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Lösung · Betrieb & Produktion

Die Konformitätsnachweise jedes Produkts aktuell, indexiert und versandfertig

Konformitätsnachweise bereit, bevor der Kunde fragt

Lieferantenerklärungen und Zertifikate werden beim Eingang gelesen, mit ihren Gültigkeitsdaten gegen den Materialstamm indexiert, vor Ablauf nachgefasst und auf Anfrage zu einem Dossier zusammengestellt.

AbteilungslösungMicrosoft TeamsMensch in der EntscheidungKI, wo sie sinnvoll ist
2.800aktive Materialien liegen im ERP dieses illustrativen Herstellers, und keine Liste sagt, hinter welchen davon noch eine gültige Konformitätserklärung steht.

Kurzfassung für die Geschäftsführung

Herausforderung

Der Kunde fragt nach der Erklärung; jemand durchsucht Lieferantenmails und ein Laufwerk, um sie zu finden.

Was sich ändert

Wir bauen eine Nachweisbibliothek, die sich selbst pflegt.

Geschäftlicher Nutzen

Routineanfragen werden am Eingangstag beantwortet: das Zusammenstellen ist eine Abfrage gegen einen Index, keine Suche über Laufwerk.

Beteiligte Systeme

SharePoint Nachweisbibliothek mit Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen; Kundenportale für Konformität; das zusammengestellte Dossier als indexiertes Paket

Geschäftsproblem

Produktkonformität

Die Nachweise, die ein Hersteller braucht, entstehen überwiegend nicht bei ihm selbst. Konformitätserklärungen, Sicherheitsdatenblätter und Stofferklärungen kommen von Komponentenlieferanten und Auftragsfertigern, treffen als Anhang gewöhnlicher E-Mails ein, in dem Layout, das jeder Lieferant bevorzugt. Das Unternehmen, das für das Fertigprodukt geradesteht, verfasst fast keines der Papiere, die es belegen.

Anfragen kommen aus drei Richtungen, und keine lässt sich planen. Kunden und Handelsketten fragen vor einer Listung oder einer Erstlieferung. Behörden und benannte Stellen fragen im Rahmen der Marktüberwachung oder eines Audits, meist mit kurzer Frist. Interne Teams fragen bei einer Produkteinführung oder einem Bauteilwechsel. Jede Anfrage ist ein kleines Rechercheprojekt, erledigt von den Menschen, die das nächste Qualitätsproblem verhindern sollten.

In der Menge geht die Rechnung nicht mehr auf. Einige tausend aktive Materialien, drei bis fünf Nachweisdokumente hinter jedem, jedes Dokument mit Gültigkeitsdatum, Aussteller und dem Stand, zu dem es gehört. Niemand überwacht diese Daten, also fällt der Ablauf erst auf, wenn ein Kunde das Dokument zurückweist. Der Reflex ist, den Lieferanten erneut anzuschreiben, also wird dieselbe Erklärung zweimal eingesammelt, während die Kopie auf dem Laufwerk aktuell aussieht.

Wie es heute läuft

So sieht es überall dort aus, wo Produktnachweise eingesammelt und nicht erzeugt werden.

  1. MenschEine Lieferantenerklärung trifft als Antwort im Einkaufs- oder Qualitätspostfach ein und wird in einem Ordner mit dem Lieferantennamen abgelegt
  2. MenschJemand benennt die Datei um und notiert, wenn Zeit bleibt, die Artikelnummer in einer Compliance-Tabelle
  3. WartezeitNichts prüft das Gültigkeitsdatum, also sieht eine vor drei Jahren ausgestellte Erklärung genauso aus wie eine aktuelle
  4. MenschEine Anfrage kommt herein, eine Fachkraft durchsucht Laufwerk, Postfach und Tabelle und schreibt dann den Lieferanten wegen des Fehlenden an
  5. WartezeitDer Lieferant antwortet in drei bis fünf Arbeitstagen; die Frist des Kunden war kürzer
  6. MenschDie Dokumente werden zu einem Paket zusammengestellt, per Mail geschickt oder im Kundenportal hochgeladen, eine Kopie irgendwo abgelegt
  7. FehlerrisikoWas nie eingesammelt wurde, zeigt sich im Audit oder beim Wareneingang des Kunden, wenn das Produkt bereits im Regal steht
MenschWartezeitFehlerrisiko

Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint

Das Budget zeigt Stellen, nicht wofür sie draufgehen.

