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Lösung · Finanzen & BuchhaltungErklärungen am Eingangstag erfasst, Zahlungen zugeordnet, bevor jemand gemahnt wird
Kommunale Abgabenkonten, die sich selbst abstimmen
Roboter erfassen jede Erklärung, gleichen sie mit dem Liegenschaftsregister und den Haushaltsdaten ab, ordnen Zahlungen den Konten zu und erinnern vor jeder Mahnung; entschieden und unterschrieben wird im Amt.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Formulare doppelt erfasst, Zahlungen ohne brauchbaren Verwendungszweck, und das erste Schreiben an Bürger ist die Mahnung.
Es muss nichts Neues beschafft werden.
Eine Erklärung ist an dem Arbeitstag erfasst, an dem sie eingeht, also bildet die Veranlagung ab, was erklärt wurde.
das Fachverfahren; die Dokumentenverwaltung; das Nachweisarchiv auf SharePoint
Geschäftsproblem
Kommunale Abgaben
Eine Kommune setzt einen Teil ihrer eigenen Einnahmen selbst fest und zieht ihn selbst ein, und hinter jedem Konto steht eine Beziehung zu einer benannten Person oder Firma: was gehört wem, wie groß, wie genutzt, wie viele Personen leben dort. Veranlagung und Raten folgen aus diesem Datensatz, und ist er falsch, erfährt die Verwaltung es zuletzt.
Erklärungen, Anzeigen und Korrekturen kommen aus vier Richtungen: vom Schalter, aus der Post, aus dem elektronischen Postfach und aus dem Portal. Jede wird registriert, an das Sachgebiet weitergegeben und von Hand erfasst. Niemand vergleicht den erfassten Wert mit dem Liegenschaftsregister oder den Haushaltsdaten, solange nichts auffällt, also laufen die Register still auseinander, und die Abweichung zeigt sich Jahre später als rückwirkende Korrektur.
Mit dem Geld verhält es sich nicht besser. Für manche Abgabenarten gibt es eine eigene Kontonummer je Zahlungspflichtigem, die sich von selbst zuordnet; der Rest landet auf einem Konto mit dem Verwendungszweck, den der Zahler sich ausgedacht hat. Was eine Beschäftigte nicht zuordnen kann, geht auf eine Klärungsliste und ist zugleich Geld der Verwaltung und ein Rückstand, den die Verwaltung eintreibt. Rückstände werden bearbeitet, wenn Kapazität da ist, die Reihenfolge bestimmt also, wer Zeit hatte, zwei Zahlungspflichtige in gleicher Lage werden ungleich behandelt, und für viele ist das erste Wort zu einer offenen Rate die Mahnung.
Wie es heute läuft
So sieht es in den meisten Verwaltungen aus, gleich welches Fachverfahren darunter liegt.
- MenschErklärungen, Anzeigen und Korrekturen werden vom Schalter, aus der Post, aus dem elektronischen Postfach und aus dem Portal registriert und an das Sachgebiet gegeben
- MenschEine Beschäftigte erfasst jedes Formular im Fachverfahren und legt das Papier zur Akte
- FehlerrisikoErklärte Fläche, Nutzung oder Haushaltsgröße werden nur bei Auffälligkeiten gegen das Liegenschaftsregister geprüft
- SystemVeranlagungen und Ratenbescheide entstehen im Fachverfahren und gehen an die dort hinterlegte Anschrift
- MenschAuszugspositionen werden von Hand über Verwendungszweck, Betrag und Namen des Zahlers den Konten zugeordnet
- WartezeitPositionen, die niemand zuordnen kann, liegen auf der Klärungsliste, manchmal monatelang
- MenschRückstände werden nach jedem Ratentermin aus einer Tabellenliste bearbeitet, und das erste Schreiben, das viele Bürger erhalten, ist die Mahnung
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Hinter jeder Ausnahme steht eine Stunde, die niemand erfasst hat.
