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Der faktische Teil jeder Local File entsteht aus dem Hauptbuch, bereit für Ihren Berater

Verrechnungspreisdokumentation aus dem Hauptbuch

Roboter ziehen die konzerninternen Umsätze je Gesellschaft und Kategorie, stimmen sie mit dem Abschluss ab, holen die Verträge und erzeugen die Local-File-Abschnitte aus freigegebenen Word-Vorlagen.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
66Transaktionsabschnitte gehen jedes Jahr in die Local Files dieser beispielhaften Gruppe, und jeder beginnt mit einer E-Mail-Bitte um einen Export.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Jede Dokumentationssaison baut Ihr Team dieselben Tabellen aus denselben Büchern in Word neu auf.

Was sich ändert

Der Mechanismus, den Mientha baut, beginnt im Hauptbuch, nicht im Dokument.

Geschäftlicher Nutzen

Der faktische Teil jeder Local File existiert wenige Tage nach Abschluss des Hauptbuchs.

Beteiligte Systeme

die Dokumentationsbibliothek auf SharePoint samt Aufbewahrung; die Word-Abschnitte und ihre PDF-Fassungen; die abgestimmte Mappe für Berater und TPR

Geschäftsproblem

Steuerdokumentation

Verrechnungspreisdokumentation zeigt einer Finanzverwaltung, dass Transaktionen innerhalb einer Gruppe so bepreist sind, wie sie es zwischen fremden Dritten wären. Sie hat zwei Hälften. Die eine ist Urteil: die Funktionsanalyse und die Vergleichbarkeitsstudie, die den Preis verteidigbar machen, und diese Hälfte gehört zum Steuerberater. Die andere ist Faktum: was jede Gesellschaft im Vorjahr von verbundenen Unternehmen gekauft und an sie verkauft hat, nach Gegenpartei und Kategorie, verknüpft mit dem geprüften Abschluss, mit benanntem zugrunde liegendem Vertrag.

In der faktischen Hälfte versickert die Saison. Konzerninterne Umsätze liegen im Hauptbuch, aber nicht in der Form, die die Dokumentation braucht: Buchungen tragen einen Handelspartner, eine Belegart und ein Sachkonto, und die Buchungen von elf Gesellschaften in sechs dokumentierte Kategorien zu überführen, ist eine Zuordnung, die jemand jedes Jahr aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Die Summen müssen anschließend zum Abschluss passen, denn eine Zahl, die ein Prüfer im Abschluss nicht findet, wird als erste hinterfragt. Die Verträge liegen irgendwo: in einem Register, auf einem Laufwerk, in einem Postfach.

Drei Rollen tragen das, und keine besitzt es. Die Konzernsteuerleiterin fügt zusammen und formatiert, die Gesellschaftscontroller exportieren direkt nach einem gerade beendeten Abschluss, und der Berater wartet auf die Fakten. Jede Gesellschaft, die in die Dokumentationspflicht wächst, bringt sechs weitere Abschnitte und jeder Zukauf einen nicht zugeordneten Kontenplan, während der Termin hält, weil ein Gesetz ihn setzt. Zusammengedrückt wird nie das Formatieren. Zusammengedrückt wird das Lesen.

Wie es heute läuft

So sieht die Dokumentationssaison in den meisten Gruppen aus, die mehr als eine Handvoll Gesellschaften dokumentieren.

