Start · Rozwiązania · Prawo i compliance
Rozwiązanie · Prawo i complianceKażdy wskaźnik ma właściciela, źródło, formułę i dokument, z którego pochodzi
Dane ESG zbierane raz, z dowodem przy każdej liczbie
Dane o energii, zatrudnieniu, odpadach, transporcie i dostawcach są zbierane w każdym okresie według jednej definicji, walidowane wobec okresu poprzedniego i archiwizowane razem z dokumentem źródłowym.
Streszczenie dla zarządu
Zeszłorocznych liczb ESG nie da się odtworzyć bez osób, które je wtedy przysłały.
Produktem jest rejestr wskaźników i powstaje, zanim uruchomi się jakikolwiek robot.
Każda liczba w pakiecie prowadzi z powrotem do swojego dokumentu, formuły i osoby zatwierdzającej, bez pytania kogokolwiek.
rejestr i biblioteka dowodów w SharePoint pod etykietami retencji Microsoft Purview; model semantyczny Power BI; pakiet sprawozdawczy
Problem biznesowy
Raportowanie ESG
Niemal żadna dana w raporcie zrównoważonego rozwoju nie powstaje u osób, które go sporządzają. Zużycie energii elektrycznej i gazu widnieje na fakturach za media w księgowości oraz na licznikach odczytywanych przez służby techniczne. Dane kadrowe są w systemie HR, według definicji negocjowanej co roku od nowa. Odpady są w raportach firm odbierających, transport w systemie spedycyjnym, a część tego, co trzeba ujawnić, istnieje wyłącznie u dostawców. Zespół raportujący jest właścicielem definicji i żadnego ze źródeł.
Zbieranie danych staje się więc korespondencją. Zapytanie trafia do siedmiu osób kontaktowych w zakładach, a odpowiedzi wracają tygodniami w arkuszach i w treści wiadomości. Potem są ręcznie ujednolicane: przeliczane jednostki, dopasowywane okresy rozliczeniowe do okresu sprawozdawczego, rozstrzygane włączenie dzierżawionego magazynu.
Odtwarzalność jest tym, co zawodzi przy weryfikacji. Liczba warta jest tyle, ile ślad za nią: dokument źródłowy, wersja wskaźnika emisji, formuła, osoba zatwierdzająca, data. Gdy ten ślad żyje w skrzynce pocztowej i w arkuszu, zeszłorocznej liczby nie da się odtworzyć, a pakietu broni z pamięci ten, kto akurat pozostał na stanowisku.
W skali grupy arytmetyka działa przeciwko wszystkim. Siedem zakładów, 120 wskaźników, w większości potrzebnych na zakład i na okres, do tego niekompletne odpowiedzi dostawców. Cykl staje się projektem o stałym koszcie i bez pozostałości.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda cykl w większości grup raportujących po raz pierwszy lub drugi.
- CzłowiekMenedżer ds. zrównoważonego rozwoju kopiuje zeszłoroczną listę wskaźników do nowego arkusza i wysyła zapytanie do siedmiu osób kontaktowych
- OczekiwanieOdpowiedzi wracają przez trzy do sześciu tygodni: arkusze, liczby w treści wiadomości, zdjęcia tablicy licznikowej
- CzłowiekFaktury za media otwierane są pojedynczo w folderze księgowym, a zużycie przepisywane do zakładki energetycznej
- SystemDane kadrowe eksportuje z systemu HR osoba z zespołu płac, według definicji uzgadnianej ponownie każdego roku
- CzłowiekAnkiety do dostawców idą e‑mailem, jedna trzecia wraca niekompletna lub w złej jednostce i jest dopominana pojedynczo
- Ryzyko błęduWartości porównuje się z zeszłym rokiem na oko, więc błąd jednostki, podwójnie policzony zakład albo brakujący miesiąc wychodzi późno
- OczekiwanieZatwierdzenie następuje tygodnie po zebraniu danych, gdy nikt już nie pamięta, z której faktury pochodzi dana liczba
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
To nie jest praca, którą ktoś zaplanował.
