Start · Rozwiązania · Zakupy
Rozwiązanie · ZakupyIle należy się z klauzuli, ile policzył dostawca i decyzja przed upływem terminu
Waloryzacja cen i decyzje o odnowieniu umów
Roboty przeliczają należną podwyżkę z opublikowanego wskaźnika, zestawiają ją z tym, co zafakturował dostawca, i przekazują decyzję o odnowieniu na Teams, zanim minie termin wypowiedzenia.
Streszczenie dla zarządu
To dostawca liczy Państwa coroczną podwyżkę. Po Państwa stronie nikt nie sprawdza tej arytmetyki.
Każda klauzula cenowa najpierw staje się parametrami, które maszyna potrafi zastosować: wskazany wskaźnik, okres bazowy, opóźnienie.
Przeliczana jest każda rocznica, a nie te kilka, na które ktoś miał czas, więc cena należna jest liczbą firmy, a nie liczbą otrzymaną od dostawcy.
rejestr roszczeń w SAP; zapis przeliczeń na SharePoint; model odnowień i ekspozycji w Power BI
Problem biznesowy
Ekonomia umów
Klauzule cenowe są negocjowane starannie, a potem stosuje je jedyna strona zainteresowana wynikiem. Każda wskazuje wskaźnik, okres bazowy, opóźnienie, często dolny lub górny limit, czasem formułę ważącą ceny konsumpcyjne kosztami pracy. Przeliczenie tego na liczbę zajmuje dziesięć minut, gdy klauzula jest pod ręką. W praktyce robi to raz dostawca, który nigdy nie pokazuje wyliczenia.
Drugą połową jest termin wypowiedzenia. Każda umowa ma okno, z którego firma albo skorzysta, albo umowa biegnie kolejny okres. Skorzystanie oznacza przyjście z konkretnym stanowiskiem: ile faktycznie kosztował okres obowiązywania, jak cena poruszała się wobec wskaźnika, co dziś oferuje rynek. Zebranie tego trwa dni, więc zaczyna się późno, a bezpieczną odpowiedzią jest pozwolić umowie się przedłużyć.
Nic z tego nie wygląda na kryzys i właśnie dlatego trwa. Kierownik kategorii widzi jedną podwyżkę naraz i każda wydaje się drobna, kontroler księguje odchylenie i tłumaczy je inflacją, a dyrektor finansowy widzi sumę dopiero przy kolejnym budżecie, gdy podwyżki siedzą już w bazie. Przy 480 umowach nikt nie ma pełnego obrazu, a rejestr, który je wylicza, nie wykonuje arytmetyki.
Jak to wygląda dzisiaj
- SystemDostawca przysyła nowy cennik, pismo o podwyżce albo po prostu fakturę z wyższą stawką, powołując się na klauzulę
- CzłowiekKtoś w zakupach lub administracji nieruchomości odnajduje umowę, czyta klauzulę i wyrabia sobie pogląd na liczbę
- OczekiwanieSprawdzenie czeka na publikację wskaźnika, na osobę znającą datę bazową albo na zamknięcie miesiąca; faktura zostaje zapłacona wcześniej
- Ryzyko błęduPodwyżka zostaje przyjęta w zafakturowanej wysokości, nikt nie zestawia jej z kwotą należną, a nowa cena staje się bazą na przyszły rok
- CzłowiekOdnowienie wypływa z przypomnienia w kalendarzu, gdy do końca okna zostały tygodnie; historia wydatków, reklamacje i treść klauzuli są dopiero zamawiane w trzech działach
- Ryzyko błęduTermin mija, umowa przedłuża się na warunkach dotychczasowego dostawcy, a decyzja zostaje odłożona o cały okres
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Budżet pokazuje etaty. Nie pokazuje, na co idą.
- Zawyżenia kumulują się. Jedna trzecia punktu ponad należność nie kończy się na tej fakturze: staje się bazą kolejnej waloryzacji i każdej następnej, a późniejsze odzyskanie oznacza negocjowanie korekty, z którego większość zespołów rezygnuje.
