Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćZwolnienie nazajutrz po wydaniu, uzgodnienie VIN po VIN każdej nocy
Finansowanie stoku zgodne z placem każdego ranka
Roboty co noc dopasowują każdy finansowany VIN do stoku w DMS i do sprzedaży, zgłaszają zwolnienia finansującemu i pokazują CFO ekspozycję, wiek stoku i odsetki na każdy pojazd.
Streszczenie dla zarządu
Koniec z odsetkami od aut już wydanych klientom i z ręcznym uzgadnianiem zestawień finansującego z placem.
Mientha projektuje i wdraża nocne uzgodnienie finansowania stoku na platformie UiPath.
Sprzedane auto schodzi z linii finansowania nazajutrz po wydaniu, więc odsetki od aut już wydanych przestają być kosztem, którego nikt nie zauważa.
kanały finansujących (zgłoszenia zwolnień); biblioteka dowodów na SharePoint; model semantyczny Power BI
Problem biznesowy
Finansowanie stoku
Grupa dealerska nie jest właścicielem większości aut na swoich placach. Nowe samochody stoją na linii finansowania z banku importera od dnia, w którym opuszczają plac składowy; auta używane, demonstracyjne i stok marki, której importer nie ma własnego banku, stoją na linii drugiego finansującego. Każde auto nalicza odsetki od VIN za każdy dzień, dopóki finansujący nie dowie się o sprzedaży i nie rozliczy pojazdu; warunki umowy mówią, jak szybko po sprzedaży musi to nastąpić, kiedy część kapitału staje się wymagalna od starzejącego się auta i jak często plac może być liczony.
Między tymi warunkami a codziennością zawodzą trzy rzeczy. Auto wydane we wtorek nalicza odsetki, dopóki ktoś w salonie nie powie o tym finansom, a finanse finansującemu. Auto używane kupione wiosną i niesprzedane jesienią po cichu pochłonęło część oczekiwanej marży, a osoba, która w tym tygodniu ustala jego cenę, nigdy tej kwoty nie widziała. A gdy audytor finansującego liczy plac, zestawienie i auta różnią się o kilkanaście VIN-ów: dwa na jazdach demonstracyjnych, trzy przeniesione, jedno sprzedane na zaliczkę, jednego nikt nie umie wskazać.
CFO widzi ekspozycję raz w miesiącu i różnicę przy każdym audycie; lista wiekowa dyrektora ds. samochodów używanych nigdy nie pokazuje odsetek; księgowa ma jedyny skoroszyt, w którym zestawienia dwóch finansujących spotykają się z trzema instancjami DMS, a każdy nowy salon lub finansujący mnoży formaty.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekAdministracja salonów wysyła finansom e‑mailem numery VIN wydanych aut; księgowa grupy wpisuje datę sprzedaży przy każdym VIN w portalu finansującego, zgłasza zwolnienie i zapisuje e‑mail z potwierdzeniem w prywatnym folderze
- OczekiwanieZwolnienia są zgłaszane partiami we wtorki i piątki; auto wydane w środę zostaje zwolnione w następny wtorek, a każdy dzień pomiędzy to odsetki
- SystemMiesięczne zestawienie i faktura odsetkowa każdego finansującego przychodzą jako PDF lub CSV i są dopasowywane w skoroszycie do eksportu stoku z DMS, VIN po VIN
- Ryzyko błęduAuta na jazdach demonstracyjnych, w przeniesieniu, zafakturowane, lecz niewydane, albo późno uruchomione na linii wypadają z dopasowania i przechodzą na kolejny miesiąc; żadna lista nie pokazuje odsetek zapłaconych za dane auto
- OczekiwanieInspekcja stoku przez finansującego znajduje auto na linii od 200 dni i kilkanaście VIN-ów, których nie widzi; uzgodnienie zajmuje księgowej i dwóm administratorom salonów tydzień e‑maili i zdjęć z placu
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Rachunek, którego nie widać w budżecie.
- Odsetki od sprzedanych aut to najczystsza strata w tym biznesie: każdy dzień między wydaniem a zwolnieniem jest płacony finansującemu za auto, które należy już do klienta, ukryty w jednej pozycji odsetkowej na finansującego miesięcznie.
- Wiek stoku wycenia kalendarz, a nie koszt. Auto używane po 200 dniach zdążyło wygenerować odsetki, które uzasadniałyby obniżkę ceny w trzecim miesiącu; bez kwoty na pojazd obniżka przychodzi dopiero przy audycie.
- Różnice audytowe kosztują tydzień każda, a ich powtarzalność jest tym, na co finansujący patrzy, gdy przegląda warunki linii.
