Start · Rozwiązania · Zarząd i planowanie
Rozwiązanie · Zarząd i planowanieCztery DMS, cztery portale importerów, dziewięć lokalizacji, jeden zestaw liczb co rano
Jeden poranny obraz każdej marki, salonu i serwisu
Roboty zbierają dzienne i miesięczne dane z każdego DMS i portalu importera, finanse są właścicielem definicji, a zarząd, każda marka i każda lokalizacja czytają tę samą stronę Power BI.
Streszczenie dla zarządu
Cztery DMS, cztery portale importerów, dziewięć lokalizacji, a zarząd widzi miniony miesiąc po trzech tygodniach.
Budujemy warstwę między dziewięcioma lokalizacjami a jedną stroną.
Liczby grupy, marki i lokalizacji istnieją przed otwarciem salonów, więc poniedziałkowe spotkanie zaczyna się od biznesu, a nie od tego.
model semantyczny i aplikacja Power BI; biblioteka SharePoint, rejestr definicji i lista uzgodnień
Problem biznesowy
Zarządzanie grupą
Grupa dealerska rzadko sama wybiera swoje systemy. Z każdą umową dealerską przyszedł DMS akceptowany przez importera, portal wymagany przez importera i własna konwencja raportowania; dwa przejęcia dodały lokalizacje z własnymi przyzwyczajeniami. Księga główna konsoliduje pieniądze raz w miesiącu; samochodów, roboczogodzin i części nie konsoliduje nic, więc centrala robi to ręcznie: dwoje analityków, skoroszyt z dziewięcioma zakładkami i makro, którego nikt nie odważa się ruszyć.
Odczuwają to nie analitycy. Dyrektor zarządzający prowadzi poniedziałkowe spotkanie na liczbie sprzed półtora dnia. Dyrektorzy marek porównują lokalizacje, które liczą inaczej: „wydany” oznacza zafakturowany w trzech lokalizacjach, przekazany klientowi w czterech, zarejestrowany w portalu importera w dwóch. Dyrektor finansowy widzi skonsolidowany miesiąc z trzytygodniowym opóźnieniem i dopiero wtedy dowiaduje się, że jeden z serwisów od kwartału pracuje poniżej kosztów. Dyrektor serwisu, którego warsztaty są miejscem, gdzie grupa naprawdę zarabia, dostaje najmniej aktualną liczbę ze wszystkich.
W skali przestaje to działać po cichu. Piąta marka to piąty DMS i piąta konwencja, marki przeniesionej na inny model wynagradzania nie da się porównać z pozostałymi, a gdy odchodzi jeden z analityków, okazuje się, że mapowanie dziewięciu zestawów kodów lokalizacji na widok zarządu istnieje tylko w makrze i w jednej pamięci.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekKażda lokalizacja eksportuje z DMS dzienne raporty sprzedaży, serwisu i części i wysyła je e‑mailem do centrali
- CzłowiekDwoje analityków wkleja je do skoroszytu grupy, tłumacząc kody lokalizacji i marek oraz naprawiając formaty dat
- OczekiwanieLiczba dla grupy jest gotowa późnym przedpołudniem, gdy wyśle najwolniejsza lokalizacja; brakującą lokalizację przenosi się z wczoraj
- SystemRejestracje, pipeline i realizację celu odczytuje się z czterech portali importerów i wpisuje obok liczb z DMS
- Ryzyko błędu„Wydany” znaczy zafakturowany w trzech lokalizacjach, przekazany w czterech i zarejestrowany w dwóch; suma dodaje je tak, jakby były tym samym
- CzłowiekNa koniec miesiąca 31 raportów buduje się od nowa ze świeżych eksportów; lokalizację przelicza się ponownie, gdy księgowanie poprawiono po eksporcie
- OczekiwaniePakiet trafia do zarządu w trzecim tygodniu następnego miesiąca; pytanie o jeden serwis czeka na kolejne spotkanie
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.
- Dwoje analityków po 27 € za godzinę to koszt widoczny; niewidoczny to dyrektor lokalizacji, który przez trzy tygodnie działa na liczbach, które już się zmieniły, i zarząd decydujący o stocku na podstawie obrazu sprzed sześciu tygodni.
- Definicje decydują o pieniądzach. Dyrektor marki chwali lokalizację za wydania, które są fakturami, podczas gdy w większości systemów bonusowych importer rozlicza rejestracje; różnica wychodzi przy rozliczeniu.
