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Jedes Service Level so gemessen, wie der Vertrag es vorschreibt, und vor Monatsende berichtet

Service Levels gemeldet, bevor der Kunde sie bestreitet

Service Levels, Uhrregeln und Gutschriftformel jedes Vertrags stehen einmal fest; Roboter berechnen die Erfüllung, melden Verletzungen im laufenden Monat und bauen jedes Kundenpaket.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungDeterministische Automatisierung
210vertragliche Service Levels stecken in den 45 Kundenverträgen dieses illustrativen Anbieters, und jedes davon wird einmal im Monat von Hand gemessen.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Monatliche SLA-Berichte entstehen in Excel aus Ticketexporten, und die Gutschriften rechnet der Kunde zuerst aus.

Was sich ändert

Der Entwurf beginnt mit einem Register, nicht mit einem Roboter.

Geschäftlicher Nutzen

Das Monatspaket ist keine Bauarbeit mehr: die Zahlen bestehen bereits, und der Berichtstag schließt sie nur ab.

Beteiligte Systeme

Berichtsbibliothek und Nachweisarchiv auf SharePoint; das Power BI-Semantikmodell; das Kundenportal oder das Servicepostfach

Geschäftsproblem

Service-Level-Management

Ein Service Level Agreement ist ein niedergeschriebener Preis für Verlässlichkeit: was schnell für diesen Kunden bedeutet, was als Störung zählt, wann die Uhr läuft und was der Anbieter zurückgibt, wenn das Versprechen nicht hält. Die Messung dahinter ist selten einfach. Bei einem Kunden läuft die P1-Uhr rund um die Uhr, beim nächsten steht sie ab achtzehn Uhr und an Feiertagen still, beim dritten pausiert sie, sobald ein Ticket beim Netzwerkteam des Kunden liegt.

Die eigenen Werkzeuge des Anbieters messen einen Standard, weil sie so konfiguriert wurden. Alles, was Verhandlungen danach hinzugefügt haben, lebt außerhalb: der Ausschluss geplanter Wartung im dritten Anhang, die per E-Mail zugestandene Pause, die Gutschriftformel, die nach der zweiten Verletzung steigt. Plattform und Vertrag in Einklang zu bringen ist die monatliche Arbeit, und sie geschieht in einer Tabelle.

Wer das spürt, ist konkret. Der Service Delivery Manager verliert jeden Monat Tage an die Zusammenstellung statt an die Leistung, der Kundenbetreuer verteidigt eine Zahl, die er nicht rekonstruieren kann, und die Finanzabteilung stellt Gutschriften nach Schätzung zurück, bis der Einkauf eine Forderung stellt. Der Kunde hat inzwischen eine eigene Schattenmessung aufgebaut, denn ein Bericht, der am fünfzehnten Arbeitstag eintrifft, lässt sich nicht mehr nutzen. Die Regeln selbst stecken in den Köpfen von drei oder vier Managern, und wenn einer geht, wird eine Messregel mitten im Streitfall aus dem PDF rekonstruiert.

Wie es heute läuft

  1. MenschEin Service Delivery Manager exportiert die Tickets des Vormonats aus der ITSM-Plattform, eine Arbeitsmappe je Kunde, und entfernt Haltezeiten, Wartungsfenster und Wartezeiten auf Dritte von Hand anhand der Statushistorie und des Anhangs
  2. SystemReaktions- und Lösungszeiten werden in Excel gegen den Servicekalender des jeweiligen Kunden neu berechnet, weil die Plattform nur ihren konfigurierten Standard misst
  3. FehlerrisikoService Levels, deren Messregel in einem Side Letter vereinbart wurde, werden aus dem Gedächtnis berechnet, und zwei Manager kommen zu zwei Ergebnissen
  4. MenschDas Word-Paket wird zusammengestellt: Erfüllungstabelle, Vorfallbeschreibungen, der überarbeitete Kommentar des Vormonats
  5. WartezeitDie Pakete warten auf den Kundenbetreuer und gehen zwischen dem zehnten und dem zwanzigsten Arbeitstag hinaus
  6. FehlerrisikoDie Gutschriftexposition wird erst ermittelt, wenn ein Kunde danach fragt oder der Einkauf sie im Quartalsreview aufbringt
MenschSystemFehlerrisikoWartezeit

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Die Kosten wachsen dort, wo niemand hinsieht.

