Start · Rozwiązania · IT i usługi
Rozwiązanie · IT i usługiBłędy wykrywalne maszynowo znajdowane w tygodniu publikacji, nie przy wiosennym przeglądzie
Dostępność cyfrowa sprawdzana co tydzień, nie raz w roku
Roboty według harmonogramu sprawdzają każdą opublikowaną stronę, zapisują każdy wykrywalny maszynowo błąd przy stronie i jej redaktorze oraz gromadzą dowody do przeglądu deklaracji.
Streszczenie dla zarządu
Deklarację pisze się raz. Serwis zmienia się codziennie, a między przeglądami nikt nie sprawdza.
Budujemy harmonogramowy przegląd wszystkiego, co podmiot publikuje, oraz ewidencję mówiącą, kto prowadzi którą stronę.
Błędy znajdują się w ciągu dni od publikacji, a nie w ciągu kwartału, kiedy poprawka jest tania, a redaktor jeszcze pamięta stronę.
ewidencja stron i archiwum dowodów na SharePoint; raport dostępności w Power BI; wyciąg do przeglądu deklaracji
Problem biznesowy
Dostępność cyfrowa
Podmiot publiczny publikuje bez przerwy, a sprawdza od święta. Ustawa z 4 kwietnia 2019 r. wiąże podmioty publiczne standardem WCAG 2.1 na poziomie AA i wymaga deklaracji dostępności przeglądanej co roku do końca marca oraz po każdej istotnej zmianie. Publikowanie jest przy tym z założenia rozproszone: kilkanaście komórek organizacyjnych zamieszcza ogłoszenia, przetargi i załączniki pod własne terminy.
To, co narasta między przeglądami, jest zwyczajne, a nie egzotyczne. Zdjęcie idzie na stronę bez tekstu alternatywnego, poziom nagłówka zostaje pominięty, bo redaktor chciał mniejszej czcionki, skan załącznika nie ma warstwy tekstowej. Od środka nic z tego nie widać, a każde z osobna zamyka stronę przed kimś. Koordynator prowadzi dostępność obok innych obowiązków i dowiaduje się po miesiącach; sekretarz podpisuje deklarację i odpowiada na skargę.
W skali urzędu psuje się dowód. Skarga pyta, co było na stronie, kiedy się ukazała i co z tym zrobiono. Te odpowiedzi istnieją tylko wtedy, gdy ktoś zapisał je na bieżąco, a przegląd wciśnięty między inne obowiązki zapisuje niemal nic.
Jak to wygląda dzisiaj
Niezależnie od platformy pod spodem, tak wygląda proces przed automatyzacją.
- CzłowiekRedaktor publikuje zawiadomienie i dołącza PDF, który przyszedł razem z nim
- OczekiwanieNa stronę nikt nie patrzy ponownie aż do kwartalnego przeglądu albo skargi
- CzłowiekKoordynator otwiera strony pojedynczo i przechodzi przez listę kontrolną
- Ryzyko błęduPrzegląd kończy się wraz z czasem, a to, co pominięto, nie zostaje odnotowane
- CzłowiekUstalenia trafiają do komórek jako jeden arkusz, bez właściciela przy stronie
- Ryzyko błęduPoprawek nikt nie sprawdza ponownie, więc strona poprawiona i zignorowana wyglądają tak samo
- Ryzyko błęduGdy mieszkaniec składa skargę, treść strony odtwarza się z pamięci
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
To nie jest praca, którą ktoś zaplanował.
- Ręczne sprawdzanie nigdy nie nadąża za publikowaniem. W tym ilustracyjnym urzędzie powstaje lub zmienia się około 190 stron miesięcznie, a przegląd kwartalny opisuje serwis, który poszedł dalej.
- Między przeglądami zasób jest niezmierzony, więc urząd nie odpowie na to, o co pyta mieszkaniec: czy strona, której potrzebuję, jest dziś czytelna.
