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Lösung · Management & PlanungZwanzig Jahre Netzlaufwerke werden zu einem durchsuchbaren Archiv mit gelebter Aufbewahrung
Das Archiv, das sich selbst ablegt
Jedes Dokument erhält beim Eingang Klassifizierung, Metadaten und ein Aufbewahrungslabel, und Menschen entscheiden nur dort, wo die Modelle nicht zuordnen können.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Ihre Dokumente liegen ohne Metadaten auf einem Netzlaufwerk, unter Aufbewahrungsregeln, die niemand anwendet.
Das Ziel wird entworfen, bevor etwas bewegt wird, denn der typische Fehlschlag eines Archivprojekts besteht darin.
Ablegen ist keine Aufgabe mehr: Ein heute eingehendes Dokument ist binnen Minuten klassifiziert, beschrieben und einsortiert.
SharePoint-Bibliotheken mit Inhaltstypen und Metadaten; Aufbewahrungslabels und Records in Microsoft Purview; Migrationsmanifest und Abgleichsbericht
Geschäftsproblem
Dokumentenmanagement
Das Laufwerk ist gewachsen, wie Laufwerke wachsen. Jede Abteilung hat ihren eigenen Ordnerbaum gebaut, die Namenskonvention wechselte alle paar Jahre, und wichtige Dokumente landeten gleichzeitig an mehreren Stellen: auf dem Dateiserver, im Bestandssystem, im Postfach eines Sachbearbeiters, auf einem OneDrive. Keine dieser Kopien weiß von den anderen.
Die Folgen tragen selten diejenigen, die abgelegt haben. Ein Sachbearbeiter braucht die ursprünglichen Bedingungen, ein Jurist die unterzeichnete statt der entworfenen Fassung, ein Underwriter das, was der Makler tatsächlich zugesagt hat. Alle beginnen mit einer Frage an einen Menschen statt an ein System, und mit dessen Ruhestand verschwindet die Ordnerkarte.
Aufbewahrung existiert auf Papier. Die Richtlinie benennt Fristen für Vertragsunterlagen, Schadenakten und Personalakten, und der Ordner „zu löschen“ wurde nie geleert. Alles Aufbewahrte fällt in den Umfang einer Auskunftsanfrage oder einer Prüfung, und personenbezogene Daten über ihren Zweck hinaus stehen im Widerspruch zum Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO. Moderne Suche braucht genau das, was dem Laufwerk fehlt: korrekte Berechtigungen, eine Dokumentart, eine gültige Fassung.
Wie es heute läuft
So sieht die Ausgangslage aus, die wir vor einer Migration antreffen.
- MenschEin Dokument kommt per E-Mail, vom Scanner in der Poststelle oder als Systemexport; jemand speichert es auf dem Laufwerk und benennt es nach der Konvention, die in der Abteilung dieses Jahr gilt
- WartezeitAußer dem Dateinamen ist nichts indexiert, also findet das Dokument nur, wer es abgelegt hat
- MenschSuchanfragen laufen als Teams-Nachricht an denjenigen, der sich vielleicht an den Fall erinnert
- FehlerrisikoDerselbe Vertrag existiert in drei Fassungen, und niemand kann belegen, welche unterzeichnet wurde
- FehlerrisikoDie Aufbewahrung lebt in einem Richtliniendokument, kein Ordner wird geleert, und abgelaufene Akten liegen neben Akten unter Rechtsvorbehalt
- WartezeitPrüfungen und Auskunftsanfragen kosten Tage manueller Suche und sind nie nachweisbar vollständig
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Der teuerste Teil dieses Prozesses hat keine eigene Kostenstelle.
- Ablegen sieht nach einer Aufgabe von dreißig Sekunden aus, trägt aber die Entscheidung, wohin das Dokument gehört und ob bereits eine Kopie existiert, zehntausendfach im Monat wiederholt.
- Das Wiederfinden kostet mehr und bleibt unsichtbar: Wer ein Dokument nicht findet, bittet den Makler um erneute Zusendung oder arbeitet ohne es weiter.
- Dubletten kosten nicht nur Speicher, sondern erzeugen Mehrdeutigkeit, denn drei Kopien eines Nachtrags zeigen sich im Streitfall und nicht beim Aufräumen.
- Übermäßige Aufbewahrung macht aus abgeschlossenem Geschäft ein laufendes Risiko, und die Kenntnis der Ordnerstruktur bleibt persönlich, sodass eine Frage zu 2011 von der Verfügbarkeit zweier Personen abhängt.