Koszt zaniechania
Cztery dni na jednym aucie to błąd zaokrąglenia; cztery dni na każdym aucie, które grupa sprzedaje w roku, to drugi wiersz, płacony finansującemu za stok, który należy już do klientów. Dane wejściowe są nasze: 320 aut miesięcznie przy średniej finansowanej wartości 28 000 €, przyjęty roczny koszt linii 7% i cztery dni między wydaniem a zwolnieniem dają około 6 900 € miesięcznie. Trzeci wiersz to migawka: sześćdziesiąt aut powyżej 180 dni, które stoją kolejny kwartał, kosztuje przy tych samych założeniach około 29 000 €.
Tego, czego tabela nie wyceni, to spojrzenie finansującego: grupa, która po każdej inspekcji tłumaczy e‑mailami kilkanaście VIN-ów i późno rozlicza sprzedane auta, jest oceniana według tej historii przy odnowieniu linii. A dopóki rejestr żyje w jednym skoroszycie, tydzień nieobecności księgowej to tydzień odsetek od każdego auta wydanego w tym czasie.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Polska grupa dealerska: cztery marki, siedem lokalizacji z salonem i ASO, około 520 pracowników, trzy instancje DMS, Microsoft 365 E3, dziewięcioosobowy zespół finansów. Bank importera finansuje nowe auta trzech marek; auta używane, demonstracyjne i czwarta marka stoją na linii drugiego finansującego.
1 150 finansowanych pojazdów w każdym momencie, około 780 nowych i 370 używanych i demonstracyjnych; 320 zwolnień miesięcznie; 90 wyjątków uzgodnieniowych miesięcznie (VIN-y, przy których zestawienie, DMS i plac się nie zgadzają).
Listy wydań wysyłane e‑mailem do finansów, zwolnienia wpisywane do dwóch portali dwa razy w tygodniu, zestawienia dopasowywane co miesiąc w skoroszycie do eksportu z DMS, inspekcja stoku uzgadniana potem e‑mailami i zdjęciami.
Około 14 minut pracy biurowej na zwolnienie lub wyjątek; od dwóch do pięciu dni między wydaniem a zwolnieniem; wiek stoku widoczny dopiero przy audycie; spłaty częściowe odkrywane na zestawieniu.
Nocne dopasowanie VIN po VIN stoku i zdarzeń sprzedażowych z DMS do pozycji obu finansujących; zwolnienia za wczorajsze wydania zgłoszone i zarchiwizowane; wyjątki na kanale Teams każdego salonu; ekspozycja, wiek stoku i odsetki na pojazd w zakładce Power BI.
W modelowanym przypadku auto jest zwalniane nazajutrz po wydaniu, uzgodnienie staje się nocne z garścią wyjątków na salon, audyt jest obsługiwany z rejestru, a dyrektor ds. samochodów używanych ustala cenę każdego auta, wiedząc, ile już kosztowało; to model, nie wynik klienta.
Proponowane rozwiązanie
Mientha projektuje i wdraża nocne uzgodnienie finansowania stoku na platformie UiPath; Microsoft Teams i Power BI w Państwa tenancie są jedynymi ekranami, które widzą ludzie. Każdej nocy roboty odczytują stok i zdarzenia sprzedażowe z każdej instancji DMS, sfinansowane pozycje od każdego finansującego (plik zestawienia tam, gdzie jest udostępniany, portal z użytkownikiem technicznym tam, gdzie nie) oraz skoroszyt reguł na SharePoint z warunkiem zwolnienia, warunkami finansujących i oczekiwaną marżą według marki i przedziału wieku.
Silnik uzgodnień umieszcza każdy VIN w dokładnie jednym koszyku: sfinansowany i na stoku, sprzedany i jeszcze niezwolniony, sfinansowany, lecz nieobecny na stoku, na stoku, lecz niesfinansowany, albo zwolniony i wciąż na zestawieniu. Przy każdym aucie widać dni na linii, naliczone dotąd odsetki (lub modelowaną kwotę narastającą), najbliższą datę, w której warunki wymagają pieniędzy, oraz oczekiwaną marżę; auto, którego odsetki przekroczyły ustalony w skoroszycie udział tej marży, trafia na poniedziałkowy przegląd.
Zwolnienia idą za regułą grupy, nie za osądem robota. Auto spełniające warunek, na przykład faktura opłacona w całości i odnotowane wydanie, jest zgłaszane finansującemu następnego ranka, a potwierdzenie ląduje przy VIN w bibliotece SharePoint; sprzedaż z samą zaliczką albo finansowanie nabywcy w toku staje się zadaniem dla dyrektora finansowego. Robot nigdy nie inicjuje płatności i nigdzie nie ma modelu językowego: każdy krok to odczyt, porównanie albo reguła.
