Start · Rozwiązania · Łańcuch dostaw
Rozwiązanie · Łańcuch dostawNumer referencyjny trafia do kierowcy, zanim naczepa zostanie załadowana
Przewozy monitorowane zgłoszone, zanim pojazd ruszy
Roboty rozstrzygają na podstawie zlecenia, które ładunki podlegają monitorowaniu, składają zgłoszenie, przekazują numer dyspozytorowi i kierowcy oraz utrzymują je aktualne do zamknięcia.
Streszczenie dla zarządu
Dyspozytor sam decyduje, co podlega monitorowaniu, wpisuje zgłoszenie i liczy, że nikt nie podmieni naczepy.
Pierwsze, co budujemy, to nie robot, lecz tabela: jaki towar, w jakiej klasyfikacji, powyżej jakiej masy lub liczby sztuk rodzi obowiązek zgłoszenia.
Numer referencyjny dociera do kierowcy razem z przydziałem ładunku, więc czekanie na rampie przestaje być zmienną w planowaniu.
krajowy rejestr monitorowania przez udokumentowane usługi sieciowe; zlecenie w TMS; tablica ekspozycji w Power BI
Problem biznesowy
Towary monitorowane
Polski system monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów wrażliwych nakłada obowiązki na trzy podmioty: wysyłający, odbierający i przewoźnika. Każdy składa własną część zgłoszenia i każdy musi je uzupełniać oraz aktualizować. Część przewoźnika jest tą ruchomą: zmieniają się pojazdy, zmieniają się kierowcy, zmieniają się terminy, a każda taka zmiana powinna trafić do rejestru.
Praca ląduje na najbardziej obłożonym biurku w firmie. Zgłoszenie nie jest trudne; to formularz, a osoba, która wypełniła go dwieście razy, robi to w kilka minut. Kosztowne jest to, gdzie stoi ono w ciągu dnia: pomiędzy potwierdzeniem ładunku przez klienta a przekazaniem kierowcy, dokąd ma jechać.
Przed formularzem jest jednak decyzja i to ona jest częścią, której nikt nie spisał. To, czy przesyłka podlega monitorowaniu, zależy od towaru i jego ilości, wobec wykazu, który państwo ustala rozporządzeniem i zmienia. Od 17 marca 2026 r. obejmuje on odzież dzianą i pozostałą odzież powyżej 10 kg masy brutto, odzież używaną powyżej 10 kg oraz obuwie powyżej 20 sztuk w przesyłce.
Przy dwóch lub trzech zgłoszeniach dziennie jedna osoba nosi to wszystko w głowie. Przy dziewięćdziesięciu nic nie pilnuje, które zgłoszenia złożono, które zaktualizowano po zmianie pojazdu, którym numerom kończy się dziesięciodniowa ważność i które ładunki dojechały bez zamknięcia. Ryzyko jest firmy; uwaga, na której się opiera, należy do tego, kto akurat siedzi przy biurku.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniżej to, jak wygląda biuro przewoźnika lub spedycji, zanim cokolwiek zostanie zautomatyzowane.
- CzłowiekWpływa zlecenie transportowe, a dyspozytor czyta opis towaru, żeby ocenić, czy ładunek podlega monitorowaniu
- Ryzyko błęduDecyzja opiera się na jednym odczytaniu opisu sporządzonego w innym celu, wobec wykazu, którego nikt nie ma pod ręką
- CzłowiekKtoś loguje się do portalu państwowego i wpisuje zgłoszenie: podmioty, towar, pojazd, miejsce dostarczenia
- OczekiwanieŁadunek czeka na rampie na numer, a kierowca czeka na wiadomość
- CzłowiekNumer zostaje wklejony do komentarza przy zleceniu w TMS i wysłany kierowcy na czacie
- Ryzyko błęduPo wyjeździe zmienia się pojazd, naczepa lub kierowca, a rejestr zostaje zaktualizowany tylko wtedy, gdy składający pamięta
- Ryzyko błęduNic nie pilnuje, którym numerom kończy się ważność ani które dostarczone ładunki nigdy nie zostały zamknięte
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Wypełnienie zgłoszenia to drobna czynność wstawiona w najgorszą minutę dnia, więc te kilka minut płacone jest dwa razy: przy biurku i na rampie.
- Zawodzi nie tempo, lecz powtarzalność. Dwóch dyspozytorów czytających ten sam opis towaru dojdzie do różnych wniosków, a żaden z tych wniosków nie zostanie zapisany tam, gdzie ktokolwiek mógłby go później sprawdzić.
