Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćDeklaracje rejestrowane w dniu wpływu, wpłaty rozliczone przed pierwszym upomnieniem
Konta podatków lokalnych, które uzgadniają się same
Roboty rejestrują każdą deklarację, porównują ją z ewidencją nieruchomości i danymi o gospodarstwach domowych, dopasowują wpłaty do kont i przypominają przed upomnieniem; decyduje i podpisuje urzędnik.
Streszczenie dla zarządu
Formularze przepisywane dwa razy, wpłaty bez czytelnego tytułu, a pierwszym pismem dla mieszkańca jest upomnienie.
Niczego nowego nie trzeba kupować.
Deklaracja jest zarejestrowana w dniu roboczym, w którym wpłynęła, więc przypis odzwierciedla to, co zadeklarowano, a nie obraz sprzed kwartału.
system podatków i opłat; system zarządzania dokumentacją; archiwum dowodów na SharePoint
Problem biznesowy
Dochody lokalne
Gmina sama wymierza i pobiera część własnych dochodów, a za każdym kontem stoi relacja z konkretną osobą lub firmą: co jest w posiadaniu, jakiej wielkości, do czego służy, ile osób tam mieszka. Przypisy i raty wynikają z tego zapisu, więc gdy zapis jest błędny, urząd dowiaduje się o tym ostatni.
Deklaracje, informacje i korekty wpływają z czterech stron: z okienka, z poczty, ze skrzynki elektronicznej i z portalu. Każda jest rejestrowana, przekazywana do wydziału podatków i wprowadzana ręcznie. Nikt nie porównuje wpisanej wartości z ewidencją nieruchomości ani z danymi o gospodarstwach domowych, dopóki coś nie wygląda podejrzanie, więc ewidencje rozjeżdżają się po cichu, a różnica ujawnia się po latach jako korekta wsteczna.
Z pieniędzmi nie jest lepiej. Część tytułów ma indywidualny numer rachunku podatnika i dopasowuje się sama; reszta trafia na jeden rachunek z opisem, który wymyślił wpłacający. Czego pracownik nie potrafi przypisać, ląduje na liście do wyjaśnienia, będąc jednocześnie gotówką na rachunku urzędu i zaległością, której urząd dochodzi. Zaległościami wydział zajmuje się wtedy, gdy ma wolne ręce, więc kolejność windykacji wyznacza to, kto miał czas, dwaj podatnicy w tej samej sytuacji są traktowani inaczej, a dla wielu pierwszą informacją o niezapłaconej racie jest upomnienie.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda to w większości urzędów, niezależnie od systemu podatkowego pod spodem.
- CzłowiekDeklaracje, informacje i korekty są rejestrowane z okienka, z poczty, ze skrzynki elektronicznej i z portalu, a następnie kierowane do wydziału podatków
- CzłowiekPracownik wprowadza każdy formularz do systemu podatków i opłat, a papier dołącza do sprawy
- Ryzyko błęduZadeklarowana powierzchnia, sposób wykorzystania lub liczba osób trafia do porównania z ewidencją nieruchomości tylko wtedy, gdy coś budzi wątpliwości
- SystemPrzypisy i decyzje o ratach powstają w systemie podatkowym i idą na adres, który system przechowuje
- CzłowiekPozycje wyciągu są dopasowywane do kont ręcznie, po tytule przelewu, kwocie i nazwisku wpłacającego
- OczekiwaniePozycje, których nikt nie umie przypisać, leżą na liście do wyjaśnienia, czasem miesiącami
- CzłowiekZaległości są obrabiane po każdym terminie raty z listy odtwarzanej w arkuszu, a pierwszym pismem, jakie otrzymuje wielu mieszkańców, jest upomnienie
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.
- Nieprzypisane pieniądze liczą się podwójnie: wpłata z listy do wyjaśnienia leży jednocześnie na rachunku urzędu i w wykazie zaległości, więc godziny idą na dochodzenie należności już zapłaconej, a mieszkaniec na udowadnianie, że zapłacił.
- Rozjazd ewidencji się kumuluje. Różnica, której nikt nie szuka, rośnie z roku na rok, a gdy się ujawni, sięga kilku okresów, z których każdy trzeba przeliczyć, wyjaśnić i obronić przed podatnikiem.
- Windykacja zaczynana od upomnienia to droga droższa: przypomnienie kosztuje jedną wiadomość, a droga formalna akta, korespondencję i pozycję urzędu wobec konkretnej osoby.
