Start · Rozwiązania · Zakupy
Rozwiązanie · ZakupyZakupy poza umową przestają być szacunkiem: co miesiąc mierzone na zdarzeniach z SAP
Process mining P2P: zakupy poza umową, wskaźnik bezdotykowy
Process mining na zdarzeniach P2P z SAP mierzy zakupy poza umową, zamówienia tworzone po fakturze, pętle poprawek i realny wskaźnik bezdotykowy, a wyniki zasilają comiesięczny przegląd.
Streszczenie dla zarządu
Nikt nie wie, jaka część zakupów omija umowy i zamówienia ani ile razy wraca faktura. To da się mierzyć co miesiąc.
Mientha buduje aplikację procesową purchase-to-pay w UiPath Process Mining na zdarzeniach, które Państwa system SAP i tak już zapisuje.
Zakupy poza umową są mierzone na poziomie pozycji, w podziale na kategorie, dostawców, regiony i sklepy.
pakiet przeglądowy Power BI; rejestr ustaleń w Microsoft Lists; ścieżka kandydatów w UiPath Automation Hub
Problem biznesowy
Inteligencja procesowa
Zakupy pośrednie w sieci sklepów są z natury długim ogonem: regały, naprawy chłodnictwa, sprzątanie, energia, druk marketingowy. Zakupy centralne negocjują umowy ramowe dla dużych kategorii i ustalają regułę, która dobrze wygląda na papierze: zapotrzebowanie, zamówienie, przyjęcie towaru, faktura. Pod presją czasu kolejność się odwraca: przyjeżdża towar, przychodzi faktura, a zamówienie powstaje później, z kwotą faktury w miejsce ceny, o ile w ogóle powstaje.
Płacą za to trzy grupy. Dyrektor zakupów nie potrafi pokazać, jaka część wynegocjowanego wolumenu naprawdę przepływa przez umowy, więc progi rabatowe pozostają nieosiągnięte, a kolejne negocjacje zaczynają się od liczby, którą dostawca zna lepiej niż kupujący. Księgowość zobowiązań obsługuje tę samą fakturę dwa albo trzy razy: zaparkowaną bez zamówienia, zablokowaną w MRBR, zwolnioną ręcznie po telefonie. Finanse widzą efekt cenowy dopiero w analizie marży, wiele miesięcy później.
Przy 180 sklepach próbkowanie przestaje działać. Każdy pomiar zaczyna się od wyciągu do Excela, który dezaktualizuje się, zanim zostanie uporządkowany, a zasada „bez zamówienia nie ma płatności” jest po cichu omijana, bo omijanie pozostaje niewidoczne. Sporny jest nawet wskaźnik bezdotykowy, bo narzędzie do rejestracji faktur i księgowość zobowiązań liczą co innego.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekKierownik sklepu zamawia regały u lokalnego dostawcy przez telefon; faktura trafia do księgowości zobowiązań trzy tygodnie później, bez zamówienia
- CzłowiekKsięgowa prosi biuro regionalne o zamówienie; powstaje ono w SAP ME21N już po fakturze, z kwotą faktury w miejsce ceny
- SystemFaktura zostaje zaksięgowana do zamówienia utworzonego wstecznie; SAP rejestruje czyste dopasowanie trójstronne, a raport pokazuje zakup zgodny z umową
- OczekiwanieFaktury bez zamówienia leżą na liście zaparkowanych tydzień albo dwa; dostawca dzwoni do sklepu, sklep dzwoni do księgowości
- CzłowiekRaz na kwartał analityk pobiera z BW wydatki w podziale na dostawców do Excela i oznacza dostawcę jako objętego umową, jeśli istnieje dla niego jakakolwiek umowa
- Ryzyko błęduZakupy poza umową na poziomie pozycji, zmiany cen po akceptacji i duplikaty faktur nigdy nie pojawiają się w tym widoku
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
To nie jest praca, którą ktoś zaplanował.
