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Lösung · IT & ServicesMaschinell erkennbare Fehler in der Woche der Veröffentlichung, nicht bei der Frühjahrsprüfung
Barrierefreiheit wöchentlich geprüft, nicht einmal im Jahr
Roboter prüfen planmäßig jede veröffentlichte Seite, erfassen jeden maschinell erkennbaren Barrierefreiheitsfehler an Seite und Redakteur und sichern die Nachweise für die jährliche Prüfung.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Die Erklärung wird einmal geschrieben. Der Auftritt ändert sich täglich, und dazwischen prüft niemand.
Wir bauen eine planmäßige Prüfung über alles, was die Stelle veröffentlicht, und ein Verzeichnis, das die Zuständigkeit je Seite ausweist.
Fehler werden binnen Tagen nach der Veröffentlichung gefunden statt binnen eines Quartals.
Seitenverzeichnis und Nachweisarchiv auf SharePoint; Barrierefreiheitsbericht in Power BI; der Auszug für die Prüfung der Erklärung
Geschäftsproblem
Digitale Barrierefreiheit
Eine öffentliche Stelle veröffentlicht fortlaufend und prüft gelegentlich. Das polnische Gesetz vom 4. April 2019 bindet öffentliche Stellen an WCAG 2.1 auf Stufe AA und verlangt eine Barrierefreiheitserklärung, die jährlich bis Ende März und nach jeder wesentlichen Änderung überprüft wird. Das Veröffentlichen ist dabei bewusst dezentral: ein Dutzend Organisationseinheiten stellen Bekanntmachungen, Ausschreibungen und Anlagen zu ihren eigenen Fristen ein.
Was sich zwischen den Prüfungen ansammelt, ist gewöhnlich und nicht exotisch. Ein Bild geht ohne Alternativtext online, eine Überschriftenebene wird übersprungen, weil der Redakteur kleinere Schrift wollte, eine gescannte Anlage trägt keine Textebene. Von innen ist davon nichts zu sehen, und jedes einzelne verschließt die Seite für jemanden. Die Beauftragte führt die Barrierefreiheit neben einer anderen Aufgabe und erfährt es Monate später; die Verwaltungsleitung unterschreibt die Erklärung und beantwortet die Beschwerde.
Was im Maßstab bricht, ist der Nachweis. Eine Beschwerde fragt, was auf der Seite stand, wann sie online ging und was daraufhin geschah. Diese Antworten gibt es nur, wenn sie jemand zeitnah festgehalten hat, und eine zwischen andere Pflichten geschobene Prüfung hält fast nichts fest.
Wie es heute läuft
Unabhängig von der Plattform darunter finden wir vor der Automatisierung dieses Bild vor.
- MenschEin Redakteur veröffentlicht eine Bekanntmachung und hängt das PDF an, das mitgeliefert wurde
- WartezeitNiemand sieht die Seite wieder an, bis die Quartalsprüfung oder eine Beschwerde kommt
- MenschDie Beauftragte öffnet Seiten einzeln und arbeitet eine schriftliche Prüfliste ab
- FehlerrisikoDie Prüfung endet mit der Zeit, und was ausgelassen wurde, wird nirgends festgehalten
- MenschBefunde erreichen die Einheiten als eine Tabelle, ohne benannten Verantwortlichen je Seite
- FehlerrisikoKorrekturen werden nicht nachgeprüft, also sehen korrigierte und ignorierte Seiten gleich aus
- FehlerrisikoBeschwert sich eine Bürgerin, wird der Seiteninhalt aus dem Gedächtnis rekonstruiert
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Diese Arbeit hat niemand geplant, sie ist entstanden.
- Manuelles Prüfen holt das Veröffentlichen nie ein. In dieser illustrativen Verwaltung entstehen oder ändern sich rund 190 Seiten im Monat, und eine Quartalsprüfung beschreibt einen Auftritt, der längst weiter ist.
- Zwischen zwei Prüfungen ist der Bestand ungemessen, also kann die Verwaltung nicht beantworten, was eine Bürgerin tatsächlich fragt: Ist die Seite, die ich brauche, heute lesbar?
- Ein Scan ist das Billigste beim Veröffentlichen und das Teuerste beim Korrigieren: Bis es jemand bemerkt, liegt die Quelldatei im Archiv und die Seite ist von mehreren Stellen verlinkt.
