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Case Study · FinanzenNach der Unterschrift liest niemand mehr den Vertrag
Das intelligente Vertragsregister: Fristen, Klauseln, Alerts
Jeder neue Vertrag und Nachtrag läuft durch IXP: Parteien, Beträge, Fristen und Klauseln landen in einem lebenden Register. Der Agent überwacht den Kündigungskalender und beantwortet Portfoliofragen — bevor eine Frist lautlos verstreicht.
Zusammenfassung für den Vorstand
1.200 aktive Verträge in Ordnern und auf Laufwerken; ein Excel-Register, gepflegt bei Gelegenheit.
IXP liest jeden Vertrag und Nachtrag; das Register aktualisiert sich selbst; der Agent überwacht Fristen.
Schluss mit ungewollten Verlängerungen; Klauseln und Verpflichtungen sofort sichtbar.
DMS/SharePoint, E-Signatur, Buchhaltung; UiPath IXP + Agent + Roboter.
Eine Dienstleistungsgruppe, 1.200 aktive Verträge
Miete, Energie, IT-Lizenzen, Subunternehmer, Fuhrpark. Nach der Unterschrift landet der Vertrag auf einem Laufwerk und seine Fristen — bestenfalls — in irgendeinem Kalender. Das Excel-Register hinkt der Realität ein Quartal hinterher.
Letztes Jahr verlängerten sich 8 % der Verträge automatisch, weil niemand rechtzeitig kündigte. Drei davon wollte das Unternehmen beenden. Sie blieben ein weiteres Jahr — mit Preisindexierung.
Der heutige Zustand
- MenschNach der Unterschrift landet der Vertrag im Ordner und auf dem Laufwerk
- MenschJemand trägt ihn — manchmal — in die Excel-Liste ein
- FehlerrisikoDie Kündigungsfrist verstreicht lautlos — Verlängerung um ein Jahr
- WartenIm Streitfall dauert die Suche nach Versionen und Nachträgen Tage
- MenschAudit oder Due Diligence bedeuten Wochen des Wühlens
- FehlerrisikoNiemand weiß, welche Verträge eine Preisindexierung enthalten
Die versteckten Kosten des heutigen Prozesses
Die teuersten Klauseln sind die, an die sich niemand erinnert.
- Drei ungewollte Verlängerungen à ~25.000 € sind 75.000 € pro Jahr — in diesem Modell, in nur einer Vertragsgruppe.
- Budgetierung ohne das volle Bild der Verpflichtungen — Überraschungen kommen mitten im Jahr.
- Haftungs- und Vertragsstrafenklauseln liest man am Tag des Streits, nicht vor dem Nachtrag.
Die Kosten des Nichtstuns
Handarbeit ist eine Betriebssteuer: Die Investition in Automatisierung ist endlich, die manuellen Kosten zahlen Sie jeden Monat aufs Neue.
Der Prozess nach der Automatisierung
- AutomatisierungNeuer Vertrag oder Nachtrag → IXP extrahiert Parteien, Beträge, Fristen, Klauseln
- AutomatisierungDas Register aktualisiert sich selbst, mit Versionen und Verknüpfungen
- AutomatisierungDer Agent überwacht den Kalender: Alerts 90, 60 und 30 Tage vorher
- MenschDie Entscheidung verlängern / nachverhandeln / kündigen — eine Antwort auf Teams
- AutomatisierungEine Portfoliofrage — beantwortet in einer Sekunde, mit Fundstellen
Was die Automatisierung übernimmt
- Datenextraktion aus jedem neuen Vertrag und Nachtrag
- Fristenkalender und frühzeitige Alerts
- Antworten auf Fragen zum Vertragsportfolio
Wann ein Mensch entscheidet
- Entscheidungen über Verlängerung und Nachverhandlung
- Auslegung strittiger Klauseln — ein Jurist, kein Modell
- Verhandlungen mit Lieferanten
Vorher
Nachher
Wertmodell — Beispielannahmen
Geschäftlicher Nutzen
- Schluss mit ungewollten Auto-Verlängerungen — jede Verlängerung ist eine bewusste Entscheidung
- Nachverhandlungen beginnen früh, aus einer Position der Stärke
- Das volle Bild der Verpflichtungen für Budget und Due Diligence
- Rechtsrisiken sichtbar, bevor sie zum Streitfall werden
Betroffene Vorstands-KPIs
Was die Unternehmensführung gewinnt
- Das Verpflichtungsportfolio in einer Ansicht: Beträge, Fristen, Indexierungen
- Alerts statt Budgetüberraschungen
- Harte Daten für jedes Lieferantengespräch
Rechnen Sie es für Ihre Organisation
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Ein Modell freigesetzter Kapazität — kein Einsparversprechen.
