Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw

Rozwiązanie · Łańcuch dostaw

Zamówienia w SAP kilka minut po wpłynięciu, a zespół zajmuje się tylko wyjątkami

Zamówienia klientów z PDF i e‑maili prosto do ERP

Zamówienia klientów przysyłane jako PDF, arkusze i e‑maile są odczytywane, sprawdzane pod kątem cen, dostępności i kredytu, zakładane w SAP i potwierdzane klientowi bez ręcznego przepisywania.

Rozwiązanie działoweMicrosoft TeamsCzłowiek w pętli decyzyjnejAI tam, gdzie ma sens
4 000zamówień miesięcznie trafia do tej przykładowej firmy poza EDI, jako PDF, arkusze i e‑maile. Każde z nich ktoś przepisuje do SAP.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

Zamówienia klientów wciąż są przepisywane z PDF do SAP i potwierdzane po godzinach. Zespół nie musi tego robić.

Co się zmienia

Dostarczany przez nas przepływ działa na platformie UiPath i w Państwa istniejącym tenancie Microsoft 365, a kanał EDI pozostawia dokładnie takim.

Wartość biznesowa

Czyste zamówienia są w SAP w kilka minut od wpłynięcia, więc popołudniowa godzina graniczna przestaje decydować, czy klient zostanie obsłużony dziś.

Systemy w tle

SAP S/4HANA (zamówienia sprzedaży SD, rekordy klient-materiał, ceny, dostępność, kredyt); Outlook (potwierdzenia); archiwum SharePoint

Problem biznesowy

Obsługa zamówień

Każdy producent z szeroką bazą klientów prowadzi dwa kanały zamówień. Największe sieci handlowe przesyłają zamówienia EDI, które same zakładają się w SAP. Hurtownie, sieci regionalne, dystrybutorzy HoReCa i klienci eksportowi wysyłają to, co drukuje ich system zakupowy: zamówienie w PDF, arkusz Excel albo kilka linijek w e‑mailu, wpisane raz przez klienta i drugi raz przez dział obsługi zamówień.

Przepisywanie to mniejsza część pracy. Każde zamówienie wymaga przełożenia indeksów klienta na numery materiałów, przeliczenia ilości między sztukami, kartonami i paletami, porównania ceny z ustaleniami handlowca, sprawdzenia dostępności i zauważenia blokady kredytowej, a wszystko przed popołudniową godziną graniczną (cut-off), po której zamówienie wyjedzie dzień później. Zespół odczuwa to jako presję, sprzedaż jako pytania o ceny w Teams, logistyka jako spóźnione listy kompletacyjne, a finanse jako korekty faktur.

Szczyty pogarszają sprawę. Promocje i tygodnie przedświąteczne mnożą wolumen dokładnie wtedy, gdy pracownicy tymczasowi nie znają jeszcze klientów; karton wpisany jako sztuka staje się niepełną dostawą, karą za brakującą realizację i drugim samochodem, a potwierdzenie wysłane po kilku godzinach oznacza, że klient planuje na podstawie założeń.

Jak to wygląda dzisiaj

Ten schemat powtarza się u producentów i dystrybutorów niezależnie od systemu ERP; zmieniają się nazwy transakcji, arkusz przekodowań zostaje.

  1. CzłowiekPracownicy otwierają skrzynkę współdzieloną zamowienia@ i sortują PDF-y, arkusze Excel oraz zamówienia e‑mailowe według regionów
  2. CzłowiekPracownik wyszukuje w SAP zleceniodawcę i odbiorcę dostawy, przekłada indeksy klienta według arkusza przekodowań, przelicza jednostki i wpisuje pozycje w VA01
  3. OczekiwaniePozycje z ceną inną niż warunek w SAP czekają na odpowiedź key account managera w Teams; zamówienia z blokadą kredytową czekają na finanse
  4. SystemSAP przeprowadza kontrolę dostępności; przy braku towaru pracownik decyduje, czy zamówienie skrócić, podzielić czy zamienić produkt, często po telefonie do klienta
  5. Ryzyko błęduPalety wpisane jako kartony, błędne daty dostaw i duplikaty z ponownie przesłanego e‑maila wychodzą na jaw przy kompletacji albo przy przyjęciu towaru u klienta
  6. CzłowiekPotwierdzenia wychodzą pojedynczo z Outlooka; zamówienia, które wpłynęły po godzinie 14:00, są wprowadzane następnego ranka i tracą dzień czasu dostawy
CzłowiekOczekiwanieSystemRyzyko błędu

Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać

Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.

  • Dziewięć minut wpisywania jednego zamówienia to część widoczna; wyszukiwanie wokół niego, indeksy, jednostki, adresy dostaw i ceny promocyjne, odbywa się w różnych miejscach i nikt go nie mierzy.
  • Błędna jednostka kosztuje znacznie więcej niż zamówienie, w którym ją wpisano: niepełna dostawa, kara za brakującą realizację, drugi samochód, faktura korygująca i spór o to, kto popełnił błąd.
  • Godziny graniczne zamieniają minuty w dni: zamówienie, które spóźni się na falę kompletacji o dziesięć minut, wyjeżdża dzień później, a opóźnienie odczuwa półka klienta.
  • Key account managerowie kilka razy dziennie odpowiadają na pytania zespołu o ceny, więc wynegocjowane ceny żyją w wątkach e‑mailowych zamiast w warunkach SAP.
  • Wiedza o klientach nie jest nigdzie udokumentowana: żyje w prywatnych tabelach przekodowań i u dwóch pracowników z najdłuższym stażem; w tygodniach szczytu pracownicy tymczasowi pracują bez niej, a liczba błędów rośnie razem z wolumenem.

Koszt zaniechania

Dwanaście miesięcy przepisywania zamówień≈ 172 800 €
Trzy sezony szczytowe przy dzisiejszej obsadzie≈ 518 400 €
Gdy wolumen poza EDI sięgnie 5 000 zamówień miesięcznie (rocznie)≈ 216 000 €

Zespół przez większość dni nadąża i to właśnie jest problem: koszt pozostaje niewidoczny, bo płaci się go nadgodzinami, pracownikami tymczasowymi każdej jesieni i godziną graniczną, którą wszyscy nauczyli się obchodzić. Wzrost przychodzi w postaci nowych klientów bez EDI, więc udział pracy ręcznej rośnie razem z firmą.

Trudniej dostrzec to, co narasta poza budżetem zespołu: faktury korygujące za błędy wprowadzania, kary za niepełną realizację, drugi samochód i godziny, które sprzedaż spędza na odpowiadaniu na pytania o ceny, są księgowane gdzie indziej. A wiedzy, która utrzymuje niski poziom błędów, czyli tabel przekodowań i dwóch pracowników wiedzących, który klient ma na myśli palety, nie ma w żadnym systemie i odchodzi razem z nimi.

Scenariusz ilustracyjny

Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.

Organizacja

Producent FMCG z branży spożywczej z dwoma zakładami i magazynem centralnym, 1 200 pracowników, SAP S/4HANA i Microsoft 365 E3; sześcioosobowy dział obsługi zamówień obsługuje około 900 aktywnych klientów. Osiem największych sieci handlowych zamawia przez EDI i pozostaje poza tym scenariuszem.

Wolumen

4 000 zamówień poza EDI miesięcznie, średnio po dwanaście pozycji; około 55% to zamówienia w PDF, 25% arkusze Excel, 20% e‑maile z treścią w tekście. W tygodniach promocyjnych wolumen rośnie o jedną trzecią.

Obecny proces

Zamówienia są zapisywane ze skrzynki współdzielonej, wpisywane w VA01 z pomocą arkusza przekodowań, sprawdzane pod kątem ceny i dostępności przez pracownika i potwierdzane e‑mailem, gdy zamówienie w SAP już istnieje; godzina 14:00 oddziela kompletację tego samego dnia od następnego.