- Nachweise sind die Position, die niemand budgetiert, und das Erste, wonach eine Prüfinstanz fragt. Ohne datierten Nachweis wird eine Beschwerde mit einer Zusicherung beantwortet.
Kosten des Nichtstuns
Eine Seite, die eine Barrierefreiheitsregel verletzt, lädt weiterhin, sieht für den Redakteur, der sie veröffentlicht hat, weiterhin richtig aus und zählt weiterhin als veröffentlicht. Deshalb erzwingt nichts eine Änderung: Die Kosten tragen die Menschen, die die Seite nicht lesen können, und die wenigsten schreiben. Die gesetzlichen Sanktionen sind real, bis zu 5.000 zł für eine fehlende Erklärung oder ein nicht barrierefreies Bulletin und bis zu 10.000 zł bei beharrlichem Verstoß, doch sie sind der kleinste Teil der Sache.
Was sich aufbaut, ist die Nachweislücke. Jedes Quartal ohne Aufzeichnung macht es schwerer, die nächste Erklärung ehrlich zu schreiben, und eine Erklärung mit dem Status „teilweise konform“ ohne Aufstellung des Fehlenden provoziert die Frage, woher die Verwaltung das weiß.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Eine Stadtverwaltung mit rund 350 Beschäftigten in elf Organisationseinheiten, dazu drei nachgeordnete Einrichtungen, die im selben öffentlichen Informationsbulletin veröffentlichen; Microsoft 365 in der gesamten Verwaltung.
Drei öffentliche Auftritte mit rund 2.400 Seiten; etwa 190 entstehen oder ändern sich pro Monat, davon tragen rund 70 eine Anlage, meist Scans.
Eine Beauftragte geht den Bestand einmal im Quartal mit einer schriftlichen Prüfliste durch. In manchen Quartalen reicht es für einige hundert Seiten, in anderen für weniger, und die Befunde gehen als eine Tabelle hinaus.
Rund neun Minuten Prüfzeit je Seite. Eine vollständige Prüfung von 2.400 Seiten sind 360 Stunden im Quartal, die keine Teilzeitrolle hat, also wird daraus eine Stichprobe, die niemand festhält.
Roboter durchlaufen die drei Auftritte planmäßig, führen die maschinell möglichen Prüfungen aus, prüfen jede Anlage auf eine Textebene und ordnen jeden Befund der Seite und der zuständigen Einheit zu.
Im modellierten Fall zeigen sich Fehler binnen Tagen statt binnen eines Quartals, die Stunden der Beauftragten wandern vom Suchen zum Entscheiden, und die Prüfung der Erklärung beginnt bei einem Nachweis. Diese Zahlen folgen aus den obigen Annahmen und aus nichts sonst.
Vorgeschlagene Lösung
Wir bauen eine planmäßige Prüfung über alles, was die Stelle veröffentlicht, und ein Verzeichnis, das die Zuständigkeit je Seite ausweist. Der Roboter läuft die Sitemaps des Hauptauftritts, des Bulletins und des Serviceportals ab, stellt jede neue oder geänderte Seite in die Warteschlange und schickt sie durch das Barrierefreiheits-Testset in UiPath Test Cloud. Anlagen erhalten eine zweite, deterministische Prüfung auf extrahierbaren Text und eine deklarierte Sprache. Die Befunde landen dort, wo die Arbeit liegt: Jeder Redakteur erhält seine eigenen in Microsoft Teams, mit der Regel in klarer Sprache, während die Beauftragte den Trend je Einheit und das Nachweispaket für die jährliche Prüfung bekommt.
Die Trennung zwischen Maschine und Mensch verwischen wir nicht. Eine automatische Prüfung kann belegen, dass eine Seite eine Regel verletzt; sie kann nicht belegen, dass eine Seite barrierefrei ist, und genau das sagt die Leitlinie des W3C zu Bewertungswerkzeugen. Der Roboter fällt kein Urteil: Er meldet Fehler mit Nachweis, die Seiten, die ein Mensch noch lesen muss, und das, was nicht geprüft wurde. Der Konformitätsstatus bleibt eine menschliche Bewertung.
