, Service-Desk, Führungskraft und Verwaltung, und die Stunden für das Nachfassen werden nie zu einem Ticket.
  • Nicht entzogene Konten werden doppelt bezahlt: als Lizenz und als Zugang, den es nicht geben dürfte. Beides wird erst bei der jährlichen Lizenzabrechnung oder im Penetrationstest sichtbar.
  • Angehäufte Berechtigungen untergraben die Kontrolle leise. Die Feststellung kommt in der Prüfung, Monate nachdem die kritische Rollenkombination möglich wurde, und die Bereinigung kostet weit mehr als der Entzug.
  • Führungskräfte erarbeiten dasselbe Wissen bei jeder Einstellung neu. Was eine Systemanalystin im Filialbetrieb braucht, steht im Postausgang einer Person und nicht in einer wiederverwendbaren Definition.
  • Die Antwort auf "hat diese Person noch Zugang zu SAP?" kostet drei Teams und einen Tag und macht aus jeder Prüfstichprobe eine Recherche.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Eintritte, Wechsel und Austritte in Handarbeit koordiniert≈ 216.000 €
Dieselbe Übergabe über drei weitere Einstellungszyklen≈ 648.000 €
Bei 300 Ereignissen pro Monat nach den nächsten Filialeröffnungen≈ 270.000 €

Die Stunden sind der billige Teil dieses Problems. Was sich aufsummiert, ist das Auseinanderdriften der Berechtigungen: jeder Wechsel, der Rechte ergänzt und keine entzieht, entfernt das Unternehmen weiter von dem Zugriffsbild, das es zu haben glaubt, und die Korrektur ist ein Rezertifizierungsprojekt und kein Klick. Jede ausgeschiedene Person, deren VPN das Arbeitsverhältnis überlebt, ist eine offene Frage, die an dem Tag teuer wird, an dem jemand sie stellt.

Hinzu kommen Einstellungskosten, die nie so heißen. Wenn Tag eins verlässlich Tag drei bedeutet, wird die Einarbeitung improvisiert und der erste Eindruck der neuen Person ist eine Warteschlange am Service-Desk, bei 22% Fluktuation rund 110 Mal im Monat.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine Handels- und Logistikgruppe mit 6.500 Beschäftigten in Filialen, Distributionszentren und einer Zentrale in vier Ländern; SAP SuccessFactors als führendes HR-System, SAP S/4HANA im Finanzbereich, Microsoft 365 mit Microsoft Entra ID für Verwaltung und Führung.

Volumen

240 Joiner-, Mover- und Leaver-Ereignisse pro Monat bei 22% Jahresfluktuation, davon rund 110 Eintritte, 70 interne Wechsel und 60 Austritte, verteilt auf vierzehn Systeme und vier Ausweissysteme.

Heutiger Prozess

Formulare wandern aus dem Personalbereich in eine Service-Desk-Warteschlange; Identitäten und Lizenzen werden von Hand eingerichtet, SAP-Rollen und VPN in getrennten Tickets, Ausstattung und Ausweise per E-Mail, und jede Führungskraft führt eine eigene Checkliste.

Engpass

Etwa zweieinhalb Stunden Koordination je Ereignis über vier Teams hinweg, dazu ein Entzugsschritt, der davon abhängt, dass sich jemand am richtigen Tag erinnert.

Lösung

Der HR-Datensatz wird zum einzigen Auslöser. Microsoft Entra ID Governance lifecycle workflows übernehmen die Identität in Microsoft 365, UiPath-Roboter übernehmen jedes System ohne Konnektor, die Führungskraft erhält eine Checkliste in Microsoft Teams, und der Austrittstag startet eine Entzugssequenz, die ihren Nachweis selbst schreibt.

Möglicher Effekt

Im modellierten Fall werden 600 Stunden Koordination pro Monat frei, Eintretende starten mit funktionierenden Zugängen am Eintrittstag, und der Entzug verschiebt sich von "wenn sich jemand erinnert" auf das Datum im HR-Datensatz. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung.