Wąskie gardło

Około dziewięciu minut na zamówienie, pytania o ceny czekające na sprzedaż, stos niewprowadzonych zamówień przed długimi weekendami; potwierdzenia wychodzą w najlepszym razie tego samego popołudnia.

Rozwiązanie

Zamówienia są pobierane ze skrzynki, PDF-y odczytuje UiPath Document Understanding, a arkusze Excel szablon klienta, indeksy są rozpoznawane z danych podstawowych SAP, zamówienie jest symulowane pod kątem ceny, dostępności i kredytu, a następnie zakładane w SAP i potwierdzane; nieznane indeksy, różnice cen i braki trafiają do zespołu jako zadania w Teams.

Potencjalny efekt

W modelowanym przypadku czyste zamówienia są w SAP i potwierdzone w kilka minut, zespół wpisuje ręcznie tylko wyjątki (20 do 25% w pierwszych miesiącach), a faktyczna godzina graniczna przesuwa się później, bo wprowadzenie nie czeka już na wolną osobę. To model, nie wynik klienta.

Proponowane rozwiązanie

Dostarczany przez nas przepływ działa na platformie UiPath i w Państwa istniejącym tenancie Microsoft 365, a kanał EDI pozostawia dokładnie takim, jaki jest. Skrzynka współdzielona jest obserwowana przez konektor UiPath Integration Service dla Microsoft Outlook 365, a każde przychodzące zamówienie staje się elementem kolejki w UiPath Orchestrator. Zamówienia w PDF trafiają do UiPath Document Understanding, którego wytrenowany model Purchase Orders zwraca nagłówek (numer zamówienia, daty, nabywcę, adres dostawy) i pozycje (kody produktów, ilości, jednostki, ceny jednostkowe). Arkusze Excel są odczytywane bezpośrednio, według jednego mapowania na szablon klienta. Zamówienia pisane w treści e‑maila stają się wstępnie wypełnionym formularzem dla zespołu, z już rozpoznanym klientem; celowo nie umieszczamy w tym przepływie modelu językowego.

Roboty robią następnie to, co pracownik robił ręcznie, ale na danych podstawowych zamiast z pamięci. Klient jest rozpoznawany po nazwie nabywcy, numerze VAT, domenie nadawcy i adresie dostawy; indeksy klienta są tłumaczone przez rekordy informacyjne klient-materiał w SAP i tabelę przekodowań, której właścicielem jest zespół; jednostki są przeliczane według współczynników konwersji materiału; numer zamówienia widziany wcześniej u tego samego klienta zatrzymuje duplikat. Zamówienie jest symulowane w SAP przed założeniem, więc cena, dostępność i status kredytowy są znane, gdy dokument wciąż jest w kolejce, a zamówienia spełniające wszystkie reguły są zakładane i potwierdzane ze skrzynki współdzielonej wraz z numerem zamówienia SAP, potwierdzonymi ilościami i terminami.

Wszystko, co nie przechodzi reguły, staje się zadaniem dla człowieka w Microsoft Teams, z PDF-em, odczytanymi pozycjami i propozycją z SAP obok siebie: o nieznanych indeksach, cenach poza tolerancją i brakach decyduje dział obsługi zamówień w UiPath Action Center, pola o niskiej pewności otwierają się w Validation Station, a zamówienia z blokadą kredytową idą ścieżką zwalniania, z której kontrola kredytowa już korzysta. Orchestrator prowadzi kolejkę, ponowienia i dziennik każdego zamówienia od e‑maila do potwierdzenia.

