Start · Rozwiązania · Operacje i produkcja
Rozwiązanie · Operacje i produkcjaKomplet dokumentacji partii gotowy, zanim paleta trafi na rampę
Certyfikaty analizy i dokumentacja partii
Wyniki laboratoryjne, zapisy procesowe i specyfikacje same składają się w certyfikat i dokumentację partii; jakość podpisuje w Teams, zamiast kompletować papiery.
Streszczenie dla zarządu
Wyroby gotowe stoją na rampie, bo certyfikat analizy wciąż jest przepisywany ręcznie.
Budujemy proces zwolnienia, który startuje w momencie autoryzacji ostatniego wyniku w LIMS, a nie wtedy, gdy ktoś znajdzie czas na otwarcie teczki.
Zwolnienie przestaje czekać na kompletowanie: dokumentacja jest gotowa kilka minut po autoryzacji ostatniego wyniku, więc wysyłka planuje pod zmianę.
biblioteka dokumentacji w SharePoint z Microsoft Purview retention labels; zapis zwolnienia w ERP; portale klientów
Problem biznesowy
Produkcja regulowana
Partia nie sprzedaje się sama. Jedzie do klienta razem z dowodami: wynikami badań, zapisem procesu, potwierdzeniem, że surowiec też miał certyfikat, oraz oświadczeniem, że wszystko mieści się w uzgodnionej specyfikacji. Działy przyjęcia towaru odmawiają odbioru bez tych dokumentów, a audytorzy oczekują, że da się je odtworzyć na żądanie.
Dane istnieją wcześniej niż dokument. Wyniki są autoryzowane w LIMS, parametry procesu leżą w historianie, dane partii i dostawy w ERP, certyfikaty dostawców przychodzą mailem, a specyfikacja decydująca o tym, które liczby mogą się pojawić, jest w arkuszu utrzymywanym przez dwie osoby. Złożenie tych źródeł w jeden podpisany dokument to praca biurowa o konsekwencjach jakościowych, wykonywana przez osoby najlepiej przygotowane do czegoś zupełnie innego.
W skali arytmetyka obraca się przeciwko zakładowi. Więcej produktów, więcej klientów private label z własnym układem certyfikatu, więcej parametrów wymaganych przez odbiorców przemysłowych, i zwolnienie staje się najwolniejszym krokiem szybkiego procesu. Partie zamknięte po południu czekają na kolejną turę podpisów, a specjaliści, którzy powinni badać odchylenia, spędzają poranki na formatowaniu dokumentów.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniższy schemat spotykamy w zakładach spożywczych, chemicznych i kosmetycznych przed automatyzacją.
- OczekiwanieZamknięta partia czeka na ostatni wynik z laboratorium, zanim ktokolwiek otworzy teczkę zwolnienia
- CzłowiekSpecjalistka przepisuje wyniki z LIMS do szablonu certyfikatu klienta i wpisuje numer partii, datę produkcji oraz termin przydatności
- CzłowiekZapisy procesowe zbierane są ręcznie: wydruki z historiana, zapis mycia z segregatora zmianowego, certyfikat surowca z maila
- SystemWartości sprawdzane są wobec arkusza specyfikacji, jeden wiersz na produkt i klienta, prowadzonego poza systemem jakości
- OczekiwanieCertyfikat trafia na stos podpisywany przez kierownika jakości raz dziennie, a partie zamknięte później wychodzą nazajutrz
- CzłowiekDokument jest wysyłany mailem lub wgrywany na portal klienta, a dokumentacja zapisywana w folderze sieciowym nazwanym produktem i miesiącem
- Ryzyko błęduBrakująca strona, nieaktualny szablon albo stara wersja specyfikacji ujawniają się przy przyjęciu towaru u klienta lub w audycie po miesiącach
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- O terminie zwolnienia decyduje dokumentacja, nie laboratorium. Partia jest gotowa wiele godzin przed papierami, a zakład płaci za tę różnicę powierzchnią magazynową, przepadłymi oknami transportowymi i cierpliwością klienta.
- Każdy układ certyfikatu to kolejny szablon, zestaw parametrów i reguła, co wolno pokazać. Dwunastu takich klientów nie oznacza dwunastokrotnej pracy, tylko bibliotekę, którą w pełni rozumieją dwie osoby.
- Pomyłki wychodzą u klienta. Zły numer partii albo brak zapisu mycia blokuje dostawę i otwiera reklamację, której zamknięcie kosztuje czas jakości i handlu.
