Start · Rozwiązania · Prawo i compliance
Rozwiązanie · Prawo i complianceTerminy przechowywania to arytmetyka; robot prowadzi spisy, decyzję podejmuje archiwista
Archiwum, które wie, co i kiedy wolno wybrakować
Sprawy zakończone są co noc sprawdzane z wykazem akt, terminy liczone na bieżąco, a spisy zdawczo-odbiorcze i spisy do brakowania trafiają do archiwisty gotowe do decyzji.
Streszczenie dla zarządu
Sprawy się kończą, akta nie: kategorie niesprawdzone, spisy przepisywane, brakowanie przełożone na kolejny rok.
Projekt zaczyna się od ograniczenia, a nie od narzędzia: robot nigdy nie zmienia akt sprawy i nigdy nie niszczy dokumentacji.
Archiwum dowiaduje się o zakończeniu sprawy w nocy, w której ona zapada, więc praca rozkłada się na cały rok zamiast spadać w ciągu dwóch tygodni.
rejestr archiwum i oba wykazy wymagalności w SharePoint; etykiety retencji Microsoft Purview na elektronicznych aktach spraw; raportowanie w Power BI
Problem biznesowy
Zarządzanie dokumentacją
Każda sprawa otrzymuje znak zbudowany z symbolu komórki, która ją prowadzi, i hasła z wykazu akt. Do tego hasła przypisana jest kategoria archiwalna: A, B z okresem przechowywania albo BE. Razem z datą zakończenia sprawy decyduje ona, kiedy teczka trafia do archiwum zakładowego i kiedy wolno ją brakować. Ustala się ją w pierwszej minucie sprawy i nigdy potem nie sprawdza.
Dalszy ciąg jest przewidywalny. Kategoria zostaje przepisana z ostatniej podobnej sprawy, a hasła wycofane z wykazu wciąż są w użyciu, bo nikt nie rozesłał zmiany. Sprawa kończy się w systemie, a papierowa teczka zostaje w komórce, bo przekazania odbywają się raz w roku i tylko wtedy, gdy ktoś je zorganizuje. Archiwistka dostaje potem pudła i arkusz przepisany z ich opisów.
To ona ponosi całe ryzyko przy najmniejszym zespole w budynku, kierownicy komórek tracą dwa tygodnie przed każdym przekazaniem, a sekretarz urzędu jest pytany o liczby, które nie istnieją. Dokumentacja z dawno upływionym terminem przechowywania zajmuje wynajętą powierzchnię, brakowanie jest odkładane, bo udowodnienie, co się do niego kwalifikuje, wymaga otwierania teczek, a sąd pytający o jedną teczkę dostaje odpowiedź opartą na czyjejś pamięci.
Jak to wygląda dzisiaj
To, co zastajemy tam, gdzie system EZD działa dobrze, a archiwum nadal pracuje papierowymi nawykami.
- CzłowiekPracownik kończy sprawę, wpisuje datę zakończenia na okładce teczki i przepisuje kategorię z ostatniej podobnej sprawy
- OczekiwanieTeczka zostaje w komórce do następnego przekazania akt, w najlepszym razie rocznego i przesuwanego przy niedoborach kadrowych
- CzłowiekPrzed przekazaniem ktoś spisuje spis zdawczo-odbiorczy z opisów teczek, a potem archiwistka przepisuje przyjęte pozycje do własnego rejestru
- Ryzyko błęduTeczki bez kategorii albo z hasłem, którego nie ma już w wykazie akt, wychodzą na jaw przy okienku archiwum i wracają do komórki
- OczekiwanieDokumentacja po upływie terminu przechowywania leży na półce; brakowanie jest planowane co roku i odkładane, gdy nic go nie wymusza
- Ryzyko błęduOdnalezienie jednej teczki dla strony albo dla kontroli zależy od tego, czy ktoś pamięta, kto i co przekazał
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- Dwukrotne przepisywanie tych samych wierszy to część widoczna i mniejsza. Każda zwrócona teczka wraca do komórki, czeka na osobę, która prowadziła sprawę, i pojawia się ponownie o jedno albo dwa przekazania później.
- Kategorie nadane przy zakładaniu sprawy i nigdy niesprawdzone psują się po cichu. Teczka pod niewłaściwym hasłem zostaje albo wybrakowana za wcześnie, czego nie da się cofnąć, albo przechowywana przez dziesięciolecia, których nikt nie zaplanował.
