Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw
Rozwiązanie · Łańcuch dostawJeden zatwierdzony rekord zasila SAP, PIM, sklep internetowy i platformy marketplace
Dane produktów i cenniki spójne we wszystkich kanałach
Nowe produkty i zmiany cen zgłaszane są raz, sprawdzane regułami, zatwierdzane w Teams i publikowane przez roboty we wszystkich kanałach sprzedaży, a każdej nocy uzgadniane.
Streszczenie dla zarządu
Koniec z przepisywaniem każdego nowego produktu i zmiany ceny do ERP, PIM, sklepu internetowego i każdego marketplace.
Projektujemy przebieg, w którym zmiana produktu lub ceny jest wprowadzana raz, zatwierdzana raz i publikowana wszędzie.
Nowy indeks jest dostępny w sprzedaży w każdym kanale w dniu zatwierdzenia, a nie trzy do pięciu dni roboczych po trafieniu do SAP.
SAP S/4HANA (indeks materiałowy, warunki cenowe); PIM; sklep internetowy
Problem biznesowy
Dane podstawowe
Rekord produktu u dystrybutora powstaje kilka razy: nowy indeks (SKU) zakładany jest w SAP z jednostkami, klasyfikacją podatkową i ceną zakupu, potem opisywany ponownie w PIM, wprowadzany ponownie w sklepie internetowym i ładowany ponownie na każdy marketplace. Zmiany cen idą tą samą drogą, a cennik w PDF jest odtwarzany na koniec miesiąca z tego, co akurat zawiera SAP.
Każda kopia należy do innego zespołu i nikt nie odpowiada za ich zgodność. Rozbieżności wychodzą na jaw u klientów, których faktura różni się od oferty, na marketplace, który odrzuca ofertę z powodu brakującego atrybutu, i w magazynie, gdy paleta przyjeżdża w innej jednostce miary. Każdy nowy marketplace dodaje kolejną kopię, a każdy tydzień promocji mnoży liczbę zmian. Marża wycieka przez różnicę między ceną uzgodnioną a zafakturowaną, a dział finansów dowiaduje się o tym z faktur korygujących.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniższy przebieg jest typowy dla dystrybutorów sprzedających w kilku kanałach.
- CzłowiekCategory manager wysyła nowe indeksy lub zmianę ceny jako załącznik Excel; cenniki dostawców przychodzą w PDF lub CSV
- CzłowiekSpecjalista ds. danych podstawowych zakłada materiał w SAP (MM01) i warunki cenowe (VK11); drugi pracownik sprawdza wpisy
- OczekiwanieE‑commerce czeka na numer SAP, po czym przepisuje atrybuty i ceny do PIM i sklepu, zwykle po kilku dniach
- CzłowiekOferty na marketplace są aktualizowane w każdym panelu sprzedawcy, produkt po produkcie lub przez pliki CSV poprawiane aż do przyjęcia przez portal
- CzłowiekNa koniec miesiąca cennik PDF jest odtwarzany w Excelu z eksportu z SAP
- Ryzyko błęduMiędzy pierwszym a ostatnim kanałem ceny i atrybuty się rozjeżdżają; różnica wychodzi jako reklamacja, faktura korygująca lub odrzucona oferta
- CzłowiekGdy jest czas, ktoś eksportuje wszystkie pięć kanałów i porównuje je w Excelu
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Czas, który znika, zanim ktokolwiek go zmierzy.
- Wpisywanie to część widoczna. Za każdą aktualizacją kryją się komunikaty błędów z portali, pytania zwrotne do category managera i drugie sprawdzenie w SAP, których żadna ewidencja czasu nie rejestruje.
- Każda rozbieżność, która dotrze do klienta, kosztuje więcej niż sama aktualizacja: faktura korygująca, telefon od key account managera, poprawiona faktura, rabat, którego nikt nie zatwierdził.
- Produkt obecny w SAP, ale nieobecny na marketplace, nie może się tam sprzedawać; dni oczekiwania przy każdej premierze, pomnożone przez setki indeksów rocznie, to przychód, którego nikt nie przypisuje danym podstawowym.
