Start · Rozwiązania · Zarząd i planowanie
Rozwiązanie · Zarząd i planowanieKażde zadanie potwierdzone przez organizatora i utworzone jeszcze tego samego dnia
Ustalenia ze spotkań zamienione w zadania
Agent proponuje zadania na podstawie spotkania w Teams, organizator potwierdza lub poprawia każde z nich na karcie, a do Planner, To Do, CRM i Azure DevOps trafiają wyłącznie pozycje potwierdzone.
Streszczenie dla zarządu
Połowa ustaleń ze spotkania projektowego nie trafia nigdzie, gdzie zobaczy je druga osoba.
Budujemy wąską i przewidywalną drogę między spotkaniem w Teams a systemami, które i tak są właścicielami pracy.
Spisywanie przestaje być pracą.
Microsoft Planner; Microsoft To Do; Azure DevOps
Problem biznesowy
Produktywność spotkań
Na spotkaniach firma podejmuje swoje drobne decyzje. Kto poprawi błąd w integracji, który klient dostanie zmienioną ofertę, kiedy potwierdzamy okno migracyjne, kto zadzwoni do dostawcy w sprawie opóźnienia. Decyzje są prawdziwe i zwykle sensowne. Realizacja już nie, ponieważ zapis ustaleń trwa dokładnie tak długo jak czyjaś uwaga, a przekazanie go do systemów pilnujących pracy odbywa się wyłącznie ręcznie.
W skali nikt nie odpowiada za to przekazanie. W firmie prowadzącej setki spotkań projektowych tygodniowo każdy organizator wypracowuje własny sposób notowania. Część zadań trafia do Planner, część do backlogu zespołu deweloperskiego, część zostaje w czacie, który się przewija. Termin obiecany klientowi na wewnętrznym przeglądzie nigdy nie dociera do CRM, więc opiekun klienta powtarza go z pamięci albo podaje inny.
Koszt obciąża najdroższe kalendarze w organizacji dostarczania. Kierownicy projektów spędzają koniec tygodnia na odtwarzaniu zapisu, który istniał w doskonałej formie w chwili powstania, a potem pierwsze dziesięć minut kolejnego spotkania na ustalaniu, co właściwie uzgodniono poprzednio. Zarząd nie ma tu żadnej liczby: nikt nie powie, ile zadań uzgodniono w zeszłym miesiącu, ile zamknięto ani które projekty rzeczywiście zamieniają rozmowę w pracę.
Jak to wygląda dzisiaj
Poniższy przebieg spotykamy w większości organizacji projektowych, niezależnie od przyjętej metodyki.
- CzłowiekOrganizator notuje w trakcie spotkania, w narzędziu, które sam preferuje
- CzłowiekUczestnicy zapisują to, co dotyczy ich samych, albo liczą na pamięć
- OczekiwaniePodsumowanie czeka na wolne okno w kalendarzu i przychodzi dzień lub dwa później, czasem wcale
- CzłowiekKierownik projektu przepisuje część zadań do Planner lub arkusza, a resztę rozsyła mailem
- Ryzyko błęduUstalenia dotyczące klientów i dostawców nie trafiają do CRM, więc kolejna rozmowa zaczyna się od innego zestawu faktów
- OczekiwanieWłaściciele dowiadują się o swoim zadaniu, gdy ktoś ich dopytuje, zwykle po terminie
- CzłowiekPrzed kolejnym spotkaniem arkusz jest odtwarzany z historii czatów, skrzynek i pamięci
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Odtwarzaniem zajmują się osoby o najdroższej godzinie. Kierownik projektu odbudowujący zapis w piątkowe popołudnie nie planuje kolejnego sprintu ani nie rozmawia z klientem.
- Połowiczna decyzja jest gorsza niż jej brak. Gdy dwie osoby wychodzą z tej samej rozmowy z różnymi wersjami ustaleń, dyskusja odbywa się ponownie, a ta druga kosztuje więcej, bo zaufanie do zapisu już zniknęło.