- Różnica cenowa jest płacona w tysiącach drobnych transakcji, z których każda jest zbyt mała, by zwrócić uwagę, a ich wolumen nigdy nie wlicza się do progów rabatowych w umowie.
- Zamówienie utworzone wstecznie jest kontrolą, która niczego nie kontroluje: jego cena została przepisana z faktury, więc dopasowanie trójstronne przechodzi z samej konstrukcji.
- Każda zablokowana albo zaparkowana faktura kosztuje drugą obsługę, telefon do dostawcy i często utracone skonto.
- Dwa tygodnie pracy analityka na kwartał idą na wyciąg, który i tak jest podważany na spotkaniu, a audytor pytający o dowód zgodności z umowami dostaje wskaźnik liczony na poziomie dostawcy.
Koszt zaniechania
Koszt czekania nigdy nie pojawia się jako jedna pozycja. Pula wycieka w tysiącach zakupów po cenie katalogowej i w fakturach przechodzących przez księgowość zobowiązań dwa razy, a umowy są renegocjowane na wolumenach mniejszych niż rzeczywiste wydatki, więc progi rabatowe nigdy nie zostają osiągnięte.
Zasady, której nie da się zmierzyć, nie da się egzekwować, więc „bez zamówienia nie ma płatności” pozostaje hasłem, a pytanie audytora wciąż dostaje w odpowiedzi wskaźnik mierzący coś innego.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Sieć handlowa z asortymentem spożywczym i przemysłowym: 180 sklepów, dwa centra dystrybucyjne, SAP S/4HANA, Microsoft 365 E3; około 140 mln € wydatków pośrednich rocznie; księgowość zobowiązań w centrum usług wspólnych.
Około 60 000 faktur zakupowych rocznie w wydatkach pośrednich, około 1900 aktywnych dostawców, 40 umów ramowych.
Zgodność z umowami raportowana kwartalnie na poziomie dostawcy z wyciągu BW; wskaźnik bezdotykowy to tyle, ile zaksięgowało narzędzie do rejestracji faktur; uzgodnione działania nigdy nie są mierzone ponownie.
Brak obrazu na poziomie zdarzeń: zamówienia tworzone wstecznie wyglądają na zgodne, faktury wracające do księgowości po blokadzie nie są liczone, a każda dyskusja zaczyna się od nowego wyciągu.
UiPath Process Mining z szablonem aplikacji Purchase-to-Pay dla SAP; badanie zgodności z procesem; warunki i znaczniki zakupów poza umową ustalone z działem zakupów; pakiet przeglądowy w Power BI i comiesięczny przegląd w Microsoft Teams; powtarzalne odchylenia przekazywane do UiPath Automation Hub.
Modelowany przypadek mierzy udział zakupów poza umową co miesiąc w podziale na kategorie, dostawców, regiony i sklepy; przykładowa pula wartości to 672 000 € rocznie różnicy cenowej oraz 4400 godzin poprawek w księgowości zobowiązań; skierowanie jednej trzeciej tego wolumenu z powrotem na umowy byłoby warte około 224 000 € rocznie. Pula wartości to wyliczenie na przykładowych liczbach, a nie wynik pomiaru w Państwa danych.
Proponowane rozwiązanie
Mientha buduje aplikację procesową purchase-to-pay w UiPath Process Mining na zdarzeniach, które Państwa system SAP i tak już zapisuje, od zapotrzebowania do płatności, wraz z umowami ramowymi. Ekstrakcja działa według harmonogramu przez Theobald Xtract Universal albo CData Sync, przyrostowo i wyłącznie do odczytu. Szablon aplikacji Purchase-to-Pay dla SAP wnosi strukturę analizy, w tym pulpit zakupów poza umową sterowany warunkami uzgodnionymi z działem zakupów oraz czasy cyklu w podziale na dostawców i regiony. Konfigurujemy badanie zgodności z procesem względem Państwa procesu docelowego i definiujemy znaczniki odchyleń: zamówienie utworzone po fakturze, brak zamówienia, umowa dostępna, ale niewykorzystana, cena zmieniona po akceptacji, blokada zwolniona ręcznie, płatność po terminie.