- Skan to najtańsza rzecz do opublikowania i najdroższa do poprawienia: zanim ktokolwiek zauważy, plik źródłowy leży w archiwum, a strona jest podlinkowana z kilku miejsc.
- Dowód to pozycja, której nikt nie budżetuje, i pierwsza rzecz, o którą pyta kontrola. Bez datowanego zapisu na skargę odpowiada się zapewnieniem.
Koszt zaniechania
Strona, która łamie regułę dostępności, wciąż się ładuje, wciąż wygląda dobrze redaktorowi, który ją opublikował, i wciąż liczy się jako opublikowana. Dlatego nic nie wymusza zmiany: koszt spada na osoby, które nie mogą tej strony przeczytać, a większość z nich nie pisze. Kary ustawowe są realne, do 5 000 zł za brak deklaracji albo niedostępny BIP i do 10 000 zł za uporczywe naruszanie, ale to najmniejsza część sprawy.
Kumuluje się luka dowodowa. Każdy kwartał bez zapisu utrudnia uczciwe napisanie następnej deklaracji, a deklaracja mówiąca „częściowo zgodna” bez wykazu, co jest nie tak, prowokuje pytanie, skąd urząd to wie.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Urząd miasta liczący około 350 osób w jedenastu komórkach organizacyjnych, z trzema jednostkami podległymi publikującymi w tym samym Biuletynie Informacji Publicznej; Microsoft 365 w całym urzędzie.
Trzy serwisy publiczne, około 2 400 stron; około 190 powstaje lub zmienia się miesięcznie, z czego przy około 70 jest załącznik, najczęściej skan.
Jeden koordynator przechodzi cały zasób z listą kontrolną raz na kwartał. W jednych kwartałach starcza na kilkaset stron, w innych na mniej, a ustalenia idą jako jeden arkusz.
Około dziewięciu minut sprawdzania na stronę. Pełny przegląd 2 400 stron to 360 godzin na kwartał, których nie ma żadna rola na część etatu, więc przegląd staje się próbką, której nikt nie zapisuje.
Roboty według harmonogramu przechodzą trzy serwisy, wykonują kontrole możliwe maszynowo, sprawdzają w każdym załączniku warstwę tekstową i przypisują każde ustalenie do strony oraz komórki, która ją prowadzi.
W modelowanym przypadku błędy ujawniają się w ciągu dni zamiast w ciągu kwartału, godziny koordynatora przechodzą od szukania problemów do decydowania o nich, a przegląd deklaracji zaczyna się od zapisu. Te liczby wynikają z powyższych założeń i z niczego więcej.
Proponowane rozwiązanie
Budujemy harmonogramowy przegląd wszystkiego, co podmiot publikuje, oraz ewidencję mówiącą, kto prowadzi którą stronę. Robot przechodzi mapy witryn serwisu głównego, BIP i portalu usług, kolejkuje każdą stronę nową lub zmienioną i przepuszcza ją przez zestaw testów dostępności w UiPath Test Cloud. Załączniki dostają drugie, deterministyczne sprawdzenie: czy da się z nich wydobyć tekst i czy mają zadeklarowany język. Ustalenia trafiają tam, gdzie jest praca: każdy redaktor dostaje swoje w Microsoft Teams, z regułą opisaną zwykłym językiem, a koordynator dostaje trend według komórek i pakiet dowodowy do dorocznego przeglądu.
Podziału między maszynę a człowieka nie będziemy zacierać. Kontrola automatyczna potrafi udowodnić, że strona łamie regułę; nie udowodni, że strona jest dostępna, i dokładnie tak mówi wytyczna W3C o narzędziach do oceny. Robot nie wydaje werdyktu: raportuje błędy wraz z dowodem, strony, które człowiek musi jeszcze przeczytać, oraz to, czego nie sprawdzono. Status zgodności pozostaje oceną człowieka.
