Start · Rozwiązania · IT i usługi
Rozwiązanie · IT i usługiKażde wejście do urzędu trafia do jednego rejestru, razem z dowodem doręczenia
e-Doręczenia obsługiwane jak poczta, nie jak druga skrzynka
Korespondencja z każdego kanału jest rejestrowana, udokumentowana i wstępnie zadekretowana automatycznie; o tym, która komórka przejmuje sprawę, decyduje człowiek.
Streszczenie dla zarządu
Cztery kanały wpływu, jeden rejestr uzupełniany ręcznie i dowody doręczenia dokładane po fakcie.
Budujemy jeden punkt wpływu dla całego urzędu.
Wszystko, co wpłynęło, jest zarejestrowane tego samego dnia, na jednej liście, niezależnie od kanału.
rejestr korespondencji i akta spraw w systemie EZD; archiwum dowodów w SharePoint; Power BI
Problem biznesowy
Korespondencja urzędowa
Rejestr korespondencji nie jest urzędową ozdobą. Ustala moment, w którym pismo dotarło do organu, a od tego wpisu zależy termin w sprawie, dowód, że mieszkaniec otrzymał odpowiedź, i odpowiedź na pytanie kontrolującego. Urzędy nadal rejestrują pocztę ręcznie, ponieważ wpis ma znaczenie prawne.
Zmieniła się liczba drzwi. Od zakończenia okresu przejściowego 1 stycznia 2026 r. usługa doręczeń elektronicznych działa obok papieru, poczty e‑mail i ruchu, który nadal wpływa przez ePUAP, niewyłączony. Analiza KPMG dotycząca tej zmiany wskazuje trzy skutki operacyjne: równoległe platformy dezorientują nadawców, organ nie ma obowiązku informować nadawcy, że wybrał niewłaściwy kanał, a pismo wniesione w niewłaściwy sposób pozostaje bez rozpatrzenia. Za tym poszła skala. Ministerstwo Cyfryzacji podało 5 sierpnia 2026 r., że w e-Doręczeniach przekroczono 100 mln przesyłek, z czego ponad 50 mln od początku tego roku.
Kancelaria rejestruje i nie decyduje. Osoba dekretująca, najczęściej sekretarz albo kierownik komórki, decyduje i przez cały dzień jest w tym przerywana. Kierownicy komórek dostają pisma, które nigdy do nich nie należały, i odsyłają je. Po stronie wychodzącej pracownik ręcznie wysyła podpisane pismo, a dowód doręczenia dokłada do sprawy później, jeżeli dzień na to pozwoli.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda obsługa wpływu w większości urzędów, niezależnie od tego, jaki system EZD stoi pod spodem.
- CzłowiekPracownik otwiera skrzynkę do doręczeń elektronicznych, zapisuje każdą wiadomość z załącznikami i wpisuje do rejestru nadawcę, temat, datę wpływu i wykaz załączników
- SystemPoczta papierowa i przesyłki z biura podawczego są skanowane w drugim przebiegu, w innej kolejności i przez inną osobę, do tego samego rejestru
- OczekiwanieZarejestrowane pisma czekają na turę dekretacji; to, co wpłynie po niej, czeka do następnego dnia roboczego
- CzłowiekSekretarz albo kierownik komórki przypisuje każde pismo do komórki organizacyjnej, a jeżeli sprawa już istnieje, także do sprawy
- Ryzyko błęduPismo skierowane do niewłaściwej komórki wraca przez rejestr, a dni spędzone w drodze nie należą do nikogo
- CzłowiekPodpisane pisma wychodzące są ręcznie wysyłane ze skrzynki doręczeń, a dowód doręczenia trafia do sprawy później
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Rejestracja jest pracą widoczną, dekretacja nie. Pismo, które trafiło do niewłaściwej komórki, wraca po cichu, a stracone dni nigdy nie obciążają procesu, który je stracił.
- Dowody zbierane ręcznie giną. Dowód otrzymania zapisany w prywatnym folderze albo niezapisany w ogóle to różnica między wykazaniem daty a sporem o nią.
- Ponieważ każdy kanał ma własną rutynę, urząd prowadzi w praktyce kilka rejestrów i uzgadnia je w rozmowie. Pytanie tak zwyczajne jak to, ile wpłynęło wczoraj, kosztuje kogoś popołudnie.