  1. MenschDie Konzernsteuerleiterin bittet jeden Gesellschaftscontroller um konzerninterne Umsätze nach Gegenpartei und Kategorie, mit der letztjährigen Vorlage im Anhang
  2. WartezeitDie Antworten kommen über drei bis fünf Wochen in dem, was das lokale System exportiert, und zwei Gesellschaften brauchen eine Erinnerung
  3. MenschDie Zahlen werden in eine Konsolidierungsmappe kopiert und von Hand mit dem Abschluss abgestimmt, der selten zum Buchungsschnitt passt
  4. MenschJemand durchsucht Register, Laufwerk und Gesellschaftsordner nach dem Vertrag hinter jeder Kategorie und liest ihn auf Preisbasis und Laufzeit
  5. SystemDie letztjährige Word-Datei wird kopiert, die Tabellen überschrieben, der Text dort geändert, wo jemand eine Änderung im Geschäft bemerkt hat
  6. FehlerrisikoEine Kategorie, die eine Dokumentationsschwelle überschritten hat, fällt spät auf, und die TPR-Zahlen werden aus einem anderen Export erfasst
MenschWartezeitSystemFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Diese Arbeit hat niemand geplant, sie ist entstanden.

  • Zusammenbauen verdrängt Analysieren. Die Wochen, die in Extraktion und Formatierung gehen, sind die Wochen, in denen jemand fragen sollte, ob die Preise noch zu dem passen, was die Gesellschaften tatsächlich tun.
  • Jede Antwort kommt in eigener Form, also wird die Zuordnung jedes Jahr von Hand neu gebaut. Fragen Sie im März, welche Konten den Lizenzabschnitt gespeist haben, und die Antwort ist eine Mappe, die niemand aufgehoben hat.
  • Abstimmungsdifferenzen werden still erledigt. Eine Summe, die nicht zum Abschluss passt, wird in einem Satz erklärt statt nachverfolgt, und dieser Satz ist nirgends abgelegt.
  • Der Schwellentest passiert beim Schreiben, im denkbar schlechtesten Moment. Bis jemand merkt, dass eine Umlage über die Dokumentationsgrenze gewachsen ist, bleibt nur noch Zeit, sie zu beschreiben.
  • Nichts davon übersteht einen Weggang. Die Zuordnung, die Abstimmungslogik und das Wissen, welcher Vertrag welchen Fluss abdeckt, sitzen bei zwei Personen, die im September da sein müssen.

Kosten des Nichtstuns

Ein von Hand zusammengebautes Dokumentationsjahr≈ 10.395 €
Drei Dokumentationszyklen gleicher Gestalt≈ 31.200 €
Zwei weitere Gesellschaften in der Pflicht, 78 Abschnitte pro Jahr≈ 12.300 €

Die Dokumentation wird immer geliefert. Genau deshalb erreicht das nie eine Führungsagenda: Der zehnte Monat schließt mit einer freigegebenen Local File, der elfte mit den TPR-Zahlen, und die Kosten sitzen in einer Saison statt in einer Budgetzeile. Was die Arithmetik übersieht, ist die Gestalt des Jahres, in dem dieselben Herbstwochen in Tabellen gehen und das Lesen, das die Position der Gruppe verteidigt, zuletzt und schnell geschieht.

Das Risiko wächst auf der anderen Seite der Dokumentation. Eine Summe, die niemand zum Abschluss zurückverfolgen kann, oder eine Umlage, die still eine Schwelle überschritten hat, findet die Gruppe selten selbst; es findet sie jemand, der die gemeldeten Zahlen mit dem Abschluss vergleicht, und dann ist das Jahr geschlossen und wer die Zuordnung gebaut hat, längst woanders.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine mitteleuropäische Produktions- und Distributionsgruppe, 11 dokumentierte Gesellschaften in 8 Ländern, rund 1.800 Mitarbeitende; sieben auf SAP S/4HANA Buchungskreisen, vier auf Systemen aus Zukäufen; Microsoft 365 E3; die Konzernsteuer besteht aus einer Leiterin und einer Analystin, mit externem Berater für die Vergleichbarkeitsstudien.

Volumen

6 dokumentierte Kategorien je Gesellschaft: Waren, Managementleistungen, IT-Umlagen, Lizenzen, konzerninterne Darlehen und Garantien; 66 Local-File-Abschnitte pro Jahr, dazu eine Master File und die im TPR-Formular gemeldeten Zahlen.