- Sprawdzanie odpuszcza się tam, gdzie są pieniądze. Małe umowy są weryfikowane, bo to łatwe; najem i umowa ramowa na facility management, gdzie punkt wart jest pięciocyfrową kwotę, są tymi, na których odtworzenie nikt nie ma czasu.
- Odchylenie budżetowe jest tłumaczone, a nie badane, bo wykazanie błędu dostawcy wymaga klauzuli, wartości wskaźnika za właściwy okres i trzech lat obciążeń w jednym miejscu.
- Przedłużenie przez zaniechanie też jest decyzją, tyle że nikt jej nie podejmuje, a zamknięte okno wiąże firmę na kolejny okres ceną, której nigdy nie sprawdziła.
Koszt zaniechania
Błędy waloryzacyjne zachowują się jak renta: podwyżka przyjęta tej wiosny zostaje naliczona ponownie następnej wiosny od bazy, która już ją zawiera, i dlatego trzeci wiersz nie jest czarnym scenariuszem, lecz dwoma latami tego samego mechanizmu. Środkowy wiersz to jedna linia arytmetyki na podanych założeniach: około 32 mln € wydatków i czynszów tej przykładowej grupy objętych klauzulą waloryzacyjną oraz jedna trzecia punktu niesprawdzonego dryfu na tej bazie.
Obok tego biegnie odnowienie, którego nikt nie rozstrzyga: kolejny okres w cenie nigdy nieskonfrontowanej z rynkiem, oferty konkurencyjne nigdy niezamówione. W tym samym tempie słabnie dowód, bo różnica podniesiona w trakcie okresu jest arytmetyką, na którą dostawca musi odpowiedzieć, a ta sama różnica rok później jest prośbą o przysługę.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Grupa handlowo-nieruchomościowa, 130 sklepów w Polsce i Czechach oraz niewielki portfel komercyjny, 2 600 pracowników, SAP i Microsoft 365; czterech kierowników kategorii, jeden administrator najmu i dwoje prawników obsługuje całą bazę.
480 aktywnych umów z dostawcami i umów najmu o wartości około 48 mln € rocznie, z czego około 32 mln € objęte klauzulą waloryzacyjną; 140 zdarzeń waloryzacyjnych lub odnowieniowych rocznie, około 12 miesięcznie, w najmie, facility management, ochronie, odpadach, energii i IT.
Umowy są zarejestrowane, terminy pilnowane, ale klauzule cenowe istnieją tylko jako zeskanowany tekst. Podwyżki przychodzą już policzone przez dostawcę, są konfrontowane z budżetem zamiast z klauzulą, a odnowienia przygotowuje się w ostatnich trzech tygodniach.
Około trzech godzin na jedno zdarzenie, w większości odtwarzanie zamiast oceny: odnalezienie klauzuli, ustalenie okresu bazowego, znalezienie właściwej publikacji wskaźnika, wyciągnięcie obciążeń naliczonych od ostatniej rocznicy.
Każda klauzula jest zapisana jako parametry; roboty pobierają opublikowane wartości wskaźników, przeliczają cenę należną, zestawiają ją z zafakturowaną i otwierają na Microsoft Teams zadanie decyzyjne przedłużamy, renegocjujemy albo wypowiadamy, z liczbami i terminem w załączeniu.
W modelowanym przypadku przeliczana jest każda rocznica, a nie wybrane kilka, różnice są podnoszone w trakcie okresu, a nie rok później, i żadne okno nie zamyka się bez zapisanej decyzji. To model, a nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Każda klauzula cenowa najpierw staje się parametrami, które maszyna potrafi zastosować: wskazany wskaźnik, okres bazowy, opóźnienie, ewentualny dolny lub górny limit, wagi tam, gdzie formuła miesza wskaźniki, data obowiązywania oraz okno wypowiedzenia wraz z właścicielem. Parametry żyją w wersjonowanym skoroszycie, który zakupy edytują w Excel Online, obok karty umowy na SharePoint. Klauzule, których nie da się sparametryzować, trafiają do prawnika, a ich liczba jest raportowana.
