Start · Rozwiązania · Zakupy
Rozwiązanie · ZakupyKarta oceny każdego dostawcy powstaje z systemów, które już mają fakty
Oceny dostawców oparte na danych, nie na wrażeniach
Roboty składają kartę oceny każdego dostawcy z ERP, systemu jakości i historii faktur, publikują ją w Power BI, przygotowują pakiet na przegląd i pilnują ustalonych działań.
Streszczenie dla zarządu
Liczby w ostatnim przeglądzie dostawcy zostały wyeksportowane ręcznie i nikt nie pokaże pozycji, które za nimi stoją.
Karta oceny to obliczenie, a nie ocena sytuacji, i dlatego należy do robotów.
Pakiet jest gotowy pierwszego dnia roboczego po zamknięciu kwartału, więc przegląd rozmawia o kwartale, zamiast czekać na jego złożenie.
model semantyczny i raport stronicowany w Power BI; repozytorium ocen i archiwum pakietów na SharePoint; lista działań w Microsoft Planner
Problem biznesowy
Zarządzanie dostawcami
Przegląd dostawcy to spotkanie zarządcze z problemem przygotowania. Fakty, które powinny je rozstrzygać, leżą w czterech miejscach: terminy i przyjęcia w ERP, reklamacje i raporty 8D w systemie jakości, faktury zablokowane i noty korygujące w księgowości, historia cen w prywatnym pliku kierownika kategorii. Żadne z tych źródeł nie powstało po to, by czytać je razem, i żadne nie zgadza się z pozostałymi co do nazwy dostawcy ani co do tego, kiedy dostawa jest terminowa.
Pakiet powstaje więc ręcznie, u osoby, która potem poprowadzi spotkanie. Dwie i pół godziny na dostawcę pochłaniają eksporty, uzgadnianie i przepisywanie slajdów z poprzedniego kwartału; analiza, za którą płaci się kierownikowi kategorii, dzieje się z tego, co zostanie. Jakość przysyła liczbę reklamacji mailem, finanse odpowiadają o sporach, jeśli ktoś zapyta, a każdy zakład ma własne zdanie, po czyjej stronie leżały opóźnienia.
W skali to rozstrzyga, którzy dostawcy w ogóle są oceniani. Bazę 220 dostawców prowadzi się jako 60 możliwych do przygotowania i 160 pozostałych, więc ogon ocenia się z wrażenia. Ustalenia lądują w notatce czytanej raz, a kolejny przegląd zaczyna się od pytania dostawcy, co się z nimi stało. Dowody nie są trwałe: nie przetrwają ani porównania między kwartałami, ani przekazania następnej osobie w zakupach.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekKierownik kategorii eksportuje z SAP dwanaście miesięcy zamówień i przyjęć towaru, po czym porządkuje listę w Excelu, zakład po zakładzie
- CzłowiekJakość dostaje mailem prośbę o reklamacje i sprawy 8D; zestawienie przychodzi w innej formie co kwartał, a każdy zakład liczy braki po swojemu
- OczekiwanieFinanse odpowiadają o fakturach zablokowanych i notach korygujących, gdy pozwoli na to kolejka zamknięcia miesiąca, zwykle po kilku dniach
- CzłowiekPrezentacja z poprzedniego kwartału zostaje skopiowana, wykresy przepięte na nowy arkusz, a komentarz napisany od nowa
- Ryzyko błęduDostawca kwestionuje liczbę; pozycje źródłowe leżą w arkuszu, którego nikt nie ma otwartego, więc temat zostaje odnotowany i porzucony
- CzłowiekUstalone działania trafiają do notatki i krążą mailem; między przeglądami nikt nie jest właścicielem tej listy
- OczekiwanieKolejny przegląd zaczyna się od odtwarzania poprzednich ustaleń, z notatki i z pamięci
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Przygotowanie wypiera analizę, której miało służyć. Dwie i pół godziny składania kupuje te same slajdy co kwartał wcześniej, a pytania warte zadania, dlaczego u jednego dostawcy dryfują ceny, a u drugiego reklamacje skupiają się na jednej linii, czekają na wolną chwilę.
