Start · Rozwiązania · Operacje i produkcja
Rozwiązanie · Operacje i produkcjaJeden rejestr odpowiada dyspozyturze przed ułożeniem planu, a nie po kontroli drogowej
Żaden kierowca nie wyjeżdża na nieważnym dokumencie
Każdy dokument z terminem ważności kierowcy i pojazdu leży w jednym rejestrze, który przelicza się co noc, ostrzega z wyprzedzeniem w Microsoft Teams i odpowiada dyspozyturze przed planowaniem.
Streszczenie dla zarządu
Dokumenty kierowców i pojazdów wygasają w czternastu kalendarzach. Dyspozytura sprawdza je, pytając osobę od teczek.
Rejestr jest celowo nudny: jeden wiersz na kierowcę lub pojazd i typ dokumentu, z wystawcą, numerem, datą od, datą do, plikiem źródłowym i statusem.
Odnowienia są umawiane w wyprzedzeniu wynikającym z reguły, po zaplanowanych cenach i w terminach pasujących do rotacji.
rejestr w Microsoft Lists; repozytorium dowodów w Microsoft SharePoint; odpowiedź o dopuszczeniu czytana przez TMS
Problem biznesowy
Zgodność floty
Dokumenty, które pozwalają samochodowi wyjechać z bazy, mają różnych wystawców i własne zegary. Po stronie kierowcy: karta kierowcy, kwalifikacja potwierdzona kodem 95, prawo jazdy, badania lekarskie i psychologiczne, uprawnienia ADR tam, gdzie wymaga tego ładunek. Po stronie pojazdu: przegląd techniczny, kalibracja tachografu, ubezpieczenie OC i ładunku, komplet zezwoleń. Każdy z nich pochodzi z innej instytucji i ma własną datę.
Spina je lista, a lista jest dokumentem o innych dokumentach i jej moc kończy się w chwili, gdy ostatnia osoba przestała do niej wpisywać. Nic jej nie czyta: ani tablica planowania, ani TMS przy przydzielaniu ładunku, ani baza przy wydaniu samochodu. Kraj wykonywania przewozu dokłada wymiar, którego lista nigdy nie miała. Przewozy dwustronne i tranzyt bez załadunku nie są delegowaniem; kabotaż i cross-trade są, a delegowanie oznacza zgłoszenie przez publiczny interfejs IMI jeszcze przed pracą.
Do tego dochodzą dane z tachografu. Podczas kontroli drogowej kierowca musi okazać zapisy z dnia bieżącego i poprzedzających 56 dni, a przedsiębiorstwo przechowuje wykresówki i wydruki w porządku chronologicznym i w czytelnej formie przez co najmniej rok od ich użycia. W praktyce odczyty robi się wtedy, gdy samochód stoi w bazie i ktoś przypomni sobie o czytniku.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda praktyka u przewoźników tej wielkości, niezależnie od używanego TMS.
- CzłowiekOsoba prowadząca teczki utrzymuje jeden arkusz dla kierowców i jeden dla pojazdów oraz odkłada zaświadczenia przychodzące z przychodni, ośrodka szkoleniowego, stacji kontroli i od brokera
- CzłowiekTerminy zauważa się, przewijając arkusz, a potem przypomina telefonicznie, czasem tydzień wcześniej, czasem tego samego dnia
- OczekiwanieOdczyty czekają, aż pojazd znajdzie się w bazie, a ktoś będzie miał czas wyjść z czytnikiem
- Ryzyko błęduDyspozytura planuje według dostępności, godzin i pozycji, a ważność sprawdza wtedy, gdy planiście akurat przypomni się data
- CzłowiekPrzychodzi żądanie dokumentów od organu lub ubezpieczyciela i komplet odtwarza się z kadr i płac, archiwum odczytów oraz teczki osobowej
- Ryzyko błęduBraki ujawniają się tam, gdzie kosztują najwięcej: na kontroli drogowej, w audycie klienta albo w pytaniach ubezpieczyciela po szkodzie
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Najdroższa część tego procesu nie ma własnej pozycji kosztowej.