W każdej dacie publikacji robot pobiera wartości wskaźników wskazanych w klauzulach, z Eurostatu i krajowych urzędów statystycznych, zapisując każdą wraz z wersją publikacji, tak aby wyliczenie dało się odtworzyć w kształcie, w jakim powstało. W dacie waloryzacji stosuje klauzulę, zapisuje cenę należną wraz z arytmetyką, a następnie odczytuje, co faktycznie naliczono od ostatniej rocznicy: warunki cenowe w SAP, faktury i obciążenia czynszowe. Wartość równa lub niższa od należnej zamyka sprawę; wyższa tworzy pakiet roszczeniowy z treścią klauzuli, wersją wskaźnika i pozycjami faktur. Podwyżka należna, lecz niezafakturowana, trafia do finansów, bo dostawca wciąż może ją doliczyć wstecz.
Na dziewięćdziesiąt dni przed zamknięciem okna właściciel umowy dostaje na Microsoft Teams zadanie z przebiegiem ceny, historią należne wobec naliczonych, sumą wydatków i liczbą pozostałych dni oraz trzema odpowiedziami, z których każda wymaga uzasadnienia: przedłużamy, renegocjujemy, wypowiadamy. To celowo nie jest rejestr umów, który wczytuje umowy do żywej ewidencji i alarmuje przed nadejściem terminu; bez niego to rozwiązanie nie ma na czym stanąć. Tu zaczyna się cena należna jako arytmetyka, zestawienie z tym, co faktycznie zafakturowano, i decyzja, której kalendarz nie podejmie za Państwa.
Wyzwalacze, kolejki, magazyn poświadczeń i dziennik audytowy UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft OneDrive & SharePoint (w tym Excel Online) oraz Microsoft Teams; zadania UiPath Action Center realizowane jako powiadomienia z akcjami w Microsoft Teams, z terminami i możliwością przekazania; zaplanowane odświeżanie Power BI
Model parametrów klauzul, repozytorium wskaźników wraz z wersjami publikacji, wyliczenie należności, zestawienie i pakiet roszczeniowy, zadanie decyzyjne wraz ze ścieżką eskalacji, kalendarz odnowień i raport ekspozycji
Pobieranie wskaźników z API statystyk Eurostatu i publikacji krajowych urzędów statystycznych; warunki cenowe, historia faktur i obciążeń czynszowych z SAP przez aktywności UiPath SAP (BAPI/OData); system zarządzania nieruchomościami przez eksport cykliczny
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaW każdej dacie publikacji robot pobiera wartości wskaźników wskazanych w klauzulach i zapisuje je wraz z wersją publikacji
- AutomatyzacjaW każdej dacie waloryzacji stosowana jest klauzula: relacja wskaźnika, wagi, opóźnienie, dolny i górny limit, a cena należna zostaje zapisana wraz z arytmetyką
- SystemWarunki cenowe, faktury i obciążenia czynszowe od ostatniej rocznicy są odczytywane z SAP i systemu nieruchomości, a różnica jest liczona w euro
- AutomatyzacjaRóżnice mieszczące się w tolerancji są zamykane; wszystko powyżej staje się pakietem roszczeniowym z treścią klauzuli, wersją wskaźnika i pozycjami faktur
- CzłowiekNa dziewięćdziesiąt dni przed zamknięciem okna właściciel odpowiada na Microsoft Teams: przedłużamy, renegocjujemy albo wypowiadamy, mając przed sobą historię cen i liczbę pozostałych dni
- AutomatyzacjaOdpowiedź wraca do systemów, zadania bez odpowiedzi eskalują do lidera kategorii, a następnie do dyrektora zakupów, a Power BI pokazuje każde otwarte okno i każdą przyjętą podwyżkę wobec wskaźnika
