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Lösung · Finanzen & BuchhaltungDie Cash-Position der Gruppe um 07:30 in Teams, von Robotern aus Kontoauszügen und Hauptbuch
Tägliche Cash-Position ohne Excel um sieben Uhr
Roboter holen jeden Kontostand und jeden Kontoauszug, ergänzen erwartete Ein- und Auszahlungen aus dem ERP und veröffentlichen die Cash-Position der Gruppe mit 13-Wochen-Sicht in Teams, bevor das Büro öffnet.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Schluss damit, die tägliche Cash-Zahl aus vier Bankportalen von Hand zu bauen; sie kommt spät und niemand traut ihr.
Mientha liefert einen geplanten, unbeaufsichtigten Prozess für die Cash-Position auf der UiPath-Plattform und in Ihrem Microsoft 365 Tenant.
Die Position liegt um 07:30 vor, einschließlich der Intraday-Dateien; aus 150 Minuten Sammeln werden 20 bis 30 Minuten Ausnahmeprüfung (modelliert).
Treasury-Datenspeicher (zuerst die SharePoint-Arbeitsmappe, später Azure SQL); Power BI Semantikmodell und Bericht; Auszugsarchiv auf SharePoint
Geschäftsproblem
Liquiditätssteuerung
Jeden Morgen muss eine Gruppe wissen, wie viel Geld sie hat, wo es liegt, was heute abfließt und was eingehen soll. Im Bauwesen ist die Frage besonders scharf: Meilensteinzahlungen, Nachunternehmer mit Abrechnung zum Monatsende, Löhne zu festen Terminen sowie Konten mit eingeschränkter Verfügung wie Split-Payment-Mehrwertsteuerkonten und Treuhandkonten.
Kein einzelnes System kennt die Antwort: Die Bank kennt die Salden, SAP die offenen Posten und den Zahlungsvorschlag, die Personalabteilung den Lohntermin, die Projektcontroller wissen, welcher Auftraggeber zahlt. Zusammengesetzt wird das von einer Person mit einer Tabelle, einem Token und einer Liste von Zugangsdaten.
Die Folge ist dreifach. Der Analyst verliert den halben Tag, CFO und Treasurer entscheiden über Sweeps, Kreditziehungen und Devisengeschäfte auf Zahlen von vor drei Stunden, und die Projektcontroller werden in Chat-Verläufen nach Eingangsprognosen gefragt. Jeder Zukauf bringt eine weitere Bank und ein weiteres Tabellenblatt, und die 13-Wochen-Vorschau für den Covenant-Review entsteht jeden zweiten Freitag von Hand.
Wie es heute läuft
- MenschUm 07:00 meldet sich der Analyst mit Hardware-Token bei vier Bankportalen an, lädt Salden und die Auszüge von gestern für 23 Konten herunter und fügt sie in Cash_daily.xlsx ein
- SystemDer Zahlungsvorschlag wird aus SAP (F110) exportiert, fällige Kreditorenposten aus FBL1N; die beiden Gesellschaften außerhalb von SAP schicken Zahlungslisten in Excel
- MenschErwartete Eingänge werden erfragt: bei den Projektcontrollern in Teams, bei der Personalabteilung zu den Löhnen, beim Steuerteam zu den Umsatzsteuerterminen
- WartezeitDie Tabelle erreicht den CFO gegen 10:30 per E-Mail; Rückfragen kommen vor elf und der Analyst öffnet die Portale erneut
- FehlerrisikoEine unerwartete Belastung (eine Leasingrate, eine Avalprovision, eine doppelte Zahlung) fällt nur auf, wenn jemand die Umsatzzeilen liest; der Covenant-Spielraum wird monatlich von Hand gerechnet
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.
- Sichtbar sind zweieinhalb Analystenstunden pro Tag. Unsichtbar ist eine Position, die beim Lesen drei Stunden alt ist: Eingänge desselben Tages und zurückgegebene Zahlungen fehlen in jeder Entscheidung, die vor Mittag fällt.
- Ungenutzte Liquidität und Kontokorrentkredit bestehen nebeneinander: Eine Gesellschaft zieht ihre Kreditlinie, während eine andere einen Überschuss hält, weil der Sweep eine Sicht braucht, die es vor 10:30 nicht gibt.
- Misstrauen kostet gesondert. Wenn niemand der Zahl sicher ist, hält jede Gesellschaft ein eigenes Polster; ein Puffer von 1,5 Mio. € kostet bei angenommenen 6% rund 90.000 € im Jahr, fast das Vierfache der Analystenzeit (illustrativ).