Wykorzystane funkcje natywne

Wytrenowany model Purchase Orders w UiPath Document Understanding oraz Validation Station; kolejki, wyzwalacze i audyt UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft Outlook 365 i Microsoft Teams; zadania UiPath Action Center z powiadomieniami do wykonania w Microsoft Teams

Co budujemy

Przepływ przyjmowania, reguły identyfikacji klienta i materiału (przekodowania, jednostki, duplikaty), logikę symulacji i zakładania z tolerancjami cen i dostępności, kierowanie wyjątków, szablony potwierdzeń, podsumowanie na koniec dnia i instrukcję dla zespołu

Integracje dedykowane

Symulacja i zakładanie zamówień sprzedaży w SAP S/4HANA oraz odczyt klientów, materiałów, cen, dostępności i kredytu przez aktywności UiPath dla SAP (BAPI); szablony arkuszy Excel dla poszczególnych klientów

Jak działa proces po automatyzacji

  1. AutomatyzacjaKażdy nowy e‑mail na zamowienia@ jest podejmowany od razu po wpłynięciu: załączniki są rozdzielane, nadawca dopasowany do klienta, a każde zamówienie staje się elementem kolejki w Orchestrator
  2. AutomatyzacjaDocument Understanding odczytuje PDF: numer zamówienia, daty, adres dostawy i każdą pozycję z kodem produktu, ilością, jednostką i ceną; arkusze Excel są czytane według szablonu klienta
  3. SystemRoboty mapują indeksy na materiały i jednostki SAP, sprawdzają numer zamówienia pod kątem duplikatu i symulują zamówienie w SAP dla ceny, dostępności i kredytu
  4. AutomatyzacjaCzyste zamówienia są zakładane w SAP, a potwierdzenie z numerem zamówienia, ilościami i terminami dostaw wychodzi ze skrzynki współdzielonej w ciągu kilku minut
  5. CzłowiekNieznane indeksy, ceny poza tolerancją, braki i zamówienia z treści e‑maila trafiają do zespołu jako zadania Action Center w Teams; pola o niskiej pewności otwierają się w Validation Station
  6. AutomatyzacjaZamówienia z blokadą kredytową idą do istniejącej ścieżki zwalniania; kanał zespołu w Teams otrzymuje podsumowanie na koniec dnia: wprowadzone, potwierdzone, oczekujące i dlaczego
AutomatyzacjaSystemCzłowiek

Model współpracy człowieka z automatyzacją

Automatyzacja obsługuje

  • Pobranie i odczyt każdego zamówienia, niezależnie od formatu
  • Rozpoznanie klienta, materiału i jednostki, wykrywanie duplikatów i symulację w SAP
  • Założenie czystych zamówień w SAP, potwierdzenie dla klienta i archiwum
  • Kolejkę, przypomnienia o otwartych zadaniach i podsumowanie na koniec dnia

Ludzie decydują o

  • Nieznanych lub niejednoznacznych indeksach oraz o tym, czy nowe mapowanie zostaje zapisane na przyszłość
  • Cenach poza tolerancją, wspólnie z key account managerem, który je uzgodnił
  • Brakach: skrócić, podzielić, zamienić czy przesunąć, zgodnie ze znanymi preferencjami klienta
  • Zamówieniach z blokadą kredytową, które pozostają w kontroli kredytowej, i o każdej zmianie reguł

Przed i po

PrzedPo
Czas obsługi jednego zamówieniaok. 9 minsekundy dla czystych zamówień; minuty dla wyjątków
Czas od e‑maila do potwierdzenia2–7 godzin, następny dzień po godzinie granicznejminuty dla czystych zamówień
Udział zamówień wpisywanych przez człowieka100%w modelu 20–25% w pierwszych miesiącach
Błędy jednostek i ilościwykrywane przy kompletacji lub przez klientablokowane na wejściu
Zamówienia otrzymane, ale niewprowadzonetracker w Excelu na koniec dniakolejka na żywo i podsumowanie w Teams

Systemy i integracje

Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.