Kosten des Nichtstuns
Jeder Monat Eingang vergrößert einen Stapel, den niemand liest; die ersten beiden Zeilen verlängern nur dieses Modell. Die dritte ist ein Maßstab und kein Plan: 6.000.000 Dateien zu je einer halben Minute ergeben 50.000 Stunden Sichtung, rund 1.400.000 € bei denselben Stundenkosten. Niemand finanziert die manuelle Sichtung von zwanzig Jahren Dateien, und genau deshalb wird das Laufwerk nie bereinigt.
Was sich unterdessen ansammelt, ist mehr als Kosten. Jedes Jahr ohne angewandte Aufbewahrung fügt einen weiteren Jahrgang von Akten hinzu, die hätten vernichtet werden müssen, und jeder Ruhestand nimmt ein Stück der Ordnerkarte mit. Aus der Unannehmlichkeit wird ein Risiko bei der ersten Anfrage, die eine vollständige Antwort verlangt.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Versicherungs- und Finanzdienstleistungsgruppe in Mitteleuropa, 1.900 Mitarbeitende, Microsoft 365 im täglichen Einsatz, ein Bestandssystem, ein Schadensystem und rund 40 TB auf zwei Dateiservern.
38.000 neue Dokumente pro Monat per E-Mail, Poststellen-Scanner und Systemexport, dahinter rund 6 Millionen Altdateien aus zwanzig Jahren Geschäftstätigkeit.
Jedes Dokument wird von Hand geöffnet, beurteilt, umbenannt und gespeichert, etwa drei Minuten einschließlich der Entscheidung, wohin es gehört. Das Wiederfinden beruht auf Gedächtnis.
Nichts trägt Metadaten, also findet nichts, wer es nicht selbst abgelegt hat, und nichts kann vernichtet werden, weil niemand sagen kann, was eine Datei ist.
Roboter durchsuchen die Laufwerke und entfernen Dubletten, document processing for Microsoft 365 klassifiziert die digital erzeugten Dateien und UiPath Document Understanding die Altscans, jedes Dokument landet in einer entworfenen SharePoint-Bibliothek mit Metadaten und einem Aufbewahrungslabel aus Microsoft Purview, und die Aktenverantwortlichen klären Ausnahmen in Microsoft Teams.
Drei Minuten je Dokument werden zu Sekunden für die klassifizierte Mehrheit, das Wiederfinden wird zur Metadatensuche, und Aufbewahrung ist keine Absichtserklärung mehr. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung.
Vorgeschlagene Lösung
Das Ziel wird entworfen, bevor etwas bewegt wird, denn der typische Fehlschlag eines Archivprojekts besteht darin, den Ordnerbaum nach SharePoint zu kopieren und das Migration zu nennen. Die Architektur besteht aus wenigen Sites je Geschäftsbereich, Bibliotheken mit Inhaltstypen, die das Geschäft wiedererkennt, und Spalten, nach denen tatsächlich gesucht wird: Geschäftspartner, Vertrags- oder Schadennummer, Dokumentart, Gültigkeitsdatum, Aktenklasse.
Digital erzeugte Dateien klassifiziert und beschreibt document processing for Microsoft 365 innerhalb von SharePoint, ein nutzungsabhängig abgerechneter Dienst mit vorgefertigten und eigenen Modellen sowie Autofill-Spalten, die Metadaten direkt aus dem Dokument schreiben. Altscans brauchen eine andere Maschine: UiPath Document Understanding kommt damit zurecht, wie ein Fax von 2008 nach zwei Kopiervorgängen aussieht. Roboter erfassen jede Datei mit ihrem Hashwert, führen identische Dubletten zusammen und gruppieren ähnliche nach Art und Nummer, sodass eine Fassung als gültig bestehen bleibt und die übrigen als ersetzt damit verknüpft werden.
Die Aufbewahrung wird im Moment der Ablage vergeben. Jede Bibliothek und jeder Inhaltstyp trägt ein Standard-Aufbewahrungslabel, Richtlinien zur automatischen Vergabe in Microsoft Purview decken ab, was der Speicherort allein nicht entscheidet, und die Dispositionsprüfung geht an eine benannte aktenverantwortliche Person. Menschen erscheinen nur dort, wo Urteilsvermögen nötig ist: Was die Modelle nicht zuordnen, Fassungskonflikte und personenbezogene Daten am falschen Ort werden zu Aufgaben in Microsoft Teams, und neue Eingänge aus der Scanner-Bibliothek und dem gemeinsamen Postfach durchlaufen dieselben Regeln.