Kosten des Nichtstuns
Nicht die Stunden kosten hier das Geld, sondern die Puffer. Eine Gruppe, die vor halb elf ihrer Liquidität nicht sicher ist, hält Polster in mehreren Gesellschaften, zieht in der einen den Kontokorrentkredit, während in der anderen Geld ungenutzt liegt, und erfährt vom Covenant-Spielraum erst im Review. Bei angenommenen 6% kostet ein Puffer von 1,5 Mio. € rund 90.000 € im Jahr; die Zahlen sind unsere, den Mechanismus können Sie bei sich prüfen. Zugleich lassen sich spät gefundene Belastungen schwerer rekonstruieren, und eine Routine, die in einer Tabelle wohnt, ist weder prüfbar noch übergebbar.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein mitteleuropäischer Baukonzern: Generalunternehmer, regionale Tochtergesellschaften, ein Fertigteilwerk und ein Wohnungsbauträger; 9 Rechtseinheiten, rund 1.800 Mitarbeitende, SAP S/4HANA (zwei zugekaufte Gesellschaften auf einem lokalen Paket), Microsoft 365 E3, ein Treasury-Team aus zwei Personen.
23 Bankkonten bei 4 Banken: Betriebskonten in PLN und EUR, Split-Payment- und Treuhandkonten, ein Cash-Pool-Kopfkonto, Konten für den Kapitaldienst; 22 Arbeitstage im Monat.
Aus den Portalen geladene Salden werden in Cash_daily.xlsx eingefügt; Abflüsse kommen aus dem SAP-Zahlungsvorschlag und zwei Zahlungslisten außerhalb von SAP, Eingänge auf Nachfrage von den Projektcontrollern; die Datei erreicht den CFO gegen 10:30.
Rund 150 Minuten Sammeln und Einfügen an jedem Arbeitstag, eine Position, die beim Lesen drei Stunden alt ist, keine Prüfung unerwarteter Belastungen, ein monatlich gerechneter Covenant-Spielraum.
Unbeaufsichtigte Roboter holen Tages- und Intraday-Auszüge (camt.053, camt.052, MT940 oder den Portalexport, wo eine Bank keine Dateien liefert), lesen offene Posten, Zahlungsvorschlag und Treasury-Kalender, wenden die Regeln an und veröffentlichen Position, Ausnahmen und 13-Wochen-Sicht bis 07:30 in Teams und Power BI.
Im modellierten Fall verbringt der Analyst 20 bis 30 Minuten mit Ausnahmen statt 150 Minuten mit Downloads, der CFO liest die Position um 07:30 einschließlich der Intraday-Dateien, und die 13-Wochen-Sicht wird täglich aktualisiert. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung.
Vorgeschlagene Lösung
Mientha liefert einen geplanten, unbeaufsichtigten Prozess für die Cash-Position auf der UiPath-Plattform und in Ihrem Microsoft 365 Tenant. Wo eine Bank camt.053- oder MT940-Dateien über Host-to-Host, SFTP oder den SAP-Kontoauszugsimport bereitstellt, lesen Roboter diese aus; camt.052-Intraday-Meldungen werden kurz vor der Veröffentlichung erneut abgeholt. Wo eine Bank weder Dateien noch eine Schnittstelle anbietet, exportiert ein Roboter mit technischem Benutzer die Daten aus dem Portal, im Rahmen der Bedingungen und der Authentifizierung der Bank, je Bank in der Analysephase bestätigt.
Die erwarteten Flüsse kommen dorther, wo sie ohnehin liegen: offene Posten und Zahlungsvorschlag aus SAP sowie Lohn- und Steuerkalender, Tilgungspläne, Kreditlinien und Covenant-Schwellen aus einer Treasury-Arbeitsmappe auf SharePoint. Ein Regelwerk tut danach das, was der Analyst im Kopf tut: Mittel mit eingeschränkter Verfügung bleiben außerhalb der freien Liquidität, Fremdwährungen werden mit der Kurstabelle der Gruppe umgerechnet, Flüsse ordnen sich nach Valutadatum, und jedes Konto wird gegen seinen Mindestsaldo und seine Belastungsschwelle geprüft.
Um 07:30 erscheint im Treasury-Kanal in Microsoft Teams eine Adaptive Card: freie Liquidität der Gruppe je Währung, Veränderung seit gestern, eine Tabelle je Gesellschaft sowie die Ausnahmen mit ihren Umsatzzeilen. Ein als Registerkarte angehefteter Power BI Bericht ergänzt die Details je Konto, die 13-Wochen-Sicht und den Covenant-Spielraum im Zeitverlauf. Kein Sprachmodell ist beteiligt, und der Prozess bewegt niemals Geld; den automatischen Zahlungsabgleich beschreiben wir als eigene Lösung.