  • Suchen ist hier die Arbeit, nicht das Antworten. Die Fachkraft weiß binnen einer Minute, was der Kunde braucht; der Rest der Zeit geht dafür drauf, herauszufinden, ob das Haus es bereits besitzt und in welcher Fassung.
  • Der Ablauf bleibt unsichtbar, bis ihn jemand anderes findet. Ein still abgelaufenes Dokument ist schlimmer als ein fehlendes, weil alle den Punkt für abgedeckt halten und niemand beim Lieferanten nachfasst.
  • Anfragen blockieren kaufmännische Termine. Eine Listung oder eine Erstlieferung wartet auf ein Dokument, das irgendwo existiert, und die Verzögerung wird dem Vertrieb angelastet, nicht der Compliance.
  • Die Vertretung ist dünn. Zwei Personen wissen, welcher Lieferant was in welchem Format schickt; sind sie abwesend, lautet die ehrliche Antwort an den Kunden: das dauert eine Woche.

Kosten des Nichtstuns

Zwölf Monate Nachfassen nach Dokumenten, die das Haus bereits besitzt≈ 33.728 €
Drei Jahre dieselbe Sucherei bis zum nächsten Auditzyklus≈ 101.100 €
Bei 480 Anfragen pro Monat nach der nächsten Sortimentserweiterung (pro Jahr)≈ 47.600 €

Ein Dossier, das vier Tage zu spät kommt, kommt trotzdem, und genau darin liegt die Falle. Der Kunde ist verärgert, nicht verloren, die Listung startet eine Woche später, und die Gewinn- und Verlustrechnung weist dafür nichts aus. Was tatsächlich ausgegeben wird, zeigt sich als vier Fachkräfte, deren Woche überwiegend aus Suchen besteht, und als der Auftrag, für den niemand geboten hat, weil sein Nachweispaket in 48 Stunden verlangt war.

Das Risiko, das wächst, ist anderer Art. Komponenten ändern sich, Lieferanten ändern sich, und ein Teil der Erklärungen auf dem Laufwerk deckt nicht mehr ab, was das Werk baut. Niemand weiß, welcher Teil, weil nichts den Stand auf dem Dokument mit dem Stand in der Stückliste vergleicht. Diese Lücke findet ein Auditor oder ein Kunde, nachdem das Produkt ausgeliefert ist.

Illustratives Szenario

Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.

Organisation

Ein europäischer Hersteller von Unterhaltungselektronik: rund 2.800 aktive Materialien, drei Auftragsfertiger, Komponentenlieferanten in Europa und Asien, SAP S/4HANA für Materialstamm und Stücklisten, Microsoft 365 E3. Die Produktkonformität liegt bei vier Personen in der Qualität.

Volumen

Etwa 340 Dokumentenanfragen und Verlängerungen pro Monat: Anfragen von Kunden, Handelsketten und aus Ausschreibungen; Verlängerungen von Dokumenten kurz vor dem Gültigkeitsdatum; Neuzugänge bei Wechsel einer Komponente oder eines Auftragsfertigers. Ein Drittel erfordert, ein Dokument beim Lieferanten nachzufassen.

Heutiger Prozess

Dokumente treffen im Qualitätspostfach ein und werden nach Lieferant auf einem Laufwerk abgelegt; eine Tabelle führt für die größeren Artikelnummern, was vorhanden ist. Anfragen werden durch Suchen, Nachfassen und manuelles Zusammenstellen beantwortet.

Engpass

Rund 16 Minuten Suchen, Nachfassen und Zusammenstellen je Anfrage oder Verlängerung, und keine Möglichkeit zu sehen, was fehlt, bevor jemand danach fragt. Abgelaufene Dokumente findet der Kunde.

