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Lösung · Supply ChainJede Position der Frachtrechnung vor der Zahlung gegen den Vertrag nachgerechnet
Frachtrechnungsprüfung: jede Position, keine Stichprobe
Sendungen aus dem TMS, Tarife auf SharePoint und Frachtrechnungen jedes Formats werden positionsgenau abgeglichen; Überberechnung wird vor der Zahlung reklamiert, nicht ein Jahr später entdeckt.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Frachtrechnungen werden per Stichprobe geprüft und voll bezahlt; die überhöhten Positionen hat niemand geöffnet.
Mientha konzipiert und liefert eine Frachtrechnungsprüfung, die den Tarif als Vertrag und das TMS als führendes System behandelt.
Jede Position jeder Frachtrechnung wird mit Sendung und Vertrag verglichen; Überberechnung wird vor der Zahlung reklamiert.
ERP (SAP S/4HANA im modellierten Fall); Nachweisarchiv und Reklamationsregister auf SharePoint; Power BI
Geschäftsproblem
Logistikkostenkontrolle
Fracht wird nach Vertrag eingekauft, aber nach Dokument bezahlt. Der Tarif sagt, was eine Palette in Zone 3 im Zwei-Tage-Service kostet; die Rechnung sagt, was das Abrechnungssystem des Spediteurs erzeugt hat: den Dieselfloater des Monats, eine Wartezeitpauschale und gelegentlich eine Sendung, die schon im Mai berechnet wurde. Beides trifft nur aufeinander, wenn jemand es Position für Position vergleicht.
Bei 14.000 Sendungen im Monat hat dafür niemand Zeit. Die Logistik prüft eine Stichprobe und gibt den Rest frei, weil die Rechnung fällig ist und die Beziehung zum Spediteur zählt. Das Finanzwesen sieht eine Summe je Spediteur und kann sagen, ob sie im Budget liegt, nicht ob sie stimmt. Der Einkauf verhandelt Tarife auf Basis der Statistiken, die der Spediteur selbst liefert.
Der Schaden entsteht leise: ein Dieselfloater vom Vormonat, eine aufgerundete Gewichtsstaffel, eine doppelt berechnete Nebenleistung. Jede Position kostet ein paar Euro, keine fällt in der Summe auf, und zusammen summieren sie sich über Hunderttausende Positionen im Jahr.
Wie es heute läuft
So sieht der Prozess vor der Automatisierung aus, unabhängig vom TMS.
- MenschFrachtrechnungen kommen als PDF-, Excel- oder CSV-Anhang im Logistikpostfach an und werden je Spediteur und Monat abgelegt
- MenschEine Sachbearbeiterin wählt je Rechnung zwanzig oder dreißig Positionen aus und schlägt sie im TMS und in der Tariftabelle des Spediteurs nach
- WartezeitFragen zu unbekannten Zuschlägen gehen per E-Mail an den Spediteur; die Antwort dauert Tage, die Fälligkeit verschiebt sich nicht
- MenschDie Rechnung wird freigegeben, der Frachtkostenstelle zugeordnet und von der Kreditorenbuchhaltung in voller Höhe gebucht
- FehlerrisikoPositionen außerhalb der Stichprobe, doppelt berechnete Sendungen und Dieselfloater mit falschem Prozentsatz werden wie berechnet bezahlt
- SystemDas Frachtkostenreporting entsteht zum Monatsabschluss in Excel aus ERP-Summen je Spediteur, ohne Bezug zu Sendungen
- FehlerrisikoDie jährlichen Tarifverhandlungen stützen sich auf die Mengen- und Serviceberichte des Spediteurs
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Die Rechnung, die im Budget nie auftaucht.
- Zwei Stunden je Rechnung kaufen eine Stichprobe, keine Prüfung. Die Positionen, die niemand öffnet, sind genau die, in denen ein systematischer Fehler steckt.
- Entdeckte Überberechnungen werden spät entdeckt: eine Reklamation sechs Wochen nach Zustellung trifft auf eine abgeschlossene Periode und wird meist im Interesse der Beziehung ausgebucht.
