Start · Rozwiązania · IT i usługi
Rozwiązanie · IT i usługiKażdy projekt dostaje zespół, witrynę i plan w dniu zatwierdzenia
Przestrzenie projektowe z regułami dostępu w kilka minut
Jedno zgłoszenie w Teams tworzy zespół, witrynę SharePoint, plan, etykiety i kod projektu w ERP, a po zakończeniu prac zamyka przestrzeń z pełnym śladem.
Streszczenie dla zarządu
Zespoły i witryny projektowe budowane ręcznie, za każdym razem inaczej nazwane i nigdy niezamykane.
Całą ścieżkę budujemy na dzierżawie Microsoft 365, którą już Państwo utrzymują, a UiPath dokładamy wyłącznie tam, gdzie Microsoft nie sięga.
Zespół, witryna, plan, kod projektu i drzewo folderów istnieją kilka minut po zatwierdzeniu, więc praca rusza w dniu decyzji o projekcie.
zespół i kanały Microsoft Teams; witryna projektu i biblioteki SharePoint; plan Microsoft Planner
Problem biznesowy
Ład współpracy
Każdy projekt potrzebuje tego samego zestawu startowego: miejsca na rozmowę, biblioteki na dokumenty, planu zadań, kodu projektu do rejestrowania czasu i folderu w archiwum rysunków. To nie jest trudna praca. Kosztowna jest dlatego, że wykonuje się ją ręcznie, za każdym razem inna osoba, wzorując się na tym, jak wyglądał poprzedni projekt.
Trzy role odczuwają to inaczej. Kierownik projektu odczuwa czekanie i wypełnia je czatem oraz własnym folderem. Administrator odczuwa przerwanie pracy: dwadzieścia minut klikania, osiem razy dziennie, pomiędzy realnymi incydentami. PMO odczuwa niespójność: nazwy niezgodne z ERP i obraz portfela, który powstaje wyłącznie wtedy, gdy ktoś obdzwoni zespoły.
W skali problemem jest kontrola, nie tempo. Goście dodawani są pojedynczo, linki do udostępniania żyją dłużej niż projekt, właścicielstwo przechodzi nieformalnie, a nic nie jest zamykane, bo zamykanie nie należy do nikogo. Zasób rośnie wtedy razem z historią wszystkich projektów firmy, a nie z tymi, które są prowadzone.
Jak to wygląda dzisiaj
Nowa przestrzeń projektowa zaczyna życie jako zgłoszenie w service desku i powstaje ręcznie na wzór podobnego projektu.
- CzłowiekKierownik projektu zakłada zgłoszenie w service desku o nową przestrzeń projektową
- OczekiwanieZgłoszenie czeka w kolejce za incydentami; mijają dwa do pięciu dni roboczych
- CzłowiekAdministrator tworzy zespół, kopiuje kanały i foldery z podobnego projektu i zaprasza osoby, które udaje się ustalić
- SystemAnalityk PMO zakłada kod projektu w ERP oraz drzewo folderów w systemie zarządzania dokumentacją
- Ryzyko błęduPoufność, retencja i udostępnianie na zewnątrz są ustawiane tylko wtedy, gdy administrator o tym pamięta; partnerzy dochodzą później, pojedynczo
- CzłowiekPoprawki trwają tydzień: brakujący kanał, witryna przemianowana zgodnie z pisownią klienta, jeszcze jeden projektant zewnętrzny
- OczekiwaniePrzestrzeń działa długo po oddaniu raportu końcowego
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.
- Za czekanie płaci się dwa razy: zespół, który nie może zacząć oficjalnie, zaczyna nieoficjalnie, a ktoś potem przenosi te treści do właściwej witryny i uzgadnia dwie wersje tego samego rysunku.
- Każda ręcznie zbudowana przestrzeń to zestaw uprawnień, którego nikt nie przejrzał. Właściciele odchodzą, goście zostają, linki nadal działają, a ujawnia to dopiero audyt albo incydent.