  • Die Zusammenstellungszeit lässt sich zählen, und dort liegt das Geld nicht. Ein Service Level, das strukturell versagt, in derselben Woche jedes Monats, bleibt unsichtbar, bis ein Kunde es benennt, weil niemand den Verlauf hält.
  • Vom Kunden entdeckte Gutschriften werden verhandelt, nicht berechnet. Sobald der Einkauf mit einer eigenen Zahl kommt, geht es um die Lücke zwischen zwei Tabellen, und der Anbieter gibt nach, um die Beziehung zu schützen, nicht weil der Vertrag es verlangt.
  • Nie angewandte Ausschlüsse sind still verschenktes Geld. Eine vertraglich erlaubte Pause mindert eine Verletzung nur, wenn sich beim Erstellen des Berichts jemand an sie erinnert.
  • Späte Berichte nehmen den einen Monat, in dem noch etwas möglich gewesen wäre: eine vier Wochen nach dem Vorfall beschriebene Verletzung ist Geschichte, dieselbe Verletzung am achten Tag gemeldet ist eine Personalentscheidung.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate von Hand zusammengestellter Pakete≈ 22.680 €
Drei Vertragsjahre bis zur nächsten Verlängerungsrunde≈ 68.040 €
Dasselbe Jahr bei 60 Verträgen und 280 Service Levels≈ 30.240 €

Bei der Verlängerung landet der unsichtbare Kostenanteil. Ein Kunde, der zwei Jahre lang eine eigene SLA-Tabelle aufgebaut hat, kommt mit mehr Vertrauen in seine Zahlen als in Ihre in die Verhandlung, und das Gespräch beginnt bei seiner Version. Jede Gutschrift, die zum Abschluss dieses Gesprächs zugestanden wird, ist ein Rabatt ohne Entscheidung und taucht in keiner Budgetzeile namens Reporting auf.

Der zweite Kostenblock ist die Konzentration des Wissens. Drei oder vier Manager halten die Messregeln für fünfundvierzig Verträge, und jeder von ihnen ist eine Kündigung von Zahlen entfernt, die niemand reproduzieren kann. Ein Kundenaudit stellt früher oder später dieselbe Frage: zeigen Sie uns, wie Sie zu dieser Zahl gekommen sind und dass Sie im Vorjahr auf demselben Weg dorthin gelangt sind.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Ein Managed-Services-Anbieter in Mitteleuropa, rund 600 Beschäftigte, der Anwendungs- und Infrastruktursupport für Firmenkunden in mehreren Ländern erbringt; ServiceNow als ITSM-Plattform, Microsoft 365 E3 mit Teams als tägliche Arbeitsumgebung.

Volumen

45 Kundenverträge mit zusammen 210 Service Levels und rund 14.000 Tickets im Monat; 45 Pakete gehen monatlich hinaus, jedes mit zwei bis neun Service Levels, mit Servicezeiten von Bürozeiten in einem Land bis zu echtem 24/7.

Heutiger Prozess

Jedes Paket beginnt als Ticketexport in eine Arbeitsmappe. Haltezeiten und Wartungsfenster werden von Hand anhand des Anhangs entfernt, die Uhren in Excel neu berechnet, und eine Word-Vorlage übernimmt die Erfüllungstabelle und den überarbeiteten Kommentar des Vormonats.

Engpass

Rund 70 Minuten Zusammenstellung je Paket, gebündelt in den ersten beiden Wochen, dazu die Nacharbeit nach jedem Einspruch. Nichts in dieser Routine liefert eine Gutschriftzahl, bevor jemand sie fordert.