- Jede Tarifänderung und jeder neue Zuschlagscode öffnet einen Zeitraum, in dem die Referenz selbst veraltet ist; hinterher kann niemand sagen, welche Version angewendet wurde.
- Die Hochsaison verdoppelt die Positionen, nicht die Prüfstunden; die Stichprobe schrumpft genau dann, wenn Spediteure saisonale Zuschläge einführen.
- Das Wissen, was welcher Spediteur typischerweise falsch berechnet, sitzt bei ein oder zwei Sachbearbeitern; gehen sie, geht es mit.
Kosten des Nichtstuns
Was eine Stichprobe nicht sieht, übersteigt die Prüfkosten, und runde Zahlen illustrieren es: 14.000 Sendungen im Monat zu durchschnittlich 60 € je Sendung sind rund 10 Mio. € im Jahr, die an Spediteure fließen. Wird 1% davon über dem Vertrag berechnet, sind das 100.000 €; fängt die heutige Stichprobe ein Drittel davon ab, werden rund 67.000 € im Jahr bezahlt und nie zurückgeholt. Die Zahlen zeigen den Mechanismus, keinen Benchmark; die tatsächliche Quote zeigt erst eine Nachprüfung.
Bleibt alles wie es ist, wird jede Tarifverlängerung auf den Zahlen des Spediteurs verhandelt, jede Hochsaison senkt die Abdeckung weiter, und die nächste Sachbearbeiterin, die geht, nimmt das Wissen mit, welcher Spediteur Wartezeit doppelt berechnet.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein europäischer Non-Food-Händler: 3 Verteilzentren, rund 400 Filialen, ein Onlineshop; ein TMS, SAP S/4HANA, Microsoft 365 E3 mit Power BI Pro; zwei Logistiksachbearbeiter prüfen Frachtrechnungen.
14.000 Sendungen im Monat über 9 Spediteure; 220 Frachtrechnungen im Monat mit durchschnittlich 64 Positionen, von einem Dutzend bis über 1.200; sechs Spediteure rechnen als PDF ab, drei als Excel oder CSV.
Rund zwei Stunden je Rechnung: Stichprobe gegen TMS-Export und Tarif, E-Mails an den Spediteur wegen Zuschlägen, Freigabe; die Kreditorenbuchhaltung bucht den vollen Betrag.
440 Stunden im Monat für Prüfungen, die etwa ein Drittel der Positionen abdecken; Reklamationen gehen Wochen nach Zustellung hinaus und werden oft aufgegeben; im vierten Quartal verdoppeln sich die Positionen, die Prüfkapazität nicht.
PDFs liest UiPath Document Understanding, Tabellen werden geparst; Roboter ordnen jede Position ihrer Sendung zu, rechnen sie nach dem versionierten Tarif auf SharePoint nach, reklamieren die Differenzen und buchen den freigegebenen Betrag; Sachbearbeiter sehen in Teams nur strittige Positionen; Power BI zeigt Einsparungen und eine Scorecard je Spediteur.
Im modellierten Fall steigt die Prüfabdeckung von einer Stichprobe auf jede Position, die Prüfzeit sinkt auf die Minuten für Ausnahmen, Reklamationen erreichen den Spediteur innerhalb von Tagen, und 440 Stunden im Monat gehen in das Spediteurmanagement. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung.
Vorgeschlagene Lösung
Mientha konzipiert und liefert eine Frachtrechnungsprüfung, die den Tarif als Vertrag und das TMS als führendes System behandelt, auf der UiPath-Plattform und dem Microsoft-365-Tenant, den Sie bereits betreiben. Tarife, Nebenleistungspreislisten und Dieselfloater-Tabellen werden zu versionierten Tabellen auf SharePoint mit Gültigkeitsdaten, gepflegt in Excel durch den Logistikeinkauf. Sendungen kommen per API oder geplantem Export aus dem TMS, mit den preisbestimmenden Merkmalen.