UiPath Test Cloud, testy dostępności (WCAG) i testy webowe z dowodami w Test Manager; UiPath Orchestrator, wyzwalacze czasowe, kolejki i dziennik audytowy; UiPath Action Center, powiadomienia z akcją w Microsoft Teams; Microsoft SharePoint z etykietami retencji Microsoft Purview; raportowanie w Power BI
Przegląd serwisów, ewidencję stron i mapę właścicieli, zestaw reguł opisany językiem biznesu, sprawdzenie załączników, kierowanie ustaleń do redaktorów, ponowną kontrolę po każdej poprawce oraz wyciąg do przeglądu deklaracji
Ścieżka odczytu do każdej platformy publikacyjnej, z mapy witryny albo eksportu tam, gdzie istnieją, a z samych opublikowanych stron tam, gdzie ich nie ma; przypisanie strony do komórki i redaktora
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaWyzwalacz czasowy w Orchestrator uruchamia tygodniowy przegląd; robot przechodzi trzy mapy witryn i kolejkuje każdą stronę nową lub zmienioną
- AutomatyzacjaKażda strona przechodzi zestaw testów dostępności w UiPath Test Cloud: tekst alternatywny, kontrast, kolejność nagłówków, etykiety pól, język i treść odnośników
- AutomatyzacjaKażdy załącznik na tych stronach jest badany pod kątem możliwego do wydobycia tekstu, tytułu i zadeklarowanego języka
- SystemKażde ustalenie trafia do rekordu strony na SharePoint wraz z elementem, regułą, zrzutem ekranu i znacznikiem czasu
- AutomatyzacjaUstalenia są grupowane według właściciela, a każdy redaktor dostaje w Microsoft Teams wyłącznie swoją listę
- CzłowiekRedaktor poprawia stronę i oznacza pozycję jako zrobioną; kolejny przegląd potwierdza ją albo otwiera ponownie
- CzłowiekKoordynator przechodzi strony oznaczone do oceny człowieka i zapisuje każdą decyzję
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Przechodzenie serwisów, kolejkowanie, uruchamianie zestawu reguł i ponowną kontrolę każdej strony po poprawce
- Otwieranie opublikowanych załączników i badanie ich pod kątem warstwy tekstowej, tytułu i języka
- Przypisanie każdego ustalenia do strony, komórki i redaktora wraz z dowodem i datą oraz utrzymywanie pakietu koordynatora
Ludzie decydują
- Czy strona jest dostępna. Robot raportuje błędy i luki w pokryciu; nic, co wytwarza, nie jest werdyktem o zgodności
- Co mówi deklaracja. Status, wykaz treści niedostępnych i przyczyny podpisuje osoba, która bierze za to odpowiedzialność
- Wszystko, czego reguła nie oceni: czy tekst alternatywny opisuje obraz, czy struktura nagłówków ma sens, czy dokument jest zrozumiały
Przed i po
Systemy i integracje
Nie dokładamy technologii, żeby architektura wyglądała poważniej. Każdy element poniżej ma w tym procesie konkretne zadanie.
Wejścia
- serwis główny i jego mapa witryny
- Biuletyn Informacji Publicznej
- portal usług
- opublikowane załączniki
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Test Cloud
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- ewidencja stron i archiwum dowodów na SharePoint
- raport dostępności w Power BI
- wyciąg do przeglądu deklaracji
Punkty styku z człowiekiem: ustalenia redaktorów w Microsoft Teams; kolejka przeglądu koordynatora w Action Center; tygodniowe podsumowanie na kanale Teams
Wykorzystane technologie
wykonuje testy dostępności (WCAG) i testy webowe na każdej przejrzanej stronie i przechowuje wynik z dowodem
Aprzechodzą serwisy według harmonogramu, kolejkują strony, ponawiają i rejestrują każdy przebieg
Aredaktorzy zamykają swoje ustalenia w Microsoft Teams, bez nowego systemu i nowego loginu
Aewidencja stron, mapa właścicieli i archiwum dowodów z wersjami i retencją
Aprowadzi tygodniowe podsumowanie i kolejkę przeglądu
Aotwarte ustalenia według komórek i wieku oraz pokrycie stojące za każdym przeglądem
AIlustracyjny model ekonomiczny
Ile to jest warte, policzone krok po kroku.