Lösung

Lieferantendokumente werden beim Eingang gelesen, mit Typ, Aussteller, Daten, Gültigkeit und dem abgedeckten Stand gegen den Materialstamm indexiert und in einer Bibliothek abgelegt. Ablaufende Dokumente werden automatisch nachgefasst, und eine Anfrage wird beantwortet, indem die aktuellen Dokumente zu den genannten Artikeln zusammengestellt werden.

Möglicher Effekt

Im modellierten Fall wird die Routineanfrage am selben Tag statt in derselben Woche beantwortet, der Ablauf wird zum geplanten Nachfassen statt zur Reklamation, und die Lückenliste existiert vor dem Audit. Illustrativ, kein Kundenergebnis.

Vorgeschlagene Lösung

Wir bauen eine Nachweisbibliothek, die sich selbst pflegt. Jedes Dokument, das im Compliance-Postfach eintrifft, wird klassifiziert und gelesen: eine EU-Konformitätserklärung durch das vortrainierte UiPath Document Understanding Modell für diesen Typ, alles Übrige durch Generative Extraction, das mit der Layoutvielfalt umgeht, an der eine Vorlage je Lieferant scheitert. Der Roboter zieht nicht das ganze Dokument heraus, sondern die Felder, die es auffindbar machen: Aussteller, Typ, abgedeckte Produkte, Ausstellungsdatum, Gültigkeit, Stand und die zitierten Normen.

Diese Felder werden zu Metadaten einer SharePoint-Bibliothek, abgeglichen gegen den SAP Materialstamm und gegen die Stückliste, die einen Fertigartikel mit den Komponenten verbindet, auf deren Nachweisen er beruht. Dieser Abgleich macht aus einem Laufwerk voller PDFs eine beantwortbare Frage. Eine nicht zuordenbare Teilenummer oder ein Feld mit geringer Sicherheit wird zur Prüfaufgabe in UiPath Action Center, erledigt innerhalb von Microsoft Teams.

Danach erfüllt die Bibliothek zwei Aufgaben. Ein tägliches Job in UiPath Orchestrator führt die Gültigkeitsuhr: Dokumente kurz vor Ablauf erzeugen eine Anfrage an den Lieferanten aus dem Compliance-Postfach, mit Erinnerungen und danach einer Eskalation an den Warengruppeneinkäufer in Teams. Eine Anfrage, die in einer als Teams-Registerkarte eingebundenen SharePoint-Liste erfasst wird und Artikel, Kunde und Dokumententypen nennt, löst das Zusammenstellen der aktuellen Dokumente zu einem indexierten Paket aus, das Fehlendes benennt, statt es wegzulassen. Die Qualität gibt das Paket in der Microsoft Teams Approvals App frei, bevor es das Haus verlässt, und Microsoft Purview Labels steuern, wie lange ersetzte Nachweise aufbewahrt werden.

Genutzte native Funktionen

Vortrainiertes UiPath Document Understanding Modell EU Declaration of Conformity und Generative Extraction; UiPath Action Center Prüfaufgaben in Microsoft Teams; UiPath Orchestrator Queues, Zeit-Trigger und Prüfpfad; UiPath Integration Service Konnektoren für Microsoft Outlook 365, Microsoft OneDrive & SharePoint und Microsoft Teams; SharePoint Dokumentbibliotheken mit Metadatenspalten; Microsoft Teams Approvals App; Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen

Was wir bauen

Das Nachweismodell: welche Dokumententypen jede Produktfamilie führen muss; den Abgleich gegen Materialstamm und Stückliste; die Regeln für Gültigkeit, Stand und Ablösung; den Nachfasszyklus beim Lieferanten mit Eskalation; Zusammenstellung und Export der Dossiers; die Lückenansicht und ihre Übersicht; die Anfragestelle und den Freigabeschritt

Individuelle Integration

Lesezugriff auf SAP Materialstamm und Stücklisten über UiPath SAP Activities (BAPI/OData oder eine Auswertungssicht); Hochladen in Kundenportale für Konformität ohne Schnittstelle