Wejścia

  • skrzynka współdzielona Outlook (zamówienia w PDF, arkusze Excel, zamówienia e‑mailowe)
  • tabela przekodowań klientów na SharePoint

Warstwa automatyzacji

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Document Understanding
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Systemy docelowe

  • SAP S/4HANA (zamówienia sprzedaży SD, rekordy klient-materiał, ceny, dostępność, kredyt)
  • Outlook (potwierdzenia)
  • archiwum SharePoint

Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Teams; Validation Station; kanał zespołu w Teams z podsumowaniem na koniec dnia

skrzynka współdzielona OutlookUiPath OrchestratorUiPath RobotsSAP S/4HANAzadania Action Center w Teams

Wykorzystane technologie

UiPath Document Understanding (IXP)

wytrenowany model Purchase Orders odczytuje nagłówek i pozycje z zamówień w PDF; Validation Station dla pól o niskiej pewności

A
UiPath Robots + Orchestrator

kolejkują każde zamówienie, stosują reguły mapowania, symulują i zakładają zamówienia w SAP, ponawiają, logują i audytują

A
UiPath Integration Service (konektory Microsoft Outlook 365 i Microsoft Teams)

obserwuje skrzynkę współdzieloną, pobiera załączniki, wysyła potwierdzenia i podsumowanie na kanale

A
UiPath Action Center w Microsoft Teams

zadania z wyjątkami dla zespołu, zamykane bez opuszczania Teams

A
Microsoft Teams

kanał zespołu obsługi zamówień z zadaniami i dziennym podsumowaniem

A
SAP S/4HANA (SD) przez aktywności UiPath dla SAP (BAPI)

odczyt klientów, materiałów, cen, dostępności i kredytu; symulacja i zakładanie zamówień sprzedaży

A
Apotwierdzona funkcja produktu (dokumentacja producenta)

Ilustracyjny model ekonomiczny

Model, a nie obietnica.

Model ilustracyjny
4 000 zamówień miesięcznie × 9 minut ręcznej obsługi= 600 h / miesiąc
600 h × 24 € pełnego kosztu godziny pracy= 14 400 € / miesiąc
× 12 miesięcy= 172 800 € / rok
Roczna uwolniona zdolność (model)≈ 172 800 €

Żadnego z tych czasów nie mierzono stoperem u klienta; to przedziały, jakie spotykamy w działach obsługi zamówień. Dziewięć minut na zamówienie uśrednia proste zamówienia powtarzalne z zamówieniami promocyjnymi, które wymagają wyszukiwania, pytania o cenę i ręcznego potwierdzenia; 24 € to pełny koszt godziny pracy na stanowisku obsługi zamówień w Europie Środkowej. Wynikiem jest zdolność, którą zespół odzyskuje, a nie liczba etatów.

Policz to na swoich danych

godzin do odzyskania miesięcznie
rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.

Korzyści biznesowe

  • Czyste zamówienia są w SAP w kilka minut od wpłynięcia, więc popołudniowa godzina graniczna przestaje decydować, czy klient zostanie obsłużony dziś, czy jutro
  • Potwierdzenia z rzeczywistymi ilościami i terminami docierają do klientów w tej samej godzinie, a telefony z pytaniem, czy zamówienie dotarło, ustają
  • Pomyłki w jednostkach i ilościach są wychwytywane na wejściu na podstawie rekordu klient-materiał, a nie przy kompletacji czy na rampie klienta
  • Różnice cen są widoczne przed dostawą, a nie jako potrącenia na awizie płatności kilka tygodni później
  • Szczyty promocyjne przejmują roboty, a czas zespołu idzie na braki, nowe listingi i klientów z problemem

Perspektywa zarządu

  • Każde zamówienie poza EDI można prześledzić od e‑maila do potwierdzenia, z regułą, którą przeszło, lub osobą, która o nim zdecydowała
  • Dotrzymanie godziny granicznej i czas do potwierdzenia stają się mierzonymi wielkościami per grupa klientów, a nie wrażeniami
  • Wynegocjowane ceny są albo w warunkach SAP, albo oznaczone jako wyjątki; ustne ustalenia przestają po cichu wchodzić do zamówień
  • Nowi klienci i wyższe wolumeny to kwestia dodania mapowań, a nie ludzi

Wpływ na KPI zarządu

koszt wprowadzenia jednego zamówieniaudział zamówień bezdotykowychczas od otrzymania do potwierdzeniawskaźnik błędów wprowadzaniadotrzymanie godziny granicznej

Bezpieczeństwo i nadzór

Kontrola nie jest dodatkiem.