- Poczta wychodząca ma tę samą słabość odwrotnie: wysyłka bez dowodu doręczenia w aktach sprawy to pismo, o którym urząd tylko sądzi, że je wysłał.
Koszt zaniechania
To nie kancelaria, lecz komórki organizacyjne płacą za to naprawdę. Oddają godzinę tu i tam, żeby odesłać pismo, które nigdy do nich nie należało, i zakładają sprawy dzień lub dwa po dacie odnotowanej w rejestrze. Żaden z tych kosztów nie ma właściciela, a oba rosną razem z kanałem elektronicznym, a nie zamiast niego.
Ekspozycja, która ma konkretną datę, to dowody. Wysyłka, której dowodu doręczenia nigdy nie odłożono, wygląda dokładnie tak samo jak wysyłka, której nie było, a różnica ma znaczenie dokładnie jednego dnia: odwołania, skargi na bezczynność, kontroli. Odpowiadanie na to z folderów to złe popołudnie. Odpowiadanie z akt sprawy to zapytanie.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Urząd miasta zatrudniający około 320 osób w 14 komórkach organizacyjnych, z czterema jednostkami podległymi, systemem EZD prowadzącym rejestr i akta spraw oraz Microsoft 365. Dekretacja należy do sekretarza i kierowników komórek.
Około 4 800 pism miesięcznie: mniej więcej 45% przez skrzynkę do doręczeń elektronicznych, 30% papier i biuro podawcze, 20% poczta e‑mail, reszta to resztkowy ruch z ePUAP i formularze internetowe.
Każdy kanał otwierany jest osobno, każde pismo wpisywane ręcznie do rejestru, dowody otrzymania pobierane do folderów, a dekretacja odbywa się w jednej dziennej turze, której popołudniowa poczta już nie zdąży.
Około siedmiu minut rejestracji i dekretacji na pismo, do tego zwroty, uzgadnianie kanałów i szukanie dowodów, czego nikt nie liczy jako pracy.
Roboty zbierają wszystkie kanały do jednej kolejki, tworzą wpis w rejestrze z dołączonym dowodem otrzymania, proponują hasło z wykazu akt i komórkę odpowiedzialną oraz wystawiają jedną kartę dekretacji w Microsoft Teams. Pisma wychodzące opuszczają urząd kanałem elektronicznym, a dowód doręczenia wraca do sprawy.
Rejestracja staje się potwierdzeniem, wszystko, co wpłynęło, jest widoczne tego samego dnia, a dowody dla obu kierunków stoją przy sprawie. Te liczby są modelem dla powyższego scenariusza, a nie wynikiem zmierzonym gdziekolwiek.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy jeden punkt wpływu dla całego urzędu. Robot pobiera skrzynkę do doręczeń elektronicznych zgodnie z harmonogramem i kolejkuje każdą wiadomość z załącznikami i dowodem otrzymania; zeskanowany papier, przesyłki z biura podawczego i wspólne konto e‑mail trafiają do tej samej kolejki przez standardowe konektory. Każde pismo daje jeden wpis w rejestrze niezależnie od tego, którymi drzwiami weszło: nadawca, moment wpływu, temat, załączniki i odnośnik do zapisanego dowodu.
Nad wpisem stoi propozycja, nie decyzja. Tablica reguł, której właścicielem jest urząd, przypisuje nadawców, typy formularzy i wzorce tematów do hasła z wykazu akt oraz komórki odpowiedzialnej, a pismo powołujące istniejący znak sprawy zostaje dołączone do tej sprawy przez dokładne dopasowanie. Jedna karta w Microsoft Teams na pismo pozwala osobie dekretującej potwierdzić albo zmienić propozycję w kilka sekund, a to, czego nikt nie potwierdzi, zostaje eskalowane. Strona wychodząca zamyka pętlę: podpisany dokument opuszcza akta sprawy kanałem elektronicznym, a dowód doręczenia wraca do tej samej sprawy. Nie stosujemy tutaj AI świadomie, ponieważ każdy krok to reguła, wyszukanie albo dokładne dopasowanie, co urząd potrafi wyjaśnić kontrolującemu i samodzielnie zmienić.
