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Szenario · Management & PlanungAntworten in Teams, Outlook und Microsoft 365 Copilot
Vorstandsassistent 2.0: Teams + Microsoft 365 Copilot
Unser Finanzassistent für den Vorstand geht über Teams hinaus: Dank der bidirektionalen Integration von UiPath mit Microsoft Copilot Studio antwortet er auch in Outlook und Microsoft 365 Copilot, und Microsoft- und UiPath-Agenten laufen unter einer Orchestrierung.
Zusammenfassung für den Vorstand
Vorstandsfragen manuell durch FP&A beantwortet; Antworten in Tagen, in mehreren Wahrheitsversionen.
Der Agent antwortet dort, wo gefragt wird (Teams, Outlook, M365 Copilot), auf Basis von SAP- und Warehouse-Daten.
Antworten in Sekunden, eine Version der Wahrheit, FP&A zurück bei der Analyse.
SAP, Warehouse/BI, Microsoft 365; UiPath + Copilot Studio unter Maestro™.
Eine Gruppe mit 5 Gesellschaften, ein sechsköpfiger Vorstand
„Wie ist die DE-Marge nach der Korrektur?“ Die Frage geht per Mail an den CFO, der CFO an den Controller, der Controller an einen Analysten. Die Antwort kommt am Donnerstag zurück, in Excel, in Version drei.
Version 2.0 antwortet im Werkzeug, in dem die Frage gestellt wurde, auch in Outlook beim Schreiben einer Mail an den Aufsichtsrat. Ohne Fensterwechsel und mit demselben Audit-Trail.
Der heutige Zustand
- MenschEin Vorstandsmitglied schickt die Frage per Mail
- WartenDie Frage wandert die Ebenen hinab zum Analysten
- MenschDer Analyst legt die aktuelle Arbeit beiseite und baut einen Auszug
- MenschManuelles Zusammenführen von SAP- und BI-Daten in Excel
- FehlerrisikoDrei Dateiversionen kursieren durch die Gruppe
- WartenDie Antwort kommt nach 2-3 Tagen
Die versteckten Kosten des heutigen Prozesses
Der teuerste Helpdesk der Firma: FP&A
- 120 Analystenstunden pro Monat für Fragen, die zu 80 % reine Abfragen sind.
- Vorstandsentscheidungen „bis Donnerstag“ vertagt, weil die Zahlen noch fehlen.
- Konkurrierende Wahrheitsversionen untergraben das Vertrauen in die Zahlen selbst.
Die Kosten des Nichtstuns
Die Automatisierung bezahlen Sie einmal, die manuelle Bearbeitung kostet Sie jeden Monat aufs Neue.
Der Prozess nach der Automatisierung
- AutomatisierungDie Frage fällt in Teams, Outlook oder Copilot
- AutomatisierungDer Agent prüft die Berechtigungen des Fragenden
- AutomatisierungGreift auf SAP und Warehouse zu; Roboter berechnen das Nötige
- AutomatisierungAntwortet mit Zahl, Kontext und Quelle
- MenschAktionen (Bericht, Alarm, Prozess) nach menschlichem OK
Was die Automatisierung übernimmt
- Antworten zu Ergebnissen in jeder M365-App
- Konsistente Zahlenlogik: eine Margendefinition für die ganze Gruppe
- Orchestrierung von Microsoft- und UiPath-Agenten unter einer Kontrolle
Wann ein Mensch entscheidet
- Strategische Interpretation und Entscheidungen
- Freigabe jeder ausführenden Aktion
- KPI-Definitionen und Datenumfang
Vorher
Nachher
Wertmodell: Beispielannahmen
Geschäftlicher Nutzen
- Der Vorstand entscheidet auf Basis tagesaktueller Zahlen
- Eine Definition jeder Kennzahl in der ganzen Gruppe
- FP&A kehrt zu Prognosen und Szenarien zurück
- Ein Agent arbeitet in allen Microsoft-365-Apps
Betroffene Vorstands-KPIs
Vorlaufzeit bis zur Entscheidung · Ad-hoc-Last im FP&A · Berichtszyklus · Vertrauen in die Daten
Was die Unternehmensführung gewinnt
- Jede Antwort mit Quelle, die Herkunft der Zahl ist sofort klar
- Die Fragehistorie des Vorstands zeigt, was in Berichten fehlt
- Ein Berechtigungsmodell für Menschen und Agenten
Rechnen Sie es für Ihre Organisation
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und ist kein Einsparversprechen.
