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Lösung · IT & ServicesJedes Projekt erhält Team, Site und Plan am Tag der Freigabe
Projektarbeitsräume mit Governance in wenigen Minuten
Eine Anfrage in Teams erstellt Team, SharePoint-Site, Plan, Labels und Projektnummer im ERP und schließt den Arbeitsraum am Projektende mit Nachweis.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Projektteams und Sites von Hand gebaut, jedes Mal anders benannt und nie geschlossen.
Wir bauen den Weg auf dem Microsoft 365 Tenant, den Sie ohnehin betreiben, und ergänzen UiPath nur dort, wo Microsoft nicht hinreicht.
Team, Site, Plan, Projektnummer und Ordnerbaum stehen Minuten nach der Freigabe bereit, sodass die Arbeit am Tag der Projektentscheidung beginnt.
Microsoft Teams Team und Kanäle; SharePoint Projekt-Site und Bibliotheken; Microsoft Planner Plan
Geschäftsproblem
Governance der Zusammenarbeit
Jedes Projekt braucht dieselbe Grundausstattung: einen Ort zum Reden, eine Bibliothek für Dokumente, einen Aufgabenplan, eine Projektnummer für die Zeiterfassung und einen Ordner im Zeichnungsarchiv. Schwierig ist daran nichts. Teuer ist es, weil es von Hand gemacht wird, von wechselnden Personen, nach dem Vorbild des letzten Projekts.
Drei Rollen spüren das unterschiedlich. Die Projektleitung spürt das Warten und überbrückt es mit einem Chat und einem persönlichen Ordner. Die Administration spürt die Unterbrechung: zwanzig Minuten Klickarbeit, achtmal am Tag, zwischen echten Störungen. Das PMO spürt die Uneinheitlichkeit: Namen, die nicht zum ERP passen, und eine Portfoliosicht, die nur entsteht, wenn jemand herumfragt.
In der Menge geht es nicht mehr um Tempo, sondern um Kontrolle. Gäste werden einzeln hinzugefügt, Freigabelinks überleben das Projekt, Verantwortung wechselt informell, und geschlossen wird nichts, weil Schließen niemandes Aufgabe ist. Der Bestand wächst dann mit allem, was das Unternehmen je an Projekten hatte, und nicht mit dem, was es gerade bearbeitet.
Wie es heute läuft
Ein neuer Projektarbeitsraum beginnt als Service-Desk-Ticket und entsteht von Hand nach dem Vorbild eines vergleichbaren Projekts.
- MenschEine Projektleitung eröffnet ein Service-Desk-Ticket für einen neuen Projektarbeitsraum
- WartezeitDas Ticket steht hinter Störungen in der Warteschlange; zwei bis fünf Arbeitstage vergehen
- MenschDie Administration legt das Team an, kopiert Kanäle und Ordner aus einem vergleichbaren Projekt und lädt die ermittelbaren Mitglieder ein
- SystemEine PMO-Fachkraft legt die Projektnummer im ERP und den Ordnerbaum im Dokumentenmanagement an
- FehlerrisikoVertraulichkeit, Aufbewahrung und externe Freigabe werden nur gesetzt, wenn die Administration daran denkt; Partner kommen später einzeln dazu
- MenschKorrekturen laufen eine Woche: ein fehlender Kanal, eine auf die Kundenschreibweise umbenannte Site, ein weiterer externer Planer
- WartezeitDer Arbeitsraum bleibt lange nach Abgabe des Schlussberichts aktiv
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Hinter jeder Ausnahme steht eine Stunde, die niemand erfasst hat.
- Das Warten wird zweimal bezahlt: Ein Team, das offiziell nicht starten kann, startet inoffiziell, und jemand verschiebt diese Inhalte später in die richtige Site und gleicht zwei Fassungen derselben Zeichnung ab.
- Jeder von Hand gebaute Arbeitsraum ist ein Berechtigungssatz, den niemand geprüft hat. Verantwortliche gehen, Gäste bleiben, Links funktionieren weiter, und sichtbar wird das erst durch eine Prüfung oder einen Vorfall.
