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Szenario · Recht & Compliance · EinkaufNach der Unterschrift liest kaum jemand den Vertrag noch einmal
Das intelligente Vertragsregister: Fristen, Klauseln, Alerts
Jeder neue Vertrag und Nachtrag läuft durch IXP: Parteien, Beträge, Fristen und Klauseln landen in einem lebenden Register. Der Agent überwacht den Kündigungskalender und beantwortet Portfoliofragen, damit keine Frist unbemerkt verstreicht.
Zusammenfassung für den Vorstand
1.200 aktive Verträge in Ordnern und auf Laufwerken; ein Excel-Register, gepflegt bei Gelegenheit.
IXP liest jeden Vertrag und Nachtrag; das Register aktualisiert sich selbst; der Agent überwacht Fristen.
Verlängerungen nur nach Entscheidung; Klauseln und Verpflichtungen sofort sichtbar.
DMS/SharePoint, E-Signatur, Buchhaltung; UiPath IXP + Agent + Roboter.
Eine Dienstleistungsgruppe, 1.200 aktive Verträge
Miete, Energie, IT-Lizenzen, Subunternehmer, Fuhrpark. Nach der Unterschrift landet der Vertrag auf einem Laufwerk und seine Fristen (bestenfalls) in irgendeinem Kalender. Das Excel-Register hinkt der Realität ein Quartal hinterher.
Letztes Jahr verlängerten sich 8 % der Verträge automatisch, weil niemand rechtzeitig kündigte. Drei davon wollte das Unternehmen beenden. Sie blieben ein weiteres Jahr, mit Preisindexierung.
Der heutige Zustand
- MenschNach der Unterschrift landet der Vertrag im Ordner und auf dem Laufwerk
- MenschJemand trägt ihn (manchmal) in die Excel-Liste ein
- FehlerrisikoDie Kündigungsfrist verstreicht unbemerkt, der Vertrag verlängert sich um ein Jahr
- WartenIm Streitfall dauert die Suche nach Versionen und Nachträgen Tage
- MenschAudit oder Due Diligence bedeuten Wochen des Wühlens
- FehlerrisikoNiemand weiß, welche Verträge eine Preisindexierung enthalten
Die versteckten Kosten des heutigen Prozesses
Übersehene Fristen und Klauseln kosten jedes Jahr Geld.
- Drei ungewollte Verlängerungen à ~25.000 € sind 75.000 € pro Jahr in diesem Modell, in nur einer Vertragsgruppe.
- Budgetierung ohne das volle Bild der Verpflichtungen: Überraschungen kommen mitten im Jahr.
- Haftungs- und Vertragsstrafenklauseln liest man oft erst am Tag des Streits.
Die Kosten des Nichtstuns
Die Automatisierung bezahlen Sie einmal, die manuelle Bearbeitung kostet Sie jeden Monat aufs Neue.
Der Prozess nach der Automatisierung
- AutomatisierungAus jedem neuen Vertrag oder Nachtrag extrahiert IXP Parteien, Beträge, Fristen und Klauseln
- AutomatisierungDas Register aktualisiert sich selbst, mit Versionen und Verknüpfungen
- AutomatisierungDer Agent überwacht den Kalender: Alerts 90, 60 und 30 Tage vorher
- MenschDie Entscheidung verlängern / nachverhandeln / kündigen: eine Antwort auf Teams
- AutomatisierungEine Portfoliofrage: beantwortet in einer Sekunde, mit Fundstellen
Was die Automatisierung übernimmt
- Datenextraktion aus jedem neuen Vertrag und Nachtrag
- Fristenkalender und frühzeitige Alerts
- Antworten auf Fragen zum Vertragsportfolio
Wann ein Mensch entscheidet
- Entscheidungen über Verlängerung und Nachverhandlung
- Die Auslegung strittiger Klauseln übernimmt ein Jurist
- Verhandlungen mit Lieferanten
Vorher
Nachher
Wertmodell: Beispielannahmen
Geschäftlicher Nutzen
- Jede Verlängerung ist eine bewusste Entscheidung
- Nachverhandlungen beginnen früh, aus einer Position der Stärke
- Das volle Bild der Verpflichtungen für Budget und Due Diligence
- Rechtsrisiken sichtbar, bevor sie zum Streitfall werden
Betroffene Vorstands-KPIs
Vertragsverluste · Verlängerungsdisziplin · Zeit bis zur Klausel · Prüfungsbereitschaft
Was die Unternehmensführung gewinnt
- Das Verpflichtungsportfolio in einer Ansicht: Beträge, Fristen, Indexierungen
- Alerts vor Fristen, weniger Budgetüberraschungen
- Harte Daten für jedes Lieferantengespräch
Rechnen Sie es für Ihre Organisation
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und ist kein Einsparversprechen.