Lösung

Service Levels, Servicezeiten, Pausenereignisse, Ausschlüsse und Gutschriftformel jedes Vertrags werden einmal in ein versioniertes Register eingetragen. Roboter lesen die Ticketdaten nächtlich, wenden die vertragseigene Uhr an, berechnen Erfüllung und Gutschriftexposition täglich, melden Verletzungen im laufenden Monat in Teams und bauen jedes Paket zur Freigabe.

Mögliches Ergebnis

Im modellierten Fall wird das Paket zur Prüfung statt zur Konstruktion, eine Verletzung ist binnen eines Tages statt nach vier Wochen bekannt, und die Gutschriftzahl beim Kunden ist dieselbe, die die Finanzabteilung bereits zurückgestellt hat. Nichts davon ist ein Kundenergebnis; es folgt aus den Annahmen des illustrativen Modells.

Vorgeschlagene Lösung

Der Entwurf beginnt mit einem Register, nicht mit einem Roboter. Jedes Service Level jedes Vertrags wird einmal als Daten erfasst: Kennzahl, Ziel, abgedeckte Prioritäten, Servicekalender, die Ereignisse, die die Uhr starten und pausieren, die erlaubten Ausschlüsse und die Gutschriftformel. Es ist eine versionierte SharePoint-Liste mit benanntem Eigner, sodass die Änderung einer Messregel eine freigegebene und datierte Bearbeitung ist statt eines neuen Verständnisses in irgendeinem Kopf.

Auf diesem Register ist die Berechnung deterministisch. Roboter lesen nächtlich Tickets, Vorfälle und Statushistorie aus der ITSM-Plattform, spielen jedes Ticket gegen das zuständige Service Level nach und ermitteln Erfüllung, Verletzungszahl und Gutschriftexposition. Die Zahl zum Monatsende ist eine Bestätigung statt einer Entdeckung: Ein Service Level, das am neunten Tag seine Warnschwelle überschreitet, erzeugt eine Karte im Service-Delivery-Kanal in Teams, solange noch ein Monat zum Gegensteuern bleibt.

Am Berichtstag baut sich das Paket selbst: der Word-Bericht im mit diesem Kunden vereinbarten Layout, ein Excel-Anhang mit jedem Ticket, das in die Berechnung eingegangen ist, samt seinen Uhrereignissen, und Verweise auf die Nachweise. Der Service Delivery Manager schreibt den Kommentar und gibt das Paket in der Microsoft Teams Approvals-App frei, dem einzigen zwingenden menschlichen Schritt. Mientha betreibt selbst 24/7-Support unter eigenen Service Levels, die unangenehmen Fälle sind uns also vertraut: die Uhr, die um drei Uhr morgens läuft, die vom Kunden bestrittene Pause, das Wartungsfenster, das überzogen hat.

Genutzte native Funktionen

UiPath Orchestrator-Warteschlangen, Zeittrigger, Credential Stores und Prüfprotokoll; UiPath Integration Service-Connectors für ServiceNow, Jira, Microsoft Teams sowie Microsoft OneDrive & SharePoint mit dessen Excel Online-Aktivitäten; SharePoint-Listen mit Versionsverlauf; die Microsoft Teams Approvals-App; Power BI-Semantikmodelle als Registerkarte in Teams

Was wir bauen

Das Register und sein Schema, die Uhrenlogik (Servicekalender, Prioritätsumfang, Pausenereignisse, Ausschlüsse), die Erfüllungs- und Gutschriftberechnung je Vertrag, Warnschwellen und Alarmierung, die Paketerstellung in Ihren Vorlagen, den Freigabeweg und das Verlaufsmodell

Individuelle Integration

Die Extraktion aus einer ITSM-Plattform außerhalb des Connector-Katalogs, gebaut mit dem UiPath Integration Service Connector Builder gegen deren REST-API; ein Auslesen der monatlichen Serviceentgelte aus der Abrechnung, wo Gutschriften ein Prozentsatz davon sind