Wyceniony jest kwartalny przegląd rozłożony równo na miesiące: 2 400 stron na kwartał to 800 miesięcznie, dziewięć minut to koszt jednej strony przy biurku, a 23 € za godzinę to pełny koszt stanowiska administracyjnego. Niczego nie mierzono w urzędzie, a arytmetyka pokazuje uwolnioną zdolność, nigdy oszczędność i nigdy etat.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Błędy znajdują się w ciągu dni od publikacji, a nie w ciągu kwartału, kiedy poprawka jest tania, a redaktor jeszcze pamięta stronę
- Czas koordynatora przechodzi od szukania problemów do decydowania o nich, więc godziny dostaje ta część pracy, która wymaga oceny
- Każda komórka widzi krótką listę własnych stron, więc dostępność staje się zadaniem do skończenia, a nie standardem, o którym się słyszy
- Mieszkańcy docierają do tej samej informacji tą samą drogą, czymkolwiek ją czytają, i o to właśnie chodzi w skardze
- Zasób może rosnąć bez rozrostu grafiku sprawdzania, bo harmonogram przyjmie więcej stron, a rola na część etatu nie
Perspektywa kierownictwa urzędu
- Pokrycie staje się liczbą, którą urząd może podać wprost: ile stron, w jakim dniu, według jakich reguł
- Dostępność przestaje być prywatnym zmartwieniem jednej osoby i staje się pozycją każdej komórki, z wiekiem przy każdym otwartym ustaleniu
- Obowiązek przeżywa zmianę koordynatora, bo to, co urząd wie, mieszka w systemie, a nie w notesie
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Audytor powinien móc odtworzyć każdą decyzję.
- Przegląd czyta wyłącznie to, co może przeczytać każdy odwiedzający, przez dedykowane konto z prawem odczytu i niczym więcej. Nigdy nie zapisuje na stronie
- Sekrety leżą w magazynie poświadczeń, a nie w procesie, proces działa pod własną tożsamością, a każdy przebieg rejestruje, o co i kiedy poproszono
- Ustalenia, zrzuty ekranu i ewidencja stron zostają w tenancie Microsoft 365 urzędu, pod etykietą retencji Microsoft Purview, a roboty pracują z regionu UE w UiPath Automation Cloud
- Sprawdzanie i publikowanie pozostają rozdzielone: robot raportuje, redaktor edytuje, a rozdział obowiązków, którego oczekuje kontrola, jest zachowany
Dlaczego teraz
Deklarację przegląda się raz w roku do końca marca i dodatkowo po każdej istotnej zmianie, a serwis edytowany co tydzień przez kilkanaście komórek jest w istotnej zmianie przez cały rok
Pełny przegląd kwartalny kosztuje 120 godzin miesięcznie stanowiska administracyjnego, około 33 120 € rocznie zdolności, której urząd nie ma i której w związku z tym nie wydaje
Testy dostępności (WCAG) są standardowym typem testu w UiPath Test Cloud, a Action Center dostarcza ustalenie do Microsoft Teams redaktora. Jedno i drugie to konfiguracja, nie programowanie
Role kierownicze, których to dotyczy
podpisuje deklarację i odpowiada na skargę, a jedno i drugie może zrobić z zapisu, nie z zapewnienia
przestaje spędzać kwartał na szukaniu problemów i zaczyna decydować, które z nich mają znaczenie
odpowiada za platformę publikacyjną, nie za treść, i dostaje datowany obraz tego, co ta treść robi
Częste pytania i zastrzeżenia
Nie, i żadne uczciwe narzędzie tego nie obieca. Kontrola automatyczna dowodzi błędu; nie udowodni dostępności, i dokładnie tak mówi wytyczna W3C o narzędziach do oceny. Dostają Państwo każdy wykrywalny maszynowo błąd wraz z dowodem oraz strony, które człowiek musi jeszcze przeczytać.