- Rok pochłania zbieranie, a nie ocena merytoryczna. Decyzje techniczne, za które płaci się specjaliście, zajmują ułamek czasu; reszta idzie na znalezienie źródła i jego przeliczenie.
- Definicje są renegocjowane co roku, bo nigdy nie zostały spisane: czy dzierżawiony magazyn się liczy, czy podwykonawcy wchodzą do stanu zatrudnienia, który licznik należy do którego zakładu.
- Dopominanie się to niewidoczna praca o realnej cenie. Około jedna trzecia zapytań wymaga przypomnienia, telefonu i korekty, a nic z tego nie pojawia się w planie ani w budżecie.
- Liczba bez śladu jest zobowiązaniem, które ujawnia się dopiero przy próbie kontrolnej. Do tego czasu wygląda identycznie jak taka, którą da się udokumentować w minutę.
- Gdy odchodzi osoba trzymająca metodę, odchodzi metoda. Zostaje arkusz z formułami, których nikt nie potrafi wyjaśnić.
Koszt zaniechania
Szesnaście tysięcy euro rocznie to kwota do zniesienia i właśnie to utrzymuje ten proces przy życiu. Cykl się kończy, pakiet zostaje podpisany, żadna pozycja w księgach nie nosi tego kosztu, a w kolejnym roku dwie osoby zaczynają od pustego arkusza. Wiersze wyceniają samo zbieranie, a nie fakt, że nic zbudowanego w jednym cyklu nie przechodzi do następnego.
Rośnie natomiast inna ekspozycja. Liczba, której nie da się powiązać z dokumentem, jest nie do odróżnienia od takiej, którą można powiązać, dopóki ktoś nie weźmie jej do próby. Próba, która trafi na liczbę bez śladu, zamienia ćwiczenie sprawozdawcze w projekt naprawczy prowadzony w cudzym terminarzu.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Europejska grupa produkcyjna: siedem zakładów w czterech krajach, około 3 400 pracowników, SAP S/4HANA w finansach i logistyce, dane kadrowe w systemie HR, Microsoft 365 E3. Raportowanie prowadzą dwie osoby w finansach grupy i jedna osoba kontaktowa na zakład.
120 wskaźników w zakresie, w większości na zakład i na okres: energia i paliwa na około 40 kontach mediów, odpady od sześciu firm odbierających, transport z systemu spedycyjnego, dane kadrowe z systemu HR oraz około 90 ankiet dostawców. Cykl generuje około 340 zadań zbierania i walidacji, czyli około 28 miesięcznie, gdy rozłożyć je na cały rok.
Zapytania e‑mailem, odpowiedzi w arkuszach, zużycie przepisywane z faktur, dane kadrowe wklejane z eksportu, odpowiedzi dostawców dopominane pojedynczo, całość składana w jednym arkuszu głównym.
Około 75 minut na jedno zadanie zbierania i walidacji: znalezienie źródła, przeliczenie jednostki, dopasowanie okresu i notatka o tym, co zrobiono. Nic nie łączy wartości w arkuszu z dokumentem, z którego pochodzi.
Każdy wskaźnik dostaje rekord: właściciel, jednostka, źródło, formuła, wersja wskaźnika emisji, reguła dowodowa, reguła walidacji. Roboty zbierają to, co ma system, ankiety to, co ma tylko człowiek, każda wartość jest badana wobec okresu poprzedniego, a pakiet niesie swój dowód.
W modelowanym przypadku cykl staje się okresem, który się otwiera i zamyka, zamiast dorocznego projektu, odchylenia bada się, gdy źródło jest jeszcze aktualne, a każda liczba prowadzi do swojego dokumentu w kilku kliknięciach. To zamierzony efekt projektu, a nie obserwacja u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Produktem jest rejestr wskaźników i powstaje, zanim uruchomi się jakikolwiek robot. Każdy ze 120 wskaźników dostaje jeden rekord: właściciel, jednostka, źródło, formuła, wersja wskaźnika emisji, wymagany dowód, granica okresu i wiarygodny przedział. Rejestr żyje jako wersjonowana lista SharePoint, udostępniona jako karta w Microsoft Teams, więc definicja użyta dla danego okresu pozostaje znana po latach.
