Start · Leistungen · KI-Agenten auf Microsoft Teams · Ein Prozess-Röntgen vor der Investition
Szenario · Management & PlanungMessen Sie Ihre Prozesse, bevor Sie automatisieren
Das Prozess-Röntgen: KYP.ai + Process Mining in 4 Wochen
Vier Wochen lang misst KYP.ai die Arbeit an den Arbeitsplätzen, Process und Task Mining lesen die Spuren in den Systemen. Das Ergebnis ist eine Prozesslandkarte mit Zahlen und die fünf Automatisierungen mit der höchsten Rendite.
Zusammenfassung für den Vorstand
Ein SSC mit 300 Beschäftigten will automatisieren, weiß aber nicht, wo die Zeit wirklich versickert.
4 Wochen Messung: KYP.ai an den Arbeitsplätzen + Process/Task Mining in den Systemen.
Eine Karte von 14 Prozessen mit Zahlen, Top 5 nach Rendite, eine 12-Monats-Pipeline.
KYP.ai, UiPath Process Mining, Task Mining, Insights.
Ein Shared-Services-Center, 300 Beschäftigte, 14 Prozesse
Der Vorstand will automatisieren. Jeder Bereichsleiter hat seinen Kandidaten: Rechnungen, Bestellungen, Reports. Workshops enden mit widersprüchlichen Meinungen, und die Entscheidung wird verschoben.
Die erste Automatisierung wählte man vor einem Jahr: den Prozess, der „alle störte“. Er erwies sich als selten und voller Ausnahmen, rechnete sich nicht, und geblieben ist Misstrauen gegenüber Automatisierung.
Der heutige Zustand
- MenschBereichsleiter melden Prozesse nach Gefühl
- MenschWorkshops und Interviews: Wochen voller Termine
- FehlerrisikoAussagen ohne Messung: „das dauert doch nur kurz“
- WartenDie Entscheidung verzögert sich mangels harter Grundlage
- FehlerrisikoAutomatisiert wird der Prozess, über den am meisten geklagt wird
- WartenDie Rendite bleibt aus; das Programm verliert Vertrauen
Die versteckten Kosten des heutigen Prozesses
Ohne Messung werden die teuersten Prozesse leicht übersehen
- Im illustrativen Modell: 300 Personen × 168 Std. sind 50.400 Arbeitsstunden pro Monat. Niemand weiß, wie viele davon Routine sind.
- Jedes Quartal Verzögerung ist ein Quartal Vollpreis für Arbeit, die teils Roboter erledigen könnten.
- Eine verfehlte erste Automatisierung kostet doppelt: Budget und Vertrauen für die nächsten.
Die Kosten des Nichtstuns
Die Automatisierung bezahlen Sie einmal, die manuelle Bearbeitung kostet Sie jeden Monat aufs Neue.
Der Prozess nach der Automatisierung
- AutomatisierungKYP.ai misst 4 Wochen lang die Arbeit an den einbezogenen Arbeitsplätzen
- AutomatisierungProcess Mining liest Prozessspuren in SAP und weiteren Systemen
- AutomatisierungTask Mining zeigt, wie die Arbeit am Schreibtisch wirklich aussieht
- MenschEin Validierungs-Workshop: Zahlen im Abgleich mit den Prozessverantwortlichen
- AutomatisierungDer Bericht: 14-Prozess-Karte, Top 5 nach Rendite, 12-Monats-Pipeline
Was die Automatisierung übernimmt
- Messung von Zeit, Volumen und Anwendungswechseln
- Rekonstruktion realer Prozessabläufe aus Logs
- Bewertung des Potenzials jedes Prozesses in Stunden und Euro
Wann ein Mensch entscheidet
- Auswahl der Messbereiche und Kommunikation mit den Teams
- Validierung der Ergebnisse mit den Prozessverantwortlichen
- Die Entscheidung über die Pipeline-Reihenfolge
Vorher
Nachher
Wertmodell: Beispielannahmen
Laut KPMG-Studie (4Q 2025) pilotieren oder implementieren 88 % der Organisationen KI-Agenten. Die Messung hilft zu entscheiden, mit welchem Prozess man beginnt.