UiPath Test Cloud, Barrierefreiheitstests (WCAG) und Webtests mit Nachweisen im Test Manager; UiPath Orchestrator, Zeit-Trigger, Warteschlangen und Prüfpfad; UiPath Action Center, aktionsfähige Benachrichtigungen in Microsoft Teams; Microsoft SharePoint mit Aufbewahrungsbezeichnungen aus Microsoft Purview; Berichte in Power BI
Den Durchlauf, das Seitenverzeichnis und die Zuständigkeitskarte, das Regelwerk in fachlicher Sprache, die Anlagenprüfung, die Zuleitung je Redakteur, die Nachprüfung nach jeder Korrektur und den Auszug für die Prüfung der Erklärung
Der Lesezugang zu jeder Publikationsplattform, aus Sitemap oder Export, wo vorhanden, und aus den veröffentlichten Seiten selbst, wo nicht; die Zuordnung einer Seite zu Einheit und Redakteur
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungEin Zeit-Trigger im Orchestrator startet die wöchentliche Prüfung; der Roboter läuft die drei Sitemaps ab und stellt jede neue oder geänderte Seite in die Warteschlange
- AutomatisierungJede Seite durchläuft das Barrierefreiheits-Testset in UiPath Test Cloud: Alternativtext, Kontrast, Überschriftenfolge, Feldbeschriftungen, Sprache und Linktexte
- AutomatisierungJede Anlage auf diesen Seiten wird auf extrahierbaren Text, einen Titel und eine deklarierte Sprache geprüft
- SystemJeder Befund geht mit fehlerhaftem Element, Regel, Bildschirmfoto und Zeitstempel in den Seitendatensatz auf SharePoint
- AutomatisierungBefunde werden nach Zuständigkeit gruppiert, und jeder Redakteur erhält in Microsoft Teams ausschließlich seine eigene Liste
- MenschDer Redakteur korrigiert die Seite und setzt den Befund auf erledigt; der nächste Durchlauf bestätigt ihn oder öffnet ihn wieder
- MenschDie Beauftragte bearbeitet die zur menschlichen Bewertung markierten Seiten und hält jede Entscheidung fest
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Durchlaufen, Einreihen, Ausführen des Regelwerks und die Nachprüfung jeder Seite nach einer Korrektur
- Das Öffnen veröffentlichter Anlagen und ihre Prüfung auf Textebene, Titel und Sprache
- Die Zuordnung jedes Befunds zu Seite, Einheit und Redakteur samt Nachweis und Datum sowie die laufende Pflege des Nachweispakets
Menschen entscheiden
- Ob eine Seite barrierefrei ist. Der Roboter meldet Fehler und Lücken in der Abdeckung; nichts davon ist ein Urteil über Konformität
- Was in der Erklärung steht. Status, nicht barrierefreie Inhalte und die Gründe zeichnet eine Person, die dafür die Verantwortung trägt
- Alles, was eine Regel nicht beurteilen kann: ob der Alternativtext das Bild beschreibt, ob eine Überschriftenstruktur sinnvoll ist, ob ein Dokument verständlich ist
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wir fügen keine Technologie hinzu, damit eine Architektur seriös aussieht. Jedes Element unten hat hier eine konkrete Aufgabe.
Eingänge
- der Hauptauftritt und seine Sitemap
- das öffentliche Informationsbulletin
- das Serviceportal
- veröffentlichte Anlagen
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Test Cloud
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- Seitenverzeichnis und Nachweisarchiv auf SharePoint
- Barrierefreiheitsbericht in Power BI
- der Auszug für die Prüfung der Erklärung
Berührungspunkte für Menschen: Befunde der Redakteure in Microsoft Teams; die Prüfliste der Beauftragten im Action Center; die wöchentliche Zusammenfassung in einem Teams-Kanal
Eingesetzte Technologien
führt Barrierefreiheitstests (WCAG) und Webtests auf jeder durchlaufenen Seite aus und speichert jedes Ergebnis mit Nachweis
Adurchlaufen die Auftritte planmäßig, reihen Seiten ein, wiederholen und protokollieren jeden Lauf
ARedakteure erledigen ihre eigenen Befunde in Microsoft Teams, ohne neues System und ohne neuen Login
ASeitenverzeichnis, Zuständigkeitskarte und Nachweisarchiv mit Versionen und Aufbewahrung
Aträgt die wöchentliche Zusammenfassung und die Prüfliste der Beauftragten
Aoffene Befunde nach Organisationseinheit und Alter sowie die Abdeckung hinter jeder Prüfung
AIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Was es wert ist, mit offener Rechnung.
