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Jede Kennzahl hat einen Verantwortlichen, eine Quelle, eine Formel und ihren Beleg

ESG-Zahlen einmal erheben, mit Nachweis am Wert

Energie-, Personal-, Abfall-, Transport- und Lieferantendaten werden je Periode nach einer Definition erhoben, gegen die Vorperiode geprüft und gemeinsam mit dem Beleg abgelegt, aus dem jede Zahl stammt.

UnternehmenslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
120Kennzahlen bilden den Nachhaltigkeitsbericht dieser beispielhaften Gruppe, und jede wird Zahl für Zahl verteidigt, wenn jemand nach ihrer Herkunft fragt.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Die Zahlen des Vorjahres lassen sich ohne die Personen, die sie geschickt haben, nicht rekonstruieren.

Was sich ändert

Das Produkt ist das Kennzahlenregister, und es entsteht, bevor ein Roboter läuft.

Geschäftlicher Nutzen

Jede Zahl im Paket führt zurück auf ihren Beleg, ihre Formel und ihren Freigebenden, ohne dass jemand gefragt werden muss.

Beteiligte Systeme

Register und Nachweisbibliothek in SharePoint unter Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen; das Power BI Semantikmodell; das Berichtspaket

Geschäftsproblem

Nachhaltigkeitsberichte

Nahezu keine Angabe in einem Nachhaltigkeitsbericht entsteht bei den Personen, die ihn erstellen. Strom- und Gasverbrauch stehen auf Energierechnungen in der Kreditorenbuchhaltung und auf Zählern, die die Haustechnik abliest. Personalzahlen liegen im HR-System, auf Basis einer Definition, die jedes Jahr neu verhandelt wird. Abfall steht in Entsorgerberichten, Fracht im Transportsystem, und ein Teil der offenzulegenden Daten existiert nur bei Lieferanten. Das berichtende Team besitzt die Definitionen und keine der Quellen.

Die Erhebung wird dadurch zur Korrespondenz. Eine Anfrage geht an sieben Standortkontakte, Antworten kommen über Wochen als Tabellen und als Zahlen im Text einer E-Mail. Anschließend werden sie von Hand vereinheitlicht: Einheiten umgerechnet, Abrechnungszeiträume auf die Berichtsperiode gelegt, das gemietete Lager ein- oder ausgeschlossen.

An der Nachvollziehbarkeit scheitert es in der Prüfung. Eine Zahl ist so viel wert wie die Spur dahinter: Belegdokument, Faktorversion, Formel, Freigebender, Datum. Liegt diese Spur in einem Postfach und einer Arbeitsmappe, lässt sich die Vorjahreszahl nicht rekonstruieren, und das Paket verteidigt aus dem Gedächtnis, wer die Rolle noch innehat.

Im Gruppenmaßstab arbeitet die Rechnung gegen alle Beteiligten. Sieben Standorte, 120 Kennzahlen, überwiegend je Standort und je Periode, dazu unvollständige Lieferantenantworten. Der Zyklus wird zum Projekt mit festen Kosten und ohne Rückstand an Substanz.

Wie es heute läuft

So sieht der Zyklus in den meisten Gruppen aus, die zum ersten oder zweiten Mal berichten.

  1. MenschDer Nachhaltigkeitsmanager kopiert die Kennzahlenliste des Vorjahres in eine neue Mappe und schreibt sieben Standortkontakte an
  2. WartezeitAntworten kommen über drei bis sechs Wochen: Tabellen, Zahlen im Mailtext, Fotos einer Zählertafel
  3. MenschEnergierechnungen werden im Buchhaltungsordner einzeln geöffnet und der Verbrauch in das Energieblatt übertragen
  4. SystemPersonalzahlen exportiert eine Kollegin aus der Entgeltabrechnung aus dem HR-System, nach einer jährlich neu abgestimmten Definition
  5. MenschLieferantenfragebögen gehen per E-Mail hinaus, ein Drittel kommt unvollständig oder in falscher Einheit zurück und wird einzeln nachgefasst
  6. FehlerrisikoWerte werden nach Augenmaß mit dem Vorjahr verglichen, sodass ein Einheitenfehler, ein doppelt gezählter Standort oder ein fehlender Monat spät auffällt
  7. WartezeitDie Freigabe erfolgt Wochen nach der Erhebung, wenn niemand mehr weiß, aus welcher Rechnung eine Zahl stammt
MenschWartezeitSystemFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Diese Arbeit hat niemand geplant, sie ist entstanden.