Wyzwalacze czasowe, kolejki i magazyn poświadczeń Azure Key Vault w UiPath Orchestrator; UiPath unattended Robots; konektory UiPath Integration Service dla Microsoft Teams i Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia z akcją UiPath Action Center w Microsoft Teams; model semantyczny Power BI, alerty danych i zakładka raportu w Teams
Czytniki DMS i finansujących, silnik uzgodnień, reguły zwolnień i kierowanie zadań, arytmetykę odsetek i marży, bibliotekę dowodów, poranną kartę, raport Power BI i runbook
Każdy DMS drogą, jaką oferuje jego dostawca (eksport raportu, widok bazy danych lub API); kanał każdego finansującego dla pozycji i zwolnień (plik lub API tam, gdzie są oferowane, w pozostałych przypadkach automatyzacja portalu), potwierdzone w fazie odkrywania i zgodne z warunkami finansującego
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaO 23:00 w dni robocze wyzwalacz czasowy w UiPath Orchestrator uruchamia przebieg, po jednej pozycji kolejki na każdy finansowany VIN
- SystemRoboty odczytują stok, faktury, wydania i rejestracje z trzech instancji DMS oraz pobierają pozycje i nowe zestawienia z kanału każdego finansującego
- AutomatyzacjaSilnik uzgodnień przypisuje każdy VIN do koszyka i wylicza dni na linii, odsetki do dziś, najbliższą datę spłaty i flagę marży
- AutomatyzacjaZgłoszenia zwolnień dla aut, które wczoraj spełniły warunek, trafiają do każdego finansującego; potwierdzenie ląduje przy VIN, a o 07:00 karta na kanale Teams każdego salonu wymienia zwolnienia, oczekujące decyzje i wyjątki według koszyków
- CzłowiekAdministracja salonu zamyka każdy wyjątek jako zadanie Action Center w Teams z załączonym dowodem; dyrektor finansowy decyduje o zwolnieniach poza regułą
- CzłowiekW poniedziałek CFO, dyrektor ds. samochodów używanych i dyrektorzy salonów otwierają zakładkę Power BI: ekspozycja według finansującego i lokalizacji, przedziały wieku, auta powyżej progu marży, spłaty wymagalne w ciągu 14 dni
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Nocne pobranie stoku, zdarzeń sprzedażowych i pozycji finansujących, z flagą „nie otrzymano”, gdy źródło zawiedzie
- Dopasowanie VIN, koszyki, odsetki do dziś, przedziały wieku, daty spłat i flagę marży
- Zgłoszenia zwolnień dla aut spełniających warunek grupy, archiwizację potwierdzeń i poranną kartę dla każdego salonu
Ludzie decydują
- Czy niezgodny VIN jest tam, gdzie powinien być, i jaki dowód zamyka sprawę
- O zwolnieniach poza regułą: sprzedaż na zaliczkę, finansowanie nabywcy w toku, auta zafakturowane na inną spółkę grupy
- O cenach, przeniesieniach i wykupach starzejących się aut, o progu marży i o samym warunku zwolnienia
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- trzy instancje DMS (stok, faktury, wydania, rejestracje)
- dwa kanały finansujących (pozycje, zestawienia, faktury odsetkowe)
- skoroszyt reguł na SharePoint (warunek zwolnienia, warunki finansujących, przedziały marży)
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath unattended Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- kanały finansujących (zgłoszenia zwolnień)
- biblioteka dowodów na SharePoint
- model semantyczny Power BI
Punkty styku z człowiekiem: poranna karta dla każdego salonu w Microsoft Teams; zadania Action Center w Teams; zakładka Power BI na poniedziałkowy przegląd; alerty danych
Wykorzystane technologie
nocny wyzwalacz czasowy, jedna pozycja kolejki na VIN, ponowienia, poświadczenia z Azure Key Vault, audyt
Apublikuje poranną kartę dla każdego salonu; archiwizuje potwierdzenia w bibliotece dowodów; odczytuje skoroszyt reguł
Azadania dotyczące wyjątków i decyzji o zwolnieniu wykonywane w Teams
Araport ekspozycji, wieku stoku i odsetek jako zakładka Teams; zaplanowane odświeżanie; alerty danych
Astok, faktury, wydania, rejestracje, odczytywane drogą, jaką oferuje dostawca