Vorgeschlagene Lösung

Der Entwurf beruht auf einem Grundsatz: Beschäftigung wird an genau einer Stelle erklärt, und alles andere reagiert darauf. Eintritt, Wechsel oder Beendigung im HR-System ist das einzige Ereignis, das Arbeit auslöst. Kein Eintrittsformular, keine parallele Tabelle, keine zweite Definition des Starttermins, was den Prozess zugleich prüfbar macht.

Die Microsoft-365-Hälfte ist nativ. Microsoft Entra ID Governance lifecycle workflows führen die Vorlagen für Joiner, Mover und Leaver anhand von Attributauslösern aus den HR-Daten aus: Identität anlegen, Temporary Access Pass ausstellen, Lizenzen sowie Gruppen- und Teams-Mitgliedschaft zuweisen und am Austrittstag Lizenzen entziehen, Mitgliedschaften entfernen und das Konto sperren. Dafür ist eine Lizenz Microsoft Entra ID Governance oder Microsoft Entra Suite für jede betroffene Person erforderlich, was eine echte Kostenposition ist und in den Business Case gehört, nicht in eine Fußnote.

Alles Übrige liegt bei uns. Die meisten Unternehmen betreiben ein Dutzend Systeme ohne Lebenszyklus-Konnektor: SAP-Benutzer und -Rollen, die Lageranwendung, die Kassen, VPN, Telefonie, Ausweise, Beschaffung. UiPath-Roboter erledigen diese Arbeit deterministisch aus demselben Zugriffsprofil, aufgerufen über eine Aufgabenerweiterung in Azure Logic Apps, während UiPath Maestro einen Fall je Person und Ereignis führt, sodass ein Montagseintritt ein einziges Objekt mit Fristen ist und nicht elf Tickets. Die Führungskraft sieht eine Checkliste in ihrem Teams-Kanal; alles außerhalb des Profils wird zur Freigabe beim Systemverantwortlichen.

Genutzte native Funktionen

Microsoft Entra ID Governance lifecycle workflows (Vorlagen für Joiner, Mover und Leaver, Attributauslöser, Temporary Access Pass, Gruppen- und Teams-Mitgliedschaft, Lizenzentzug, Kontosperrung); Aufgabenerweiterungen in Azure Logic Apps; Approvals-App in Microsoft Teams; Microsoft-Planner-Aufgaben über Microsoft Graph; Warteschlangen, Anmeldeinformationsspeicher und Prüfpfad in UiPath Orchestrator

Was wir bauen

Den Katalog der Zugriffsprofile, der Stellenfamilien mit Berechtigungen verbindet, den Maestro-Fall, der jedes Ereignis durchgängig führt, die Roboter für jedes nicht integrierte System, die Checkliste der Führungskraft samt Eskalationen, die Entzugssequenz am Austrittstag mit ihrem Nachweispaket sowie den monatlichen Abgleich

Individuelle Integration

SAP-Benutzer- und Rollenverwaltung über UiPath-SAP-Aktivitäten und -Konnektoren; VPN, Lager- und Kassensysteme über ihre eigenen Schnittstellen, wo keine vorhanden sind über die Benutzeroberfläche; Ausweis- und Ausstattungsanträge in Verwaltung und Beschaffung