- Gonienie terminu jest droższe od planowania. Badanie umawiane trzy dni przed utratą ważności odbywa się w terminie, jaki akurat ma przychodnia, a kierowca schodzi z rotacji.
- Unieruchomiony pojazd to koszt, którego nikt nie księguje na zgodność: ładunek przechodzi na inny samochód, angażuje się podwykonawcę po stawce spotowej albo informuje klienta o zmianie okna odbioru.
- Poprawna data w arkuszu jest deklaracją, a odtworzenie dowodu za nią zabiera osobę zarządzającą transportem, kadry i biuro floty od pracy na przyszły tydzień.
- Wszystko opiera się na pamięci jednej osoby, która wie, co odnawia który broker, więc urlop, choroba lub odejście zamieniają uporządkowane biuro floty w wykopaliska.
Koszt zaniechania
Rejestr nie zawodzi w dniu, w którym mija data. Zawodzi w dniu, w którym ktoś musi udowodnić, że daty pilnowano, a ten dzień wybiera inspektor kontroli, likwidator ubezpieczyciela albo zespół audytowy klienta. Poza tabelą zostaje ładunek przekazany podwykonawcy po stawce spotowej, kierowca zdjęty z rotacji na wizytę, którą dało się zaplanować, oraz spór o to, co kierowca posiadał w dniu szkody.
Każdy nowy kraj, klauzula klienta i klasa pojazdu lądują u tej samej osoby i w tym samym arkuszu, a uczciwą odpowiedzią na więcej pracy zawsze był większy arkusz. Przewoźnik, który dokłada bazy szybciej niż kontrolę, kończy ze stanem zgodności, którego nikt, łącznie z własnym zarządem, nie potrafi podać na żądanie.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Przewoźnik drogowy z własnym taborem, 210 kierowców i 180 pojazdów w trzech bazach, przewozy międzynarodowe, cross-trade i kabotaż w UE, Microsoft 365 E3 oraz TMS i platforma telematyczna.
14 typów dokumentów z terminem ważności na kierowcę i na pojazd, czyli około 5 460 pozycji z datą, z czego mniej więcej 190 wypada w każdym miesiącu. Szkolenie okresowe to cykl pięcioletni obejmujący 35 godzin; przeglądy i ubezpieczenia odnawiają się co rok.
Dwa arkusze i dysk ze skanami, terminy przypominane telefonicznie, odczyty robione, gdy pojazd akurat stoi w bazie, zgłoszenia delegowania przygotowywane pod zlecenie na podstawie teczki osobowej.
Około 26 minut miesięcznie na kierowcę na śledzenie, przypominanie, sprawdzanie i odkładanie dokumentów, rozłożone między biuro floty a osobę zarządzającą transportem, całkowicie niewidoczne dla układających jutrzejszy plan.
Jeden rejestr wszystkich dokumentów z terminem dla kierowców i pojazdów, uzgadniany co noc z TMS, telematyką, skrzynkami dostawców i systemem kadrowym; horyzonty ostrzeżeń ustalone przez firmę; eskalacja w miarę zbliżania się daty; odczyty planowane i sprawdzane; jedna odpowiedź o dopuszczeniu dla dyspozytury.
W modelowanym przypadku 26 minut zamienia się w potwierdzenie dla rutynowej większości, odnowienia domykają się w wyznaczonym wyprzedzeniu, a komplet dowodowy jest eksportem, a nie rekonstrukcją. Każda liczba w tym akapicie pochodzi z modelu poniżej, nie z danych klienta.