Bewertet wird die Quartalsprüfung, gleichmäßig auf die Monate verteilt: 2.400 Seiten im Quartal sind 800 im Monat, neun Minuten kostet eine Seite am Schreibtisch, und 23 € pro Stunde sind die Vollkosten einer Verwaltungsstelle. Nichts davon wurde in einer Behörde gemessen, und die Rechnung zeigt freigesetzte Kapazität, nie eine Einsparung und nie eine Stelle.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Fehler werden binnen Tagen nach der Veröffentlichung gefunden statt binnen eines Quartals, solange die Korrektur billig ist und der Redakteur die Seite noch erinnert
- Die Zeit der Beauftragten wandert vom Suchen der Probleme zum Entscheiden über sie, sodass der Teil, der Bewertung verlangt, die Stunden bekommt
- Jede Einheit sieht eine kurze Liste ihrer eigenen Seiten, sodass Barrierefreiheit eine abschließbare Aufgabe wird und keine Norm, von der man hört
- Bürgerinnen und Bürger erreichen dieselbe Information auf demselben Weg, womit auch immer sie lesen, und genau darum geht es in einer Beschwerde
- Der Bestand kann wachsen, ohne dass der Prüfplan mitwächst, denn ein Zeitplan nimmt mehr Seiten auf, eine Teilzeitrolle nicht
Aus Sicht der Amtsleitung
- Die Abdeckung wird eine Zahl, die die Verwaltung offen nennen kann: wie viele Seiten, an welchem Tag, gegen welche Regeln
- Barrierefreiheit ist nicht länger die private Sorge einer Person, sondern eine Position jeder Einheit, mit einem Alter an jedem offenen Befund
- Die Pflicht überlebt einen Wechsel der Beauftragten, weil das Wissen der Verwaltung in einem System liegt und nicht in einem Notizbuch
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Ein Prüfer sollte jede Entscheidung nachvollziehen können.
- Der Durchlauf liest ausschließlich, was jede Besucherin lesen kann, über ein eigenes Konto mit Leserechten und sonst nichts. Er schreibt nie auf eine Seite
- Geheimnisse liegen im Anmeldeinformationsspeicher und nicht im Ablauf, der Prozess läuft unter eigener Identität, und jeder Lauf hält fest, was wann abgerufen wurde
- Befunde, Bildschirmfotos und das Seitenverzeichnis bleiben im eigenen Microsoft 365 Tenant der Verwaltung unter einer Aufbewahrungsbezeichnung aus Microsoft Purview, und die Roboter laufen in der EU-Region der UiPath Automation Cloud
- Prüfen und Veröffentlichen bleiben getrennt: Der Roboter meldet, der Redakteur ändert, und die von einer Prüfinstanz erwartete Funktionstrennung bleibt gewahrt
Warum jetzt
Die Erklärung wird jährlich bis Ende März und zusätzlich nach jeder wesentlichen Änderung überprüft, und ein Auftritt, an dem ein Dutzend Einheiten wöchentlich arbeiten, ist das ganze Jahr in wesentlicher Änderung
Eine vollständige Quartalsprüfung kostet 120 Stunden im Monat einer Verwaltungsstelle, rund 33.120 € an Kapazität im Jahr, die die Verwaltung nicht hat und deshalb nicht aufwendet
Barrierefreiheitstests (WCAG) sind ein Standardtesttyp in UiPath Test Cloud, und das Action Center stellt einen Befund in das Microsoft Teams des Redakteurs. Beides ist Konfiguration, keine Entwicklung
Relevante Führungsrollen
unterschreibt die Erklärung und beantwortet die Beschwerde und kann beides aus einem Nachweis tun, nicht aus einer Zusicherung
verbringt das Quartal nicht länger mit dem Suchen von Problemen, sondern mit der Entscheidung, welche zählen
verantwortet die Publikationsplattform, nicht die Inhalte, und erhält ein datiertes Bild davon, was diese Inhalte tun
Häufige Fragen und Einwände
Nein, und kein ehrliches Werkzeug verspricht das. Eine automatische Prüfung belegt einen Fehler; Barrierefreiheit belegt sie nicht, und genau das sagt die Leitlinie des W3C zu Bewertungswerkzeugen. Sie erhalten jeden maschinell erkennbaren Fehler mit Nachweis sowie die Seiten, die ein Mensch noch lesen muss.