Wyniki trafiają tam, gdzie już pracują ludzie zdolni do działania. Kanał w Teams dla comiesięcznego przeglądu P2P ma pakiet przeglądowy Power BI jako zakładkę, z pokryciem umowami w podziale na kategorie obok wskaźników procesowych i z odnośnikami do pulpitów do analizy szczegółowej. Rejestr ustaleń w Microsoft Lists przechowuje każde odchylenie z właścicielem i terminem, a przepływ Workflows (Power Automate) publikuje kartę adaptacyjną, gdy alert danych przekroczy próg wskaźnika. Analityka jest deterministyczna: żadnego modelu językowego, każda liczba wywodzi się z numerów dokumentów SAP.
Odchylenie, które się powtarza, staje się decyzją polityki zakupowej albo kandydatem do automatyzacji, wysyłanym z Process Mining do UiPath Automation Hub razem ze zmierzonym wolumenem i kosztem; UiPath Insights pokazuje później zwrot z takiej automatyzacji, a aplikacja procesowa pokazuje, czy wskaźnik bezdotykowy faktycznie drgnął. W odróżnieniu od czterotygodniowego rentgenu procesu z KYP.ai jest to stały monitor jednego procesu, prowadzony przez osoby odpowiedzialne za przegląd.
Szablon aplikacji Purchase-to-Pay dla SAP w UiPath Process Mining (badanie zgodności z procesem, warunki zakupów poza umową, znaczniki, terminy, potencjalne duplikaty, kanał rejestracji faktur); ładowanie danych przez Theobald Xtract Universal albo CData Sync; pomysły automatyzacyjne wysyłane do UiPath Automation Hub; zakładki Power BI w Teams i alerty danych; karty adaptacyjne Workflows (Power Automate); Microsoft Lists
Zakres ekstrakcji i dziennik zdarzeń; proces docelowy; warunki i znaczniki zakupów poza umową; definicję wskaźnika bezdotykowego w logice biznesowej aplikacji; pakiet przeglądowy Power BI, progi, rejestr ustaleń i rytm przeglądów
Rejestr umów prowadzony poza SAP (lista SharePoint albo narzędzie do umów) połączony z danymi o wydatkach; po stronie SAP żadna
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaCo tydzień ekstraktor ładuje do aplikacji procesowej nowe i zmienione dokumenty zakupowe, fakturowe i płatnicze z SAP
- AutomatyzacjaAplikacja odtwarza dziennik zdarzeń dla każdej pozycji zamówienia i każdej faktury, sprawdza każdy przypadek względem procesu docelowego i nakłada znaczniki, od zamówienia po fakturze po płatność po terminie
- AutomatyzacjaPulpity i pakiet przeglądowy odświeżają się; gdy wskaźnik przekroczy swój próg, alert danych uruchamia przepływ publikujący kartę w kanale przeglądowym
- CzłowiekAnalityk zakupów przygotowuje comiesięczny przegląd: największe odchylenia z numerami dokumentów SAP, trend wobec poprzedniego miesiąca, otwarte ustalenia
- CzłowiekMenedżerowie kategorii, szef księgowości zobowiązań i menedżerowie regionalni decydują: skierować kategorię na umowę, zamknąć dostawcę jednorazowego, zmienić limit sklepu, zgłosić pomysł na automatyzację