Heutiger Prozess

Anfragen gehen an elf Controller, Exporte kommen in neun Layouts zurück, die Zuordnung wird in Excel neu gebaut, Verträge werden einzeln gesucht, und die letztjährige Word-Datei wird kopiert und überschrieben.

Engpass

Rund dreieinhalb Stunden je Abschnitt von der ersten Anfrage bis zum freigegebenen Entwurf, gedrängt in die Wochen vor dem gesetzlichen Termin.

Lösung

Roboter ziehen die konzerninternen Umsätze je Gesellschaft, Gegenpartei und Kategorie, stimmen sie mit dem Abschluss ab, lesen Vertrag und Konditionen aus dem Vertragsregister auf SharePoint und erzeugen jeden Abschnitt aus einer freigegebenen Word-Vorlage; die Steuerabteilung gibt in Microsoft Teams frei, und das Paket wird mit Aufbewahrungsbezeichnung archiviert.

Möglicher Effekt

Im modellierten Fall existiert der erste vollständige faktische Entwurf wenige Tage nach Abschluss des Hauptbuchs statt im zehnten Monat, und der Berater erhält die Fakten früh genug, um die Analyse zu kalkulieren. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung.

Vorgeschlagene Lösung

Der Mechanismus, den Mientha baut, beginnt im Hauptbuch, nicht im Dokument. Nach dem Dokumentationskalender ziehen Roboter die konzerninternen Jahresbuchungen aus jeder Gesellschaft: die SAP Buchungskreise über BAPI und OData, mit Handelspartner, Belegart und Kontenbereich; die lokalen Systeme über deren eigene API oder einen geplanten Export. Eine versionierte Zuordnungstabelle im Eigentum der Konzernsteuer überführt Buchungen in dokumentierte Kategorien, und jede Summe wird mit dem Abschluss der Gesellschaft abgestimmt, jeder Rest benannt.

Verträge kommen von dort, wo sie ohnehin liegen. Das Vertragsregister auf SharePoint hält sie mit Metadaten: Parteien, Transaktionsart, Preisbasis, Gültigkeitsbeginn, Laufzeit. Roboter schreiben Referenz und Konditionen in den Abschnitt, und eine Kategorie über der Schwelle ohne gültigen Vertrag geht vor dem Schreiben an die Steuerabteilung.

Die Erzeugung ist deterministisch. Jede Kategorie hat eine freigegebene Word-Vorlage, deren Inhaltssteuerelemente die einzigen Felder markieren, die der Ablauf beschreiben darf; Roboter füllen die Tabellen, speichern eine PDF-Fassung und hängen eine Zusammenfassung der Abweichungen zum Vorjahr an. Der Entwurf erreicht Gesellschaftscontroller und Konzernsteuerleiterin als Freigabe in Microsoft Teams, und das freigegebene Paket wird auf SharePoint unter einer Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnung abgelegt. Vergleichbarkeitsstudien bleiben bei Ihrem Berater; wir nehmen das Warten auf die Fakten weg, die er analysiert.

Genutzte native Funktionen

UiPath Orchestrator mit Zeittriggern, Warteschlangen, Credential Store und Prüfpfad; SAP BAPI und SAP OData Connectors sowie SAP WinGUI Aktivitäten, wo keine Schnittstelle existiert; UiPath Integration Service Connectors für Microsoft OneDrive & SharePoint und Microsoft Teams sowie Connector Builder; UiPath Word Aktivitäten; Word Inhaltssteuerelemente; SharePoint Bibliotheken; Microsoft Teams Approvals App; Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen

Was wir bauen

Die Zuordnung von Sachkonto, Handelspartner und Belegart zu Ihren dokumentierten Kategorien; die Extraktion je Buch nach dem Dokumentationskalender; die Abstimmung und ihre Differenzregeln; den Schwellentest; den Vorlagensatz; die Änderungsübersicht; Prüfung, Ablage, Ausnahmen und die Statusübersicht