SharePoint-Bibliotheken, Inhaltstypen und Metadatenspalten; document processing for Microsoft 365 (vorgefertigte und eigene Modelle, Autofill-Spalten, OCR); UiPath Document Understanding mit Validation Station; Aufbewahrungslabels, Records Management und Dispositionsprüfung in Microsoft Purview; Warteschlangen und Prüfpfad in UiPath Orchestrator; UiPath Action Center-Aufgaben in Microsoft Teams
Die Informationsarchitektur; die Zuordnung von Dokumentart zu Aktenklasse und Label; die Dubletten- und Versionslogik; die Migrationsmaschine mit Manifest und Abgleichsbericht; die Ausnahmewarteschlangen, Eingangsregeln und das Archiv-Dashboard
Abfragen im Bestands- und Schadensystem, ob eine aus dem Dokument gelesene Nummer existiert; lesender SMB-Zugriff auf die Dateiserver
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungRoboter durchsuchen die Dateiserver, erfassen jede Datei mit Hashwert, Pfad und Daten und stellen sie in UiPath Orchestrator in die Warteschlange
- AutomatisierungIdentische Dubletten werden zu einer Position zusammengeführt, ähnliche gleicher Art und Nummer nach Datum, Unterschrift und Vollständigkeit gereiht
- AutomatisierungDigital erzeugte Dateien klassifiziert document processing for Microsoft 365 und füllt die Bibliotheksspalten, Scans gehen an UiPath Document Understanding
- SystemDie aus dem Dokument gelesenen Nummern werden gegen die Fachsysteme geprüft, und eine nicht existierende Nummer hält das Dokument zurück statt es abzulegen
- AutomatisierungSichere Positionen werden mit Inhaltstyp, Metadaten und Aufbewahrungslabel in die richtige Bibliothek geschrieben, ersetzte Kopien werden mit der gültigen Fassung verknüpft
- MenschKlassifizierungen mit geringer Sicherheit, Fassungskonflikte und falsch abgelegte personenbezogene Daten erreichen die aktenverantwortliche Person in Microsoft Teams
- AutomatisierungNeue Dokumente aus der Scanner-Bibliothek und dem gemeinsamen Postfach durchlaufen dieselben Regeln am Eingangstag, und ein Wochenbericht zeigt, was bewegt wurde und was wartet
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Durchsuchen, Hashwerte, Dublettenbereinigung und das Migrationsmanifest für jede Datei
- Klassifizierung, Extraktion und Spaltenbefüllung für digital erzeugte Dokumente und Altscans
- Das Schreiben jedes Dokuments in seine Bibliothek mit Inhaltstyp, Aufbewahrungslabel und Verknüpfung ersetzter Kopien
- Den laufenden Eingang aus der Scanner-Bibliothek und dem gemeinsamen Postfach nach denselben Regeln
Menschen entscheiden
- Über Dokumente, die die Modelle nicht zuordnen konnten, in Teams mit der Datei vor Augen
- Welche von zwei widersprüchlichen Fassungen gilt, wenn Unterschrift und Datum es nicht klären
- Über die Disposition am Ende der Aufbewahrungsfrist, geprüft statt still ausgeführt
- Über Aktenklassen und Aufbewahrungsfristen, die im Eigentum von Compliance bleiben
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wir fügen keine Technologie hinzu, damit eine Architektur seriös aussieht. Jedes Element unten hat hier eine konkrete Aufgabe.
Eingänge
- Dateiserver über SMB
- Scanner-Bibliothek in SharePoint
- gemeinsames Postfach in Exchange Online
- Exporte aus Bestands- und Schadensystem
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- document processing for Microsoft 365
- Power Automate
Zielsysteme
- SharePoint-Bibliotheken mit Inhaltstypen und Metadaten
- Aufbewahrungslabels und Records in Microsoft Purview
- Migrationsmanifest und Abgleichsbericht
Berührungspunkte für Menschen: UiPath Action Center-Aufgaben in Microsoft Teams; Dispositionsprüfung in Microsoft Purview; das Archiv-Dashboard in einem Teams-Kanal
Eingesetzte Technologien
das Zielarchiv: Struktur, Metadaten, Versionierung, Berechtigungen
Aklassifiziert digital erzeugte Dateien und füllt Bibliotheksspalten, nutzungsabhängig abgerechnet
AOCR, Klassifizierung und Extraktion für zwanzig Jahre Scans, mit Validation Station
Adurchsuchen die Server, bilden Hashwerte, entfernen Dubletten, reihen ein, wiederholen und protokollieren
Avergibt und erzwingt Aufbewahrung; automatische Vergabe und Records-Funktionen liegen im Bereich Microsoft 365 E5
AAktenverantwortliche klären Ausnahmen, ohne Teams zu verlassen
Abeobachtet die Scanner-Bibliothek und das gemeinsame Postfach und startet den Eingang
Abeantwortet Fragen aus dem Archiv innerhalb der Berechtigungen jedes Nutzers, sofern lizenziert
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Was es wert ist, mit offener Rechnung.
