Start · Usługi · Agenci AI na Microsoft Teams · Inteligentny rejestr umów
Scenariusz · Prawo i compliance · ZakupyPo podpisaniu mało kto wraca do umowy
Inteligentny rejestr umów: terminy, klauzule, alerty
Każda nowa umowa i aneks przechodzą przez IXP: strony, kwoty, terminy i klauzule lądują w żywym rejestrze. Agent pilnuje kalendarza wypowiedzeń i odpowiada na pytania o portfel, zanim termin minie bezgłośnie.
Streszczenie dla zarządu
1 200 aktywnych umów w segregatorach i na dyskach; rejestr w Excelu aktualizowany przy okazji.
IXP czyta każdą umowę i aneks; rejestr aktualizuje się sam; agent pilnuje terminów.
Przedłużenia umów pod kontrolą, klauzule i zobowiązania widoczne od ręki.
DMS/SharePoint, podpis elektroniczny, FK; IXP + agent + roboty UiPath.
Grupa usługowa, 1 200 aktywnych umów
Najem, media, licencje IT, podwykonawcy, flota. Po podpisaniu umowa ląduje na dysku, a jej terminy, w najlepszym razie, w czyimś kalendarzu. Rejestr w Excelu odstaje od rzeczywistości o kwartał.
W zeszłym roku 8% umów przedłużyło się automatycznie, bo nikt nie zdążył ich wypowiedzieć. Trzy z nich firma chciała zakończyć. Zostały na kolejny rok, z indeksacją cen.
Stan obecny
- CzłowiekUmowa po podpisaniu ląduje w segregatorze i na dysku
- CzłowiekCzasem ktoś dopisuje ją do Excela
- Ryzyko błęduTermin wypowiedzenia mija bezgłośnie: przedłużenie na rok
- OczekiwaniePrzy sporze szukanie wersji i aneksów trwa dniami
- CzłowiekAudyt lub due diligence to tygodnie przekopywania
- Ryzyko błęduNikt nie wie, które umowy mają indeksację cen
Ukryte koszty obecnego procesu
Przeoczone terminy i klauzule kosztują co roku.
- Trzy niechciane przedłużenia po ~25 000 € to 75 000 € rocznie w tym modelu, przy jednej grupie umów.
- Budżetowanie bez pełnego obrazu zobowiązań: niespodzianki wychodzą w trakcie roku.
- Klauzule odpowiedzialności i kar często czyta się dopiero w dniu sporu.
Koszt zaniechania
Praca ręczna to podatek operacyjny: inwestycja w automatyzację jest skończona, koszt ręcznego procesu płacą Państwo co miesiąc od nowa.
Proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaZ nowej umowy lub aneksu IXP wyciąga strony, kwoty, terminy i klauzule
- AutomatyzacjaRejestr aktualizuje się sam, z wersjami i powiązaniami
- AutomatyzacjaAgent pilnuje kalendarza: alert 90, 60 i 30 dni przed terminem
- CzłowiekDecyzja „przedłużamy / renegocjujemy / wypowiadamy”: jedna odpowiedź na Teams
- AutomatyzacjaPytanie o portfel: odpowiedź w sekundę, z odnośnikami
Co przejmuje automatyzacja
- Ekstrakcja danych z każdej nowej umowy i aneksu
- Kalendarz terminów i alerty z wyprzedzeniem
- Odpowiedzi na pytania o portfel umów
Kiedy decyduje człowiek
- Decyzje o przedłużeniu i renegocjacji
- Interpretacja klauzul spornych należy do prawnika
- Negocjacje z dostawcami
Przed
Po
Model wartości: przykładowe założenia
Efekty biznesowe
- Każde przedłużenie umowy jest świadomą decyzją
- Renegocjacje zaczynają się z wyprzedzeniem, z pozycji siły
- Pełny obraz zobowiązań przy budżecie i due diligence
- Ryzyko prawne widoczne, zanim stanie się sporem
Wpływ na KPI zarządu
utracona wartość umów · terminowość odnowień · czas dotarcia do klauzuli · gotowość do audytu
Co zyskuje kadra zarządzająca
- Portfel zobowiązań w jednym widoku: kwoty, terminy, indeksacje
- Alerty przed terminami, mniej niespodzianek w budżecie
- Twarde dane do rozmów z każdym dostawcą
Policzmy to dla Państwa organizacji
Szacunek ilustracyjny na podstawie Państwa danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Systemy w tym scenariuszu
Wejście
- Skrzynka umów / DMS
- Podpis elektroniczny
- SharePoint / dyski
Warstwa agentowa Mienthy
- UiPath Agent Builder
- Roboty UiPath
- Maestro™ · Action Center
Systemy docelowe
- Rejestr (SharePoint / DMS)
- FK / ERP (zobowiązania)
- Teams (alerty i decyzje)
Akceptacja człowieka: Teams / Action Center
Co dostarczamy
- Uporządkowanie istniejącego portfela (ekstrakcja wsteczna)
- Model IXP pod Państwa typy umów
- Rejestr z wersjonowaniem i powiązaniem aneksów
- Agent alertów i pytań na Teams
- Reguły eskalacji terminów krytycznych
- Kwartalny przegląd jakości danych
Czego potrzebujemy na start
- 10 przykładowych umów różnych typów
- Dostęp do repozytorium (dysk / DMS)
- Lista pól i klauzul, które mają znaczenie
- Właściciel po stronie prawnej lub finansów
Harmonogram wdrożenia
Discovery
Mapujemy proces, dane i wyjątki z właścicielami procesu.