  • Das Jahr verbraucht die Erhebung, nicht die fachliche Beurteilung. Die technischen Entscheidungen, für die eine Fachkraft bezahlt wird, kosten einen Bruchteil der Zeit; der Rest geht in das Finden und Umrechnen der Quelle.
  • Definitionen werden jährlich neu verhandelt, weil sie nie festgehalten wurden: ob das gemietete Lager zählt, ob Fremdpersonal in den Personalbestand gehört, welcher Zähler zu welchem Standort gehört.
  • Nachfassen ist unsichtbare Arbeit mit realem Preis. Etwa ein Drittel der Anfragen braucht eine Erinnerung, einen Anruf und eine Korrektur, und nichts davon steht in einem Plan oder Budget.
  • Eine Zahl ohne Spur ist eine Verbindlichkeit, die erst auffällt, wenn jemand eine Stichprobe zieht. Bis dahin sieht sie genauso aus wie eine, die in einer Minute belegt ist.
  • Verlässt die Person das Haus, die die Methode hält, geht die Methode mit. Zurück bleibt eine Mappe mit Formeln, die niemand erklären kann.

Kosten des Nichtstuns

Ein Berichtszyklus, erhoben wie heute≈ 15.960 €
Drei Zyklen, bis eine Zahl auf Anforderung reproduzierbar ist≈ 47.880 €
Bei 180 Kennzahlen nach der nächsten Erweiterung des Umfangs (pro Jahr)≈ 23.940 €

Sechzehntausend Euro im Jahr sind ein tragbarer Betrag, und genau das hält diesen Prozess am Leben. Der Zyklus endet, das Paket wird unterzeichnet, keine Position in der Buchhaltung trägt die Kosten, und im nächsten Jahr beginnen zwei Personen wieder mit einer leeren Mappe. Die Zeilen bepreisen das Erheben, nicht den Umstand, dass nichts aus einem Zyklus in den nächsten übergeht.

Es wächst eine andere Art von Risiko. Eine Zahl, die sich keinem Beleg zuordnen lässt, ist von einer zuordenbaren nicht zu unterscheiden, bis jemand eine Stichprobe zieht. Eine Stichprobe, die auf eine Zahl ohne Spur trifft, macht aus einer Berichtsübung ein Nacharbeitsprojekt im Terminplan eines anderen.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Eine europäische Fertigungsgruppe: sieben Werke in vier Ländern, rund 3.400 Mitarbeitende, SAP S/4HANA für Finanzen und Logistik, Personaldaten im HR-System, Microsoft 365 E3. Die Berichterstattung liegt bei zwei Personen im Konzernrechnungswesen und einem Kontakt je Standort.

Volumen

120 Kennzahlen im Umfang, überwiegend je Standort und je Periode: Energie und Kraftstoffe über rund 40 Versorgungskonten, Abfall von sechs Entsorgern, Fracht aus dem Transportsystem, Personaldaten aus dem HR-System sowie rund 90 Lieferantenfragebögen. Der Zyklus erzeugt etwa 340 Erhebungs- und Validierungsaufgaben, also rund 28 pro Monat, wenn sie über das Jahr verteilt werden.

Heutiger Prozess

Anfragen per E-Mail, Antworten in Tabellen, Verbrauch aus Rechnungen abgetippt, Personaldaten aus einem Export eingefügt, Lieferantenantworten einzeln nachgefasst, alles in einer Hauptmappe zusammengeführt.