Drei Minuten umfassen den gesamten Ablagevorgang: Öffnen, Entscheidung über die Zugehörigkeit, Umbenennen, Speichern und Prüfen auf eine vorhandene Kopie; das ist eine typische Bandbreite für dieses Szenario, keine Messung bei einem Kunden. 28 € sind Vollkosten pro Stunde für eine Back-Office-Rolle in Mitteleuropa. Das Modell erfasst nur den laufenden Eingang und zeigt freigesetzte Kapazität statt Personalabbau; der Altbestand folgt im nächsten Abschnitt.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Ablegen ist keine Aufgabe mehr: Ein heute eingehendes Dokument ist binnen Minuten klassifiziert, beschrieben und einsortiert
- Das Wiederfinden ändert seine Form, von der Nachricht an einen Kollegen im Urlaub zur Suche nach Geschäftspartner, Nummer und Dokumentart
- Eine gültige Fassung je Dokument mit verknüpften ersetzten Kopien, sodass ein Streit über den geltenden Nachtrag aus dem Bestand geklärt wird
- Aufbewahrung wird zu etwas, das das System tut, statt zu etwas, das die Richtlinie sagt, und Prüfungen oder Auskunftsanfragen werden aus Metadaten in Stunden beantwortet
- Die Inhalte werden tauglich für moderne Suche und, wo Microsoft 365 Copilot lizenziert ist, auch für Rückfragen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Compliance zeigt einem Prüfer einen Aktenplan, die tatsächlich vergebenen Labels und ein Dispositionsprotokoll statt einer Absicht
- Zwanzig Jahre Organisationsgedächtnis hängen nicht mehr davon ab, welche zwei Mitarbeitenden noch im Haus sind
- Ausgaben für Speicher und Sicherung werden zur Entscheidung statt zur Gewohnheit, weil bleibt, was einen Grund zum Bleiben hat
- Alles, was später auf eigenen Inhalten aufgebaut wird, startet aus klassifiziertem Material statt aus der nächsten Aufräumaktion
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Ein Prüfer sollte jede Entscheidung nachvollziehen können.
- Das Migrationskonto liest die Dateiserver und schreibt nie auf sie; jeder abgeschlossene Quellbereich wird nur lesbar, sodass ein Dokument danach an einer Stelle geändert werden kann
- Die Dokumente bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant; die UiPath-Seite läuft in der EU-Region der Automation Cloud und erhält nur die zur Klassifizierung nötigen Seiten
- Berechtigungen werden neu aufgebaut statt kopiert: zwanzig Jahre spontaner Freigaben werden zu Bibliothekszugriff über Gruppen in Microsoft Entra ID
- Klassifizierungsmodelle sind versioniert, gegen eine zurückgehaltene Stichprobe getestet und werden mit Compliance geprüft, sobald sich ein Schwellenwert oder eine Klassenzuordnung ändert
- Rechtsvorbehalte werden vor Beginn der Migration gesetzt und gehen jedem Label vor; jede Dispositionsentscheidung wird in Microsoft Purview festgehalten
Warum jetzt
Die Dateiserver steuern ohnehin auf eine Entscheidung zu: Hardwaretausch, eine Version außerhalb des Supports, eine Speichererneuerung. Eine Migration mit Klassifizierung kostet wenig mehr als das unveränderte Verschieben des Durcheinanders
Aufbewahrung, die nur auf Papier existiert, ist die erste Frage einer Aufsicht, und keine Auskunftsanfrage akzeptiert die Antwort „wir müssten die Laufwerke durchsuchen“
Vorgefertigte und eigene Dokumentmodelle laufen heute innerhalb von SharePoint, und Document Understanding liest Scans, an denen reines OCR scheitert. Unterdessen laufen die modellierten 53.200 € Ablageaufwand pro Monat ohnehin weiter
Relevante Führungsrollen
Das Wiederfinden ist kein persönlicher Gefallen mehr; eine Frage zu einer Akte von 2014 wird beantwortet, ohne zu wissen, wer sie abgelegt hat
Aufbewahrung wird nachweisbar: ein Aktenplan, Labels auf echten Akten, geprüfte und protokollierte Disposition
Zwei Dateiserver mit Sicherungskosten, Berechtigungsschulden und Migrationsrisiko wandern nicht länger von Roadmap zu Roadmap
Zwanzig Jahre Speicher und der Ablageaufwand dahinter werden zu gemessenen Kosten mit einem Verantwortlichen
Häufige Fragen und Einwände
Manche sind es, und die gehen an einen Menschen statt ins Raten. Die meisten scheitern nur an der reinen Textsuche: Ein Dokumentmodell liest ein gestempeltes, schiefes Fax gut genug, um es zu klassifizieren und die Vertragsnummer zu ziehen, und der Sicherheitswert benennt die Fälle, die es nicht konnte.