- SystemUstalenia są zapisywane z właścicielem i terminem, kandydaci trafiają do Automation Hub z wolumenem i kosztem, a kolejny cykl pokazuje, czy każde działanie ruszyło liczbę
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Ekstrakcję, budowę dziennika zdarzeń i badanie zgodności z procesem dla każdej pozycji zamówienia i każdej faktury, w każdym cyklu
- Nakładanie znaczników odchyleń i warunków zakupów poza umową, identycznie we wszystkich regionach i miesiącach
- Odświeżanie pulpitów i pakietu przeglądowego, alerty progowe w Teams, przekazanie kandydatów do Automation Hub
Ludzie decydują
- Które odchylenia są dopuszczalne, na przykład awaryjna naprawa w sklepie, i gdzie ustawione są progi
- O działaniach kategoriowych i umownych, po stronie menedżerów kategorii i regionów: co skierować na umowę, których dostawców zamknąć, które limity sklepowe zmienić
- O definicji obsługi bezdotykowej i o samym procesie docelowym, po stronie zakupów i finansów
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- tabele zakupowe, weryfikacji faktur i płatności w SAP (od zapotrzebowań po płatności, dokumenty zmian, umowy ramowe)
- dane podstawowe dostawców
- rejestr umów poza SAP
Warstwa automatyzacji
- UiPath Process Mining (szablon aplikacji Purchase-to-Pay dla SAP)
- Theobald Xtract Universal albo CData Sync
- UiPath Automation Hub
- UiPath Insights
- Power Automate
Systemy docelowe
- pakiet przeglądowy Power BI
- rejestr ustaleń w Microsoft Lists
- ścieżka kandydatów w UiPath Automation Hub
Punkty styku z człowiekiem: comiesięczny przegląd P2P w Microsoft Teams; zakładka Power BI i odnośniki do pulpitów; karty alertów; rejestr ustaleń
Wykorzystane technologie
dziennik zdarzeń z SAP; badanie zgodności z procesem, warunki zakupów poza umową, znaczniki, terminy
Aharmonogramowa, przyrostowa ekstrakcja z tabel SAP wyłącznie do odczytu
Apomysły automatyzacyjne z Process Mining, oceniane na zmierzonych wolumenach i kosztach
Azwrot biznesowy z automatyzacji, które powstaną później
Apakiet przeglądowy jako zakładka w Teams; alerty danych na progach
Akanał przeglądu, karty alertów, rejestr ustaleń
Aźródło zdarzeń, od zapotrzebowania do płatności, wraz z dokumentami zmian i umowami ramowymi
AIlustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Tabelę należy czytać jako hipotezę do sprawdzenia na własnych danych, a nie jako pomiar u klienta. Zakładamy 140 mln € wydatków pośrednich rocznie, 12% z nich kupowane poza istniejącymi umowami i średnią różnicę cenową 4% między ceną spoza umowy a ceną umowną; to dokładnie te liczby, które aplikacja procesowa zastępuje Państwa rzeczywistymi. Dla poprawek: 60 000 faktur rocznie, 22% obsługiwanych po raz drugi po 20 minut, przy pełnym koszcie godzinowym 25 €. Wynikiem jest pula wartości, a nie oszczędność; ile z niej zostanie zebrane, zależy od podjętych działań.
