Start · Rozwiązania · Zarząd i planowanie · Archiwum dokumentów, które opisuje się samo
Rozwiązanie · Zarząd i planowanieDwadzieścia lat dysków sieciowych zamienia się w archiwum z wyszukiwaniem i retencją
Archiwum dokumentów, które opisuje się samo
Każdy dokument dostaje klasyfikację, metadane i etykietę retencji w chwili wpływu, a ludzie rozstrzygają wyłącznie to, czego modele nie potrafią przypisać.
Streszczenie dla zarządu
Dokumenty leżą na dysku sieciowym bez metadanych, a zasady retencji istnieją tylko na papierze.
Cel projektujemy, zanim cokolwiek się przesunie, bo typowa porażka projektu archiwalnego polega na przeniesieniu drzewa folderów do SharePointa i nazwaniu tego migracją.
Odkładanie dokumentów przestaje być zadaniem: dokument wpływający dziś jest sklasyfikowany, opisany i umieszczony w ciągu minut.
biblioteki SharePoint z typami zawartości i metadanymi; etykiety retencji i dokumentacja w Microsoft Purview; manifest migracji i raport uzgodnienia
Problem biznesowy
Zarządzanie dokumentami
Dysk rósł tak, jak rosną wszystkie dyski. Każdy dział zbudował własne drzewo folderów, konwencja nazewnicza zmieniała się co kilka lat, a ważne dokumenty trafiały jednocześnie w kilka miejsc: na serwer plików, do systemu polisowego, do skrzynki likwidatora, na czyjś OneDrive. Żadna z tych kopii nie wie o pozostałych.
Skutki odczuwają zwykle nie ci, którzy dokumenty odkładali. Likwidator potrzebuje pierwotnych warunków, prawnik wersji podpisanej, a nie roboczej, underwriter tego, co faktycznie uzgodnił broker. Każdy zaczyna od pytania do człowieka, a nie do systemu, a wraz z odejściem tego człowieka znika mapa folderów.
Retencja istnieje na papierze. Polityka wskazuje okresy dla dokumentów polisowych, akt szkodowych i akt osobowych, a folder nazwany „do usunięcia” nigdy nie został opróżniony. Wszystko, co zostaje, wchodzi w zakres wniosku o dostęp albo kontroli, a dane osobowe trzymane po ustaniu celu źle wyglądają wobec zasady ograniczenia przechowywania z RODO. Nowoczesne wyszukiwanie wymaga dokładnie tego, czego dyskowi brakuje: poprawnych uprawnień, typu dokumentu i jednej wersji obowiązującej.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda punkt wyjścia, który zastajemy przed migracją.
- CzłowiekDokument przychodzi mailem, ze skanera w kancelarii albo jako eksport z systemu; ktoś zapisuje go na dysku i zmienia nazwę według konwencji obowiązującej w dziale w danym roku
- OczekiwaniePoza nazwą pliku nic nie jest zindeksowane, więc dokument znajdzie tylko ten, kto go odłożył
- CzłowiekProśby o odszukanie dokumentu krążą jako wiadomości na Teams do osoby, która być może pamięta sprawę
- Ryzyko błęduTa sama umowa istnieje w trzech wersjach i nikt nie udowodni, która została podpisana
- Ryzyko błęduRetencja żyje w dokumencie polityki, żaden folder nie jest opróżniany, a akta po terminie leżą obok akt objętych blokadą prawną
- OczekiwanieKontrole i wnioski o dostęp wymagają wielodniowego ręcznego przeszukiwania i nigdy nie da się wykazać kompletności
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- Odłożenie dokumentu wygląda na zadanie na trzydzieści sekund, ale zawiera decyzję, gdzie dokument należy i czy kopia już istnieje, powtarzaną dziesiątki tysięcy razy w miesiącu.
- Wyszukiwanie kosztuje więcej i jest zupełnie niewidoczne: likwidator, który nie znajduje dokumentu, prosi brokera o ponowne przesłanie albo pracuje bez niego.
- Duplikaty zajmują miejsce na dysku, ale przede wszystkim tworzą niejednoznaczność: trzy kopie aneksu wychodzą na jaw zwykle dopiero w trakcie sporu.
- Nadmiarowa retencja zamienia zamknięty biznes w bieżące ryzyko, a znajomość struktury folderów pozostaje osobista, więc odpowiedź na pytanie o rok 2011 zależy od dostępności dwóch osób.