- Nazewnictwo się rozjeżdża, więc raportowanie portfela staje się archeologią: połączenie witryny "Klient X nowy" ze zleceniem 24-0871 w ERP to ręczna praca powtarzana co miesiąc.
- Drobne poprawki nigdy nie trafiają do budżetu i nigdy się nie kończą. Pięć minut dla IT, zepsuta godzina kierownika, który czeka, kilka razy w każdym projekcie.
- Nic nie jest zamykane, więc przestrzeń dyskowa, licencje i ekspozycja rosną wraz z całą historią firmy, a nie z jej bieżącym obciążeniem.
Koszt zaniechania
Na długo zanim zauważy to budżet, znika zdolność powiedzenia, kto co widzi. Narasta zasób, którego nikt nie potrafi opisać: witryny po odeszłych właścicielach, konta gości ze zleceń zamkniętych dwa lata temu, linki założone dlatego, że były najszybszym sposobem na wysłanie rysunku. Nic z tego nie sprawia kłopotu, dopóki nie sprawi, a pytanie brzmi wtedy nie co się stało, tylko kto miał dostęp.
Dlatego też uporządkowanie drożeje z każdym miesiącem: bez egzekwowania reguł przy tworzeniu różnica między tym, jak projekty powinny być zakładane, a tym, jak są zakładane, stale rośnie, aż jej zamknięcie wymaga własnego budżetu.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Europejska firma inżynieryjno-projektowa: 1 100 pracowników w jedenastu biurach, Microsoft 365 E3 z rozszerzeniem E5 compliance dla części osób, ERP do rozliczania projektów i archiwum rysunków bez API.
Około 160 nowych przestrzeni projektowych miesięcznie: oferty, krótkie studia i pełne zlecenia; jedna trzecia obejmuje użytkownika klienta lub partnera zewnętrznego, a co ósma jest objęta tajemnicą handlową.
Zapotrzebowania przychodzą jako zgłoszenia. Administrator kopiuje strukturę z podobnego projektu, analityk PMO zakłada kod projektu i drzewo folderów, a klasyfikacja jest ustawiana ręcznie albo wcale.
Około 70 minut łącznej pracy IT i PMO na jedną przestrzeń: zgłoszenie, budowa, poprawki i pytania uzupełniające, plus dwa do pięciu dni roboczych oczekiwania.
Formularz w Teams zbiera metadane projektu, osoba zatwierdzająca potwierdza klasyfikację, a Power Automate wywołuje Microsoft Graph, który tworzy zespół, plan Planner, kolumny witryny i etykiety; roboty obsługują kod w ERP i foldery rysunków; cykliczny przegląd zamyka to, co nieużywane.
Utworzenie przestrzeni zajmuje minuty po zatwierdzeniu zamiast dni, każda przestrzeń od pierwszej godziny ma właściciela, klasyfikację i datę zakończenia, a uśpiony ogon jest przeglądany, a nie zostawiany. To model, nie pomiar.
Proponowane rozwiązanie
Całą ścieżkę budujemy na dzierżawie Microsoft 365, którą już Państwo utrzymują, a UiPath dokładamy wyłącznie tam, gdzie Microsoft nie sięga. Kierownik projektu otwiera formularz w Teams i opisuje projekt, a nie technologię. Power Automate sprawdza odpowiedź w rejestrze projektów w Microsoft Lists, odrzuca duplikaty i nazwy niezgodne ze standardem oraz nadaje klucz, który będzie identyfikował projekt we wszystkich systemach.
Zatwierdzenie staje się wtedy decyzją o klasyfikacji, a nie o tym, czy IT ma w tym tygodniu moce. Osoba zatwierdzająca widzi metadane i ich skutek: zespół prywatny nazwany zgodnie ze standardem, etykietę blokującą udostępnianie na zewnątrz, etykietę retencji na bibliotece, datę zakończenia. Wszystko dalej dzieje się w jednym sekwencyjnym przebiegu. Pojedyncze wywołanie Microsoft Graph tworzy zespół z Państwa szablonu wraz z kanałami i właścicielami; kolejne dokładają etykietę poufności kontenera, plan Planner z kubełkami i standardowymi zadaniami, kolumny biblioteki oraz etykietę retencji. Robot UiPath zakłada kod projektu w ERP i drzewo folderów w archiwum rysunków, bo żaden z tych systemów nie udostępnia API, i zapisuje oba identyfikatory z powrotem.