- Przepisy o cenach konsumenckich, takie jak obowiązek pokazania najniższej ceny z ostatnich 30 dni przy każdej obniżce, wymagają wiarygodnej historii cen w każdym kanale, a ten proces jej nie wytwarza.
Koszt zaniechania
Kolejny marketplace oznacza szóstą kopię każdego produktu, a powyższa arytmetyka powtarza się co roku. Koszty spoza modelu też nie znikają: faktura korygująca za cenę, która była poprawna w SAP i błędna na fakturze, premiera, która ominęła marketplace o tydzień.
Drugim kosztem jest kontrola: firma, która nie potrafi powiedzieć, jaka cena obowiązuje w którym kanale i kto ją zatwierdził, nie odpowie z pewnością klientowi, audytorowi ani urzędowi ochrony konsumentów.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Dystrybutor elektroniki użytkowej: trzy magazyny, 900 pracowników, 18 000 indeksów, SAP S/4HANA, system PIM, sklep internetowy, dwa konta na marketplace, Microsoft 365 E3; cztery osoby w zespole danych podstawowych, trzy w e‑commerce.
2 400 aktualizacji produktów i cen miesięcznie w pięciu kanałach (SAP, PIM, sklep internetowy, dwa marketplace) plus miesięczny cennik PDF; 30% nowych indeksów, 55% zmian cen i promocji, 15% korekt.
Zgłoszenia w Excelu wpisywane do SAP, przepisywane przez e‑commerce do PIM, sklepu i paneli sprzedawcy; cennik odtwarzany ręcznie na koniec miesiąca.
Dwanaście minut pracy ręcznej na aktualizację, licząc wszystkie kanały; trzy do pięciu dni roboczych, zanim nowy indeks da się sprzedawać wszędzie.
Jedno zgłoszenie złotego rekordu w Power Apps lub Excelu, walidacja regułami, zatwierdzenie w Microsoft Teams, roboty aktualizujące każdy kanał, generowany cennik PDF i nocne uzgodnienie z zatwierdzonym rekordem.
W modelowanym przypadku praca ręczna na aktualizację spada z dwunastu minut do dwóch, trzech minut poświęconych na zgłoszenie i zatwierdzenie, nowy indeks jest dostępny w sprzedaży wszędzie w dniu zatwierdzenia, a rozbieżności ujawniają się w nocy. To model, nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Projektujemy przebieg, w którym zmiana produktu lub ceny jest wprowadzana raz, zatwierdzana raz i publikowana wszędzie, na platformie UiPath i w Państwa środowisku Microsoft 365. Punktem wejścia jest formularz Power Apps oparty na liście SharePoint, z możliwością wgrania szablonu Excel dla rund cenowych dostawców. Robot sprawdza każde zgłoszenie, zanim zobaczy je człowiek: cyfrę kontrolną EAN, jednostki, klasę podatkową, hierarchię, próg marży, daty obowiązywania, duplikaty oraz atrybuty wymagane przez każdy marketplace. Zgłoszenia odrzucone wracają z nazwą naruszonej reguły; poprawne trafiają do kontrolera cen, a przy nowych produktach do szefa kategorii, jako zatwierdzenie w Teams z załączonym wpływem na marżę.
Publikacja odbywa się z kolejki Orchestratora, po jednej pozycji na indeks i kanał. SAP jest aktualizowany przez standardowe BAPI dla indeksu materiałowego i warunków cenowych, więc robot działa jak interfejs, a nie jak użytkownik przy ekranie. PIM, sklep internetowy i pierwszy marketplace są aktualizowane przez ich API za pomocą konektorów zbudowanych w Connector Builder; drugi marketplace nie ma użytecznego API cenowego i jest aktualizowany w panelu sprzedawcy przez automatyzację UI. Potwierdzenia wracają do zgłoszenia, a cennik PDF jest generowany z szablonu Word, zapisywany na SharePoint i ogłaszany w Teams.
Kanały bywają też edytowane bezpośrednio, dlatego nocne uzgodnienie odczytuje każdy kanał, porównuje go z zatwierdzonym rekordem i publikuje rozbieżności w Teams do decyzji. Jeśli klient woli, by pozostałymi wyjątkami zajmowali się ludzie, zespół BPO danych podstawowych Mienthy przejmuje tę kolejkę obok robotów. AI nie jest tu potrzebna; reguły są znane.