Zbieranie jest wtedy deterministyczne. Wyzwalacz czasowy w UiPath Orchestrator otwiera okres i zamienia rejestr w kolejkę: jedna pozycja na wskaźnik, zakład i źródło. Roboty pobierają faktury za media i paliwa z biblioteki księgowej oraz ze skrzynki energetycznej, odczytywane przez wytrenowany model UiPath Document Understanding Utility Bills: dostawca, punkt poboru, okres, ilość, jednostka, typ odczytu. Eksporty licznikowe przychodzą jako pliki, dane kadrowe z systemu HR, odpady i transport z operacji, a raporty firm odbierających bez stałego układu przechodzą przez Generative Extraction. To, co podać może tylko człowiek, zamawiane jest ankietą Microsoft Forms, która zwraca opisane pola wraz z jednostkami.
Walidacja odbywa się w chwili napływu: jednostka, granica okresu, okres poprzedni, przedział wiarygodności, uzgodnienie sum zakładowych z grupą. Odchylenia i odczyty o niskiej pewności stają się zadaniami w Microsoft Teams dla wskazanego właściciela, a to, czego brakuje, trafia na listę według właścicieli na kanale Teams i jest eskalowane do kierownika zakładu. Każda liczba niesie swój łańcuch: od wersji formuły i wskaźnika emisji po dokument źródłowy, osobę zatwierdzającą i znacznik czasu. Pakiet jest archiwizowany w SharePoint pod etykietami retencji Microsoft Purview, te same wartości zasilają raport Power BI, a zatwierdzenie zapisuje się w aplikacji Microsoft Teams Approvals.
UiPath Document Understanding, wytrenowany model Utility Bills oraz Generative Extraction; UiPath Orchestrator, kolejki, wyzwalacze czasowe i dziennik audytowy; zadania UiPath Action Center w Microsoft Teams; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365, Microsoft OneDrive & SharePoint i Microsoft Teams; listy i biblioteki SharePoint z metadanymi i wersjonowaniem; Microsoft Forms; aplikacja Microsoft Teams Approvals; etykiety retencji Microsoft Purview; Power BI
Rejestr wskaźników i jego wersjonowanie; plan zbierania na każdy okres; ekstrakcję i przypisanie zużycia do okresów sprawozdawczych; reguły walidacji i uzgadniania; cykl dopominania się i eskalacji; łańcuch dowodowy; obieg zatwierdzeń, pakiet i model Power BI
Dostęp odczytu do SAP S/4HANA i systemu HR przez aktywności UiPath SAP (BAPI, OData lub widok raportowy); eksporty licznikowe tam, gdzie nie ma interfejsu; wczytywanie odpowiedzi z Microsoft Forms
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaWyzwalacz czasowy otwiera okres i zamienia rejestr w pozycję pracy dla każdego wskaźnika, zakładu i źródła
- AutomatyzacjaRoboty zbierają to, co ma system: faktury za media i paliwa, eksporty licznikowe, dane kadrowe, odpady i transport
- SystemDocument Understanding odczytuje każdą fakturę za zużycie, a zużycie jest przypisywane do okresu sprawozdawczego
- AutomatyzacjaTo, czego nie ma żaden system, zamawiane jest ankietą Microsoft Forms, a odpowiedź wraca jako pola z jednostkami
- SystemKażda wartość jest badana wobec jednostki, granicy okresu, okresu poprzedniego i przedziału wiarygodności, a sumy zakładowe uzgadniane z grupą
- CzłowiekOdchylenia i odczyty o niskiej pewności stają się zadaniami w Microsoft Teams dla właściciela wskaźnika, z wartością poprzednią i dokumentem
- AutomatyzacjaTo, czego wciąż brakuje, trafia na listę według właścicieli na kanale Teams, z przypomnieniami i eskalacją do kierownika zakładu