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungEintritt, Wechsel oder Beendigung in SAP SuccessFactors löst einen Attributauslöser aus; Maestro öffnet einen Fall mit dem Eintritts- oder Austrittsdatum als Frist
  2. AutomatisierungDer Lifecycle Workflow führt den Microsoft-365-Teil am Eintrittstag aus: Identität, Temporary Access Pass, Lizenzen, Gruppen, Teams-Mitgliedschaft, Begrüßungssequenz
  3. SystemRoboter richten jedes System ohne Konnektor aus demselben Profil ein: SAP-Rollen, Lager- und Kassenkonten, VPN, Telefonie, gemeinsame Laufwerke, jeweils mit eigener Wiederholung
  4. AutomatisierungAusstattungs- und Ausweisanträge gehen mit der Kostenstelle aus dem HR-Datensatz an Beschaffung und Verwaltung; bestätigte Termine fließen in den Fall zurück
  5. MenschDie Führungskraft erhält eine Microsoft-Planner-Checkliste in Teams: Pate, Plan der ersten Woche, Sicherheitsunterweisung, bestätigte Anmeldung; überfällige Punkte eskalieren
  6. MenschZugänge außerhalb des Profils und Ausnahmen zum Austrittstag sind Freigaben in Microsoft Teams beim Systemverantwortlichen
  7. AutomatisierungAm Austrittstag sperrt die Sequenz die Anmeldung, entfernt Gruppen- und Rollenmitgliedschaften, holt die Lizenz zurück, wandelt das Postfach um, sperrt den SAP-Benutzer, widerruft das VPN-Zertifikat und bucht die Rückgabe von Ausweis und Laptop, mit einem Zeitstempel je Schritt
  8. AutomatisierungMonatlich vergleicht der Ablauf die HR-Datensätze mit Microsoft Entra ID, SAP-Benutzern und den übrigen Systemen und meldet jede Identität ohne Beschäftigungsdatensatz
AutomatisierungSystemMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Bereitstellung zum Eintrittstag und Entzug zum Austrittstag
  • Systemzugriffe abgeleitet aus den Stellendaten im HR-Datensatz: Position, Abteilung, Standort, Kostenstelle
  • Ausstattungsbestellungen, Ausweisanträge und Rückgabebuchungen, mit der Kostenstelle aus dem Datensatz
  • Den Nachweis: was auf welcher Regel gewährt wurde, wer Ausnahmen freigab, wann jeder Entzugsschritt abgeschlossen war

Menschen entscheiden

  • Zugänge außerhalb des Profils, in Teams freigegeben vom Systemverantwortlichen im Rahmen seiner Vollmacht
  • Ob eine wechselnde Person etwas aus der bisherigen Rolle behält und für wie viele Tage
  • Ausnahmen zum Austrittstag: Kündigungsfrist mit eingeschränktem Zugang, Freistellung, Streitfall, Wiedereinstellung
  • Den Katalog der Zugriffsprofile selbst, der beim Fachbereich liegt und nicht beim Service-Desk

Vorher und nachher

VorherNachher
Koordinationsaufwand je Ereignisrund 150 Min. über vier TeamsMinuten der Prüfung, nur bei Ausnahmen
Arbeitsfähigkeit neuer MitarbeitenderTag zwei bis Tag vieram Eintrittstag
Vom Beendigungsdatensatz bis zum letzten EntzugTage oder WochenAustrittstag, mit Zeitstempel
Nach einem internen Wechsel verbliebene Rechtemeist behaltenmit dem bisherigen Profil entzogen
Identitäten ohne Beschäftigungsdatensatzin der Prüfung entdecktmonatlich ausgewiesen und bereinigt

Systeme und Integrationen

Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.

Eingänge

  • Eintritts-, Wechsel- und Austrittsdatensätze in SAP SuccessFactors
  • der Katalog der Zugriffsprofile
  • Führungskraft- und Kostenstellendaten
  • der Ausstattungsstandard

Automatisierungsschicht

  • Entra ID Governance lifecycle workflows
  • Azure Logic Apps
  • UiPath Maestro
  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Action Center

Zielsysteme

  • Microsoft Entra ID und Microsoft 365
  • SAP-S/4HANA-Benutzer und -Rollen
  • Lager- und Kassenanwendungen
  • VPN und Telefonie
  • Ausweise
  • Beschaffung

Berührungspunkte für Menschen: Teams Approvals für Zugänge außerhalb des Profils; die Planner-Checkliste der Führungskraft; Ausnahmeaufgaben im Action Center

Eintritts-Entra ID Governance lifecycle workflowsAzure Logic AppsMicrosoft Entra IDTeams Approvals für Zugänge außerhalb des Profils

Eingesetzte Technologien

Microsoft Entra ID Governance (lifecycle workflows)

Konto, Temporary Access Pass, Lizenzen, Gruppen, Teams-Mitgliedschaft, Sperrung und Löschung

A
Azure Logic Apps

Aufgabenerweiterungen aus dem Lifecycle Workflow heraus sowie die Übergabe an UiPath

A
UiPath Robots + Orchestrator

Bereitstellung und Entzug in SAP, Lager, Kasse, VPN, Telefonie, Ausweis- und Beschaffungssystemen; Warteschlangen, Anmeldeinformationen, Prüfpfad

A
UiPath Maestro

ein langlaufender Fall je Person und Ereignis: Reihenfolge, Wartezeiten, Fristen, Eskalationen

A
UiPath Action Center in Microsoft Teams

Freigaben und Ausnahmeaufgaben ohne Wechsel aus Teams heraus

A
Microsoft Teams und Microsoft Planner

die Checkliste der Führungskraft für Tag eins samt Fälligkeiten

A
SAP SuccessFactors und SAP S/4HANA

der Beschäftigungsdatensatz als Auslöser; SAP-Benutzer- und Rollenverwaltung

A
UiPath Insights

Durchlaufzeit der Bereitstellung, Termintreue des Entzugs und Ausnahmevolumen

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Ein Modell, kein Versprechen.

Illustratives Modell
240 Lebenszyklus-Ereignisse pro Monat × 150 Minuten Koordination= 600 h / Monat
600 h × 30 € gemischter vollkostenbasierter Stundensatz= 18.000 € / Monat
× 12 Monate= 216.000 € / Jahr
Jährlich freigesetzter Koordinationsaufwand (illustrativ)≈ 216.000 €

Die 150 Minuten sind ein austauschbarer Platzhalter: der Koordinationsaufwand für ein gesamtes Ereignis über Personalbereich, Service-Desk, Führungskraft und Verwaltung hinweg, einschließlich Nachfassen und Nacharbeit, ein illustrativer Wert aus üblichen Bandbreiten und keine Messung bei einem Kunden. 30 € sind ein gemischter vollkostenbasierter Stundensatz für diese Rollen in Mitteleuropa. Das Ergebnis ist freigesetzte Kapazität, kein Stellenabbau.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Menschen arbeiten ab Tag eins. Die Zugänge bestehen, bevor die Person eintrifft, sodass der erste Tag Einarbeitung ist und keine Warteschlange am Service-Desk.
  • Der Austrittstag bedeutet etwas. Anmeldung, VPN, SAP und die kleineren Anwendungen enden am Datum aus dem HR-Datensatz, stundengenau belegt.
  • Interne Wechsel häufen keine Rechte mehr an: eine Versetzung entzieht das bisherige Profil ebenso bewusst, wie sie das neue gewährt.
  • Lizenzen folgen dem tatsächlichen Personalbestand und werden am Austrittstag zurückgeholt statt bei der Jahresabrechnung.
  • Führungskräfte führen eine Checkliste in Teams statt vier Kanälen und sehen nur, was einen Menschen erfordert.
  • Einstellungsspitzen brauchen keine zusätzliche Service-Desk-Kapazität: eine Filialeröffnung läuft denselben Weg wie eine einzelne Einstellung.

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Der Lebenszyklus wird zur Leistung mit Durchlaufzeit, Erfüllungsquote und sichtbarer Warteschlange statt zur Annahme, die IT werde es schon richten.
  • Zugriff wird einmal je Position definiert und von den Systemverantwortlichen geprüft, sodass ein neues Land oder eine neue Filiale bestehende Definitionen nutzt.
  • Nachweise für Prüferinnen und Prüfer entstehen im Prozess selbst und werden nicht vor der Prüfung von Hand zusammengestellt.
  • Das Unternehmen kann an jedem Tag beantworten, wer worauf Zugriff hat, und belegen, dass Ausgeschiedene ihn nicht mehr haben.