Proponowane rozwiązanie
Rejestr jest celowo nudny: jeden wiersz na kierowcę lub pojazd i typ dokumentu, z wystawcą, numerem, datą od, datą do, plikiem źródłowym i statusem. Obok stoi zestaw reguł, który nadaje wierszowi znaczenie: czego wymaga dana rola i klasa pojazdu, jak długo ważny jest dokument, ile realnie trwa odnowienie, które kraje wykonywania przewozu dokładają obowiązek i czy utrata ważności wstrzymuje pracę, czy tylko ostrzega. Właścicielem reguł jest osoba zarządzająca transportem, a każda wersja ma nazwisko i datę.
Roboty zbierają dane co noc, stamtąd gdzie już są: z TMS kierowców, pojazdy i zaplanowaną pracę; z telematyki dziennik odczytów i pliki tachografu; ze skrzynek dostawców zaświadczenia; z systemu kadrowego przyjęcia, odejścia i nieobecności. Każdy status jest następnie przeliczany: ważny, w horyzoncie ostrzeżenia, po terminie albo wymagany i nigdy nieuzyskany. Tej ostatniej kategorii żaden arkusz nigdy nie pokazał, bo arkusz wie tylko o wierszach, które ktoś założył.
Odczyty działają tak samo: termin na jednostkę pojazdową i na kartę kierowcy oraz sprawdzenie, czy zarchiwizowany plik pokrywa okres. Ludzie spotykają rejestr w Microsoft Teams: biuro floty dostaje kartę na każdym horyzoncie, osoba zarządzająca transportem eskalacje i tygodniowy przegląd bazy. Dyspozytura dostaje jedną odpowiedź na jedno pytanie, zadane o kierowcę, pojazd i kraj: tak, tak z warunkiem albo nie z podaniem powodu. Trafia tam, gdzie powstaje plan, a pytanie i odpowiedź są zapisywane.
Wyzwalacze czasowe, kolejki i ślad audytowy w UiPath Orchestrator; łączniki UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365, Teams oraz OneDrive & SharePoint wraz z Connector Builder do API systemu TMS i telematyki; powiadomienia z akcją UiPath Action Center realizowane w Microsoft Teams; reguły i historia wersji w Microsoft Lists; Power BI
Rejestr i zestaw reguł według typu dokumentu, roli, klasy pojazdu i kraju; nocne uzgodnienie; logikę statusów i horyzontów; ścieżkę eskalacji; harmonogram odczytów wraz z kontrolą pokrycia; odpowiedź dla dyspozytury i jej zapis; repozytorium dowodów oraz horyzont w Power BI
Odczyt z TMS i telematyki przez udokumentowane API, a tam gdzie dostawca go nie udostępnia, wymiana plików według harmonogramu lub automatyzacja interfejsu; odpowiedź publikowana jako wywołanie API albo lista czytana przez TMS
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaNocą roboty pobierają kierowców, pojazdy i zaplanowaną pracę z TMS, dziennik odczytów z telematyki, zaświadczenia ze skrzynek dostawców i zmiany kadrowe z systemu HR
- SystemKażde zaświadczenie zostaje dopasowane do kierowcy lub numeru rejestracyjnego i odłożone jako dowód, a wszystkie statusy przeliczone według reguł, łącznie z dokumentami, których rola wymaga, a których nigdy nie było
- AutomatyzacjaKarty ostrzegawcze trafiają do biura floty w Microsoft Teams na każdym horyzoncie, z dokumentem, datą i przyciskiem rozpoczynającym odnowienie
- CzłowiekPracownik biura floty umawia przychodnię, szkolenie lub przegląd i rozstrzyga to, czego reguły nie rozstrzygną: dostępność terminów, nieobecności, sporne wymagania
- AutomatyzacjaHarmonogram odczytów jest sprawdzany dla każdego pojazdu i każdej karty kierowcy; brakujący lub niepełny plik staje się zadaniem dla bazy, zanim samochód znowu wyjedzie
- AutomatyzacjaDyspozytura pyta rejestr o kierowcę, pojazd i kraj i dostaje odpowiedź tak, tak z warunkiem albo nie z powodem; obie strony wymiany są zapisywane
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Nocne pobieranie i dopasowanie zaświadczeń, dzienników odczytów, zmian kadrowych i zaplanowanej pracy
- Przeliczenie każdego statusu, łącznie z dokumentami wymaganymi dla roli lub klasy pojazdu, których nikt nie uzyskał
- Ostrzeżenia na każdym horyzoncie, eskalację do osoby zarządzającej transportem oraz odpowiedź dla dyspozytury
Ludzie decydują
- Jakich dokumentów wymaga każda rola, klasa pojazdu i kraj wykonywania przewozu oraz ile wyprzedzenia potrzebuje odnowienie
- Czy kierowca lub pojazd może pracować, gdy reguła spotyka rzeczywistość: przesunięty termin, zaświadczenie w drodze, sporne wymaganie
- Każde zgłoszenie do organu oraz każde dopuszczenie ładunku wstrzymanego przez regułę, zapisane z powodem i osobą, która je wydała
Przed i po
Systemy i integracje
Wszystko poniżej działa na licencjach i systemach, które już macie albo które i tak trzeba mieć.