Korzyści biznesowe
- Zakupy poza umową są mierzone na poziomie pozycji, w podziale na kategorie, dostawców, regiony i sklepy, zamiast być szacowane kwartalnie na poziomie dostawcy
- Różnica cenowa staje się liczbą z adresem, więc widać, które kategorie i które sklepy naprawiać najpierw
- Zamówienia tworzone wstecznie, ręcznie zwalniane blokady, dostawcy jednorazowi i duplikaty faktur są liczone i pokazywane w trendzie; „bez zamówienia nie ma płatności” staje się zasadą mierzalną
- Poprawki w księgowości zobowiązań są policzone według przyczyn, a wskaźnik bezdotykowy zostaje zdefiniowany raz, od wpływu faktury do płatności, i jest śledzony co miesiąc
Perspektywa zarządu
- Zakupy, finanse i centrum usług wspólnych pracują na tych samych liczbach purchase-to-pay, odświeżanych automatycznie i wywodliwych z dokumentów SAP
- Zgodność z umowami i wskaźnik bezdotykowy stają się comiesięcznymi wskaźnikami z właścicielem, progiem i alertem, zamiast slajdów na przegląd kwartalny
- Każda kolejna automatyzacja startuje ze zmierzonej bazy, więc jej efekt widać na tych samych pulpitach
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Jedynym używanym poświadczeniem jest dedykowane konto techniczne SAP wyłącznie do odczytu, ograniczone do tabel w zakresie; nic w rozwiązaniu nie zapisuje do SAP
- O dostępie rozstrzyga wyłącznie przynależność do grupy Microsoft Entra ID: pakiet przeglądowy i rejestr ustaleń leżą w Państwa tenancie Microsoft 365, a UiPath Automation Cloud trzyma dane procesowe w swoim regionie UE
- Identyfikatory osób tworzących i akceptujących zamówienia są pseudonimizowane, o ile zakupy i dział kadr nie ustalą inaczej; menedżerowie widzą wyłącznie swoje kategorie albo sklepy
- Proces docelowy, warunki i progi są wersjonowane i zmieniane wyłącznie za zgodą zakupów i finansów; nie są używane żadne modele AI
Dlaczego teraz
Każdy miesiąc bez pomiaru zostawia nietkniętą modelowaną kwotę 65 000 € z puli wartości (782 000 € podzielone przez 12), a kwartalny slajd wciąż kosztuje dwa tygodnie pracy analityka
Wydatki pośrednie to jedna z niewielu pozycji kosztowych w handlu detalicznym negocjowanych nadal na szacunkach; zmierzony udział zakupów poza umową zmienia następną rundę umów i jej progi rabatowe
Szablon aplikacji Purchase-to-Pay dla SAP, przyrostowa ekstrakcja z SAP i Power BI w Teams to udokumentowane, standardowe komponenty; projekt jest konfiguracją i rytmem przeglądów, a nie budową hurtowni danych
Role zarządcze, których to dotyczy
Zgodność z umowami staje się mierzoną co miesiąc liczbą w podziale na kategorie i regiony, a kolejne negocjacje opierają się na wolumenie, który naprawdę przechodzi przez umowę
Różnica cenowa i poprawki w księgowości zobowiązań stają się pulą wartości z rachunkiem, a wskaźnik bezdotykowy zostaje zdefiniowany od wpływu faktury do płatności
Ekstrakcja wyłącznie do odczytu ze standardowych tabel SAP, żadnej zmiany w SAP, jedna aplikacja procesowa zamiast kolejnego pokolenia wyciągów do Excela
Częste pytania i zastrzeżenia
Na poziomie dostawcy, i to jest właśnie martwe pole: zakup u dostawcy objętego umową po cenie spoza umowy liczy się jako zgodny, a zamówienie utworzone po fakturze wygląda na czyste dopasowanie. Process mining widzi kolejność zdarzeń i odwołanie do umowy przy każdej pozycji.
Brakujące odwołania do umów i spóźnione zamówienia nie są problemem z danymi; to są właśnie ustalenia. Pierwsze ładowanie pokazuje, gdzie brakuje odwołań i kto tworzy zamówienia po fakcie.