- Definicje rozjeżdżają się między zakładami i kwartałami. Gdy terminowość oznacza w jednym zakładzie termin potwierdzony, a w drugim pierwotnie wymagany, ocena przestaje być porównywalna, a pierwsze dziesięć minut każdego przeglądu schodzi na metodę.
- Dostawcy uczą się, że liczby da się wynegocjować. Wartość bez możliwych do pokazania pozycji źródłowych jest opinią, więc najlepszą ocenę dostaje ten, kto najmocniej protestuje, czego nikt nie zamierzał nagradzać.
- Ustalenia wygasają między przeglądami. Zobowiązanie zapisane w pliku Word nie ma właściciela, terminu ani przypomnienia, więc część każdego przeglądu po cichu przechodzi na następny kwartał.
- Zasięg ogranicza zdolność przygotowania, a nie ryzyko. Nieoceniani dostawcy nie są tymi bezpiecznymi, a część z jednego źródła w tej grupie to miejsce, w którym zaczyna się kolejny postój linii.
Koszt zaniechania
Nic tu się nie psuje i właśnie dlatego przetrwa każdą reorganizację. Przeglądy się odbywają, pakiety powstają, dostawców prowadzi się na liczbach, które najłatwiej było wyeksportować, a powyższa arytmetyka to tylko ta część, która widnieje jako wynagrodzenie. Obok stoi koszt 160 dostawców, których nikt nie ocenia.
Rośnie natomiast ekspozycja dowodowa. Audytor klienta, decyzja o przeniesieniu produkcji i roszczenie wobec dostawcy potrzebują historii, którą da się przedstawić i obronić, a tej trzymanej w prezentacjach na prywatnych dyskach nie da się przedstawić wcale.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Dostawca motoryzacyjny pierwszego szczebla (tier-1), pięć zakładów w Polsce, Czechach i Niemczech, 3 200 pracowników, SAP S/4HANA i Microsoft 365 E5; sześciu kierowników kategorii i czterech inżynierów jakości dostaw obsługuje materiały bezpośrednie, dane jakościowe są w osobnym systemie CAQ.
220 dostawców materiałów bezpośrednich, z czego 60 ocenianych kwartalnie, a pozostali raz w roku; 20 kart oceny miesięcznie, każda oparta na dwunastu miesiącach zamówień, przyjęć towaru, reklamacji, faktur zablokowanych i zmian cen.
Eksporty z SAP, liczba reklamacji mailem z jakości, lista sporów z księgowości, gdy starczy czasu, oraz prezentacja skopiowana z poprzedniego kwartału; ustalenia leżą w notatkach na dysku współdzielonym.
Około 150 minut składania jednej karty, głównie uzgadniania zamiast oceny, a pakiety kończone wieczorem przed spotkaniem; około 160 dostawców nie jest ocenianych w ogóle.
Roboty pobierają dane źródłowe według stałego kalendarza, stosują definicje i wagi należące do zakupów, zapisują każdą ocenę wraz z pozycjami, które ją utworzyły, publikują wynik w Power BI, eksportują pakiet dla każdego dostawcy i zamieniają ustalenia w zadania Planner.
W modelowanym przypadku pakiet jest gotowy pierwszego dnia roboczego po zamknięciu kwartału, składanie schodzi do przeglądu oznaczonych wyjątków, a obie strony mogą prześledzić liczby, o które się spierają. Nic z tego nie zostało zmierzone u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Karta oceny to obliczenie, a nie ocena sytuacji, i dlatego należy do robotów. Według stałego kalendarza nienadzorowany robot UiPath czyta rekordy, które i tak istnieją: pozycje zamówień, terminy potwierdzone i przyjęcia towaru z SAP S/4HANA, reklamacje i sprawy 8D z systemu jakości, faktury zablokowane i noty korygujące z księgowości oraz historię cen. Każdy wskaźnik ma jedną zapisaną definicję, a definicje i wagi leżą na listach SharePoint, które zakupy edytują z historią wersji.