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Pobieranie opublikowanych wartości wskaźników w dniach publikacji i przechowywanie każdej wersji
- Wyliczanie ceny należnej dla każdego typu klauzuli, z opóźnieniem, wagami oraz dolnym i górnym limitem, oraz zestawianie jej z zafakturowaną
- Pilnowanie każdego okna wypowiedzenia, przypominanie właścicielowi i eskalowanie tego, na co nikt nie odpowiada
Ludzie decydują
- Czy umowa zostaje przedłużona, renegocjowana czy zakończona i na jakich przesłankach handlowych
- Czy różnica jest dochodzona, czy wymieniana w szerszej negocjacji, z zapisanym uzasadnieniem
- Jak czytać klauzulę niejednoznaczną oraz jakie są tolerancje, poziomy eskalacji i przypisanie kategorii
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- rejestr umów na SharePoint (kod wskaźnika, okres bazowy, okno wypowiedzenia, właściciel)
- skoroszyt parametrów klauzul w Excel Online
- wartości wskaźników z Eurostatu i krajowych urzędów statystycznych
- warunki cenowe i historia faktur w SAP
- harmonogramy obciążeń czynszowych z systemu nieruchomości
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr roszczeń w SAP
- zapis przeliczeń na SharePoint
- model odnowień i ekspozycji w Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadanie decyzyjne w Microsoft Teams; cotygodniowy przegląd okien na kanale kategorii; eskalacja do dyrektora zakupów
Wykorzystane technologie
prowadzą kalendarz waloryzacji i wypowiedzeń, kolejkują zdarzenia, ponawiają, przechowują poświadczenia, logują każde wyliczenie
Aczyta parametry klauzul z Excel Online, zapisuje przeliczenia do rejestru, publikuje cotygodniowy przegląd
Azadanie przedłużamy, renegocjujemy albo wypowiadamy, z terminem i eskalacją
Akalendarz odnowień, ekspozycja waloryzacyjna według kategorii, kwoty odzyskane wobec odpuszczonych
Awarunki cenowe umów, rekordy informacyjne, historia faktur i obciążeń czynszowych
Aoficjalne wartości wskaźników wskazanych w klauzuli, przechowywane wraz z wersją publikacji
BIlustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Trzy godziny na zdarzenie to uczciwy środek szerokiego przedziału: klauzula na jeden wskaźnik przy małej umowie dostawy zajmuje dwadzieścia minut, gdy rejestr jest dobry, a ważona formuła najmu z limitem, sporną datą bazową i trzema latami obciążeń do odtworzenia zajmuje większość dnia. 36 € to pełny koszt godziny pracy kierownika kategorii lub administratora najmu w Europie Środkowej. Wyceniane jest tu wyłącznie przygotowanie; pieniądze, które poruszają same decyzje, są niżej.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Przeliczana jest każda rocznica, a nie te kilka, na które ktoś miał czas, więc cena należna jest liczbą firmy, a nie liczbą otrzymaną od dostawcy
- Różnice są podnoszone w trakcie okresu, kiedy są arytmetyką na podpisanej klauzuli, a nie osiemnaście miesięcy później jako prośba o dobrą wolę
- Błędne podwyżki przestają się kumulować, bo każde kolejne wyliczenie startuje z bazy sprawdzonej, a nie odziedziczonej