Aplikacja kanwy Power Apps na liście SharePoint; aplikacja Microsoft Teams Approvals uruchamiana z Power Automate; kolejki, wyzwalacze i audyt UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service (konektory SAP BAPI, Microsoft OneDrive & SharePoint, Microsoft Teams); aktywności UiPath Word; automatyzacja UI UiPath dla SAP i przeglądarki
Formularz zgłoszenia i szablon Excel, tabele reguł, ścieżkę zatwierdzania, przepływy publikacji dla każdego kanału, generator cennika, nocne uzgodnienie i raport rozbieżności, instrukcję operacyjną
Konektory REST dla PIM, sklepu internetowego i pierwszego marketplace (Connector Builder); automatyzacja UI panelu sprzedawcy drugiego marketplace; aktualizacja SAP przez BAPI
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekCategory manager wypełnia jedno zgłoszenie złotego rekordu w Power Apps lub wgrywa szablon Excel z rundą cenową dostawcy
- AutomatyzacjaRobot pobiera zgłoszenie z listy SharePoint, uruchamia reguły i zwraca odrzucone wiersze z nazwą naruszonej reguły
- CzłowiekKontroler cen, a przy nowych indeksach szef kategorii, zatwierdza w aplikacji Teams Approvals
- SystemRoboty zakładają lub zmieniają materiał i warunki cenowe w SAP S/4HANA przez BAPI i zwracają numer SAP
- AutomatyzacjaRoboty publikują do PIM, sklepu i pierwszego marketplace przez API, a do drugiego marketplace przez panel sprzedawcy; potwierdzenia są logowane dla każdego indeksu
- AutomatyzacjaNa żądanie lub co miesiąc generowany jest cennik PDF, zapisywany na SharePoint i ogłaszany w Teams
- AutomatyzacjaKażdej nocy zadanie uzgodnienia odczytuje wszystkie pięć kanałów, porównuje je z zatwierdzonym rekordem i publikuje rozbieżności w Teams
- CzłowiekSpecjalista ds. danych podstawowych decyduje o każdej rozbieżności: ponowna publikacja, akceptacja wartości z kanału lub zgłoszenie korekty
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Walidację każdego zgłoszenia: EAN, jednostki, klasa podatkowa, hierarchia, próg marży, daty obowiązywania, duplikaty, atrybuty kanałów
- Materiały i warunki cenowe w SAP; oferty i ceny w PIM, sklepie i na marketplace
- Cennik PDF, status dla każdego indeksu i kanału oraz nocne porównanie wszystkich kanałów z zatwierdzonym rekordem
Ludzie decydują
- O cenach i nowych produktach, zatwierdzanych w Teams w ramach delegowanych limitów
- Która wartość jest właściwa, gdy kanał został zmieniony bezpośrednio
- O zmianach w tabelach reguł: progi marży, mapowanie podatków i atrybuty obowiązkowe pozostają w gestii pricingu i e‑commerce
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- formularz zgłoszenia Power Apps
- szablon zbiorczy Excel na SharePoint
- pliki cenowe dostawców od category managementu
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- przepływ zatwierdzania Power Automate
Systemy docelowe
- SAP S/4HANA (indeks materiałowy, warunki cenowe)
- PIM
- sklep internetowy
- dwa panele sprzedawcy marketplace
- SharePoint (cenniki, raporty rozbieżności)
Punkty styku z człowiekiem: Teams Approvals; podsumowanie rozbieżności na kanale Teams; status zgłoszenia w Power Apps
Wykorzystane technologie
formularz zgłoszenia z listami wyboru, polami obowiązkowymi dla każdego kanału i wgrywaniem Excela
Azatwierdzanie zwalidowanych zgłoszeń; podsumowania rozbieżności i linki do cenników
Akolejki dla każdego indeksu i kanału, reguły, publikacja, ponowienia, poświadczenia, audyt; nocne uzgodnienie
Aaktualizacja SAP, wyzwalacze z list i Excela, konektory REST dla PIM, sklepu i marketplace, wpisy w Teams
Apanel sprzedawcy bez API; transakcje SAP bez BAPI
Acennik PDF z szablonu Word
Asystem źródłowy dla materiałów, jednostek, klasyfikacji podatkowej i warunków cenowych
AIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Faktury korygujące i utracone dni sprzedaży na marketplace pomijamy, a to, co zostaje, jest ilustracją, a nie pomiarem u klienta. Dwanaście minut to praca ręczna na aktualizację zsumowana dla pięciu kanałów, łącznie z drugim sprawdzeniem w SAP i poprawkami plików CSV dla marketplace; 25 € to pełny koszt godziny pracy w zespołach danych podstawowych i e‑commerce w Europie Środkowej. Pokazujemy uwolnioną zdolność, nie redukcję etatów.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Nowy indeks jest dostępny w sprzedaży w każdym kanale w dniu zatwierdzenia, a nie trzy do pięciu dni roboczych po trafieniu do SAP
- Faktury, sklep, marketplace i cennik pokazują tę samą cenę, bo pochodzi z jednego zatwierdzonego rekordu
- Faktury korygujące wynikające z rozbieżności cen i jednostek są blokowane regułami przed publikacją
- Runda cenowa dostawcy licząca kilkaset pozycji to jedno wgranie i jedno zatwierdzenie, a nie dni wpisywania w dwóch zespołach
- Szczyty przed Black Friday i przy premierach obsługują roboty w nocy, a nie nadgodziny
Perspektywa zarządu
- Stan każdego produktu w każdym kanale widać na jednej liście: zgłoszony, zwalidowany, zatwierdzony, gdzie opublikowany, gdzie oczekujący
- Zatwierdzenie jest zarejestrowanym krokiem procesu, a nie e‑mailem, który może pozostać nieprzeczytany; delegowane limity obowiązują za każdym razem
- Każda cena w każdym kanale prowadzi do zgłoszenia, osoby zatwierdzającej i znacznika czasu: to historia cen, której wymagają przepisy konsumenckie
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Roboty korzystają z dedykowanego użytkownika SAP ograniczonego do utrzymania materiałów i warunków cenowych; poświadczenia do marketplace i PIM przechowywane są w magazynie poświadczeń Orchestratora opartym na Azure Key Vault, nigdy w przepływie
- Zasada dwóch par oczu jest wymuszana przez proces: kto zgłasza cenę, nie może jej zatwierdzić, a limity zatwierdzania według wpływu na marżę działają automatycznie
- Każda opublikowana wartość niesie ze sobą zgłoszenie, osobę zatwierdzającą, znacznik czasu i potwierdzenie z kanału: jeden ślad audytowy i jedna historia cen dla każdego kanału
- Roboty i kolejki działają albo w Państwa tenancie UiPath Automation Cloud w regionie UE, albo w Automation Suite hostowanym u Państwa; zgłoszenia, zatwierdzenia i raporty i tak zostają w środowisku Microsoft 365
Dlaczego teraz
Dyrektywa Omnibus wymaga pokazania najniższej ceny z ostatnich 30 dni przy każdej obniżce ceny konsumenckiej; proces, który nie potrafi udowodnić, kiedy cena zmieniła się w którym kanale, to luka w zgodności
Każdy nowy marketplace dodaje kolejną kopię katalogu, więc proces ręczny, modelowany na 12 000 € zdolności miesięcznie, rośnie z każdym kanałem
Elementy składowe są dziś standardem: konektor SAP BAPI, Connector Builder dla API REST, wyzwalacze SharePoint i Excel oraz aplikacja Approvals w Teams, więc większość pracy to reguły i mapowanie
Role zarządcze, których to dotyczy
Dane podstawowe przestają być powodem, dla którego produktu nie da się sprzedać ani wysłać; zespół zajmuje się wyjątkami i nowymi kanałami
Oferty, faktury, sklep i cennik pokazują tę samą liczbę, a runda cenowa trafia na rynek w jeden dzień
Wyciek marży przez niezatwierdzone różnice cen i wynikające z nich faktury korygujące jest blokowany u źródła
Standardowe interfejsy do SAP i API kanałów zastępują pliki CSV i prywatne makra
Częste pytania i zastrzeżenia
Ceny, klasy podatkowe i jednostki zwykle żyją w SAP, a marketplace i tak wymagają własnego załadunku. Proces zasila PIM z jednego zatwierdzonego zgłoszenia i co noc sprawdza, czy wszystkie systemy są zgodne.
Będzie wymagał utrzymania i to planujemy: kroki w panelu są wydzielone w jednym przepływie, codziennie kontrolowanym przez uzgodnienie i objętym naszą usługą utrzymania aplikacji.
Tak, i często to najlepszy pierwszy krok: prostsze reguły, duży wolumen, wpływ na marżę widoczny już w pierwszej rundzie cenowej. Nowe indeksy i atrybuty dochodzą, gdy mapowanie kanałów jest sprawdzone.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Dwa kanały i najwyżej kilkaset aktualizacji miesięcznie, gdzie wystarczą dobry szablon Excel i zdyscyplinowane zatwierdzanie w Teams
- Hierarchia produktów lub mapowanie podatkowe są właśnie przebudowywane, więc reguły, które stosowałby robot, nie są jeszcze stabilne
- PIM już dystrybuuje dane do wszystkich kanałów i jest zintegrowany z SAP; wtedy luką jest tylko etap zgłoszenia i zatwierdzenia
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdybyśmy wybrali dziś losowy produkt, czy ERP, sklep internetowy, marketplace i cennik zwróciłyby tę samą cenę i kto by wiedział, gdyby było inaczej?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Jeden miesiąc Państwa aktualizacji, prześledzony od zgłoszenia do opublikowanej ceny: kanały, przyczyny odrzuceń i reguły stosowane z pamięci
- Formularz Power Apps i szablon Excel, tabele reguł oraz ścieżkę zatwierdzania w Teams
- Roboty publikujące dla każdego kanału, generator cennika i nocne uzgodnienie
- Pilotaż na jednej kategorii, następnie wdrożenie z nadzorem powdrożeniowym i instrukcją operacyjną; opcjonalnie nasz zespół BPO danych podstawowych do pozostałych wyjątków
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy zmian produktów i cen wraz z odpowiadającymi wpisami w każdym kanale
- Właściciela procesu w danych podstawowych, kontrolera cen i właściciela atrybutów kanałów po stronie e‑commerce
- Dokumentacji API i poświadczeń dla PIM, sklepu i marketplace oraz technicznego użytkownika SAP
Etapy
Analiza
Zmiany przeanalizowane dla każdego kanału; reguły i wolumeny uzgodnione z właścicielami
Projekt
Pola złotego rekordu, tabele reguł, progi zatwierdzania, mapowanie kanałów, model bezpieczeństwa
Budowa
Formularz, reguły, roboty i konektory dla każdego kanału, szablon cennika, uzgodnienie, punkty styku w Teams
Walidacja
Równoległy przebieg na rzeczywistych zmianach; odbiór przez dane podstawowe i e‑commerce
Uruchomienie i optymalizacja
Kategoria po kategorii z nadzorem powdrożeniowym; następnie strojenie reguł i nowe kanały
Działowe. Nakład zależy od liczby kanałów i jakości ich API, różnorodności zestawów atrybutów i mapowań podatkowych oraz od tego, ile reguł istnieje wyłącznie w głowach pracowników.
Jedna zmiana ceny, pięć kanałów, te same liczby wpisywane trzy razy.
Prosimy przesłać jeden miesiąc zmian produktów i cen oraz listę kanałów. Odsyłamy pisemną ocenę: które kanały da się zasilać przez API, które wymagają robota przy ekranie i które reguły powinny blokować zgłoszenie przed zatwierdzeniem.
Prześledźmy jedną zmianę cenyTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Zamówienia klientów wciąż są przepisywane z PDF do SAP i potwierdzane po godzinach. Zespół nie musi tego robić.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingHigiena danych CRM: duplikaty, martwe szanse, puste polaPrzegląd lejka zaczyna się od sporu o dane, a nie o szanse sprzedaży.
Zobacz rozwiązanie ZakupyPorównanie ofert dostawców w ciągu godzinyKoniec z płaceniem kupcom za przepisywanie cen, jednostek i terminów z PDF-ów do arkuszy porównawczych.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerce