Maverick Buying nicht länger schätzen: monatlich aus SAP-Ereignisdaten gemessen
Process Mining im P2P: Maverick Buying und Touchless-Quote
Process Mining auf Ihren SAP-P2P-Ereignissen misst Einkäufe außerhalb der Verträge, nachträgliche Bestellungen, Nacharbeitsschleifen und die echte Touchless-Quote für einen monatlichen Review.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Niemand weiß, welcher Anteil der Einkäufe an Verträgen und Bestellungen vorbeiläuft. Das lässt sich monatlich messen.
Mientha baut eine Purchase-to-Pay-Prozessapp auf UiPath Process Mining aus den Ereignissen, die Ihr SAP-System ohnehin aufzeichnet.
Einkäufe außerhalb der Verträge werden auf Positionsebene gemessen, je Warengruppe, Lieferant, Region und Filiale.
Power-BI-Review-Paket; Maßnahmenregister in Microsoft Lists; Kandidatenpipeline in UiPath Automation Hub
Geschäftsproblem
Prozessintelligenz
Der indirekte Einkauf eines Filialnetzes ist von Natur aus ein langer Schwanz: Regale, Kältetechnikreparaturen, Reinigung, Energie, Marketingdruck. Der Zentraleinkauf verhandelt Rahmenverträge für die großen Warengruppen und setzt eine Regel, die auf dem Papier gut aussieht: Anforderung, Bestellung, Wareneingang, Rechnung. Unter Zeitdruck dreht sich die Reihenfolge um: Die Ware kommt, die Rechnung kommt, und die Bestellung entsteht danach, mit dem Rechnungsbetrag als Preis, sofern sie überhaupt entsteht.
Drei Gruppen zahlen dafür. Die Einkaufsleitung kann nicht zeigen, wie viel des verhandelten Volumens tatsächlich über die Verträge läuft, also bleiben Bonusstufen unerreicht und die nächste Verhandlung beginnt mit einer Zahl, die der Lieferant besser kennt als der Einkäufer. Die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet dieselbe Rechnung zwei- oder dreimal: geparkt ohne Bestellung, gesperrt in MRBR, nach einem Telefonat manuell freigegeben. Das Finanzressort sieht den Preiseffekt erst in der Margenanalyse, Monate später.
Bei 180 Filialen trägt eine Stichprobe nicht mehr. Jede Messung beginnt mit einem Excel-Auszug, der veraltet ist, bevor er bereinigt ist, und „keine Bestellung, keine Zahlung“ wird still umgangen, weil die Umgehung unsichtbar bleibt. Selbst die Touchless-Quote ist strittig, weil das Erfassungswerkzeug und die Kreditorenbuchhaltung Unterschiedliches zählen.
Wie es heute läuft
- MenschEin Marktleiter bestellt Regale telefonisch bei einem lokalen Lieferanten; die Rechnung erreicht die Kreditorenbuchhaltung drei Wochen später, ohne Bestellung
- MenschDie Sachbearbeiterin bittet das Regionalbüro um eine Bestellung; sie entsteht in SAP ME21N nach der Rechnung, mit dem Rechnungsbetrag als Preis
- SystemDie Rechnung wird auf die nachträgliche Bestellung gebucht; SAP verzeichnet einen sauberen Dreiwegeabgleich und der Report zeigt einen vertragstreuen Einkauf
- WartezeitRechnungen ohne Bestellung liegen ein bis zwei Wochen in der Parkliste; der Lieferant ruft die Filiale an, die Filiale ruft die Buchhaltung an
- MenschEinmal im Quartal zieht ein Analyst die Ausgaben je Lieferant aus BW nach Excel und markiert einen Lieferanten als vertraglich gebunden, sobald irgendein Vertrag für ihn existiert
- FehlerrisikoEinkäufe außerhalb der Verträge auf Positionsebene, Preisänderungen nach der Freigabe und doppelte Rechnungen tauchen in dieser Sicht nie auf
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Diese Arbeit hat niemand geplant, sie ist entstanden.
- Die Preisdifferenz wird in Tausenden kleiner Transaktionen bezahlt, von denen jede zu klein ist, um aufzufallen, und ihr Volumen zählt nie auf die Bonusstufen des Vertrags ein.
- Eine nachträglich angelegte Bestellung ist eine Kontrolle, die nichts prüft: Ihr Preis stammt aus der Rechnung, der Dreiwegeabgleich geht also konstruktionsbedingt durch.
- Jede gesperrte oder geparkte Rechnung kostet eine zweite Bearbeitung, ein Telefonat mit dem Lieferanten und häufig das Skonto.
- Zwei Analystenwochen pro Quartal fließen in einen Auszug, der in der Sitzung bestritten wird, und Prüfer, die einen Nachweis der Vertragstreue verlangen, erhalten eine Kennzahl auf Lieferantenebene.
Kosten des Nichtstuns
Die Kosten des Wartens erscheinen nie als eine einzelne Zeile. Der Pool versickert in Tausenden Einkäufen zum Listenpreis und in Rechnungen, die zweimal durch die Kreditorenbuchhaltung laufen, und Verträge werden auf Volumina neu verhandelt, die kleiner sind als die tatsächlichen Ausgaben, sodass Bonusstufen nie erreicht werden.
Eine Regel, die sich nicht messen lässt, lässt sich nicht durchsetzen: „keine Bestellung, keine Zahlung“ bleibt ein Slogan, und auf die Frage des Prüfers folgt weiterhin eine Kennzahl, die etwas anderes beantwortet.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Handelskette für Food und Non-Food: 180 Filialen, zwei Distributionszentren, SAP S/4HANA, Microsoft 365 E3; rund 140 Mio. € indirekte Ausgaben pro Jahr; Kreditorenbuchhaltung in einem Shared Service Center.
Rund 60.000 Lieferantenrechnungen pro Jahr im indirekten Einkauf, etwa 1.900 aktive Lieferanten, 40 Rahmenverträge.
Die Vertragstreue wird quartalsweise auf Lieferantenebene aus einem BW-Auszug berichtet; die Touchless-Quote ist das, was das Erfassungswerkzeug gebucht hat; vereinbarte Maßnahmen werden nie nachgemessen.
Kein Bild auf Ereignisebene: Nachträgliche Bestellungen wirken vertragstreu, Rechnungen, die nach einer Sperre in die Buchhaltung zurückkommen, werden nicht gezählt, und jede Diskussion startet mit einem neuen Auszug.
UiPath Process Mining mit dem Purchase-to-Pay-App-Template für SAP; Konformitätsprüfung; Bedingungen und Tags für Maverick Buying gemeinsam mit dem Einkauf definiert; ein Review-Paket in Power BI und ein monatlicher Review in Microsoft Teams; wiederkehrende Abweichungen gehen an UiPath Automation Hub.
Der modellierte Fall misst den Anteil außerhalb der Verträge monatlich je Warengruppe, Lieferant, Region und Filiale; der beispielhafte Wertpool beträgt 672.000 € Preisdifferenz pro Jahr sowie 4.400 Stunden Nacharbeit in der Kreditorenbuchhaltung; ein Drittel dieses Volumens zurück auf die Verträge zu lenken, wäre rund 224.000 € pro Jahr wert. Der Wertpool ist eine Rechnung auf beispielhaften Zahlen, kein Befund aus Ihren Daten.
Vorgeschlagene Lösung
Mientha baut eine Purchase-to-Pay-Prozessapp auf UiPath Process Mining aus den Ereignissen, die Ihr SAP-System ohnehin aufzeichnet, von der Anforderung bis zur Zahlung, samt den Rahmenverträgen. Die Extraktion läuft nach Zeitplan über Theobald Xtract Universal oder CData Sync, inkrementell und ausschließlich lesend. Das Purchase-to-Pay-App-Template für SAP bringt die Analysestruktur mit, darunter ein Dashboard für Maverick Buying, das von gemeinsam mit dem Einkauf vereinbarten Bedingungen gesteuert wird, sowie Durchlaufzeiten je Lieferant und Region. Wir konfigurieren die Konformitätsprüfung gegen Ihren Zielprozess und definieren die Tags für Ihre Abweichungen: Bestellung nach der Rechnung angelegt, keine Bestellung, Vertrag vorhanden, aber nicht genutzt, Preis nach der Freigabe geändert, Sperre manuell aufgehoben, verspätet bezahlt.
Die Befunde landen dort, wo die Menschen, die handeln können, ohnehin arbeiten. Ein Teams-Kanal für den monatlichen P2P-Review führt das Power-BI-Review-Paket als Registerkarte, mit der Vertragsabdeckung je Warengruppe neben den Prozess-KPIs und mit Links in die Dashboards für die Detailanalyse. Ein Maßnahmenregister in Microsoft Lists hält jede Abweichung mit verantwortlicher Person und Frist, und ein Workflows-Fluss (Power Automate) postet eine adaptive Karte, sobald eine Datenwarnung an einem KPI-Schwellenwert auslöst. Die Auswertung ist deterministisch: kein Sprachmodell, jede Zahl bis auf SAP-Belegnummern nachvollziehbar.
Eine Abweichung, die sich wiederholt, wird zur Richtlinienmaßnahme oder zum Automatisierungskandidaten und geht aus Process Mining mit gemessenem Volumen und Kosten an UiPath Automation Hub; UiPath Insights zeigt später den ROI der Automatisierung, und die Prozessapp zeigt, ob sich die Touchless-Quote wirklich bewegt hat. Anders als das vierwöchige Prozess-Röntgenbild mit KYP.ai ist dies ein dauerhafter Monitor für einen Prozess, getragen von den Personen, die den Review führen.
Purchase-to-Pay-App-Template für SAP in UiPath Process Mining (Konformitätsprüfung, Bedingungen für Maverick Buying, Tags, Fristen, mögliche Dubletten, Erfassungskanal der Rechnung); Datenladen über Theobald Xtract Universal oder CData Sync; Automatisierungsideen an UiPath Automation Hub; Power-BI-Registerkarten in Teams und Datenwarnungen; adaptive Karten aus Workflows (Power Automate); Microsoft Lists
Den Extraktionsumfang und das Ereignisprotokoll; den Zielprozess; Bedingungen und Tags für Maverick Buying; die Definition der Touchless-Quote in der Geschäftslogik der App; das Power-BI-Review-Paket, die Schwellenwerte, das Maßnahmenregister und die Review-Routine
Ein außerhalb von SAP geführtes Vertragsregister (SharePoint-Liste oder Vertragswerkzeug), verknüpft mit den Ausgabendaten; auf SAP-Seite keine
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungWöchentlich lädt der Extraktor neue und geänderte Einkaufs-, Rechnungs- und Zahlungsbelege aus SAP in die Prozessapp
- AutomatisierungDie App baut das Ereignisprotokoll je Bestellposition und Rechnung neu auf, prüft jeden Fall gegen den Zielprozess und setzt die Tags, von Bestellung nach Rechnung bis verspätet bezahlt
- AutomatisierungDashboards und Review-Paket aktualisieren sich; überschreitet ein KPI seinen Schwellenwert, löst eine Datenwarnung den Fluss aus, der eine Karte im Review-Kanal postet
- MenschDer Einkaufsanalyst bereitet den monatlichen Review vor: größte Abweichungen mit SAP-Belegnummern, Trend gegenüber dem Vormonat, offene Maßnahmen
- MenschWarengruppenverantwortliche, die Leitung der Kreditorenbuchhaltung und die Regionalleitungen entscheiden: eine Warengruppe auf einen Vertrag lenken, einen Einmallieferanten schließen, ein Filiallimit ändern, eine Automatisierungsidee einreichen
- SystemMaßnahmen werden mit verantwortlicher Person und Frist erfasst, Kandidaten gehen mit Volumen und Kosten an Automation Hub, und der nächste Zyklus zeigt, ob jede Maßnahme die Zahl bewegt hat
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Extraktion, Aufbau des Ereignisprotokolls und Konformitätsprüfung für jede Bestellposition und jede Rechnung, in jedem Zyklus
- Das Setzen der Abweichungs-Tags und der Bedingungen für Maverick Buying, über alle Regionen und Monate hinweg identisch
- Aktualisierung von Dashboards und Review-Paket, Schwellenwertwarnungen in Teams, Übergabe der Kandidaten an Automation Hub
Menschen entscheiden
- Welche Abweichungen akzeptabel sind, etwa eine Notreparatur in einer Filiale, und wo die Schwellenwerte liegen
- Über Warengruppen- und Vertragsmaßnahmen, verantwortet von Warengruppen- und Regionalleitung: was auf einen Vertrag gelenkt wird, welche Lieferanten geschlossen werden, welche Filiallimits sich ändern
- Über die Definition von touchless und über den Zielprozess selbst, verantwortet von Einkauf und Finanzressort
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wir fügen keine Technologie hinzu, damit eine Architektur seriös aussieht. Jedes Element unten hat hier eine konkrete Aufgabe.
Eingänge
- SAP-Tabellen aus Einkauf, Rechnungsprüfung und Zahlung (von Anforderungen bis Zahlungen, Änderungsbelege, Rahmenverträge)
- Lieferantenstammdaten
- Vertragsregister außerhalb von SAP
Automatisierungsschicht
- UiPath Process Mining (Purchase-to-Pay-App-Template für SAP)
- Theobald Xtract Universal oder CData Sync
- UiPath Automation Hub
- UiPath Insights
- Power Automate
Zielsysteme
- Power-BI-Review-Paket
- Maßnahmenregister in Microsoft Lists
- Kandidatenpipeline in UiPath Automation Hub
Berührungspunkte für Menschen: monatlicher P2P-Review in Microsoft Teams; Power-BI-Registerkarte und Dashboard-Links; Warnkarten; Maßnahmenregister
Eingesetzte Technologien
Ereignisprotokoll aus SAP; Konformitätsprüfung, Bedingungen für Maverick Buying, Tags, Fristen
Ageplante, inkrementelle und ausschließlich lesende Extraktion aus SAP-Tabellen
AAutomatisierungsideen aus Process Mining, bewertet mit gemessenen Volumina und Kosten
Ageschäftlicher ROI der später folgenden Automatisierungen
AReview-Paket als Registerkarte in Teams; Datenwarnungen an Schwellenwerten
AReview-Kanal, Warnkarten, Maßnahmenregister
AQuelle der Ereignisse, von der Anforderung bis zur Zahlung, samt Änderungsbelegen und Rahmenverträgen
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Was es wert ist, mit offener Rechnung.
Die Tabelle ist eine Hypothese, die an Ihren eigenen Daten zu prüfen ist, und keine Messung bei einem Kunden. Wir nehmen 140 Mio. € indirekte Ausgaben pro Jahr an, davon 12 % außerhalb bestehender Verträge gekauft, und eine durchschnittliche Preisdifferenz von 4 % zwischen Preisen außerhalb und innerhalb der Verträge; genau diese Zahlen ersetzt die Prozessapp durch Ihre eigenen. Für die Nacharbeit: 60.000 Rechnungen pro Jahr, davon 22 % ein zweites Mal bearbeitet mit je 20 Minuten, bei einem Vollkostensatz von 25 € pro Stunde. Das Ergebnis ist ein Wertpool, keine Einsparung; wie viel davon gehoben wird, hängt von den Maßnahmen ab.