Systeme in diesem Szenario
Eingänge
- Skrzynka umów / DMS
- Podpis elektroniczny
- SharePoint / dyski
Agentische Schicht von Mientha
- UiPath Agent Builder
- UiPath-Roboter
- Maestro™ · Action Center
Zielsysteme
- Rejestr (SharePoint / DMS)
- FK / ERP (zobowiązania)
- Teams (alerty i decyzje)
Menschliche Freigabe: Teams / Action Center
Was wir liefern
- Aufräumen des Bestandsportfolios — rückwirkende Extraktion
- Ein IXP-Modell für Ihre Vertragstypen
- Ein Register mit Versionierung und Nachtrags-Verknüpfung
- Ein Alert- und Frage-Agent auf Teams
- Eskalationsregeln für kritische Fristen
- Ein vierteljährlicher Datenqualitäts-Check
Was wir zum Start brauchen
- 10 Beispielverträge unterschiedlicher Art
- Zugriff auf das Repository (Laufwerk / DMS)
- Die Liste der relevanten Felder und Klauseln
- Ein Verantwortlicher auf Rechts- oder Finanzseite
Umsetzungsfahrplan
Discovery
Wir kartieren Prozess, Daten und Ausnahmen mit den Prozessverantwortlichen.
Design
Zielablauf, Geschäftsregeln, Freigabeschwellen.
Umsetzung
Agenten, Roboter und Integrationen in Ihrer Umgebung.
Validierung
Tests an realen Fällen, Ausnahmebehandlung.
Go-live
Kontrollierter Rollout mit menschlicher Aufsicht.
Optimierung
Monitoring, Reporting und kontinuierliche Verbesserung.
Die typische Dauer hängt von Systemen und Regeln ab — ein einzelner Prozess dauert meist Wochen, nicht Quartale.
Risiko und Kontrollen
Autonomie unter Kontrolle
- Extraktion unter der Konfidenzschwelle → menschliche Prüfung
- Der Agent entscheidet nichts über Verträge — er wacht und erinnert
- Zugriff auf Vertragsinhalte nach Rollen
- Eine lückenlose Spur jeder Registeränderung
Warum jetzt
- Jedes Quartal verstreichen weitere Fristen lautlos
- Preisindexierungen arbeiten gegen Sie, wenn Sie nichts von ihnen wissen
- Finanzierung und M&A verlangen das Register „bis gestern“ — besser, es existiert vorher
Warum das wichtig ist für:
Verpflichtungen unter Kontrolle; Schluss mit durchsickernden Verlängerungen.
Klauseln und Risiken sofort sichtbar, nicht erst am Tag des Streits.
Operative Verträge — Miete, Energie, Fuhrpark — ohne Überraschungen.
Fragen, die wir oft hören
Excel liest keinen Nachtrag und erinnert an keine Frist. Ein Register, das sich selbst aktualisiert und sich selbst meldet, ist eine andere Werkzeugklasse.
Wir trainieren IXP an Ihren Vertragstypen. Die ungewöhnlichen gehen weiterhin zum Juristen — nur mit extrahierten Feldern statt eines nackten PDFs.
Die Kanzlei interpretiert; das Register wacht. Das eine ersetzt nicht das andere — mit dem Register kommen Sie zur Kanzlei vor dem Streit, nicht danach.
Wann das nicht die richtige Lösung ist
- Ein paar Dutzend Verträge — ein guter Kalender und Disziplin genügen
- Nur Papierverträge und keine Freigabe zur Digitalisierung
- Kein Prozessverantwortlicher — ein Register ohne Besitzer stirbt wie das Excel
Eine Frage für Ihre nächste Vorstandssitzung
Welche Ihrer 1.200 Verträge verlängern sich dieses Quartal — und sollte einer davon es nicht?
Wie viele Ihrer Verträge haben sich letztes Jahr verlängert, ohne dass es jemand entschieden hat?
10 Beispielverträge genügen — wir zeigen Extraktion und Alerts an Ihren Dokumenten.
Zeigen Sie uns 10 Verträge