  • Roboty pracują na dedykowanym użytkowniku SAP, który może wyświetlać dane podstawowe oraz symulować i zakładać zamówienia sprzedaży; nie może zmieniać cen, warunków ani limitów kredytowych
  • Dostęp do skrzynki współdzielonej odbywa się przez Microsoft Graph z uprawnieniami aplikacji ograniczonymi do tej jednej skrzynki; sekrety przechowuje magazyn poświadczeń Orchestrator, nigdy przepływy
  • Pliki PDF zamówień i odczytane z nich pola są przetwarzane w regionie UE UiPath Automation Cloud i przechowywane w Państwa tenancie Microsoft 365, więc nic nie opuszcza UE; odczyt wykonuje model dokumentowy, nie generatywny, więc treść zamówień nie trafia do modelu językowego
  • Ceny poza tolerancją nigdy nie są poprawiane przez robota; stają się zadaniem z imiennie wskazanym decydentem, a każda decyzja jest logowana wraz z jej podstawą
  • Dane kontaktowe z zamówień (nazwiska, telefony, adresy dostaw) zapisywane są wyłącznie w SAP i archiwum, nie w logach, a archiwum podlega Państwa zasadom retencji

Dlaczego teraz

01

Sieci handlowe stale skracają czasy realizacji i zaostrzają kary za niepełną realizację, więc dzień stracony na godzinie granicznej ma dziś cenę na fakturze, a nie tylko w raporcie serwisowym

02

Modelowane 14 400 € miesięcznie zdolności zespołu idzie na przepisywanie, podczas gdy pracowników sezonowych znających Państwa klientów z roku na rok trudniej znaleźć

03

Wytrenowany model Purchase Orders, konektor Outlook 365 i zadania Action Center w Teams to dziś standardowe komponenty; budujemy reguły i logikę SAP, a nie silnik odczytu dokumentów

Role zarządcze, których to dotyczy

COO

Poziom obsługi przestaje zależeć od tego, czy zespół nadążył ze skrzynką przed falą kompletacji

Dyrektor obsługi klienta

Szczyty i nowi klienci nie oznaczają już nadgodzin ani pracowników tymczasowych, a praca zespołu przesuwa się z wpisywania na rozwiązywanie problemów

Dyrektor sprzedaży

Wynegocjowane ceny są w SAP albo wychodzą jako wyjątki, a key account managerowie przestają być infolinią zespołu obsługi

CFO

Korekty za błędy wprowadzania i kary za niepełną realizację stają się widoczne i maleją; blokady kredytowe są obsługiwane w procesie, a nie obok niego

Częste pytania i zastrzeżenia

Nasi najwięksi klienci są już na EDI. Czy resztę warto automatyzować?

Właśnie na długim ogonie zespół traci czas: wielu małych klientów, wiele formatów, żadnego standardu. Podłączenie kilkuset hurtowni do EDI nie jest ani realne, ani przez nie chciane; model dokumentowy czyta to, co już wysyłają, a kanał EDI pozostaje nietknięty.

Indeksy i jednostki naszych klientów to chaos. Czy robot nie założy błędnych zamówień?

Nic nie jest zgadywane. Pozycja powstaje tylko wtedy, gdy indeks daje się rozpoznać przez rekord klient-materiał albo tabelę przekodowań utrzymywaną przez zespół; w przeciwnym razie staje się zadaniem, a mapowanie wybrane przez pracownika zostaje zapisane na przyszłość.

A co z zamówieniami pisanymi w treści e‑maila?