- Odłożenie brakowania nic nie kosztuje w roku, w którym się je odkłada, i dlatego przeżywa każdy budżet, a powierzchnia jest wynajmowana pod dokumentację, którą można było wybrakować. Rachunek przychodzi później, jako zaległość zbyt duża, by uporał się z nią jeden rok.
Koszt zaniechania
Brakowanie przesunięte o rok nie kosztuje niczego, co dałoby się wskazać palcem, i na tym polega trudność. Trzeci wiersz wycenia zaległość jednorazowo: 15 000 teczek po jedenaście minut to 2 750 godzin, około 55 000 € przy tej samej stawce, czyli rok czytania okładek przez jedną osobę.
Narasta jednak nie tylko koszt. Powierzchnia jest wynajmowana pod dokumentację, którą można było wybrakować, odnalezienie akt zależy od pamięci dwóch osób, a każde odłożone brakowanie dokłada rok teczek, których urząd nie potrafi opisać.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Urząd miasta zatrudniający około 420 osób w czternastu komórkach organizacyjnych, z systemem EZD w codziennym użyciu, Microsoft 365 w całym urzędzie i archiwum zakładowym prowadzonym przez archiwistkę i jej zastępcę.
9 400 spraw zakończonych rocznie, około 780 miesięcznie, a za nimi mniej więcej 15 000 teczek bez potwierdzonej kategorii; jedno przekazanie akt w roku i żadnego zakończonego brakowania od czterech lat.
Kategorie są nadawane przy zakładaniu sprawy i sprawdzane dopiero przy okienku archiwum. Spisy powstają z opisów teczek, a potem są przepisywane do rejestru. Terminy przechowywania liczy się ręcznie na życzenie.
Jedenaście minut na teczkę: otwarcie jej, dopasowanie hasła do wykazu akt, potwierdzenie kategorii i daty oraz zapisanie wiersza. W skali rocznego dorobku spraw to praca, której nie da się zaplanować, więc dzieje się późno i pod presją.
Roboty co noc czytają sprawy zakończone, sprawdzają każdą z wykazem akt i wystawiają zadanie korekty w Microsoft Teams wszędzie tam, gdzie brakuje hasła, kategorii lub daty. Termin przechowywania jest liczony z daty zakończenia i kategorii, więc oba wykazy są zawsze aktualne, a projekty spisów trafiają do archiwistki do zatwierdzenia.
Doroczny zryw zamienia się w przegląd: spisy przychodzą kompletne, korekty są wyjaśniane w ciągu roku, a urząd potrafi każdego dnia roboczego powiedzieć, co jest wymagalne. Te liczby są modelem.
Proponowane rozwiązanie
Projekt zaczyna się od ograniczenia, a nie od narzędzia: robot nigdy nie zmienia akt sprawy i nigdy nie niszczy dokumentacji. Czyta, sprawdza, liczy i przygotowuje projekty; wszystko, co zmienia sprawę, kategorię albo los dokumentacji, robi urzędnik, który za to odpowiada.
Co noc robot czyta sprawy zakończone od poprzedniego uruchomienia i sprawdza każdą z obowiązującym wykazem akt: czy jest hasło i czy nadal istnieje, czy kategoria odpowiada temu hasłu, czy zapisano datę zakończenia, komórkę odpowiedzialną i miejsce przechowywania. Sprawy, które przechodzą kontrolę, trafiają do wykazów wymagalności; pozostałe stają się zadaniem dla prowadzącego sprawę w Microsoft Teams, ze wskazaniem brakującego pola, a pracownik poprawia zapis w systemie EZD.
Termin przechowywania staje się wtedy arytmetyką liczoną co noc dla całej populacji, a nie raz w roku dla próbki: data zakończenia plus reguła, którą wykaz akt wiąże z tą kategorią. Dzięki temu aktualne pozostają dwa wykazy: teczek gotowych do przekazania do archiwum zakładowego i dokumentacji po upływie terminu. Przed przekazaniem robot przygotowuje spis dla każdej komórki w wymaganej postaci, a archiwistka przyjmuje go, zwraca pojedyncze pozycje albo odsyła w całości. Tam, gdzie akta są elektroniczne, ta sama kategoria steruje etykietą retencji w Microsoft Purview.