Utworzenie przestrzeni to połowa problemu, więc budujemy również jej zamknięcie. Cykliczny przepływ odczytuje sygnały, które i tak istnieją: ostatnią wiadomość na kanale, ostatnią zmianę pliku, zamknięcie zadań w Planner, status projektu w ERP, i pyta właściciela cichej przestrzeni, czy przedłużyć, zamknąć czy zarchiwizować. Archiwizacja zapisuje pakiet dowodowy, usuwa gości zewnętrznych, nakłada etykietę retencji i archiwizuje zespół przez Graph, przez co rozmowy zostają zamrożone. SharePoint Advanced Management może przejąć część tej pracy dzięki politykom nieaktywnych witryn i przeglądom dostępu, ale jest to osobna licencja dodatkowa, więc przegląd działa również bez niej.
Microsoft Forms jako wyzwalacz Power Automate; Teams Approvals; zespół tworzony z szablonu zespołu wraz z kanałami i właścicielami w jednym wywołaniu Microsoft Graph; Graph Planner API; etykiety poufności kontenerów i etykiety retencji w Microsoft Purview; kolejki, wyzwalacze API i ślad audytowy w UiPath Orchestrator
Formularz i jego reguły, rejestr projektów i klucz przestrzeni, ścieżkę zatwierdzania, sekwencję tworzenia z odpytywaniem, idempotencją i wycofaniem, macierz etykiet dla typów projektów, dwa roboty, przegląd nieaktywności i pakiet dowodowy
Wywołania Microsoft Graph z Power Automate przez wąsko uprawnioną rejestrację aplikacji w Microsoft Entra ID, która korzysta z konektora premium, a więc z licencji Power Automate Premium lub Process; roboty UiPath na ekranie kodu projektu w ERP i na drzewie folderów archiwum rysunków
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekKierownik projektu wypełnia formularz w zakładce Teams: klient, typ, poufność, strony zewnętrzne, data zakończenia, miejsce powstawania kosztów
- AutomatyzacjaPower Automate weryfikuje odpowiedź wobec rejestru i standardu nazewnictwa oraz nadaje klucz przestrzeni
- CzłowiekOsoba zatwierdzająca portfel dostaje zatwierdzenie w Teams z metadanymi i regułami dostępu, które zostaną nałożone, i akceptuje, poprawia lub odrzuca
- AutomatyzacjaMicrosoft Graph tworzy zespół z szablonu wraz z kanałami i właścicielami, nakłada etykietę poufności, tworzy plan Planner i ustawia kolumny biblioteki oraz etykietę retencji
- SystemRobot UiPath zakłada kod projektu w ERP i drzewo folderów w archiwum rysunków, po czym zapisuje oba identyfikatory z powrotem
- AutomatyzacjaZgłaszający dostaje w Teams kartę z linkami, klasyfikacją i zakresem, na jaki pozwala etykieta; kroki zakończone błędem są ponawiane, a potem trafiają do IT ze wskazaniem kroku
- AutomatyzacjaCykliczny przepływ śledzi aktywność każdej przestrzeni i pyta właściciela cichego projektu o przedłużenie, zamknięcie lub archiwizację
- AutomatyzacjaPrzy archiwizacji powstaje pakiet dowodowy, goście zostają usunięci, etykieta retencji nałożona, a zespół zarchiwizowany przez Graph
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Weryfikację wobec standardu nazewnictwa i rejestru oraz nadanie klucza przestrzeni
- Utworzenie zespołu, kanałów, właścicieli, kolumn witryny, planu Planner i etykiet w jednym przebiegu
- Kod projektu w ERP, drzewo folderów w archiwum rysunków i zapis obu identyfikatorów
- Śledzenie aktywności, pytanie przeglądowe, archiwizację, pakiet dowodowy i odebranie dostępu gościom