Rechnungen in jedem Format durchlaufen eine Warteschlange. PDFs liest UiPath Document Understanding mit dem vortrainierten Modell Invoices Shipping, das über die Validierungen, die Ihr Team ohnehin vornimmt, auf die Layouts Ihrer Spediteure eingestellt wird; Excel- und CSV-Rechnungen werden ohne maschinelles Lernen geparst. Ab hier ist der Prozess deterministisch: Roboter ordnen jede Position einer Sendung zu, berechnen den Betrag nach der am Sendungstag gültigen Tarifversion neu, wenden den Dieselfloater des Monats und die im TMS erfassten Nebenleistungen an und vergleichen. Jede Differenz erhält einen Grundcode.
Positionen innerhalb der Toleranz werden freigegeben. Größere Differenzen werden zu einem Reklamationsschreiben je Spediteur und Rechnung, das mit den Sendungsnachweisen aus dem Logistikpostfach versendet und in einem Reklamationsregister auf SharePoint bis zum Eingang der Gutschrift verfolgt wird. Der freigegebene Betrag wird im ERP gebucht; wie mit dem strittigen Rest umgegangen wird, ist eine Regel, die Sie je Spediteur festlegen. Sachbearbeiter sehen nur, was eine Entscheidung braucht, als Action-Center-Aufgaben in Microsoft Teams; der Budgetverantwortliche für Fracht genehmigt Ausbuchungen in der Approvals-App in Teams. Power BI berichtet Einsparungen, Reklamationsalter und eine Scorecard je Spediteur.
Vortrainierte Modelle Invoices Shipping und Invoices in UiPath Document Understanding mit Validation Station; Warteschlangen, Trigger und Audit in UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Outlook 365 und Microsoft OneDrive & SharePoint (Dateien, Listen, Excel Online); UiPath Action Center Benachrichtigungen mit Aktionen in Microsoft Teams; Approvals-App in Microsoft Teams; Power BI
Das versionierte Tarifdatenmodell, den Rechnungseingang für PDF, Excel und CSV, die Abgleich- und Nachberechnungslogik mit Grundcodes und Toleranzen, Reklamationsvorlagen, Register und Erinnerungen, die ERP-Buchung, den Einsparungsbericht und die Spediteur-Scorecard in Power BI, das Betriebshandbuch
Sendungsabzug aus dem TMS per API oder geplantem Export; ERP-Buchung über UiPath SAP-Aktivitäten (BAPI) im modellierten Fall oder die Schnittstelle eines anderen ERP; Download aus Spediteurportalen, wo nötig
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEine neue Frachtrechnung im Logistikpostfach wird in Orchestrator eingereiht; PDFs gehen an Document Understanding, Tabellen werden geparst, doppelte Rechnungsnummern werden am Eingang gestoppt
- SystemRoboter holen die Sendungen der Abrechnungsperiode aus dem TMS sowie Tarif und Dieselfloater, die für diese Daten gelten, von SharePoint
- AutomatisierungJede Position wird über die Referenz (oder über Datum, Zielort und Gewicht) einer Sendung zugeordnet und nach Vertrag nachgerechnet
- AutomatisierungPositionen innerhalb der Toleranz werden freigegeben und der Betrag im ERP gebucht; Rechnung, Extraktion und Prüfergebnis werden auf SharePoint archiviert
- MenschStrittige Positionen über dem Schwellenwert, nicht zugeordnete Sendungen und unsichere Extraktionen kommen als Action-Center-Aufgaben in Teams an; die Sachbearbeiterin bestätigt, korrigiert oder akzeptiert
- AutomatisierungReklamationsschreiben gehen je Spediteur und Rechnung per E-Mail hinaus und werden nachverfolgt, bis eine Gutschrift im Register verbucht ist
- AutomatisierungPower BI aktualisiert Einsparungen, Reklamationsalter und Scorecard; eine Monatszusammenfassung geht in den Logistikkanal in Teams
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Erfassung und Extraktion jeder Rechnung, unabhängig vom Format
- Zuordnung, Nachberechnung und Klassifizierung jeder Position nach Grundcodes
- Reklamationsschreiben, Register, Erinnerungen an Spediteure und Buchung der freigegebenen Beträge
- Berichte zu Einsparungen, Reklamationen und Scorecards
Menschen entscheiden
- Ob ein strittiger Zuschlag bestehen bleibt, wenn der Spediteur einen Nachweis liefert, etwa ein unterschriebenes Wartezeitprotokoll
- Über Toleranzen, Reklamationsschwellen und den Umgang mit dem strittigen Rest je Spediteur
- Über Ausbuchungen und Vergleiche oberhalb des Schwellenwerts, in Teams genehmigt vom Budgetverantwortlichen für Fracht
- Über Tarif- und Dieselfloater-Änderungen, die der Logistikeinkauf einpflegt und die versioniert werden, bevor Roboter sie nutzen
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wo eine Regel reicht, nutzen wir kein Modell. Wo Urteilsvermögen nötig ist, entscheidet ein Mensch.