- Zmiany po wyjeździe po cichu wypadają. Podmiana naczepy trwa sekundy; powrót do rejestru wymaga zalogowania, a to logowanie jest tym, co odpada.
- Nikt nie odpowiada za końcówkę procesu. Niezamknięte zgłoszenie i numer po terminie nie zostawiają śladu w żadnym raporcie operacyjnym, więc biuro dowiaduje się o nich z kontroli albo od odbiorcy, który nie może już potwierdzić odbioru.
Koszt zaniechania
Dyspozytor, który robi to od sześciu lat, trafia prawie za każdym razem, a całą rzecz robi właśnie owo „prawie”. Wiersze wyżej wyceniają minuty, a minuty firma potrafi nieść latami, wcale ich nie zauważając. Niewidoczny pozostaje rozkład: dziewięćset ładunków zgłoszonych poprawnie i jeden zgłoszony na naczepę, która nigdy nie wyjechała.
Dwie rzeczy narastają, gdy nic się nie zmienia. Wykaz towarów zmienia się rozporządzeniem, a każde rozszerzenie dokłada towary, które dyspozytor ma rozpoznawać z opisu. Udział podwykonawców rośnie wraz z portfelem zleceń, a każdy ładunek zlecony na zewnątrz zwiększa szansę na zmianę pojazdu już po wysłaniu zgłoszenia.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Polski przewoźnik i spedytor: 140 własnych ciągników siodłowych, około 60 stałych podwykonawców, jedenastoosobowa dyspozytura, TMS z udokumentowanym interfejsem plikowym, Microsoft 365 E3 oraz jedna osoba odpowiedzialna za zgodność, prowadząca także licencje.
1 900 monitorowanych ładunków miesięcznie: paliwa, chemia oraz, od rozszerzenia wykazu, odzież i obuwie; mniej więcej co szósty ładunek zmienia pojazd, kierowcę lub termin po złożeniu zgłoszenia.
Dyspozytor ocenia na podstawie zlecenia, czy ładunek podlega monitorowaniu, składa zgłoszenie w portalu państwowym, kopiuje numer do zlecenia w TMS i wysyła go kierowcy. Aktualizacje i zamknięcia robione są z pamięci.
Około jedenastu minut na ładunek: decyzja, zgłoszenie, przekazanie numeru i powrót po aktualizację lub zamknięcie, bez żadnej listy otwartych zgłoszeń, wygasających numerów czy spraw niezamkniętych.
Każde zlecenie jest weryfikowane wobec tabeli towarów monitorowanych, której właścicielem jest osoba odpowiedzialna za zgodność. Roboty składają zgłoszenie, zapisują numer w zleceniu i w kanale dyspozytury w Microsoft Teams, składają je ponownie po zmianie planu i wystawiają to, co wygasa lub pozostaje niezamknięte.
W modelowanym przypadku dyspozytor sprawdza to, co wskazała reguła, zamiast wypełniać formularze, numery jadą razem z przydziałem ładunku, a osoba odpowiedzialna za zgodność pracuje na liście, nie z pamięci. To liczby z modelu, nie z niczyich rejestrów.
Proponowane rozwiązanie
Pierwsze, co budujemy, to nie robot, lecz tabela: jaki towar, w jakiej klasyfikacji, powyżej jakiej masy lub liczby sztuk rodzi obowiązek zgłoszenia. Jej właścicielem jest Państwa osoba odpowiedzialna za zgodność, a każda zmiana jest wersjonowana.
Robot czyta każde nowe i każde zmienione zlecenie w TMS, porównuje dane towaru z tabelą i tam, gdzie reguła zadziała, składa zgłoszenie z danych, które firma już posiada: zlecenia, pojazdu i naczepy, kierowcy, trasy. Opis zbyt ubogi, by go zaklasyfikować, wstrzymuje ładunek i kieruje pytanie do człowieka w Microsoft Teams.
To, co wraca, znaczy tyle samo co to, co wychodzi. Numer trafia do zlecenia i na kanał dyspozytury, więc dociera do kierowcy razem z przydziałem ładunku, a nie godzinę po nim. Dalej zgłoszenie jest utrzymywane: zmiana pojazdu, kierowcy lub terminu otwiera je ponownie, dostarczenie je zamyka, a cogodzinny przebieg wskazuje numery zbliżające się do dziesięciodniowego terminu oraz ładunki, które dojechały bez zamknięcia.
Przekazywanie danych geolokalizacyjnych zostawiamy tam, gdzie umieszcza je prawo: w urządzeniu lokalizacyjnym albo w aplikacji e-TOLL PL w pojeździe; automatyzacja sprawdza jedynie, czy monitorowany ładunek dostał pojazd do tego przygotowany.