Wejścia
- kierowcy, pojazdy i zaplanowana praca z TMS
- dziennik odczytów i pliki tachografu z telematyki
- skrzynki dostawców i brokera
- system kadrowy z przyjęciami, odejściami i nieobecnościami
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr w Microsoft Lists
- repozytorium dowodów w Microsoft SharePoint
- odpowiedź o dopuszczeniu czytana przez TMS
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: karty ostrzeżeń i eskalacji w Microsoft Teams; zadania Action Center w Teams; lista odczytów dla bazy
Wykorzystane technologie
nocne uruchomienia na wyzwalaczach czasowych, kolejki, ponowienia i ślad audytowy każdej zmiany statusu
Ałączniki Microsoft Outlook 365, Teams oraz OneDrive & SharePoint; Connector Builder do API systemu TMS i telematyki
Azadania odnowień i wyjątków realizowane jako powiadomienia z akcją w Microsoft Teams
Aostrzeżenia o terminach, eskalacje i dzienna lista blokad dla biura floty i baz
Asam rejestr: jeden wiersz na dokument, z regułami pozycji i historią wersji
Arepozytorium dowodów z zaświadczeniem stojącym za każdym wierszem i nałożoną retencją
Aźródło kierowców, pojazdów, zaplanowanej pracy, dzienników odczytów i plików tachografu
CIlustracyjny model ekonomiczny
Model, a nie obietnica.
Dokumenty pojazdów nie są tu wyceniane, co celowo zaniża pulę: model liczy wyłącznie teczkę kierowcy, po 26 minut miesięcznie na śledzenie, przypominanie i odkładanie dokumentów w biurze floty i u osoby zarządzającej transportem. 21 € za godzinę to pełny koszt godzinowy pracy administracyjnej u przewoźnika w Europie Środkowej, a żadna z tych liczb nie została zmierzona u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Odnowienia są umawiane w wyprzedzeniu wynikającym z reguły, po zaplanowanych cenach i w terminach pasujących do rotacji
- Żaden ładunek nie trafia do kierowcy ani pojazdu, którego dokumenty na to nie pozwalają, bo sprawdzenie stoi tam, gdzie powstaje plan
- Odczyty stają się harmonogramem z potwierdzeniami i kontrolą luk, a dowody dla klienta, ubezpieczyciela lub organu eksportuje się razem z zaświadczeniami
- Biuro floty przechodzi od gonienia dat do obsługi wyjątków, a wzrost liczby kierowców, pojazdów i krajów przyjmuje zestaw reguł
Perspektywa zarządu
- Zgodność jest widoczna jako horyzont, według bazy i typu dokumentu, zamiast odpowiedzi składanej na życzenie
- Decyzje o dopuszczeniu zostawiają ślad: co wiedział rejestr, o co pytała dyspozytura i kto dopuścił ładunek wbrew regule
- Kontrola przeżywa ludzi, którzy ją prowadzą, bo reguły są spisane i stosowane tak samo w każdej bazie
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Roboty czytają TMS, telematykę i system kadrowy przez dedykowane konta serwisowe z uprawnieniami tylko do odczytu, a zapisują wyłącznie do rejestru i repozytorium dowodów
- Badania lekarskie i psychologiczne są traktowane jako dane wrażliwe, którymi są: rejestr trzyma fakt, numer i daty, dokument zostaje w repozytorium dowodów, a dostęp nadawany jest grupowo