- Nicht zugeordnetes Geld zählt doppelt: eine Zahlung auf der Klärungsliste liegt zugleich auf dem Konto der Verwaltung und in der Rückstandsliste, also gehen Stunden in das Eintreiben einer bereits bezahlten Forderung, und die Bürgerin einen Nachmittag in den Nachweis.
- Der Registerdrift summiert sich. Eine Abweichung, die niemand sucht, wächst Jahr für Jahr, und wird sie gefunden, reicht sie über mehrere Zeiträume zurück, die jeweils neu zu rechnen, zu erklären und zu vertreten sind.
- Ein Eintreiben, das mit der Mahnung beginnt, ist der teure Weg: eine Erinnerung kostet eine Nachricht, der förmliche Weg kostet eine Akte, Schriftverkehr und das Ansehen der Verwaltung bei der betroffenen Person.
- Zwei Zahlungspflichtige in gleicher Lage werden am Ende ungleich behandelt, nicht durch eine Entscheidung, sondern durch Kapazität, und das Wissen darüber, welche Konten schwierig sind, sitzt bei zwei langjährigen Beschäftigten statt in einer Regelung.
Kosten des Nichtstuns
Nichts davon bewertet das Geld, das eingeht und nicht erkannt wird. Eine Zahlung auf der Klärungsliste ist zugleich Geld der Verwaltung und ein Rückstand, den die Verwaltung eintreibt, und beide Seiten kosten Stunden, die niemand festhält. Eine Registerabweichung, die niemand sucht, ist kostenlos bis zu dem Jahr, in dem sie auffällt, und dann bedeutet sie eine Neuberechnung über mehrere Zeiträume, eine Entscheidung, ein Schreiben und eine schuldige Erklärung.
Das Sachgebiet wird weiter zurechtkommen, und genau deshalb überlebt das Haushalt für Haushalt: Spitzen über Mehrarbeit aufgefangen, die Rückstandsliste bearbeitet, wenn Platz ist, kein Monat, der schlecht aussieht. Was sich ansammelt, ist ein Register, das jedes Jahr etwas weniger mit der Wirklichkeit übereinstimmt, und eine Reihenfolge des Eintreibens, die niemand verteidigen kann.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Stadtverwaltung mit rund 260 Beschäftigten für etwa 60.000 Einwohner; ein Sachgebiet Steuern und Abgaben mit sieben Personen; ein Fachverfahren für Abgaben von einem polnischen Anbieter, ein System für die elektronische Dokumentenverwaltung und Microsoft 365.
21.000 Abgabenkonten; 2.900 Erklärungen, Anzeigen und Korrekturen im Monat im Mittel eines deutlich saisonalen Jahres; 6.100 Zahlungseingänge im Monat.
Formulare werden im Postsystem registriert und von zwei Beschäftigten erfasst; die Register werden nur bei Auffälligkeiten verglichen. Auszugspositionen werden von Hand zugeordnet, Rückstände aus einer Tabelle bearbeitet, wenn Platz dafür ist.
Rund sechs Minuten je Vorgang für Erfassung und Zuordnung, dazu die nicht erfasste Zeit für Klärungen, rückwirkende Korrekturen und Anrufe von Bürgern, die längst gezahlt haben.
Roboter sammeln Erklärungen aus jedem Kanal, lesen sie mit UiPath Document Understanding, gleichen jede mit dem Liegenschaftsregister und den Haushaltsdaten ab und legen Abweichungen einer Beschäftigten als Entscheidung vor statt als Korrektur drei Jahre später. Auszugsdateien werden über Kontonummer, Verwendungszweck, Betrag und Zahler zugeordnet; eine Erinnerung geht jedem förmlichen Schritt voraus.
Im modellierten Fall wandert die Erfassung von Tagen auf denselben Arbeitstag, der Anteil ohne Menschen zugeordneter Zahlungen erreicht 85 bis 92 Prozent, und der Monat des Sachgebiets geht in die Fälle, die eine Beurteilung brauchen. Die Zahlen sind ein Modell auf den genannten Annahmen.
