Start · Usługi · Agenci AI na Microsoft Teams · Wieża kontrolna Order-to-Cash
Scenariusz · Finanse i księgowość · Łańcuch dostawWyjątki O2C rozwiązane w ciągu dnia
Wieża kontrolna Order-to-Cash
Każde zablokowane zamówienie, sporna faktura i przekroczony limit trafia do jednego procesu: agent diagnozuje, robot wykonuje, człowiek zatwierdza jedną decyzją na Teams. Maestro™ orkiestruje cały przepływ.
Streszczenie dla zarządu
Wyjątki O2C rozproszone po skrzynkach, Excelu i SAP; przychód czeka na ręczne decyzje.
Jeden przepływ w Maestro™: agent zbiera kontekst, proponuje decyzję, robot ją wykonuje.
Szybsza realizacja przychodu, niższe DSO, pełna audytowalność każdej decyzji.
SAP SD/FI, ServiceNow, Teams; agenci + roboty UiPath pod Maestro™.
Dystrybutor FMCG, 12 000 zamówień miesięcznie
6% zamówień wpada w wyjątki: blokada kredytowa, brak ceny, spór. To 720 spraw miesięcznie, a każda dotyka innego zespołu i innego systemu.
Nikt nie ma pełnego obrazu. Handlowiec dzwoni do finansów, finanse pytają o Excel limitów, klient czeka. Zamówienie, które mogło wyjechać rano, wyjeżdża pojutrze.
Stan obecny
- SystemZamówienie blokuje się w SAP
- OczekiwanieCzeka w kolejce na przegląd średnio pół dnia
- CzłowiekAnalityk szuka kontekstu w FD33, FBL5N i mailach
- CzłowiekPyta handlowca o klienta: telefon, Teams, czekanie
- Ryzyko błęduDecyzja na czuja, bez pełnej historii płatności
- CzłowiekRęczne odblokowanie w VKM1 i notatka w Excelu
- OczekiwanieFaktura i wysyłka przesunięte o 1-2 dni
Ukryte koszty obecnego procesu
Pół dnia zwłoki na każdym z 720 wyjątków miesięcznie
- 300 godzin miesięcznie, które analitycy i handlowcy poświęcają na zbieranie kontekstu.
- Opóźnione fakturowanie co miesiąc podnosi DSO i wiąże kapitał obrotowy.
- Decyzje kredytowe zależą od tego, kto akurat ma dyżur; brak spójnych progów i śladu.
Koszt zaniechania
Praca ręczna to podatek operacyjny: inwestycja w automatyzację jest skończona, koszt ręcznego procesu płacą Państwo co miesiąc od nowa.
Proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRobot wykrywa blokadę w minutę od powstania
- AutomatyzacjaAgent zbiera komplet: limit, saldo, historia, otwarte spory
- AutomatyzacjaReguły firmy: niskie ryzyko odblokowane automatycznie
- CzłowiekWyjątki wysokiej wartości: jedna decyzja na Teams
- AutomatyzacjaRobot odblokowuje, faktura idzie tego samego dnia
Co przejmuje automatyzacja
- Wykrywanie i klasyfikacja każdego wyjątku 24/7
- Komplet danych z SAP i historii klienta w jednym widoku
- Automatyczne zwolnienia w ramach progów polityki kredytowej
Kiedy decyduje człowiek
- Decyzje powyżej progu wartości lub ryzyka
- Zmiany polityki kredytowej i wyjątki strategiczne
- Eskalacje do klienta na poziomie zarządu
Przed
Po
Model wartości: przykładowe założenia
Efekty biznesowe
- Przychód realizowany szybciej, bo zamówienia z niskim ryzykiem nie czekają w kolejce
- Spójne decyzje kredytowe według uzgodnionych progów
- Zespół O2C obsłuży 2× wolumen bez wzrostu zatrudnienia
- Każda decyzja z pełnym śladem na potrzeby audytu
Wpływ na KPI zarządu
DSO · realizacja przychodu · czas cyklu · koszt zamówienia
Co zyskuje kadra zarządzająca
- Widok na żywo: ile przychodu stoi i dlaczego
- Mierzalne SLA decyzji
- Przewidywalność: wąskie gardła widać, zanim urosną
Policzmy to dla Państwa organizacji
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Systemy w tym scenariuszu
Wejście
- SAP SD (VKM1)
- SAP FI (FD33, FBL5N)
- Outlook / Teams
Warstwa agentowa Mienthy
- UiPath Agent Builder
- Roboty UiPath
- Maestro™ · Action Center
Systemy docelowe
- SAP
- ServiceNow
- Power BI / hurtownia
Akceptacja człowieka: Teams / Action Center
Co dostarczamy
- Mapowanie procesu wyjątków z właścicielami O2C
- Reguły i progi decyzyjne uzgodnione z finansami
- Agent + roboty + orkiestracja Maestro™ w Państwa środowisku
- Panel decyzji na Teams i w Action Center
- Testy na rzeczywistych przypadkach z ostatnich miesięcy
- Monitoring, raport tygodniowy i ciągłe strojenie progów
Czego potrzebujemy na start
- Eksport wyjątków z 4-8 tygodni (bez danych osobowych)
- Dostęp do właściciela procesu O2C na 2-3 warsztaty
- Obowiązująca polityka kredytowa i progi akceptacji
- Konto techniczne do środowiska testowego SAP
Harmonogram wdrożenia
Discovery
Mapujemy proces, dane i wyjątki z właścicielami procesu.