- Zobowiązania wymykają się systemom, które miały ich pilnować. Termin podany na wewnętrznym przeglądzie leży poza CRM i poza backlogiem, niewidoczny dla nikogo poza osobą, która go wypowiedziała.
- Realizacji ustaleń nie da się zmierzyć, więc nie da się nią zarządzać. Projekt, który po cichu przestaje dowozić własne zobowiązania, wygląda dokładnie tak samo jak ten, który dowozi.
- Przekazania gubią to, co otwarte. Nowy kierownik projektu dostaje kanał w Teams i niepełny arkusz zamiast listy tego, co zespół jest komu winien.
Koszt zaniechania
Szkoda nigdy nie ujawnia się na samym spotkaniu. Spotkania trwają dalej, większość ustaleń i tak się dzieje, a te, które się nie dzieją, wchłania kolejna eskalacja. Obok trwa jednak część cicha: dwie osoby działające według różnych wersji tej samej decyzji, termin dla klienta żyjący w czyjejś głowie, sprint startujący bez poprawki uzgodnionej we wtorek.
Ekspozycja rośnie razem z portfelem projektów, a nie z liczbą spotkań. Gdy dostarczanie rozkłada się na więcej zespołów i krajów, firma, która nie potrafi pokazać, do czego i kiedy się zobowiązała, zaczyna przegrywać spory z własnymi klientami, mając za obronę wyłącznie czyjeś wspomnienie rozmowy sprzed czterech miesięcy.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Firma software'owa i doradcza, 900 pracowników w czterech krajach, praca zorganizowana w zespołach projektowych, Microsoft 365 z Microsoft Teams jako platformą spotkań, CRM po stronie handlowej i Azure DevOps po stronie inżynierskiej.
Około 2 400 wewnętrznych spotkań projektowych miesięcznie: przeglądy dostarczania, ceremonie sprintu, wewnętrzne omówienia po rozmowach z klientem oraz komitety sterujące. Typowe spotkanie kończy się trzema do ośmiu ustaleniami.
Każdy organizator opisuje swoje spotkanie po swojemu. Część zadań idzie do Planner, część do Azure DevOps, część zostaje w czacie Teams. Nie istnieje wspólny rejestr ustaleń, a otwartych pozycji jednego zespołu nie da się zobaczyć bez pytania jego lidera.
Około dwunastu minut na spotkanie poświęconych spisywaniu, przepisywaniu i dopytywaniu, wykonywanych przez kierowników projektów i liderów zespołów, plus dyskusje powtarzane dlatego, że zapis był niejednoznaczny.
Przy włączonej transkrypcji dla uzgodnionych kategorii spotkań i przy poinformowanych uczestnikach agent czyta transkrypcję lub podsumowanie i proponuje zadania wraz z właścicielem, terminem i zdaniem, z którego każde pochodzi. Organizator potwierdza, poprawia lub odrzuca każdą pozycję na jednej karcie w Teams. Potwierdzone pozycje stają się zadaniami w Planner, To Do, CRM lub Azure DevOps, a za nimi idą przypomnienia i tygodniowe podsumowanie.
W modelowanym przypadku spisywanie skraca się do krótkiego potwierdzenia, udział ustaleń istniejących jako realne zadanie rośnie w stronę całości, a piątkowe odtwarzanie znika. Liczby są ilustracją, nie wynikiem u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy wąską i przewidywalną drogę między spotkaniem w Teams a systemami, które i tak są właścicielami pracy. Po spotkaniu objętym uzgodnionym zakresem transkrypcja jest odczytywana przez Microsoft Graph albo używane jest podsumowanie intelligent recap tam, gdzie firma ma licencję Teams Premium lub Microsoft 365 Copilot. Agent zamienia ten tekst na propozycje zadań: co uzgodniono, kto jest właścicielem, do kiedy, w którym systemie i jakie zdanie to potwierdza. To jedyny krok, w którym model językowy jest naprawdę potrzebny: zobowiązania padają zwykłym językiem, a żaden zestaw reguł nie znajdzie ich wiarygodnie.