- Nadzór nad wersjami jest nieformalny. Specyfikacja zmieniona w systemie jakości nie trafia do arkusza sterującego certyfikatem, a luka wychodzi dopiero wtedy, gdy audytor wylosuje tę partię.
- Zastępstwo jest wąskie. Gdy nie ma dwóch specjalistek znających wymagania klientów, zwolnienia zwalniają dla wszystkich, a zakład wysyła po terminie albo z obietnicą przesłania certyfikatu później.
Koszt zaniechania
Zafoliowane palety czekające na dokumenty to najcichszy koszt, jaki ponosi zakład. Partie nadal będą wychodzić, tylko trochę później, niż mogłyby, a koszt zostanie tam, gdzie najłatwiej go przeoczyć: w dniach magazynowania, w przebukowanym transporcie, w reklamacjach zamykanych bez liczenia godzin. Każdy nowy klient private label dokłada szablon i kilka minut do każdej partii, która przez niego przechodzi.
Ekspozycją, która rośnie po cichu, jest dowodowa. Reguły żyjące w arkuszu i w pamięci dwóch osób trudno pokazać audytorowi i nie da się ich czysto przekazać. Kiedy klient zakwestionuje wartość na certyfikacie sprzed osiemnastu miesięcy, odpowiedź trzeba odtworzyć, a nie odczytać.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Europejski producent składników spożywczych: trzy zakłady, około 700 pracowników, ERP klasy średniej do produkcji i dostaw, LIMS w laboratoriach, dane linii w historianie procesowym, Microsoft 365 E3.
1 600 zwalnianych partii miesięcznie w około 240 aktywnych produktach; około 45% trafia do klientów z własnym układem certyfikatu, około 20% niesie dodatkowy dokument, na przykład oświadczenie alergenowe lub certyfikat surowca.
Czterech specjalistów ds. jakości składa certyfikaty i dokumentację w Word z wyników LIMS, wydruków z historiana i zapisów zmianowych, porównuje je z arkuszem specyfikacji i przekazuje kierownikowi jakości do podpisu, zanim wysyłka zwolni palety.
Około 25 minut kompletowania i sprawdzania na partię, skumulowane rano, plus jedna tura podpisów dziennie. Partie zamknięte po południu są zwalniane nazajutrz, niezależnie od tego, co powiedziało laboratorium.
Roboty pobierają wyniki, zapisy procesowe i dane partii z systemów źródłowych, generują certyfikat i zapis partii z zatwierdzonych szablonów Word, sprawdzają każdą wartość wobec aktualnej specyfikacji i stawiają przed jakością jedną decyzję o zwolnieniu w Microsoft Teams.
W modelowanym przypadku kompletowanie znika dla partii przechodzących wszystkie kontrole, zwolnienie przenosi się z następnego poranka na bieżącą zmianę, a czas jakości przesuwa się na odchylenia i specyfikacje. To wielkości modelowe, a nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy proces zwolnienia, który startuje w momencie autoryzacji ostatniego wyniku w LIMS, a nie wtedy, gdy ktoś znajdzie czas na otwarcie teczki. Robot zbiera wszystko, co należy do partii: wyniki badań, zapis procesu z historiana, dane partii i dostawy z ERP, certyfikaty zużytych surowców. Następnie stosuje specyfikację obowiązującą dla tego produktu, klienta i daty produkcji, wraz z regułami zaokrągleń i raportowania, które decydują o sposobie prezentacji każdej wartości.
Dokumenty są generowane, a nie przepisywane. Zatwierdzone szablony leżą w bibliotece SharePoint pod kontrolą wersji; robot wypełnia je poprzez UiPath Word activities i eksportuje PDF ze stemplem wersji szablonu. Jakość dostaje jedną pozycję w Microsoft Teams: zatwierdzenie z certyfikatem, spisem dokumentacji i informacją, co i wobec której specyfikacji zostało sprawdzone. Podpis nakładany jest przez SharePoint eSignature, podpisany plik wraca do biblioteki, a zdarzenia audytowe widać w Microsoft Purview. Tam, gdzie podpis elektroniczny prowadzi zwalidowany system jakości, proces przekazuje dokument do niego.
Nic tutaj nie wymaga modelu językowego i nie umieściliśmy go w tym procesie. Każda wartość ma jedno poprawne źródło i jedną regułę do spełnienia, a certyfikat, który zwykle jest poprawny, nie jest certyfikatem. Każdą liczbę na każdej stronie da się cofnąć do reguły, która ją wygenerowała.