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungEin nächtlicher Lauf liest Tickets, Vorfälle, Statushistorie und Wartungsfenster aus der ITSM-Plattform und ordnet jeden Datensatz seinem Vertrag zu
  2. SystemRoboter wenden die eigene Uhr jedes Service Levels an: Servicezeit, Prioritätsumfang, Pausenereignisse und die im Register hinterlegten Ausschlüsse
  3. AutomatisierungErfüllung, Verletzungszahl und Gutschriftexposition werden täglich neu berechnet, sodass die Zahl zum Monatsende geschlossen statt zusammengestellt wird
  4. MenschEin Service Level, das seine Warnschwelle überschreitet, erzeugt eine Teams-Karte an den Service Delivery Manager, mit den Tickets und der Regel dahinter
  5. AutomatisierungAm Berichtstag entsteht das Paket je Vertrag: Word-Bericht, Excel-Anhang, Nachweisverweise und ein Kommentarentwurf aus den bereits ausgelösten Meldungen
  6. MenschDer Manager vollendet den Kommentar und gibt das Paket in Teams frei; eine bestrittene Zahl geht mit den Uhrereignissen dahinter zurück
  7. AutomatisierungFreigegebene Pakete gehen in den Kundenbereich auf SharePoint oder über das Servicepostfach, und das Register hält fest, was wann und von wem berichtet wurde
AutomatisierungSystemMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Einsammeln von Tickets, Vorfällen und Statushistorie aus der ITSM-Plattform, die Zuordnung zu Vertrag und Service Level und anschließend die Messung mit den jeweils im Register hinterlegten Uhrregeln: Servicekalender, Prioritätsumfang, Pausenereignisse, Wartungsfenster und Ausschlüsse
  • Die Berechnung von Erfüllung, Verletzungszahl und der Gutschriftexposition aus Formel und Deckelung des jeweiligen Vertrags
  • Erstellung, Versionierung und Verteilung des Pakets, mit den Nachweisen hinter jeder Zahl

Menschen entscheiden

  • Ob ein Ausschluss greift, wo der Vertrag mehrdeutig ist, mit der Begründung beim betreffenden Service Level festgehalten
  • Den Kommentar: was eine Verletzung ausgelöst hat, was geändert wurde, was der Kunde im nächsten Monat erwarten darf
  • Ob eine Gutschrift geltend gemacht, erlassen oder verhandelt wird, und jede Änderung am Register selbst: neue Verträge, nachverhandelte Ziele, geänderte Gutschriftformeln

Vorher und nachher

VorherNachher
Zusammenstellungszeit je Paketrund 70 Min.wenige Minuten Prüfung eines erzeugten Pakets
Wann eine Verletzung bekannt wirdzum Monatsende, im Exportbinnen eines Tages nach Ticketschluss
Gutschriftexpositionberechnet, wenn ein Kunde sie forderttäglich nach der Formel des Vertrags berechnet
Nachweise hinter einer Zahlauf Anfrage aus Exporten rekonstruiertbeim Paket abgelegt, Ticket für Ticket

Systeme und Integrationen

Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.

Eingänge

  • Tickets, Vorfälle und Statushistorie aus dem ITSM
  • das Service-Level-Register auf SharePoint
  • Servicekalender und Wartungsfenster
  • monatliche Serviceentgelte aus der Abrechnung

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Integration Service

Zielsysteme

  • Berichtsbibliothek und Nachweisarchiv auf SharePoint
  • das Power BI-Semantikmodell
  • das Kundenportal oder das Servicepostfach

Berührungspunkte für Menschen: Verletzungsmeldungen in Teams; Paketfreigabe in Teams Approvals; die Power BI-Verlaufsregisterkarte im Service-Delivery-Kanal

TicketsUiPath OrchestratorUiPath RobotsBerichtsbibliothekVerletzungsmeldungen in Teams