- CzłowiekKażdy zakład i temat jest zatwierdzany w Teams Approvals, a pakiet składany wraz z łańcuchem dowodowym i archiwizowany pod etykietami retencji
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Zbieranie każdej wartości, którą ma już system, oraz odczyt zużycia z faktur, eksportów licznikowych i raportów firm odbierających
- Zamawianie i porządkowanie tego, co podać może tylko człowiek, oraz dopominanie się o spóźnione
- Badanie jednostek, granic okresów, odchyleń wobec okresu poprzedniego i uzgodnień zakład do grupy
- Składanie pakietu, dołączanie dowodu i zapis tego, kto zatwierdził którą wersję
Ludzie decydują
- Co oznacza każdy wskaźnik: granica, definicja, włączenia, obiekty dzierżawione i współkontrolowane
- Czy odchylenie jest błędem, czy rzeczywistą zmianą, i jakie wyjaśnienie zostaje zapisane
- Który zestaw wskaźników emisji obowiązuje w okresie i kiedy wersja zostaje zastąpiona
- Zatwierdzenie na zakład i na temat oraz każda korekta opublikowanej liczby
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- faktury za media i paliwa w bibliotece księgowej
- skrzynka energetyczna w Outlook
- eksporty licznikowe i z systemów budynkowych
- SAP S/4HANA i system HR
- raporty firm odbierających odpady
- dane transportowe
- ankiety Microsoft Forms
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- rejestr i biblioteka dowodów w SharePoint pod etykietami retencji Microsoft Purview
- model semantyczny Power BI
- pakiet sprawozdawczy
Punkty styku z człowiekiem: zadania walidacyjne w Microsoft Teams; lista braków na kanale Teams; Teams Approvals do zatwierdzeń; rejestr jako karta w Teams
Wykorzystane technologie
wytrenowany model Utility Bills do faktur za zużycie; Generative Extraction do raportów firm odbierających
Aotwierają każdy okres, kolejkują pozycję na wskaźnik i zakład, prowadzą zbieranie, walidację i dopominanie się
Awłaściciele potwierdzają odchylenia i odczyty o niskiej pewności w Teams
Aczyta skrzynkę energetyczną i bibliotekę faktur, zapisuje wartości zwrotnie
Aankiety zakładowe i dostawcze zwracające opisane pola z jednostkami
Arejestr, wartości i dowód stojący za każdą liczbą
Azatwierdzenie na zakład i temat wobec zatwierdzonej wersji
Apokrycie, luki i odchylenia na tych samych wartościach, które trafiają do pakietu
Astan zatrudnienia, rotacja i szkolenia oraz rekordy faktur
AIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Praca ujęta poniżej to mniejsza połowa sprawy i jedyna, którą da się czysto wycenić, więc należy ją czytać jako dolną granicę, a nie jako korzyść. Roczny cykl około 340 zadań rozłożony równomiernie daje 28 miesięcznie; 75 minut to tyle, ile zajmuje jedno zadanie wraz ze znalezieniem źródła, przeliczeniem jednostki, dopasowaniem okresu i zapisem tego, co zrobiono; 38 € za godzinę to pełny koszt roli w finansach grupy w Europie Środkowej. Nic tutaj nie zostało zmierzone u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Każda liczba w pakiecie prowadzi z powrotem do swojego dokumentu, formuły i osoby zatwierdzającej, bez pytania kogokolwiek
- Zbieranie przestaje być dorocznym projektem: okres otwiera się w wyznaczonym dniu i w wyznaczonym się zamyka
- Błędy, które umykają oku, są wychwytywane w chwili napływu, gdy źródło jest aktualne, a korekta tania