So läuft der automatisierte Prozess

  1. AutomatisierungEin Lieferantendokument landet im Compliance-Postfach; der Roboter trennt Anhänge, entfernt Dubletten gegen den Bestand und stellt jedes in Orchestrator ein
  2. SystemDas Dokument wird klassifiziert, seine Felder werden gelesen, und es wird dem Materialstamm und den abgedeckten Komponenten zugeordnet
  3. MenschNicht zuordenbare Teilenummern und Felder mit geringer Sicherheit gehen als Prüfaufgabe in Microsoft Teams an eine Fachkraft
  4. AutomatisierungEs wird mit Metadaten und Aufbewahrungsbezeichnung in der SharePoint-Bibliothek abgelegt; eine abgelöste Fassung wird markiert, nicht gelöscht
  5. AutomatisierungDer tägliche Gültigkeitslauf fordert Verlängerungen an, bevor Dokumente ablaufen, erinnert und eskaliert die überfälligen an den Warengruppeneinkäufer in Teams
  6. MenschEine Anfrage mit Artikeln, Kunde und Dokumententypen wird aus der Teams-Registerkarte erfasst; die Qualität prüft das Paket und gibt es in Approvals frei
  7. AutomatisierungDas freigegebene Paket geht an den Kunden oder das Portal, die Lückenliste aktualisiert sich, und die Wochenübersicht zeigt, was als Nächstes abläuft
AutomatisierungSystemMensch

Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung

Die Automatisierung übernimmt

  • Lesen, Indexieren und Ablegen jedes eingehenden Lieferantendokuments, unabhängig vom Layout
  • Zuordnung der Dokumente zu Materialien, Komponenten und den abgedeckten Ständen
  • Führen der Gültigkeitsuhr, Nachfassen bei Lieferanten und Eskalieren überfälliger Anfragen
  • Zusammenstellen angeforderter Dossiers aus aktuellen Dokumenten und Melden des Fehlenden

Menschen entscheiden

  • Ob die vorhandenen Nachweise für das Produkt in seiner heutigen Bauform fachlich ausreichen
  • Was geschieht, wenn eine Bauteiländerung dazu führt, dass eine bestehende Erklärung den Artikel nicht mehr abdeckt
  • Welche Dokumente ein Kunde, eine Ausschreibung oder eine Behörde tatsächlich erhält, und die Freigabe des Pakets
  • Welche Dokumententypen jede Produktfamilie führen muss, was eine Entscheidung der Qualität bleibt

Vorher und nachher

VorherNachher
Bearbeitung je Anfrage oder Verlängerung~16 Min.unter 3 Min., wenn die Bibliothek antworten kann
Antwort auf eine Kundenanfragedrei bis fünf Arbeitstageam selben Tag für die belegte Mehrheit
Wie ein Ablauf auffälltwenn ein Kunde das Dokument zurückweistgeplantes Nachfassen Wochen vor dem Datum
Abdeckung des aktiven Katalogseine Tabelle für größere Artikelein Filter über jedes Material und jeden Dokumententyp

Systeme und Integrationen

Alles unten läuft auf Lizenzen und Systemen, die Sie bereits haben oder ohnehin brauchen.

Eingänge

  • geteilte Compliance- und Einkaufspostfächer in Outlook
  • Downloads aus Lieferantenportalen
  • SAP Materialstamm- und Stücklistendaten
  • vorhandene Dokumentenordner zum Start

Automatisierungsschicht

  • UiPath Orchestrator
  • UiPath Robots
  • UiPath Document Understanding und Generative Extraction
  • UiPath Integration Service
  • UiPath Action Center

Zielsysteme

  • SharePoint Nachweisbibliothek mit Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen
  • Kundenportale für Konformität
  • das zusammengestellte Dossier als indexiertes Paket

Berührungspunkte für Menschen: Prüfaufgaben in Microsoft Teams; die Anfrageliste als Teams-Registerkarte; Teams Approvals für die Freigabe; die wöchentliche Lückenübersicht in Teams

geteilte Compliance-UiPath OrchestratorUiPath RobotsSharePoint Nachweisbibliothek mit Microsoft Purview AufbewahrungsbezeichnungenPrüfaufgaben in Microsoft Teams