Engpass

Rund 75 Minuten je Erhebungs- und Validierungsaufgabe: Quelle suchen, Einheit umrechnen, Periode abgleichen und notieren, was getan wurde. Nichts verbindet den Wert in der Mappe mit dem Beleg dahinter.

Lösung

Jede Kennzahl erhält einen Datensatz: Verantwortlicher, Einheit, Quelle, Formel, Faktorversion, Nachweisregel, Prüfregel. Roboter erheben, was ein System hält, Fragebögen erheben, was nur ein Mensch hat, jeder Wert wird gegen die Vorperiode geprüft, und das Paket trägt seinen Nachweis.

Möglicher Effekt

Im Modellfall wird der Zyklus zu einer Periode, die sich öffnet und schließt, statt zu einem Jahresprojekt, Ausreißer werden geprüft, solange die Quelle aktuell ist, und jede Zahl führt in wenigen Klicks zu ihrem Beleg. Das ist die angestrebte Wirkung des Entwurfs, keine Beobachtung bei einem Kunden.

Vorgeschlagene Lösung

Das Produkt ist das Kennzahlenregister, und es entsteht, bevor ein Roboter läuft. Jede der 120 Kennzahlen erhält einen Datensatz: Verantwortlicher, Einheit, Quelle, Formel, Faktorversion, erforderlicher Nachweis, Periodengrenze und ein plausibler Bereich. Das Register liegt als versionierte SharePoint-Liste vor, eingebunden als Registerkarte in Microsoft Teams, sodass die für eine Periode genutzte Definition noch Jahre später bekannt ist.

Die Erhebung ist dann deterministisch. Ein Zeit-Trigger in UiPath Orchestrator öffnet die Periode und macht aus dem Register eine Warteschlange: eine Position je Kennzahl, Standort und Quelle. Roboter holen Energie- und Kraftstoffrechnungen aus der Buchhaltungsbibliothek und dem Energiepostfach, gelesen vom vortrainierten Modell UiPath Document Understanding Utility Bills: Lieferant, Zählpunkt, Zeitraum, Menge, Einheit, Ableseart. Zählerexporte kommen als Dateien, Personaldaten aus dem HR-System, Abfall und Fracht aus dem Betrieb, und Entsorgerberichte ohne festes Layout laufen über Generative Extraction. Was nur ein Mensch liefern kann, wird über einen Microsoft Forms Fragebogen angefordert, der benannte Felder mit Einheiten zurückgibt.

Die Prüfung erfolgt beim Eingang: Einheit, Periodengrenze, Vorperiode, Plausibilitätsband, Abstimmung der Standortsummen gegen die Gruppe. Ausreißer und Werte mit geringer Erkennungssicherheit werden zu Aufgaben in Microsoft Teams für den benannten Verantwortlichen, und was fehlt, erscheint je Verantwortlichem in einem Teams-Kanal und wird an die Werkleitung eskaliert. Jede Zahl trägt ihre Kette von Formel- und Faktorversion über den Beleg bis zu Freigebendem und Zeitstempel. Das Paket wird in SharePoint unter Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen abgelegt, dieselben Werte speisen einen Power BI Bericht, und die Freigabe wird in der Microsoft Teams Approvals App festgehalten.