- Die Benennung driftet, also wird Portfolioberichterstattung zur Archäologie: die Site "Kunde X neu" mit dem Auftrag 24-0871 im ERP zusammenzubringen, ist jeden Monat Handarbeit.
- Kleine Korrekturen erreichen nie ein Budget und hören nie auf. Fünf Minuten für die IT, eine zerrissene Stunde für die wartende Projektleitung, mehrfach pro Projekt.
- Nichts wird geschlossen, also folgen Speicher, Lizenzen und Exposition der gesamten Firmenhistorie statt der aktuellen Auslastung.
Kosten des Nichtstuns
Lange bevor das Budget es bemerkt, ist die Fähigkeit verloren zu sagen, wer was sehen kann. Es wächst ein Bestand heran, den niemand beschreiben kann: Sites, deren Verantwortliche das Unternehmen verlassen haben, Gastkonten aus Aufträgen, die vor zwei Jahren endeten, Freigabelinks, die entstanden, weil sie der schnellste Weg für eine Zeichnung waren. Nichts davon macht Ärger, bis es Ärger macht, und die Frage lautet dann nicht, was passiert ist, sondern wer Zugriff hatte.
Deshalb wird das Aufräumen mit jedem Monat teurer: Ohne Durchsetzung bei der Erstellung wächst der Abstand zwischen der Soll- und der Ist-Einrichtung von Projekten weiter, bis seine Schließung ein eigenes Budget braucht.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Europäisches Ingenieur- und Planungsbüro: 1.100 Mitarbeitende an elf Standorten, Microsoft 365 E3 mit E5 Compliance für einen Teil der Belegschaft, ein ERP für die Projektabrechnung und ein Zeichnungsarchiv ohne API.
Rund 160 neue Projektarbeitsräume pro Monat für Angebote, kurze Studien und vollständige Aufträge; ein Drittel bezieht Kundenanwender oder externe Partner ein, jeder achte ist geschäftlich vertraulich.
Anfragen kommen als Tickets. Die Administration kopiert die Struktur aus einem vergleichbaren Projekt, das PMO legt Projektnummer und Ordnerbaum an, und die Einstufung wird von Hand gesetzt oder gar nicht.
Rund 70 Minuten gemeinsamer Aufwand von IT und PMO pro Arbeitsraum über Ticket, Aufbau, Korrekturen und Rückfragen, dazu zwei bis fünf Arbeitstage Wartezeit.
Ein Formular in Teams erfasst die Projektmetadaten, eine freigebende Person bestätigt die Einstufung, und Power Automate ruft Microsoft Graph auf, das Team, Planner-Plan, Site-Spalten und Labels erstellt; Roboter übernehmen Projektnummer und Zeichnungsordner; eine turnusmäßige Prüfung schließt Ungenutztes.
Die Bereitstellung dauert nach der Freigabe Minuten statt Tage, jeder Arbeitsraum trägt ab der ersten Stunde Verantwortliche, Einstufung und Enddatum, und der stille Bestand wird geprüft statt liegen gelassen. Die Zahlen sind ein Modell, keine Messung.
Vorgeschlagene Lösung
Wir bauen den Weg auf dem Microsoft 365 Tenant, den Sie ohnehin betreiben, und ergänzen UiPath nur dort, wo Microsoft nicht hinreicht. Die Projektleitung öffnet ein Formular in Teams und beschreibt das Projekt, nicht die Technik. Power Automate prüft die Antwort gegen das Projektregister in Microsoft Lists, weist Dubletten und nicht standardkonforme Namen zurück und vergibt den Schlüssel, der das Projekt anschließend in allen Systemen identifiziert.
Die Freigabe wird damit zu einer Entscheidung über die Einstufung und nicht darüber, ob die IT diese Woche Kapazität hat. Die freigebende Person sieht die Metadaten und deren Wirkung: ein privates Team nach Namensstandard, ein Label, das externe Freigabe unterbindet, ein Aufbewahrungslabel auf der Bibliothek, ein Enddatum. Alles Weitere ist ein sequenzieller Durchlauf. Ein einziger Microsoft Graph Aufruf erstellt das Team aus Ihrer Vorlage samt Kanälen und Besitzern; weitere Aufrufe ergänzen das Vertraulichkeitslabel des Containers, den Planner-Plan mit Buckets und Standardaufgaben, die Bibliotheksspalten und das Aufbewahrungslabel. Ein UiPath Roboter legt die Projektnummer im ERP und den Ordnerbaum im Zeichnungsarchiv an, weil keines der beiden Systeme eine API bietet, und schreibt beide Kennungen zurück.