Vorgeschlagene Lösung
Es muss nichts Neues beschafft werden. Mientha baut den Ablauf um das Fachverfahren herum, das die Verwaltung bereits betreibt, auf der UiPath Platform und im eigenen Microsoft 365 Tenant. Erklärungen werden aus dem elektronischen Postfach, der Scan-Bibliothek, dem Portalexport und den Schalterscans eingesammelt und dann mit UiPath Document Understanding gelesen: die Formulare haben feste Layouts, also erhält jedes seinen eigenen Dokumenttyp, und Felder mit geringer Sicherheit gehen zuerst an einen Menschen.
Der Abgleich ist der Teil, der sich rechnet. Zu jeder Erklärung holt ein Roboter den Kontostand, den zugehörigen Eintrag im Liegenschaftsregister und, für die Abfallgebühr, die Haushaltsdaten der Verwaltung und liefert dann Übereinstimmung, eine Abweichung mit beiden Werten oder fehlende Daten. Ohne Menschen erfasst wird ausschließlich die Übereinstimmung; eine Abweichung wird zur Aufgabe im UiPath Action Center, zugestellt in Microsoft Teams, und der Roboter entscheidet nie, welches Register recht hat.
Zahlungen werden ebenso deterministisch behandelt: jede Auszugsposition wird zuerst über die individuelle Kontonummer zugeordnet, sofern die Abgabenart eine hat, danach über Verwendungszweck, Betrag und Zahler gegen offene Raten, innerhalb der Toleranzen, die die Verwaltung setzt. Nach dem Ratentermin geht eine Erinnerung über den beim Konto hinterlegten Kanal hinaus, auf Papier, wo keine elektronische Adresse vorliegt, bevor der förmliche Weg beginnt.
UiPath Document Understanding mit Validation Station; UiPath Orchestrator, Warteschlangen, Trigger, Anmeldedatenspeicher und Prüfpfad; UiPath Action Center, Aufgaben direkt in Microsoft Teams; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft OneDrive & SharePoint und Microsoft Teams; Power BI Aktualisierung und ein Berichtsregister in Teams
Den Eingang je Kanal, einen Dokumenttyp je Formular, die Abgleichregeln, die Zuordnungslogik mit ihren Toleranzen, die Erinnerungsstufen, die Durchsichten in Teams und die Auswertungen
Das Fachverfahren über die Schnittstelle des Anbieters, sofern vorhanden, sonst über Oberflächenautomatisierung; die Abholung der Auszugsdateien von der Bank; der Versand über die Dokumentenverwaltung
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEin neuer Eingang im elektronischen Postfach, in der Scan-Bibliothek oder im Portalexport wird unter seiner Eingangsnummer im Orchestrator eingereiht
- AutomatisierungDocument Understanding klassifiziert das Formular, liest die Felder aus und leitet die mit geringer Sicherheit an die Validation Station
- SystemDer Roboter liest Konto, Registereintrag und Haushaltsdaten, wendet die Regeln an und hält Übereinstimmung, Abweichung oder fehlende Daten fest
- AutomatisierungÜbereinstimmungen werden im Fachverfahren erfasst und der Nachweis zur Akte gelegt
- MenschAbweichungen erreichen die zuständige Beschäftigte als Action-Center-Aufgabe in Teams mit beiden Werten; sie entscheidet, und die Entscheidung wird protokolliert
- AutomatisierungAuszugsdateien werden an jedem Arbeitstag verarbeitet und über Kontonummer, Verwendungszweck, Betrag und Zahler zugeordnet; der Rest wird zu einer kurzen Liste mit Vorschlägen
- AutomatisierungÜberfällige Raten lösen eine Erinnerung im Kanal des Kontos aus, und was offen bleibt, erreicht die wöchentliche Rückstandsdurchsicht in Teams
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Einsammeln, Lesen und Erfassen der Erklärungen aus jedem Kanal, mit dem Nachweis in der Akte
- Den Abgleich mit dem Liegenschaftsregister und den Haushaltsdaten sowie die Rechnung hinter Veranlagung, Raten und Fristen
- Die Zuordnung der Auszugspositionen zu Konten und Raten und die kurze Liste dessen, was nicht zugeordnet wurde
- Erinnerungen im hinterlegten Kanal, Eskalationsfristen und die wöchentlichen Durchsichten
Menschen entscheiden
- Welches Register recht hat, wenn zwei sich widersprechen, und ob eine Korrektur oder eine Nachfrage an den Zahlungspflichtigen folgt
- Jede Veranlagung, Korrektur, Verrechnung einer Überzahlung, Niederschlagung und jeden Übergang auf den förmlichen Weg, unterschrieben von einer befugten Person, die die Verantwortung genau wie bisher trägt
- Die Regeln selbst: Toleranzen, Erinnerungsabstände, Kanalvorgaben und Schwellen bleiben beim Sachgebiet
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.