Genutzte native Funktionen

UiPath Document Understanding, vortrainiertes Modell Utility Bills und Generative Extraction; UiPath Orchestrator mit Warteschlangen, Zeit-Triggern und Prüfprotokoll; UiPath Action Center Aufgaben in Microsoft Teams; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Outlook 365, Microsoft OneDrive & SharePoint und Microsoft Teams; SharePoint Listen und Bibliotheken mit Metadaten und Versionierung; Microsoft Forms; Microsoft Teams Approvals App; Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen; Power BI

Was wir bauen

Das Kennzahlenregister und seine Versionierung; den Erhebungsplan je Periode; Extraktion und periodengerechte Zuordnung des Verbrauchs; die Prüf- und Abstimmregeln; den Nachfass- und Eskalationszyklus; die Nachweiskette; den Freigabelauf, das Paket und das Power BI Modell

Individuelle Integration

Lesezugriff auf SAP S/4HANA und das HR-System über UiPath SAP Aktivitäten (BAPI, OData oder eine Auswertungssicht); Zählerexporte dort, wo keine Schnittstelle besteht; Einlesen der Microsoft Forms Antworten

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungEin Zeit-Trigger öffnet die Periode und macht aus dem Register eine Arbeitsposition für jede Kennzahl, jeden Standort und jede Quelle
  2. AutomatisierungRoboter erheben, was ein System hält: Energie- und Kraftstoffrechnungen, Zählerexporte, Personaldaten, Abfall und Fracht
  3. SystemDocument Understanding liest jede Verbrauchsrechnung, und der Verbrauch wird der Berichtsperiode zugeordnet
  4. AutomatisierungWas kein System hält, wird über einen Microsoft Forms Fragebogen angefordert, und die Antwort kommt als Felder mit Einheiten
  5. SystemJeder Wert wird gegen Einheit, Periodengrenze, Vorperiode und ein Plausibilitätsband geprüft, und Standortsummen werden gegen die Gruppe abgestimmt
  6. MenschAusreißer und Werte mit geringer Erkennungssicherheit werden zu Aufgaben in Microsoft Teams für den Kennzahlenverantwortlichen, mit Vorwert und Beleg
  7. AutomatisierungWas weiterhin fehlt, erscheint je Verantwortlichem in einem Teams-Kanal, wird erinnert und an die Werkleitung eskaliert
  8. MenschJeder Standort und jedes Thema wird in Teams Approvals freigegeben, das Paket mit seiner Nachweiskette gebaut und unter Aufbewahrungsbezeichnungen abgelegt
AutomatisierungSystemMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Das Erheben jedes Werts, den ein System bereits hält, und das Lesen des Verbrauchs aus Rechnungen, Zählerexporten und Entsorgerberichten
  • Das Anfordern und Strukturieren dessen, was nur ein Mensch liefern kann, und das Nachfassen bei Verzug
  • Das Prüfen von Einheiten, Periodengrenzen, Abweichungen zur Vorperiode und Abstimmungen Standort gegen Gruppe
  • Das Zusammenstellen des Pakets, das Anhängen der Nachweise und die Aufzeichnung, wer welche Version freigegeben hat

Menschen entscheiden

  • Was jede Kennzahl bedeutet: Grenze, Definition, Einschlüsse, gemietete und gemeinschaftlich geführte Einheiten
  • Ob ein Ausreißer ein Fehler oder eine echte Veränderung ist und welche Erläuterung festgehalten wird
  • Welcher Faktorsatz für die Periode gilt und wann eine Version abgelöst wird
  • Die Freigabe je Standort und Thema sowie jede Korrektur einer veröffentlichten Zahl

Vorher und nachher

VorherNachher
Zeit je Erhebungs- und Validierungsaufgabeetwa 75 Min.Minuten für die meisten
Was hinter einer berichteten Zahl stehteine E-Mail und eine Zelleein Beleg, eine Formelversion, ein Freigebender
Rekonstruktion der Vorjahreszahldie Person fragen, die sie geschickt hatden Datensatz dahinter öffnen
Dauer des Erhebungszyklusdrei bis sechs Wochen Nachfasseneine Periode, die an einem Datum schließt

Systeme und Integrationen

Jeder Eintrag lässt sich in der Herstellerdokumentation prüfen. Die Evidenzklasse steht daneben.