Die Bereitstellung ist nur die halbe Aufgabe, deshalb bauen wir auch das Ende. Ein turnusmäßiger Ablauf liest Signale, die ohnehin vorliegen, die letzte Kanalnachricht, die letzte Dateiänderung, den Abschluss in Planner, den Projektstatus im ERP, und fragt die verantwortliche Person eines stillen Arbeitsraums, ob verlängert, geschlossen oder archiviert wird. Die Archivierung erzeugt ein Nachweispaket, entfernt externe Gäste, setzt das Aufbewahrungslabel und archiviert das Team über Graph, sodass die Unterhaltungen eingefroren werden. SharePoint Advanced Management kann einen Teil davon mit Richtlinien für inaktive Sites und Site-Zugriffsprüfungen übernehmen, ist aber eine separate Zusatzlizenz, weshalb die Prüfung auch ohne sie funktioniert.
Microsoft Forms als Auslöser für Power Automate; Teams Approvals; ein Team aus einer Teamvorlage samt Kanälen und Besitzern in einem Microsoft Graph Aufruf; Graph Planner API; Vertraulichkeits- und Aufbewahrungslabels für Container in Microsoft Purview; Warteschlangen, API-Trigger und Prüfpfad in UiPath Orchestrator
Das Formular und seine Regeln, das Projektregister und den Arbeitsraumschlüssel, den Freigabeweg, die Bereitstellungssequenz mit Statusabfrage, Idempotenz und Rücknahme, die Labelmatrix je Projekttyp, die zwei Roboter, die Inaktivitätsprüfung und das Nachweispaket
Microsoft Graph Aufrufe aus Power Automate über eine eng berechtigte App-Registrierung in Microsoft Entra ID, die einen Premium-Konnektor und damit eine Lizenz Power Automate Premium oder Process benötigt; UiPath Roboter auf der Projektnummernmaske im ERP und auf dem Ordnerbaum des Zeichnungsarchivs
So läuft der automatisierte Prozess
- MenschDie Projektleitung füllt das Anfrageformular in der Teams-Registerkarte aus: Kunde, Typ, Vertraulichkeit, externe Beteiligte, Enddatum, Kostenstelle
- AutomatisierungPower Automate prüft die Antwort gegen Register und Namensstandard und vergibt den Arbeitsraumschlüssel
- MenschDie freigebende Person im Portfolio erhält eine Teams-Freigabe mit den Metadaten und den Zugriffsregeln, die gesetzt werden, und gibt frei, korrigiert oder lehnt ab
- AutomatisierungMicrosoft Graph erstellt das Team aus der Vorlage samt Kanälen und Besitzern, setzt das Vertraulichkeitslabel, erstellt den Planner-Plan und legt Bibliotheksspalten und Aufbewahrungslabel fest
- SystemEin UiPath Roboter legt die Projektnummer im ERP und den Ordnerbaum im Zeichnungsarchiv an und schreibt beide Kennungen zurück
- AutomatisierungDie anfragende Person erhält eine Teams-Karte mit Links, Einstufung und dem Rahmen, den das Label erlaubt; fehlgeschlagene Schritte werden wiederholt und dann mit Schrittangabe an die IT gemeldet
- AutomatisierungEin turnusmäßiger Ablauf verfolgt die Aktivität je Arbeitsraum und fragt bei stillen Projekten nach Verlängerung, Schließung oder Archivierung
- AutomatisierungBei der Archivierung entsteht das Nachweispaket, Gäste werden entfernt, das Aufbewahrungslabel gesetzt und das Team über Graph archiviert
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Die Prüfung gegen Namensstandard und Register sowie die Vergabe des Arbeitsraumschlüssels
- Die Erstellung von Team, Kanälen, Besitzern, Site-Spalten, Planner-Plan und Labels in einem Durchlauf
- Die Projektnummer im ERP, den Ordnerbaum im Zeichnungsarchiv und die Rückschreibung beider Kennungen
- Aktivitätsverfolgung, Prüfabfrage, Archivierung, Nachweispaket und den Entzug des Gastzugriffs
Menschen entscheiden
- Über die Einstufung: Vertraulichkeit, Zulassung externer Beteiligter und das geplante Enddatum
- Über Ausnahmen: einen untypischen Kanalsatz, eine Kundenstruktur mit eigener Site, ein Projekt außerhalb des Musters
- Ob ein stiller Arbeitsraum verlängert, geschlossen oder archiviert wird und wer ihn nach dem Weggang der verantwortlichen Person übernimmt
- Über die Labelmatrix: welcher Projekttyp welche Vertraulichkeit, Aufbewahrung und Freigaberegel trägt, bleibt eine Compliance-Entscheidung
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wir fügen keine Technologie hinzu, damit eine Architektur seriös aussieht. Jedes Element unten hat hier eine konkrete Aufgabe.