Dostają mniej pozycji niż dziś, bo lista obejmuje wyłącznie ich strony i mówi, co zmienić. Dziś dostają arkusz dla całego urzędu, z wielomiesięcznym opóźnieniem.
To osobny reżim o innym adresacie. Polska ustawa wdrażająca, stosowana od 28 czerwca 2025 r., adresuje podmioty gospodarcze, a nie podmioty publiczne; urząd pozostaje pod ustawą o dostępności cyfrowej z 2019 r.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mały zasób, który rzadko się zmienia. Kilkadziesiąt stabilnych stron taniej sprawdzić listą kontrolną niż obejmować harmonogramowym przeglądem
- Platforma bez pola na tekst alternatywny i bez kontroli nad poziomami nagłówków. Najpierw trzeba naprawić platformę, inaczej ustalenia piętrzą się przy redaktorach, którzy nie mogą nic z nimi zrobić
- Brak właścicieli stron. Jeśli nikt nie powie, która komórka prowadzi który obszar, ustalenia nie mają dokąd trafić, a mapa właścicieli idzie pierwsza
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Od ostatniego przeglądu naszej deklaracji dostępności: ile stron opublikowanych w trzech serwisach ktokolwiek faktycznie otworzył i sprawdził, i gdzie jest to zapisane?
Podejście wdrożeniowe
Co dokładnie dostarczamy i czego potrzebujemy na start.
Dostarczamy
- Ewidencję trzech serwisów: liczby stron, wzorce publikowania, wolumeny załączników i właściciela każdego obszaru
- Harmonogramowy przegląd i wykrywanie zmian, które utrzymuje każdy przebieg przy tym, co się ruszyło
- Zestaw testów w UiPath Test Cloud, z każdą regułą opisaną językiem, w którym redaktor może działać, plus sprawdzenie załączników
- Ustalenia kierowane do redaktorów w Microsoft Teams, z ponowną kontrolą po każdej poprawce
- Archiwum dowodów na SharePoint i raport koordynatora
Potrzebujemy od Państwa
- Serwisów w zakresie i ich map witryn albo eksportu, jeśli istnieją
- Komórek organizacyjnych i redaktorów oraz informacji, kto prowadzi który obszar serwisu
- Obecnych deklaracji i ostatnich ustaleń, żeby zestaw reguł zaczynał od tego, co już wiadomo
Etapy
Rozpoznanie
Serwisy, liczby stron, wzorce publikowania i mapa właścicieli
Projekt
Zestaw reguł, progi eskalacji, kierowanie, model dowodowy i retencja
Budowa
Przegląd, zestaw testów, sprawdzenie załączników, archiwum na SharePoint i punkty styku w Teams
Walidacja i uruchomienie
Pełny przegląd rzeczywistego zasobu, wyciszenie fałszywych alarmów, potem przebiegi według harmonogramu
Szybki efekt. O nakładzie decyduje liczba platform publikacyjnych, istnienie mapy witryny dla każdej z nich i to, jak czytelnie strony przypisują się do redaktorów.
Deklarację podpisano w marcu. Serwis zmieniał się od tamtej pory każdego dnia.
Prosimy o adresy serwisów w zakresie, z mapą witryny dla każdego, jeśli jest. Wykonujemy jeden pełny przegląd i wracamy z wykrywalnymi maszynowo ustaleniami uszeregowanymi według reguł i komórek organizacyjnych.
Sprawdźmy jednym przeglądem Państwa serwisyTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Braki w biuletynie znajduje mieszkaniec, dziennikarz albo kontroler, nigdy sam urząd.
Zobacz rozwiązanie IT i usługiRegresja portalu i aplikacji mobilnej przy każdym wydaniuRegresja to lista kontrolna, którą dwie osoby przeklikują w ostatnie popołudnie przed wydaniem.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceArchiwum, które wie, co i kiedy wolno wybrakowaćSprawy się kończą, akta nie: kategorie niesprawdzone, spisy przepisywane, brakowanie przełożone na kolejny rok.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejSektor publiczny