UiPath Orchestrator: kolejki, wyzwalacze czasowe i zdarzeniowe, magazyn poświadczeń i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Teams i Microsoft Outlook 365 oraz Connector Builder dla punktu zgłoszeniowego; powiadomienia zadaniowe UiPath Action Center w Microsoft Teams; raporty Microsoft Power BI publikowane na kanale Teams
Tabelę reguł i jej wersjonowanie, logikę weryfikacji, zestaw danych zgłoszenia i jego wysyłkę, zapis zwrotny numeru do TMS i do dyspozytury, logikę zmian i zamknięć oraz monitor wygasania
Zlecenie i przydział pojazdu z TMS przez jego udokumentowany interfejs plikowy lub API; wymiana zgłoszeń zgodna z opublikowaną specyfikacją usług sieciowych kanału krajowego albo z narzędziem SENT, którego Państwo już używają
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaKażde nowe i każde zmienione zlecenie w TMS jest weryfikowane wobec tabeli: klasyfikacja, masa lub liczba sztuk, rodzaj przewozu, trasa
- CzłowiekGdy dane towaru nie rozstrzygają sprawy, ładunek zostaje wstrzymany, a dyspozytor lub osoba odpowiedzialna za zgodność decyduje w Microsoft Teams
- AutomatyzacjaDla ładunku wskazanego przez regułę robot składa zgłoszenie z danych zlecenia, pojazdu, kierowcy i trasy, po czym je wysyła
- AutomatyzacjaNumer wraca do zlecenia w TMS i na kanał dyspozytury, więc jedzie razem z przydziałem ładunku
- SystemZmiana pojazdu, naczepy, kierowcy lub terminu otwiera zgłoszenie ponownie i wysyła aktualizację; potwierdzone dostarczenie je zamyka
- CzłowiekCogodzinny przebieg wystawia numery zbliżające się do dziesięciodniowego terminu i ładunki dostarczone bez zamknięcia jako zadania z nazwiskiem
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Weryfikację każdego zlecenia wobec tabeli reguł, za każdym razem tak samo, z zapisem, która wersja rozstrzygnęła
- Złożenie zgłoszenia i zapisanie numeru zwrotnie w zleceniu oraz na kanale dyspozytury
- Ponowne zgłoszenie po zmianie pojazdu, kierowcy lub terminu, zamknięcie po dostarczeniu i pilnowanie wygasających numerów
Człowiek decyduje
- Co należy do tabeli towarów monitorowanych i jak zaklasyfikować ładunek dotąd nieznany
- Każdy ładunek, którego reguła nie rozstrzyga, oraz to, czy w ogóle rusza, gdy zgłoszenia nie da się złożyć
- Co dzieje się z każdą pozycją listy ekspozycji i kto za nią odpowiada
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- zlecenia transportowe i dane towaru w TMS
- przydział pojazdu, naczepy i kierowcy
- tabela reguł towarów monitorowanych
- potwierdzenia dostarczenia
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- krajowy rejestr monitorowania przez udokumentowane usługi sieciowe
- zlecenie w TMS
- tablica ekspozycji w Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams; kanał dyspozytury z numerami referencyjnymi; tablica ekspozycji w zakładce Teams
Wykorzystane technologie
jedna pozycja kolejki na monitorowany ładunek; wyzwalacze czasowe i zdarzeniowe, ponowienia, magazyn poświadczeń, audyt
Aodczyt zleceń, publikacja numerów dla dyspozytury, obsługa wymiany zgłoszeń
Apytania klasyfikacyjne i pozycje ekspozycji rozstrzygane tam, gdzie pracuje dyspozytor
Akanał dyspozytury z numerami referencyjnymi i miejsce, w którym odpowiada się na zadania
Atablica ekspozycji: złożone, otwarte, wygasające, niezamknięte, według klienta i reguły
Audokumentowany polski kanał do rejestru monitorowania: dwukierunkowy XML zgodny z opublikowaną specyfikacją, ze środowiskiem testowym
BIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Na jedenaście minut składają się cztery krótkie czynności: ocena, czy zlecenie podlega monitorowaniu, wpisanie zgłoszenia, dostarczenie numeru na plac i do kierowcy oraz powrót, gdy zmienia się plan albo ładunek zostaje dostarczony. 22 € za godzinę to przykładowy pełny koszt stanowiska w dyspozyturze w Polsce, a wolumen należy do tego scenariusza, nie do rejestrów klienta. Kary świadomie pozostają poza rachunkiem, ponieważ wysokość sankcji za konkretne uchybienie wynika z przepisów, których ta strona nie cytuje.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Numer referencyjny dociera do kierowcy razem z przydziałem ładunku, więc czekanie na rampie przestaje być zmienną w planowaniu