Systeme in diesem Szenario
Eingänge
- Microsoft Teams
- Outlook / M365 Copilot
- Copilot Studio
Agentische Schicht von Mientha
- UiPath Agent Builder
- UiPath-Roboter
- Maestro™ · Action Center
Zielsysteme
- SAP
- Data Warehouse / BI
- SharePoint
Menschliche Freigabe: Teams / Action Center
Was wir liefern
- Erweiterung des Assistenten um Outlook und M365 Copilot
- Die bidirektionale Integration von UiPath und Copilot Studio
- Ein Kennzahlen-Wörterbuch der Gruppe mit einer Definition und Quelle je Kennzahl
- Ein Berechtigungsmodell nach AD-/SAP-Rollen
- Ausführende Aktionen mit menschlicher Freigabe
- Ein monatlicher Antwortqualitäts-Review
Was wir zum Start brauchen
- Die 30 häufigsten Vorstandsfragen
- Zugriff auf das Warehouse-/BI-Datenmodell
- Definitionen der Kernkennzahlen (oder das Mandat, sie zu erfassen)
- Einen M365-Tenant mit Copilot Studio
Umsetzungsfahrplan
Discovery
Wir kartieren Prozess, Daten und Ausnahmen mit den Prozessverantwortlichen.
Design
Zielablauf, Geschäftsregeln, Freigabeschwellen.
Umsetzung
Agenten, Roboter und Integrationen in Ihrer Umgebung.
Validierung
Tests an realen Fällen, Ausnahmebehandlung.
Go-live
Kontrollierter Rollout mit menschlicher Aufsicht.
Optimierung
Monitoring, Reporting und kontinuierliche Verbesserung.
Die Dauer hängt von der Zahl der Systeme und Regeln ab; ein einzelner Prozess dauert meist einige Wochen.
Risiko und Kontrollen
Autonomie unter Kontrolle
- Berechtigungen bei jeder Frage geprüft
- Daten verlassen die Umgebung der Gruppe nicht
- Jede Antwort und Aktion im Audit-Log
- Ausführende Aktionen stets hinter menschlicher Freigabe
Warum jetzt
- Der Vorstand nutzt Copilot bereits; offen ist, auf welchen Daten
- Die bidirektionale UiPath-Microsoft-Integration ist gerade verfügbar geworden
- Jeden Monat verbringt FP&A ~120 Stunden mit repetitiven Auszügen
Warum das wichtig ist für:
Entscheidungen ohne Warten auf den Reporting-Zyklus.
FP&A kehrt zur Prognose zurück; Zahlen haben eine Quelle.
Microsoft- und UiPath-Agenten unter einer Orchestrierung und einem Audit.
Fragen, die wir oft hören
Ein Dashboard beantwortet Fragen, die vor einem Jahr vorhergesehen wurden. Der Agent beantwortet die von vor einer Minute und greift auch auf Daten außerhalb des Dashboards zu.
Jede Antwort trägt Quelle, Kennzahlendefinition und Datenstand.
Der Vorstand fragt dort, wo er ohnehin schreibt, in Teams oder Outlook. Die Antwort liest sich wie die eines Analysten, kommt aber in Sekunden.
Wann das nicht die richtige Lösung ist
- Verstreute Daten ohne Warehouse und gemeinsame Definitionen: das muss zuerst geordnet werden
- Der Vorstand arbeitet nicht in Microsoft 365
- Nur eine Handvoll Ad-hoc-Fragen pro Monat
Eine Frage für Ihre nächste Vorstandssitzung
Wie viele Vorstandsentscheidungen des letzten Quartals wären anders oder schneller gefallen, wenn die Antwort in Sekunden gekommen wäre?
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