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Lösung · Supply ChainEin freigegebener Datensatz versorgt SAP, PIM, Webshop und Marktplätze
Produkt- und Preisstammdaten für alle Vertriebskanäle
Neue Produkte und Preisänderungen werden einmal beantragt, per Regeln geprüft, in Teams freigegeben, von Robotern in alle Vertriebskanäle veröffentlicht und jede Nacht abgeglichen.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Schluss mit dem Abtippen jedes neuen Produkts und jeder Preisänderung in ERP, PIM, Webshop und jeden Marktplatz.
Wir entwerfen einen Ablauf, in dem eine Produkt- oder Preisänderung einmal erfasst, einmal freigegeben und überall veröffentlicht wird.
Ein neuer Artikel ist am Tag seiner Freigabe in jedem Kanal verkäuflich, nicht drei bis fünf Arbeitstage nach dem Eintrag in SAP.
SAP S/4HANA (Materialstamm, Preiskonditionen); PIM; Webshop
Geschäftsproblem
Stammdaten
Der Produktdatensatz eines Distributors entsteht mehrfach: Ein neuer Artikel wird in SAP mit Mengeneinheiten, Steuerklassifizierung und Einkaufspreis angelegt, danach im PIM erneut beschrieben, im Webshop erneut eingestellt und auf jeden Marktplatz erneut hochgeladen. Preisänderungen nehmen denselben Weg, und die Preisliste als PDF entsteht zum Monatsende neu aus dem, was SAP an diesem Tag enthält.
Jede Kopie gehört einem anderen Team, und für die Übereinstimmung zwischen ihnen ist niemand verantwortlich. Gefunden werden die Lücken von Kunden, deren Rechnung vom Angebot abweicht, von Marktplätzen, die ein Listing wegen eines fehlenden Attributs ablehnen, und vom Lager, wenn eine Palette in der falschen Mengeneinheit ankommt. Jeder neue Marktplatz fügt eine Kopie hinzu, jede Aktionswoche vervielfacht die Änderungen. Marge versickert in der Differenz zwischen vereinbartem und fakturiertem Preis, und die Finanzabteilung erfährt davon aus den Gutschriften.
Wie es heute läuft
Der folgende Ablauf ist typisch für Distributoren mit mehreren Vertriebskanälen.
- MenschEin Category Manager schickt neue Artikel oder eine Preisänderung als Excel-Anhang; Lieferantenpreislisten kommen als PDF oder CSV
- MenschDer Stammdatenspezialist legt das Material in SAP (MM01) und die Preiskonditionen (VK11) an; eine Kollegin prüft die Einträge
- WartezeitDer E-Commerce wartet auf die SAP-Nummer und tippt Attribute und Preise Tage später erneut in PIM und Webshop
- MenschMarktplatz-Listings werden in jedem Verkäuferportal aktualisiert, Produkt für Produkt oder über CSV-Dateien, die so lange korrigiert werden, bis das Portal sie annimmt
- MenschZum Monatsende wird die Preisliste als PDF in Excel aus einem SAP-Export neu aufgebaut
- FehlerrisikoZwischen dem ersten und dem letzten Kanal weichen Preise und Attribute voneinander ab; die Differenz zeigt sich als Reklamation, Gutschrift oder abgelehntes Listing
- MenschWenn Zeit bleibt, exportiert jemand alle fünf Kanäle und vergleicht sie in Excel
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Zeit, die verschwindet, bevor sie jemand misst.
- Das Tippen ist der sichtbare Teil. Hinter jeder Aktualisierung stehen Fehlermeldungen der Portale, Rückfragen an den Category Manager und ein zweites Augenpaar in SAP, die keine Zeiterfassung ausweist.
- Jede Abweichung, die einen Kunden erreicht, kostet mehr als die Aktualisierung selbst: eine Gutschrift, ein Anruf des Key-Account-Managers, eine korrigierte Rechnung, ein Rabatt, den niemand freigegeben hat.
- Ein Produkt, das in SAP steht, aber noch nicht auf den Marktplätzen, lässt sich dort nicht verkaufen; Wartetage je Einführung, über Hunderte Artikel im Jahr, sind Umsatz, den niemand den Stammdaten zurechnet.
- Verbraucherpreisregeln, etwa die Pflicht, bei jeder Reduzierung den niedrigsten Preis der vorangegangenen 30 Tage auszuweisen, verlangen eine Preishistorie je Kanal, die dieser Prozess nicht liefert.