KPIs für die Geschäftsführung

Eintritte mit vollständiger Bereitstellung am EintrittstagStunden vom Beendigungsdatensatz bis zum letzten EntzugIdentitäten ohne BeschäftigungsdatensatzFreigaben außerhalb des Profils pro Monatim Austrittsmonat zurückgeholte Lizenzen

Sicherheit und Governance

Ein Prüfer sollte jede Entscheidung nachvollziehen können.

  • Jeder Roboter hat je System ein eigenes benanntes Konto mit genau den Rechten, die der Schritt braucht; Geheimnisse bleiben im Anmeldeinformationsspeicher der Plattform oder in Ihrem Unternehmenstresor, nie in einem Skript
  • Jede Gewährung und jeder Entzug schreibt eine unveränderliche Zeile: die zugrunde liegende Regel, die freigebende Person bei Ausnahmen, das berührte System und der Abschlusszeitpunkt, was aus dem Offboarding einen Nachweis statt einer Behauptung macht
  • Identitäts- und Beschäftigungsdaten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant und Ihrem HR-System; die Orchestrierung läuft in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
  • Die Funktionstrennung erzwingt der Ablauf selbst: wer einen Zugang außerhalb des Profils beantragt, gibt ihn nie frei
  • Privilegierte Rollen sind von der automatischen Zuweisung ausgenommen; sie folgen dem Freigabeweg unter Microsoft Entra Privileged Identity Management

Warum jetzt

01

Das EU-Cybersicherheitsrecht behandelt dies als Grundpflicht: Artikel 21 Absatz 2 der Richtlinie (EU) 2022/2555 nennt Sicherheit des Personals, Konzepte für die Zugriffskontrolle und Anlagenmanagement unter den Mindestmaßnahmen des Risikomanagements, und Aufsichtsbehörden verlangen Nachweise statt Absichten

02

Die Fluktuation in Handel und Logistik macht den Lebenszyklus zur Fließbandarbeit statt zum Einzelfall; in der modellierten Gruppe kostet er 18.000 € im Monat, bevor jemand Lizenzen zählt

03

Die Microsoft-365-Hälfte ist heute Konfiguration statt Entwicklung: lifecycle workflows decken Joiner, Mover und Leaver nativ ab und rufen Azure Logic Apps für den Rest auf, sodass eigener Code auf Systeme ohne Schnittstelle beschränkt bleibt

Relevante Führungsrollen

CHRO

Der HR-Datensatz beginnt und beendet die Beschäftigung überall tatsächlich, sodass die Personalabteilung nicht mehr die Stelle ist, bei der Führungskräfte wegen IT nachfassen

CIO

Ein Bereitstellungsweg mit vollständigem Prüfpfad ersetzt ein Dutzend Ticket-Warteschlangen und kopierte Mitgliedschaften

CFO

Lizenzen und Ausstattung folgen dem echten Personalbestand, und ein Kostenblock ohne Budgetzeile wird sichtbar

COO

Eine Filialeröffnung oder ein saisonaler Zugang lässt sich besetzen, ohne dass der Service-Desk zum Engpass wird

Häufige Fragen und Einwände

Unsere HR-Daten sind nicht sauber genug, um Zugriffe zu steuern.

Dann ist der Abgleich das erste Ergebnis, denn er zeigt genau, welche Datensätze und welche Identitäten auseinanderlaufen. Unternehmen finden im ersten Monat üblicherweise einige Hundert Abweichungen und im dritten nur noch einzelne; die Daten werden besser, weil endlich etwas von ihnen abhängt.

Wir haben bereits einen Service-Desk-Ablauf für das Onboarding.

Ein Ticket-Ablauf sagt einem Menschen, was als Nächstes zu tun ist; diese Lösung erledigt die Arbeit und belegt, dass sie erledigt wurde. Dem Service-Desk bleiben die Ausnahmen, und dort ist seine Urteilskraft ihr Geld wert.

Bedeutet das den Kauf von Entra ID Governance?