Zeitgesteuerte Trigger in UiPath Orchestrator mit Feiertagskalender und der Anmeldedatenspeicher Azure Key Vault; unbeaufsichtigte UiPath Robots; UiPath Integration Service Connector für Microsoft OneDrive & SharePoint; Power BI Semantikmodell, geplante Aktualisierung, Datenwarnungen, Abonnements und Berichtsregisterkarte in Microsoft Teams; Webhook-Trigger der Workflows-App in Teams, der Adaptive Cards postet
Auszugsparser, den Abholprozess je Bank samt Behandlung von „nicht eingegangen“, das Regelwerk (Konten mit eingeschränkter Verfügung, Mindestsalden, Belastungsschwellen, Währungsumrechnung, Covenant-Spielraum), die Extraktion der erwarteten Flüsse, das 13-Wochen-Modell, den Power BI Bericht, die Kartenvorlagen sowie das Betriebshandbuch
Lesezugriffe auf SAP S/4HANA über UiPath SAP Activities (BAPI/OData); Dateiabholung über Host-to-Host oder SFTP; Oberflächenautomatisierung von Portalen ohne Dateilieferung und ohne Schnittstelle
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungUm 05:30 startet an Arbeitstagen ein zeitgesteuerter Orchestrator-Trigger mit Feiertagskalender den Prozess, mit einem Warteschlangeneintrag je Konto
- AutomatisierungRoboter holen camt.053- und MT940-Dateien aus den Host-to-Host-Ordnern und aus SAP und lesen sie aus; bei der Bank, die nur ein Portal bietet, meldet sich ein Roboter mit dem technischen Benutzer an und exportiert die Daten
- SystemRoboter lesen offene Posten und Zahlungsvorschlag aus SAP sowie den Kalender, den Tilgungsplan und die Zahlungslisten außerhalb von SAP
- AutomatisierungUm 07:00 werden camt.052-Intraday-Meldungen erneut abgeholt, soweit angeboten; danach baut die Regel-Engine die Position und markiert die Ausnahmen
- AutomatisierungDer Datenspeicher wird aktualisiert, Power BI aktualisiert sich, und um 07:30 wird die Adaptive Card über den Workflows-Webhook gepostet
- MenschDer Analyst arbeitet die Ausnahmen von der Karte ab und hält jede Erklärung im Thread fest; der Treasurer entscheidet über Sweeps, Kreditziehungen und Devisengeschäfte
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Abholen von Salden und Auszügen aller Konten an jedem Arbeitstag, mit Wiederholungen und einem ausdrücklichen Kennzeichen „nicht eingegangen“
- Die Extraktion der erwarteten Flüsse, die Konsolidierung, die Währungsumrechnung, die 13-Wochen-Rollierung sowie die Zustellung der Ausnahmen mit Nachweis nach Teams
Menschen entscheiden
- Ob eine unerwartete Belastung berechtigt ist, sowie über die Sweeps, Kreditziehungen und Devisengeschäfte, die die Position sichtbar macht
- Über Schwellen, die Kontenliste und die Covenant-Parameter sowie über Prognoseannahmen, die in keinem Buch stehen
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.
Eingänge
- Auszugsdateien camt.053, camt.052, MT940 (Host-to-Host, SFTP, SAP-Import)
- E-Banking-Portale ohne Dateilieferung
- offene Posten und Zahlungsvorschläge aus SAP S/4HANA
- Treasury-Arbeitsmappe auf SharePoint
- Zahlungslisten außerhalb von SAP
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- unbeaufsichtigte UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath SAP Activities
Zielsysteme
- Treasury-Datenspeicher (zuerst die SharePoint-Arbeitsmappe, später Azure SQL)
- Power BI Semantikmodell und Bericht
- Auszugsarchiv auf SharePoint
Berührungspunkte für Menschen: Adaptive Card um 07:30 im Treasury-Kanal in Microsoft Teams; Ausnahmekarten; Power BI Berichtsregisterkarte und Datenwarnungen
Eingesetzte Technologien
unbeaufsichtigte Roboter auf einem Zeittrigger mit Feiertagskalender; Warteschlangen, Anmeldedatenspeicher, Wiederholungen, Prüfpfad
Aliest Treasury-Arbeitsmappe und Zahlungslisten, schreibt die Tagesdaten, archiviert die Auszüge
Aoffene Posten, Zahlungsvorschlag, importierte Kontoauszüge
ASemantikmodell mit geplanter Aktualisierung; Bericht zu Tagesliquidität und 13-Wochen-Sicht; Datenwarnungen und Abonnements
Adie Karte um 07:30, die Ausnahmekarten und die Berichtsregisterkarte; den Webhook betreibt Power Automate
Adie Treasury-Arbeitsmappe: Kalender, Tilgungspläne, Kreditlinien, Schwellen, Erklärungen
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.