Kosten des Nichtstuns
Ein weiterer Marktplatz bedeutet eine sechste Kopie jedes Produkts, und die Rechnung oben wiederholt sich jedes Jahr. Die Kosten außerhalb des Modells kommen weiter an: die Gutschrift für den Preis, der in SAP richtig und auf der Rechnung falsch war, die Einführung, die einen Marktplatz um eine Woche verfehlt hat.
Der zweite Kostenblock ist die Kontrolle: Ein Unternehmen, das nicht sagen kann, welcher Preis in welchem Kanal gilt und wer ihn freigegeben hat, antwortet weder einem Kunden noch einem Prüfer noch einer Verbraucherschutzbehörde mit Sicherheit.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein Distributor für Unterhaltungselektronik: drei Lager, 900 Mitarbeitende, 18.000 Artikel, SAP S/4HANA, ein PIM, ein Webshop, zwei Marktplatzkonten, Microsoft 365 E3; vier Personen in den Stammdaten, drei im E-Commerce.
2.400 Produkt- und Preisaktualisierungen im Monat über fünf Kanäle (SAP, PIM, Webshop, zwei Marktplätze) sowie eine monatliche Preisliste als PDF; 30 % neue Artikel, 55 % Preisänderungen und Aktionen, 15 % Korrekturen.
Anträge in Excel werden in SAP getippt, vom E-Commerce erneut in PIM, Webshop und die Verkäuferportale übertragen; die Preisliste entsteht zum Monatsende von Hand.
Zwölf Minuten manuelle Bearbeitung je Aktualisierung, über alle Kanäle summiert; drei bis fünf Arbeitstage, bis ein neuer Artikel überall verkäuflich ist.
Ein Antrag für den führenden Datensatz in Power Apps oder Excel, regelbasierte Prüfung, Freigabe in Microsoft Teams, Roboter für jeden Kanal, eine generierte Preisliste als PDF und ein nächtlicher Abgleich gegen den freigegebenen Datensatz.
Im modellierten Fall sinkt die manuelle Bearbeitung je Aktualisierung von zwölf Minuten auf die zwei bis drei Minuten für Antrag und Freigabe, ein neuer Artikel ist am Tag der Freigabe überall verkäuflich, und Abweichungen zeigen sich über Nacht. Ein Modell, keine Messung.
Vorgeschlagene Lösung
Wir entwerfen einen Ablauf, in dem eine Produkt- oder Preisänderung einmal erfasst, einmal freigegeben und überall veröffentlicht wird, auf der UiPath Platform und in Ihrem Microsoft 365 Tenant. Einstiegspunkt ist ein Power Apps Formular auf einer SharePoint-Liste, ergänzt um den Upload einer Excel-Vorlage für Preisrunden der Lieferanten. Ein Roboter prüft jeden Antrag, bevor ihn ein Mensch sieht: EAN-Prüfziffer, Mengeneinheiten, Steuerklasse, Hierarchie, Mindestmarge, Gültigkeitsdaten, Dubletten und die Attribute, die jeder Marktplatz verlangt. Abgelehnte Anträge gehen mit der verletzten Regel zurück; geprüfte erreichen den Preiscontroller, bei neuen Produkten zusätzlich den Kategorieleiter, als Freigabe in Teams mit dem Margeneffekt im Anhang.
Die Veröffentlichung läuft aus einer Orchestrator-Queue, je ein Element pro Artikel und Kanal. SAP wird über die Standard-BAPIs für Materialstamm und Preiskonditionen gepflegt, der Roboter verhält sich also wie eine Schnittstelle und nicht wie ein Anwender am Bildschirm. PIM, Webshop und der erste Marktplatz werden über ihre APIs mit Konnektoren aus dem Connector Builder aktualisiert; der zweite Marktplatz hat keine brauchbare Preis-API und wird über sein Verkäuferportal per UI-Automatisierung gepflegt. Bestätigungen werden in den Antrag zurückgeschrieben, die Preisliste als PDF entsteht aus einer Word-Vorlage, wird auf SharePoint abgelegt und in Teams angekündigt.
Kanäle werden auch direkt bearbeitet, deshalb liest ein nächtlicher Abgleich jeden Kanal zurück, vergleicht ihn mit dem freigegebenen Datensatz und stellt die Abweichungen zur Entscheidung in Teams ein. Wo Sie die verbleibenden Ausnahmen lieber von Menschen bearbeiten lassen, übernimmt das Stammdaten-BPO-Team von Mientha diese Queue neben den Robotern. KI wird dafür nicht gebraucht, die Regeln sind bekannt.