Trafiają do zespołu jako wstępnie wypełniony formularz z rozpoznanym klientem, a kroki w SAP wykonują się po zatwierdzeniu pozycji. Jeśli zamówienia w treści okażą się dużą częścią wolumenu, w drugim etapie można dodać UiPath Communications Mining do ich odczytu; nie zaczynamy od tego.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

  • Wolumen poza EDI poniżej kilkuset zamówień miesięcznie: portal dla klientów albo zdyscyplinowana obsługa skrzynki kosztują mniej niż automatyzacja
  • Rekordy klient-materiał i warunki cenowe w SAP nie są utrzymywane, więc większość zamówień stałaby się wyjątkami; najpierw proces danych podstawowych
  • Zamówienia są w większości negocjowane telefonicznie i wyceniane indywidualnie, więc nie ma dokumentu do odczytania ani reguły do zastosowania, dopóki proces handlowy nie zostanie ustandaryzowany

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Gdyby nasz dział obsługi zamówień przestał przepisywać zamówienia, które klienci już wpisali do własnych systemów, ile godzin miesięcznie by wróciło i ile w poziomie obsługi wart jest dzień stracony na godzinie granicznej?

Podejście wdrożeniowe

Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.

Dostarczamy

  • Profil struktury Państwa zamówień z jednego miesiąca: kanały, szablony klientów, jakość przekodowań, kategorie wyjątków i faktyczne zachowanie godziny granicznej
  • Konfigurację modelu Purchase Orders w Document Understanding na dokumentach Państwa klientów, z informacją zwrotną z Validation Station
  • Warstwę reguł: identyfikację klienta, mapowanie indeksów i jednostek, wykrywanie duplikatów, tolerancje cen i dostępności
  • Symulację i zakładanie zamówień w SAP, szablony potwierdzeń, mapowania arkuszy Excel oraz ścieżki wyjątków w Action Center i Teams
  • Pilotaż na jednej grupie klientów, a po nim wdrożenie falami, hypercare i instrukcję, którą zespół zachowuje na stałe

Potrzebujemy od Państwa

  • Historii zamówień z trzech miesięcy wraz z zamówieniami sprzedaży w SAP i potwierdzeniami, które z niej powstały
  • Właściciela procesu w dziale obsługi zamówień i osoby ze sprzedaży odpowiedzialnej za tolerancje cen
  • Kont serwisowych do SAP (test i produkcja) oraz do skrzynki współdzielonej
  • Aktualnego stanu rekordów klient-materiał i tabel przekodowań zespołu

Etapy

Analiza

Analiza próbki, podział na kanały, jakość mapowań, kategorie wyjątków i zasady godziny granicznej z zespołem

Projekt

Docelowy przepływ, tolerancje, reguły identyfikacji klienta, treść potwierdzeń, model bezpieczeństwa

Budowa

Model dokumentu, roboty, integracja z SAP, szablony Excel, punkty styku w Teams i Action Center

Walidacja

Równoległy przebieg na rzeczywistych zamówieniach, obsługa wyjątków, odbiór przez zespół i sprzedaż

Uruchomienie

Kontrolowany start per grupa klientów pod nadzorem i z hypercare

Optymalizacja

Monitoring, rozbudowa mapowań, strojenie tolerancji, kolejne grupy klientów

Działowe. Nakład pracy zależy od liczby szablonów klientów, stanu rekordów klient-materiał, różnorodności ustaleń cenowych i tego, ile reguł zespół stosuje dziś z pamięci.

Gdzie Państwa dział obsługi zamówień traci popołudnia?

Prosimy o miesięczne wolumeny zamówień poza EDI w podziale na kanały i grupy klientów oraz pięć typowych zamówień. Odsyłamy jednostronicowe oszacowanie udziału możliwego do zautomatyzowania i taksonomię wyjątków dla Państwa zespołu.

Wyceńmy miesiąc przepisywania zamówień

Ten sam problem ma zwykle sąsiedni proces

Branże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerce

Przeglądaj wszystkie 115 rozwiązań