Individuelle Integration

Extraktion aus SAP S/4HANA über BAPI und OData; die lokalen Bücher über ihre eigene Schnittstelle oder einen geplanten Export; die Transaktionsmappe in dem Format, das Ihr Berater und das TPR-Formular brauchen

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungNach dem Dokumentationskalender startet Orchestrator einen Job je Gesellschaft; Roboter ziehen die konzerninternen Jahresbuchungen nach Gegenpartei, Konto und Belegart
  2. AutomatisierungDie Zuordnungstabelle überführt Buchungen in dokumentierte Kategorien, und jede Summe wird mit dem Abschluss abgestimmt, jeder Rest benannt
  3. AutomatisierungJede Kategorie wird gegen die Dokumentationsschwellen geprüft und in die Umfangsliste der Gesellschaft geschrieben, sodass eine Überschreitung sichtbar ist, bevor jemand schreibt
  4. AutomatisierungDas Vertragsregister wird nach dem Vertrag hinter jeder Kategorie und dessen Preisbasis, Gültigkeitsbeginn und Laufzeit abgefragt; eine Kategorie ohne gültigen Vertrag wird zur Ausnahme
  5. AutomatisierungJeder Abschnitt entsteht aus der freigegebenen Word-Vorlage seiner Kategorie, Tabellen gefüllt und Wortlaut unberührt, mit PDF-Fassung und Änderungsübersicht
  6. MenschGesellschaftscontroller und Konzernsteuerleiterin prüfen und geben in Microsoft Teams frei, mit angehängter Abstimmung und Ausnahmeliste
  7. AutomatisierungFreigegebene Abschnitte liegen auf SharePoint unter einer Purview Aufbewahrungsbezeichnung, die abgestimmte Mappe geht an Berater und TPR-Ersteller, und eine Statusübersicht im Steuerkanal zeigt den Fortschritt gegen die gesetzlichen Termine
AutomatisierungMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Die Extraktion konzerninterner Umsätze aus jedem Buch und ihre Zuordnung zu dokumentierten Kategorien
  • Die Abstimmung mit dem Abschluss, die Benennung jedes Rests, den Schwellentest und die Umfangsliste
  • Das Holen der Verträge und ihrer Konditionen, die Erzeugung der Abschnitte aus freigegebenen Vorlagen, die Ablage mit Aufbewahrung und die Statusübersicht

Menschen entscheiden

  • Ob Kategoriesumme und Abstimmung korrekt sind, je Gesellschaft, in Teams
  • Den Funktionstext und was geschieht, wenn eine dokumentierte Kategorie keinen gültigen Vertrag hat, was eine rechtliche und keine redaktionelle Frage ist
  • Zuordnungstabelle, Schwellen und Vorlagentexte, im Eigentum der Konzernsteuer und versioniert

Vorher und nachher

VorherNachher
Zusammenbau je Abschnittrund 210 Min.Minuten Prüfung an einem erzeugten Entwurf
Erster vollständiger faktischer Entwurfder Monat vor dem TerminTage nach dem Buchabschluss
Abstimmung mit dem Abschlussvon Hand, Abschnitt für Abschnittper Regel, Rest benannt
Zuordnung und Schwellenaus dem Gedächtnis gebaut, Überschreitungen beim Schreiben bemerktversionierte Tabelle, Überschreitungen bei der Extraktion gemeldet

Systeme und Integrationen

Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.