KPMG AI Quarterly Pulse Survey, Q4 2025
Geschäftlicher Nutzen
- Automatisierungsentscheidungen auf Basis gemessener Zahlen
- Der erste Rollout dort, wo die Rendite am größten ist
- Engpässe und Überlastungen werden unabhängig von der Automatisierung sichtbar
- Wirkung vorher und nachher in denselben Metriken gemessen
Betroffene Vorstands-KPIs
Kosten pro Transaktion · ROI der Automatisierung · Durchlaufzeit · Kapazitätsauslastung
Was die Unternehmensführung gewinnt
- Ein Prozessranking nach Potenzial in Stunden und Euro
- Gespräche mit Führungskräften auf Basis von Zahlen
- Eine Automatisierungs-Pipeline mit prognostizierter 12-Monats-Rendite
Systeme in diesem Szenario
Eingänge
- KYP.ai (Arbeitsplatzmessung)
- SAP- und Systemlogs
- Task Mining (Arbeitsaufzeichnungen)
Agentische Schicht von Mientha
- UiPath Agent Builder
- UiPath-Roboter
- Maestro™ · Action Center
Zielsysteme
- UiPath Process Mining
- UiPath Insights
- Bericht und Pipeline
Menschliche Freigabe: Teams / Action Center
Was wir liefern
- Mess-Setup und Team-Kommunikation
- 4 Wochen KYP.ai- + Mining-Messung, ohne Umfragen
- Eine Prozesskarte mit Zeiten, Volumen und Kosten
- Die Top 5 der Automatisierungen nach Rendite, mit Begründung
- Eine 12-Monats-Pipeline mit Rollout-Sequenz
- Vorher-Nachher-Messung der ersten Rollouts (Insights)
Was wir zum Start brauchen
- Freigaben für die Messung (wir unterstützen die Kommunikation mit Teams und Arbeitnehmervertretung)
- Die Liste der Prozesse und Systeme im Umfang
- Lesezugriff auf Systemlogs
- Ein Sponsor auf Vorstandsebene
Umsetzungsfahrplan
Discovery
Wir kartieren Prozess, Daten und Ausnahmen mit den Prozessverantwortlichen.
Design
Zielablauf, Geschäftsregeln, Freigabeschwellen.
Umsetzung
Agenten, Roboter und Integrationen in Ihrer Umgebung.
Validierung
Tests an realen Fällen, Ausnahmebehandlung.
Go-live
Kontrollierter Rollout mit menschlicher Aufsicht.
Optimierung
Monitoring, Reporting und kontinuierliche Verbesserung.
Die Dauer hängt von der Zahl der Systeme und Regeln ab; ein einzelner Prozess dauert meist einige Wochen.
Risiko und Kontrollen
Autonomie unter Kontrolle
- Gemessen wird die Arbeit: Daten werden auf Prozess- und Teamebene analysiert
- Umfang und Messregeln vor dem Start schriftlich vereinbart
- Ergebnisse mit den Prozessverantwortlichen validiert, bevor der Vorstand sie sieht
- Messdaten jederzeit einsehbar
Warum jetzt
- Jedes Quartal Bauchentscheidungen ist ein Quartal Investition in die falschen Prozesse
- Laut KPMG pilotieren oder implementieren 88 % der Organisationen KI-Agenten
- Die Messung dauert 4 Wochen und liefert einen datenbasierten Plan
Warum das wichtig ist für:
Das Automatisierungsbudget nach Rendite verteilt.
Engpässe und Überlastungen schwarz auf weiß.
Ein Automatisierungsprogramm, das mit dem renditestärksten Prozess beginnt.
Fragen, die wir oft hören
Darum werden Umfang und Regeln offen vereinbart, und die Analyse läuft auf Prozessebene, nicht auf Personenebene: Wir messen Engpässe, Wechsel und Volumen.
Oft teilweise. Die Messung bestätigt meist einen Teil der Intuition und zeigt außerdem 2-3 Prozesse, über die niemand sprach.
Kann man, wenn der Prozess offensichtlich ist. Sonst kosten 4 Wochen Messung einen Bruchteil einer verfehlten Automatisierung.
Wann das nicht die richtige Lösung ist
- Sie haben frische, harte Prozessdaten: dann entwerfen wir sofort
- Unter ~50 Personen in Büroprozessen: Messung kann überdimensioniert sein
- Keine Freigabe für Arbeitsmessung: dann starten wir mit reinem Log-Mining
Eine Frage für Ihre nächste Vorstandssitzung
Welcher Prozess in Ihrem Unternehmen kostet am meisten, und woher wissen Sie das?
Lösungen in der Bibliothek
Derselbe Prozess als Umsetzungsplan
Das Szenario zeigt den Prozess mit einem KI-Agenten an einem Beispielunternehmen. Lösungen der Bibliothek beschreiben denselben oder einen benachbarten Prozess mit Wertmodell und Umsetzungsplan.
Niemand weiß, welcher Anteil der Einkäufe an Verträgen und Bestellungen vorbeiläuft. Das lässt sich monatlich messen.
Lösung ansehen IT & SystemeTask Mining: was Ihre Shared-Service-Teams wirklich tunIhre Ideenliste bleibt eine Wunschliste, solange niemand misst, was an den Arbeitsplätzen wirklich passiert.
Lösung ansehen Management & PlanungOrder-to-Cash Process Mining: wo das Geld feststecktDie DSO liegt über Ziel, und jede Abteilung hat eine Theorie. Messen Sie, wie viele Tage jeder Schritt wirklich kostet.
Lösung ansehen BrancheShared Services (GBS/SSC)Für GBS- und Shared-Service-Center: Prozessmessung vor der Migration, Standardisierung, Automatisierung und Betrieb im SLA-Regime.
Branche ansehenWir setzen das im Rahmen dieser Leistung um: KI-Agenten auf Microsoft Teams.
Das Beispielunternehmen in diesem Szenario gehört zur Branche Shared Services (GBS/SSC).
Auf welchen Daten beruht Ihr aktueller Automatisierungsplan wirklich?
Nach einem Termin und den Freigaben startet die Messung binnen einer Woche, Ergebnisse liegen vier Wochen später vor.
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