Eingänge
- elektronisches Postfach über die Dokumentenverwaltung
- Schalter- und Postscans auf SharePoint
- Portalexport
- Auszugsdateien der Bank
- Auszug aus dem Liegenschaftsregister
- die Haushaltsdaten der Verwaltung
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- das Fachverfahren
- die Dokumentenverwaltung
- das Nachweisarchiv auf SharePoint
- das semantische Modell in Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Action-Center-Aufgaben in Microsoft Teams; die wöchentliche Durchsicht im Kanal des Sachgebiets; das Power-BI-Berichtsregister in Teams
Eingesetzte Technologien
liest Erklärungen, Anzeigen und Korrekturen aus Scans, PDFs und elektronischen Zustellungen; Validation Station für Felder mit geringer Sicherheit
Areihen jedes Formular und jede Auszugsposition ein, führen die Regeln aus, schreiben ins Fachverfahren, wiederholen und protokollieren
AEntscheidungen zu Abweichungen und die Rückstandsdurchsicht ohne Verlassen von Teams
AScan-Bibliothek, Nachweisarchiv und der Kanal des Sachgebiets
AEingangsquote je Abgabenart, Altersstruktur der Rückstände, offene Abweichungen und die automatische Zuordnungsquote
AKonten, Veranlagungen, Raten, Zahlungen und die Registrierung des Schriftverkehrs
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Ein Modell, kein Versprechen.
Bewertet sind allein Erfassung und Zuordnung; das Entscheiden einer Abweichung, die Antwort an Zahlungspflichtige und das Vorbereiten einer Korrektur bleiben bei Menschen. Neuntausend Vorgänge im Monat sind 2.900 Erklärungen und Anzeigen plus 6.100 Zahlungen, sechs Minuten kostet ein Vorgang am Schreibtisch, wenn nichts dazwischenkommt, und 19 € pro Stunde sind die Vollkosten einer Verwaltungsstelle. Nichts davon wurde in einer Verwaltung gemessen, und die Rechnung zeigt Kapazität, die an das Sachgebiet zurückgeht, nie eine Einsparung und nie eine Stelle.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Eine Erklärung ist an dem Arbeitstag erfasst, an dem sie eingeht, also bildet die Veranlagung ab, was erklärt wurde, und nicht das Bild des Vorquartals
- Abweichungen zwischen beiden Registern kommen als monatliche Liste mit beiden Werten, statt Jahre später in einer Korrektur aufzutauchen
- Die meisten Zahlungen sind am Eingangstag zugeordnet, die Rückstandsliste nennt also keine Personen mehr, die bereits gezahlt haben, und die Anrufe hören mit auf
- Bürger hören von der Verwaltung, bevor der förmliche Weg beginnt, über den Kanal, den sie nutzen, was einen Großteil des Geldes zum Preis einer Nachricht hereinholt
- Die Reihenfolge des Eintreibens folgt einer schriftlichen Regel, was Gleichbehandlung verlangt und was eine Prüfung sehen will
Aus Sicht der Amtsleitung
- Der Stand des Sachgebiets ist ohne Nachfrage sichtbar: was einging, was erfasst ist, was auf eine Entscheidung wartet, wie alt es ist
- Die Eingangsquote wird je Abgabenart und Rate messbar, die Wirkung einer Erinnerung vor der Mahnung wird also gelesen und nicht unterstellt
- Jeder automatische Schritt trägt seinen Nachweis: das Dokument, die verglichenen Werte, die angewandte Regel, die entscheidende Person und den Zeitpunkt
- Der Prozess hängt nicht mehr an zwei langjährigen Beschäftigten und wird zu etwas, das eine neue Kraft führen kann
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.