Ludzie decydują
- O klasyfikacji: poufności, dopuszczeniu stron zewnętrznych i dacie zakończenia
- O wyjątkach: nietypowym zestawie kanałów, strukturze klienta wymagającej własnej witryny, projekcie poza wzorcem
- Czy cichą przestrzeń przedłużyć, zamknąć czy zarchiwizować i kto przejmuje ją po odejściu właściciela
- O macierzy etykiet: przypisanie typu projektu do poufności, retencji i reguły udostępniania pozostaje decyzją compliance
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- zgłoszenie z Microsoft Forms otwierane w Teams
- rejestr projektów w Microsoft Lists
- standard nazewnictwa i klasyfikacji PMO
Warstwa automatyzacji
- przepływy chmurowe Power Automate
- Microsoft Graph przez wąsko uprawnioną rejestrację aplikacji w Microsoft Entra ID
- kolejki i wyzwalacze API w UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
Systemy docelowe
- zespół i kanały Microsoft Teams
- witryna projektu i biblioteki SharePoint
- plan Microsoft Planner
- ERP do rozliczania projektów
- system zarządzania dokumentacją
Punkty styku z człowiekiem: formularz zgłoszenia; zatwierdzenie w Teams; karta z linkami po utworzeniu; cykliczna karta przeglądowa dla właścicieli
Wykorzystane technologie
formularz zgłoszenia otwierany jako zakładka na kanale, z którego zespoły i tak korzystają
Awalidacja, zatwierdzanie, sekwencja tworzenia, zapisy zwrotne i cykliczny przegląd
Atworzy zespół z szablonu wraz z kanałami i właścicielami, plan, kolumny witryny i etykiety; na końcu archiwizuje zespół
Azatwierdzenie klasyfikacji i powiadomienie o gotowej przestrzeni z linkami
Awitryna projektu z kolumnami metadanych, rejestr projektów, biblioteka archiwum
Aplan projektu tworzony z Państwa szablonu zadań przez Graph Planner API
Aetykiety poufności kontenerów dla prywatności, dostępu gości i udostępniania na zewnątrz; etykiety retencji
Akod projektu w ERP i foldery rysunków, w kolejce, z ponowieniami i śladem audytowym
AIlustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Poniższy wiersz proszę czytać jako arytmetykę na założeniach, a nie jako wynik: zakresy pochodzą z firm projektowych, a nie z pomiaru u klienta. 70 minut to łączna praca IT i PMO na zgłoszenie, budowę, poprawki i pytania uzupełniające, a nie nieprzerwany czas jednej osoby; 36 € to pełny koszt godzinowy w Europie Środkowej. Model pokazuje wyłącznie uwolnioną zdolność; dni oczekiwania nie są wyceniane.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zespół, witryna, plan, kod projektu i drzewo folderów istnieją kilka minut po zatwierdzeniu, więc praca rusza w dniu decyzji o projekcie
- Każda przestrzeń niesie klienta, typ projektu, klasyfikację, właściciela i datę zakończenia, więc raportowanie czyta rejestr, zamiast odpytywać ludzi
- Poufność i udostępnianie na zewnątrz wynikają z klasyfikacji wybranej przez biznes i działają, zanim ktokolwiek wgra pierwszy dokument
- Partnerzy zewnętrzni należą do projektu z datą wygaśnięcia, a nie do dzierżawy, a ich dostęp jest wykazany przy zamknięciu
- Ciche przestrzenie są przeglądane, zamykane i archiwizowane z dowodami, a nie zostawiane, bo nikt nie odważy się ich usunąć
- Moce IT i PMO przesuwają się z pracy urzędniczej do zadań wymagających oceny, a portfel rośnie bez rosnącej kolejki zgłoszeń
Perspektywa zarządu