Nie. Rentgen to czterotygodniowy, jednorazowy pomiar wielu procesów, łącznie z pracą przy biurku rejestrowaną w KYP.ai. To jest stały instrument dla jednego procesu, prowadzony przez osoby odpowiedzialne za comiesięczny przegląd; rentgen często bywa pierwszym krokiem.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Zakupy odbywają się w większości poza ERP: zamówienia mailem, faktury księgowane wprost na miejsca powstawania kosztów. Nie ma śladu zdarzeń do analizy, a pierwsza jest dyscyplina zamówień
- Wydatki pośrednie są niewielkie albo skupione u kilku dostawców; tam wystarczą przegląd umów i kwartalny wyciąg
- Potrzebny jest jednorazowy obraz tego, co ludzie robią na ekranie, zanim zapadnie decyzja, co automatyzować; to jest rentgen procesu z KYP.ai
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Jaka część naszych wydatków pośrednich omija umowy, które wynegocjowaliśmy, i jaki dowód uznamy za wiarygodną odpowiedź?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Warsztat zakresu z zakupami, księgowością zobowiązań i IT: proces docelowy, warunki zakupów poza umową, definicja obsługi bezdotykowej
- Ekstrakcję z SAP z ładowaniem przyrostowym i dziennik zdarzeń dla szablonu aplikacji Purchase-to-Pay dla SAP
- Badanie zgodności z procesem, warunki zakupów poza umową, znaczniki, terminy i wskaźnik bezdotykowy skonfigurowane na szablonie
- Pakiet przeglądowy Power BI jako zakładkę w Teams, progi alertów i rejestr ustaleń
- Prowadzenie pierwszych trzech przeglądów miesięcznych, ocenę pierwszych kandydatów do automatyzacji w Automation Hub
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu do odczytu tabel zakupowych, weryfikacji faktur i płatności w SAP albo istniejącej warstwy ekstrakcji
- Właściciela procesu po stronie zakupów i po stronie księgowości zobowiązań, którzy poprowadzą comiesięczny przegląd
- Rejestru umów w miejscu, w którym jest prowadzony poza SAP, oraz menedżerów, którzy przejmą ustalenia
Etapy
Rozpoznanie
Proces docelowy, warunki zakupów poza umową, definicja obsługi bezdotykowej, dostępność danych
Dane i konfiguracja
Ekstrakcja, dziennik zdarzeń, uzgodnienie z sumami z SAP, szablon, znaczniki, wskaźniki, pakiet przeglądowy, progi
Walidacja
Pierwsze wyniki przejrzane z zakupami i księgowością zobowiązań; korekta warunków i progów
Rytm przeglądów
Trzy przeglądy miesięczne prowadzone przez nas, działający rejestr ustaleń, pierwsi kandydaci w Automation Hub
Stały monitoring
Ładowania według harmonogramu, alerty progowe, cele dla wskaźników, kolejne kategorie albo jednostki gospodarcze
Działowe. Nakład zależy od liczby jednostek gospodarczych i organizacji zakupu, od jakości odwołań do umów w zamówieniach oraz od tego, czy poza SAP istnieje rejestr umów.
Nikt nie zmierzył zakupów poza umową; liczba w prezentacji to zgadywanka.
Prosimy o wydatki pośrednie w podziale na kategorie, roczne liczby zamówień i faktur oraz wersję SAP; w zamian otrzymają Państwo sprawdzenie dostępności danych i model puli wartości zbudowany na tych liczbach.
Zmierzmy zakupy poza umowąTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Wnioski zakupowe giną między skrzynkami, akceptującymi i kupcami. Koniec z przepisywaniem ich do ERP.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćZablokowane faktury wyjaśnione przed przebiegiem płatnościKoniec z wyjaśnianiem różnic cen i ilości e‑mailami, gdy płatności dla dostawców czekają tygodniami.
Zobacz rozwiązanie IT i usługiTask mining: co naprawdę robią zespoły na stanowiskachLista pomysłów na automatyzację to lista życzeń, dopóki nikt nie zmierzy, co naprawdę dzieje się na stanowiskach.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieProcess mining O2C: gdzie utyka gotówkaDSO powyżej celu, a każdy dział ma swoją teorię. Zmierzmy, ile dni kosztuje naprawdę każdy etap.
Zobacz rozwiązanie Case studyRentgen procesu przed inwestycjąCztery tygodnie pomiaru zamiast miesięcy warsztatów: KYP.ai mierzy pracę na stanowiskach, Process i Task Mining czytają ślady w systemach.
Zobacz case study Case studyAutomatyczna obsługa zapytań P2PKopie faktur, statusy i zestawienia dostarczane natychmiast — przez całą dobę.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerceCentra usług wspólnych