Geschäftlicher Nutzen
- Einkäufe außerhalb der Verträge werden auf Positionsebene gemessen, je Warengruppe, Lieferant, Region und Filiale, statt quartalsweise auf Lieferantenebene geschätzt
- Die Preisdifferenz wird zu einer Zahl mit Adresse, also ist sichtbar, welche Warengruppen und Filialen zuerst zu korrigieren sind
- Nachträgliche Bestellungen, manuell aufgehobene Sperren, Einmallieferanten und doppelte Rechnungen werden gezählt und im Trend geführt; „keine Bestellung, keine Zahlung“ wird zu einer messbaren Regel
- Die Nacharbeit in der Kreditorenbuchhaltung wird je Ursache beziffert, und die Touchless-Quote wird einmal definiert, vom Rechnungseingang bis zur Zahlung, und monatlich verfolgt
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Einkauf, Finanzressort und Shared Services arbeiten mit denselben Purchase-to-Pay-Zahlen, automatisch aktualisiert und bis auf SAP-Belege nachvollziehbar
- Vertragstreue und Touchless-Quote werden zu monatlichen KPIs mit verantwortlicher Person, Schwellenwert und Warnung statt zu Folien für den Quartalsreview
- Jede folgende Automatisierung startet von einer gemessenen Basis, ihre Wirkung erscheint also in denselben Dashboards
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.
- Einziges beteiligtes Zugangskonto ist ein dediziertes, ausschließlich lesendes SAP-Servicekonto, beschränkt auf die Tabellen im Umfang; nichts in der Lösung schreibt nach SAP
- Über den Zugriff entscheidet allein die Gruppe in Microsoft Entra ID: Review-Paket und Maßnahmenregister liegen in Ihrem Microsoft-365-Tenant, und die UiPath Automation Cloud hält die Prozessdaten in ihrer EU-Region
- Benutzerkennungen von Bestellerstellern und Freigebenden werden pseudonymisiert, sofern Einkauf und Personalabteilung nichts anderes vereinbaren; Führungskräfte sehen nur ihre Warengruppen oder Filialen
- Zielprozess, Bedingungen und Schwellenwerte sind versioniert und werden nur mit Freigabe von Einkauf und Finanzressort geändert; KI-Modelle sind nicht beteiligt
Warum jetzt
Jeder Monat ohne Messung lässt die modellierten 65.000 € des Wertpools (782.000 € geteilt durch 12) unbearbeitet, und die Quartalsfolie kostet weiterhin zwei Analystenwochen
Indirekte Ausgaben sind eine der wenigen Kostenpositionen im Handel, die noch auf Schätzungen verhandelt werden; ein gemessener Anteil außerhalb der Verträge verändert die nächste Vertragsrunde und ihre Bonusstufen
Das Purchase-to-Pay-App-Template für SAP, die inkrementelle SAP-Extraktion und Power BI in Teams sind dokumentierte Standardbausteine; das Projekt ist Konfiguration und eine Review-Routine, kein Data Warehouse
Relevante Führungsrollen
Vertragstreue wird zu einer monatlich gemessenen Zahl je Warengruppe und Region, und die nächste Verhandlung stützt sich auf das Volumen, das wirklich über den Vertrag läuft
Preisdifferenz und Nacharbeit in der Kreditorenbuchhaltung werden zu einem Wertpool mit Rechenweg, und die Touchless-Quote ist vom Rechnungseingang bis zur Zahlung definiert
Eine ausschließlich lesende Extraktion aus SAP-Standardtabellen, keine Änderung an SAP, eine Prozessapp statt einer weiteren Generation von Excel-Auszügen
Häufige Fragen und Einwände
Auf Lieferantenebene, und genau dort liegt der blinde Fleck: Ein Einkauf bei einem Vertragslieferanten zu einem Preis außerhalb des Vertrags gilt als vertragstreu, und eine Bestellung nach der Rechnung sieht wie ein sauberer Abgleich aus. Process Mining sieht die Reihenfolge der Ereignisse und den Vertragsbezug je Position.
Fehlende Vertragsbezüge und späte Bestellungen sind kein Datenproblem; sie sind der Befund. Der erste Ladelauf zeigt, wo Bezüge fehlen und wer Bestellungen nachträglich anlegt.