Z tej propozycji nic nie powstaje samo. Organizator dostaje w Teams jedną kartę Adaptive Card z listą wszystkich pozycji, z edytowalnym właścicielem i terminem oraz przełącznikiem odrzucenia w każdym wierszu. Poprawia to, co jest błędne, usuwa to, co było spekulacją, a nie zobowiązaniem, i raz naciska potwierdzenie. Kartę opuszczają wyłącznie wiersze potwierdzone, a pozycja bez wiarygodnego cytatu znika w dwie sekundy.
Od momentu potwierdzenia proces jest deterministyczny. Każda potwierdzona pozycja trafia zgodnie z regułą do systemu, który odpowiada za ten rodzaj pracy: zadanie zespołowe w Microsoft Planner, prywatne przypomnienie w Microsoft To Do, aktywność na kliencie w CRM, element pracy w Azure DevOps. Gdy system docelowy nie ma wspieranego konektora, zapis wykonuje robot UiPath z kolejki Orchestrator, z ponowieniami i pełnym logiem. Każda pozycja jest też zapisywana w Microsoft Lists wraz ze źródłowym zdaniem, osobą potwierdzającą i znacznikiem czasu, co dopiero umożliwia przypomnienia, podsumowanie i raportowanie wykonania.
Końcówki transkrypcji i powiadomienia o zmianach w Microsoft Graph; intelligent recap w Teams tam, gdzie jest licencja; agenci Microsoft Copilot Studio z wyzwalaczami zdarzeń, publikowani do Teams; karty Adaptive Card w Teams z oczekiwaniem na odpowiedź w Power Automate; Microsoft Planner i Microsoft To Do; kolejki i ślad audytowy w UiPath Orchestrator
Reguły zakresu, instrukcje ekstrakcji wraz z zabezpieczeniami, kartę potwierdzenia, kierowanie potwierdzonej pozycji do właściwego systemu i właściciela, rejestr ustaleń w Microsoft Lists, przypomnienia, tygodniowe podsumowanie i raportowanie
Zakładanie pracy w CRM lokalnym lub branżowym przez roboty UiPath tam, gdzie nie ma wspieranego konektora; elementy pracy w Azure DevOps przez standardowy konektor lub jego API REST
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaSpotkanie się kończy, a powiadomienie Microsoft Graph odbiera transkrypcję, wyłącznie dla serii spotkań objętych uzgodnionym zakresem
- AutomatyzacjaAgent proponuje każde zadanie wraz z właścicielem, terminem, systemem docelowym i cytowanym zdaniem, na którym się opiera
- SystemPropozycje są dopasowywane do rejestru projektów: projekt, kanał, system docelowy i konto właściciela są ustalane, zanim ktokolwiek je zobaczy
- CzłowiekOrganizator dostaje w Teams jedną kartę, poprawia właścicieli i terminy, odrzuca to, co nie jest zobowiązaniem, i potwierdza resztę jednym wysłaniem
- AutomatyzacjaPotwierdzone pozycje powstają w Planner, To Do, Azure DevOps lub CRM; zapisy do systemów bez konektora idą kolejką Orchestrator do robota
- AutomatyzacjaKażda utworzona pozycja trafia do rejestru ze źródłowym zdaniem, osobą potwierdzającą i czasem; propozycje niepotwierdzone są odrzucane, a nie przechowywane
- AutomatyzacjaWłaściciele dostają przypomnienie w Teams przed terminem, a każdy kanał projektowy tygodniowe zestawienie pozycji otwartych, zamkniętych i przeterminowanych
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Czytanie transkrypcji lub podsumowania, wyłącznie dla spotkań objętych uzgodnionym zakresem
- Przygotowanie propozycji zadań z właścicielem, terminem, systemem docelowym i zdaniem źródłowym
- Zakładanie i aktualizowanie zadań w systemach docelowych po uzyskaniu potwierdzenia
- Przypomnienia, tygodniowe podsumowanie i rejestr ustaleń
Ludzie decydują
- Czy dana seria spotkań w ogóle jest objęta zakresem; organizator może wyłączyć przepływ bez zgłoszenia do IT