Eingänge

  • SAP S/4HANA mit konzerninternen Buchungen und Handelspartnerdaten
  • Auszüge aus den lokalen Büchern
  • das Vertragsregister auf SharePoint
  • die Abschlüsse je Gesellschaft
  • die Zuordnungs- und Schwellentabellen

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Word Aktivitäten

Zielsysteme

  • die Dokumentationsbibliothek auf SharePoint samt Aufbewahrung
  • die Word-Abschnitte und ihre PDF-Fassungen
  • die abgestimmte Mappe für Berater und TPR

Berührungspunkte für Menschen: Prüfung und Freigabe in der Microsoft Teams Approvals App; die Statusübersicht im Steuerkanal; die Ausnahmeliste für fehlende Verträge

SAP S/4HANA mit konzerninternen BuchungenUiPath OrchestratorUiPath Robotsdie Dokumentationsbibliothek auf SharePoint samt AufbewahrungPrüfung

Eingesetzte Technologien

UiPath Robots + Orchestrator

ein Job je Gesellschaft im Dokumentationskalender, Warteschlangen, Wiederholungen, Zugangsdaten, Prüfpfad

A
UiPath SAP automation (SAP BAPI und SAP OData Connectors, SAP WinGUI Aktivitäten)

konzerninterne Buchungen, Handelspartnerdaten und Salden aus den SAP Buchungskreisen

A
UiPath Integration Service (Microsoft OneDrive & SharePoint und Microsoft Teams Connectors; Connector Builder)

liest das Register, legt das Paket ab, stellt die Prüfung, erreicht die lokalen Bücher

A
Microsoft Word mit UiPath Word Aktivitäten

freigegebene Vorlagen, deren Inhaltssteuerelemente die einzigen von Robotern gefüllten Felder sind; Tabellen eingefügt, PDF gespeichert

A
Microsoft Teams (Approvals App)

Prüfung in der Gesellschaft und Freigabe durch die Konzernsteuer, mit Entwurf und Abstimmung im Anhang

A
Microsoft Excel und SharePoint

die Abstimmungs- und Transaktionsmappen, die Dokumentationsbibliothek und ihre Metadaten

A
Microsoft Purview

Aufbewahrungsbezeichnungen auf der abgelegten Dokumentation und der Prüfpfad, wer was freigegeben hat

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Ein Modell, kein Versprechen.

Illustratives Modell
5,5 Local-File-Abschnitte pro Monat (66 im Dokumentationsjahr) × 210 Minuten≈ 19 h / Monat
19 h × 45 € Vollkosten pro Stunde≈ 866 € / Monat
× 12 Monate≈ 10.395 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität (beispielhaft)≈ 10.395 €

Das ganze Modell sind sechsundsechzig Abschnitte pro Jahr, ungleich über einen Dokumentationskalender verteilt; der Kalkulator liest sie als fünfeinhalb pro Monat, damit die Arithmetik zum Rest dieser Bibliothek passt. Dreieinhalb Stunden je Abschnitt decken das Nachfassen nach einem Export, die Zuordnung zu einer Kategorie, die Abstimmung mit dem Abschluss, das Heraussuchen des Vertrags, das Füllen der Vorlage und eine Prüfrunde ab. Die Vergleichbarkeitsstudie steckt nicht in dieser Zahl und wird nie unsere. 45 € pro Stunde sind Vollkosten einer Konzernsteuerrolle in Mitteleuropa.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Der faktische Teil jeder Local File existiert wenige Tage nach Abschluss des Hauptbuchs, sodass das Schreiben früh beginnt statt im Monat vor dem Termin
  • Die Steuerabteilung verbringt die Saison mit dem Text, der Urteil verlangt, statt Umsatztabellen neu zu bauen
  • Jede dokumentierte Zahl hängt per Regel am Abschluss, und ein Rest trägt Namen und Eigentümer
  • Kategorien, die eine Dokumentationsschwelle überschreiten, treten bei der Extraktion hervor und nicht erst, wenn jemand bereits über sie schreibt
  • Der Berater erhält ein abgestimmtes Paket zu einem planbaren Zeitpunkt, und eine neue Gesellschaft kostet einen Zuordnungseintrag und eine Vorlage statt sechs weiterer Abschnitte