Cpozycje, zestawienia, faktury odsetkowe; zgłoszenie i potwierdzenie zwolnienia
CIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Odsetki mają własną arytmetykę niżej; kalkulator wycenia wyłącznie pracę biurową. 410 pozycji miesięcznie to 320 zwolnień plus 90 wyjątków uzgodnieniowych, wycenianych tak samo, bo obsługują je te same dwie osoby: odnalezienie auta i sprzedaży w DMS, wpisanie zwolnienia do portalu albo ściganie jednego VIN-u, który widnieje na zestawieniu, a nie na placu. Czternaście minut na pozycję i 26 € za godzinę pełnego kosztu administracji salonu lub księgowej grupy to wartości ilustracyjne, niezmierzone u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Sprzedane auto schodzi z linii finansowania nazajutrz po wydaniu, więc odsetki od aut już wydanych przestają być kosztem, którego nikt nie zauważa
- Zestawienie finansującego i plac zgadzają się każdej nocy, VIN po VIN; różnica audytowa staje się listą z dowodami, a nie tygodniem e‑maili
- Odsetki do dziś stoją obok każdego auta na liście wiekowej, więc cenę obniża się według tego, ile auto kosztowało, a nie ile stało
- Spłaty częściowe pojawiają się z 14-dniowym wyprzedzeniem, a ósma lokalizacja lub trzeci finansujący to konfiguracja w tym samym zestawie reguł
Perspektywa zarządu
- Ekspozycja według finansującego i lokalizacji każdego ranka, z tego samego rejestru, z którego zgłaszane są zwolnienia
- Dni od wydania do zwolnienia stają się mierzoną liczbą na lokalizację, a dyrektorzy salonów widzą swoje
- Każde zwolnienie ma swój warunek, potwierdzenie i znacznik czasu; każdy wyjątek ma osobę, która go zamknęła, i dowód
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Dostęp do finansującego obejmuje odczyt pozycji i zestawień oraz zgłaszanie zwolnień; użytkownik techniczny nie ma uprawnień do płatności ani uruchomień, a rozliczenie pozostaje w skarbowości w ramach obecnych akceptacji
- Dostęp do DMS jest tylko do odczytu przez dedykowanych użytkowników technicznych; sekrety do portali i baz danych leżą w Azure Key Vault i trafiają do robota wyłącznie przez magazyn poświadczeń UiPath Orchestrator; każde zadanie i ponowienie jest logowane
- Roboty działają w regionie UE UiPath Automation Cloud lub na Państwa własnych maszynach wirtualnych; biblioteka dowodów i raport pozostają w Państwa tenancie Microsoft 365, przechowują VIN, numer faktury i daty, a nie nazwiska klientów, i są ograniczone do lokalizacji przez grupy Microsoft Entra ID; zmiany reguł są wersjonowane i zatwierdzane przez CFO
Dlaczego teraz
Linie finansowania stoku są wyceniane od stopy referencyjnej plus marża, więc każdy dzień między wydaniem a zwolnieniem ma cenę, której księga nigdy nie pokazuje na pojazd; w modelowanym przypadku samo opóźnienie to około 6 900 € miesięcznie
Przez te same place i linie przechodzi więcej aut: w 2025 r. w Polsce zarejestrowano 597,4 tys. nowych samochodów osobowych, o 8,3% więcej niż w 2024 r. (raport kwartalny PZPM/KPMG, 3 lutego 2026), a każdy z nich to kolejny VIN do zwolnienia
Elementy składowe są zweryfikowane i w większości już licencjonowane: wyzwalacze czasowe UiPath Orchestrator, magazyn poświadczeń Azure Key Vault, zadania Action Center w Teams, Power BI jako zakładka Teams z alertami; na Microsoft 365 E3 dochodzą tylko Power BI Pro i licencje runtime dla robotów
Role zarządcze, których to dotyczy
Ekspozycja, opóźnienie i odsetki na pojazd stają się dziennymi liczbami z rejestrem za nimi, a inspekcja stoku jest obsługiwana z tego rejestru, a nie z tygodnia e‑maili.
Każde auto na liście wiekowej pokazuje, ile dotąd kosztowało, więc decyzja cenowa zapada w trzecim miesiącu, a nie przy audycie w siódmym.
Poranna karta pokazuje wyjątki własnej lokalizacji z dowodami potrzebnymi do ich zamknięcia, a protokół audytu podpisuje się na uzgodnieniu, którego nikt nie musiał odbudowywać.