Koszt zaniechania
Każdy miesiąc wpływu dokłada do stosu, którego nikt nie czyta; dwa pierwsze wiersze tylko przedłużają ten model. Trzeci to skala, a nie plan: 6 000 000 plików po pół minuty każdy daje 50 000 godzin czytania, czyli około 1 400 000 € przy tym samym koszcie godzinowym. Nikt nie finansuje ręcznego przeglądu dwudziestu lat plików i właśnie dlatego dysk nigdy nie zostaje uporządkowany.
To, co narasta w międzyczasie, jest czymś więcej niż kosztem. Każdy rok bez stosowanej retencji dokłada kolejny rocznik akt, które powinny były zostać zniszczone, a każde odejście na emeryturę zabiera fragment mapy folderów. Niedogodność zamienia się w ryzyko przy pierwszym żądaniu, które wymaga kompletnej odpowiedzi.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach: liczby służą do policzenia sprawy na Państwa danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa ubezpieczeniowo-finansowa w Europie Środkowej, 1900 pracowników, Microsoft 365 w codziennym użyciu, system polisowy, system szkodowy i około 40 TB na dwóch serwerach plików.
38 000 nowych dokumentów miesięcznie z poczty, skanera kancelaryjnego i eksportów systemowych, a za nimi około 6 milionów plików historycznych z dwudziestu lat działalności.
Każdy dokument jest otwierany, oceniany, przemianowywany i zapisywany ręcznie, około trzech minut wraz z decyzją, gdzie należy. Odszukiwanie opiera się na pamięci pracowników.
Nic nie ma metadanych, więc nic nie jest wyszukiwalne poza osobą, która to odłożyła, i nic nie może zostać usunięte, bo nikt nie potrafi orzec, czym dany plik jest.
Roboty przeczesują dyski i usuwają duplikaty, document processing for Microsoft 365 klasyfikuje pliki cyfrowe, a UiPath Document Understanding skany historyczne. Każdy dokument trafia do zaprojektowanej biblioteki SharePoint z metadanymi i etykietą retencji Microsoft Purview, a właściciele dokumentacji rozstrzygają wyjątki w Microsoft Teams.
Trzy minuty na dokument stają się sekundami dla sklasyfikowanej większości, odszukiwanie zamienia się w wyszukiwanie po metadanych, a retencja przestaje być deklaracją. Liczby są modelem, nie pomiarem.
Proponowane rozwiązanie
Cel projektujemy, zanim cokolwiek się przesunie, bo typowa porażka projektu archiwalnego polega na przeniesieniu drzewa folderów do SharePointa i nazwaniu tego migracją. Architektura to kilka witryn według obszarów biznesowych, biblioteki z typami zawartości rozpoznawalnymi dla biznesu i kolumny, po których ludzie faktycznie szukają: kontrahent, numer polisy lub szkody, typ dokumentu, data obowiązywania, klasa archiwalna.
Pliki cyfrowe klasyfikuje i opisuje wewnątrz SharePointa document processing for Microsoft 365, usługa rozliczana w modelu pay-as-you-go, która daje modele gotowe i własne oraz kolumny autofill zapisujące metadane wprost z dokumentu. Skany historyczne wymagają innego silnika: UiPath Document Understanding radzi sobie z tym, jak wygląda faks z 2008 roku po dwóch kserokopiach. Roboty rejestrują każdy plik wraz z sumą kontrolną, scalają duplikaty identyczne, a zbliżone grupują po typie i numerze, tak że jedna wersja zostaje obowiązująca, a pozostałe są z nią powiązane jako zastąpione.
Retencja jest nakładana w momencie odłożenia dokumentu. Każda biblioteka i typ zawartości ma domyślną etykietę retencji, reguły automatycznego stosowania w Microsoft Purview obejmują to, czego nie rozstrzyga samo miejsce zapisu, a przegląd dyspozycji trafia do wskazanego właściciela dokumentacji. Ludzie pojawiają się wyłącznie tam, gdzie potrzebna jest ocena: to, czego modele nie przypiszą, konflikty wersji i dane osobowe w niewłaściwym miejscu stają się zadaniami w Microsoft Teams. Nowe wpływy ze skanera i skrzynki współdzielonej przechodzą przez te same reguły.
