Start · Usługi · Agenci AI na Microsoft Teams · Rentgen procesu przed inwestycją

Zanim zautomatyzują Państwo cokolwiek, proszę zmierzyć wszystko

Rentgen procesu: KYP.ai + Process Mining w 4 tygodnie

Przez cztery tygodnie KYP.ai mierzy pracę na stanowiskach, a Process i Task Mining czytają ślady w systemach. Wynikiem jest mapa procesów z liczbami i lista 5 automatyzacji o najwyższym zwrocie.

Zamów 4-tygodniowy rentgen procesu Wszystkie scenariusze agentów

0twardych liczb miało to przykładowe centrum usług wspólnych, gdy decydowało o pierwszej automatyzacji. Decyzję podjęto na wyczucie i rok później cofnięto.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

SSC 300 osób chce automatyzować, ale nie wie, gdzie ucieka czas.

Co się zmienia

4 tygodnie pomiaru: KYP.ai na stanowiskach + Process/Task Mining w systemach.

Wartość biznesowa

Mapa 14 procesów z liczbami, top 5 wg zwrotu, pipeline na 12 miesięcy.

Systemy i zakres

KYP.ai, UiPath Process Mining, Task Mining, Insights.

Scenariusz ilustracyjny

Centrum usług wspólnych, 300 osób, 14 procesów

Zarząd chce automatyzować. Każdy kierownik ma swojego kandydata: faktury, zamówienia, raporty. Z warsztatów wychodzą sprzeczne opinie, a decyzja jest odkładana.

Pierwszą automatyzację wybrano rok temu: proces, który „wszystkim przeszkadzał”. Okazał się rzadki i pełen wyjątków, więc się nie zwrócił, a w firmie została nieufność do automatyzacji.

Stan obecny

CzłowiekKierownicy zgłaszają procesy „z wyczucia”
CzłowiekWarsztaty i wywiady: tygodnie kalendarzy
Ryzyko błęduDeklaracje bez pomiaru: „to zajmuje chwilę”
OczekiwanieDecyzja odkładana: brak twardych podstaw
Ryzyko błęduAutomatyzowany jest proces, na który najwięcej osób narzeka
OczekiwanieZwrot nie przychodzi; program traci zaufanie

CzłowiekOczekiwanieRyzyko błędu

Ukryte koszty obecnego procesu

Bez pomiaru najdroższe procesy łatwo przeoczyć

W modelu ilustracyjnym: 300 osób × 168 h to 50 400 godzin pracy miesięcznie. Nikt nie wie, ile z nich to czynności powtarzalne.
Każdy kwartał zwłoki to kwartał płacenia pełnej ceny za pracę, którą częściowo mogłyby wykonywać roboty.
Chybiona pierwsza automatyzacja kosztuje podwójnie: budżet i zaufanie do kolejnych.

Koszt zaniechania

Pula pracy w SSC (model, miesięcznie)50 400 h

Jeśli 20% to czynności powtarzalne≈ 10 080 h / mies.

Wartość tej puli przy 28 € / h (rocznie)≈ 3,4 mln €

Praca ręczna to podatek operacyjny: inwestycja w automatyzację jest skończona, koszt ręcznego procesu płacą Państwo co miesiąc od nowa.

Proces po automatyzacji

AutomatyzacjaKYP.ai mierzy pracę na zgłoszonych stanowiskach przez 4 tygodnie
AutomatyzacjaProcess Mining czyta ślady procesów w SAP i systemach
AutomatyzacjaTask Mining pokazuje rzeczywisty przebieg pracy przy biurku
CzłowiekWarsztat walidacyjny: liczby konfrontowane z właścicielami procesów
AutomatyzacjaRaport: mapa 14 procesów, top 5 wg zwrotu, pipeline 12 miesięcy

CzłowiekAutomatyzacja

Co przejmuje automatyzacja

Pomiar czasu, wolumenów i przełączeń między aplikacjami
Rekonstrukcja rzeczywistych przebiegów procesów z logów
Wycena potencjału każdego procesu w godzinach i euro

Kiedy decyduje człowiek

Wybór procesów do pomiaru i komunikacja z zespołami
Walidacja wyników z właścicielami procesów
Decyzja o kolejności pipeline'u

Przed

Podstawa decyzji o automatyzacjiopinie i warsztaty

Czas do listy priorytetówmiesiące

Wycena potencjałubrak

Pomiar efektu po wdrożeniuanegdoty

Po

Podstawa decyzji o automatyzacji4 tygodnie pomiaru

Czas do listy priorytetów4-6 tygodni

Wycena potencjałuh i € na proces

Pomiar efektu po wdrożeniuprzed/po w Insights

Model wartości: przykładowe założenia

Model ilustracyjny

300 osób × 168 h pracy= 50 400 h / mies.

Założenie ilustracyjne: 20% czynności powtarzalnych≈ 10 080 h / mies.

10 080 h × 28 € × 12 miesięcy≈ 3,4 mln € / rok

Pula, którą rentgen mierzy i porządkuje (nie obietnica oszczędności)≈ 3,4 mln €

Badania zewnętrzne

Wg badania KPMG (4Q 2025) 88% organizacji pilotażuje lub wdraża agentów AI. Pomiar pomaga ustalić, od którego procesu zacząć.