- Rejestr i dowody pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, roboty pracują z regionu UE UiPath Automation Cloud, a retencję ustawiają etykiety Microsoft Purview zgodnie z tym, co przedsiębiorstwo musi przechowywać
- Każda zmiana statusu, ostrzeżenie, pytanie dyspozytury i dopuszczenie wbrew regule niosą tożsamość i znacznik czasu, i to zamienia rejestr w dowód
Dlaczego teraz
Pojazdy o dopuszczalnej masie powyżej 2,5 tony i do 3,5 tony w przewozach międzynarodowych lub kabotażu weszły 1 lipca 2026 pod obowiązek tachografu i przepisy o czasie prowadzenia, więc rejestr zbudowany dla ciągników ma teraz do objęcia drugą flotę
Deficytowym zasobem są kierowcy, nie samochody: raport IRU opublikowany 30 czerwca 2026 szacuje liczbę nieobsadzonych stanowisk kierowców w Europie na około 502 000, co czyni kierowcę, którego nie wolno wysłać w trasę, kosztowniejszym niż sugerują modelowane 1 911 € miesięcznie administracji
Budowa jest dziś składaniem, a nie programowaniem: roboty na harmonogramie, udokumentowane łączniki Microsoft 365, zadania realizowane w Microsoft Teams i rejestr oparty na liście to standard
Role zarządcze, których to dotyczy
Jutrzejszy plan przestaje zależeć od tego, czy planista pamiętał o dacie, a zdolność floty do pracy staje się liczbą, a nie założeniem
Obowiązki przypisane osobiście do tej roli stają się zestawem reguł stosowanym każdej nocy i udokumentowanym na żądanie, zamiast arkusza i dobrej pamięci
Nieplanowane odnowienia, doraźne podzlecanie i stojące pojazdy przestają być nieprzypisanym kosztem operacyjnym, którego nikt nie umie oszacować
Częste pytania i zastrzeżenia
Trzyma wtedy przepisane ręcznie kopie dat, które mieszkają gdzie indziej, i nie wie nic o kraju wykonywania przewozu, archiwum tachografu ani zaświadczeniu stojącym za datą. Uzgadniamy te pola co noc ze źródłami wystawiającymi dokumenty i dajemy systemowi TMS sprawdzoną odpowiedź.
Większość nie korzysta i rozwiązanie tego nie wymaga. Karty trafiają do biura floty, bazy i osoby zarządzającej transportem, które i tak pracują w Teams; kierowcę docieramy kanałem, którym firma już do niego dociera, a kontrola działa, bo dyspozytura widzi listę blokad tak czy inaczej.
Nie zatrzymuje. Rejestr odpowiada regułą i dowodem, który za nią stoi, a decyduje wskazana osoba. Dopuszczenie ładunku wbrew regule jest możliwe i zostaje zapisane z powodem oraz nazwiskiem, i to jest dokładnie ten dowód, którego dziś brakuje.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Floty dwudziesto- czy trzydziestopojazdowe, gdzie jedna osoba prowadzi kalendarz na ścianie i zna każdego kierowcę, więc rejestr byłby kontrolą cięższą niż ryzyko
- Dane źródłowe istniejące wyłącznie na papierze lub w prywatnych skrzynkach: najpierw trzeba zbudować rejestr, bo nie ma jeszcze z czym uzgadniać
- Dyspozytura, która nie skorzysta z odpowiedzi, bo planowanie odbywa się przez telefon i tam pozostaje; bez tego kroku efektem jest lepszy arkusz, a nie kontrola
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Zanim jutro wyjedzie pierwszy samochód, czy ta firma potrafi wskazać pary kierowca-pojazd, których nie wolno wysłać, i czy ta odpowiedź pochodzi z systemu, czy od osoby prowadzącej teczki?