UiPath Orchestrator: kolejki, wyzwalacze czasowe i dziennik audytowy; zadania UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams; aplikacja Approvals w Microsoft Teams; biblioteki SharePoint z metadanymi i wersjonowaniem; etykiety retencji i przegląd dyspozycji w Microsoft Purview; Power BI
Przypisanie hasła z wykazu akt do kategorii i reguły przechowywania; kontrole kompletności; wyliczanie terminów; oba wykazy; generatory spisów; przepływy korekty i zatwierdzania; zapis dowodowy i raport
Dostęp odczytu do systemu prowadzącego sprawy przez jego API, eksport tylko do odczytu tam, gdzie system dziedzinowy go nie ma, oraz jednorazowe wczytanie dotychczasowego rejestru archiwum
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaNocny wyzwalacz uruchamia przebieg; każda sprawa zakończona od poprzedniego razu jest czytana i kolejkowana w UiPath Orchestrator
- SystemKażda sprawa jest sprawdzana z obowiązującym wykazem akt: hasło istnieje i jest aktualne, kategoria odpowiada hasłu, zapisano datę zakończenia, komórkę i miejsce przechowywania
- CzłowiekKażda niekompletność staje się zadaniem korekty w Microsoft Teams dla prowadzącego sprawę, który poprawia zapis w samym systemie EZD
- AutomatyzacjaTerminy przechowywania są przeliczane dla całej populacji z daty zakończenia i kategorii, a oba wykazy wymagalności odświeżone
- AutomatyzacjaPrzed przekazaniem powstają projekty spisów zdawczo-odbiorczych i spisów do brakowania dla każdej komórki, odkładane w jej bibliotece SharePoint
- CzłowiekArchiwistka przyjmuje spis, zwraca pojedyncze pozycje albo go odrzuca w Teams; zatwierdzenie, jego autor i wersja trafiają do rejestru, a spis do brakowania idzie dalej według procedury urzędu
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Czytanie spraw zakończonych co noc i sprawdzanie każdej z wykazem akt zamiast rocznego dorobku naraz
- Liczenie terminów przechowywania z daty zakończenia i kategorii oraz utrzymywanie obu wykazów w aktualności
- Przygotowywanie spisów w wymaganej postaci, z wypełnionymi znakami spraw, datami, kategoriami i komórkami
- Zapis dowodowy: co zostało odczytane, która kontrola nie przeszła, kogo zapytano i co odpowiedział
Ludzie decydują
- O kategorii archiwalnej wszędzie tam, gdzie wykaz akt zostawia wybór, albo gdy sprawa nie mieści się w haśle, pod którym ją założono
- O tym, czy teczka jest kompletna i może opuścić komórkę organizacyjną
- O tym, czy dokumentacja po terminie zostaje wybrakowana, zachowana dłużej czy poddana ocenie; robot niczego nie niszczy, a każde brakowanie ma nazwisko
- O wykazie akt i regułach przechowywania, które pozostają przy urzędzie i jego archiwiście
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- API systemu prowadzącego sprawy (sprawy zakończone, hasła, kategorie, daty, komórki)
- wykaz akt i reguły przechowywania z instrukcji kancelaryjnej urzędu
- dotychczasowy rejestr archiwum
- wykaz miejsc przechowywania teczek
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr archiwum i oba wykazy wymagalności w SharePoint
- etykiety retencji Microsoft Purview na elektronicznych aktach spraw
- raportowanie w Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania korekty w Microsoft Teams; kolejka zatwierdzeń archiwistki w Microsoft Teams; same przekazania akt i brakowania
Wykorzystane technologie
nocne czytanie spraw zakończonych, kontrole, kolejkowanie, ponowienia i dziennik każdego przebiegu
Azadania korekty i kolejka zatwierdzeń archiwistki, wykonywane bez wychodzenia z Teams
Aspisy przyjmowane, zwracane lub odrzucane z załączonym dokumentem i zapisem czynności
Abiblioteki z projektami i zatwierdzonymi spisami, dowodami oraz historią wersji
Ata sama reguła dla elektronicznej strony akt oraz zapis decyzji o dyspozycji
Akompletność według komórek, wiek zaległości i to, co staje się wymagalne
Asprawy zakończone, hasła, kategorie, daty i komórki czytane przez udokumentowany interfejs; EZD RP taki udostępnia
AIlustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