- Osoby kontaktowe w zakładach odpowiadają na mniej pytań i tylko raz, bo definicja podróżuje razem z zapytaniem
- Dodanie zakładu, wskaźnika czy dostawcy jest zmianą w rejestrze, a nie nową kolumną i nową rozmową
Perspektywa zarządu
- Postęp cyklu jest widoczny w trakcie: które wskaźniki są zebrane, których brakuje i kto jest im winien
- Granica raportowania i jej definicje stają się udokumentowanym aktywem, które przetrwa rotację
- Przygotowanie do przeglądu zewnętrznego staje się filtrem zamiast wyszukiwania, bo dowód leży przy liczbie
- Te same liczby zasilają raportowanie zarządcze i pakiet publikowany, więc cele wewnętrzne i ujawnienia przestają się cicho rozjeżdżać
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Każde konto używane przez roboty może czytać i nic więcej: żadnego księgowania w SAP, żadnej zmiany w rekordach kadrowych
- Sekrety leżą w sejfie, z którego platforma czyta je w czasie wykonania; żadne hasło, token ani parametr połączenia nie siedzi w przepływie
- Zebrane wartości nigdy nie są nadpisywane. Korekta tworzy nową wersję z uzasadnieniem i autorem, a wartość zastąpiona pozostaje czytelna
- Kto zbiera liczbę, ten jej nie zatwierdza, a zatwierdzenie zapisuje się wobec zatwierdzonej wersji
- Wartości, dowody, zatwierdzenia i ślad audytowy pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365; warstwa automatyzacji pracuje w regionie EU UiPath Automation Cloud
Dlaczego teraz
Ramy europejskie zmieniały się wielokrotnie w trakcie przygotowań firm. Strona Komisji Europejskiej poświęcona sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju odnotowuje pakiet upraszczający omnibus zaproponowany 26 lutego 2025, dyrektywę z 14 kwietnia 2025 odraczającą pierwsze raportowanie dla części populacji, akt delegowany typu quick fix przyjęty 11 lipca 2025 oraz porozumienie polityczne z 9 grudnia 2025. To, w której fali znajdzie się grupa, jest pytaniem do jej audytorów; fundament danych pod spodem jest ten sam w każdym wariancie.
Atestacja zamienia wymóg wytworzenia liczby w wymóg wytworzenia liczby, którą ktoś inny może zbadać, a ślad zbudowany, gdy źródła są jeszcze aktualne, kosztuje ułamek późniejszej rekonstrukcji. Obok tego stoi modelowane 1 330 € miesięcznie na samym zbieraniu.
Elementy składowe są dziś zwyczajne: wspierany model do faktur za media, ekstrakcja generatywna do dokumentów, których nikt nie oszablonuje, ankiety zwracające pola oraz zatwierdzanie wewnątrz Microsoft Teams.
Role zarządcze, których to dotyczy
Sprawozdanie zrównoważonego rozwoju obarczone jest tym samym oczekiwaniem prześledzenia co sprawozdanie finansowe
Czas specjalistów przenosi się ze zbierania i przeliczania na decyzje o granicach, cele i rozmowy, które zmieniają liczby
Kierownicy zakładów przestają być źródłem danych dopominanym mailem, a zaczynają być właścicielami kilku wskaźników z przypisaną definicją
Częste pytania i zastrzeżenia
Zmienia się zakres i terminy, a nie potrzeba wytwarzania liczb, które da się udokumentować. Rejestr, źródła, formuły i łańcuch dowodowy to ta sama praca niezależnie od wersji standardu, a jej nie da się wykonać szybko na końcu.
Nie będą o to proszone. Większość wartości pochodzi z systemów, które już je mają, a tam gdzie człowiek jest naprawdę potrzebny, zapytaniem jest ankieta Microsoft Forms z załączoną definicją, wypełniana raz zamiast doprecyzowywana trzy razy.