Podejście wdrożeniowe
Pierwszy tydzień wygląda tak samo u każdego klienta: patrzymy na dane.
Dostarczamy
- Warsztat o typach dokumentów, regułach ważności, wyprzedzeniach i krajach, zakończony zestawem reguł zatwierdzonym przez osobę zarządzającą transportem
- Rejestr i repozytorium dowodów w Państwa dzierżawie Microsoft 365, zasilone z dzisiejszych arkuszy i folderów skanów
- Nocne uzgodnienie z TMS, telematyką, skrzynkami dostawców i systemem kadrowym, wraz z harmonogramem odczytów
- Horyzonty ostrzeżeń, eskalację i tygodniowy przegląd bazy w Microsoft Teams oraz odpowiedź dla dyspozytury, jej zapis i horyzont w Power BI
Potrzebujemy od Państwa
- Eksportu obecnych list dokumentów kierowców i pojazdów, choćby niekompletnych, oraz dostępu do folderów ze skanami
- Wskazanego właściciela reguł, zwykle osoby zarządzającej transportem, i jednego pracownika biura floty do bazy pilotażowej
- Technicznych kont odczytu do TMS, platformy telematycznej i systemu kadrowego
- Obecnej praktyki ostrzegania: kto jest informowany, z jakim wyprzedzeniem i co dzieje się, gdy nikt nie reaguje
Etapy
Rozpoznanie
Typy dokumentów, reguły, wyprzedzenia, kraje, wolumeny i stan dzisiejszych danych
Projekt
Model rejestru, zestaw reguł, horyzonty, ścieżka eskalacji, pytanie dyspozytury, model bezpieczeństwa
Budowa
Roboty uzgadniające, karty w Teams, harmonogram odczytów, odpowiedź dla dyspozytury i raportowanie
Walidacja
Praca równoległa z arkuszem w jednej bazie, aż rejestr i ludzie będą zgodni
Uruchomienie
Baza po bazie, z odpowiedzią dla dyspozytury włączoną, gdy dane zyskają zaufanie
Szybki efekt. O nakładzie decyduje to, ile systemów źródłowych odda dane w czystej postaci i jaką część rejestru trzeba odtworzyć ze skanów zamiast zaimportować.
Dyspozytura planuje według dostępności. Czy wolno jechać, sprawdza się z pamięci.
Prosimy o listy dokumentów kierowców i pojazdów z jednej bazy, choćby w nieuporządkowanej formie, wraz z krajami, w których te samochody pracują. W zamian otrzymują Państwo zestaw reguł, jaki byśmy zastosowali, luki widoczne już w Państwa danych oraz pierwszy szacunek obsługi, którą to zdejmuje.
Sprawdźmy jedną bazę według regułTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Dyspozytor sam decyduje, co podlega monitorowaniu, wpisuje zgłoszenie i liczy, że nikt nie podmieni naczepy.
Zobacz rozwiązanie HR i pracownicyUprawnienia i szkolenia kontrolowane przed wygaśnięciemRejestr szkoleń jest aktualny dokładnie do dnia, w którym ktoś ostatni raz pamiętał o jego uzupełnieniu.
Zobacz rozwiązanie ZakupyWeryfikacja przewoźnika przed każdym zleceniemKartoteka przewoźnika powstaje z dokumentów, które przewoźnik sam wybrał i przysłał.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejTransport i logistyka