Eingesetzte Technologien

UiPath Robots + Orchestrator

starten den nächtlichen Datenabruf und die monatliche Paketerstellung über Zeittrigger, stellen jeden Vertrag in die Warteschlange, führen den Prüfpfad

A
UiPath Integration Service (ServiceNow- und Jira-Connectors)

lesen Tickets, Vorfälle, Statushistorie und Wartungsfenster über die API statt über die Oberfläche

A
UiPath Integration Service (Connectors für Microsoft Teams sowie Microsoft OneDrive & SharePoint)

senden Verletzungsmeldungen, legen Pakete und Nachweise in der Bibliothek ab, pflegen das Register

A
Microsoft SharePoint

hält das versionierte Service-Level-Register und das Nachweisarchiv, ein Bereich je Kunde

A
Microsoft Teams (Approvals-App)

Verletzungsmeldungen im laufenden Monat, Freigabe jedes Pakets vor dem Versand

A
Microsoft Word und Microsoft Excel (Excel Online)

der Bericht für den Kunden und der Anhang dahinter: jedes Ticket, das in die Berechnung eingegangen ist

A
Power BI (Semantikmodell)

Erfüllung und Gutschriftexposition nach Vertrag, Service Level und Monat, als Registerkarte in Teams

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Ein Modell, kein Versprechen.

Illustratives Modell
45 Kundenpakete × 70 Minuten Zusammenstellung= 52 Std. 30 Min. / Monat
52 Std. 30 Min. × 36 € Vollkosten je Stunde= 1.890 € / Monat
× 12 Monate= 22.680 € / Jahr
Jährlicher Zusammenstellungsaufwand nach heutiger Methode (illustrativ)≈ 22.680 €

Siebzig Minuten kostet ein Paket von Anfang bis Ende: der Export, die von Hand vorgenommenen Uhrkorrekturen, die Vorlage, der Kommentar und ein Durchlesen vor dem Versand. Das ist eine Annahme für diesen illustrativen Anbieter und keine Messung bei einem Kunden, und 36 € sind Vollkosten je Stunde für eine Service-Delivery-Rolle in Mitteleuropa. Bewertet wird allein die Zusammenstellung; gezahlte Gutschriften, Streitfälle und die Umsatzwirkung bei der Verlängerung bleiben außen vor.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Das Monatspaket ist keine Bauarbeit mehr: die Zahlen bestehen bereits, und der Berichtstag schließt sie nur ab
  • Verletzungen erreichen den Service Delivery Manager, solange der Monat noch beeinflussbar ist, und nicht vier Wochen später
  • Die Gutschriftexposition folgt der im Vertrag festgehaltenen Regel, die Zahl im Bericht ist also die von der Finanzabteilung zurückgestellte, und Reviews beginnen bei einem Wert, den beide Seiten auf einzelne Tickets zurückführen können
  • Ein neuer Vertrag bedeutet, seine Service Levels ins Register aufzunehmen statt einen Kunden in jemandes Monatsroutine, und die Pakete gehen unabhängig von Urlaub am selben Tag des Monats hinaus

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Erfüllung und Gutschriftexposition über den gesamten Vertragsbestand werden zu einer Zahl, die die Geschäftsleitung sieht, aufgeteilt nach Kunde und Service Level
  • Strukturelle Schwäche wird sichtbar: die Service Levels, die in derselben Woche jedes Monats versagen oder nur innerhalb der Servicezeit eines Kunden
  • Verlängerungs- und Preisgespräche werden mit den eigenen Nachweisen des Anbieters vorbereitet, und die Messregel überlebt den Weggang derjenigen Person, die sie verhandelt hat, weil sie festgeschrieben, versioniert und mit einem Eigner versehen ist

KPIs für die Geschäftsführung

SLA-Erfüllung je VertragGutschriften als Anteil am Vertragswertvor Monatsende erkannte VerletzungenTermintreue der Berichtebestrittene Werte je Quartal

Sicherheit und Governance

Die Automatisierung hat genau die Rechte, die sie braucht, und kein einziges mehr.

  • Roboter lesen die ITSM-Plattform über ein eigenes Servicekonto mit Rechten allein auf Ticket- und Vorfalldaten und verändern nichts in dem System, das sie messen
  • Jede Zahl behält ihre Eingangsgrößen: Ticketkennungen, angewandte Uhrereignisse und die im jeweiligen Monat gültige Registerversion, sodass sie ein Jahr später reproduzierbar bleibt
  • Jedes Paket liegt im Kundenbereich auf SharePoint in Ihrem Tenant, mit dem dort bereits geltenden Zugriffsmodell und ausschließlich mit den Daten dieses Kunden; die Roboter arbeiten aus einem Mandanten der UiPath Automation Cloud in der EU-Region, ihre Zugangsdaten liegen im Orchestrator Credential Store oder im Azure Key Vault
  • Änderungen an einem Ziel, einem Ausschluss oder einer Gutschriftformel nimmt der benannte Eigner vor, sie werden freigegeben und versioniert; ein Roboter bearbeitet nie die Bedingungen, gegen die er misst

Warum jetzt

01

Kunden messen ihre Anbieter heute selbst. Einkaufsabteilungen ziehen Daten aus dem Portal, zu dem sie Zugang bekommen haben, und erscheinen mit einer eigenen Zahl im Quartalsreview; ein Anbieter, dessen Wert spät und von Hand entsteht, verhandelt von der schwächeren Seite des Tisches

02

Die modellierten 1.890 € im Monat sind das kleinere Argument. Das größere ist, dass ein Monat ohne Verlaufsbild ein Monat ist, in dem ein strukturell versagendes Service Level nachverhandelt statt behoben wird

03

Die Mechanik ist kein Projekt mehr: Ticketdaten kommen über Katalog-Connectors aus ServiceNow und Jira, geplante Läufe und Prüfpfad sind Standardfunktionen des Orchestrator, und Paket, Freigabe und Verlaufsbild liegen im Microsoft 365-Tenant, den Sie ohnehin bezahlen

Relevante Führungsrollen

COO

Die Serviceleistung ist keine monatliche Behauptung mehr, sondern eine belegte Zahl, fertig bevor die Version des Kunden eintrifft

Service Delivery Director

Die Manager verbringen den Monat mit der Leistung statt die ersten zwei Wochen mit Papierarbeit, und ein versagendes Service Level ist sichtbar, solange es korrigierbar ist

CFO

Die Gutschriftrückstellung entsteht aus einer Berechnung statt aus einer Schätzung, und was bei der Verlängerung zugestanden wird, ist kein Streit mehr darüber, wessen Tabelle recht hat

Häufige Fragen und Einwände

Unsere ITSM-Plattform berichtet SLA bereits.

Sie berichtet den Standard, mit dem sie konfiguriert wurde, meist eine Uhr für alle. Was sie selten enthält, sind vertragsspezifische Servicezeiten, verhandelte Ausschlüsse und Gutschriftformeln, und genau dort beginnen die Streitfälle. Wir nehmen ihre Rohdaten und legen Ihre Verträge darüber.

Wenn wir Gutschriften automatisch berechnen, zahlen wir am Ende mehr davon.

Sie sehen mehr davon, und das ist nicht dasselbe. Anbieter stellen meist fest, dass Gutschriften dort zugestanden wurden, wo ein Ausschluss galt, und die tatsächlich geschuldeten kommen mit Nachweis und einem Monat Vorlauf statt als Überraschung im Verlängerungsgespräch.

Unsere Verträge sind alle verschieden.