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Der Dokumentationsstand ist keine Sitzungsfrage mehr: extrahierte, geschriebene, geprüfte und freigegebene Abschnitte sind je Gesellschaft gegen den gesetzlichen Termin sichtbar
  • Die Zuordnung vom Hauptbuch zur dokumentierten Kategorie wird ein versioniertes Gut der Gruppe statt Wissen dessen, der es zuletzt gemacht hat
  • Dokumentationsrisiko wird messbar, weil Kategorien über der Schwelle ohne Vertrag und Abstimmungen mit offenem Rest beide gezählt werden, und die Pflicht skaliert mit der Gruppe statt mit dem Steuerteam

KPIs für die Geschäftsführung

vor dem gesetzlichen Termin freigegebene Abschnitteohne manuelle Korrektur abgestimmter UmsatzKategorien über der Schwelle mit gültigem VertragTage vom Buchabschluss bis zum ersten Entwurf

Sicherheit und Governance

Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.

  • Jedes Buch liest ein Roboterkonto mit Leserechten auf den konzerninternen Konten und sonst nichts; die Automatisierung bucht nie, und jeder Lesezugriff wird protokolliert
  • Elf Sätze Buchungszugangsdaten werden zur Laufzeit aus dem Credential Store gezogen, den Ihr Tenant ohnehin nutzt, dem eigenen im Orchestrator oder Azure Key Vault, und jeder Abruf hinterlässt einen Eintrag
  • Ihr Microsoft 365 Tenant speichert die Dokumentation, Exporte, Entwürfe und Freigaben; die Plattform, die sie zusammenstellt, läuft in der UiPath Automation Cloud, EU-Region
  • Kein Abschnitt wird auf das Wort einer einzelnen Person abgelegt: Gesellschaftscontroller und Konzernsteuer handeln beide in Teams, Purview hält den Prüfpfad, wer was freigegeben hat, und Zuordnungstabelle, Schwellen und Vorlagentexte sind mit Freigabe der Konzernsteuerleitung versioniert

Warum jetzt

01

Der Kalender gehört dem Gesetzgeber. In Polen ist die Local File bis zum Ende des zehnten Monats nach dem Steuerjahr fällig, die TPR-Information bis zum Ende des elften und die Master File bis zum Ende des zwölften

02

Der Zusammenbau bindet die modellierten 866 € pro Monat an Konzernsteuerkapazität, und zwar genau in den Wochen, in denen der Funktionstext Aufmerksamkeit bekommen sollte

03

Nichts hier braucht ein Modell, um irgendetwas zu lesen: Buchungen kommen über die üblichen BAPI- und OData-Schnittstellen aus SAP, Verträge und Konditionen liegen bereits als Metadaten in einem Register, und eine Word-Vorlage mit Inhaltssteuerelementen wird jedes Jahr gleich gefüllt

Relevante Führungsrollen

CFO

Die Steuerposition der Gruppe ruht auf Zahlen, die jederzeit aus dem Hauptbuch reproduzierbar sind, und die Saison frisst nicht mehr den Herbst des Reportingteams

Konzernsteuerleitung

Das faktische Paket kommt vollständig und abgestimmt an, sodass die Saison in die Analyse geht statt in das Nachfassen nach elf Exporten

Konzerncontroller

Eine Zuordnung vom Hauptbuch zur dokumentierten Kategorie in jeder Gesellschaft, mit ausdrücklich statt stillschweigend gemachter Abstimmung

Häufige Fragen und Einwände

Unser Berater erstellt die Dokumentation bereits.

Er erstellt den Teil, der sein Urteil braucht, und soll ihn behalten. Was er nicht günstig kann, ist Ihre Bücher zu ziehen, Buchungen Kategorien zuzuordnen und mit dem Abschluss abzustimmen, also wartet er auf Sie und rechnet das Warten ab. Das verkürzt es.

Unsere Transaktionen ändern sich jedes Jahr, eine Vorlage hält das nicht.