Eingesetzte Technologien

UiPath Document Understanding (IXP)

vortrainiertes Modell EU Declaration of Conformity und Generative Extraction für Sicherheitsdatenblätter und Stofferklärungen

A
UiPath Robots + Orchestrator

Dokumente einreihen, Gültigkeitsuhr und Nachfasszyklus ausführen, wiederholen und jeden Schritt protokollieren

A
UiPath Action Center in Microsoft Teams

Prüfung nicht zuordenbarer Teilenummern und unsicherer Felder ohne Teams zu verlassen

A
UiPath Integration Service (Konnektoren Microsoft Outlook 365, OneDrive & SharePoint, Teams)

Compliance-Postfach überwachen, in Bibliothek und Anfrageliste schreiben

A
Microsoft SharePoint document library

die indexierte Nachweisbibliothek: Dokumententyp, Aussteller, Daten, Stand und Geltungsbereich als Metadatenspalten

A
Microsoft Teams Approvals app

die Qualität gibt jedes kundenseitige Paket vor dem Versand frei

A
Microsoft Purview retention labels

Aufbewahrung und Aussonderung ersetzter Nachweise in Ihrem Tenant

A
SAP S/4HANA Materialstamm und Stücklisten (nur lesend, UiPath SAP Activities)

wogegen die Dokumente abgeglichen werden

A
Abestätigte Produktfunktion (Herstellerdokumentation)

Illustratives Wirtschaftlichkeitsmodell

Ein Modell, kein Versprechen.

Illustratives Modell
340 Dokumentenanfragen und Verlängerungen pro Monat × 16 Minuten Suchen und Nachfassen= 91 h / Monat
91 h × 31 € vollkostenbezogener Stundensatz= 2.811 € / Monat
× 12 Monate≈ 33.728 € / Jahr
Jährlich freigesetzte Kapazität (illustrativ)≈ 33.728 €

31 € je Stunde kostet eine Fachkraft für Qualität oder Compliance einen mitteleuropäischen Hersteller mit allem Drum und Dran, und 16 Minuten sind die durchschnittliche Bearbeitung einer Anfrage oder Verlängerung, gemischt aus einem einfachen Nachschlagen und einem Dokument, das nachgefasst werden muss. Beides sind Annahmen, keine Messungen bei einem Kunden. Ob die vorhandenen Nachweise fachlich ausreichen, bleibt bei Menschen und wird nicht bepreist. Das Modell zeigt freigesetzte Kapazität, nicht abgebaute Stellen.

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Stunden pro Monat
jährlich freigesetzte Kapazität

Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.

Geschäftlicher Nutzen

  • Routineanfragen werden am Eingangstag beantwortet: das Zusammenstellen ist eine Abfrage gegen einen Index, keine Suche über Laufwerk, Postfach und zwei Gedächtnisse.
  • Der Ablauf wird Wochen im Voraus zum geplanten Nachfassen beim Lieferanten, nicht zur Zurückweisung im Wareneingang des Kunden.
  • Lücken sind vor dem Audit sichtbar und nicht erst darin, und die Liste ist konkret: welcher Artikel, welcher Dokumententyp, welcher Lieferant, seit wann überfällig.
  • Jedes versandte Dokument ist die aktuelle Fassung für den tatsächlich gebauten Stand, und Fehlendes wird benannt, statt es dem Kunden zu überlassen.
  • Neue Produktlinien und neue Lieferanten werden über Materialien und Regeln aufgefangen, nicht über eine zusätzliche Fachkraft.

Aus Sicht der Geschäftsführung

  • Die Abdeckung wird zu einer berichtsfähigen Zahl: welcher Anteil des aktiven Katalogs vollständig belegt ist und wo die Lücken sitzen.
  • Die Auditvorbereitung schrumpft vom Projekt zum Filter, weil Nachweise, ihre Daten und ihr Prüfpfad an einer Stelle liegen.
  • Die Antwortzeit gegenüber Kunden und Behörden wird gemessen statt geschätzt und hängt nicht mehr davon ab, wer im Haus ist.
  • Wissen, das in den Gewohnheiten zweier Fachkräfte steckt, wird zu Regeln in einem Ablauf, der Abwesenheit, Fluktuation und die nächste Sortimentserweiterung übersteht.