- O każdej pozycji z osobna: potwierdzona, poprawiona albo odrzucona, zanim cokolwiek gdziekolwiek powstanie
- O właścicielu i terminie zawsze, gdy propozycja jest błędna albo zobowiązanie padło w czyimś imieniu
- Co zrobić z pozycjami, które wracają co tydzień: eskalować, zamknąć albo przenieść do planu projektu
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- transkrypcja spotkania Teams przez Microsoft Graph
- intelligent recap tam, gdzie jest licencja
- zaproszenie na spotkanie, jego kategoria i lista uczestników
- rejestr projektów w Microsoft Lists
Warstwa automatyzacji
- agent Microsoft Copilot Studio
- przepływy chmurowe Power Automate
- kolejki UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
Systemy docelowe
- Microsoft Planner
- Microsoft To Do
- Azure DevOps
- CRM
- rejestr ustaleń w Microsoft Lists
Punkty styku z człowiekiem: karta potwierdzenia w Teams; przypomnienie przed terminem; tygodniowe podsumowanie w kanale projektowym
Wykorzystane technologie
samo spotkanie, karta potwierdzenia, przypomnienia i tygodniowe podsumowanie
Adostęp do transkrypcji niezależny od licencji, ograniczony do spotkań w zakresie
Aalternatywne źródło tam, gdzie licencja już jest
Aagent zamieniający język spotkania w propozycje zadań z właścicielem, terminem i cytatem
Apublikuje kartę, czeka na odpowiedź, zakłada zadania, obsługuje przypomnienia i podsumowanie
Azadania zespołowe, prywatne przypomnienia i rejestr ustaleń
Azapisy do CRM i systemów bez wspieranego konektora, z kolejką, ponowieniami i audytem
Aaudyt zapytań i odpowiedzi agenta, reguły retencji i dostępu do transkrypcji
AIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
Jednostką jest jedno spotkanie; zakresy są typowe, a nie zmierzone u klienta. Dwanaście minut na spotkanie obejmuje spisanie ustaleń, przeniesienie ich do systemów i dopytywanie właścicieli; nie obejmuje samego spotkania ani kosztu powtórzonej dyskusji. 38 € to pełny koszt godzinowy kierownika projektu lub lidera zespołu w Europie Środkowej. To, na co zostanie użyta uwolniona zdolność, pozostaje Państwa decyzją.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Spisywanie przestaje być pracą. Organizator przegląda gotową listę zamiast ją budować, a spotkanie kończy się tam, gdzie zaczynają się zadania.
- Każde ustalenie ląduje w systemie, który odpowiada za tę pracę, więc właściciel widzi je w narzędziu otwieranym i tak każdego ranka.
- Zobowiązania wobec klientów docierają do CRM tego samego dnia, więc kolejna rozmowa z klientem zaczyna się po obu stronach od tych samych faktów.
- Powtórzona dyskusja znika, bo każda pozycja niesie zdanie, które ją stworzyło, i spór o to, co padło, kończy się w tym miejscu.
- Zarząd zyskuje liczbę, której wcześniej nie było: ustalenia uzgodnione, potwierdzone i zamknięte w terminie, w podziale na projekty i zespoły.
Perspektywa zarządu
- Realizacja ustaleń staje się widoczna per projekt i per zespół, zamiast żyć w pamięci pojedynczych osób
- Różnica między spotkaniami, które produkują pracę, a tymi, które produkują rozmowę, staje się mierzalna
- Ryzyko w dostarczaniu ujawnia się wcześniej, bo pozycje przeterminowane są liczone co tydzień, a nie odkrywane na komitecie sterującym
- Decyzje i ich właściciele przetrwają urlopy, przekazania i odejścia, razem ze zdaniem źródłowym
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Transkrypcja działa wyłącznie dla kategorii spotkań uzgodnionych w organizacji. Teams sam informuje uczestników, a organizator może wyłączyć serię z zakresu bez zakładania zgłoszenia.