Biblioteki SharePoint, typy zawartości i kolumny metadanych; document processing for Microsoft 365 (modele gotowe i własne, kolumny autofill, OCR); UiPath Document Understanding z Validation Station; etykiety retencji, dokumentacja i przegląd dyspozycji w Microsoft Purview; kolejki i ślad audytowy UiPath Orchestrator; zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams
Architekturę informacji; mapowanie typu dokumentu na klasę archiwalną i etykietę; logikę duplikatów i wersji; silnik migracji z manifestem i raportem uzgodnienia; kolejki wyjątków, reguły przyjęcia i pulpit archiwum
Odpytanie systemu polisowego i szkodowego w celu potwierdzenia, że numer odczytany z dokumentu istnieje; dostęp tylko do odczytu do serwerów plików przez SMB
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRoboty przeczesują serwery plików, rejestrują każdy plik z sumą kontrolną, ścieżką i datami i kolejkują go w UiPath Orchestrator
- AutomatyzacjaDuplikaty identyczne scalają się do jednej pozycji, a zbliżone o tym samym typie i numerze są porządkowane według daty, podpisu i kompletności
- AutomatyzacjaPliki cyfrowe klasyfikuje document processing for Microsoft 365, uzupełniając kolumny biblioteki, a skany trafiają do UiPath Document Understanding
- SystemNumery odczytane z dokumentu są sprawdzane w systemach dziedzinowych, a numer nieistniejący od razu wstrzymuje dokument
- AutomatyzacjaPozycje pewne trafiają do właściwej biblioteki z typem zawartości, metadanymi i etykietą retencji, a kopie zastąpione są powiązane z wersją obowiązującą
- CzłowiekKlasyfikacje o niskiej pewności, konflikty wersji i dane osobowe w niewłaściwym miejscu trafiają do właściciela dokumentacji w Microsoft Teams
- AutomatyzacjaNowe dokumenty ze skanera i skrzynki współdzielonej przechodzą te same reguły w dniu wpływu, a tygodniowy raport pokazuje, co przeniesiono i co czeka
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Przeczesywanie dysków, sumy kontrolne, usuwanie duplikatów i manifest migracji dla każdego pliku
- Klasyfikację, ekstrakcję i uzupełnianie kolumn dla plików cyfrowych i skanów historycznych
- Zapis dokumentu do biblioteki z typem zawartości, etykietą retencji i powiązaniem kopii zastąpionych
- Bieżące przyjmowanie dokumentów ze skanera i skrzynki współdzielonej według tych samych reguł
Ludzie decydują
- O dokumentach, których modele nie przypisały, rozstrzyganych w Teams z plikiem przed oczami właściciela dokumentacji
- O tym, która z dwóch sprzecznych wersji obowiązuje, gdy podpis i data nie rozstrzygają sprawy
- O dyspozycji po upływie okresu retencji, poddawanej przeglądowi zamiast cichemu wykonaniu
- O klasach archiwalnych i okresach retencji, które pozostają własnością compliance
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- serwery plików przez SMB
- biblioteka skanera w SharePoint
- skrzynka współdzielona w Exchange Online
- eksporty z systemu polisowego i szkodowego
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- document processing for Microsoft 365
- Power Automate
Systemy docelowe
- biblioteki SharePoint z typami zawartości i metadanymi
- etykiety retencji i dokumentacja w Microsoft Purview
- manifest migracji i raport uzgodnienia
Punkty styku z człowiekiem: zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams; przegląd dyspozycji w Microsoft Purview; pulpit archiwum na kanale Teams
Wykorzystane technologie
archiwum docelowe: struktura, metadane, wersjonowanie, uprawnienia
Aklasyfikuje pliki cyfrowe i uzupełnia kolumny biblioteki, rozliczenie pay-as-you-go
AOCR, klasyfikacja i ekstrakcja dla dwudziestu lat skanów, z Validation Station
Aprzeczesują serwery, liczą sumy kontrolne, kolejkują pliki, ponawiają i audytują
Anakłada i egzekwuje retencję; automatyczne stosowanie i funkcje archiwalne mieszczą się w zakresie Microsoft 365 E5
Awłaściciele dokumentacji rozstrzygają wyjątki bez wychodzenia z Teams
Aobserwuje bibliotekę skanera i skrzynkę współdzieloną i uruchamia przyjęcie
Aodpowiada na pytania z archiwum w granicach uprawnień użytkownika, przy posiadanej licencji
AJak to wdrażamy
Od opisu do działającego procesu
To rozwiązanie wdrażamy w ramach usługi automatyzacji procesów: najpierw mierzymy proces na danych firmy, potem budujemy, testujemy i utrzymujemy roboty. Raporty i wskaźniki dopasowane do organizacji przygotowujemy w ramach usługi systemów dedykowanych i raportowania.
Realizacje
Opisane wdrożenia u klientów są w dziale Case studies.
Ilustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Trzy minuty obejmują cały akt odłożenia dokumentu: otwarcie, decyzję o przynależności, zmianę nazwy, zapis i sprawdzenie, czy kopia już istnieje; to typowy zakres dla tego scenariusza, a nie pomiar u klienta. 28 € to pełny koszt godzinowy stanowiska back-office w Europie Środkowej. Model obejmuje wyłącznie bieżący wpływ i pokazuje uwolnioną zdolność, a nie redukcję etatów; pula historyczna została ujęta w kolejnej sekcji.