Nein. Das Röntgenbild ist eine vierwöchige, einmalige Messung über mehrere Prozesse, einschließlich der Arbeit am Arbeitsplatz, erfasst mit KYP.ai. Dies ist ein dauerhaftes Instrument für einen Prozess, getragen von den Personen, die den monatlichen Review führen; das Röntgenbild steht oft davor.
Wann diese Lösung nicht passt
- Der Einkauf läuft weitgehend außerhalb des ERP: Bestellungen per E-Mail, Rechnungen direkt auf Kostenstellen gebucht. Es gibt keine Ereignisspur zum Auswerten, und zuerst kommt die Bestelldisziplin
- Die indirekten Ausgaben sind klein oder liegen bei einer Handvoll Lieferanten; dort genügen eine Vertragsprüfung und ein Quartalsauszug
- Sie wollen ein einmaliges Bild davon, was Menschen am Bildschirm tun, bevor Sie die Automatisierung auswählen; das ist das Prozess-Röntgenbild mit KYP.ai
Eine Frage für die nächste Sitzung
Welcher Anteil unserer indirekten Ausgaben läuft an den verhandelten Verträgen vorbei, und welchen Nachweis akzeptieren wir als Antwort?
Vorgehen bei der Umsetzung
Was wir liefern und was wir für den Start brauchen.
Wir liefern
- Scoping mit Einkauf, Kreditorenbuchhaltung und IT: Zielprozess, Bedingungen für Maverick Buying, Definition von touchless
- Die SAP-Extraktion mit inkrementellen Ladeläufen und das Ereignisprotokoll für das Purchase-to-Pay-App-Template für SAP
- Konformitätsprüfung, Bedingungen für Maverick Buying, Tags, Fristen und den Touchless-KPI, konfiguriert auf dem Template
- Das Power-BI-Review-Paket als Registerkarte in Teams, die Warnschwellen und das Maßnahmenregister
- Die Moderation der ersten drei monatlichen Reviews und die Bewertung erster Automatisierungskandidaten im Automation Hub
Wir brauchen von Ihnen
- Lesezugriff auf die SAP-Tabellen aus Einkauf, Rechnungsprüfung und Zahlung oder eine bestehende Extraktionsschicht
- Je eine prozessverantwortliche Person im Einkauf und in der Kreditorenbuchhaltung, die den monatlichen Review führen
- Das Vertragsregister dort, wo es außerhalb von SAP geführt wird, sowie die Führungskräfte, die Maßnahmen übernehmen
Etappen
Discovery
Zielprozess, Bedingungen für Maverick Buying, Definition von touchless, Datenverfügbarkeit
Daten und Konfiguration
Extraktion, Ereignisprotokoll, Abstimmung gegen SAP-Summen, Template, Tags, KPIs, Review-Paket, Schwellenwerte
Validierung
Erste Ergebnisse mit Einkauf und Kreditorenbuchhaltung geprüft; Bedingungen und Schwellenwerte angepasst
Review-Routine
Drei moderierte Monatsreviews, Maßnahmenregister im Einsatz, erste Kandidaten im Automation Hub
Laufende Überwachung
Geplante Ladeläufe, Schwellenwertwarnungen, KPI-Ziele, weitere Warengruppen oder Buchungskreise
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt von der Zahl der Buchungskreise und Einkaufsorganisationen ab, von der Qualität der Vertragsbezüge in den Bestellungen und davon, ob außerhalb von SAP ein Vertragsregister existiert.
Niemand hat Ihren Anteil außerhalb der Verträge gemessen; die Zahl ist geraten.
Senden Sie uns Ihre indirekten Ausgaben je Warengruppe, Ihre Jahresmengen an Bestellungen und Rechnungen sowie Ihren SAP-Stand; Sie erhalten eine Prüfung der Datenverfügbarkeit und ein Wertpool-Modell auf diesen Zahlen.
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