- Roboter haben eigene Konten im Fachverfahren, mit Rechten zum Erfassen und Lesen und ohne Recht zu Erlass, Niederschlagung oder Erstattung; jede Schreibaktion ist im Protokoll des Verfahrens zuordenbar
- Die Daten der Zahlungspflichtigen bleiben, wo sie sind: Dokumente im Microsoft 365 Tenant der Verwaltung, Datensätze im Fachverfahren, und die Automatisierung in der Region Europäische Union von UiPath Automation Cloud oder auf einer von der Verwaltung selbst betriebenen UiPath Automation Suite
- Klärungsliste, Abweichungsliste und Rückstandsdurchsicht sind allein für das Sachgebiet sichtbar, über Gruppen in Microsoft Entra ID; die Trennung zwischen Vorbereitung und Unterschrift bleibt unberührt
- Kennwörter und Schlüssel liegen im Anmeldedatenspeicher des Orchestrator und nicht bei einer Person, und Regeln, Schwellen und Erinnerungsabstände sind versioniert, Änderungen genehmigt die Sachgebietsleitung
Warum jetzt
Die Eingangsquote ist der Teil eines kommunalen Haushalts, den die Verwaltung wirklich steuert, und jede Verbesserung darin ist eine Entscheidung, die der Rat nicht an anderer Stelle treffen muss; die modellierten 17.100 € Kapazität im Monat sind nur der sichtbare Teil
Der elektronische Kanal zu den Bürgern besteht inzwischen in großem Maßstab: das polnische Digitalministerium meldete zum 5. August 2026 über 100 Mio. über e-Doręczenia zugestellte Sendungen und 4,6 Mio. Adressen im elektronischen Adressverzeichnis, was eine Erinnerung vor der Mahnung praktisch möglich macht
Die Bausteine sind gewöhnlich und belegt: Dokumenttypen auf festen Formularen, Action-Center-Aufgaben direkt in Teams, deterministisch verarbeitete Auszugsdateien und kein Sprachmodell im Weg
Relevante Führungsrollen
Die Eingangsquote wird je Abgabenart und Rate messbar, und Geld, das bereits auf dem Konto der Verwaltung liegt, taucht nicht mehr in der Rückstandsliste auf.
Kapazität wandert vom Erfassen und Zuordnen zu den Entscheidungen, die nur eine befugte Person treffen kann, und die Reihenfolge des Eintreibens wird zu einer vorzeigbaren Regel.
Abweichungen kommen als Entscheidung mit beiden Werten und nicht als Korrektur, die drei Jahre später mit einem Zahlungspflichtigen am Telefon auffällt.
Häufige Fragen und Einwände
Nein. Der Roboter erfasst, vergleicht, rechnet und bereitet vor. Jede Veranlagung, Korrektur, Verrechnung und Niederschlagung entscheidet und unterschreibt eine befugte Person, die die Verantwortung genau wie heute trägt; der Unterschied ist, dass die Entscheidung mit ihrem Nachweis kommt, mit Namen und Zeitpunkt festgehalten.
Dann bedient der Roboter die Oberfläche mit einem eigenen Dienstkonto, tut, was eine Beschäftigte tut, und protokolliert jeden Schritt, was länger dauert und auf Anbieter-Updates empfindlicher reagiert. Wir fragen zuerst den Anbieter und behandeln die Oberflächenautomatisierung als Rückfalllösung.
Richtig, und der Entwurf unterstellt nichts anderes. Der polnische Rechnungshof berichtete auf Daten von 2022, dass 15 Prozent der Menschen in Polen nie das Internet genutzt hatten, gegenüber 9 Prozent in der Europäischen Union. Der Kanal wird je Konto gesetzt, und Papier bleibt.