Każda ocena zachowuje dowody, które ją utworzyły: terminowość 91,4% nie jest liczbą na slajdzie, tylko 218 przyjęciami, z których 19 przyszło po terminie potwierdzonym. Przed publikacją projekt karty trafia do kierownika kategorii jako zadanie UiPath Action Center wykonywane w Microsoft Teams: wykluczyć sporne zdarzenie wraz z powodem, dodać komentarz, zatwierdzić. Ocena nie daje się nadpisać ręcznie, a wykluczenia pozostają widoczne dla dostawcy.
Publikacja ma dwóch odbiorców. Wewnątrz karty są jednym raportem Power BI nad repozytorium ocen, z zabezpieczeniem na poziomie wierszy, dzięki któremu kupiec zakładowy widzi własne zakłady, a dyrektor zakupów całość. Dostawca dostaje swoją stronę jako raport stronicowany wyeksportowany do PDF i odłożony w folderze SharePoint udostępnionym wskazanej osobie; dostęp na żywo dla gościa jest możliwy tam, gdzie pozwalają na to licencje. Sam przegląd to spotkanie w Teams, którego agendę robot publikuje razem z pakietem, a każde ustalenie staje się zadaniem Planner pilnowanym aż do pakietu na kolejny kwartał.
Wyzwalacze czasowe, kolejki i audyt UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft Teams oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia z akcjami UiPath Action Center w Teams; zabezpieczenie na poziomie wierszy i raporty stronicowane w Power BI; zadania Microsoft Planner przez Microsoft Graph
Definicje wskaźników i bramki jakości danych, model wag wraz z jego wersjami, repozytorium ocen z pozycjami dowodowymi, krok zatwierdzenia, raport Power BI i stronę dostawcy, pakiet na przegląd, pętlę działań w Planner
Wyciągi zamówień, przyjęć towaru, blokad faktur i cen z SAP przez aktywności UiPath SAP (BAPI/OData); system jakości przez widok bazodanowy lub eksport cykliczny; generowanie pakietów przez API eksportu Power BI, które wymaga przestrzeni roboczej na pojemności Fabric
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaWyzwalacz czasowy w Orchestrator uruchamia przebieg po zamknięciu kwartału; robot czyta zamówienia, terminy potwierdzone, przyjęcia towaru, blokady faktur i ceny z SAP oraz reklamacje i sprawy 8D z systemu jakości
- SystemNajpierw działają bramki jakości danych: niezmapowane numery dostawców, przyjęcia bez terminu potwierdzonego i zakłady poza zakresem są wstrzymywane i raportowane, a nie oceniane
- AutomatyzacjaKażdy wskaźnik liczony jest według zapisanej definicji, ważony modelem z listy SharePoint i zapisywany razem z pozycjami, które go utworzyły
- CzłowiekProjekt karty trafia do kierownika kategorii jako zadanie Action Center w Teams: wykluczyć sporne zdarzenie wraz z powodem, dodać komentarz, zatwierdzić
- AutomatyzacjaRaport Power BI się odświeża; zabezpieczenie na poziomie wierszy pokazuje każdemu jego dostawców i zakłady, wraz z trendem czterech kwartałów obok bieżącej oceny
- AutomatyzacjaPakiet jest eksportowany dla każdego dostawcy do PDF, odkładany na SharePoint i dołączany do zaproszenia na przegląd, a agenda trafia na kanał kategorii
- AutomatyzacjaUstalone działania stają się zadaniami Planner z właścicielem i terminem; robot przypomina właścicielom przed terminem i wykazuje otwarte pozycje w kolejnym kwartale
