Start · Leistungen · KI-Agenten auf Microsoft Teams · Ein System von 2009, automatisiert
Szenario · Supply Chain · IT & Systeme„Dieses System lässt sich nicht automatisieren“
UI Agent: Automatisierung ohne API
Ein Avisierungsportal von 2009, ohne API, ohne Hersteller, ohne Doku. Der UI Agent bedient die Oberfläche wie ein Mensch: anmelden, ausfüllen, Status lesen, und er kommt klar, wenn sich das Layout ändert.
Zusammenfassung für den Vorstand
Schlüsselprozesse laufen über Systeme ohne API: ein altes WMS und das Avisierungsportal des Kunden.
Der UI Agent navigiert die Oberfläche wie ein Mensch und ist robuster als klassische Selektoren.
1.200 Avisierungen pro Monat ohne Klicken; Menschen nur bei Ausnahmen.
Kundenportal, altes WMS, TMS; UI Agent + UiPath-Roboter.
Ein Logistikdienstleister, 1.200 Avisierungen pro Monat
Jede Lieferung an den Schlüsselkunden erfordert eine Avisierung in dessen Portal, von Hand: Login, sieben Felder, Anhang, Nummer notieren. Dazu ein altes WMS, in das dieselben Daten ein zweites Mal eingetippt werden.
Den Portalhersteller gibt es nicht mehr; das WMS „fasst man besser nicht an“. Klassische Selektor-Automatisierung brach bei jeder kleinen Seitenänderung. Das Fazit des Teams: „Geht nicht.“
Der heutige Zustand
- MenschEin Mitarbeiter meldet sich am Kundenportal an
- MenschTippt 7 Felder aus dem TMS ab, hängt die Datei an
- MenschTrägt dieselben Daten erneut ins alte WMS ein
- FehlerrisikoEin Tippfehler in der Nummer = abgelehnte Lieferung und Strafe
- WartenAvisierungen im Stapel, daher gehen Zeitfenster verloren
- SystemNach einer Layout-Änderung sterben die Skripte
Die versteckten Kosten des heutigen Prozesses
Der „nicht automatisierbare“ Prozess kostet jeden Monat Geld.
- 280 Stunden Abtippen pro Monat zwischen drei Systemen.
- Strafen für falsche und verspätete Avisierungen: jeder Tippfehler kostet.
- „Unantastbare“ Prozesse blockieren die Automatisierung von allem, was danach kommt.
Die Kosten des Nichtstuns
Die Automatisierung bezahlen Sie einmal, die manuelle Bearbeitung kostet Sie jeden Monat aufs Neue.
Der Prozess nach der Automatisierung
- AutomatisierungEin Roboter holt die Tageslieferungen aus dem TMS
- AutomatisierungDer UI Agent meldet sich am Portal an und füllt die Avisierung wie ein Mensch aus
- AutomatisierungDerselbe Durchlauf im alten WMS, ohne sein Innenleben anzufassen
- AutomatisierungÄndert sich das Layout, erkennt der UI Agent den Bildschirm und macht weiter
- MenschAbgelehnte und ungewöhnliche Avisierungen: Disponenten-Entscheidung auf Teams
Was die Automatisierung übernimmt
- Avisierungen und WMS-Einträge: jede Lieferung, ohne Ausnahme
- Umgang mit Layout-Änderungen
- Ein Register der Avisierungsnummern und Bestätigungen
Wann ein Mensch entscheidet
- Vom Kundenportal abgelehnte Avisierungen
- Regeländerungen auf Kundenseite
- Verhandlung der Zeitfenster
Vorher
Nachher
Wertmodell: Beispielannahmen
Geschäftlicher Nutzen
- Nach wenigen Wochen erledigen Roboter den „unantastbaren“ Prozess, Ausnahmen entscheidet ein Disponent
- Strafen für Tippfehler und späte Avisierungen entfallen
- Avisierungen auch nachts und am Wochenende: Slots gehen nicht mehr verloren
- Eine Blaupause für die übrigen Systeme ohne API in der Gruppe
Betroffene Vorstands-KPIs
Kosten pro Buchung · Fehlerquote · Liefertreue · Prozessabdeckung
Was die Unternehmensführung gewinnt
- Der Beweis, dass das Werkzeug die Hürde war
- Eine Karte der übrigen in Altsystemen gefangenen Prozesse
- Das operative Risiko beim Schlüsselkunden unter Kontrolle
Rechnen Sie es für Ihre Organisation
Eine illustrative Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und ist kein Einsparversprechen.
