Start · Rozwiązania agentyczne · Inteligentny rejestr umów: terminy, klauzule, alerty

Case study · Finanse

Nikt nie czyta umów po podpisaniu

Inteligentny rejestr umów: terminy, klauzule, alerty

Każda nowa umowa i aneks przechodzą przez IXP: strony, kwoty, terminy i klauzule lądują w żywym rejestrze. Agent pilnuje kalendarza wypowiedzeń i odpowiada na pytania o portfel — zanim termin minie bezgłośnie.

Pokaż nam 10 umów Wszystkie case studies

8%umów tej przykładowej grupy przedłużyło się w zeszłym roku automatycznie, bo termin wypowiedzenia minął niezauważony.

Streszczenie dla zarządu

Wyzwanie

1 200 aktywnych umów w segregatorach i na dyskach; rejestr w Excelu aktualizowany przy okazji.

Co się zmienia

IXP czyta każdą umowę i aneks; rejestr aktualizuje się sam; agent pilnuje terminów.

Wartość biznesowa

Koniec niechcianych przedłużeń; klauzule i zobowiązania widoczne od ręki.

Systemy i zakres

DMS/SharePoint, podpis elektroniczny, FK; IXP + agent + roboty UiPath.

Scenariusz ilustracyjny

Grupa usługowa, 1 200 aktywnych umów

Najem, media, licencje IT, podwykonawcy, flota. Po podpisaniu umowa ląduje na dysku, a jej terminy — w najlepszym razie — w czyimś kalendarzu. Rejestr w Excelu odstaje od rzeczywistości o kwartał.

W zeszłym roku 8% umów przedłużyło się automatycznie, bo nikt nie zdążył ich wypowiedzieć. Trzy z nich firma chciała zakończyć. Zostały na kolejny rok — z indeksacją cen.

Stan obecny

CzłowiekUmowa po podpisaniu ląduje w segregatorze i na dysku
CzłowiekKtoś — czasem — dopisuje ją do Excela
Ryzyko błęduTermin wypowiedzenia mija bezgłośnie — przedłużenie na rok
OczekiwaniePrzy sporze szukanie wersji i aneksów trwa dniami
CzłowiekAudyt lub due diligence to tygodnie przekopywania
Ryzyko błęduNikt nie wie, które umowy mają indeksację cen

CzłowiekOczekiwanieRyzyko błędu

Ukryte koszty obecnego procesu

Najdroższe klauzule to te, o których nikt nie pamięta.

Trzy niechciane przedłużenia po ~25 000 € to 75 000 € rocznie — w tym modelu, przy jednej grupie umów.
Budżetowanie bez pełnego obrazu zobowiązań — niespodzianki wychodzą w trakcie roku.
Klauzule odpowiedzialności i kar poznaje się w dniu sporu, nie przed podpisem aneksu.

Koszt zaniechania

Niechciane przedłużenia w tym modelu (rok)≈ 75 000 €

Ręczna obsługa rejestru (rok)≈ 16 800 €

Due diligence albo audyt — każdorazowotygodnie pracy

Praca ręczna to podatek operacyjny: inwestycja w automatyzację jest skończona, koszt ręcznego procesu płacisz co miesiąc od nowa.

Proces po automatyzacji

AutomatyzacjaNowa umowa lub aneks → IXP wyciąga strony, kwoty, terminy, klauzule
AutomatyzacjaRejestr aktualizuje się sam, z wersjami i powiązaniami
AutomatyzacjaAgent pilnuje kalendarza: alert 90, 60 i 30 dni przed terminem
CzłowiekDecyzja „przedłużamy / renegocjujemy / wypowiadamy” — jedna odpowiedź na Teams
AutomatyzacjaPytanie o portfel — odpowiedź w sekundę, z odnośnikami

CzłowiekAutomatyzacja

Co przejmuje automatyzacja

Ekstrakcja danych z każdej nowej umowy i aneksu
Kalendarz terminów i alerty z wyprzedzeniem
Odpowiedzi na pytania o portfel umów

Kiedy decyduje człowiek

Decyzje o przedłużeniu i renegocjacji
Interpretacja klauzul spornych — prawnik, nie model
Negocjacje z dostawcami

Przed

Kompletność rejestrujak kto pamiętał

Przeoczone terminy wypowiedzeń8% portfela

Czas znalezienia klauzuligodziny–dni

Gotowość do audytutygodnie

Po

Kompletność rejestru100% nowych umów

Przeoczone terminy wypowiedzeńalert zawsze przed

Czas znalezienia klauzulisekundy

Gotowość do audytuod ręki

Model wartości — przykładowe założenia

Model ilustracyjny

100 nowych umów i aneksów × 24 min rejestracji= 40 h / mies.

40 h × 35 € pełnego kosztu godziny= 1 400 € / mies.