UiPath Orchestrator: kolejki, harmonogramy, ponowienia i dziennik audytowy; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365 oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia zadaniowe UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams; wersjonowane biblioteki Microsoft SharePoint; Power BI
Przepływ wpływu dla wszystkich czterech kanałów, reguły wpisu do rejestru, tablicę propozycji hasła i komórki, kartę dekretacji wraz z eskalacjami, przepływ wysyłki oraz odkładanie dowodów doręczenia
Połączenie ze skrzynką do doręczeń elektronicznych urzędu oraz z rejestrem korespondencji i aktami spraw w systemie EZD, budowane na interfejsach, które te systemy udostępniają
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRobot pobiera skrzynkę do doręczeń elektronicznych zgodnie z harmonogramem i kolejkuje każdą nową wiadomość z załącznikami i dowodem otrzymania
- AutomatyzacjaZeskanowany papier, przesyłki z biura podawczego i wspólne konto e‑mail trafiają do tej samej kolejki, więc jedna lista obejmuje wszystko, co wpłynęło dzisiaj
- AutomatyzacjaKażde pismo daje jeden wpis w rejestrze: nadawca, moment wpływu, temat, załączniki i odnośnik do dowodu w bibliotece dokumentów
- SystemReguły proponują hasło z wykazu akt i komórkę odpowiedzialną; pismo powołujące istniejący znak sprawy zostaje dołączone do tej sprawy przez dokładne dopasowanie
- CzłowiekOsoba dekretująca otwiera w Microsoft Teams jedną kartę na pismo, potwierdza albo zmienia komórkę i hasło, a pismo zostaje zadekretowane pod jej nazwiskiem
- AutomatyzacjaPodpisany dokument jest wysyłany kanałem elektronicznym, wysyłka zostaje odnotowana przy sprawie, a dowód doręczenia wraca do niej po nadejściu
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Zbieranie wszystkich kanałów, tworzenie wpisu w rejestrze i przechowywanie dowodu otrzymania razem z nim
- Proponowanie hasła i komórki odpowiedzialnej oraz dołączanie pisma do istniejącej sprawy przy dokładnym dopasowaniu znaku
- Wysyłkę podpisanych dokumentów, odkładanie dowodów doręczenia i eskalację pism, których nikt nie potwierdził
Ludzie decydują
- Która komórka przejmuje pismo i pod jakim hasłem; robot proponuje, człowiek potwierdza, a dekretacja nosi jego nazwisko
- O wszystkim, co dotyczy samej sprawy: jak jest prowadzona, co zostaje rozstrzygnięte, kto podpisuje i kto odpowiada za rozstrzygnięcie
- Co kancelaria może potwierdzić sama oraz o treści tablic reguł, których właścicielem jest urząd i które zmienia po uruchomieniu
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- skrzynka do doręczeń elektronicznych urzędu
- zeskanowany papier i przesyłki z biura podawczego w bibliotece dokumentów
- wspólne konto e‑mail w Outlook
- dokumenty podpisane w systemie EZD
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr korespondencji i akta spraw w systemie EZD
- archiwum dowodów w SharePoint
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: karty dekretacji w Microsoft Teams; dzienny rejestr wpływu na kanale Teams; zadania Action Center dla pism, których reguły nie potrafią przypisać
Wykorzystane technologie
zbierają kanały, kolejkują każde pismo, ponawiają i zapisują każdą rejestrację oraz wysyłkę z kontem i znacznikiem czasu
Aczytają wspólną skrzynkę i bibliotekę skanów, zapisują dokumenty i dowody w dzierżawie urzędu
Akarty dekretacji potwierdzane bez wychodzenia z Teams, eskalacja niepotwierdzonych pism i dzienny rejestr wpływu na kanale
Awersjonowane archiwum wiadomości, załączników, dowodów otrzymania i dowodów doręczenia
Awolumeny według kanału i komórki, czas od wpływu do dekretacji, kompletność dowodów
Awpływ, wpisy do rejestru i wysyłka pism wychodzących
CIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Publiczne pieniądze kupują godziny z tej tabeli, więc warto wprost powiedzieć, czym te godziny są. Siedem minut obejmuje rejestrację jednego pisma i przekazanie go do komórki, uśrednione między dwuwierszowym e‑mailem a zeskanowanym plikiem papierowym z załącznikami; 19 € to pełny koszt godziny pracy stanowiska administracyjnego. Nic tutaj nie zostało zmierzone w żadnym urzędzie, a arytmetyka pokazuje zdolność zwróconą urzędowi, a nie oszczędność do wyjęcia.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Wszystko, co wpłynęło, jest zarejestrowane tego samego dnia, na jednej liście, niezależnie od kanału
- Termin w sprawie biegnie od odnotowanego momentu wpływu z dołączonym dowodem, a nie od folderu
- Dekretacja staje się potwierdzeniem trwającym sekundy, zamiast decyzji odtwarzanej z tematu wiadomości, i nadal nosi nazwisko człowieka
- Korespondencja jest traktowana tak samo bez względu na nadawcę: pismo od mieszkańca bez adresu do doręczeń elektronicznych trafia do tej samej kolejki i na ten sam zegar co pismo cyfrowe
- Wysyłka i dowód doręczenia stają się jedną operacją, więc akta sprawy odpowiadają bez szukania, czy pismo wyszło i kiedy zostało doręczone
Perspektywa kierownictwa urzędu
- Zdolność, która dzisiaj idzie w przepisywanie, wraca do komórek organizacyjnych, a urząd potrafi pokazać, dokąd trafiła
- Każda dekretacja niesie nazwisko, moment i uzasadnienie, czyli zapis, o który pyta kontrola obsługi spraw
- Wzrost kanału elektronicznego przestaje być pytaniem kadrowym, ponieważ zdolność przyjmowania nie skaluje się już liczbą osób
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Roboty logują się na własnych kontach, ograniczonych do skrzynki doręczeń, biblioteki dokumentów i operacji rejestrowych, które wykonują. Każdy wpis i każda wysyłka odnotowuje konto, moment i kanał źródłowy.
- Dokumenty, załączniki i dowody pozostają w dzierżawie Microsoft 365 urzędu i w jego systemie EZD. Roboty, które je przenoszą, pracują w regionie UE UiPath Automation Cloud.
- Propozycja jest przechowywana jako propozycja. Hasło i komórka zaproponowane przez regułę są trzymane osobno od dekretacji potwierdzonej przez człowieka, a potwierdzona dekretacja nosi jego nazwisko.
- Dane osobowe z korespondencji przychodzącej nie są kopiowane do równoległej bazy; wpis wskazuje dokument, zamiast go odtwarzać. Tablice reguł są wersjonowane, a urząd zmienia je po uruchomieniu.
Dlaczego teraz
Okres przejściowy skończył się 1 stycznia 2026 r. i kanał elektroniczny nie jest już tym małym. Ministerstwo Cyfryzacji podało 5 sierpnia 2026 r. przekroczenie 100 mln przesyłek w e-Doręczeniach, z czego ponad 50 mln w samym tym roku. Punkt wpływu zaprojektowany dla papieru jest dziś ograniczeniem najszybciej rosnących drzwi.
Te 560 modelowanych godzin miesięcznie to godziny pracowników administracyjnych, za które urząd już płaci i których nie może przesunąć, a rosną razem z kanałem elektronicznym, a nie zamiast niego.
Punkty połączenia są dziś zwyczajne. EZD RP oferuje API i jest utrzymywany przez NASK na zlecenie Ministra Cyfryzacji, a konektory do Outlook, SharePoint i Teams są standardowe.
Role kierownicze, których to dotyczy
Dekretacja przestaje być całodzienną przerwą w pracy i staje się potwierdzaną kolejką, w której pisma bez odbiorcy widać, zanim zamienią się w skargę na bezczynność
Jedna uczciwa liczba mówiąca, co wpływa, dokąd trafia i jak długo czeka, w formie, która przetrwa pytanie kontrolującego
Udokumentowana integracja oparta na kontach ze skrzynką doręczeń i systemem EZD zamiast wspólnych loginów i ręcznych pobrań
Częste pytania i zastrzeżenia
Nie. Reguły proponują komórkę i hasło oraz dołączają dowody; człowiek potwierdza albo zmienia, a dekretacja nosi jego nazwisko. Nic nie zmienia się w tym, kto rozstrzyga sprawę, zmienia się tylko to, jak szybko sprawa do niego trafia.