- Serwis jest tam, gdzie jest marża, i jest ostatnią liczbą, która dociera; warsztat sprzedający mniej roboczogodzin, niż opłaca, pokazuje się w sprawozdaniu rocznym, a nie w miesiącu, w którym to się zaczęło.
- Korekty po eksporcie po cichu psują pakiet, a mapowanie dziewięciu list kodów i czterech ekranów portali istnieje w makrze z 2019 roku i w dwóch pamięciach; następca potrzebuje kwartału, żeby stać się użyteczny.
Koszt zaniechania
Czas analityków to jedyna pozycja, którą da się wycenić bez księgi klienta, i jest to pozycja mniejsza. Większy koszt to serwis pracujący poniżej kosztów od lutego do sprawozdania rocznego: grupa, która zarabia marżę w serwisie, na autach używanych i na bonusach importerów, steruje trzema najważniejszymi liczbami przy pomocy swoich najwolniejszych raportów.
Wiersze rosną też razem z grupą: każde przejęcie przynosi DMS i konwencję, każda nowa marka portal, a wszystko to absorbują te same dwie osoby, dopóki jedna z nich nie odejdzie.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Ilustracyjna polska grupa dealerska: cztery marki w dziewięciu lokalizacjach z salonem i ASO; około 620 pracowników; cztery DMS, cztery portale importerów, jedna księga główna; Microsoft 365 E3 i Power BI Pro.
14 raportów dziennych (cztery flashe marek, dziewięć flashów serwisowych, jedno podsumowanie grupy) i 31 raportów miesięcznych; dwoje analityków; około 260 godzin miesięcznie.
Lokalizacje eksportują z DMS i wysyłają e‑mailem; centrala wkleja, mapuje i uzgadnia w skoroszycie; portale czyta się ręcznie; pakiet trafia do zarządu w trzecim tygodniu następnego miesiąca.
Średnio 46 minut na przebieg raportu, dzienna liczba czekająca na najwolniejszą lokalizację i definicje różne w każdej lokalizacji.
Roboty pobierają dane z każdego DMS i portalu w takiej formie, jaką oferuje, mapują je przez tabele należące do finansów i odświeżają jeden model semantyczny Power BI; zarząd, marka i lokalizacja otwierają tę samą stronę; poranny brief i każda różnica trafiają do Microsoft Teams.
W modelowanej grupie dzienny obraz istnieje przed otwarciem salonów, miesiąc jest kompletny dwa dni robocze po zamknięciu ostatniego DMS, a około 260 godzin analityków miesięcznie przechodzi ze składania na wyjaśnianie. Liczby modelowe, nie wynik klienta.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy warstwę między dziewięcioma lokalizacjami a jedną stroną. Roboty UiPath w trybie unattended działają według harmonogramu Orchestrator i pobierają z każdego DMS to, co ten oferuje, eksport, plik albo ekran, który czytałby kontroler, a z każdego portalu importera rejestracje, pipeline i realizację celu tak, jak liczy je importer. Każdy wyciąg jest datowany, zapisywany w bibliotece SharePoint i sprawdzany według liczby wierszy i sum zamknięcia dnia; źródło, które nie przejdzie kontroli, jest wstrzymywane i raportowane.
Definicje mieszkają w jednym miejscu i należą do finansów. Tabele mapowań w Excel Online tłumaczą dziewięć zestawów kodów na strukturę grupy; rejestr definicji mówi, co znaczy wydany pojazd, produktywna roboczogodzina i marża jednostkowa. Model semantyczny Power BI stosuje je raz, dla marki, lokalizacji i dnia: pojazdy zamówione, wydane i zarejestrowane, marża jednostkowa, wiek stocku, roboczogodziny sprzedane i dostępne, obrót częściami. Opublikowana jako aplikacja z odbiorcami i zabezpieczeniami na poziomie wierszy przez grupy Microsoft Entra ID, ta sama strona pokazuje zarządowi każdą markę, dyrektorowi marki każdą lokalizację, a dyrektorowi lokalizacji jedną lokalizację.
Do ludzi w Microsoft Teams trafiają dwie rzeczy: poranny brief, publikowany w kanale grupy i w kanale każdej lokalizacji przed otwarciem salonów, oraz każda różnica między DMS a portalem importera, wypisana per pojazd i przypisana kontrolerowi lokalizacji ze wzmianką. Nic nie jest saldowane ani ukrywane, a robot nigdy nie zmienia liczby: brakujący wyciąg pokazuje się jako luka, a nie jako wczorajsza liczba przeniesiona dalej.