Policzmy to na Państwa danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Odkładanie dokumentów przestaje być zadaniem: dokument wpływający dziś jest sklasyfikowany, opisany i umieszczony w ciągu minut
- Odszukiwanie zmienia charakter, z wiadomości do kolegi na urlopie na wyszukiwanie po kontrahencie, numerze i typie dokumentu
- Jedna wersja obowiązująca na dokument i powiązane kopie zastąpione, więc spór o to, który aneks obowiązuje, rozstrzyga zapis
- Retencja staje się działaniem systemu, a nie zapisem polityki, a kontrole i wnioski o dostęp są obsługiwane z metadanych w godzinach
- Treść nadaje się do nowoczesnego wyszukiwania, a przy licencji Microsoft 365 Copilot także do zadawania pytań
Perspektywa zarządu
- Compliance pokazuje audytorowi plan archiwalny, faktycznie nałożone etykiety i dziennik dyspozycji
- Dwadzieścia lat pamięci organizacyjnej przestaje zależeć od tego, którzy dwaj pracownicy nadal są w firmie
- Wydatek na przestrzeń i kopie zapasowe staje się decyzją, a nie przyzwyczajeniem, bo zostaje to, co ma powód, by zostać
- Wszystko, co firma zbuduje później na własnej treści, startuje z materiału sklasyfikowanego, a nie z kolejnego porządkowania
Wpływ na KPI zarządu
udział dokumentów z kompletnymi metadanymi · mediana czasu odszukania · udział duplikatów w archiwum · udział akt z nałożoną etykietą retencji · udział wyjątków na wejściu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Konto migracyjne czyta serwery plików i nigdy do nich nie zapisuje, a każdy zamknięty obszar źródłowy przechodzi w tryb tylko do odczytu, więc dokument da się zmienić w jednym miejscu
- Dokumenty pozostają w tenancie Microsoft 365 klienta, a warstwa UiPath działa w regionie EU Automation Cloud i otrzymuje wyłącznie strony potrzebne do klasyfikacji
- Uprawnienia budujemy od nowa, a nie kopiujemy: dwadzieścia lat doraźnych udostępnień zamienia się w dostęp do bibliotek oparty na grupach w Microsoft Entra ID
- Modele klasyfikacji są wersjonowane, testowane na wydzielonej próbce i przeglądane z compliance przy każdej zmianie progu pewności lub mapowania klas
- Blokady prawne nakładamy przed startem migracji i mają pierwszeństwo przed każdą etykietą, a każda decyzja o dyspozycji jest odnotowana w Microsoft Purview
Dlaczego teraz
Serwery plików i tak zbliżają się do decyzji: wymiana sprzętu, wersja wychodząca ze wsparcia, odnowienie przestrzeni. Migracja z klasyfikacją kosztuje niewiele więcej niż przeniesienie bałaganu w niezmienionej postaci
Retencja istniejąca wyłącznie na papierze jest pierwszym pytaniem regulatora, a żaden wniosek o dostęp nie przyjmuje odpowiedzi „musielibyśmy przeszukać dyski”
Modele gotowe i własne działają dziś wewnątrz SharePointa, a document understanding czyta skany, których zwykły OCR nie odczyta. W tym czasie modelowe 53 200 € miesięcznie pracy nad archiwizacją biegnie dalej
Role zarządcze, których to dotyczy
Odszukanie dokumentu przestaje być przysługą, a pytanie o plik z 2014 roku otrzymuje odpowiedź bez wiedzy, kto go odłożył
Retencja staje się wykazywalna: plan archiwalny, etykiety na realnych aktach, dyspozycja po przeglądzie i w dzienniku
Dwa serwery plików z rachunkiem za kopie zapasowe, długiem uprawnień i ryzykiem migracji przestają wędrować z planu na plan
Dwadzieścia lat przestrzeni dyskowej i praca nad archiwizacją stają się mierzonym kosztem z właścicielem
Częste pytania i zastrzeżenia
Część rzeczywiście jest i te trafiają do człowieka, a nie do zgadywania. Większość zawodzi tylko przy zwykłym wyszukiwaniu tekstu: model dokumentowy odczyta ostemplowany, przekrzywiony faks na tyle, by go sklasyfikować i pobrać numer polisy, a wskaźnik pewności wskaże te, których nie odczytał.
Wtedy najpierw powstaje archiwum, a okresy dochodzą później. Kiedy widać, ile dokumentów każdej klasy firma trzyma i jak są stare, uzgodnienie okresu przestaje być abstrakcją.