KPIs für die Geschäftsführung

Anteil aktiver Materialien mit vollständigen und aktuellen NachweisenAntwortzeit auf eine Dokumentenanfrage eines Kundenin 90 Tagen ablaufende Dokumenteüberfällige Verlängerungen bei LieferantenAuditfeststellungen zur Produktdokumentation

Sicherheit und Governance

Ein Prüfer sollte jede Entscheidung nachvollziehen können.

  • Der Roboter liest SAP Materialstamm und Stücklisten über ein Konto, das ausschließlich lesen darf; nichts hier kann ein Material, eine Komponente oder eine Spezifikation ändern.
  • Laufzeit-Zugangsdaten stammen aus einem Tresor, nie aus einem Workflow, und jedes gelesene, abgelegte, abgelöste oder versandte Dokument hinterlässt einen Eintrag im Prüfpfad des Orchestrator.
  • Dokumente, Metadaten, Freigaben und Prüfeinträge bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant; Roboter und Extraktion laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud.
  • Nichts Kundenseitiges verlässt das Haus ohne Freigabe durch eine benannte Person in Approvals, festgehalten zur tatsächlich versandten Dateiversion.
  • Aufbewahrung, Ablösung und Aussonderung folgen Microsoft Purview Labels in der Bibliothek und nicht dem, der zuletzt den Ordner aufgeräumt hat.

Warum jetzt

01

Die europäische Produktpolitik geht in Richtung mehr Nachweis, nicht weniger. Der ESPR-Arbeitsplan der Kommission für 2025 bis 2030, im April 2025 angenommen, ergänzt horizontale Maßnahmen zu Reparierbarkeit und Rezyklatanteil für Elektro- und Elektronikgeräte, und der digitale Produktpass soll Haltbarkeit, Reparierbarkeit und Materialzusammensetzung auf Produktebene zugänglich machen. Wer die Nachweise, die er hat, nicht zusammenstellen kann, wird nicht bereit sein, sie zu veröffentlichen.

02

Handelsketten und industrielle Abnehmer machen das Nachweispaket zunehmend zur Bedingung der Listung statt zur Formalie danach, was Compliance auf den kritischen Pfad des Umsatzes stellt. Unterdessen gehen die modellierten 2.811 € im Monat für Sucharbeit drauf, die keinen Menschen mehr braucht.

03

Die Bausteine sind heute gewöhnlich: ein unterstütztes Modell für die Erklärung selbst, generative Extraktion für die Layouts, die niemand in Vorlagen fassen kann, eine Metadatenbibliothek, die Ihr Tenant ohnehin bereitstellt, sowie Prüfung und Freigabe in Microsoft Teams.

Relevante Führungsrollen

COO

Einführungen und Erstlieferungen warten nicht mehr auf Dokumente, die im Haus längst irgendwo liegen.

Qualitätsleitung

Die Abdeckung wird messbar, der Ablauf wird zum Terminplan, und Fachstunden wandern vom Suchen zur fachlichen Bewertung.

Vertriebsleitung

Das von Handel oder Ausschreibung verlangte Nachweispaket kommt fristgerecht, damit Compliance nicht länger der Grund für eine verschobene Listung ist.

Häufige Fragen und Einwände

Unsere Lieferanten schicken, was sie wollen, in zwanzig verschiedenen Layouts.

Das spricht für generative Extraktion, nicht gegen Automatisierung. Für die Konformitätserklärung gibt es ein unterstütztes Modell; alles Übrige wird ohne Vorlage je Lieferant gelesen, und was sich nicht sicher lesen lässt, geht als Aufgabe an eine Fachkraft.

Die Dokumente liegen doch längst auf unserem Laufwerk. Ist das nicht bloß Ablage?

Ablage ist die kleinere Hälfte. Neu ist, dass jedes Dokument mit den Materialien und Ständen verknüpft ist, die es abdeckt, und ein Gültigkeitsdatum trägt, das das System überwacht. Das macht aus einem Ordner eine Antwort.

Wer haftet, wenn ein abgelaufenes Zertifikat zum Kunden geht?