Sie erhalten weniger Positionen als heute, weil die Liste nur ihre eigenen Seiten umfasst und sagt, was zu ändern ist. Heute bekommen sie eine Tabelle für die ganze Verwaltung, Monate später.
Das ist ein eigenes Regime mit einem anderen Adressaten. Das polnische Umsetzungsgesetz, angewendet seit dem 28. Juni 2025, richtet sich an Wirtschaftsakteure und nicht an öffentliche Stellen; eine Behörde bleibt beim Gesetz zur digitalen Barrierefreiheit von 2019.
Wann diese Lösung nicht passt
- Ein kleiner Bestand, der sich selten ändert. Einige Dutzend stabile Seiten prüft man günstiger mit einer Prüfliste als mit einem planmäßigen Durchlauf
- Eine Plattform ohne Feld für Alternativtext und ohne Kontrolle über Überschriftenebenen. Reparieren Sie zuerst die Plattform, sonst stapeln sich Befunde bei Redakteuren, die nichts tun können
- Keine Zuständigkeit je Seite. Wenn niemand sagen kann, welche Einheit welchen Bereich führt, haben Befunde kein Ziel, und die Zuständigkeitskarte kommt zuerst
Eine Frage für die nächste Sitzung
Seit der letzten Prüfung unserer Barrierefreiheitserklärung: Wie viele der auf unseren drei Auftritten veröffentlichten Seiten hat überhaupt jemand geöffnet und geprüft, und wo steht das geschrieben?
Vorgehen bei der Umsetzung
Was wir liefern und was wir für den Start brauchen.
Wir liefern
- Ein Verzeichnis der drei Auftritte: Seitenzahlen, Veröffentlichungsmuster, Anlagenvolumen und die Zuständigkeit je Bereich
- Den planmäßigen Durchlauf und die Änderungserkennung, die jeden Lauf auf das Bewegte begrenzt
- Das Testset in UiPath Test Cloud, jede Regel in einer Sprache, in der ein Redakteur handeln kann, dazu die Anlagenprüfung
- Die Zuleitung der Befunde je Redakteur in Microsoft Teams mit einer Nachprüfung nach jeder Korrektur
- Das Nachweisarchiv auf SharePoint und den Bericht der Beauftragten
Wir brauchen von Ihnen
- Die Auftritte im Umfang und ihre Sitemaps oder einen Export, sofern vorhanden
- Die Organisationseinheiten und Redakteure sowie die Zuständigkeit je Bereich des Auftritts
- Ihre aktuellen Erklärungen und die letzten Befunde, damit das Regelwerk bei Bekanntem beginnt
Etappen
Aufnahme
Auftritte, Seitenzahlen, Veröffentlichungsmuster und Zuständigkeitskarte
Design
Regelwerk, Eskalationsschwellen, Zuleitung, Nachweismodell und Aufbewahrung
Aufbau
Durchlauf, Testset, Anlagenprüfung, Archiv auf SharePoint und die Berührungspunkte in Teams
Validierung und Start
Ein vollständiger Durchlauf über den realen Bestand, Fehlalarme abgestellt, danach planmäßige Läufe
Quick Win. Der Aufwand hängt an der Zahl der Publikationsplattformen, daran, ob je Plattform eine Sitemap existiert, und daran, wie eindeutig Seiten Redakteuren zuzuordnen sind.
Im März unterschrieben. Seither hat sich der Auftritt jeden Tag geändert.
Senden Sie uns die Adressen der Auftritte im Umfang, mit einer Sitemap je Auftritt, sofern vorhanden. Wir führen einen vollständigen Durchlauf aus und kommen mit den maschinell erkennbaren Befunden zurück, geordnet nach Regel und Organisationseinheit.
Einen Durchlauf über Ihre AuftritteDer Nachbarprozess hat meist dasselbe Problem
Lücken im Bulletin findet ein Bürger, ein Journalist oder ein Prüfer, nie die Behörde selbst.
Lösung ansehen IT & ServicesJedes Release regressionsgetestet, auch die mobile AppRegression ist eine Checkliste, die zwei Personen am letzten Nachmittag vor dem Release durchklicken.
Lösung ansehen Recht & ComplianceDas Archiv, das weiß, was wann vernichtet werden darfVorgänge enden, Akten nicht: Kategorien ungeprüft, Listen abgetippt, Aussonderung erneut verschoben.
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