Illustrative Eingangswerte, keine Messungen beim Kunden: 22 Arbeitstage im Monat, 150 Minuten (2,5 Stunden) tägliches Sammeln und Konsolidieren für 23 Konten bei vier Banken, 35 € vollkostenbasierter Stundensatz eines Treasury-Analysten in Mitteleuropa. Gezählt wird nur die Routine, der Wert ist also konservativ; der größere Nutzen, frischere Entscheidungen und kleinere Puffer, wird bei den Kosten des Zuwartens illustriert.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Die Position liegt um 07:30 vor, einschließlich der Intraday-Dateien; aus 150 Minuten Sammeln werden 20 bis 30 Minuten Ausnahmeprüfung (modelliert)
- Über Sweeps und Kreditziehungen wird auf den Zahlen von heute entschieden, sodass der Überschuss einer Gesellschaft eine andere noch am selben Vormittag finanziert
- Unerwartete Belastungen, zurückgegebene Zahlungen und Salden unter dem Minimum kommen am selben Tag mit der Umsatzzeile ans Licht, und Mittel mit eingeschränkter Verfügung zählen nie als freie Liquidität
- Die 13-Wochen-Sicht wird an jedem Arbeitstag aktualisiert, und ein zusätzliches Konto ist eine Zeile in einer Liste
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Eine Tageszahl für die gesamte Gruppe, mit Zeitstempel, mit ihren Quellen und mit jeder Bank, die nicht geliefert hat
- Covenant-Spielraum und Linienauslastung sind täglich sichtbar, statt zum Monatsende gerechnet zu werden
- Zu jeder Ausnahme steht, wer sie wann erklärt hat; der Prüfpfad liegt in Orchestrator und auf SharePoint
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Kontrolle ist kein Zusatz.
- Der Bankzugriff ist reiner Lesezugriff: Portalbenutzer und SFTP-Anmeldedaten laden Auszüge herunter und können Zahlungen weder anlegen noch freigeben oder genehmigen; die Anmeldedaten selbst liegen in Azure Key Vault, angebunden über den Anmeldedatenspeicher von Orchestrator
- Für SAP dient ein eigener Servicebenutzer mit reinem Lesezugriff; jeder Auftrag, jede Wiederholung und jeder Fehler wird in Orchestrator protokolliert
- Die Ausführung findet an einem von zwei Orten Ihrer Wahl statt: in der UiPath Automation Cloud, EU-Region, oder auf eigenen virtuellen Maschinen; Auszugsdateien, Datenspeicher und Bericht verlassen Ihren Microsoft 365 Tenant nicht
- Der Treasury-Kanal liegt in einem privaten Team, und der Power BI Arbeitsbereich ist über Microsoft Entra ID Gruppen auf Treasury, den CFO und benannte Vertreter begrenzt; Regeländerungen werden versioniert und vom Treasurer genehmigt
Warum jetzt
Jeder Tag Wartezeit ist ein Tag mit Entscheidungen auf veralteten Zahlen, und die Routine selbst bindet im modellierten Fall rund 1.925 € Analystenzeit im Monat
ISO-20022-Auszüge camt.053 und camt.052 liefern europäische Banken neben MT940, sodass die strukturierte Eingabe, die ein deterministischer Roboter braucht, breit verfügbar ist
Die Bausteine sind geprüft und überwiegend bereits lizenziert: Zeittrigger in Orchestrator mit Feiertagskalendern, Adaptive Cards über den Workflows-Webhook in Teams ohne Premium-Lizenz, geplante Aktualisierung in Power BI; zu Microsoft 365 E3 kommt allein Power BI Pro hinzu
Relevante Führungsrollen
Die Morgenzahl liegt auf dem Telefon, bevor die Entscheidungen des Tages fallen; der Covenant-Spielraum wird zur Tagesgröße statt zur Rechnung am Monatsende.