Eingänge
- Frachtrechnungen als PDF, Excel und CSV im Logistikpostfach oder aus Spediteurportalen
- Sendungsexport aus dem TMS
- Tarife und Dieselfloater-Tabellen auf SharePoint
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- ERP (SAP S/4HANA im modellierten Fall)
- Nachweisarchiv und Reklamationsregister auf SharePoint
- Power BI
Berührungspunkte für Menschen: Action-Center-Aufgaben in Teams; Teams Approvals für Ausbuchungen; monatliche Scorecard in einem Teams-Kanal
Eingesetzte Technologien
vortrainierte Modelle Invoices Shipping und Invoices lesen Kopf- und Positionsdaten aus PDF-Rechnungen; Validation Station für unsichere Felder
Areihen jede Rechnung ein, führen Abgleich und Nachberechnung aus, buchen freigegebene Beträge, protokollieren und auditieren
APostfacheingang; Tarife, Reklamationsregister und Nachweise auf SharePoint
AReklamationsprüfung und Validierungsaufgaben direkt in Teams
AAusbuchungen und Vergleiche, genehmigt vom Budgetverantwortlichen
Aversionierte Tarife, Nebenleistungslisten und Dieselfloater-Tabellen
AEinsparungen, Reklamationsalter und Spediteur-Scorecard
ASendungsabzug per API oder Export; Buchung über UiPath SAP-Aktivitäten (BAPI) oder die Schnittstelle eines anderen ERP
CIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Beginnen Sie damit, die Annahmen zu hinterfragen.
Das Modell beruht auf Bandbreiten, die wir in der Handels- und Distributionslogistik sehen, nicht auf einer Kundenmessung. Zwei Stunden je Rechnung sind ein Durchschnitt aus wenigen sehr langen und vielen kurzen Rechnungen, einschließlich der E-Mails an Spediteure; 27 € sind ein Vollkostensatz je Stunde für eine Logistiksachbearbeiterin in Mitteleuropa. Gezählt wird nur Prüfkapazität: die Überberechnung auf den Positionen, die heute niemand prüft, kommt hinzu und wird im nächsten Abschnitt illustriert. Freigesetzte Kapazität ist eine Größe, über die Sie verfügen, keine Aussage über Stellen.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Jede Position jeder Frachtrechnung wird mit Sendung und Vertrag verglichen; Überberechnung wird vor der Zahlung reklamiert
- Die Prüfzeit je Rechnung sinkt von rund zwei Stunden auf Minuten für strittige Positionen; im modellierten Fall werden so 440 Stunden im Monat frei
- Reklamationen gehen innerhalb von Tagen mit Nachweisen hinaus, solange der Spediteur die Zustellung noch nachvollziehen kann
- Dieselfloater- und Tarifänderungen gelten ab dem Monat ihres Inkrafttretens, und die je Position verwendete Version ist dokumentiert
- Frachtkosten sind je Sendung, Relation, Spediteur und Serviceart bekannt, statt aus Buchungssummen rekonstruiert
- Hochsaisonmengen werden mit derselben Abdeckung geprüft wie jeder andere Monat, ohne Aushilfen
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Frachtausgaben werden zu einem kontrollierten Kostenblock: jeder an einen Spediteur gezahlte Euro ist auf Sendung, Tarifversion und Entscheidung zurückführbar
- Die Abrechnungsgenauigkeit wird je Spediteur gemessen, was dem Einkauf eigene Argumente in Tarifverhandlungen gibt
- Reklamationsalter und zurückgeholte Beträge sind für Logistik und Finanzen in einem Bericht sichtbar, sodass nichts stillschweigend ausgebucht wird
- Die Prüfung hängt nicht mehr von den zwei Personen ab, die die Gewohnheiten jedes Spediteurs kennen
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Ein Prüfer sollte jede Entscheidung nachvollziehen können.