- Dwaj podatnicy w tej samej sytuacji kończą traktowani inaczej, nie czyjąś decyzją, lecz dostępnością rąk, a wiedza o tym, które konta są trudne, siedzi w głowach dwóch doświadczonych pracownic i w żadnej procedurze.
Koszt zaniechania
Powyższe nie wycenia pieniędzy, które wpływają i nie zostają rozpoznane. Wpłata z listy do wyjaśnienia jest jednocześnie gotówką urzędu i zaległością, której urząd dochodzi, a obie strony kosztują godziny, których nikt nie zapisuje. Różnica ewidencyjna, której nikt nie szuka, jest darmowa do roku, w którym się ujawni, a wtedy oznacza przeliczenie kilku okresów, decyzję, pismo i winne komuś wyjaśnienie.
Wydział będzie sobie radził i właśnie dlatego trwa to budżet po budżecie: szczyty pochłaniane nadgodzinami, wykaz zaległości obrabiany, gdy jest miejsce, żaden miesiąc nie wygląda źle. Narasta natomiast ewidencja zgadzająca się z rzeczywistością każdego roku odrobinę mniej i kolejność windykacji, której nikt nie obroni.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Urząd miasta liczący około 260 osób i obsługujący około 60 000 mieszkańców; wydział podatków i opłat w siedmioosobowym składzie; dziedzinowy system podatków i opłat polskiego dostawcy, system elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz Microsoft 365.
21 000 kont podatków i opłat; 2 900 deklaracji, informacji i korekt miesięcznie w średniej z wyraźnie sezonowego roku; 6 100 wpłat przychodzących miesięcznie.
Formularze są rejestrowane w systemie kancelaryjnym i wprowadzane przez dwie pracownice; ewidencje porównuje się wyłącznie przy wątpliwościach. Pozycje wyciągu dopasowuje się ręcznie, a zaległości windykuje z arkusza, gdy jest na to miejsce.
Około sześciu minut na pozycję, licząc rejestrację i dopasowanie, plus niezapisany czas wyjaśnień, korekt wstecznych i rozmów telefonicznych z mieszkańcami, którzy już zapłacili.
Roboty zbierają deklaracje z każdego kanału, odczytują je w UiPath Document Understanding, porównują każdą z ewidencją nieruchomości i danymi o gospodarstwach domowych i podają różnice pracownikowi jako decyzję, a nie jako korektę sprzed trzech lat. Pliki wyciągów są dopasowywane po numerze rachunku, tytule, kwocie i wpłacającym; przypomnienie poprzedza każdy krok formalny.
W modelowanym przypadku rejestracja przechodzi z dni na ten sam dzień roboczy, udział wpłat dopasowanych bez człowieka sięga 85 do 92 procent, a miesiąc wydziału idzie na sprawy wymagające oceny. Te liczby są modelem opartym na podanych założeniach.
Proponowane rozwiązanie
Niczego nowego nie trzeba kupować. Mientha buduje przepływ wokół systemu podatków i opłat, który urząd już eksploatuje, na UiPath Platform i we własnej dzierżawie Microsoft 365. Deklaracje są zbierane ze skrzynki elektronicznej, z biblioteki skanów, z eksportu portalu i ze skanów z okienka, a następnie odczytywane w UiPath Document Understanding: formularze mają stały układ, więc każdy dostaje własny typ dokumentu, a pola o niskiej pewności trafiają najpierw do człowieka.
Porównanie jest tą częścią, która się zwraca. Dla każdej deklaracji robot pobiera zapis konta, odpowiadający mu wpis w ewidencji nieruchomości oraz, dla opłaty za odpady, dane o gospodarstwie domowym, po czym zwraca zgodność, różnicę z obiema wartościami albo brak danych. Bez człowieka rejestruje się wyłącznie zgodność; różnica staje się zadaniem w UiPath Action Center dostarczanym w Microsoft Teams, a robot nigdy nie rozstrzyga, która ewidencja ma rację.
Wpłaty obsługiwane są równie deterministycznie: każda pozycja wyciągu jest dopasowywana po indywidualnym numerze rachunku tam, gdzie tytuł go ma, a następnie po tytule przelewu, kwocie i wpłacającym do otwartych rat, w granicach tolerancji ustalonych przez urząd. Po terminie raty przypomnienie idzie kanałem zapisanym przy koncie, papierowo tam, gdzie urząd nie ma adresu elektronicznego, zanim uruchomiona zostanie droga formalna.