Wann diese Lösung nicht passt
- Eine kleine Verwaltung mit einigen tausend Konten, in der Formulare ohnehin am Eingangstag erfasst und alle Auszugspositionen bis mittags zugeordnet werden
- Ein Abgabenregister, das nie mit dem Liegenschaftsregister abgestimmt wurde: der erste Durchlauf erzeugt eine Abweichungsliste, die größer ist, als das Sachgebiet bearbeiten kann, und das ist ein eigenes Vorhaben
- Keine Auszugsdatei der Bank und kein brauchbarer Verwendungszweck bei den Zahlungen, womit die Zuordnung nichts hat, mit dem sie arbeiten kann, solange die Bankvereinbarung bleibt
Eine Frage für die nächste Sitzung
Folgt die Reihenfolge, in der diese Verwaltung Rückstände eintreibt, einer Regel, die wir einer Prüfung zeigen könnten, oder dem, wer in der jeweiligen Woche Zeit hatte?
Vorgehen bei der Umsetzung
Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.
Wir liefern
- Die Auswertung eines Monats Ihrer Erklärungen und Auszugspositionen: Kanäle, Formulararten, Zuordnungsquote, Abweichungskategorien und Mengen
- Dokumenttypen, trainiert auf Ihren eigenen Formularen, mit Schwellen an Ihren Daten eingestellt
- Die Abgleichregeln gegen Liegenschaftsregister und Haushaltsdaten sowie die Zuordnungslogik mit ihren Toleranzen und ihrer kurzen Liste dessen, was sie nicht allein entscheidet
- Die Erinnerungsstufen und die Durchsichten in Teams, danach einen Pilotbetrieb auf einer Abgabenart und ein Betriebshandbuch beim Sachgebiet
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Erklärungen mit den zugehörigen Einträgen im Fachverfahren
- Drei Monate Auszugsdateien und die aktuelle Klärungsliste
- Eine verantwortliche Person im Sachgebiet und eine benannte Person für Regeln und Schwellen
- Technische Konten für Fachverfahren, Dokumentenverwaltung und Auszugsordner
Etappen
Aufnahme
Kanäle, Formulararten, Abweichungskategorien, Zuordnungsquote, Mengen
Entwurf
Abgleich- und Zuordnungsregeln, Erinnerungsstufen, Schwellen und Zugriffsmodell
Aufbau
Dokumenttypen, Roboter, Integrationen, Teams-Aufgaben und Auswertungen
Validierung
Parallellauf auf historischen Monaten, jede Abweichung mit den Beschäftigten geklärt
Start und Feinjustierung
Eine Abgabenart unter Aufsicht, der bisherige Weg als Rückfall, dann weitere Abgabenarten
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt an der Zahl der Abgabenarten im Umfang, daran, ob das Fachverfahren eine Schnittstelle für Maschinen bietet, und daran, wie weit die beiden Register bereits übereinstimmen.
Eine Zahlung, die niemand zuordnen konnte, und eine Mahnung zum selben Konto in derselben Woche.
Senden Sie uns einen Monat Auszugspositionen und einen Monat erfasster Erklärungen, ohne personenbezogene Daten. Wir kommen mit der Zuordnungsquote zurück, die wir erwarten, mit den Abweichungskategorien, die sich zu automatisieren lohnen, und denen, die wir bei einer Beschäftigten lassen würden.
Einen Monat Auszugspositionen zuordnenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Eine strukturierte Rechnung nennt den Betrag. Sie nennt nicht die Einheit, die bestellt hat.
Lösung ansehen KundenserviceEine Anlaufstelle für alles, was Bürger meldenEine defekte Straßenlaterne, dreifach gemeldet, ergibt drei getrennte Aufträge, zwei davon unsichtbar.
Lösung ansehen Finanzen & BuchhaltungTägliche Cash-Position ohne Excel um sieben UhrSchluss damit, die tägliche Cash-Zahl aus vier Bankportalen von Hand zu bauen; sie kommt spät und niemand traut ihr.
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