Power Apps Canvas App auf einer SharePoint-Liste; Microsoft Teams Approvals App über Power Automate; Queues, Trigger und Audit in UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service (Konnektoren SAP BAPI, Microsoft OneDrive & SharePoint, Microsoft Teams); UiPath Word-Aktivitäten; UI-Automatisierung von UiPath für SAP und Browser
Antragsformular und Excel-Vorlage, Regeltabellen, Freigabewege, Veröffentlichungsabläufe je Kanal, Preislistengenerator, nächtlichen Abgleich und Abweichungsbericht, Betriebshandbuch
REST-Konnektoren für PIM, Webshop und den ersten Marktplatz (Connector Builder); UI-Automatisierung des Verkäuferportals des zweiten Marktplatzes; SAP-Pflege über BAPI
So läuft der automatisierte Prozess
- MenschDer Category Manager füllt einen Antrag für den führenden Datensatz in Power Apps aus oder lädt die Excel-Vorlage für eine Preisrunde des Lieferanten hoch
- AutomatisierungEin Roboter holt den Antrag aus der SharePoint-Liste, wendet die Regeln an und gibt fehlerhafte Zeilen mit der verletzten Regel zurück
- MenschDer Preiscontroller, bei neuen Artikeln zusätzlich der Kategorieleiter, gibt in der Teams Approvals App frei
- SystemRoboter legen Material und Preiskonditionen in SAP S/4HANA über BAPIs an oder ändern sie und melden die SAP-Nummer zurück
- AutomatisierungRoboter veröffentlichen über APIs in PIM, Webshop und den ersten Marktplatz, über das Verkäuferportal auf dem zweiten; Bestätigungen werden je Artikel protokolliert
- AutomatisierungAuf Anforderung oder monatlich entsteht die Preisliste als PDF, wird auf SharePoint abgelegt und in Teams angekündigt
- AutomatisierungJede Nacht liest ein Abgleichlauf alle fünf Kanäle, vergleicht sie mit dem freigegebenen Datensatz und stellt die Abweichungen in Teams ein
- MenschDer Stammdatenspezialist entscheidet je Abweichung: erneut veröffentlichen, den Kanalwert übernehmen oder einen Korrekturantrag eröffnen
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Die Prüfung jedes Antrags: EAN, Mengeneinheiten, Steuerklasse, Hierarchie, Mindestmarge, Gültigkeit, Dubletten, Kanalattribute
- Materialien und Preiskonditionen in SAP; Listings und Preise in PIM, Webshop und auf den Marktplätzen
- Die Preisliste als PDF, den Status je Artikel und Kanal sowie den nächtlichen Vergleich aller Kanäle mit dem freigegebenen Datensatz
Menschen entscheiden
- Über Preise und neue Produkte, freigegeben in Teams im Rahmen delegierter Grenzen
- Welcher Wert richtig ist, wenn ein Kanal direkt bearbeitet wurde
- Über Änderungen an den Regeltabellen: Mindestmargen, Steuerzuordnung und Pflichtattribute bleiben bei Pricing und E-Commerce
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Der Stack ist bewusst kurz: eine Engine, eine Ausführungsschicht, ein Ort für menschliche Entscheidungen.
Eingänge
- Power Apps Antragsformular
- Excel-Sammelvorlage auf SharePoint
- Preisdateien der Lieferanten aus dem Category Management
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- Freigabeablauf in Power Automate
Zielsysteme
- SAP S/4HANA (Materialstamm, Preiskonditionen)
- PIM
- Webshop
- zwei Verkäuferportale der Marktplätze
- SharePoint (Preislisten, Abweichungsberichte)
Berührungspunkte für Menschen: Teams Approvals; Abweichungsübersicht in einem Teams-Kanal; Antragsstatus in Power Apps
Eingesetzte Technologien
Antragsformular mit Auswahllisten, Pflichtfeldern je Kanal und Excel-Upload
AFreigabe geprüfter Anträge; Abweichungsübersichten und Links zu Preislisten
AQueues je Artikel und Kanal, Regeln, Veröffentlichung, Wiederholungen, Credentials, Audit; nächtlicher Abgleich
ASAP-Pflege, Trigger aus Liste und Excel, REST-Konnektoren für PIM, Webshop und Marktplatz, Teams-Beiträge
Adas Verkäuferportal ohne API; SAP-Transaktionen ohne BAPI
APreisliste als PDF aus einer Word-Vorlage
Aführendes System für Materialien, Mengeneinheiten, Steuerklassifizierung und Preiskonditionen
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Zahlen, die Sie an Ihren eigenen Daten prüfen können.