Wyzwalacze czasowe, kolejki i audyt UiPath Orchestrator; UiPath Robots w trybie unattended; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft OneDrive & SharePoint i Microsoft Teams; modele semantyczne Power BI, aplikacje z odbiorcami, zabezpieczenia na poziomie wierszy i odświeżanie według harmonogramu; aplikacja Power BI w Microsoft Teams
Roboty ekstrakcji dla każdego DMS i portalu, sumy kontrolne, tabele mapowań i rejestr definicji, model semantyczny i jego strony, uzgodnienie i jego routing w Teams, poranny brief, runbook
Każdy DMS przez jego eksporty, pliki lub ekrany, bez zakładania API dostawcy, dopóki nie zostanie sprawdzone; każdy portal importera przez automatyzację przeglądarki w trybie unattended; księga główna przez jej eksport
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaOrchestrator uruchamia przebieg w nocy i po każdym zamknięciu miesiąca; każde źródło, lokalizacja i dzień to element kolejki z własnym ponowieniem i logiem
- SystemRoboty pobierają zamówienia, wydania, stock, roboczogodziny zarejestrowane i sprzedane oraz sprzedaż części z każdego DMS, a rejestracje, pipeline i realizację celu z każdego portalu
- AutomatyzacjaKażdy wyciąg jest datowany i sprawdzany, kody są mapowane, a model semantyczny się odświeża; nieudana kontrola wstrzymuje to źródło i wysyła powód do finansów
- AutomatyzacjaPrzed otwarciem salonów poranny brief trafia do kanału grupy i kanału każdej lokalizacji w Teams, z linkiem do aplikacji Power BI
- AutomatyzacjaPorównanie DMS z portalem wypisuje każdy pojazd obecny w jednym systemie, a nieobecny w drugim, i przypisuje go kontrolerowi lokalizacji ze wzmianką
- CzłowiekKontroler wyjaśnia lub poprawia różnicę u źródła (spóźniona rejestracja, auto demonstracyjne, zły kod lokalizacji); pytania o definicje idą do finansów, które decydują
- CzłowiekZarząd, dyrektorzy marek i lokalizacji czytają tę samą stronę; miesiąc jest kompletny dwa dni robocze po zamknięciu ostatniego DMS
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Ekstrakcję według harmonogramu, mapowanie i odświeżanie modelu, z datowaną kopią każdego wyciągu i logiem każdego przebiegu
- Kontrole kompletności i sumy kontrolne oraz wstrzymanie źródła, które ich nie przejdzie
- Porównanie DMS z portalem i przypisanie każdej różnicy imiennie wskazanemu kontrolerowi
Ludzie decydują o
- Tym, co znaczy wydany pojazd, produktywna roboczogodzina i marża jednostkowa, oraz o celach i progach wyróżnianych w briefie; każda zmiana jest wersjonowana
- Tym, czy różnica to efekt czasowy, błąd danych czy realne zdarzenie, i co poprawić u źródła
- Tym, kto należy do której grupy odbiorców
Przed i po
Systemy i integracje
Stos jest krótki celowo: jeden silnik, jedna warstwa wykonawcza, jedno miejsce decyzji człowieka.
Wejścia
- cztery DMS (sprzedaż, stock, serwis, części)
- cztery portale importerów (rejestracje, pipeline, stock, cele)
- eksport z księgi głównej
- cele i tabele mapowań w Excel Online
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots (unattended)
- UiPath Integration Service
Systemy docelowe
- model semantyczny i aplikacja Power BI
- biblioteka SharePoint, rejestr definicji i lista uzgodnień
Punkty styku z człowiekiem: poranny brief w kanałach grupy i lokalizacji w Microsoft Teams; pozycje uzgodnień przypisywane w Teams; aplikacja Power BI w Teams
Wykorzystane technologie
ekstrakcja unattended według harmonogramu z czterech DMS i czterech portali; kolejki, ponowienia, historia przebiegów, audyt
Azapisuje wyciągi, czyta tabele mapowań, prowadzi listę uzgodnień, publikuje brief
Ajeden nadzorowany model i jedna strona dla zarządu, marki i lokalizacji
Agdzie czyta się brief, przypisuje różnice i otwiera aplikację
Abiblioteka wyciągów, rejestr definicji, lista uzgodnień i tabele mapowań
Aźródła, czytane tak, jak każde je oferuje; bez zakładania integracji dostawcy
CIlustracyjny model ekonomiczny
Liczby, które możecie sprawdzić na własnych danych.