Systeme in diesem Szenario
Eingänge
- Vertragspostfach / DMS
- Elektronische Signatur
- SharePoint / Laufwerke
Agentische Schicht von Mientha
- UiPath Agent Builder
- UiPath-Roboter
- Maestro™ · Action Center
Zielsysteme
- Register (SharePoint / DMS)
- FiBu / ERP (Verbindlichkeiten)
- Teams (Alarme und Entscheidungen)
Menschliche Freigabe: Teams / Action Center
Was wir liefern
- Aufräumen des Bestandsportfolios: rückwirkende Extraktion
- Ein IXP-Modell für Ihre Vertragstypen
- Ein Register mit Versionierung und Nachtrags-Verknüpfung
- Ein Alert- und Frage-Agent auf Teams
- Eskalationsregeln für kritische Fristen
- Ein vierteljährlicher Datenqualitäts-Check
Was wir zum Start brauchen
- 10 Beispielverträge unterschiedlicher Art
- Zugriff auf das Repository (Laufwerk / DMS)
- Die Liste der relevanten Felder und Klauseln
- Ein Verantwortlicher auf Rechts- oder Finanzseite
Umsetzungsfahrplan
Discovery
Wir kartieren Prozess, Daten und Ausnahmen mit den Prozessverantwortlichen.
Design
Zielablauf, Geschäftsregeln, Freigabeschwellen.
Umsetzung
Agenten, Roboter und Integrationen in Ihrer Umgebung.
Validierung
Tests an realen Fällen, Ausnahmebehandlung.
Go-live
Kontrollierter Rollout mit menschlicher Aufsicht.
Optimierung
Monitoring, Reporting und kontinuierliche Verbesserung.
Die Dauer hängt von der Zahl der Systeme und Regeln ab; ein einzelner Prozess dauert meist einige Wochen.
Risiko und Kontrollen
Autonomie unter Kontrolle
- Extraktionen unter der Konfidenzschwelle prüft ein Mensch
- Der Agent entscheidet nichts über Verträge; er überwacht und erinnert
- Zugriff auf Vertragsinhalte nach Rollen
- Eine lückenlose Spur jeder Registeränderung
Warum jetzt
- Jedes Quartal verstreichen weitere Fristen lautlos
- Preisindexierungen arbeiten gegen Sie, wenn Sie nichts von ihnen wissen
- Finanzierung und M&A verlangen das Register „bis gestern“, deshalb sollte es vorher existieren
Warum das wichtig ist für:
Verpflichtungen unter Kontrolle; Schluss mit durchsickernden Verlängerungen.
Klauseln und Risiken sofort sichtbar, schon vor einem Streit.
Operative Verträge (Miete, Energie, Fuhrpark) ohne Überraschungen.
Fragen, die wir oft hören
Excel liest keinen Nachtrag und erinnert an keine Frist. Dieses Register aktualisiert sich mit jedem neuen Vertrag und verschickt selbst Alerts.
Wir trainieren IXP an Ihren Vertragstypen. Ungewöhnliche gehen weiterhin zum Juristen, aber mit bereits extrahierten Feldern.
Die Kanzlei legt Verträge aus, das Register überwacht Fristen. Mit dem Register kommen Sie vor einem Streit zur Kanzlei.
Wann das nicht die richtige Lösung ist
- Ein paar Dutzend Verträge: ein guter Kalender und Disziplin genügen
- Nur Papierverträge und keine Freigabe zur Digitalisierung
- Kein Prozessverantwortlicher: ein Register ohne Besitzer stirbt wie das Excel
Eine Frage für Ihre nächste Vorstandssitzung
Welche Ihrer 1.200 Verträge verlängern sich dieses Quartal, und sollte einer davon es nicht?
Lösungen in der Bibliothek
Derselbe Prozess als Umsetzungsplan
Das Szenario zeigt den Prozess mit einem KI-Agenten an einem Beispielunternehmen. Lösungen der Bibliothek beschreiben denselben oder einen benachbarten Prozess mit Wertmodell und Umsetzungsplan.
Ein zweiseitiges NDA braucht zehn Tage, weil es kopiert, gelesen, gedruckt, gescannt und von Hand abgelegt wird.
Lösung ansehen Recht & ComplianceNDAs und Standardverträge an einem Tag unterschriebenEin zweiseitiges NDA auf eigenem Muster wartet neun Tage hinter einer Ausschreibungsprüfung und einem Streitfall.
Lösung ansehenWir setzen das im Rahmen dieser Leistung um: KI-Agenten auf Microsoft Teams.
Das Beispielunternehmen in diesem Szenario gehört zur Branche Dienstleister & IT.
Wie viele Ihrer Verträge haben sich letztes Jahr verlängert, ohne dass es jemand entschieden hat?
10 Beispielverträge genügen. Wir zeigen Extraktion und Alerts an Ihren Dokumenten.
Zeigen Sie uns 10 Verträge