UiPath Orchestrator queues, triggers and audit log; UiPath Word activities (Use Word File, Replace Text in Document, Save Document as PDF); konektory UiPath Integration Service do Microsoft OneDrive & SharePoint, Microsoft Outlook 365 i Microsoft Teams; zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals app; SharePoint eSignature; Microsoft Purview retention labels
Model zapisu partii mapujący każde pole certyfikatu na źródło, reguły specyfikacji i raportowania per produkt i klient, kontrole kompletności i limitów, wersjonowaną bibliotekę szablonów, proces zwolnienia z rozdziałem obowiązków, dystrybucję do klientów i widok statusu dla wysyłki
Interfejsy tylko do odczytu do LIMS, historiana procesowego oraz danych partii i dostaw w ERP, poprzez wspierane API, widok raportowy albo eksport cykliczny; wgrywanie na portale klientów tam, gdzie interfejsu nie ma
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaAutoryzacja ostatniego wyniku w LIMS uruchamia zadanie; robot zbiera wyniki, zapisy procesowe, dane podstawowe partii i certyfikaty surowców
- SystemKażda wartość jest porównywana ze specyfikacją obowiązującą dla tego produktu, klienta i daty produkcji, a certyfikaty dostawców sprawdzane pod kątem ważności
- AutomatyzacjaCertyfikat i zapis partii powstają z zatwierdzonych szablonów Word i są eksportowane do PDF ze stemplem wersji szablonu i specyfikacji
- AutomatyzacjaKompletna dokumentacja mieszcząca się w specyfikacji trafia do jakości jako jedno zatwierdzenie w Microsoft Teams z PDF i listą kontrolną
- CzłowiekJakość zwalnia albo odrzuca w Teams; podpis nakładany jest przez SharePoint eSignature, a podpisany plik wraca do biblioteki
- AutomatyzacjaDokumentacja jest archiwizowana w SharePoint z etykietą retencji, partia oznaczana jako zwolniona w ERP, a certyfikat wysyłany do klienta
- CzłowiekBrakujące wyniki, wartości poza specyfikacją i przeterminowane certyfikaty dostawców stają się zadaniami UiPath Action Center w Teams, wraz z przyczyną
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Zbieranie wyników, zapisów procesowych, danych partii i certyfikatów surowców dla każdej zwalnianej partii
- Stosowanie specyfikacji i reguł raportowania obowiązujących dla danego produktu, klienta i daty produkcji
- Generowanie certyfikatu i zapisu partii z zatwierdzonych szablonów oraz archiwizację z właściwą etykietą retencji
- Dystrybucję do klientów i bieżący widok statusu dla wysyłki i obsługi klienta
Ludzie decydują
- O samym zwolnieniu: podpisuje wskazana osoba w jakości i podpis pozostaje jej podpisem
- Co zrobić z wartością poza specyfikacją: odstępstwo, przeklasowanie, blokada czy postępowanie wyjaśniające
- Czy partia może pojechać na starszej wersji specyfikacji klienta
- O zmianach szablonów, parametrów i reguł specyfikacji, które pozostają własnością jakości
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- wyniki z LIMS
- zapisy z historiana procesowego
- dane partii, zleceń i dostaw z ERP
- certyfikaty surowców w SharePoint
- zapisy specyfikacji klientów
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Word activities
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- biblioteka dokumentacji w SharePoint z Microsoft Purview retention labels
- zapis zwolnienia w ERP
- portale klientów
Punkty styku z człowiekiem: Microsoft Teams Approvals przy zwolnieniu; zadania UiPath Action Center w Teams; SharePoint eSignature przy podpisie
Wykorzystane technologie
zbierają dane partii, uruchamiają kontrole, generują dokumenty, kolejkują pracę, ponawiają i logują każdy krok
Awypełniają zatwierdzone szablony i eksportują PDF gotowy do podpisu
Aarchiwizuje dokumentację, wysyła certyfikat, publikuje status zwolnienia
Abrakujące wyniki i wartości poza specyfikacją obsługiwane bez wychodzenia z Teams
Adecyzja jakości o zwolnieniu, z dołączoną dokumentacją
Apodpis natywnym dostawcą Microsoft, Adobe Acrobat Sign lub DocuSign; podpisany plik wraca do biblioteki, ślad audytowy w Microsoft Purview
Aretencja i brakowanie zapisów partii wewnątrz tenanta
Aźródła wyników, zapisów procesowych i danych podstawowych partii
CIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Dwadzieścia pięć minut to tyle, ile razem zajmują kompletowanie, sprawdzenie i obsługa wokół podpisu, uśrednione dla prostych certyfikatów i dokumentacji z dodatkowymi załącznikami. To ilustracja dla średniej wielkości zakładu regulowanego, a nie pomiar u klienta. 28 € to pełny koszt godziny specjalisty ds. jakości w Europie Środkowej. Modelujemy uwolniony potencjał, a nie redukcję etatów.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zwolnienie przestaje czekać na kompletowanie: dokumentacja jest gotowa kilka minut po autoryzacji ostatniego wyniku, więc wysyłka planuje pod zmianę, a nie pod kolejkę jakości.