Systeme in diesem Szenario
Eingänge
- TMS (Tageslieferungen)
- Avisierungsportal des Kunden (ohne API)
- Altes WMS (ohne API)
Agentische Schicht von Mientha
- UiPath Agent Builder
- UiPath-Roboter
- Maestro™ · Action Center
Zielsysteme
- Kundenportal
- WMS
- Bestätigungsregister
Menschliche Freigabe: Teams / Action Center
Was wir liefern
- Ein Prototyp: Der UI Agent durchläuft den Prozess auf Ihrem Portal
- Automatisierung des kompletten Flusses vom TMS über das Portal ins WMS
- Ausnahmebehandlung mit Teams-Benachrichtigungen
- Ein Avisierungsregister mit Bestätigungen und Screenshots
- Erfolgs-Monitoring der Durchläufe und Alerts
- Ein Playbook zur Ausweitung auf weitere Systeme ohne API
Was wir zum Start brauchen
- Portalzugang (Testkonto oder Wartungsfenster)
- 10-20 Beispiel-Avisierungen mit Eingangsdaten
- Die Slot- und Anhangsregeln des Kunden
- Ein Disponent als Verantwortlicher für Ausnahmen
Umsetzungsfahrplan
Discovery
Wir kartieren Prozess, Daten und Ausnahmen mit den Prozessverantwortlichen.
Design
Zielablauf, Geschäftsregeln, Freigabeschwellen.
Umsetzung
Agenten, Roboter und Integrationen in Ihrer Umgebung.
Validierung
Tests an realen Fällen, Ausnahmebehandlung.
Go-live
Kontrollierter Rollout mit menschlicher Aufsicht.
Optimierung
Monitoring, Reporting und kontinuierliche Verbesserung.
Die Dauer hängt von der Zahl der Systeme und Regeln ab; ein einzelner Prozess dauert meist einige Wochen.
Risiko und Kontrollen
Autonomie unter Kontrolle
- Der UI Agent läuft auf einem Konto mit denselben Rechten wie der Mitarbeiter
- Jeder Durchlauf dokumentiert: Screenshots und Bestätigungsnummern
- Bei unsicherer Bildschirm-Lesung geht der Fall an einen Menschen
- Not-Aus und manueller Rückfall jederzeit
Warum jetzt
- Jeder Monat „geht nicht“ sind ~7.280 € Abtipp-Arbeit
- Der UI Agent ist eine neue Werkzeugklasse; ältere Ansätze scheiterten an solchen Portalen
- Der Ersatz der Altsysteme verschiebt sich jährlich; der Prozess kann nicht darauf warten
Warum das wichtig ist für:
Der kundenkritische Prozess hängt nicht mehr am manuellen Klicken.
Automatisierung ohne Eingriff in Systeme, die niemand anfassen will.
Amortisation meist in 3-12 Monaten bei einem Prozess, der „manuell bleiben musste“.
Fragen, die wir oft hören
Klassische Selektoren sind auf alten Portalen fragil. Der UI Agent erkennt den Bildschirm visuell und semantisch und findet nach einer Layout-Änderung weiterhin die richtigen Felder.
Der Roboter arbeitet auf Ihrem Konto, in Ihrem Namen und im Rahmen der Portalregeln, wie ein Mitarbeiter. Ihr Kunde erhält Avisierungen pünktlich und ohne Tippfehler.
Das haben wir über viele Systeme gehört, manchmal jahrelang. Die Automatisierung amortisiert sich meist in 3-12 Monaten, und kommt der Austausch, ziehen wir den Fluss aufs neue System um.
Wann das nicht die richtige Lösung ist
- Das System verschwindet in einem Quartal; der Aufwand lohnt nicht
- Der Prozess kommt ein paarmal im Monat vor
- Die Portalbedingungen verbieten Automatisierung ausdrücklich (das prüfen wir zuerst)
Eine Frage für Ihre nächste Vorstandssitzung
Wie viele Prozesse in Ihrem Unternehmen sind nur deshalb manuell, weil irgendwann jemand „geht nicht“ gesagt hat?
Lösungen in der Bibliothek
Derselbe Prozess als Umsetzungsplan
Das Szenario zeigt den Prozess mit einem KI-Agenten an einem Beispielunternehmen. Lösungen der Bibliothek beschreiben denselben oder einen benachbarten Prozess mit Wertmodell und Umsetzungsplan.
Neunzig Kunden, neunzig Wege einen Auftrag zu senden, und ein Spediteur, der jeden davon ins TMS abtippt.
Lösung ansehen Supply ChainBestände, die stimmen: WMS und ERP jede Nacht abgeglichenDass WMS und ERP nicht übereinstimmen, merkt man erst bei der Inventur oder beim Versand.
Lösung ansehen BrancheTransport & LogistikLösungen für Frachtführer, Spediteure und Logistikdienstleister: Aufträge im TMS, Frachtführerprüfung, CMR und POD, Frachtfakturierung, Tankkarten…
Branche ansehenWir setzen das im Rahmen dieser Leistung um: KI-Agenten auf Microsoft Teams.
Das Beispielunternehmen in diesem Szenario gehört zur Branche Transport & Logistik.
Welcher Ihrer Prozesse steckt fest, weil „das System kein API hat“?
Zeigen Sie uns das eine System, das alle abgeschrieben haben. Wir kommen mit einem funktionierenden Prototyp des Prozessdurchlaufs zurück.
Nennen Sie Ihr „nicht automatisierbares“ System