Większość nie była i sprawdzamy to jako pierwsze. Tam, gdzie system udostępnia interfejs, korzystamy z niego, tam, gdzie udostępnia ścieżkę importu, korzystamy z niej, a tam, gdzie nie ma żadnej, robot przygotowuje wpis do zatwierdzenia przez pracownika.
Papier jest właśnie powodem, dla którego rejestr ma znaczenie. Kontrola NIK dotycząca wykluczenia cyfrowego wykazała, że 15% osób w Polsce nigdy nie korzystało z internetu wobec 9% w UE, więc papierowe drzwi zostają otwarte; rzecz w tym, żeby otwierały się na ten sam rejestr co cyfrowe.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Małe urzędy obsługujące kilkaset pism miesięcznie, gdzie jedna doświadczona osoba i dobra rutyna kosztują mniej niż integracja
- Urzędy, w których podział zadań między komórkami jest realnie sporny, ponieważ reguły dekretacji zamroziłyby spór, zamiast go rozstrzygnąć
- System EZD przewidziany do wymiany w ciągu kilku miesięcy, gdzie rozsądniej jest zbudować wpływ na systemie, który zostaje
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Wszystko, co wpłynęło do tego urzędu wczoraj, każdym kanałem: czy jest dzisiaj w jednym rejestrze i czy przy każdym piśmie stoi wskazana komórka?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Przegląd jednego miesiąca korespondencji: pisma według kanałów, dokąd trafiło każde z nich i jak często wracały
- Przepływ wpływu łączący skrzynkę doręczeń, bibliotekę skanów, wspólne konto e‑mail i biuro podawcze w jedną kolejkę i jeden wpis do rejestru
- Reguły propozycji hasła i komórki odpowiedzialnej, zbudowane na Państwa wykazie akt i historii dekretacji, przekazane urzędowi na własność
- Kartę dekretacji w Microsoft Teams, eskalację niepotwierdzonych pism i dzienny rejestr wpływu na kanale
- Wysyłkę kanałem elektronicznym, automatyczny powrót dowodów doręczenia oraz widok Power BI z wolumenami, czasem do dekretacji i kompletnością dowodów
Potrzebujemy od Państwa
- Jednego miesiąca danych z rejestru wraz z dekretacją, która po nim nastąpiła, i próbki pism wymagających przekierowania
- Wskazanej osoby odpowiedzialnej za reguły propozycji, zwykle sekretarza, oraz obowiązującego wykazu akt
- Kont technicznych do skrzynki doręczeń, systemu EZD i biblioteki dokumentów, z uprawnieniami, których proces faktycznie potrzebuje
Etapy
Rozpoznanie
Jeden miesiąc korespondencji przejrzany kanał po kanale z kancelarią i sekretarzem
Projekt
Zawartość wpisu, reguły propozycji, karta dekretacji, horyzonty eskalacji i model bezpieczeństwa
Budowa
Przepływy wpływu, wysyłki i dowodów wobec Państwa systemu EZD i skrzynki doręczeń
Walidacja
Bieg równoległy na żywej poczcie, urząd porównuje każdą propozycję z własną decyzją
Uruchomienie
Najpierw jeden kanał, potem pozostałe, z dotychczasową rutyną zachowaną jako zabezpieczenie
Działowe. O nakładzie decyduje liczba kanałów do objęcia, to, czy system EZD udostępnia interfejs do wpisów rejestru i wysyłki, oraz to, jak ustalone są już wykaz akt i podział zadań między komórkami.
Pismo zadekretowane w czwartek i tak wpłynęło w poniedziałek.
Prosimy o jeden miesiąc rejestru korespondencji: pisma według kanałów, komórki, do których trafiły, i czas oczekiwania na dekretację. W zamian otrzymują Państwo udział pism możliwych do zarejestrowania i zadekretowania bez przepisywania oraz listę luk dowodowych.
Otwórzmy razem miesiąc Państwa rejestruTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Terminy żyją w systemie spraw, w arkuszu wydziału i w czyjejś pamięci.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceArchiwum, które wie, co i kiedy wolno wybrakowaćSprawy się kończą, akta nie: kategorie niesprawdzone, spisy przepisywane, brakowanie przełożone na kolejny rok.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceWnioski o informację publiczną w ustawowym terminieWnioski wpływają czterema kanałami, termin biegnie na każdym z nich, a rejestr powstaje po fakcie.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejSektor publiczny