- Dostęp do transkrypcji jest tylko do odczytu, przyznany zarejestrowanej aplikacji w Microsoft Entra ID i ograniczony do spotkań w zakresie. Administratorzy zachowują przełącznik, który całkowicie odbiera dostęp programowy, a spotkania w kanałach prywatnych pozostają poza tym przepływem.
- Transkrypcje to dane osobowe. Zostają w Państwa dzierżawie, retencją zarządza Microsoft Purview, a przepływ przechowuje cytowane zdanie przy zadaniu, zamiast kopiować całe transkrypcje w inne miejsce.
- Zapytania i odpowiedzi agenta podlegają audytowi w Purview. Tam, gdzie zamiast tego używane są UiPath GenAI Activities, AI Trust Layer wymusza listy dozwolonych modeli, maskowanie danych osobowych, kierowanie regionalne i własny ślad audytowy.
- Żadne zadanie nie powstaje bez potwierdzenia przez wskazaną osobę, a każda utworzona pozycja niesie osobę potwierdzającą, czas i zdanie źródłowe.
Dlaczego teraz
Transkrypcja rozchodzi się po dzierżawach szybciej niż reguły wokół niej. Uzgodnienie zakresu, zgód i retencji przy małym wolumenie jest dużo tańsze niż porządkowanie tego po roku nagrywanych spotkań.
Klocki są udokumentowane i powszechnie dostępne: dostęp do transkrypcji z powiadomieniami o zmianach w Microsoft Graph, agenci publikowani do Teams z Copilot Studio i karty Adaptive Card czekające na odpowiedź. Własny bot nie jest już warunkiem wejścia.
Modelowane 18 240 € miesięcznie na spisywanie i dopytywanie płacą menedżerowie dostarczania, których czas był powodem zwołania spotkania.
Role zarządcze, których to dotyczy
Zobowiązania w dostarczaniu przestają zależeć od tego, kto akurat notował, a realizacja ustaleń staje się liczbą użyteczną w przeglądzie operacyjnym
Kierownicy projektów odzyskują piątek, a portfel zyskuje jeden rejestr ustaleń ze wszystkich zespołów
Udokumentowane, objęte zgodą i audytowane wykorzystanie transkrypcji zamiast wklejania treści spotkań do dowolnego otwartego narzędzia
Częste pytania i zastrzeżenia
Recap proponuje działania wewnątrz artefaktu spotkania, co pomaga temu, kto go otworzy. Nie rozstrzyga, które zdania są realnym zobowiązaniem, nie przypisuje właściciela i terminu, nie zakłada pracy w Planner, CRM ani Azure DevOps i nikogo nie dopytuje. To budujemy my i to zmienia zachowania.
Wtedy te spotkania zostają poza zakresem, a transkrypcja pozostaje dla nich wyłączona. Zakres uzgadniamy z działem kadr i przedstawicielami pracowników, uczestnicy widzą komunikat Teams na każdej rozmowie, a organizator może odrzucić całą propozycję jednym przyciskiem.