12 miesięcy× 12

Roczna praca rejestrowa — a to tylko mniejsza część wartości≈ 16 800 €

Efekty biznesowe

Koniec niechcianych auto-przedłużeń — każde przedłużenie to świadoma decyzja
Renegocjacje zaczynają się z wyprzedzeniem, z pozycji siły
Pełny obraz zobowiązań przy budżecie i due diligence
Ryzyko prawne widoczne, zanim stanie się sporem

Wpływ na KPI zarządu

Contract leakageRenewal disciplineTime to clauseAudit readiness

Co zyskuje kadra zarządzająca

Portfel zobowiązań w jednym widoku: kwoty, terminy, indeksacje
Alerty zamiast niespodzianek w budżecie
Twarde dane do rozmów z każdym dostawcą

Policz dla swojej organizacji

Wolumen miesięcznie

Minut pracy ręcznej na sprawę

Pełny koszt godziny pracy (€)

godzin do odzyskania miesięcznie

rocznej przepustowości do odzyskania

Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości — nie obietnica oszczędności.

Systemy w tym scenariuszu

Wejście

Skrzynka umów / DMS
Podpis elektroniczny
SharePoint / dyski

Warstwa agentowa Mienthy

UiPath Agent Builder
Roboty UiPath
Maestro™ · Action Center

Systemy docelowe

Rejestr (SharePoint / DMS)
FK / ERP (zobowiązania)
Teams (alerty i decyzje)

Akceptacja człowieka: Teams / Action Center

Co dostarczamy

Uporządkowanie istniejącego portfela — ekstrakcja wsteczna
Model IXP pod Wasze typy umów
Rejestr z wersjonowaniem i powiązaniem aneksów
Agent alertów i pytań na Teams
Reguły eskalacji terminów krytycznych
Kwartalny przegląd jakości danych

Czego potrzebujemy na start

10 przykładowych umów różnych typów
Dostęp do repozytorium (dysk / DMS)
Lista pól i klauzul, które mają znaczenie
Właściciel po stronie prawnej lub finansów

Harmonogram wdrożenia

Discovery

Mapujemy proces, dane i wyjątki z właścicielami procesu.

Projekt

Docelowy przepływ, reguły biznesowe, progi akceptacji.

Budowa

Agenci, roboty i integracje w Twoim środowisku.

Walidacja

Testy na rzeczywistych przypadkach, obsługa wyjątków.

Go-live

Kontrolowane uruchomienie z nadzorem człowieka.

Optymalizacja

Monitoring, raporty i ciągłe doskonalenie.

Typowy czas zależy od liczby systemów i reguł — pojedynczy proces to zwykle tygodnie, nie kwartały.

Ryzyko i kontrola

Autonomia pod kontrolą

Ekstrakcja poniżej progu pewności → weryfikacja człowieka
Agent nie podejmuje decyzji o umowach — pilnuje i podpowiada
Dostęp do treści umów według ról
Pełny ślad każdej zmiany w rejestrze

Dlaczego teraz

Każdy kwartał to kolejne terminy mijające bezgłośnie
Indeksacje cen w umowach pracują przeciw Wam, jeśli o nich nie wiecie
Finansowanie i M&A wymagają rejestru „na wczoraj” — lepiej mieć go wcześniej

Dlaczego to ważne dla:

CFO

Zobowiązania pod kontrolą; koniec przeciekających przedłużeń.

Radca / General Counsel

Klauzule i ryzyka widoczne od ręki, nie w dniu sporu.

COO

Umowy operacyjne — najem, media, flota — bez niespodzianek.

Pytania, które zwykle słyszymy

„Mamy rejestr w Excelu.”

Excel nie przeczyta aneksu i nie przypomni o terminie. Rejestr, który aktualizuje się sam i sam się odzywa, to inna klasa narzędzia.

„Nasze umowy są zbyt różnorodne.”

IXP trenujemy na Waszych typach umów. Nietypowe i tak trafiają do prawnika — tyle że z wyciągniętymi polami zamiast czystego PDF-a.

„To zadanie dla kancelarii.”

Kancelaria interpretuje; rejestr pilnuje. Jedno nie zastępuje drugiego — dzięki rejestrowi do kancelarii traficie, zanim będzie spór, nie po nim.

Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie

Kilkadziesiąt umów — wystarczy dobry kalendarz i dyscyplina
Umowy wyłącznie papierowe i brak zgody na digitalizację
Brak właściciela procesu — rejestr bez opiekuna umrze jak Excel

Pytanie na najbliższe posiedzenie

Które z Waszych 1 200 umów przedłużą się w tym kwartale — i czy któraś nie powinna?

Ile umów przedłużyło się u Was w zeszłym roku bez niczyjej decyzji?

Wystarczy 10 przykładowych umów — pokażemy ekstrakcję i alerty na Waszych dokumentach.

Pokaż nam 10 umów

Powiązane automatyzacje