- Rozmowy o odnowieniu zaczynają się z historią cen okresu na stole, a żadne okno nie zamyka się bez zapisanej decyzji i uzasadnienia
Perspektywa zarządu
- Ekspozycja waloryzacyjna staje się liczbą, o którą zarząd może zapytać każdego dnia, w podziale na kategorie i spółki, zamiast niespodzianki w kolejnym budżecie
- Każda zmiana ceny niesie własny dowód, więc spór z dostawcą rozstrzyga się otwarciem zapisu, a nie odtwarzaniem go od nowa
- Kalendarz odnowień ma właścicieli i przetrwa odejście kierownika kategorii, a jego zasięg nie kurczy się wraz ze wzrostem bazy umów
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Robot czyta SAP i system nieruchomości przez dedykowane konto wyłącznie do odczytu; nic nie zmienia ceny ani nie wystawia dokumentu, dopóki człowiek nie odpowie na zadanie
- Umowy, przeliczenia i dowody pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365 i w europejskim regionie UiPath Automation Cloud, a sekrety połączeń w magazynie poświadczeń Orchestratora opartym na Państwa własnym key vault
- Każde wyliczenie jest odtwarzalne i nie da się go później edytować: wersja klauzuli, parametry, wartość wskaźnika i wersja publikacji, porównane obciążenia oraz osoba, która odpowiedziała; kto może przyjąć podwyżkę lub złożyć wypowiedzenie, określa macierz kwotowa należąca do finansów i działu prawnego
Dlaczego teraz
Dzisiejsze ceny bazowe ukształtowały się w okresie nietypowych ruchów wskaźników i prawie żadnej z nich wtedy nie sprawdzono; każda rocznica bez przeliczenia przenosi te podwyżki na kolejną, ponad modelowe 1 296 € miesięcznie, które pochłonęłoby samo sprawdzanie
Decyzje o odnowieniu podejmuje kalendarz, a nie kierownik kategorii, i każde zaniechanie wiąże firmę na cały okres ceną, którą zwaloryzował dotychczasowy dostawca
Nic z tego nie wymaga nowej platformy: Eurostat publikuje swoje szeregi przez udokumentowane publiczne API bez uwierzytelniania, parametry klauzul leżą w skoroszycie, który zakupy już prowadzą, a zadanie z terminem w Microsoft Teams to standardowy wzorzec Action Center
Role zarządcze, których to dotyczy
Waloryzacja staje się liczbą z arytmetyką za nią, w podziale na kategorie i spółki
Każde odnowienie trafia do negocjacji z historią cen okresu, a żadne okno nie zamyka się przypadkiem
Podwyżki czynszów i opłat eksploatacyjnych są weryfikowane wobec umowy przed zapłatą, łącznie z limitami
Klauzule, których nie da się zastosować bez wykładni, pojawiają się jako lista, czyli agenda zmian w następnej rundzie wzorców
Częste pytania i zastrzeżenia
W takim razie najtrudniejsze jest za Państwem, a to rozwiązanie staje na nim. Rejestr mówi, że termin się zbliża; nie mówi, czy ubiegłoroczna podwyżka była należna ani ile warte jest to odnowienie. Dochodzi klauzula jako wyliczenie, wartości wskaźników za nią i zadanie, na które trzeba odpowiedzieć.
Są, i właśnie dlatego to parametry, a nie kod. Większość sprowadza się do wskaźnika, okresu bazowego, opóźnienia, wagi oraz opcjonalnego dolnego i górnego limitu; reszta trafia do prawnika, zamiast być wtłaczana w formułę, a ich liczba sama w sobie jest użytecznym wynikiem.