Gutschriften und verlorene Verkaufstage auf den Marktplätzen bleiben außen vor, und was übrig bleibt, ist eine Illustration und keine Kundenmessung. Zwölf Minuten sind die manuelle Bearbeitungszeit je Aktualisierung über die fünf Kanäle summiert, einschließlich der zweiten Prüfung in SAP und der Korrekturen an den CSV-Dateien für die Marktplätze; 25 € sind ein Vollkostensatz je Stunde für Stammdaten- und E-Commerce-Rollen in Mitteleuropa. Wir zeigen freigesetzte Kapazität, keinen Personalabbau.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Ein neuer Artikel ist am Tag seiner Freigabe in jedem Kanal verkäuflich, nicht drei bis fünf Arbeitstage nach dem Eintrag in SAP
- Rechnungen, Webshop, Marktplätze und Preisliste zeigen denselben Preis, weil er aus einem freigegebenen Datensatz stammt
- Gutschriften aus abweichenden Preisen und Mengeneinheiten werden von den Regeln vor der Veröffentlichung verhindert
- Eine Preisrunde des Lieferanten mit mehreren Hundert Zeilen ist ein Upload und eine Freigabe, keine Tippstrecke über zwei Teams
- Spitzen vor dem Black Friday und bei Einführungen fangen Roboter über Nacht ab, nicht Überstunden
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Der Stand jedes Produkts in jedem Kanal steht in einer Liste: beantragt, geprüft, freigegeben, wo veröffentlicht, wo offen
- Die Freigabe ist ein protokollierter Schritt im Ablauf und keine E-Mail, die ungelesen bleiben kann; delegierte Grenzen greifen jedes Mal
- Jeder Preis in jedem Kanal führt zurück auf Antrag, freigebende Person und Zeitstempel: die Preishistorie, die das Verbraucherrecht verlangt
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.
- Roboter arbeiten mit einem eigenen SAP-Benutzer, der auf die Pflege von Material und Konditionen beschränkt ist; Zugangsdaten für Marktplätze und PIM liegen im Credential Store des Orchestrators mit Azure Key Vault im Hintergrund, nie in einem Workflow
- Das Vier-Augen-Prinzip erzwingt der Ablauf: Wer einen Preis beantragt, kann ihn nicht freigeben, und Freigabegrenzen nach Margeneffekt greifen automatisch
- Jeder veröffentlichte Wert trägt Antrag, freigebende Person, Zeitstempel und Kanalbestätigung: ein Prüfpfad und eine Preishistorie je Kanal
- Roboter und Queues laufen entweder in Ihrem Mandanten der UiPath Automation Cloud in der EU-Region oder in einer selbst betriebenen Automation Suite; Anträge, Freigaben und Berichte bleiben in beiden Fällen in Ihrem Microsoft 365 Tenant
Warum jetzt
Die EU-Omnibus-Richtlinie verlangt, bei jeder Preisreduzierung für Verbraucher den niedrigsten Preis der vorangegangenen 30 Tage auszuweisen; ein Prozess, der nicht belegen kann, wann sich ein Preis in welchem Kanal geändert hat, ist eine Compliance-Lücke
Jeder neue Marktplatz fügt dem Katalog eine weitere Kopie hinzu, der manuelle Prozess mit modellierten 12.000 € Kapazität im Monat wächst also mit jedem Kanal
Die Bausteine sind heute Standard: ein SAP-BAPI-Konnektor, der Connector Builder für REST-APIs, Trigger aus SharePoint und Excel sowie die Approvals App in Teams, sodass der größte Teil der Arbeit auf Regeln und Zuordnung entfällt
Relevante Führungsrollen
Stammdaten sind nicht länger der Grund, warum ein Produkt weder verkauft noch versendet werden kann; das Team arbeitet an Ausnahmen und neuen Kanälen
Angebote, Rechnungen, Webshop und Preisliste zeigen dieselbe Zahl, und eine Preisrunde erreicht den Markt an einem Tag
Margenverluste durch nicht freigegebene Preisdifferenzen und die daraus folgenden Gutschriften werden an der Quelle unterbunden
Standardschnittstellen zu SAP und zu den Kanal-APIs ersetzen CSV-Uploads und private Makros
Häufige Fragen und Einwände
Preise, Steuerklassen und Mengeneinheiten liegen in der Regel in SAP, und Marktplätze verlangen trotzdem ihren eigenen Upload. Der Ablauf versorgt das PIM aus einem freigegebenen Antrag und prüft jede Nacht, ob alle Kanäle übereinstimmen.