Eingänge

  • Energie- und Kraftstoffrechnungen in der Buchhaltungsbibliothek
  • das Energiepostfach in Outlook
  • Zähler- und Gebäudeleitexporte
  • SAP S/4HANA und das HR-System
  • Entsorgerberichte
  • Transportdaten
  • Microsoft Forms Fragebögen

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Document Understanding
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Zielsysteme

  • Register und Nachweisbibliothek in SharePoint unter Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen
  • das Power BI Semantikmodell
  • das Berichtspaket

Berührungspunkte für Menschen: Prüfaufgaben in Microsoft Teams; die Lückenliste in einem Teams-Kanal; Teams Approvals für die Freigabe; das Register als Registerkarte in Teams

Energie-UiPath OrchestratorUiPath RobotsRegisterPrüfaufgaben in Microsoft Teams

Eingesetzte Technologien

UiPath Document Understanding (IXP)

vortrainiertes Modell Utility Bills für Verbrauchsrechnungen; Generative Extraction für Entsorgerberichte

A
UiPath Robots + Orchestrator

öffnen jede Periode, stellen eine Position je Kennzahl und Standort ein, führen Erhebung, Prüfung und Nachfassen aus

A
UiPath Action Center in Microsoft Teams

Verantwortliche bestätigen Ausreißer und unsichere Werte in Teams

A
UiPath Integration Service (Konnektoren Microsoft Outlook 365, OneDrive & SharePoint, Teams)

liest Energiepostfach und Rechnungsbibliothek, schreibt Werte zurück

A
Microsoft Forms

Standort- und Lieferantenfragebögen, die benannte Felder mit Einheiten zurückgeben

A
Microsoft SharePoint (Listen und Bibliotheken)

das Register, die Werte und der Nachweis hinter jeder Zahl

A
Microsoft Teams Approvals App

Freigabe je Standort und Thema gegen die freigegebene Version

A
Power BI

Abdeckung, Lücken und Abweichungen auf denselben Werten, die in das Paket gehen

A
SAP S/4HANA und HR-System (nur lesend, UiPath SAP Aktivitäten)

Personalbestand, Fluktuation und Schulungen sowie die Rechnungsdatensätze

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Die Rechnung ist offen, damit man ihr widersprechen kann.

Illustratives Modell
28 Erhebungs- und Validierungsaufgaben pro Monat × 75 Minuten= 35 h / Monat
35 h × 38 € Vollkosten je Stunde= 1.330 € / Monat
× 12 Monate≈ 15.960 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität (illustrativ)≈ 15.960 €

Die unten bewertete Arbeit ist die kleinere Hälfte des Falls und die einzige, die sich sauber bepreisen lässt, also lesen Sie sie als Untergrenze und nicht als den Nutzen. Ein Jahreszyklus von rund 340 Aufgaben gleichmäßig verteilt ergibt 28 pro Monat; 75 Minuten braucht eine Aufgabe einschließlich Quelle suchen, Einheit umrechnen, Periode abgleichen und festhalten, was getan wurde; 38 € je Stunde sind Vollkosten einer Rolle im Konzernrechnungswesen in Mitteleuropa. Nichts davon wurde bei einem Kunden gemessen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Jede Zahl im Paket führt zurück auf ihren Beleg, ihre Formel und ihren Freigebenden, ohne dass jemand gefragt werden muss
  • Die Erhebung ist kein Jahresprojekt mehr: die Periode öffnet an einem Datum und schließt an einem Datum
  • Fehler, die dem Auge entgehen, werden beim Eingang erkannt, solange die Quelle aktuell und die Korrektur günstig ist
  • Standortkontakte beantworten weniger Fragen und beantworten sie einmal, weil die Definition mit der Anfrage mitreist
  • Ein zusätzlicher Standort, eine Kennzahl oder ein Lieferant ist eine Änderung im Register, keine neue Spalte und kein neues Gespräch