- Każda przestrzeń projektowa ma właściciela, klasyfikację i datę zakończenia zapisane przy tworzeniu, więc cały zasób da się opisać bez ankiety
- Start projektu nie czeka już w kolejce; ograniczeniem znów jest decyzja biznesowa, i tak być powinno
- Standard jest egzekwowany przy tworzeniu, czyli tam, gdzie kosztuje najmniej, zamiast być naprawiany później w programie porządkowym
- Pytania o przekazanie i pytania audytu są odpowiadane z rejestru i pakietów dowodowych, a nie z czyjejś pamięci
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Tożsamością tworzącą przestrzenie jest rejestracja aplikacji w Microsoft Entra ID z wyłącznie tymi uprawnieniami Graph, których używa sekwencja; każde wywołanie jest zapisane przy zgłoszeniu, które je wywołało
- Klasyfikacja należy do compliance, nie do IT: typ projektu odpowiada jednej etykiecie poufności kontenera, a ta przesądza o prywatności, dostępie gości i udostępnianiu na zewnątrz, zanim ktokolwiek udostępni plik
- Roboty logują się własnymi kontami, których uprawnienia kończą się na kodzie projektu i drzewie folderów; hasła pochodzą z magazynu poświadczeń, nigdy od człowieka
- Dostęp zewnętrzny jest nadawany razem z projektem i wygasa razem z nim; przy archiwizacji goście są usuwani, a pakiet dowodowy zapisuje, kto miał dostęp, przez jakie linki i pod jaką etykietą
- Treści projektowe pozostają w Państwa dzierżawie Microsoft 365, warstwa robotów pracuje w regionie EU UiPath Automation Cloud, a archiwum trzyma dowody pod etykietą retencji
Dlaczego teraz
Wyszukiwanie i asystenci pokazują wszystko, do czego użytkownik i tak ma dostęp, więc lata nadmiernie otwartych witryn projektowych stają się widoczną ekspozycją, a uprawnienia taniej jest ustawić przy tworzeniu niż odkręcać później
Tworzenie przestrzeni przez Microsoft Graph nie jest już projektem programistycznym: zespół z kanałami i właścicielami powstaje z szablonu w jednym wywołaniu, a etykieta kontenera przesądza o prywatności, gościach i udostępnianiu w chwili powstania przestrzeni
Modelowe 6 720 € miesięcznie to moce zużywane na czynności urzędnicze, a skalują się one z liczbą otwieranych projektów, nie z wartością pracy, która się w nich dzieje
Role zarządcze, których to dotyczy
Otwarcie i zamknięcie przestrzeni staje się jedną ścieżką z audytem, prowadzoną przez tożsamość techniczną, zamiast kolejki zgłoszeń i zasobu, którego nie da się zinwentaryzować
Każda przestrzeń projektowa ma tę samą strukturę, nazewnictwo i metadane, więc raportowanie i przekazania przestają zależeć od tego, kto zakładał projekt
Uwalniają się moce zużywane na czynności urzędnicze, a koszt przestrzeni dyskowej, licencji i audytu dzierżawy pełnej martwych przestrzeni przestaje narastać
Częste pytania i zastrzeżenia
Wtedy część pracy jest zrobiona, a luki są na dwóch końcach: zgłoszenie biznesowe z metadanymi i zatwierdzeniem oraz wszystko po uruchomieniu. Zostawiamy to, co działa, a dokładamy formularz i decyzję przed nim oraz przegląd i archiwizację za nim.
Będą tak długo, jak długo oficjalna droga jest wolniejsza. Gdy zatwierdzenie trwa minuty, a wynik jest kompletny, samodzielne przestrzenie przestają być szybszą opcją, a reszta widnieje w rejestrze jako niezarządzana i trafia do przejęcia albo zamknięcia.