Częste pytania i zastrzeżenia
Większość danych wejściowych to zestawienia dostarczane jako pliki. Tam, gdzie pozycje lub zwolnienia istnieją tylko w portalu, robot z użytkownikiem technicznym obsługuje go tak jak księgowa, o ile pozwalają na to warunki finansującego; potwierdzamy to z każdym finansującym w fazie odkrywania.
DMS wie, co Państwo posiadają, nie wie, co finansujący uważa za sfinansowane, i żaden z systemów sam nie wie, że auto wydane wczoraj jest dziś wciąż na zestawieniu. Wartością jest nocne dopasowanie VIN po VIN między nimi.
Warunek to Państwa polityka, zapisana w skoroszycie i zatwierdzona przez CFO. Auto, które nie spełnia którejkolwiek jego części, staje się zadaniem dla dyrektora finansowego, a robot nigdy nie inicjuje płatności.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Jedna lokalizacja, jeden finansujący i kilkaset finansowanych aut, gdzie raport z portalu finansującego i zdyscyplinowana cotygodniowa rutyna dają tę samą odpowiedź taniej
- Wydania są odnotowywane w DMS z kilkudniowym opóźnieniem albo wcale; robot może zwolnić tylko to, co według DMS zostało wydane, więc najpierw dyscyplina wydań
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Gdzieś na naszych placach stoi auto, które kosztowało nas w tym roku najwięcej odsetek: kto potrafi je wskazać, czy jego cena to odzwierciedla i ile aut wydanych w zeszłym miesiącu tydzień później wciąż było na zestawieniu finansującego?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Mapę finansowania: finansujący, linie i warunki, kanały zestawień, warunek zwolnienia faktycznie stosowany przez grupę, niepisane reguły ze skoroszytu księgowej
- Czytniki dla każdej instancji DMS i kanału finansującego, najpierw na plikach lub API, automatyzacja portalu tylko tam, gdzie nie ma nic innego
- Silnik uzgodnień, arytmetykę i reguły zwolnień, przetestowane na trzech miesiącach Państwa zestawień i eksportów stoku
- Poranną kartę, zadania Action Center w Teams, bibliotekę dowodów i raport Power BI z alertami
- Runbook, monitoring w UiPath Orchestrator i przekazanie, w tym sposób dodania finansującego lub lokalizacji
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy zestawień i faktur odsetkowych od każdego finansującego wraz z odpowiadającymi eksportami stoku z DMS i potwierdzeniami zwolnień
- Operacyjnych warunków każdej umowy finansowania: okno rozliczenia po sprzedaży, spłaty częściowe według wieku, prawa do inspekcji
- Użytkowników technicznych tylko do odczytu w każdym DMS oraz, za zgodą finansującego, w każdym portalu; księgowej grupy jako właściciela procesu
Etapy
Odkrywanie i projekt
Mapa finansowania, drogi danych, koszyki, warunek zwolnienia, układ karty i raportu, model dostępu
Budowa
Czytniki, silnik uzgodnień, zgłaszanie zwolnień, biblioteka dowodów, punkty styku w Teams, raport Power BI
Walidacja
Równoległy przebieg wobec skoroszytu księgowej przez jeden cykl zestawień; każda różnica wyjaśniona
Uruchomienie i optymalizacja
Zwolnienia produkcyjnie u każdego finansującego pod nadzorem; progi dostrojone na pierwszym kwartale
Działowe. Nakład zależy od liczby instancji DMS i finansujących, od tego, czy każdy z nich oferuje pliki, czy tylko portal, oraz od tego, jak rzetelnie salony odnotowują wydania tego samego dnia.
Sprzedane we wtorek, zwolnione w piątek, a odsetki pomiędzy są Państwa.
Prześlijcie nam Państwo jedno zestawienie finansującego i eksport stoku z tego samego dnia z jednej lokalizacji. Odsyłamy dopasowanie VIN po VIN, koszyk każdej różnicy i koszt czterech dni spóźnionych zwolnień według Państwa stawki.
Policzmy odsetki od zeszłomiesięcznych wydańTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Cztery DMS, cztery portale importerów, dziewięć lokalizacji, a zarząd widzi miniony miesiąc po trzech tygodniach.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćDzienna pozycja gotówkowa bez porannego arkuszaKoniec z ręcznym składaniem dziennej gotówki z czterech portali bankowych; przychodzi za późno i nikt jej nie ufa.
Zobacz rozwiązanie Finanse i księgowośćUzgodnienia kont i księgowania, które zamykają się sameKoniec z zamykaniem miesiąca przez zgrywanie sald do Excela i dopraszanie się akceptacji e‑mailem.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejDealerzy samochodowi