- Nur Lesen im TMS, nur Buchen im ERP, Postfachzugriff über Microsoft Graph auf das Logistikpostfach begrenzt: Jeder Roboter arbeitet mit einem eigenen Servicekonto, und Passwörter und API-Schlüssel liegen im Orchestrator Credential Store oder in Azure Key Vault
- Tarife sind Vertragsdaten: versioniert auf SharePoint, geändert vom Logistikeinkauf nach Freigabe; jede nachgerechnete Position dokumentiert die Version, gegen die sie geprüft wurde
- Die Funktionstrennung bleibt gewahrt: der Roboter schlägt vor, die Sachbearbeiterin reklamiert oder akzeptiert, die Kreditorenbuchhaltung bucht, der Budgetverantwortliche genehmigt Ausbuchungen in Teams
- Lieferadressen von Endkunden werden auf die für die Prüfung nötigen Felder gekürzt und gemäß Ihrer Aufbewahrungsrichtlinie in Purview gehalten; die zugehörigen Frachtrechnungen, Sendungsdaten und der Prüfpfad bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant, verarbeitet aus der EU-Region der UiPath Automation Cloud
- Document-Understanding-Modelle werden in Ihrem Tenant auf den Dokumenten Ihrer Spediteure trainiert; Extraktionskonfidenz und jede Validierungsentscheidung werden protokolliert
Warum jetzt
Die verpflichtende KSeF-E-Rechnung gilt in Polen seit dem 1. Februar 2026 für große Steuerpflichtige und seit dem 1. April 2026 für die übrigen, sodass inländische Spediteure bereits strukturierte Positionsdaten liefern; ein Prozess verarbeitet KSeF-Rechnungen und die PDFs ausländischer Spediteure
Die ungeprüften Positionen kosten heute schon: im modellierten Fall kaufen 440 Stunden im Monat eine Stichprobe, und die Überberechnung in den übrigen zwei Dritteln der Positionen wird mit jedem Zahllauf bezahlt
Die Bausteine sind ausgereift: ein vortrainiertes Modell Invoices Shipping, Konnektoren für Outlook und SharePoint, Action-Center-Aufgaben in Teams und Power BI im selben Tenant ersetzen den Großteil der Eigenentwicklung, die eine solche Prüfung früher brauchte
Relevante Führungsrollen
Frachtkosten je Sendung werden zu einer aus geprüften Positionen abgeleiteten Zahl, und das Spediteurmanagement erhält die Kapazität, die bisher die Prüfung verbrauchte
Fracht ist nicht länger eine Summe, die sich nicht verifizieren lässt; jede Buchung trägt Sendung, Vertragsversion und Entscheidung
Tarifverhandlungen beginnen mit der eigenen Positionshistorie und einer Scorecard je Spediteur, nicht mit dem Bericht des Spediteurs
Häufige Fragen und Einwände
Richtig, und das Konzept berücksichtigt das: Tabellen werden ohne maschinelles Lernen geparst; Document Understanding kommt nur bei Spediteuren zum Einsatz, die PDFs schicken. Der Wert liegt im Abgleich, nicht im Lesen.
Toleranzen halten Kleinstdifferenzen heraus, und hinaus geht ein strukturiertes Schreiben je Rechnung mit Nachweisen, das eine Abrechnungsabteilung schneller bearbeitet als einen E-Mail-Verlauf. Spediteure, die korrekt abrechnen, lassen sich gern messen.