Przegląd niczego nie usuwa. Zadaje właścicielowi jedno pytanie w Teams z historią aktywności, a archiwum zostawia treści do odczytu pod etykietą retencji. Przedłużenie to jedno kliknięcie i dlatego właściciele odpowiadają.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż mniej więcej dwadzieścia nowych przestrzeni miesięcznie, gdy lista kontrolna i jeden przeszkolony administrator kosztują mniej niż ten przepływ
- Brak uzgodnionej typologii projektów: jeśli biznes nie potrafi powiedzieć, jakie typy projektów istnieją i co każdy z nich może udostępniać, najpierw trzeba wykonać pracę klasyfikacyjną
- Prawo tworzenia mają wszyscy i nikt nie zamierza tego zmieniać, więc przepływ zakładałby przestrzenie poprawnie, podczas gdy ludzie dalej budowaliby własne obok
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdyby audytor zapytał dzisiaj, które z naszych przestrzeni projektowych mają wskazanego właściciela, klasyfikację i datę zakończenia, ile czasu zajęłaby nam odpowiedź?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Typy projektów, standard nazewnictwa, osoby zatwierdzające i macierz klasyfikacji, spisane i uzgodnione
- Formularz zgłoszenia i rejestr projektów z walidacją odrzucającą duplikaty i nazwy niezgodne ze standardem
- Sekwencję tworzenia w Power Automate i Microsoft Graph: powtarzalną, z odpytywaniem i wycofaniem
- Ustawienia poufności, retencji i udostępniania na zewnątrz dla każdego typu projektu, uzgodnione z compliance
- Roboty do kodu projektu w ERP i folderów rysunków, z kolejką, ponowieniami i audytem w Orchestrator
- Cykl życia: sygnały aktywności, przegląd właścicielski w Teams, krok archiwizacji i pakiet dowodowy
- Ścieżkę uporządkowania przestrzeni już istniejących, ustawioną według ryzyka
Potrzebujemy od Państwa
- Typów projektów wraz z regułą poufności, udostępniania i retencji dla każdego z nich
- Standardu nazewnictwa i osoby zatwierdzającej dla typu projektu lub jednostki biznesowej
- Obszaru testowego dzierżawy, tożsamości technicznej oraz kont do ERP i archiwum rysunków
- Właściciela po stronie PMO, który rozstrzyga spory między standardem a wyjątkiem
Etapy
Analiza
Typy projektów, standard, osoby zatwierdzające i wymagania systemów zastanych
Projekt
Macierz metadanych i etykiet, formularz, ścieżka zatwierdzania, sekwencja tworzenia
Budowa
Przepływy, wywołania Graph, rejestr, roboty i karty w Teams
Walidacja
Realne projekty zakładane w obszarze testowym, testy wycofania i powtórzeń, odbiór
Uruchomienie
Najpierw jedna jednostka biznesowa, potem pozostałe, ze starą ścieżką zamkniętą
Cykl życia
Przegląd nieaktywności, archiwizacja z dowodami, pierwsze przejście po tym, co istnieje
Szybki efekt. O nakładzie decyduje liczba typów projektów, które biznes zechce ustandaryzować, istnienie macierzy klasyfikacji oraz zakres pracy ręcznej w systemach zastanych.
Każda przestrzeń projektowa kosztuje 70 minut budowy i przeżywa sam projekt.
Prosimy o eksport zespołów i witryn utworzonych w ostatnim kwartale wraz z właścicielami, liczbą gości i datami ostatniej aktywności. Wracamy z obrazem rozrostu i macierzą etykiet, od której zaczęlibyśmy prace.
Zinwentaryzujmy przestrzenie z kwartałuTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Konsultanci raportują godziny z opóźnieniem, a finanse co miesiąc odtwarzają rozliczenie w Excelu.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingOd wygranej szansy do uruchomionego projektu w godzinęSzanse są wygrywane w CRM, a potem tydzień czekają, aż ktoś założy klienta, projekt i fakturowanie.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieUstalenia ze spotkań zamienione w zadaniaPołowa ustaleń ze spotkania projektowego nie trafia nigdzie, gdzie zobaczy je druga osoba.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłUsługi i IT