Eingänge
- Microsoft Forms Anfrage in Teams
- das Projektregister in Microsoft Lists
- der Namens- und Einstufungsstandard des PMO
Automatisierungsschicht
- Power Automate Cloud Flows
- Microsoft Graph über eine eng berechtigte App-Registrierung in Microsoft Entra ID
- Warteschlangen und API-Trigger in UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
Zielsysteme
- Microsoft Teams Team und Kanäle
- SharePoint Projekt-Site und Bibliotheken
- Microsoft Planner Plan
- das ERP für die Projektabrechnung
- das Dokumentenmanagement
Berührungspunkte für Menschen: das Anfrageformular; die Freigabe in Teams; die Fertigmeldung mit Links; die turnusmäßige Prüfkarte für Verantwortliche
Eingesetzte Technologien
das Anfrageformular als Registerkarte in dem Kanal, den die Teams ohnehin nutzen
APrüfung, Freigabe, die Bereitstellungssequenz, die Rückschreibungen und die turnusmäßige Prüfung
Aerstellt Team aus Vorlage samt Kanälen und Besitzern, den Plan, die Site-Spalten und Labels; archiviert das Team am Ende
Adie Freigabe der Einstufung und die Fertigmeldung mit Links
Adie Projekt-Site mit ihren Metadatenspalten, das Register, die Archivbibliothek
Ader Projektplan aus Ihrer Aufgabenvorlage über die Graph Planner API
AVertraulichkeitslabels für Container zu Privatheit, Gastzugriff und externer Freigabe; Aufbewahrungslabels
AProjektnummer im ERP und Zeichnungsordner, in Warteschlange, mit Wiederholung und Prüfpfad
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Was es wert ist, mit offener Rechnung.
Lesen Sie die Zeile unten als Rechnung auf Annahmen, nicht als Ergebnis: Die Bandbreiten stammen aus projektgetriebenen Unternehmen, nicht aus einer Messung bei einem Kunden. Die 70 Minuten sind der gemeinsame Aufwand von IT und PMO über Ticket, Aufbau, Korrekturen und Rückfragen, nicht die ununterbrochene Zeit einer Person; 36 € ist ein vollkostenbezogener Mischstundensatz in Mitteleuropa. Das Modell zeigt nur freigesetzte Kapazität; die Wartetage werden bewusst nicht bewertet.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Team, Site, Plan, Projektnummer und Ordnerbaum stehen Minuten nach der Freigabe bereit, sodass die Arbeit am Tag der Projektentscheidung beginnt
- Jeder Arbeitsraum trägt Kunde, Projekttyp, Einstufung, Verantwortliche und Enddatum, sodass die Berichterstattung das Register liest statt Personen zu befragen
- Vertraulichkeit und externe Freigabe folgen der Einstufung des Fachbereichs und greifen, bevor das erste Dokument hochgeladen wird
- Externe Partner gehören zu einem Projekt mit Ablaufdatum und nicht zum Tenant, und ihr Zugriff wird beim Schließen ausgewiesen
- Stille Arbeitsräume werden geprüft, geschlossen und mit Nachweis archiviert, statt liegen zu bleiben, weil sich niemand ans Löschen traut
- Kapazität in IT und PMO verschiebt sich von Fleißarbeit zu Aufgaben mit Urteilsbedarf, und das Portfolio wächst ohne mitwachsende Warteschlange
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Jeder Projektarbeitsraum hat Verantwortliche, Einstufung und Enddatum bei der Erstellung hinterlegt, sodass sich der Bestand ohne Umfrage beschreiben lässt
- Der Projektstart wartet nicht mehr in einer Warteschlange; die Begrenzung ist wieder die fachliche Entscheidung, und dort gehört sie hin
- Der Standard wird bei der Erstellung durchgesetzt, wo es am günstigsten ist, statt später in einem Aufräumprogramm repariert zu werden
- Fragen zur Übergabe und aus Prüfungen werden aus Register und Nachweispaketen beantwortet, nicht aus dem Gedächtnis Einzelner
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Vertrauen in Automatisierung entsteht durch den Prüfpfad, nicht durch ein Versprechen.