Projekt
Docelowy przepływ, reguły biznesowe, progi akceptacji.
Budowa
Agenci, roboty i integracje w Państwa środowisku.
Walidacja
Testy na rzeczywistych przypadkach, obsługa wyjątków.
Go-live
Kontrolowane uruchomienie z nadzorem człowieka.
Optymalizacja
Monitoring, raporty i ciągłe doskonalenie.
Czas zależy od liczby systemów i reguł; pojedynczy proces wdrażamy zwykle w kilka tygodni.
Ryzyko i kontrola
Autonomia pod kontrolą
- Progi wartości: powyżej limitu zawsze decyduje człowiek
- Pełny ślad audytowy: dane, reguła, decyzja, wykonawca
- Uprawnienia odwzorowane z SAP: agent nie widzi więcej niż analityk
- Wyłącznik awaryjny i powrót do procesu ręcznego w minutę
Dlaczego teraz
- W tym modelu każdy miesiąc zwłoki kosztuje kolejne ~9 000 €
- Wolumeny rosną szybciej niż zespoły kredytowe
- Konkurenci, którzy odblokowują zamówienia w godzinę, szybciej dostarczają towar
Dlaczego to ważne dla:
Niższe DSO i kontrola ryzyka bez rozbudowy zespołu.
Wyjątki są obsługiwane na bieżąco i nie wstrzymują wysyłek.
Rozwiązanie na standardowej platformie UiPath, z jednym miejscem utrzymania.
Pytania, które zwykle słyszymy
SAP blokuje, ale nie zbiera kontekstu, nie proponuje decyzji i nie goni ludzi. Automatyzujemy lukę między blokadą a decyzją.
Automatyczne zwolnienia działają tylko w progach, które sami ustawią Państwo. Powyżej progu decyduje zawsze człowiek. Każdy przypadek ma pełny ślad.
Dlatego zaczynamy od Państwa danych z 4-8 tygodni. Reguły odzwierciedlają Państwa politykę; inaczej projekt nie ma sensu.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilkanaście wyjątków miesięcznie: wystarczy dobra checklista
- Polityka kredytowa zmienia się co tydzień i nie jest spisana
- Dane klientów w SAP są niekompletne: najpierw porządek w danych
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile wart jest jeden dzień szybciej w każdej z 720 zablokowanych spraw miesięcznie?
Rozwiązania z biblioteki
Ten sam proces jako plan wdrożenia
Scenariusz pokazuje proces z agentem AI na przykładowej firmie. Rozwiązania z biblioteki opisują ten sam albo sąsiedni proces z modelem wartości i planem wdrożenia.
DSO powyżej celu, a każdy dział ma swoją teorię. Zmierzmy, ile dni kosztuje każdy etap.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawZamówienia klientów z PDF i e‑maili prosto do ERPZamówienia klientów wciąż są przepisywane z PDF do SAP i potwierdzane po godzinach.
Zobacz rozwiązanie Obsługa klientaStatus zamówienia, zanim klient zapytaCo trzeci kontakt klienta to pytanie, gdzie jest zamówienie; odpowiedź jest już w SAP i na portalu przewoźnika.
Zobacz rozwiązanie RealizacjaSzybsze zwalnianie zablokowanych zamówieńRealizacja u klientów FMCG
Zobacz realizację RealizacjaSzybkie i spójne decyzje kredytoweRealizacja u klientów FMCG
Zobacz realizację BranżaHandel i FMCGDla firm FMCG zautomatyzowaliśmy kilkanaście procesów finansowych, kredytowych i kadrowych. Rozwiązania dla producentów, dystrybutorów i sieci…
Zobacz branżęWdrożenie prowadzimy w ramach usługi Agenci AI na Microsoft Teams.
Przykładowa firma w tym scenariuszu działa w branży Handel i FMCG.
Ile przychodu czeka dziś w Państwa kolejce wyjątków?
Wystarczy eksport zablokowanych zamówień z jednego tygodnia. Potencjał oszacujemy na Państwa danych.
Pokaż nam swój proces O2C