Das ist der Grund für ein Register und kein Hindernis dagegen. Die Regeln jedes Vertrags werden einmal erfasst und versioniert, die Berechnungslogik ist für alle dieselbe, und ein neuer Vertrag wird zur Dateneingabe für die Service-Delivery-Leitung statt zur Entwicklungsanforderung.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Eine Handvoll Verträge mit einer einzigen Service-Level-Definition, bei denen der Bericht eine Stunde dauert und keine Verhandlung daran hängt
  • Die ITSM-Plattform erfasst weder Statushistorie noch Haltezeiten oder Wartungsfenster, sodass die Uhrregeln keine Grundlage haben; zuerst braucht es Ticketdisziplin
  • Service Levels, die so allgemein formuliert sind, dass die Erfüllung eine Beurteilung und keine Berechnung ist; solche Verträge müssen nachverhandelt werden, bevor sie sich messen lassen

Eine Frage für die nächste Sitzung

Wenn ein Kunde heute Nachmittag die Erfüllung des Vormonats bestreitet: könnten wir jede angehaltene Uhr hinter dieser Zahl reproduzieren, und käme die zweite Berechnung auf dasselbe Ergebnis?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.

Wir liefern

  • Ihre Verträge, Anhänge und Side Letters, eingelesen in ein strukturiertes Register: Kennzahl, Ziel, Servicezeit, Pausenereignisse, Ausschlüsse, Gutschriftformel und Deckelung
  • Die Uhrenlogik je Vertrag statt nach Plattformvorgabe, gespeist aus der Extraktion aus Ihrer ITSM-Plattform über deren API, mit einem Parallellauf über drei abgeschlossene Monate, damit beide Seiten sehen, wo die Regeln und die bisherige Arbeitsmappe auseinandergehen
  • Die Paketerstellung in Ihren eigenen Vorlagen: Word-Bericht, Excel-Anhang und Nachweisverweise, ein Satz je Kunde
  • Verletzungsmeldungen und Paketfreigabe in Microsoft Teams sowie das Power BI-Modell für Erfüllung, Gutschriftexposition und schwache Service Levels

Wir brauchen von Ihnen

  • Verträge und Anhänge für eine repräsentative Auswahl an Kunden, einschließlich der Side Letters, die eine Regel geändert haben
  • Lesezugriff auf Ticket-, Vorfall- und Statushistoriendaten sowie drei abgeschlossene Monate der tatsächlich versandten Pakete
  • Einen benannten Eigner für das Register, in der Regel die Service-Delivery-Leitung, und einen Ansprechpartner aus der Finanzabteilung für die Gutschriftformeln

Etappen

Analyse

Verträge, Anhänge und Side Letters in ein Register eingelesen, samt Niederschrift der Ausnahmen, die Ihre Manager im Kopf tragen

Design

Uhrregeln, Ausschlusslogik, Gutschriftformeln, Schwellen, Paketlayouts und der Freigabeweg

Aufbau

ITSM-Extraktion, Berechnungslogik, Paketerstellung, Teams-Berührungspunkte und das Power BI-Modell

Parallellauf

Drei abgeschlossene Monate neu berechnet und Zeile für Zeile mit den versandten Paketen verglichen

Start und Feinabstimmung

Zuerst ein Kundensegment, dann der übrige Bestand; neue Verträge trägt der Register-Eigner ein, die Schwellen werden über die Zyklen justiert

Abteilungsweit. Der Aufwand hängt daran, wie viele Messregeln sich zwischen den Verträgen wirklich unterscheiden, wie vollständig die ITSM-Plattform Haltezeiten erfasst und ob die Gutschriftformeln im Vertrag stehen oder in einer Tabelle.

Der Einkauf Ihres Kunden sollte die Gutschriftzahl nicht als Erster haben.

Geben Sie uns einen Vertrag, seinen Service-Level-Anhang und einen Monat Ticketdaten. Sie erhalten die von uns berechnete Erfüllung, die daraus folgende Gutschriftexposition und eine schriftliche Notiz überall dort, wo unsere Lesart der Uhrregeln von Ihrer abweicht.

Rechnen Sie einen SLA-Monat mit uns nach

Der Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem

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