Ihre Digitalisierung in ein versioniertes Modell ist das erste Arbeitsergebnis; danach ist eine Tarifänderung eine Tabellenaktualisierung mit Gültigkeitsdatum, keine Entwicklungsaufgabe.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein oder zwei Spediteure mit Pauschaltarif und höchstens ein paar Dutzend Frachtrechnungen im Monat, wo eine Prüfung in der Tabelle günstiger ist
- Sendungen werden außerhalb der Spediteurportale nicht mit Referenzen erfasst, sodass es keinen unabhängigen Datensatz zum Abgleich gibt; erst muss die Datenerfassung her, etwa ein digitaler CMR mit Zustellnachweis
- Transport wird spot je Sendung eingekauft, ohne Tarif als Prüfmaßstab; die sinnvolle Automatisierung ist dort die Angebotserfassung und der Angebotsvergleich
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wann haben wir zuletzt eine Frachtrechnung Position für Position mit dem vereinbarten Tarif verglichen, und was haben uns die Positionen gekostet, die niemand geöffnet hat?
Vorgehen bei der Umsetzung
Wir starten mit einem Ausschnitt und erweitern erst nach dem Nachweis.
Wir liefern
- Drei Monate Rechnungen und Sendungen Position für Position durchgesehen: Formate, Referenzqualität, Zuschlagscodes, Tarifstrukturen, eine erste Differenzquote je Spediteur
- Digitalisierte Tarife: ein versioniertes Modell auf SharePoint für Relationen, Zonen, Gewichtsstaffeln, Servicearten, Nebenleistungen und Dieselfloater-Tabellen
- Rechnungseingang für jedes Format, die Abgleich- und Nachberechnungslogik sowie den Reklamationsprozess mit Register, Erinnerungen und Kontaktpunkten in Teams
- ERP-Buchung der freigegebenen Beträge, den Einsparungsbericht und die Spediteur-Scorecard in Power BI
- Eine Nachprüfung der letzten drei Monate in der Validierung, zugleich Ihre erste Forderungsliste; Go-live mit Hypercare und Betriebshandbuch
Wir brauchen von Ihnen
- Drei Monate Frachtrechnungen in den Originalformaten mit dem TMS-Sendungsexport und den ERP-Buchungen
- Aktuelle Tarife, Nebenleistungspreislisten und Dieselfloater-Historie je Spediteur; einen Prozessverantwortlichen in der Logistik und einen Ansprechpartner in der Kreditorenbuchhaltung
- Zugang zum TMS per API oder Export, einen ERP-Testmandanten und ein Servicekonto für das Logistikpostfach
Etappen
Analyse
Rechnungsformate, Referenzqualität, Tarifstrukturen, Ausnahmekategorien und Volumen je Spediteur
Konzeption
Tarifdatenmodell, Abgleichregeln, Toleranzen, Reklamationspolitik je Spediteur, Sicherheitsmodell
Umsetzung
Tariftabellen, Extraktion und Parser, Abgleichlogik, Reklamationsprozess, ERP-Buchung und Power BI
Validierung
Nachprüfung von drei Monaten historischer Rechnungen, Vergleich mit der manuellen Stichprobe, Abnahme durch Logistik und Finanzen
Go-live und Feinjustierung
Spediteur für Spediteur, das größte Volumen zuerst; Sachbearbeiter überwachen anfangs jede Reklamation, dann gehen die Reviews in einen Quartalsrhythmus über
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt von der Zahl der Spediteure und ihrer Tarifstrukturen ab, davon, ob das TMS eine API bietet, und davon, wie zuverlässig Spediteure Ihre Sendungsreferenz auf ihren Positionen angeben.
Geprüft wird ein Drittel der Positionen; bezahlt werden alle.
Senden Sie uns die Frachtrechnungen eines Monats, den passenden Sendungsexport und Ihre aktuellen Tarife. Wir prüfen sie Position für Position nach und liefern eine erste Liste der Differenzen je Spediteur und Grund, mit einer schriftlichen Schätzung des rückholbaren Betrags.
Einen Monat Frachtrechnungen nachprüfenDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
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