Każda propozycja pokazuje zdanie, z którego pochodzi, i nic nie opuszcza karty bez potwierdzenia przez człowieka. Pozycja wymyślona nie ma wiarygodnego cytatu i znika w kilka sekund; pominiętą dopisuje się ręcznie na tej samej karcie.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Zespoły, w których protokolant już podczas rozmowy wpisuje decyzje wprost do Planner; dyscyplina istnieje, a automatyzacja dołożyłaby tylko krok
- Dzierżawy, w których administratorzy trzymają programowy dostęp do transkrypcji wyłączony i nie planują licencji Teams Premium ani Microsoft 365 Copilot, bo wtedy nie ma z czego pracować
- Rodzaje spotkań, których nie należy tak przetwarzać: sprawy kadrowe, rozmowy dyscyplinarne, negocjacje objęte poufnością i spotkania z przedstawicielami pracowników
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Jaką część decyzji podjętych na naszych spotkaniach projektowych w ubiegłym miesiącu potrafimy dziś pokazać jako wskazanego właściciela, termin i zamknięte zadanie?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Warsztat zakresu: które serie spotkań wchodzą, które są wyłączone polityką i kto o tym decyduje
- Pakiet komunikacji do uczestników: co jest transkrybowane, po co, kto może to czytać i jak długo jest przechowywane
- Agenta, jego instrukcje ekstrakcji, zabezpieczenia oraz zestaw testowy zbudowany na Państwa własnych spotkaniach
- Kartę potwierdzenia, reguły kierowania do systemu i właściciela oraz zapisy do Planner, To Do, Azure DevOps i CRM
- Rejestr ustaleń, logikę przypomnień, tygodniowe podsumowanie i raportowanie wykonania
- Pilotaż na dwóch zespołach projektowych, a potem wdrożenie seria po serii z krótką instrukcją dla organizatorów
Potrzebujemy od Państwa
- Decyzji o zakresie i polityce transkrypcji, podjętej z działem kadr i, gdzie to wymagane, z przedstawicielami pracowników
- Dziesięciu do piętnastu nagranych spotkań, których możemy użyć do strojenia i testów ekstrakcji, na tych samych zasadach zgody co produkcja
- Rejestru projektów: który zespół, który kanał, który system docelowy, którzy właściciele
- Kont technicznych i rejestracji aplikacji w Microsoft Entra ID dla dostępu do transkrypcji oraz środowiska Copilot Studio
Etapy
Zakres i zgody
Kategorie spotkań objęte i wyłączone, komunikacja do uczestników, reguły retencji i dostępu
Projektowanie
Reguły ekstrakcji, układ karty, kierowanie do systemów docelowych, logika przypomnień i eskalacji
Budowa
Agent, przepływy, robot do systemów bez konektora, rejestr i podsumowanie
Walidacja
Odtworzenie na spotkaniach z przeszłości, przegląd propozycji z organizatorami, korekta reguł
Uruchomienie
Najpierw dwa zespoły, potem seria po serii, z nadzorem i wsparciem powdrożeniowym
Szybki efekt. O nakładzie decyduje liczba systemów docelowych i jakość rejestru projektów, a nie sama ekstrakcja; decyzje o zakresie i zgodach trwają zwykle dłużej niż budowa.
Ustalenia wychodzą ze spotkania; zadania za nimi nie idą.
Prosimy o wskazanie jednej cyklicznej serii spotkań projektowych wraz ze wzorem zaproszenia, listą uczestników i systemami, do których ma trafiać praca. Wracamy z propozycją zakresu, listą kwestii zgód i retencji do rozstrzygnięcia oraz pierwszą wyceną.
Pokażcie nam jedną serię spotkańTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Te same pytania o zasady trafiają do tych samych trzech zajętych osób, a odpowiedź jest już gdzieś zapisana.
Zobacz rozwiązanie IT i usługiPrzestrzenie projektowe z regułami dostępu w kilka minutZespoły i witryny projektowe budowane ręcznie, za każdym razem inaczej nazwane i nigdy niezamykane.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieOd godzin projektowych do fakturyKonsultanci raportują godziny z opóźnieniem, a finanse co miesiąc odtwarzają rozliczenie w Excelu.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingOd wygranej szansy do uruchomionego projektu w godzinęSzanse są wygrywane w CRM, a potem tydzień czekają, aż ktoś założy klienta, projekt i fakturowanie.
Zobacz rozwiązanie Case studyAsystent zarządu 2.0 — Teams i Microsoft 365 CopilotNasz asystent finansowy zarządu wychodzi poza Teams: dzięki dwukierunkowej integracji UiPath z Microsoft Copilot Studio odpowiada również w Outlooku i Microsoft 365 Copilot.
Zobacz case study Case studyPoranny brief zarządu, codziennie o 7:00Zarząd zaczyna dzień z pełnym obrazem firmy — zanim ktokolwiek zdąży o niego poprosić.
Zobacz case studyBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i IT