W rzeczywistości tę arytmetykę wykonuje wykaz akt; tutaj jest wykonana na jawnie podanych założeniach. 780 teczek miesięcznie to 9 400 zakończeń rozłożonych równo, jedenaście minut to koszt sprawdzenia jednej teczki i zapisania jej wiersza przy biurku, 20 € to pełny koszt godziny pracy stanowiska administracyjnego. Nic nie było mierzone w żadnym urzędzie, a wynikiem jest zdolność zwrócona komórkom, nigdy oszczędność i nigdy etat.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Archiwum dowiaduje się o zakończeniu sprawy w nocy, w której ona zapada, więc praca rozkłada się na cały rok zamiast spadać w ciągu dwóch tygodni
- Spisy przychodzą wypełnione i zgodne z wykazem akt, a okienko archiwum przestaje być punktem, w którym teczki się zawraca
- Urząd może każdego dnia roboczego powiedzieć, co wolno wybrakować, i udowodnić to z rejestru, a nie przez otwieranie pudeł
- Powierzchnia staje się decyzją, a zdolność zużywana dziś na sprawdzanie i przepisywanie wraca do komórek, co jest jedynym zwrotem, jaki budżet publiczny może zaksięgować
Perspektywa kierownictwa urzędu
- Sekretarz urzędu widzi, jaka część zamkniętego roku jest prawidłowo opisana, komórka po komórce, bez zamawiania inwentaryzacji
- Przekazania przestają być wydarzeniem: skoro spisy są aktualne, przekazanie albo brakowanie staje się przeglądem, a nie projektem
- Ocena zostaje tam, gdzie jest za nią odpowiedzialność, a każda decyzja ma nazwisko, datę i wersję spisu
- Równe traktowanie daje się wykazać, bo jedna reguła działa na każdą sprawę w tym samym rytmie, niezależnie od komórki
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Odczyt to jedyne uprawnienie robota w systemie prowadzącym sprawy. Nie może zmienić sprawy, kategorii ani statusu, więc korektę zawsze wykonuje pracownik prowadzący sprawę, a za brakowaniem zawsze stoi decyzja urzędnika.
- Konta techniczne są oddzielone od kont osobowych, mają prawo odczytu w systemie EZD i prawo zapisu wyłącznie w wykazach, a zarządza się nimi przez przynależność do grup w Microsoft Entra ID; ich poświadczenia leżą w magazynie poświadczeń.
- Każdy przebieg zostawia zapis możliwy do skontrolowania: co odczytano, która kontrola nie przeszła, kogo zapytano, co odpowiedział i która wersja spisu została przez kogo zatwierdzona. Dowód powstaje przy okazji, a nie w rekonstrukcji.
- Dane spraw zostają w tenancie Microsoft 365 urzędu, a roboty pracują w regionie UE UiPath Automation Cloud. Wykazy zawierają znaki spraw, daty, kategorie i komórki; nazwiska stron zostają w systemie EZD. Etykiety retencji i przegląd dyspozycji mieszczą się w zakresie Microsoft Purview licencjonowanym przez Microsoft 365 E5 lub dodatek compliance.
Dlaczego teraz
Urzędy pracujące jeszcze na EZD PUW mają horyzont wyznaczony przez kogoś innego: NASK wstrzymał udostępnianie tego systemu 30 kwietnia 2024 roku i deklaruje wsparcie do 31 marca 2031 roku. Opisanie zasobu archiwalnego przed migracją kosztuje ułamek tego, co opisywanie go w jej trakcie.
Coraz większa część akt powstaje od razu cyfrowo. Ministerstwo Cyfryzacji podało, że do 5 sierpnia 2026 roku w e-Doręczeniach obsłużono ponad 100 mln przesyłek, w tym ponad 50 mln w samym 2026 roku, więc znaczna część spraw kończonych dziś będzie brakowana jako dokumentacja elektroniczna.
Arytmetyka biegnie niezależnie od tego, czy brakowanie się odbędzie: modelowe 2 860 € miesięcznie na sprawdzanie trwa, a zaległość, którą to zasila, rośnie o kolejne 9 400 teczek rocznie.
Role kierownicze, których to dotyczy
Kompletność przestaje być corocznym odkryciem; stan zamkniętego roku to liczba dostępna każdego dnia
Korekty przychodzą jako pojedyncze zadania w ciągu roku, a nie jako dwa tygodnie sprawdzania przed każdym przekazaniem
Spisy przychodzą kompletne i zgodne z wykazem akt, a ocena i prawo zwrotu spisu zostają przy archiwum
Jedna integracja tylko do odczytu i standardowe powierzchnie Microsoft 365 zamiast kolejnego rejestru w arkuszu
Częste pytania i zastrzeżenia
I nie podejmuje. Robot sprawdza, czy kategoria jest, czy odpowiada hasłu, pod którym założono sprawę, i czy zapisano datę zakończenia. Każdy brak staje się zadaniem dla osoby, która prowadziła sprawę.