Nie, o ile drzewo folderów nigdy nie zostanie skopiowane. Dokumenty trafiają do zaprojektowanej struktury, to, czego nie da się przypisać, czeka na człowieka, a raport uzgodnienia pokazuje, co gdzie trafiło.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilka tysięcy dokumentów miesięcznie i dysk na tyle mały, że zespół uporządkuje go w kilka tygodni, gdzie zdyscyplinowana praca ręczna kosztuje mniej
- Brak właściciela klas archiwalnych i okresów retencji, bo bez decyzji compliance automatyzacja nie ma czego stosować
- Treść, która i tak zostanie zastąpiona, na przykład przy migracji systemu polisowego, który wystawi dokumenty ponownie
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile czasu zajęłoby nam dziś przedstawienie wszystkich dokumentów dotyczących jednego kontrahenta i jak udowodnilibyśmy audytorowi, że lista jest kompletna?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Inwentaryzację serwerów plików: wolumeny według wieku i formatu, udział duplikatów, które drzewa folderów są nadal używane
- Architekturę informacji w SharePoint: witryny, biblioteki, typy zawartości, kolumny i uprawnienia, uzgodnione z biznesem
- Modele klasyfikacji: document processing for Microsoft 365 dla plików cyfrowych, UiPath Document Understanding dla Państwa skanów
- Silnik migracji z sumami kontrolnymi, usuwaniem duplikatów, logiką wersji, manifestem i raportem uzgodnienia dla każdej fali
- Warstwę archiwalną w Microsoft Purview, reguły przyjęcia ze skanera i skrzynki oraz obsługę wyjątków w Microsoft Teams
Potrzebujemy od Państwa
- Dostępu do odczytu serwerów plików dla konta serwisowego i próbki każdego typu dokumentu
- Właściciela dokumentacji dla każdego obszaru biznesowego i właściciela planu archiwalnego po stronie compliance
- Obowiązującej polityki retencji w stanie, w jakim jest, oraz wykazu blokad prawnych
- Decyzji, co pozostaje poza zakresem: foldery prywatne, systemy wycofane, treść, która zostanie zamknięta
Etapy
Inwentaryzacja
Przeczesanie dysków i pomiar wolumenów, duplikatów, formatów i rzeczywistego użycia
Architektura
Witryny, biblioteki, typy zawartości, kolumny, uprawnienia, klasy archiwalne i okresy retencji
Budowa
Modele klasyfikacji, silnik migracji, reguły przyjęcia, konfiguracja Purview i obsługa wyjątków w Teams
Migracja
Jeden obszar pilotażowo, następnie fala po fali, z każdym zamkniętym obszarem źródłowym przełączanym w tryb tylko do odczytu
Praca ciągła
Działające przyjęcie, monitoring, strojenie modeli i pierwszy okresowy przegląd dyspozycji
Działowe. Nakład zależy od liczby typów dokumentów, jakości skanów historycznych i liczby drzew folderów, które trzeba pogodzić w jednej architekturze, znacznie bardziej niż od liczby plików.
Dwadzieścia lat dokumentów, sześć milionów plików i żadnych metadanych do wyszukania.
Wystarczy listing katalogów jednego serwera plików albo zgoda na przeczesanie jednego udziału w trybie tylko do odczytu. W zamian otrzymacie inwentaryzację: wolumeny według wieku i formatu, udział duplikatów oraz klasy dokumentów możliwe dziś do rozpoznania przez model.
Proszę pokazać nam jeden serwer plikówTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Dwustronicowe NDA powstaje dziesięć dni, bo jest kopiowane, czytane, drukowane, skanowane i ręcznie archiwizowane.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceArchiwum, które wie, co i kiedy wolno wybrakowaćSprawy się kończą, akta nie: kategorie niesprawdzone, spisy przepisywane, brakowanie przełożone na kolejny rok.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceWnioski RODO obsłużone w dni, nie w ostatniej chwiliWnioski RODO obsługuje się ręcznie i kończy w dwudziestym ósmym dniu trzydziestodniowego terminu.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaCertyfikaty analizy i dokumentacja partiiWyroby gotowe stoją na rampie, bo certyfikat analizy wciąż jest przepisywany ręcznie.
Zobacz rozwiązanie ScenariuszInteligentny rejestr umówKażda nowa umowa i aneks przechodzą przez IXP: strony, kwoty, terminy i klauzule lądują w żywym rejestrze.
Zobacz scenariusz ScenariuszCyfrowe CMR i PODKierowca robi zdjęcie dokumentu przy rozładunku.
Zobacz scenariusz