Er wird Pflege brauchen, und dafür planen wir: Die Portalschritte liegen in einem eigenen Workflow, werden täglich vom Abgleich kontrolliert und sind durch unseren Anwendungsbetrieb abgedeckt.
Ja, und das ist oft der beste erste Schritt: einfachere Regeln, hohes Volumen, ein Margeneffekt, der schon in der ersten Preisrunde sichtbar wird. Neue Artikel und Attribute folgen, sobald die Kanalzuordnung erprobt ist.
Wann diese Lösung nicht passt
- Zwei Kanäle und höchstens einige Hundert Aktualisierungen im Monat, wo eine gute Excel-Vorlage und eine disziplinierte Freigabe in Teams ausreichen
- Produkthierarchie oder Steuerzuordnung werden gerade neu aufgesetzt, die Regeln für den Roboter sind also noch nicht stabil
- Das PIM verteilt bereits an alle Kanäle und ist mit SAP integriert; dann fehlen nur noch Antrag und Freigabe
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wenn wir heute eines unserer Produkte zufällig herausgreifen: Würden ERP, Webshop, Marktplätze und Preisliste denselben Preis liefern, und wer würde es merken, wenn nicht?
Vorgehen bei der Umsetzung
Ein Umfang ohne Unklarheiten, noch vor der Unterschrift.
Wir liefern
- Ein Monat Ihrer Aktualisierungen, vom Antrag bis zum veröffentlichten Preis verfolgt: Kanäle, Ablehnungsgründe und die Regeln, die Mitarbeitende aus dem Gedächtnis anwenden
- Das Power Apps Formular und die Excel-Vorlage, die Regeltabellen und die Freigabewege in Teams
- Veröffentlichungsroboter je Kanal, den Preislistengenerator und den nächtlichen Abgleich
- Pilot mit einer Kategorie, danach Ausrollen mit Hypercare und Betriebshandbuch; auf Wunsch unser Stammdaten-BPO-Team für die verbleibenden Ausnahmen
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Produkt- und Preisänderungen mit den zugehörigen Einträgen in jedem Kanal
- Einen Prozessverantwortlichen in den Stammdaten, einen Preiscontroller und einen Verantwortlichen im E-Commerce für die Kanalattribute
- API-Dokumentation und Zugangsdaten für PIM, Webshop und Marktplätze sowie einen technischen SAP-Benutzer
Etappen
Analyse
Änderungen je Kanal ausgewertet; Regeln und Volumen mit den Verantwortlichen abgestimmt
Entwurf
Felder des führenden Datensatzes, Regeltabellen, Freigabegrenzen, Kanalzuordnung, Sicherheitsmodell
Aufbau
Formular, Regeln, Roboter und Konnektoren je Kanal, Preislistenvorlage, Abgleich, Teams-Kontaktpunkte
Validierung
Parallellauf an echten Änderungen; Abnahme durch Stammdaten und E-Commerce
Go-live und Optimierung
Kategorie für Kategorie mit Hypercare; danach Feinjustierung der Regeln und neue Kanäle
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt von der Zahl der Kanäle und der Qualität ihrer APIs ab, von der Vielfalt der Attributsätze und Steuerzuordnungen und davon, wie viele Regeln nur in den Köpfen der Mitarbeitenden existieren.
Eine Preisänderung, fünf Kanäle, dieselben Zahlen dreimal getippt.
Senden Sie uns einen Monat Produkt- und Preisänderungen sowie die Liste Ihrer Kanäle. Sie erhalten eine schriftliche Einschätzung, welche Kanäle sich über API versorgen lassen, welche einen Roboter am Bildschirm brauchen und welche Regeln einen Antrag schon vor der Freigabe stoppen sollten.
Eine Preisänderung durchgängig verfolgenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Kundenbestellungen werden noch immer aus PDFs in SAP abgetippt und Stunden später bestätigt. Das muss niemand tun.
Lösung ansehen Vertrieb & MarketingCRM-Datenqualität: Dubletten, tote Deals, fehlende FelderDas Pipeline-Review beginnt mit einem Streit über die Daten, nicht über die Deals.
Lösung ansehen EinkaufLieferantenangebote in einer Stunde verglichenBezahlen Sie Einkäufer nicht länger dafür, Preise, Einheiten und Lieferzeiten aus PDFs in Vergleichstabellen abzutippen.
Lösung ansehenBranchen, in denen wir das am häufigsten umsetzenProduktion & IndustrieHandel & E-Commerce