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Der Fortschritt des Zyklus ist während des Laufs sichtbar: welche Kennzahlen vorliegen, welche fehlen und wer sie schuldet
  • Berichtsgrenze und Definitionen werden zu dokumentierten Werten, die Personalwechsel überdauern
  • Die Vorbereitung einer externen Prüfung wird zum Filter statt zur Suche, weil der Nachweis an der Zahl liegt
  • Dieselben Zahlen speisen interne Steuerung und veröffentlichtes Paket, sodass Ziele und Offenlegung nicht mehr still auseinanderlaufen

KPIs für die Geschäftsführung

Anteil ohne Personeneinsatz erhobener KennzahlenAnteil der Zahlen mit vollständigem NachweisArbeitstage vom Periodenschluss bis zum unterzeichneten PaketKorrekturen zwischen Entwurf und Endfassungoffene Lücken je Standort

Sicherheit und Governance

Die Automatisierung hat genau die Rechte, die sie braucht, und kein einziges mehr.

  • Jedes Konto, das die Roboter nutzen, darf lesen und nichts weiter: keine Buchung in SAP, keine Änderung an Personaldatensätzen
  • Geheimnisse liegen in einem Tresor, aus dem die Plattform sie zur Laufzeit liest; kein Kennwort, Token oder Verbindungsstring steht in einem Ablauf
  • Erhobene Werte werden nie überschrieben. Eine Korrektur erzeugt eine neue Version mit Begründung und Urheber, und der abgelöste Wert bleibt lesbar
  • Wer eine Zahl erhebt, gibt sie nicht frei, und die Freigabe wird gegen die freigegebene Version festgehalten
  • Werte, Nachweise, Freigaben und Prüfpfad bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant; die Automatisierungsschicht läuft in der EU-Region der UiPath Automation Cloud

Warum jetzt

01

Der europäische Rahmen hat sich mehrfach bewegt, während Unternehmen sich vorbereitet haben. Die Seite der Europäischen Kommission zur Nachhaltigkeitsberichterstattung verzeichnet das am 26. Februar 2025 vorgeschlagene Vereinfachungspaket Omnibus, die Richtlinie vom 14. April 2025 zur Verschiebung der Erstberichterstattung für einen Teil der Population, einen am 11. Juli 2025 verabschiedeten delegierten Rechtsakt als Quick Fix und die politische Einigung vom 9. Dezember 2025. In welcher Welle eine Gruppe landet, ist eine Frage an ihre Prüfer; das Datenfundament darunter ist in jeder Variante dasselbe.

02

Prüfung verwandelt die Anforderung, eine Zahl zu erzeugen, in die Anforderung, eine Zahl zu erzeugen, die ein anderer testen kann, und die Spur kostet einen Bruchteil, solange die Quellen aktuell sind. Daneben stehen die modellierten 1.330 € pro Monat allein für das Erheben.

03

Die Bausteine sind heute gewöhnlich: ein unterstütztes Modell für Energierechnungen, generative Extraktion für Dokumente, die niemand in Vorlagen presst, Fragebögen mit Feldern statt Fließtext und die Freigabe in Microsoft Teams.

Relevante Führungsrollen

CFO

An die Nachhaltigkeitserklärung wird dieselbe Erwartung an Nachvollziehbarkeit gestellt wie an den Jahresabschluss

Leitung Nachhaltigkeit

Fachzeit verlagert sich vom Erheben und Umrechnen zu Grenzentscheidungen, Zielen und den Gesprächen, die die Zahlen verändern

COO

Werkleitungen sind nicht länger eine per E-Mail bedrängte Datenquelle, sondern Verantwortliche für wenige Kennzahlen mit hinterlegter Definition

Häufige Fragen und Einwände

Die Regeln ändern sich ständig. Warum jetzt etwas aufbauen?

Es ändern sich Umfang und Termine, nicht die Notwendigkeit, belegbare Zahlen zu erzeugen. Register, Quellen, Formeln und Nachweiskette sind dieselbe Arbeit, gleich welche Fassung des Standards gilt, und sie lässt sich am Ende nicht schnell erledigen.