- To, które ładunki podlegają monitorowaniu, staje się regułą spisaną przez osobę odpowiedzialną za zgodność i zmienianą w jednym miejscu, a nie oceną pod presją czasu
- Zmiana pojazdu, naczepy lub kierowcy trafia do rejestru, bo aktualizację uruchamia sama zmiana, a nie czyjaś pamięć
- Wygasające numery i niezamknięte zgłoszenia stają się listą roboczą z nazwiskami, na wiele dni przed kontrolą
- Dyspozytura odzyskuje swój czas, a nowe towary w wykazie wchodzą przez zmianę tabeli, nie przez odprawę zespołu
Perspektywa zarządu
- Zgodność przestaje być osobistą cechą dwóch doświadczonych dyspozytorów, a staje się spisaną regułą z historią wersji i właścicielem
- Każdy monitorowany ładunek ma własny zapis: która wersja tabeli go zakwalifikowała, co zgłoszono, co się zmieniło, kiedy został zamknięty i kto go dotykał
- Ekspozycja jest widoczna, zanim dojrzeje: otwarte zgłoszenia, kończące się numery, ładunki dostarczone i niezamknięte, uszeregowane według wieku
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Tożsamość składająca zgłoszenie jest inna niż ta, która czyta TMS, każda ma tylko uprawnienia potrzebne do swojego zadania, a żaden sekret nie leży w samym procesie
- Każde zgłoszenie zachowuje swój zapis: zlecenie, z którego powstało, wersję tabeli, dane wysłane, każdą aktualizację, zamknięcie i nazwisko przy każdej decyzji ręcznej
- Tabela reguł jest wersjonowana i objęta kontrolą zmian po stronie osoby odpowiedzialnej za zgodność, a każdy przebieg zapisuje zastosowaną wersję, więc decyzję z marca da się wyjaśnić w listopadzie
- Dane osobowe ograniczają się do tego, czego zgłoszenie wymaga o kierowcy i pojeździe; tablica ekspozycji operuje numerami ładunków, nie nazwiskami
- Zlecenia, zadania i raporty pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, a roboty pracują w regionie unijnym UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Wykaz towarów nie jest zamknięty i zmienia się rozporządzeniem. Od 17 marca 2026 r. obejmuje odzież dzianą i pozostałą odzież powyżej 10 kg masy brutto, odzież używaną powyżej 10 kg oraz obuwie powyżej 20 sztuk w przesyłce, obok towarów, które przewoźnik paliwowy zna od lat. Tabela, którą edytuje jedna osoba, przyjmuje kolejną zmianę; odprawa zespołu nie.
Strona państwowa jest tu najlepiej udokumentowaną częścią krajobrazu. Polskie systemy celne i monitorujące, w tym rejestr przewozu drogowego, są osiągalne przez PUESC jako dwukierunkowy XML zgodny z opublikowaną specyfikacją usług sieciowych i ze środowiskiem testowym, co odróżnia integrację od zakładki przeglądarki trzymanej otwartej przez cały dzień.
Wyceniony jako praca etatowa, modelowany wyżej czas dyspozytury to około 7 700 € miesięcznie, i to zanim jakikolwiek numer referencyjny wygaśnie niezauważony po dziesięciu dniach.
Role zarządcze, których to dotyczy
Pozycja firmy wobec obowiązku monitorowania zależy dziś od tego, kto siedzi w dyspozyturze w minucie, w której wpływa zlecenie
Numer referencyjny przestaje być powodem, dla którego załadowany pojazd stoi, a jedenastu dyspozytorów odzyskuje popołudnia
To, co jest monitorowane, staje się tabelą z historią wersji, a lista ekspozycji istnieje, zanim ktokolwiek o nią zapyta
Częste pytania i zastrzeżenia
Najczęściej wiedzą, a to nie to samo co móc to wykazać. Zmienia się nie jakość decyzji, lecz jej powtarzalność i zapis: ta sama reguła przy każdym zleceniu, z wersją tabeli, która ją rozstrzygnęła, także w ten piątek, gdy wykaz się zmienił, a nikt go jeszcze nie przeczytał.
Wtedy właśnie składania nie budujemy od nowa. Wokół takiego narzędzia brakuje zwykle tego, co jest po obu jego stronach: weryfikacji rozstrzygającej, które zlecenia mają do niego trafić, zapisu zwrotnego do zlecenia i do kierowcy, ponownego zgłoszenia po zmianie planu oraz listy tego, co pozostaje otwarte.