Projekt
Docelowy przepływ, reguły biznesowe, progi akceptacji.
Budowa
Agenci, roboty i integracje w Państwa środowisku.
Walidacja
Testy na rzeczywistych przypadkach, obsługa wyjątków.
Go-live
Kontrolowane uruchomienie z nadzorem człowieka.
Optymalizacja
Monitoring, raporty i ciągłe doskonalenie.
Czas zależy od liczby systemów i reguł; pojedynczy proces wdrażamy zwykle w kilka tygodni.
Ryzyko i kontrola
Autonomia pod kontrolą
- Ekstrakcję poniżej progu pewności weryfikuje człowiek
- Agent pilnuje i podpowiada, decyzje o umowach podejmują ludzie
- Dostęp do treści umów według ról
- Pełny ślad każdej zmiany w rejestrze
Dlaczego teraz
- Każdy kwartał to kolejne terminy mijające bezgłośnie
- Indeksacje cen w umowach pracują przeciw Państwu, jeśli o nich nie wiedzą Państwo
- Przy finansowaniu i M&A rejestr jest potrzebny „na wczoraj”, więc lepiej mieć go wcześniej
Dlaczego to ważne dla:
Zobowiązania i terminy przedłużeń pod kontrolą.
Klauzule i ryzyka widoczne od ręki, przed sporem.
Umowy operacyjne (najem, media, flota) bez niespodzianek.
Pytania, które zwykle słyszymy
Excel nie przeczyta aneksu i nie przypomni o terminie. Ten rejestr aktualizuje się z każdą nową umową i sam wysyła alerty.
IXP trenujemy na Państwa typach umów. Nietypowe i tak trafiają do prawnika, tyle że z wyciągniętymi polami zamiast czystego PDF-a.
Kancelaria interpretuje; rejestr pilnuje. Jedno nie zastępuje drugiego. Dzięki rejestrowi trafią Państwo do kancelarii, zanim dojdzie do sporu.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilkadziesiąt umów: wystarczy dobry kalendarz i dyscyplina
- Umowy wyłącznie papierowe i brak zgody na digitalizację
- Brak właściciela procesu: rejestr bez opiekuna umrze jak Excel
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Które z Państwa 1 200 umów przedłużą się w tym kwartale i czy któraś nie powinna?
Rozwiązania z biblioteki
Ten sam proces jako plan wdrożenia
Scenariusz pokazuje proces z agentem AI na przykładowej firmie. Rozwiązania z biblioteki opisują ten sam albo sąsiedni proces z modelem wartości i planem wdrożenia.
Dwustronicowe NDA powstaje dziesięć dni, bo jest kopiowane, czytane, drukowane, skanowane i ręcznie archiwizowane.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceNDA i umowy standardowe podpisane w jeden dzieńDwustronicowe NDA na własnym wzorze czeka dziewięć dni za przeglądem przetargu i sporem.
Zobacz rozwiązanieWdrożenie prowadzimy w ramach usługi Agenci AI na Microsoft Teams.
Przykładowa firma w tym scenariuszu działa w branży Firmy usługowe i IT.
Ile umów przedłużyło się u Państwa w zeszłym roku bez niczyjej decyzji?
Wystarczy 10 przykładowych umów. Pokażemy ekstrakcję i alerty na Państwa dokumentach.
Pokaż nam 10 umów