Unsere Standortkontakte pflegen kein weiteres System.

Sie werden nicht darum gebeten. Die meisten Werte kommen aus Systemen, die sie ohnehin halten, und wo ein Mensch wirklich nötig ist, ist die Anfrage ein Microsoft Forms Fragebogen mit hinterlegter Definition, einmal beantwortet statt dreimal nachgeschärft.

Wer haftet, wenn eine berichtete Zahl falsch ist?

Der benannte Verantwortliche dieser Kennzahl, genau wie heute, mit zwei Unterschieden: der Wert zeigt, woraus er entstanden ist, und die Freigabe steht an der unterzeichneten Version statt an einem seither bearbeiteten Dokument.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Ein Einstandortunternehmen mit einer Handvoll Kennzahlen, bei dem eine gepflegte Mappe und ein Rechnungsordner günstiger sind als eine Automatisierung
  • Niemand kann sagen, wie die Berichtsgrenze verläuft und welche Einheiten und Standorte darin liegen. Das ist eine Entscheidung der Gruppe, die eine Automatisierung durchsetzen, aber nicht erfinden kann
  • Der größte Teil des Umfangs hängt an Primärdaten, die Lieferanten noch nicht erheben. Fragebögen fassen nach, doch die Lücke ist zuerst ein Vertragsthema

Eine Frage für die nächste Sitzung

Wenn ein Prüfer heute Nachmittag drei Zahlen aus der Nachhaltigkeitserklärung des Vorjahres griffe, wie lange bräuchten wir für Beleg, Formel und Freigabe zu jeder einzelnen?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die Umsetzung läuft in Etappen, damit sie jederzeit gestoppt werden kann.

Wir liefern

  • Das Kennzahlenregister für eine Berichtsgrenze: Verantwortlicher, Einheit, Quelle, Formel, Faktorversion, Nachweisregel, Prüfregel
  • Die Erhebung aus den Systemen, die Daten bereits halten, mit Rechnungs- und Zählereingang samt Extraktion sowie den Fragebogenweg für Standorte und Lieferanten
  • Die Prüfschicht: Einheiten, Periodengrenzen, Abweichungen zur Vorperiode, Plausibilitätsbänder und Abstimmung Standort gegen Gruppe
  • Den Nachfass- und Eskalationszyklus in Microsoft Teams sowie die Prüfaufgaben für die Kennzahlenverantwortlichen
  • Die Nachweiskette, den Freigabelauf, das fertige Paket und den Power BI Bericht

Wir brauchen von Ihnen

  • Die Kennzahlenliste und die Berichtsgrenze in der Form, in der sie vorliegen
  • Einen benannten Verantwortlichen je Kennzahlengruppe und eine Person, die die Definitionen verantwortet
  • Lesezugriff auf SAP S/4HANA, das HR-System, die Rechnungsbibliothek und das Energiepostfach
  • Den von Ihnen genutzten Faktorsatz und die Regel, wann eine Version abgelöst wird

Etappen

Analyse

Kennzahlen, Quellen, Verantwortliche, Definitionen, Einheiten und woher jede Zahl heute kommt

Design

Registerschema, Prüf- und Zuordnungsregeln, Nachweisregeln, Eskalationswege, Sicherheitsmodell

Umsetzung

Erhebung, Extraktion, Prüfung, die Teams-Berührungspunkte, die Nachweiskette und das Reporting

Testlauf

Eine abgeschlossene historische Periode vollständig erhoben und mit der manuellen Meldung verglichen

Go-live

Eine Periode unter Aufsicht, dann die übrigen Standorte, danach das Feinjustieren von Regeln und Bändern

Unternehmensweit. Der Aufwand richtet sich nach der Zahl der Quellsysteme und Standorte, nach der Konsistenz der Berichtsgrenze und danach, wie viele Daten nur bei Lieferanten existieren.