KPMG AI Quarterly Pulse Survey, Q4 2025

Efekty biznesowe

Decyzje o automatyzacji oparte na zmierzonych liczbach
Pierwsze wdrożenie tam, gdzie zwrot jest największy
Wąskie gardła i przeciążenia widoczne niezależnie od automatyzacji
Efekt mierzony przed i po, w tych samych metrykach

Wpływ na KPI zarządu

Co zyskuje kadra zarządzająca

Ranking procesów według potencjału w godzinach i euro
Rozmowy z kierownikami oparte na liczbach
Pipeline automatyzacji z przewidywanym zwrotem na 12 miesięcy

Systemy w tym scenariuszu

Wejście

KYP.ai (pomiar stanowisk)
Logi SAP i systemów
Task Mining (nagrania pracy)

Warstwa agentowa Mienthy

UiPath Agent Builder
Roboty UiPath
Maestro™ · Action Center

Systemy docelowe

UiPath Process Mining
UiPath Insights
Raport i pipeline

Akceptacja człowieka: Teams / Action Center

Co dostarczamy

Konfiguracja pomiaru i komunikacja z zespołami
4 tygodnie pomiaru KYP.ai + mining bez ankiet
Mapa procesów z czasami, wolumenami i kosztami
Top 5 automatyzacji według zwrotu, z uzasadnieniem
Pipeline 12 miesięcy z sekwencją wdrożeń
Pomiar przed/po dla pierwszych wdrożeń (Insights)

Czego potrzebujemy na start

Zgody na pomiar (wspieramy komunikację z zespołami i reprezentacją pracowników)
Lista procesów i systemów w zakresie
Dostęp do logów systemów (odczyt)
Sponsor po stronie zarządu

Harmonogram wdrożenia

Discovery

Mapujemy proces, dane i wyjątki z właścicielami procesu.

Projekt

Docelowy przepływ, reguły biznesowe, progi akceptacji.

Budowa

Agenci, roboty i integracje w Państwa środowisku.

Walidacja

Testy na rzeczywistych przypadkach, obsługa wyjątków.

Go-live

Kontrolowane uruchomienie z nadzorem człowieka.

Optymalizacja

Monitoring, raporty i ciągłe doskonalenie.

Czas zależy od liczby systemów i reguł; pojedynczy proces wdrażamy zwykle w kilka tygodni.

Ryzyko i kontrola

Autonomia pod kontrolą

Pomiar dotyczy pracy: dane analizowane na poziomie procesów i zespołów
Zakres i zasady pomiaru uzgodnione na piśmie przed startem
Wyniki walidowane z właścicielami procesów przed prezentacją zarządowi
Dane pomiarowe dostępne do wglądu

Dlaczego teraz

Każdy kwartał decyzji „na wyczucie” to kwartał inwestowania w niewłaściwe procesy
Wg KPMG 88% organizacji pilotażuje lub wdraża agentów AI
Pomiar trwa 4 tygodnie, a jego wynikiem jest plan oparty na danych

Dlaczego to ważne dla:

CFO

Budżet automatyzacji alokowany według zwrotu.

COO

Wąskie gardła i przeciążenia zespołów czarno na białym.

CEO

Program automatyzacji, który zaczyna od procesu o najwyższym zwrocie.

Pytania, które zwykle słyszymy

„Pracownicy uznają pomiar za inwigilację.”

Dlatego zakres i zasady ustalamy jawnie, a analizy robimy na poziomie procesów, nie osób: mierzymy wąskie gardła, przełączenia i wolumeny.

„Sami wiemy, co nas boli.”

Często częściowo tak. Pomiar zwykle potwierdza część intuicji i wskazuje też 2-3 procesy, o których nikt nie mówił.

„Wolimy od razu automatyzować.”

Można, jeśli proces jest oczywisty. W pozostałych przypadkach 4 tygodnie pomiaru kosztują ułamek jednej chybionej automatyzacji.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

Mają Państwo świeże, twarde dane o procesach: wtedy od razu projektujemy
Organizacja poniżej ~50 osób w procesach biurowych: pomiar bywa przerostem
Brak zgody na jakikolwiek pomiar pracy: zaczynamy od miningu samych logów

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Który proces w Państwa firmie kosztuje najwięcej i skąd to wiedzą Państwo?

Rozwiązania z biblioteki

Ten sam proces jako plan wdrożenia

Scenariusz pokazuje proces z agentem AI na przykładowej firmie. Rozwiązania z biblioteki opisują ten sam albo sąsiedni proces z modelem wartości i planem wdrożenia.

ZakupyProcess mining P2P: zakupy poza umową, wskaźnik bezdotykowy

Nikt nie wie, jaka część zakupów omija umowy i zamówienia ani ile razy wraca faktura. To da się mierzyć co miesiąc.

Zobacz rozwiązanie IT i systemyTask mining: co naprawdę robią zespoły na stanowiskach

Lista pomysłów na automatyzację to lista życzeń, dopóki nikt nie zmierzy, co dzieje się na stanowiskach.

Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieProcess mining O2C: gdzie utyka gotówka

DSO powyżej celu, a każdy dział ma swoją teorię. Zmierzmy, ile dni kosztuje każdy etap.

Zobacz rozwiązanie BranżaCentra usług wspólnych (GBS/SSC)

Dla centrów GBS i SSC: pomiar procesów przed migracją, standaryzacja, automatyzacja i utrzymanie w reżimie SLA. 63 gotowe rozwiązania.

Zobacz branżę

Wdrożenie prowadzimy w ramach usługi Agenci AI na Microsoft Teams.

Przykładowa firma w tym scenariuszu działa w branży Centra usług wspólnych (GBS/SSC).