Roszczenie jest arytmetyką na klauzuli podpisanej przez obie strony, podniesioną w trakcie okresu, a nie jako zasadzka rok później, i większość dostawców koryguje je bez sporu. Większa wartość to przyjście na odnowienie z opisaną historią cen.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Klauzulę cenową ma mniej niż około pięćdziesięciu umów albo ceny są stałe przez cały okres i renegocjowane w rozmowie, gdzie kalendarz i arkusz kosztują mniej niż integracja
- Baza umów nie jest zdigitalizowana, a klauzule cenowe i wypowiedzenia nigdy nie zostały wyodrębnione; pierwszym projektem jest rejestr, a to rozwiązanie idzie po nim
- Obciążeń nie da się przypisać do umowy, bo faktury księgują się na miejsce powstawania kosztów bez odniesienia; to uzgodnienie jest wcześniej i bywa osobnym projektem
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Ile euro dzieli waloryzację, którą ta firma była winna w zeszłym roku, od tej, którą faktycznie zapłaciła, a jeśli nikt nie potrafi odpowiedzieć, dlaczego ta liczba nie jest niczyim zadaniem?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Przegląd Państwa bazy: które umowy mają klauzulę cenową, jakie wskaźniki wskazują, ile klauzul da się sparametryzować, a ile wymaga prawnika
- Model parametrów klauzul i wersjonowany skoroszyt należący do zakupów, z opisanym znaczeniem każdego pola
- Pobieranie wskaźników ze źródeł wskazanych w Państwa klauzulach, z zapisem wersji publikacji i kontrolą, czy wartość została opublikowana, zanim ruszy wyliczenie
- Wyliczenie należności, zestawienie z obciążeniami w SAP i systemie nieruchomości, tolerancje, pakiet roszczeniowy i raport ekspozycji w Power BI
- Zadanie decyzyjne w Microsoft Teams wraz ze ścieżką eskalacji, pilotaż na jednej kategorii, potem wdrożenie z hypercare i instrukcją dla właścicieli
Potrzebujemy od Państwa
- Bazy umów z dostępnymi klauzulami cenowymi i wypowiedzenia oraz roku historii faktur i obciążeń czynszowych
- Wskazanego właściciela modelu klauzul, jednego prawnika do klauzul opornych na parametryzację oraz konta serwisowego do SAP i systemu nieruchomości
- Państwa polityki eskalacji: kto decyduje przy jakiej wartości i co dzieje się na dwa tygodnie przed zamknięciem okna
Etapy
Rozpoznanie
Inwentaryzacja klauzul, źródła wskaźników wskazane w bazie, dostępność faktycznie naliczonych obciążeń
Projekt
Model parametrów, tolerancje, zadanie decyzyjne wraz z eskalacją, model raportowy
Budowa
Pobieranie wskaźników, wyliczenie należności, zestawienie z SAP, zadania w Teams, Power BI
Test wsteczny i uruchomienie
Przeliczenie zdarzeń z ubiegłego roku na realnych danych, potem jedna kategoria pod nadzorem, a reszta bazy z hypercare
Działowe. Nakład zależy od liczby odmiennych konstrukcji klauzul, od tego, czy obciążenia da się odczytać per umowa, a nie per miejsce powstawania kosztów, oraz od tego, ile źródeł wskaźników publikuje coś innego niż API.
Ubiegłoroczne podwyżki stały się tegoroczną bazą, a arytmetyki nikt nie sprawdził.
Prosimy o dwadzieścia umów z klauzulą cenową i rok stojących za nimi faktur. Przeliczamy należną podwyżkę, pokazujemy, gdzie różni się od naliczonej, i odsyłamy klauzule, których nie dało się sparametryzować.
Przeliczmy dwadzieścia Państwa klauzulTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Liczby w ostatnim przeglądzie dostawcy zostały wyeksportowane ręcznie i nikt nie pokaże pozycji, które za nimi stoją.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćZablokowane faktury wyjaśnione przed przebiegiem płatnościKoniec z wyjaśnianiem różnic cen i ilości e‑mailami, gdy płatności dla dostawców czekają tygodniami.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceUmowy standardowe: generowanie, akceptacja i e‑podpisDwustronicowe NDA powstaje dziesięć dni, bo jest kopiowane, czytane, drukowane, skanowane i ręcznie archiwizowane.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawKontrola faktur przewoźników: każda linia, nie próbkaFaktury przewoźników są sprawdzane na próbce i płacone w całości; zawyżone pozycje to te, których nikt nie otworzył.
Zobacz rozwiązanie Case studyInteligentny rejestr umówKażda nowa umowa i aneks przechodzą przez IXP: strony, kwoty, terminy i klauzule lądują w żywym rejestrze.
Zobacz case study Case studyAutomatyczna obsługa zapytań P2PKopie faktur, statusy i zestawienia dostarczane natychmiast — przez całą dobę.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłTransport i logistykaHandel i e‑commerceUsługi i IT