Über Sweeps, Kreditziehungen und Devisengeschäfte wird auf einer vollständigen Position um 07:30 entschieden, und das Team arbeitet an Ausnahmen statt an Downloads.
Bankanbindung, ERP-Lesezugriffe und Reporting laufen als geregelte, protokollierte Automatisierungen mit Servicekonten für Lesezugriff statt mit persönlichen Token.
Häufige Fragen und Einwände
Der größte Teil der Position stammt aus Auszugsdateien: camt.053 und MT940 kommen über Host-to-Host, SFTP oder den SAP-Import, und Roboter lesen sie ohne jede Bankschnittstelle. Eine Bank mit reinem Portalzugang übernimmt ein Roboter mit technischem Benutzer, sofern die Bedingungen der Bank das zulassen.
Liegen jede Gesellschaft, jede Bank und jeder Auszug in einem S/4HANA mit konfiguriertem Cash Management, ergänzen wir nur die Zustellung nach Teams und die Ausnahmeregeln. In den meisten Gruppen stehen mindestens zwei Gesellschaften, eine Bank oder der Lohnkalender außerhalb von SAP, und die Arbeitsmappe schließt diese Lücke.
Die Basis ist mechanisch: offene Posten nach Fälligkeit, Zahlungsvorschläge, Lohn- und Steuerkalender, Tilgungspläne. Der Roboter baut sie täglich neu auf, und das Ermessen des Treasurers geht als Anpassung in der Arbeitsmappe ein, nicht in den Neuaufbau der Basis.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine einzelne Gesellschaft mit wenigen Konten bei einer Bank, bei der die Portalübersicht oder SAP die Frage bereits beantwortet
- Es gibt noch kein verlässliches Verzeichnis der Konten und der eingeschränkt verfügbaren Salden, oder die Hauptbanken liefern keine täglichen Auszüge: zuerst entsteht das Verzeichnis, denn der Roboter ist nur so frisch wie seine Eingaben
Eine Frage für die nächste Sitzung
Zu welcher Uhrzeit kennt die Gruppe ihre Cash-Position, wie alt sind die Salden dahinter, und wie viel Polster tragen wir nur deshalb mit, weil wir uns nicht sicher sind?
Vorgehen bei der Umsetzung
Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Die Analyse der Kontenlandkarte: Banken, Konten, Währungen, Zweck, Dateilieferung je Bank und die ungeschriebenen Regeln des Analysten
- Die Auszugsabholung je Bank: Dateiabholung, Nutzung des vorhandenen SAP-Imports, Portalautomatisierung nur dort, wo es nichts anderes gibt
- Die Regel-Engine und die 13-Wochen-Rollierung, getestet an drei Monaten Ihrer Tagesarbeitsmappen
- Den Power BI Bericht und den Treasury-Kanal mit der Karte um 07:30 und den Ausnahmekarten
- Betriebshandbuch, Überwachung in Orchestrator und Übergabe, einschließlich der Anleitung zum Hinzufügen eines Kontos
Wir brauchen von Ihnen
- Die aktuelle Tagesarbeitsmappe mit drei Monaten Historie und die jüngste 13-Wochen-Vorschau
- Die Kontenliste mit Bank, Gesellschaft, Währung und Zweck sowie der Auszugslieferung jeder Bank
- Technische Benutzer mit reinem Lesezugriff für Bankportale und SAP, den Treasurer als Prozessverantwortlichen und die Covenant-Definitionen
Etappen
Analyse und Design
Kontenlandkarte, Auszugsformate, Regeln, Schwellen, Kartenaufbau, Zugriffsmodell
Bau
Auszugsparser, SAP-Lesezugriffe, Regel-Engine, Power BI Bericht, Zustellung nach Teams
Validierung
Parallelbetrieb gegen die Arbeitsmappe des Analysten, jede Abweichung geklärt
Go-live und Optimierung
Die Karte ersetzt die E-Mail, die Arbeitsmappe bleibt als Rückfallebene, danach Feinjustierung der Schwellen
Quick Win, wenn jede Bank Auszugsdateien liefert; jedes stattdessen automatisierte Portal, jede weitere ERP-Instanz und jede Währung erhöhen den Aufwand.
Um 10:30 sieht der CFO eine Zahl, die seit sieben Uhr von Hand entsteht.
Schicken Sie uns Ihre Kontenliste (Bank, Gesellschaft, Währung, Zweck) und eine Woche Ihrer Tagesarbeitsmappe. Wir melden uns mit einem Abholplan je Bank, den Regeln, die wir automatisieren würden, und der Wirtschaftlichkeit auf Ihren Zahlen.
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