- Certyfikaty jadą razem z dostawą, zamiast za nią, co usuwa najczęstszą przyczynę wstrzymania przy przyjęciu towaru.
- Za każdym razem stosowana jest właściwa specyfikacja, łącznie z wersjami klienckimi i rewizją obowiązującą w dacie produkcji.
- Brakujące wyniki, przeterminowane certyfikaty surowców i nieaktualne szablony stają się wyjątkami, a nie niespodzianką u klienta.
- Czas jakości przesuwa się z formatowania dokumentów na badanie odchyleń i utrzymanie specyfikacji.
- Nowe układy klienckie i szczyty wolumenu obsługuje dodanie szablonu i reguły, a nie kolejny etat.
Perspektywa zarządu
- Zwolnienie staje się krokiem mierzalnym: ile każda partia czekała, gdzie i która kontrola ją zatrzymała.
- Każda dokumentacja niesie ślad tego, co zostało sprawdzone wobec której wersji specyfikacji i kto zwolnił, co skraca audyty i ankiety klientów.
- Dodanie zakładu, rodziny produktów albo układu klienckiego to zmiana konfiguracji o znanej pracochłonności, a nie decyzja o zatrudnieniu.
- Proces przetrwa nieobecność i rotację, bo reguły siedzą w przepływie, a nie w doświadczeniu dwóch osób.
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Roboty czytają z LIMS, historiana i ERP przez konta wyłącznie odczytowe; nic w tym przepływie nie może zmienić wyniku ani zapisu procesu.
- Podpis należy do człowieka. SharePoint eSignature zapisuje, kto podpisał, kiedy i którą wersję pliku, a zdarzenia trafiają do dziennika audytowego Microsoft Purview.
- Szablony i reguły specyfikacji to wersjonowane artefakty z właścicielem w jakości. Zmiana jest zatwierdzana przed użyciem, a każdy dokument podaje wersję, z której powstał.
- Rozdział obowiązków jest wbudowany: robot kompletuje i sprawdza, człowiek zwalnia. Żadna konfiguracja nie pozwala zwolnić partii poza specyfikacją bez decyzji człowieka.
- Konta wykonawcze pobierane są z sejfu i nigdy nie leżą w przepływie; dokumenty, zatwierdzenia i zapisy audytowe, których dotyczą, pozostają w Państwa tenancie Microsoft 365, a same roboty pracują w regionie EU UiPath Automation Cloud.
Dlaczego teraz
Wymagania klientów się rozdrabniają. Odbiorcy private label i przemysłowi coraz częściej przysyłają własną specyfikację i własny układ certyfikatu, a każdy nowy format ląduje u tych samych kilku specjalistów.
Europejskie prawo żywnościowe i paszowe nakłada na przedsiębiorstwo obowiązek identyfikowalności (rozporządzenie (WE) nr 178/2002, w mocy od 21 lutego 2002 r.). Klienci i audytorzy sprawdzają, czy zapis partii da się przedstawić kompletny i spójny, i to szybko.
Klocki są dziś standardowe: generowanie z szablonu przez UiPath Word activities, zatwierdzenie w Microsoft Teams, natywny podpis w SharePoint ze śladem audytowym w Purview. Tymczasem modelowe 18 667 € miesięcznie idzie na kompletowanie, które nie potrzebuje już człowieka.
Role zarządcze, których to dotyczy
Wysyłka przestaje czekać na papiery, a zwolnienie staje się czasem, który zakład potrafi zaplanować.
O treści certyfikatu decyduje specyfikacja, a nie arkusz, a godziny jakości przenoszą się z przepisywania na badanie odchyleń.
Certyfikaty jadą razem z dostawą, więc nikt nie goni za dokumentami do towaru, który klient już ma.
Częste pytania i zastrzeżenia
I nie zwalnia. Robot kompletuje, sprawdza i przedstawia; zwalnia i podpisuje wskazana osoba w jakości, a podpis zapisywany jest wraz z wersją pliku. Znika kompletowanie, a nie decyzja.