- Die bereitstellende Identität ist eine App-Registrierung in Microsoft Entra ID mit ausschließlich den Graph-Berechtigungen, die die Sequenz nutzt; jeder Aufruf wird zu der Anfrage protokolliert, die ihn ausgelöst hat
- Die Einstufung gehört der Compliance und nicht der IT: Ein Projekttyp entspricht genau einem Vertraulichkeitslabel für Container, und dieses legt Privatheit, Gastzugriff und externe Freigabe fest, bevor jemand eine Datei teilen kann
- Roboter melden sich mit eigenen Konten an, deren Rechte bei Projektnummer und Ordnerbaum enden; Kennwörter kommen aus dem Credential Store, nie von einer Person
- Externer Zugriff wird mit dem Projekt vergeben und läuft mit ihm ab; bei der Archivierung werden Gäste entfernt und das Nachweispaket hält fest, wer über welche Links unter welchem Label Zugriff hatte
- Projektinhalte bleiben in Ihrem Microsoft 365 Tenant, die Roboterschicht läuft in der EU-Region der UiPath Automation Cloud, und das Archiv hält seine Nachweise unter einem Aufbewahrungslabel
Warum jetzt
Suche und Assistenzfunktionen zeigen alles, worauf eine Person ohnehin Zugriff hat, wodurch Jahre zu offener Projekt-Sites zu einer sichtbaren Exposition werden, und Berechtigungen sind bei der Erstellung günstiger zu setzen als später zurückzudrehen
Bereitstellung über Microsoft Graph ist kein Entwicklungsprojekt mehr: Ein Team mit Kanälen und Besitzern entsteht in einem Aufruf aus einer Vorlage, und ein Containerlabel legt Privatheit, Gastzugriff und Freigabe in dem Moment fest, in dem der Arbeitsraum existiert
Die modellierten 6.720 € pro Monat sind Kapazität für Fleißarbeit, und sie skaliert mit der Zahl eröffneter Projekte, nicht mit dem Wert der Arbeit darin
Relevante Führungsrollen
Öffnen und Schließen eines Arbeitsraums werden zu einem prüfbaren Weg hinter einer technischen Identität, statt Ticketwarteschlange und einem Bestand ohne Inventar
Jeder Projektarbeitsraum folgt derselben Struktur, Benennung und Metadatik, sodass Berichte und Übergaben nicht mehr davon abhängen, wer das Projekt eingerichtet hat
Kapazität für Fleißarbeit wird frei, und die Kosten für Speicher, Lizenzen und Prüfungen eines Tenants voller toter Arbeitsräume hören auf zu wachsen
Häufige Fragen und Einwände
Dann existiert ein Teil der Arbeit, und die Lücken liegen an den beiden Enden: die fachliche Anfrage mit Metadaten und Freigabe sowie alles nach der Inbetriebnahme. Wir behalten, was funktioniert, und ergänzen Formular und Entscheidung davor sowie Prüfung und Archivierung dahinter.