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Czytanie danych źródłowych według kalendarza, ze wszystkich zakładów i systemów, bez proszenia kogokolwiek o eksport
- Liczenie każdego wskaźnika według zapisanej definicji i stosowanie uzgodnionych wag, identycznie dla każdego dostawcy
- Przechowywanie dowodów stojących za każdą oceną, odświeżanie raportu i przygotowanie pakietu dla każdego dostawcy
- Zakładanie działań, przypominanie o nich i raportowanie ustaleń z każdego przeglądu
Ludzie decydują
- Które zdarzenia są wyłączane z oceny i z jakim powodem zapisanym w rejestrze
- Co oznaczają wskaźniki i jak są ważone; model należy do zakupów, a nie do robota
- Komentarz, klasyfikacja dostawcy i konsekwencje wobec tego, który się nie poprawia
- Którzy dostawcy należą do programu kwartalnego, a którzy są oceniani raz w roku
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- zamówienia, przyjęcia towaru i blokady faktur w SAP S/4HANA
- reklamacje i sprawy 8D z systemu jakości
- historia cen z rekordów informacyjnych
- rejestr transportu ekspresowego
- listy SharePoint z definicjami i wagami
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- model semantyczny i raport stronicowany w Power BI
- repozytorium ocen i archiwum pakietów na SharePoint
- lista działań w Microsoft Planner
Punkty styku z człowiekiem: zatwierdzanie projektu karty w Action Center w Teams; kanał kategorii; samo spotkanie przeglądowe; strona dostawcy lub pakiet PDF
Wykorzystane technologie
pobierają dane źródłowe według harmonogramu, liczą oceny, ponawiają, logują i audytują
Aczyta definicje i wagi, zapisuje repozytorium ocen, odkłada pakiety
Akierownicy kategorii przeglądają, komentują i zatwierdzają każdy projekt karty
Apublikuje agendę, opublikowaną kartę i przypomnienia o działaniach na kanale kategorii
Ażywa karta oceny, strona dostawcy i wyeksportowany pakiet na przegląd
Austalenia stają się zadaniami z właścicielem i terminem, odczytywanymi z powrotem przez robota
Azamówienia, terminy potwierdzone, przyjęcia towaru, blokady faktur, historia cen
AIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Dwie i pół godziny na kartę to składanie, a nie myślenie: cztery wyciągi, uzgadnianie numerów dostawców między zakładami, odbudowa wykresów z poprzedniego kwartału, napisanie komentarza. 35 € to pełny koszt godziny pracy kierownika kategorii lub inżyniera jakości dostaw w Europie Środkowej, wyższy od stawki administracyjnej, bo to nie są stanowiska administracyjne. Nic poniżej nie zostało zmierzone u klienta, a model pomija to, co przeglądy rozstrzygają: drugie źródło, odzysk cenowy, uniknięty transport.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Pakiet jest gotowy pierwszego dnia roboczego po zamknięciu kwartału, więc przegląd rozmawia o kwartale, zamiast czekać na jego złożenie
- Każda ocena otwiera się na przyjęcie towaru, reklamację lub notę, która za nią stoi, co zmienia spotkanie ze sporu w uzgodnienie
- Ocenić można całą bazę, nie tylko sześćdziesięciu dostawców przygotowanych ręcznie, więc ogon prowadzi się wyjątkami, a nie pamięcią
- Definicje przestają się rozjeżdżać: jedna zapisana reguła na wskaźnik, jeden model wag z historią wersji, ta sama arytmetyka w każdym zakładzie
- Ustalone działania mają właściciela, termin i przypomnienie, a kolejny przegląd zaczyna się od ich statusu, a nie od odtwarzania