Die Vorlage hält Struktur und freigegebenen Wortlaut, nicht die Fakten. Beträge, Gegenparteien, Verträge und Konditionen kommen jedes Jahr aus dem Hauptbuch und dem Register, und die Änderungsübersicht zeigt, was sich bewegt hat. Eine wirklich neue Vereinbarung braucht einen neuen Abschnitt und eine Entscheidung der Steuerabteilung.

Elf Gesellschaften und vier Systeme. Woher kommen die Daten wirklich?

Aus den Büchern, über Schnittstellen statt über Bildschirme, wo immer es Schnittstellen gibt: BAPI und OData für die SAP Buchungskreise, die eigene API des lokalen Systems, wo es eine hat, ein geplanter Export, wo nicht. Die Zuordnung entsteht einmal mit Ihrem Steuerteam und wird danach versioniert.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Gruppen, die zwei oder drei Gesellschaften mit je ein paar Kategorien dokumentieren, wo eine disziplinierte Mappe weniger kostet als eine Automatisierung
  • Bücher ohne brauchbares Handelspartnerfeld oder Kontenstruktur, sodass nichts eine Buchung mit verbundenen Unternehmen kennzeichnet; ein ERP-Problem, das zuerst zu lösen ist
  • Gruppen, die konzerninterne Vereinbarungen laufend neu verhandeln, ohne Vertragsregister dahinter, wo das fehlende Register das eigentliche Problem ist

Eine Frage für die nächste Sitzung

Bis zu welchem Datum nach dem Buchabschluss könnte diese Gruppe eine vollständige, abgestimmte Verrechnungspreisdokumentation erzeugen, und was liegt zwischen diesem Datum und dem, mit dem wir tatsächlich arbeiten?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.

Wir liefern

  • Ein abgeschlossenes Dokumentationsjahr, mit Ihnen auseinandergenommen: die echten Kategorien, die Volumina, den Export jedes Buchs und die Stelle, an der die Abstimmung gerissen ist
  • Die Zuordnung von Sachkonto, Handelspartner und Belegart zu Ihren Kategorien, lesbar für Berater und Prüfer gleichermaßen
  • Die Extraktion je Gesellschaft über die SAP Buchungskreise und die lokalen Systeme, nach Ihrem Dokumentationskalender
  • Die Abstimmung mit dem Abschluss, ihre Differenzregeln und den Schwellentest
  • Den Vorlagensatz, die Erzeugung mit PDF-Fassungen und Änderungsübersichten, die Prüfung in Teams, die Ablage mit Aufbewahrung und danach den Rollout Gesellschaft für Gesellschaft

Wir brauchen von Ihnen

  • Die letztjährigen Local Files und die Exporte dahinter, für zwei unterschiedlich große Gesellschaften
  • Einen Prozessverantwortlichen in der Konzernsteuer sowie die Person, die Zuordnung und Vorlagentexte freigibt
  • Technische Konten mit Leserechten auf den konzerninternen Konten und Zugang zum Register
  • Die Sicht Ihres Beraters auf das Format des Pakets, das er erhalten möchte

Etappen

Analyse

Ein abgeschlossenes Dokumentationsjahr: Kategorien, Volumina, Bücher, Abstimmungsbrüche, Fundorte der Verträge

Design

Zuordnungstabelle, Differenzregeln, Schwellen, Vorlagensatz, Prüf- und Ablagemodell

Aufbau

Extraktion je Buch, Zuordnung und Abstimmung, Erzeugung aus Vorlagen, Prüfung in Teams

Validierung

Neuerzeugung eines abgeschlossenen Jahres, Zeile für Zeile mit dem Eingereichten verglichen

Go-live

Eine erste Saison auf einem Teil der Gruppe unter Aufsicht, danach der Rest

Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Quellsysteme und dem Zustand der Bücher, nicht der Zahl der Gesellschaften: ein Kontenplan mit verlässlichem Handelspartnerfeld ist ein kurzes Projekt, fünf Systeme und Freitextreferenzen nicht.