UiPath Document Understanding z Validation Station; UiPath Orchestrator, kolejki, wyzwalacze, magazyn poświadczeń i dziennik audytowy; UiPath Action Center, zadania wykonywane w Microsoft Teams; konektory UiPath Integration Service do Microsoft OneDrive & SharePoint i Microsoft Teams; odświeżanie Power BI i zakładka raportu w Teams
Wejście dla każdego kanału, typ dokumentu dla każdego formularza, reguły porównania, silnik dopasowania i jego tolerancje, drabinę przypomnień, przeglądy w Teams i pulpity
System podatków i opłat przez interfejs dostawcy tam, gdzie istnieje, a tam, gdzie go nie ma, przez automatyzację ekranów; pobieranie plików wyciągów z banku; nadawanie pism przez system zarządzania dokumentacją
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaNowa pozycja ze skrzynki elektronicznej, z biblioteki skanów albo z eksportu portalu trafia do kolejki w Orchestrator pod swoim numerem rejestracyjnym
- AutomatyzacjaDocument Understanding klasyfikuje formularz, wyciąga pola i kieruje te o niskiej pewności do Validation Station
- SystemRobot odczytuje konto, wpis w ewidencji nieruchomości i dane o gospodarstwie domowym, stosuje reguły i zapisuje zgodność, różnicę albo brak danych
- AutomatyzacjaZgodności są rejestrowane w systemie podatków i opłat, a dowód dołączany do sprawy
- CzłowiekRóżnice trafiają do właściwego pracownika jako zadanie Action Center w Teams z obiema wartościami; pracownik decyduje, a decyzja zostaje zapisana
- AutomatyzacjaPliki wyciągów są przetwarzane każdego dnia roboczego i dopasowywane po numerze rachunku, tytule, kwocie i wpłacającym; reszta staje się krótką listą z propozycjami
- AutomatyzacjaRaty po terminie uruchamiają przypomnienie w kanale konta, a to, co nadal niezapłacone, trafia na cotygodniowy przegląd zaległości w Teams
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Zbieranie, odczyt i rejestrację deklaracji ze wszystkich kanałów, z dowodem dołączonym do sprawy
- Porównanie z ewidencją nieruchomości i danymi o gospodarstwach domowych oraz arytmetykę przypisów, rat i terminów
- Dopasowanie pozycji wyciągu do kont i rat oraz krótką listę tego, co się nie dopasowało
- Przypomnienia w zapisanym kanale, liczniki eskalacji i cotygodniowe przeglądy
Ludzie decydują
- Która ewidencja ma rację, gdy dwie się różnią, i czy idzie za tym korekta albo wezwanie do podatnika
- Każdy przypis, korektę, zaliczenie nadpłaty, umorzenie i przejście na drogę formalną, podpisywane przez upoważnionego urzędnika, który ponosi odpowiedzialność dokładnie jak dotąd
- Same reguły: tolerancje, odstępy przypomnień, preferencje kanałów i progi pozostają przy wydziale
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- skrzynka elektroniczna przez system zarządzania dokumentacją
- skany z okienka i z poczty na SharePoint
- eksport z portalu
- pliki wyciągów bankowych
- wyciąg z ewidencji nieruchomości
- dane urzędu o gospodarstwach domowych
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- system podatków i opłat
- system zarządzania dokumentacją
- archiwum dowodów na SharePoint
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Microsoft Teams; cotygodniowy przegląd na kanale wydziału; zakładka raportu Power BI w Teams
Wykorzystane technologie
odczytuje deklaracje, informacje i korekty ze skanów, PDF-ów i przesyłek elektronicznych; Validation Station dla pól o niskiej pewności
Akolejkują każdy formularz i każdą pozycję wyciągu, wykonują reguły, zapisują do systemu podatkowego, ponawiają i audytują
Adecyzje o różnicach i przegląd zaległości wykonywane bez wychodzenia z Teams
Abiblioteka skanów, archiwum dowodów i kanał wydziału
Aściągalność według tytułów, wiekowanie zaległości, otwarte różnice i udział dopasowań automatycznych
Akonta, przypisy, raty, wpłaty i rejestracja korespondencji
CIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Wyceniona jest wyłącznie rejestracja i dopasowanie; rozstrzygnięcie różnicy, odpowiedź podatnikowi i przygotowanie korekty zostają przy ludziach. Dziewięć tysięcy pozycji miesięcznie to 2 900 deklaracji i informacji plus 6 100 wpłat, sześć minut to koszt jednej pozycji przy biurku, gdy nic się nie komplikuje, a 19 € za godzinę to pełny koszt stanowiska administracyjnego. Niczego nie mierzono w żadnym urzędzie, a arytmetyka pokazuje zdolność zwróconą wydziałowi, nigdy oszczędność i nigdy etat.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Deklaracja jest zarejestrowana w dniu roboczym, w którym wpłynęła, więc przypis odzwierciedla to, co zadeklarowano, a nie obraz sprzed kwartału
- Różnice między dwiema ewidencjami przychodzą jako miesięczna lista z obiema wartościami, zamiast ujawniać się po latach w korekcie
- Większość wpłat jest dopasowana w dniu wpływu, więc wykaz zaległości przestaje wymieniać osoby, które już zapłaciły, a wraz z nim ustają telefony
- Mieszkaniec słyszy od urzędu, zanim ruszy droga formalna, w kanale, którego używa, co odzyskuje większość pieniędzy za cenę jednej wiadomości
- Kolejność windykacji wynika z jednej zapisanej reguły, czego wymaga równe traktowanie i o co pyta kontrola
Perspektywa kierownictwa urzędu
- Stan wydziału widać bez pytania kogokolwiek: co wpłynęło, co zarejestrowano, co czeka na decyzję i jak długo
- Ściągalność staje się mierzalna według tytułów i rat, więc efekt przypomnienia przed upomnieniem się odczytuje, a nie zakłada
- Każdy krok automatyczny niesie swój dowód: dokument, porównane wartości, zastosowaną regułę, osobę decydującą i moment decyzji
- Proces przestaje zależeć od dwóch doświadczonych pracownic i staje się czymś, co poprowadzi nowa osoba
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Roboty mają własne konta w systemie podatków i opłat, z prawem rejestrowania i odczytu, bez prawa do umorzenia, odpisu czy zwrotu; każdy zapis jest przypisywalny w dzienniku systemu
- Dane podatników zostają tam, gdzie są: dokumenty w dzierżawie Microsoft 365 urzędu, zapisy w systemie podatkowym, a automatyzacja w regionie Unii Europejskiej UiPath Automation Cloud albo na UiPath Automation Suite utrzymywanym przez urząd
- Lista różnic, lista pozycji do wyjaśnienia i przegląd zaległości są widoczne wyłącznie dla wydziału podatków, przez grupy Microsoft Entra ID; rozdział między przygotowującym a podpisującym pozostaje nienaruszony
- Hasła i klucze leżą w magazynie poświadczeń Orchestrator, a nie u osoby, a reguły, progi i odstępy przypomnień są wersjonowane, ze zmianami zatwierdzanymi przez naczelnika wydziału
Dlaczego teraz
Ściągalność to ta część budżetu gminy, którą urząd realnie kontroluje, a każda jej poprawa to decyzja, której rada nie musi podejmować gdzie indziej; modelowane 17 100 € zdolności miesięcznie to tylko widoczna część
Kanał elektroniczny do mieszkańców istnieje już w skali: Ministerstwo Cyfryzacji podało ponad 100 mln przesyłek doręczonych w e-Doręczeniach i 4,6 mln adresów w bazie adresów elektronicznych na 5 sierpnia 2026 r., co czyni przypomnienie przed upomnieniem opcją praktyczną
Klocki są zwyczajne i sprawdzone: typy dokumentów trenowane na stałych formularzach, zadania Action Center wykonywane w Teams, pliki wyciągów przetwarzane deterministycznie i żadnego modelu językowego w torze
Role kierownicze, których to dotyczy
Ściągalność staje się mierzalna według tytułów i rat, a pieniądze już będące na rachunku urzędu przestają figurować w wykazie zaległości.
Zdolność przechodzi od przepisywania i dopasowywania do decyzji, które może podjąć wyłącznie urzędnik, a kolejność windykacji staje się regułą do pokazania.
Różnice przychodzą jako decyzja z obiema wartościami, a nie jako korekta znaleziona trzy lata później przy podatniku na linii.
Częste pytania i zastrzeżenia
Nie. Robot rejestruje, porównuje, liczy i przygotowuje projekty. Każdy przypis, korekta, zaliczenie i umorzenie są rozstrzygane i podpisywane przez upoważnionego urzędnika, który ponosi odpowiedzialność dokładnie jak dziś; różnica polega na tym, że decyzja przychodzi z dowodem, zapisana z nazwiskiem i godziną.
Wtedy robot obsługuje ekrany własnym kontem serwisowym, robiąc to, co robi pracownik, i zapisując każdy krok, co trwa dłużej i jest wrażliwsze na aktualizacje dostawcy. Najpierw pytamy dostawcę, a automatyzację ekranów traktujemy jako rozwiązanie zapasowe.
To prawda i projekt tego nie zakłada inaczej. Najwyższa Izba Kontroli podała, że 15 procent osób w Polsce nigdy nie korzystało z internetu, na danych z 2022 roku, wobec 9 procent w Unii Europejskiej. Kanał ustawia się przy koncie, a papier zostaje.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mały urząd z kilkoma tysiącami kont, w którym formularze i tak rejestruje się w dniu wpływu, a każdą pozycję wyciągu dopasowuje przed południem
- Ewidencja podatkowa nigdy nieuzgodniona z ewidencją nieruchomości: pierwszy przebieg wyprodukuje listę różnic większą, niż wydział jest w stanie obrobić, a to jest osobne przedsięwzięcie
- Brak pliku wyciągu z banku i brak czytelnego tytułu przy wpłatach, przy których dopasowanie nie ma z czym pracować, dopóki nie zmieni się umowa bankowa
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Czy kolejność, w jakiej ten urząd dochodzi zaległości, wynika z reguły, którą pokazalibyśmy kontroli, czy z tego, który pracownik miał w danym tygodniu czas?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Analizę jednego miesiąca Państwa deklaracji i pozycji wyciągu: kanały, typy formularzy, poziom dopasowania, kategorie różnic i wolumeny
- Typy dokumentów wytrenowane na Państwa formularzach, z progami ustawionymi na Państwa danych
- Reguły porównania z ewidencją nieruchomości i danymi o gospodarstwach domowych oraz silnik dopasowania z tolerancjami i krótką listą tego, czego nie rozstrzyga sam
- Drabinę przypomnień i przeglądy w Teams, następnie pilotaż na jednym tytule i podręcznik utrzymania po stronie wydziału
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy deklaracji wraz z odpowiadającymi im zapisami w systemie podatkowym
- Trzech miesięcy plików wyciągów i bieżącej listy pozycji do wyjaśnienia
- Właściciela procesu w wydziale podatków i wskazanej osoby odpowiedzialnej za reguły i progi
- Kont technicznych do systemu podatkowego, systemu dokumentacji i katalogu wyciągów
Etapy
Rozpoznanie
Kanały, typy formularzy, kategorie różnic, poziom dopasowania, wolumeny
Projekt
Reguły porównania i dopasowania, drabina przypomnień, progi i model dostępu
Budowa
Typy dokumentów, roboty, integracje, zadania w Teams i raportowanie
Walidacja
Równoległy przebieg na miesiącach historycznych, każda różnica uzgodniona z pracownikami
Uruchomienie i strojenie
Jeden tytuł pod nadzorem, dotychczasowy tryb jako zapas, potem kolejne tytuły
Działowe. O nakładzie decyduje liczba tytułów w zakresie, to, czy system podatkowy ma interfejs maszynowy, oraz to, jak dalece obie ewidencje już się zgadzają.
Wpłata, której nikt nie przypisał, i upomnienie o to samo konto w tym samym tygodniu.
Prosimy o jeden miesiąc pozycji wyciągu i jeden miesiąc zarejestrowanych deklaracji, bez danych osobowych. Wracamy z poziomem dopasowania, jakiego się spodziewamy, kategoriami różnic wartymi automatyzacji i tymi, które zostawilibyśmy pracownikowi.
Dopasujmy miesiąc pozycji wyciąguTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Faktura ustrukturyzowana podaje kwotę. Nie podaje, która jednostka zamówiła pracę.
Zobacz rozwiązanie Obsługa klientaJedno miejsce na każde zgłoszenie mieszkańcaJedna zepsuta latarnia zgłoszona trzema kanałami to trzy osobne zadania, dwa z nich niewidoczne.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćDzienna pozycja gotówkowa bez porannego arkuszaKoniec z ręcznym składaniem dziennej gotówki z czterech portali bankowych; przychodzi za późno i nikt jej nie ufa.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejSektor publiczny