Perspektywa zarządu
- Wyniki dostawców przestają być kwartalnym artefaktem i stają się liczbą, którą dyrektor zakupów otwiera dowolnego dnia
- Decyzje o źródłach zaopatrzenia i przeniesieniu produkcji opierają się na porównywalnej historii, a nie na ostatnim zapamiętanym incydencie
- Audyt klienta lub jednostki certyfikującej obsługuje się z rejestru: oceny, dowody, wykluczenia i ich powody, działania i ich zamknięcie
- Liczba dostawców i zakładów może rosnąć bez kurczenia programu przeglądów do zdolności przygotowania
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Konta robota w SAP i systemie jakości mają wyłącznie prawo odczytu; nic w tym rozwiązaniu nie zapisuje do systemu transakcyjnego, co skraca przegląd bezpieczeństwa
- Sekrety połączeń leżą w magazynie poświadczeń Orchestrator opartym na Państwa key vault; wytwarzane przez nie oceny, dowody i pakiety zostają w dzierżawie Microsoft 365, a UiPath Automation Cloud pracuje w swoim regionie UE
- Zabezpieczenie na poziomie wierszy rozstrzyga, kto widzi których dostawców, a dostęp dostawcy otrzymuje wskazana osoba, a nie link, który można przesłać dalej
- Zmiany wag, redefinicje wskaźników i wykluczenia zdarzeń mają autora, datę i powód, więc opublikowaną ocenę da się odtworzyć w stanie z dnia publikacji, a wykluczenia widać w raporcie, który czyta dostawca
Dlaczego teraz
Każdy nowy zakład i każda decyzja o drugim źródle dokłada dostawców, których należałoby oceniać, a program ogranicza to, ile pakietów zdoła złożyć dziesięć osób; samo składanie kosztuje modelowe 1 750 € miesięcznie, zanim cokolwiek zostanie rozstrzygnięte
Rozmowy o indeksacji cen i przedłużeniu umów wyglądają inaczej, gdy historia terminowości i jakości leży na stole, a nie jest przywoływana z pamięci, a ta historia istnieje tylko wtedy, gdy ktoś ją prowadził
Warstwa raportowa nie wymaga już projektu: Power BI Pro jest w Microsoft 365 E5, zabezpieczenie na poziomie wierszy i raporty stronicowane są standardem, a pakiet dla dostawcy to wywołanie API, gdy raport stoi na przestrzeni roboczej z pojemnością
Role zarządcze, których to dotyczy
Program obejmuje bazę dostawców, a nie tę jej część, którą dało się przygotować, a każda ocena broni się przed dostawcą
Terminowość i jakość per dostawca i zakład stają się jedną liczbą z jedną definicją, dostępną między przeglądami, a nie tylko cztery razy w roku
Reklamacje, sprawy 8D i ich działania stoją obok wyników dostawczych i handlowych, więc eskalacja opiera się na całości obrazu
Decyzje o dostawcach i ruchy cen mają dowody, a dziesięć doświadczonych osób przestaje poświęcać sześć dni roboczych miesięcznie na składanie
Częste pytania i zastrzeżenia
I słusznie, a dziś na tym wygrywają, bo wartość bez rekordów źródłowych jest opinią. Tutaj każda ocena otwiera się na przyjęcia, reklamacje i noty, które ją utworzyły, a błędne zdarzenie zostaje wyłączone z powodem widocznym w raporcie.
Ten raport to jedno wejście, a nie karta oceny, i w każdym zakładzie odpowiada na nieco inne pytanie, zależnie od tego, do której daty się odnosi. Praca polega na jednorazowym uzgodnieniu definicji, dołożeniu danych o jakości, cenach i sporach oraz zachowaniu dowodów.