Ładunek zostaje wstrzymany, a pytanie trafia do człowieka w Teams, razem ze zleceniem. Jego decyzja wraca do tabeli z nazwiskiem i datą, więc zapada raz, a nie za każdym razem.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Kilkanaście monitorowanych ładunków miesięcznie, gdzie spisana lista kontrolna i jedna wskazana osoba kosztują mniej niż warstwa reguł i jej utrzymanie
- Dane towarowe zbyt ubogie, by cokolwiek zaklasyfikować: jeśli większość pozycji zlecenia to swobodny tekst bez klasyfikacji i bez masy, pierwszym projektem jest przyjmowanie zleceń
- Brak udokumentowanej drogi do kanału zgłoszeniowego i brak gotowości do budowy wobec opublikowanej specyfikacji; weryfikacja i lista ekspozycji nadal się opłacają, ale składanie zgłoszeń pozostaje ręczne
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Jaką spisaną tabelę stosują nasi dyspozytorzy, uznając ładunek za monitorowany, kto jest jej właścicielem i kiedy była ostatnio zestawiona z obowiązującym wykazem?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Tabelę reguł towarów monitorowanych, spisaną z Państwa osobą odpowiedzialną za zgodność na podstawie Państwa historii zleceń i wersjonowaną od pierwszego dnia
- Weryfikację każdego nowego i zmienionego zlecenia wobec tej tabeli, ze ścieżką wstrzymania dla wszystkiego, czego nie rozstrzyga
- Składanie zgłoszeń, zapis zwrotny numeru do zlecenia i do dyspozytury oraz ponowne zgłoszenie po zmianie planu
- Monitor wygasania i ekspozycji, jego zadania w Microsoft Teams oraz tablicę w Power BI
- Bieg równoległy, w którym robot przygotowuje, a dyspozytor nadal wysyła, a następnie kontrolowane przejście z opieką powdrożeniową
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy zleceń transportowych z danymi towaru w takiej postaci, w jakiej faktycznie przychodzą, oraz złożonych do nich zgłoszeń
- Wskazanej osoby odpowiedzialnej za zgodność, która rozstrzygnie, co należy do tabeli i co ma się dziać ze wstrzymanym ładunkiem
- Dostępu technicznego do interfejsu TMS, środowiska testowego kanału zgłoszeniowego i konta serwisowego do każdego z nich
Etapy
Rozpoznanie
Miesiąc zleceń i zgłoszeń przeczytany od początku do końca: co podlegało monitorowaniu, co się zmieniło, czego nie zamknięto
Reguły
Tabela towarów monitorowanych i zasady wstrzymywania zatwierdzone przez Państwa osobę odpowiedzialną za zgodność
Budowa
Weryfikacja, wysyłka, zapis zwrotny, logika zmian i zamknięć, zadania w Teams i tablica ekspozycji
Bieg równoległy
Robot przygotowuje, dyspozytorzy nadal wysyłają, a obie odpowiedzi porównywane są ładunek po ładunku
Uruchomienie
Najpierw jedna grupa klientów, potem reszta, z opieką powdrożeniową i cotygodniowym przeglądem tabeli
Szybki efekt. Nakład zależy od tego, jak czysto TMS udostępnia dane towaru i przydział pojazdu, ilu kategorii towarów musi dotyczyć tabela oraz jak osiągalny jest kanał zgłoszeniowy.
Naczepa została podmieniona na rampie. W rejestrze wciąż figuruje poprzednia.
Prosimy o miesiąc Państwa zleceń transportowych wraz ze złożonymi do nich zgłoszeniami i zmianami, które nastąpiły po wyjeździe. Odsyłamy udział, który tabela reguł rozstrzygnęłaby sama, oraz miejsce, w którym faktycznie leży Państwa ekspozycja.
Zaklasyfikuj miesiąc swoich ładunkówTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Ciężarówka stoi, a agent odświeża ekran. Większość tych odrzuceń widać było w dokumentach.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaŻaden kierowca nie wyjeżdża na nieważnym dokumencieDokumenty kierowców i pojazdów wygasają w czternastu kalendarzach. Dyspozytura sprawdza je, pytając osobę od teczek.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawZlecenia transportowe w TMS bez przepisywaniaDziewięćdziesięciu klientów, dziewięćdziesiąt sposobów przysyłania zleceń i spedytor przepisujący każde do TMS.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejTransport i logistyka