Lifecycle workflows setzen Microsoft Entra ID Governance oder Microsoft Entra Suite für jede betroffene Person voraus, und das gehört offen in den Business Case. Wo sich die Lizenz nicht rechnet, lässt sich dieselbe Sequenz vollständig aus UiPath über Microsoft Graph betreiben: weniger native Werkzeuge, mehr auf unserer Seite.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Weniger als etwa dreißig Lebenszyklus-Ereignisse im Monat, wo eine klare Verantwortung und eine gute Checkliste eine Plattform schlagen
  • Das HR-System ist nicht die führende Quelle für Eintritte und Austritte, oder der Datensatz entsteht nach dem Eintrittstag; das muss zuerst an der Quelle behoben werden
  • Zugriff lässt sich nicht über die Position beschreiben. Werden Berechtigungen Person für Person verhandelt, ist das erste Projekt eine Rezertifizierung und ein Rollenmodell

Eine Frage für die nächste Sitzung

Wenn wir heute Nachmittag einen Beschäftigungsdatensatz beenden würden, wie viele Stunden vergingen, bis jedes Konto, jede Rolle und jeder Schlüssel dieser Person nicht mehr funktioniert, und könnten wir das belegen?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.

Wir liefern

  • Den Katalog der Zugriffsprofile: Stellenfamilien verknüpft mit Microsoft-365-Gruppen, SAP-Rollen, Systemkonten, VPN-Profilen und dem Ausstattungsstandard
  • Die Konfiguration der Entra ID Governance lifecycle workflows für Joiner, Mover und Leaver, mit Temporary Access Pass und Terminregeln
  • Aufgabenerweiterungen in Azure Logic Apps und die Übergabe an UiPath für Systeme ohne Lebenszyklus-Konnektor
  • Roboter für SAP-Benutzer und -Rollen, Lager- und Kassensysteme, VPN, Telefonie, Ausweisanträge und Ausstattungsbestellungen
  • Den Maestro-Fall je Person und Ereignis, mit Fristen, Eskalationen und der Checkliste der Führungskraft
  • Die Entzugssequenz am Austrittstag mit ihrem Nachweispaket und den monatlichen Abgleich
  • Einen Pilot in einem Land, danach den Rollout mit Hypercare und einem Handbuch für den Service-Desk

Wir brauchen von Ihnen

  • Das HR-Datenmodell: welche Felder Eintritt, Wechsel und Beendigung erklären und ab wann sie verlässlich sind
  • Systemverantwortliche, die festlegen können, was jede Stellenfamilie erhalten soll und was nicht
  • Technische Konten in SAP, Lager- und Kassensystemen, VPN, Telefonie, Verwaltung und Beschaffung
  • Ihren Lizenzstand für Microsoft Entra ID Governance oder Microsoft Entra Suite

Etappen

Analyse

Ereignisarten, Systeme, bestehende Checklisten und die tatsächlichen Durchlaufzeiten je Land

Rollendesign

Stellenfamilien auf Zugriffsprofile abgebildet, Freigabeverantwortliche, Regeln außerhalb des Profils

Aufbau

Lifecycle Workflows, Logic-Apps-Erweiterungen, Roboter, der Maestro-Fall, die Teams-Berührungspunkte

Validierung

Testläufe auf historischen Eintritten, Wechseln und Austritten; Entzug geprüft an Ihren Nachweisanforderungen

Inbetriebnahme

Zuerst ein Land, mit der manuellen Checkliste parallel, bis die Zahlen übereinstimmen

Optimierung

Ergebnisse des Abgleichs fließen in den Profilkatalog, weitere Systeme folgen demselben Muster

Unternehmensweit. Der Aufwand hängt von der Zahl der Zielsysteme ohne Konnektor ab, davon wie viele Stellenfamilien eigene Profile brauchen, und von der Qualität der HR-Daten.

Ein Lagermeister, der im März gegangen ist, meldet sich weiter über das VPN an.

Senden Sie uns die Liste der Systeme, die eine neue Person braucht, und Ihre Eintritts-, Wechsel- und Austrittszahlen der letzten drei Monate. Sie erhalten den Entwurf eines Zugriffsprofil-Katalogs und die Aufteilung zwischen nativen lifecycle workflows und Roboterarbeit.

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