Nie. Wejściem są rekordy o znanej strukturze, a wagi to decyzja polityki, której właścicielem powinny być zakupy. Obliczenie deterministyczne da się odtworzyć, wyjaśnić dostawcy i zaudytować, a właśnie to musi wytrzymać ocena używana w decyzjach zakupowych.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż około dwudziestu dostawców formalnie ocenianych w roku, gdzie zdyscyplinowany analityk z dobrym szablonem kosztuje mniej niż praca integracyjna
- Przyjęcia towaru księgowane są zbiorczo kilka dni po dostawie albo zamówienia nie mają terminów potwierdzonych, więc terminowości nie da się wyprowadzić z ERP w ogóle
- Numery dostawców nie są zmapowane między zakładami i spółkami, więc nikt nie ma grupowego obrazu tego, kim jest dostawca; ta praca nad danymi podstawowymi jest pierwsza
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Zanim ruszy kolejny cykl przeglądów: czy ta firma potrafi podać jedną uzgodnioną liczbę terminowości i jakości na dostawcę, nie prosząc trzech działów o eksporty?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Profil Państwa danych źródłowych z jednego kwartału: jak numery dostawców mapują się między zakładami, jak księgowane są przyjęcia, co eksportuje system jakości, gdzie terminowości nie da się dziś policzyć
- Definicje wskaźników i model wag, uzgodnione z zakupami, jakością i zakładami, na liście, której właścicielem i wersjonującym jest Państwa zespół
- Bramki jakości danych, które wstrzymują ocenę zamiast publikować błędną, wraz z raportem tego, co zostało wstrzymane
- Repozytorium ocen z pozycjami dowodowymi, krok zatwierdzenia w Teams, raport Power BI z zabezpieczeniem na poziomie wierszy, eksport pakietów i pętlę działań w Planner
- Pilotaż na jednej kategorii, następnie rozszerzenie z opieką powdrożeniową i instrukcją operacyjną dla kierowników kategorii
Potrzebujemy od Państwa
- Dwunastu miesięcy historii zamówień, przyjęć towaru i blokad faktur z SAP oraz jednego kwartału rejestru reklamacji
- Wskazanego właściciela modelu wskaźników po stronie zakupów i jednego inżyniera jakości dostaw do definicji
- Kont serwisowych tylko do odczytu w SAP i systemie jakości oraz przestrzeni roboczej Power BI
- Decyzji o dostępie dostawcy: widok gościa z zabezpieczeniem na poziomie wierszy albo pakiet PDF w udostępnionym folderze
Etapy
Rozpoznanie
Profil danych źródłowych, mapowanie numerów dostawców, definicje używane dziś w zakładach
Definicje
Reguły wskaźników, wagi, progi i zasady wykluczeń, uzgodnione z właścicielami
Budowa
Roboty wyciągowe, liczenie ocen, repozytorium, raport Power BI, eksport pakietów, Teams i Planner
Kwartał równoległy
Jedna kategoria liczona dwiema drogami, różnice wyjaśnione, zanim ocenę zobaczy dostawca
Wdrożenie
Pozostałe kategorie i zakłady, dostęp dostawców, opieka powdrożeniowa i strojenie
Działowe. Nakład pracy zależy od liczby systemów źródłowych, od tego, jak konsekwentnie prowadzone są numery dostawców i przyjęcia towaru, oraz od tego, ile rozbieżności w definicjach trzeba wcześniej rozstrzygnąć.
Wskaźnik terminowości w ostatnim pakiecie pochodził z arkusza na czyimś laptopie.
Prosimy o kwartał historii zamówień i przyjęć towaru dla dwudziestu dostawców wraz z liczbą reklamacji. Odsyłamy trzy policzone projekty kart i listę rozbieżności w definicjach, które znaleźliśmy.
Policzmy trzech Państwa dostawcówTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
To dostawca liczy Państwa coroczną podwyżkę. Po Państwa stronie nikt nie sprawdza tej arytmetyki.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawPotwierdzenia i terminy dostaw monitowane automatycznieKupcy spędzają poranki na monitowaniu dostawców o terminy, a planiści planują na datach, które są już nieaktualne.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaNiezgodności i CAPA obsługiwane w TeamsZabezpieczenie, przyczyna źródłowa, 8D dostawcy i weryfikacja skuteczności żyją w jednym arkuszu i trzech skrzynkach.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłHandel i e‑commerce