Dieselbe Person wie heute, nur muss sie jetzt gefragt werden. Ein abgelaufenes Dokument lässt sich nicht in ein Paket stellen, das Paket benennt Fehlendes, und die Qualität gibt es in Teams frei, bevor es hinausgeht.

Wann diese Lösung nicht passt

  • Ein kleiner Katalog mit stabilen Produkten und je einem Dokumententyp, wo eine gepflegte Liste und eine Kalendererinnerung weniger kosten als eine Automatisierung.
  • Die Stückliste verbindet einen Fertigartikel nicht verlässlich mit den Komponenten, auf deren Nachweisen er beruht. Diese Verbindung muss zuerst repariert werden, und das ist ein Stammdatenprojekt.
  • Niemand kann sagen, welche Dokumententypen jede Produktfamilie führen muss. Diese Liste ist eine Compliance-Entscheidung: eine Automatisierung kann sie durchsetzen, aber nicht erfinden.

Eine Frage für die nächste Sitzung

Könnten wir bis Freitag ein vollständiges und aktuelles Nachweispaket für unsere zehn umsatzstärksten Artikel erstellen, und wie viele dieser Dokumente wären abgelaufen oder würden eine Komponente abdecken, die wir gar nicht mehr verwenden?

Vorgehen bei der Umsetzung

Die erste Woche sieht bei jedem Kunden gleich aus: Wir sehen uns die Daten an.

Wir liefern

  • Eine Produktfamilie von Anfang bis Ende: welche Dokumententypen sie führen muss, woher jeder kommt und was vorhanden ist
  • Den Eingang aus dem Compliance-Postfach mit Klassifizierung, Extraktion und Dublettenprüfung
  • Die Abgleichsebene gegen SAP Materialstamm und Stücklisten, mit Action Center Prüfung für das nicht Zuordenbare
  • Die SharePoint Nachweisbibliothek: Metadatenmodell, Versionierung, Ablösung und Microsoft Purview Aufbewahrungsbezeichnungen
  • Die Gültigkeitsuhr, den Nachfasszyklus beim Lieferanten mit Eskalation und die Lückenansicht mit ihrer Übersicht
  • Zusammenstellung der Dossiers, die Anfragestelle in Teams, die Freigabe in Approvals und ein Handbuch für die Qualität

Wir brauchen von Ihnen

  • Die Liste der je Produktfamilie geforderten Dokumententypen, in der Form, in der sie existiert
  • Eine benannte Verantwortung in der Qualität für Nachweismodell und Freigabeschritt
  • Lesezugriff auf SAP Materialstamm und Stücklisten, in Test und Produktion
  • Zugriff auf das Compliance-Postfach und die Dokumentenordner sowie jüngere Kundenanfragen

Etappen

Analyse

Eine Produktfamilie: Dokumententypen, Quellen, Lieferantenverhalten und Mengen

Design

Nachweismodell, Metadaten- und Abgleichsregeln, Gültigkeits- und Ablösungslogik, Sicherheitsmodell

Aufbau

Eingang und Extraktion, Bibliothek, Nachfasszyklus, Zusammenstellung und die Teams-Berührungspunkte

Migration

Vorhandene Ordner unter Aufsicht in die Bibliothek indexiert, mit einer Lückenliste

Go-live

Eine Familie und ein Kundensegment unter Aufsicht, danach Ausrollen und Feinjustierung

Abteilungsweit. Der Aufwand folgt der Zahl der Dokumententypen im Umfang, der Verlässlichkeit, mit der die Stückliste einen Artikel mit seinen Komponenten verbindet, und dem Anteil des vorhandenen Archivs, der indexiert werden muss.

Die Erklärung, nach der morgen ein Kunde fragt, galt bis letzten März.

Schicken Sie uns eine Produktfamilie: welche Dokumententypen sie führen muss, woher sie kommen und wie sie heute gehalten werden. Sie erhalten ein Bild zu Abdeckung und Ablauf für diese Familie und eine Einschätzung, was sich ohne Menschen indexieren lässt.

Lücken einer Produktlinie aufzeigen

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