Czterdzieści pięć powtarzalnych raportów to cały model: 14 raportów dziennych przez 22 dni robocze plus 31 raportów miesięcznych daje 339 przebiegów raportów miesięcznie, a 46 minut to średnia między dziesięciominutowym dziennym flashem a kartą wyników lokalizacji, która zajmuje większość dnia. 27 € za godzinę to pełny koszt stanowiska analityka w polskiej grupie dealerskiej. Niczego nie zmierzono u klienta; wiersze pokazują uwolnioną zdolność, nie zlikwidowane etaty.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Liczby grupy, marki i lokalizacji istnieją przed otwarciem salonów, więc poniedziałkowe spotkanie zaczyna się od biznesu, a nie od tego, czyja liczba jest prawdziwa
- Miesiąc jest kompletny dwa dni robocze po zamknięciu ostatniego DMS, a serwis poniżej kosztów widać w miesiącu, w którym to się dzieje
- Dyrektor lokalizacji i zarząd czytają tę samą stronę z tymi samymi definicjami, więc porównanie lokalizacji jest porównaniem, a nie sporem o liczenie
- Każda różnica między DMS a portalem jest wypisana per pojazd i ma właściciela, więc spóźnione rejestracje i auta demonstracyjne przestają zniekształcać pozycję bonusową
- Około 260 godzin analityków miesięcznie przechodzi z wklejania na wyjaśnianie odchyleń; piąta marka to jeden robot więcej, a nie kolejny analityk
Perspektywa zarządu
- Grupa, marka i lokalizacja to trzy grupy odbiorców jednego raportu; nikt nie utrzymuje drugiej wersji dla dyrektora, który chce innego przekroju
- Zmiana definicji to decyzja z właścicielem, datą i wersją, więc każdy miesiąc można odczytać tak, jak był wtedy zdefiniowany
- Porównania lokalizacji idą w jednej skali, a tego wymaga negocjacja wynagrodzenia z importerem albo decyzja o warsztacie
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Kontrola nie jest dodatkiem.
- Roboty używają konta tylko do raportów w każdym DMS i własnego loginu grupy w każdym portalu; sekrety pobierane są w czasie wykonania z magazynu poświadczeń Orchestrator opartego na Państwa Azure Key Vault, nigdy z workflow
- Wyciągi, model i aplikacja pozostają w Państwa tenancie Microsoft 365; automatyzacja działa w regionie Unii Europejskiej UiPath Automation Cloud wraz z historią przebiegów i dziennikiem audytu
- Dostęp wynika z grup zabezpieczeń Microsoft Entra ID jako odbiorców aplikacji i zabezpieczeń na poziomie wierszy, które działają dla przeglądających, dlatego zarząd, marka i lokalizacja są odbiorcami z uprawnieniem przeglądania
- Dane osobowe pozostają poza modelem: uzgodnienie niesie identyfikatory pojazdów, brief niesie liczby i wartości; zmianę definicji lub mapowania zatwierdza jej właściciel w finansach i jest ona wersjonowana
Dlaczego teraz
Kilku producentów wprowadziło lub zapowiedziało dystrybucję agencyjną dla części marek lub modeli elektrycznych, a organizacje dealerów zgłosiły obawy o wynagrodzenie i inwestycje; grupa, która nie potrafi porównać przychodu marki na lokalizację w jednej skali, negocjuje bez własnej liczby
W 2025 roku zarejestrowano w Polsce 597 400 nowych samochodów osobowych, o 8,3% więcej niż w 2024, z czego ponad połowa nie była napędzana wyłącznie silnikiem spalinowym (raport kwartalny PZPM i KPMG, 3 lutego 2026); mix marek, wiek stocku i zawartość zleceń serwisowych zmieniają się szybciej, niż pokaże to pakiet z trzeciego tygodnia
Roboty czytające eksport lub ekran portalu, wyzwalacze czasowe Orchestrator i modele semantyczne z zabezpieczeniami na poziomie wierszy w Teams to dziś konfiguracja, a nie programowanie, więc DMS bez API nie blokuje już modelu grupowego; składanie kosztuje tymczasem około 7 020 € miesięcznie
Role zarządcze, których to dotyczy
Poniedziałkowe spotkanie zaczyna się od jednej strony, którą każdy dyrektor już widział, a lokalizacja poniżej kosztów jest rozmową w marcu, a nie odkryciem na koniec roku
Skonsolidowany miesiąc istnieje drugiego dnia roboczego, z definicjami należącymi do finansów i śladem od każdej liczby do jej wyciągu
Roboczogodziny sprzedane, dostępne i obrót częściami na lokalizację przychodzą następnego ranka w jednej skali dla dziewięciu warsztatów
Wydania, rejestracje i różnica między nimi są widoczne per lokalizacja każdego ranka, zanim podniesie je rozliczenie importera
Częste pytania i zastrzeżenia
Wtedy robot używa ekranu, którego kontroler używa dziś, w trybie unattended i według harmonogramu, a wyciąg jest datowany i sprawdzany jak każdy inny. To normalny przypadek w grupach dealerskich i dlatego praca zaczyna się od inwentaryzacji tego, co oferuje każdy system.
Model nie zastępuje liczenia importera; pokazuje je obok własnego liczenia grupy, z różnicą wypisaną per pojazd i kontrolerem lokalizacji odpowiedzialnym za wyjaśnienie.
Spierają się już dziś, na spotkaniu, z różnymi arkuszami. Rejestr przenosi spór w jedno miejsce, daje mu właściciela w finansach i wersję, i rozstrzyga go raz.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Grupa jednej marki na jednym DMS, którego moduł raportowy już produkuje te liczby; eksport według harmonogramu i jeden raport są tańsze niż model
- Grupa, która w ciągu miesięcy konsoliduje się na jednym DMS; definicje uzgadniamy teraz, a ekstrakcję budujemy po przełączeniu
- Kierownictwo niegotowe oddać finansom własności definicji; automatyzacja dostarcza sporną liczbę szybciej
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdyby warsztat w naszej najmniejszej lokalizacji pracował poniżej kosztów od lutego, którego dnia tego roku dowiedziałby się o tym zarząd i z którego raportu?
Podejście wdrożeniowe
Zakres bez niedomówień, jeszcze przed podpisem.
Dostarczamy
- Inwentaryzację każdego raportu: źródło, odbiorca, forma, jaką oferuje każdy system, i czas, jaki dziś zajmuje
- Warsztat definicji z finansami i dyrektorami: jedna definicja grupowa na KPI z właścicielem
- Roboty ekstrakcji dla każdego DMS i portalu, z harmonogramami, sumami kontrolnymi i datowaną biblioteką
- Model semantyczny, zabezpieczenia na poziomie wierszy, trzy strony, poranny brief i uzgodnienie w Teams
- Miesiąc równolegle z dotychczasowymi raportami, potem przełączenie z hypercare i runbookiem
Potrzebujemy od Państwa
- Dziennych flashów i pakietu miesięcznego z ostatniego miesiąca, w takiej formie, w jakiej wysyłają je lokalizacje
- Kont raportowych w każdym DMS, kont do portali i obszaru roboczego Power BI w Państwa tenancie
- Imiennie wskazanego właściciela rejestru definicji w finansach i jednego kontrolera na lokalizację
Etapy
Inwentaryzacja i definicje
Każdy raport, jego źródło i forma, jaką oferuje system; jedna definicja grupowa na KPI z właścicielem
Ekstrakcja
Roboty dla każdego DMS i portalu, harmonogramy, sumy kontrolne i biblioteka
Model i strony
Model semantyczny, zabezpieczenia na poziomie wierszy, trzy strony i poranny brief
Miesiąc równoległy i przekazanie
Miesiąc obok dotychczasowych raportów, potem publikacja, hypercare i runbook
Działowe. Nakład zależy od liczby DMS i portali, od tego, czy każdy oferuje eksport, plik czy tylko ekran, i od tego, jak bardzo różnią się definicje lokalizacji.
Marzec dociera do Państwa zarządu w trzecim tygodniu kwietnia, po jednym DMS naraz.
Prosimy o tydzień dziennych flashów i jeden pakiet miesięczny, w takiej formie, w jakiej wysyłają je lokalizacje. Odpowiadamy pisemnym podsumowaniem: które liczby robot pobierze z każdego systemu tak, jak są, które wymagają najpierw definicji grupowej, i pierwszym szacunkiem godzin składania.
Zestawmy eksporty z DMS z jedną stronąTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Pakiet dla zarządu nie powinien zależeć od tego, który analityk i którego dnia scalił który arkusz.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćBonusy i premie importera rozliczone co do sztukiBonusy importera to duża część marży, a prowadzi je jeden skoroszyt, który rozumie jedna osoba.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingKażdy lead u właściwego doradcy w ciągu godzinyDziewięć kanałów, cztery marki i jedna recepcjonistka decydująca, kto oddzwoni. Piątkowy lead czeka do poniedziałku.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejDealerzy samochodowi