Właśnie to mierzy pierwszy pełny przebieg. Pokazuje, które hasła są w użyciu, których już nie ma i które komórki na nich polegają, a ten raport zwykle jest tym, co ostatecznie doprowadza do aktualizacji wykazu.
Wolumen, który do niego trafia, maleje, bo spisy przychodzą kompletne, a korekty zostały wyjaśnione w ciągu roku przez komórki, które je spowodowały. Zatwierdza spis, zamiast go składać, i może zwrócić pojedynczą pozycję.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Urzędy kończące kilkaset spraw rocznie, gdzie zdyscyplinowane doroczne przekazanie w arkuszu kosztuje mniej niż jakakolwiek integracja
- Brak uzgodnionego wykazu akt albo wykaz, którego haseł nie da się powiązać z kategoriami i regułami przechowywania; nie ma jeszcze do czego porównywać
- Sprawy zakończone istniejące wyłącznie na papierze, bez rejestru czytelnego maszynowo; pierwszym krokiem jest tam zarejestrowanie zaległości
Pytanie na najbliższe posiedzenie
9 400 spraw zakończonych w tym urzędzie w ubiegłym roku: dla ilu z nich archiwum byłoby dziś po południu w stanie podać kategorię, datę zakończenia i miejsce na spisie?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Odczytanie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt: hasła w użyciu, kategorie, reguły przechowywania oraz miejsca, w których wykaz zostawia decyzję człowiekowi
- Kontrole kompletności dla spraw zakończonych, uzgodnione z archiwistą i kierownikami komórek
- Wyliczanie terminów i oba wykazy, z zapisem dowodowym przy każdej pozycji
- Generatory spisów w wymaganej postaci oraz ścieżkę zwrotu spisu, którego archiwista nie przyjmuje
- Zadania korekty i kolejkę zatwierdzeń w Teams, etykiety Purview, raport oraz kontrolowany start w jednej komórce
Potrzebujemy od Państwa
- Instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w obowiązującej wersji oraz haseł faktycznie używanych przez wydziały
- Dostępu odczytu dla konta technicznego i jednego eksportu spraw zakończonych za pełny rok
- Wskazanego archiwisty i jednej osoby odpowiedzialnej za dokumentację w każdej komórce
- Decyzji o granicach: które kategorie zawsze wymagają człowieka, a które komórki czekają na drugi etap
Etapy
Rozpoznanie
Wykaz akt, hasła w użyciu, dane spraw zakończonych i stan rejestru archiwum
Projekt
Kontrole, reguły przechowywania, zawartość spisów, ścieżka zatwierdzania i model bezpieczeństwa
Budowa
Roboty, wykazy, generatory spisów, zadania w Teams, etykiety Purview i raport
Walidacja
Rok historycznych zakończeń przepuszczony przez kontrole i porównany z tym, co archiwum przyjęło
Uruchomienie
Jedna komórka pod nadzorem archiwisty, potem pozostałe z opieką powdrożeniową i zaległość falami
Działowe. O nakładzie decyduje liczba systemów przechowujących sprawy zakończone, to, jak bardzo wykaz akt w codziennym użyciu rozjechał się z tym na papierze, oraz to, czy rejestr archiwum da się odczytać maszynowo.
Wykaz akt mówi, co i kiedy wolno wybrakować. Nikt nie ma na to dwóch tygodni.
Prosimy o dane spraw zakończonych za jeden rok: znak sprawy, hasło z wykazu akt, kategorię, datę zakończenia i komórkę. W zamian otrzymują Państwo udział spraw, które już przechodzą wszystkie kontrole, hasła w użyciu, których nie ma już w wykazie, oraz rozmiar stojącej za nimi zaległości.
Sprawdźmy rok Państwa spraw zakończonychTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Dokumenty leżą na dysku sieciowym bez metadanych, a zasady retencji istnieją tylko na papierze.
Zobacz rozwiązanie IT i usługie-Doręczenia obsługiwane jak poczta, nie jak druga skrzynkaCztery kanały wpływu, jeden rejestr uzupełniany ręcznie i dowody doręczenia dokładane po fakcie.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceWnioski o informację publiczną w ustawowym terminieWnioski wpływają czterema kanałami, termin biegnie na każdym z nich, a rejestr powstaje po fakcie.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejSektor publiczny