Das tun sie, solange der offizielle Weg langsamer ist. Wenn die Freigabe Minuten dauert und das Ergebnis vollständig ist, sind selbst gebaute Räume nicht mehr die schnelle Option, und der Rest erscheint im Register als nicht verwaltet und kann übernommen oder geschlossen werden.
Die Prüfung löscht nichts. Sie stellt der verantwortlichen Person in Teams eine Frage samt Aktivitätsverlauf, und das Archiv hält die Inhalte unter einem Aufbewahrungslabel lesbar. Verlängern ist ein Klick, und genau deshalb wird geantwortet.
Wann diese Lösung nicht passt
- Weniger als etwa zwanzig neue Arbeitsräume pro Monat, wo eine Checkliste und eine geschulte Administration weniger kosten als der Ablauf
- Keine abgestimmte Projekttypologie: Wenn der Fachbereich nicht sagen kann, welche Projekttypen es gibt und was jeder teilen darf, steht diese Einstufungsarbeit zuerst an
- Das Anlagerecht liegt bei allen und soll dort bleiben, dann stellt der Ablauf zwar korrekt bereit, während daneben weiter eigene Räume entstehen
Eine Frage für die nächste Sitzung
Wenn eine Prüfung heute fragte, welche unserer Projektarbeitsräume noch benannte Verantwortliche, eine Einstufung und ein Enddatum haben, wie lange bräuchten wir für die Antwort?
Vorgehen bei der Umsetzung
Was wir liefern und was wir für den Start brauchen.
Wir liefern
- Projekttypen, Namensstandard, Freigebende und Einstufungsmatrix, schriftlich festgehalten und abgestimmt
- Das Anfrageformular und das Projektregister mit Prüfung, die Dubletten und nicht standardkonforme Namen abweist
- Die Bereitstellungssequenz in Power Automate und Microsoft Graph: wiederholbar, mit Statusabfrage und Rücknahme
- Die Einstellungen zu Vertraulichkeit, Aufbewahrung und externer Freigabe je Projekttyp, abgestimmt mit Compliance
- Die Roboter für Projektnummer und Zeichnungsordner, mit Warteschlange, Wiederholung und Prüfpfad in Orchestrator
- Den Lebenszyklus: Aktivitätssignale, die Prüfabfrage in Teams, den Archivierungsschritt und das Nachweispaket
- Einen Aufräumpfad für die bereits bestehenden Arbeitsräume, priorisiert nach Risiko
Wir brauchen von Ihnen
- Die Projekttypen mit der Regel zu Vertraulichkeit, Freigabe und Aufbewahrung je Typ
- Den Namensstandard und die freigebende Person je Projekttyp oder Geschäftsbereich
- Einen Testbereich des Tenants, eine technische Identität sowie Konten für ERP und Zeichnungsarchiv
- Eine verantwortliche Person im PMO, die bei Konflikten zwischen Standard und Ausnahme entscheidet
Etappen
Analyse
Projekttypen, Standard, Freigebende und die Anforderungen der Altsysteme
Konzeption
Metadaten- und Labelmatrix, Formular, Freigabeweg, Bereitstellungssequenz
Umsetzung
Flows, Graph-Aufrufe, Register, Roboter und die Karten in Teams
Validierung
Echte Projekte im Testbereich, Rücknahme- und Wiederholungstests, Abnahme
Inbetriebnahme
Zuerst ein Geschäftsbereich, dann die übrigen, mit geschlossenem Ticketweg
Lebenszyklus
Inaktivitätsprüfung, Archivierung mit Nachweis, ein erster Durchgang durch den Bestand
Quick Win. Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Projekttypen der Fachbereich standardisieren will, ob eine Einstufungsmatrix existiert und wie viel in den Altsystemen von Hand zu tun ist.
Jeder Projektraum kostet 70 Minuten Aufbau und überlebt das Projekt selbst.
Senden Sie uns einen Export der im letzten Quartal erstellten Teams und Sites mit Verantwortlichen, Gastzahlen und letzten Aktivitätsdaten. Wir kommen mit einem Bild des Wildwuchses und der Labelmatrix zurück, mit der wir beginnen würden.
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