Dann entsteht zuerst das Archiv und die Fristen folgen. Sobald sichtbar ist, wie viele Dokumente je Klasse vorliegen und wie alt sie sind, wird eine Frist keine Abstraktion mehr.
Nicht, solange der Ordnerbaum nie kopiert wird. Dokumente gehen in eine entworfene Struktur, was nicht zugeordnet werden kann, wartet auf einen Menschen, und der Abgleichsbericht zeigt, was wohin ging.
Wann diese Lösung nicht passt
- Einige tausend Dokumente pro Monat und ein Laufwerk, das ein Team in wenigen Wochen ordnet, wo diszipliniertes manuelles Aufräumen günstiger ist
- Kein Verantwortlicher für Aktenklassen und Aufbewahrungsfristen, denn ohne Entscheidung von Compliance hat die Automatisierung nichts anzuwenden
- Inhalte, die ohnehin ersetzt werden, etwa bei einer Migration des Bestandssystems, die die Dokumente neu ausstellt
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wie lange bräuchten wir heute, um alle Dokumente zu einem einzelnen Geschäftspartner vorzulegen, und wie würden wir einem Prüfer die Vollständigkeit dieser Liste belegen?
Vorgehen bei der Umsetzung
Was wir liefern und was wir für den Start brauchen.
Wir liefern
- Eine Inventur der Dateiserver: Volumen nach Alter und Format, Dublettenquote, welche Ordnerbäume noch genutzt werden
- Die Informationsarchitektur in SharePoint: Sites, Bibliotheken, Inhaltstypen, Spalten und Berechtigungen, mit dem Fachbereich abgestimmt
- Klassifizierungsmodelle: document processing for Microsoft 365 für digital erzeugte Dateien, UiPath Document Understanding für Ihre Scans
- Die Migrationsmaschine mit Hashwerten, Dublettenbereinigung, Versionslogik, Manifest und Abgleichsbericht je Welle
- Die Aktenschicht in Microsoft Purview, die Eingangsregeln für Scanner und Postfach sowie die Ausnahmebearbeitung in Microsoft Teams
Wir brauchen von Ihnen
- Lesenden Zugriff auf die Dateiserver für ein Dienstkonto und eine Stichprobe jeder Dokumentart
- Eine aktenverantwortliche Person je Geschäftsbereich und einen Verantwortlichen für Aktenplan und Aufbewahrungsfristen
- Die geltende Aufbewahrungsrichtlinie in dem Zustand, in dem sie ist, sowie bestehende Rechtsvorbehalte
- Eine Entscheidung darüber, was außerhalb des Umfangs bleibt: private Ordner, abgelöste Systeme, Inhalte, die geschlossen werden
Etappen
Inventur
Laufwerke durchsuchen und Volumen, Dubletten, Formate und tatsächliche Nutzung messen
Architektur
Sites, Bibliotheken, Inhaltstypen, Spalten, Berechtigungen, Aktenklassen und Aufbewahrungsfristen
Aufbau
Klassifizierungsmodelle, Migrationsmaschine, Eingangsregeln, Purview-Konfiguration und Ausnahmebearbeitung in Teams
Migration
Ein Bereich als Pilot, dann Welle für Welle, jeder abgeschlossene Quellbereich danach nur lesbar
Regelbetrieb
Eingang aktiv, Überwachung, Modellabgleich und die erste turnusmäßige Dispositionsprüfung
Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Dokumentarten, der Qualität der Altscans und der Zahl der Ordnerbäume, die in einer Architektur zusammengeführt werden müssen, weit mehr als der Zahl der Dateien.
Zwanzig Jahre Dokumente, sechs Millionen Dateien und keine Metadaten zum Suchen.
Senden Sie uns ein Verzeichnislisting eines Dateiservers, oder lassen Sie uns eine Freigabe nur lesend durchsuchen. Sie erhalten eine Inventur: Volumen nach Alter und Format, die Dublettenquote und die Dokumentklassen, die ein Modell heute erkennen könnte.
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