Wskazany właściciel wskaźnika, dokładnie tak jak dziś, z dwiema różnicami: wartość pokazuje, z czego powstała, a zatwierdzenie stoi przy podpisanej wersji, a nie przy dokumencie od tego czasu edytowanym.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Firma jednozakładowa z kilkoma wskaźnikami, gdzie dobrze prowadzony arkusz i folder faktur są tańsze niż automatyzacja
- Nikt nie potrafi powiedzieć, jaka jest granica raportowania ani które podmioty i lokalizacje są w środku. To decyzja grupy, którą automatyzacja może egzekwować, ale nie wymyślić
- Większość zakresu zależy od danych pierwotnych, których dostawcy jeszcze nie zbierają. Ankiety będą się o nie dopominać, ale luka jest najpierw problemem kontraktowym
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdyby osoba weryfikująca wybrała dziś po południu trzy liczby z zeszłorocznego sprawozdania zrównoważonego rozwoju, ile czasu zajęłoby nam przedstawienie dokumentu źródłowego, formuły i zatwierdzenia dla każdej z nich?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Rejestr wskaźników dla jednej granicy raportowania: właściciel, jednostka, źródło, formuła, wersja wskaźnika emisji, reguła dowodowa, reguła walidacji
- Zbieranie z systemów, które już mają dane, wraz z przyjęciem i ekstrakcją faktur oraz odczytów licznikowych, a także ścieżkę ankiet dla zakładów i dostawców
- Warstwę walidacji: jednostki, granice okresów, odchylenia wobec okresu poprzedniego, przedziały wiarygodności i uzgodnienia zakład do grupy
- Cykl dopominania się i eskalacji w Microsoft Teams oraz zadania walidacyjne dla właścicieli wskaźników
- Łańcuch dowodowy, obieg zatwierdzeń, złożony pakiet i raport Power BI
Potrzebujemy od Państwa
- Listy wskaźników i granicy raportowania w takiej postaci, w jakiej istnieją
- Wskazanego właściciela dla każdej grupy wskaźników i jednej osoby odpowiedzialnej za definicje
- Dostępu odczytu do SAP S/4HANA, systemu HR, biblioteki faktur i skrzynki energetycznej
- Stosowanego zestawu wskaźników emisji i reguły zastępowania wersji
Etapy
Odkrycie
Wskaźniki, źródła, właściciele, definicje, jednostki i to, skąd dziś pochodzi każda liczba
Projekt
Schemat rejestru, reguły walidacji i przypisania, reguły dowodowe, ścieżki eskalacji, model bezpieczeństwa
Budowa
Zbieranie, ekstrakcja, walidacja, punkty styku w Teams, łańcuch dowodowy i raportowanie
Próba historyczna
Zamknięty okres zebrany od początku do końca i porównany z tym, co raportowano ręcznie
Uruchomienie
Jeden okres pod nadzorem, potem pozostałe zakłady, potem strojenie reguł i przedziałów
Korporacyjne. Nakład wyznacza liczba systemów źródłowych i zakładów, konsekwencja w definiowaniu granicy raportowania oraz to, ile danych istnieje wyłącznie u dostawców.
Poprawna liczba bez śladu za sobą i tak nie przejdzie próby.
Prosimy o pięć wskaźników i szczegóły: jak każdy jest dziś zbierany, w jakiej jednostce i z jakiego dokumentu. W zamian przekazujemy ocenę tego, co da się zebrać bez człowieka, i wskazanie, gdzie łańcuch dowodowy się urywa.
Prześledźmy pięć wskaźników do źródłaTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Cały program ubezpieczeniowy jest obsługiwany z jednego arkusza i skrzynki jednej osoby.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowaniePakiet zarządczy w Power BI zamiast czternastu plików ExcelPakiet dla zarządu nie powinien zależeć od tego, który analityk i którego dnia scalił który arkusz.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaDokumentacja zgodności gotowa, zanim klient o nią poprosiKlient prosi o deklarację; ktoś przeszukuje maile od dostawców i dysk współdzielony, żeby ją znaleźć.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłTransport i logistykaHandel i e‑commerceEnergetyka i media