To właśnie argument za wyjęciem ich z arkusza. Specyfikacje i szablony stają się wersjonowanymi zapisami z właścicielem, a stosowana jest reguła obowiązująca dla danego produktu, klienta i daty produkcji.
Większość systemów laboratoryjnych udostępnia bazę raportową, wspierany interfejs albo eksport cykliczny; gdy nie ma żadnego, robot czyta aplikację tak, jak robi to laboratorium. Które z tych rozwiązań wchodzi w grę, ustalamy w analizie, zanim cokolwiek zostanie obiecane.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż kilkaset partii miesięcznie przy jednym układzie certyfikatu, gdzie dobry szablon i lista kontrolna kosztują mniej niż automatyzacja.
- Specyfikacje istnieją wyłącznie w głowach dwóch specjalistów i w luźnych dokumentach. Najpierw trzeba to uporządkować, a to projekt jakościowy, nie automatyzacyjny.
- Wyniki nadal zapisywane są w laboratorium na papierze. Najpierw cyfryzacja wyniku; robot nie odczyta podkładki z długopisem.
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy potrafimy podać, bez pytania zakładów, ile partii wyjechało z opóźnieniem w minionym kwartale z powodu papierów, a nie jakości produktu, i ile te dni kosztowały nas w powierzchni magazynowej, oknach transportowych i reklamacjach?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Przejście przez dokumentację jednej rodziny produktów: układy certyfikatów, źródła parametrów, reguły specyfikacji i kategorie wyjątków
- Warstwę zapisu partii: interfejsy tylko do odczytu do LIMS, historiana i ERP, zmapowane w jedną strukturę na partię
- Wersjonowaną bibliotekę szablonów w SharePoint, z generowaniem i eksportem PDF na UiPath Word activities
- Silnik kontroli: kompletność, limity specyfikacji, ważność certyfikatów, wersje szablonu i specyfikacji
- Zwolnienie w Microsoft Teams z SharePoint eSignature, zadania wyjątków w UiPath Action Center, reguły archiwizacji i retencji
- Dystrybucję do klientów, widok statusu dla wysyłki oraz instrukcję dla jakości i obsługi klienta
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy zwolnionej dokumentacji wraz z odpowiadającymi zapisami z LIMS i ERP
- Wskazanego właściciela specyfikacji i szablonów po stronie jakości
- Kont odczytowych do LIMS, historiana i ERP, w środowisku testowym i produkcyjnym
- Aktualnej listy specyfikacji i wymagań klientów, w formie, w jakiej dziś istnieje
Etapy
Analiza
Jedna rodzina produktów od początku do końca: układy, źródła, reguły, wyjątki, wolumeny
Projekt
Model zapisu partii, katalog kontroli, przepływ zwolnienia i podpisu, model bezpieczeństwa
Budowa
Interfejsy, szablony, generowanie i kontrole, zwolnienie w Teams i obsługa wyjątków
Kwalifikacja
Odtworzenie historycznych partii wobec faktycznie wydanych dokumentów, przegląd przez jakość
Uruchomienie
Jeden zakład i jedna rodzina produktów pod nadzorem, potem rozszerzenie i strojenie
Działowe. Pracochłonność zależy od liczby układów certyfikatów, od tego, na ile specyfikacje są dziś czytelne maszynowo, oraz czy LIMS i historian dają się odczytać wspieranym interfejsem.
Jeśli certyfikat spóźni się o dzień, dziewięć gotowych palet stoi w strefie wysyłki.
Prosimy o jedną rodzinę produktów: układy certyfikatów, które trzeba wystawiać, źródła poszczególnych parametrów oraz sposób prowadzenia specyfikacji. W zamian otrzymują Państwo pisemną ocenę tego, co da się wygenerować bez człowieka i gdzie muszą stanąć kontrole.
Wypróbujmy to na jednej rodzinie produktówTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Zabezpieczenie, przyczyna źródłowa, 8D dostawcy i weryfikacja skuteczności żyją w jednym arkuszu i trzech skrzynkach.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaWprowadzenie produktu: czterdzieści zadań, jeden procesKoniec z dowiadywaniem się o poślizgu premiery z dokumentu dostawy od dostawcy kartonów.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieArchiwum dokumentów, które opisuje się samoDokumenty leżą na dysku sieciowym bez metadanych, a zasady retencji istnieją tylko na papierze.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysł