Start · Rozwiązania · Sprzedaż i marketing
Rozwiązanie · Sprzedaż i marketingJeden formularz w Teams: w minutach widełki oferty, koszt przygotowania i kto ma podpisać
Wycena auta w rozliczeniu w 20 min, z kosztem przygotowania
Roboty zbierają historię auta, własne sprzedaże grupy i ogłoszenia z rynku, stosują tabelę przygotowania i zwracają widełki oferty z poziomem akceptacji, gdy klient jest jeszcze w salonie.
Streszczenie dla zarządu
Klient chce dziś ceny za stare auto. Kierownik aut używanych jest na spotkaniu, a oferta przychodzi jutro.
Mientha dostarcza proces na platformie UiPath w tenancie Microsoft 365 grupy.
Klient słyszy kwotę w salonie, a sprzedaż nowego auta zależna od rozliczenia domyka się podczas tej samej wizyty.
grupowy CRM; systemy DMS do dopasowania zakupu i odsprzedaży; biblioteka dowodów w SharePoint
Problem biznesowy
Auta używane
Duża część transakcji detalicznych zawiera auto w rozliczeniu, a cena za nie rozstrzyga o dwóch rzeczach naraz: czy sprzedaż nowego auta domknie się dzisiaj i jaką marżę dział aut używanych zrobi za kilka miesięcy. Musi więc być szybka, bo klient porównuje, i trafna, bo grupa jest właścicielem auta, dopóki go nie sprzeda.
W większości grup wycena to człowiek. Kierownik aut używanych w salonie wycenia z doświadczenia, z dwóch portali ogłoszeniowych i z numeru telefonu do hurtownika; przygotowanie do sprzedaży to okrągła kwota z ostatniego podobnego auta; próg akceptacji to tyle, ile sam jest gotów podpisać. Nic z tego nie jest spisane, więc osiem salonów wycenia na osiem sposobów, a konsekwencje przychodzą późno: auto kupione za drogo stoi sto dni i idzie do hurtu ze stratą, kupione zbyt ostrożnie odjeżdża razem ze sprzedażą nowego auta, a finanse widzą wynik na przeglądzie stanów bez zapisu, kto wycenił i kto zatwierdził.
Jak to wygląda dzisiaj
- CzłowiekDoradca fotografuje auto, licznik i dowód rejestracyjny i wysyła zdjęcia kierownikowi na czacie, z przebiegiem i jednym zdaniem o stanie
- OczekiwanieKierownik jest z klientem, na przeglądzie stanów albo w innym salonie; prośba czeka za siedmioma innymi z tego dnia
- CzłowiekKierownik przeszukuje dwa portale ogłoszeniowe po modelu, roczniku i przebiegu, przypomina sobie ostatnie takie auto sprzedane w salonie, zgaduje koszt przygotowania i dzwoni do hurtownika po cenę minimalną
- Ryzyko błęduOferta, akceptacja i dowody istnieją tylko na czacie, a każdy salon stosuje inny próg
- OczekiwanieKlient słyszy kwotę następnego dnia, przez telefon, gdy inny dealer już podał swoją
- Ryzyko błęduCzy cena była trafna, okazuje się na podnośniku, a potem przy sprzedaży auta, bez powiązania z wyceną
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.
- Czterdzieści minut dwóch osób na wycenę to koszt widoczny; przy 480 autach miesięcznie to miesiąc pracy dwóch doświadczonych ludzi, spędzony na wyszukiwaniu zamiast na ocenie.
- Za naprawy odkryte na podnośniku płaci się dwa razy: marżą, której nigdy nie było, i autem stojącym na placu, gdy warsztat wciska je między zlecenia płacących klientów.
- Zwłoka traci transakcje, których nie ma w żadnym raporcie: klient, który wychodzi bez kwoty i nie wraca, nie jest nigdzie policzony, a zamówienie na nowe auto wychodzi razem z nim.
- Nieformalne progi oznaczają, że nikt nie potrafi wskazać, które oferty z ostatniego kwartału przekroczyły uprawnienia kierownika, a gdy jedyna osoba umiejąca wycenić jest na urlopie, salon zgaduje albo przestaje przyjmować auta w rozliczeniu.
Koszt zaniechania
Stratne wyceny wychodzą na jaw pół roku później, gdy auto w końcu sprzedaje się poniżej tego, co zapłacono, plus tego, co zaksięgował warsztat. Wiersze wyceniają tylko zbieranie danych; utraconych transakcji i marży oddanej bez spisanych widełek nie da się uczciwie zamodelować bez Państwa danych. Narasta natomiast zależność od ośmiu osób: każdy salon wycenia tak dobrze, jak tego dnia wycenia jego kierownik, a marża grupy na autach używanych jest sumą nawyków, których grupa nie widzi.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Ilustracyjna polska grupa dealerska: trzy marki wolumenowe i jedna premium w ośmiu salonach, około 760 pracowników, centrum aut używanych przy największym salonie, jeden DMS na markę, jeden grupowy CRM, Microsoft 365 E3 z Teams na telefonach doradców.
Około 480 wycen aut w rozliczeniu miesięcznie, mniej więcej 60 na salon, z czego grupa kupuje około 220; większość aut ma od trzech do siedmiu lat, jedna trzecia jest na fakturze z pełnym VAT.
Zdjęcia i przebieg na czacie w Teams do kierownika, który wycenia z dwóch portali, z pamięci i z oferty hurtownika; przygotowanie to okrągła kwota, akceptacja to, co sam podpisze, odpowiedź następnego dnia.
Około 40 minut czasu doradcy i kierownika na wycenę; noc czekania; zgadywany koszt przygotowania sprawdzany na podnośniku; brak zapisu łączącego ofertę, akceptację i odsprzedaż.
Formularz wyceny w Teams; roboty czytają dowód rejestracyjny, zbierają historię, własne sprzedaże i ogłoszenia, stosują tabelę przygotowania i zwracają widełki z poziomem akceptacji; wyjątki trafiają do kierownika z dowodami; wycena, oferta i odsprzedaż leżą w jednym rekordzie.
W modelowanym przypadku doradca ma widełki i nazwisko osoby, która musi je podpisać, w około dwadzieścia minut, 320 godzin zbierania danych miesięcznie zostaje uwolnione, a tabele są co kwartał korygowane wynikami odsprzedaży; nic z tego nie zmierzono u klienta.
Proponowane rozwiązanie
Mientha dostarcza proces na platformie UiPath w tenancie Microsoft 365 grupy. Przy aucie doradca wypełnia formularz Microsoft Lists w kanale aut używanych w Microsoft Teams: VIN, przebieg, wyposażenie i pozycje stanu zaznaczane z list kontrolnych, forma własności auta oraz zdjęcia, w tym dowodu rejestracyjnego. Nowy wpis uruchamia robota przez wyzwalacz elementu listy konektora Microsoft OneDrive & SharePoint w UiPath Integration Service.
Robot zbiera. Model UiPath Document Understanding wytrenowany na dowodach rejestracyjnych grupy odczytuje VIN, numer rejestracyjny i datę pierwszej rejestracji i porównuje je z tym, co wpisano; rozbieżność wraca do doradcy przed wyceną. Następnie pobiera specyfikację i historię serwisową z portalu importera, historię przebiegu i porównywalne ogłoszenia z serwisów historii pojazdu i cen rynkowych, za które grupa już płaci, oraz własne sprzedaże modelu z systemów DMS.
Wycena to tabela, nie model. Reguły należą do dyrektora aut używanych: oczekiwana cena detaliczna z własnych sprzedaży i ogłoszeń, docelowa marża według marki i przedziału wieku, koszt dnia na stanie, tabela przygotowania wyceniona dla każdej pozycji stanu przez dyrektora serwisu według stawek własnego warsztatu oraz tabela progów określająca, kto może co podpisać; odsprzedaż w procedurze VAT marża i na fakturze z pełnym VAT jest opodatkowana inaczej, stąd pole własności. Wynikiem są widełki (dół, cel, góra) z sumą przygotowania według pozycji, porównywalnymi ofertami i poziomem akceptacji. Oferta poza widełkami, mniej niż trzy porównywalne oferty albo flaga w historii tworzą zadanie UiPath Action Center z dowodami dla kierownika salonu, a powyżej drugiego progu dla dyrektora aut używanych. Każda wycena jest zapisywana w grupowym CRM i później dopasowywana po VIN do zakupu i odsprzedaży w DMS, więc Power BI pokazuje cały łańcuch dla każdego auta.
Kolejki, wyzwalacze i ślad audytowy UiPath Orchestrator; konektory UiPath Integration Service do Microsoft OneDrive & SharePoint i Microsoft Teams oraz Connector Builder; UiPath Document Understanding (własny model dokumentu, wstępnie wytrenowany model Invoices, Validation Station); powiadomienia do wykonania UiPath Action Center w Microsoft Teams; Microsoft Lists; Power BI
Formularz i listy kontrolne, model dokumentu, roboty zbierające, trzy tabele, kartę widełek, zadania akceptacji, rekord w CRM, dopasowanie po VIN, raport i podręcznik operacyjny
Systemy DMS, grupowy CRM i portale importerów przez ich interfejsy lub ekrany; serwisy historii pojazdu i cen rynkowych przez interfejs, jeśli abonament go obejmuje, w przeciwnym razie przez ekran
Jak działa proces po automatyzacji
- CzłowiekPrzy aucie doradca wypełnia formularz w Teams: VIN, przebieg, wyposażenie, pozycje stanu, forma własności auta i zdjęcia
- AutomatyzacjaNowy wpis uruchamia robota; Document Understanding odczytuje ze zdjęcia VIN, numer rejestracyjny i pierwszą rejestrację, a doradca poprawia ewentualną rozbieżność
- SystemRobot pobiera specyfikację i historię serwisową z portalu importera, historię przebiegu i porównywalne ogłoszenia z dwóch abonamentów oraz własne sprzedaże z systemów DMS
- AutomatyzacjaTabela wyceny wylicza szacunek ceny detalicznej, potrącenia, sumę przygotowania, widełki i poziom akceptacji; flaga w historii, niespójny przebieg lub zbyt mało porównywalnych ofert podnoszą ten poziom
- CzłowiekDoradca dostaje w kanale widełki, rozbicie kosztu przygotowania i poziom akceptacji i składa ofertę w widełkach albo prosi o wyjątek
- CzłowiekOferta poza widełkami trafia do kierownika salonu, a powyżej drugiego progu do dyrektora aut używanych, jako zadanie Action Center w Teams z dowodami: zatwierdzić, skorygować albo odrzucić z podaniem powodu
- AutomatyzacjaPisemna oferta idzie do klienta kanałem, o który prosił; przypomnienie przed jej wygaśnięciem wychodzi tylko wtedy, gdy pozwala na to zgoda zapisana dla tego kanału, a sprzeciw zatrzymuje je dla każdej marki
- AutomatyzacjaWycena jest zapisywana w CRM; gdy DMS zarejestruje zakup i odsprzedaż, robot dopasowuje je po VIN, a raport pokazuje łańcuch w jednym wierszu
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Odczyt dowodu rejestracyjnego i faktur serwisowych oraz sprawdzenie wpisanego VIN i przebiegu z tym, co w dokumentach
- Zbieranie historii, specyfikacji, własnych sprzedaży i porównywalnych ogłoszeń, tak samo dla każdego auta
- Stosowanie tabel, kierowanie wyjątków z dowodami i dopasowanie każdej wyceny do zakupu i odsprzedaży
Ludzie decydują o
- Samej ofercie: doradca wybiera kwotę w widełkach i negocjuje z klientem
- Każdym wyjątku: kierownicy zatwierdzają, korygują albo odrzucają na podstawie dowodów
- Stanie auta, ocenianym przez doradcę, a później przez mechanika; robot wycenia tylko to, co zaznaczą
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- formularz wyceny w Microsoft Lists ze zdjęciami
- portal importera każdej marki
- serwis historii pojazdu
- serwis cen rynkowych
- sprzedaże aut używanych w systemach DMS
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Integration Service
- UiPath Document Understanding
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- grupowy CRM
- systemy DMS do dopasowania zakupu i odsprzedaży
- biblioteka dowodów w SharePoint
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: karta widełek w kanale aut używanych w Microsoft Teams; zadania Action Center w Teams dla wyjątków; Validation Station dla nieczytelnych dokumentów
Wykorzystane technologie
zbieranie i wycena na wyzwalaczu elementu listy; kolejka, ponowienia, log i audyt każdej wyceny
Astartuje na nowym wpisie formularza, publikuje widełki, opakowuje serwisy z interfejsem
Amodel wytrenowany na Państwa dowodach rejestracyjnych odczytuje VIN, numer rejestracyjny i pierwszą rejestrację; wstępnie wytrenowany model Invoices czyta faktury serwisowe; Validation Station dla wątpliwych pól
Azadania wyjątków dla kierowników, z dowodami, terminami i audytem
Aformularz na telefonie doradcy, kanał, do którego przychodzą widełki, zadania akceptacji
AIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Auto w rozliczeniu kosztuje grupę czterdzieści minut, zanim ktokolwiek poda cenę, i tylko to model liczy: zdjęcia i wiadomość doradcy, przeszukanie portali przez kierownika, telefon do hurtownika i odpowiedź. 25 € za godzinę to uśredniony pełny koszt godziny doradcy handlowego i kierownika aut używanych. Niczego tu nie zmierzono u klienta; wygrane transakcje i uniknięte straty pozostają poza arytmetyką.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Klient słyszy kwotę w salonie, a sprzedaż nowego auta zależna od rozliczenia domyka się podczas tej samej wizyty
- Przygotowanie jest wyceniane pozycja po pozycji przed zakupem, a nie odkrywane na podnośniku po nim
- Każda oferta niesie swoje dowody i akceptację, a mały salon bez doświadczonego kierownika składa taką ofertę, jaką złożyłoby centrum aut używanych
- 320 godzin zbierania danych miesięcznie przechodzi na roboty, a stratne wyceny stają się widoczne dla każdego salonu i doradcy w ciągu kwartału
Perspektywa zarządu
- Dyscyplina cenowa staje się tabelą z właścicielem i wersją, stosowaną identycznie w ośmiu salonach zamiast nawyków ośmiu kierowników
- Oferta powyżej uprawnień salonu wymaga zatwierdzonego zadania ze znacznikiem czasu; próg egzekwuje proces, nie zwyczaj
- Wycena, zakup i odsprzedaż są powiązane dla każdego auta, więc tabele są co kwartał korygowane na podstawie dowodów, a wzrost nie wymaga już doświadczonego kierownika w każdym salonie
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Automat ma dokładnie te uprawnienia, których potrzebuje. Ani jednego więcej.
- Dowód rejestracyjny zawiera dane osobowe właściciela: robot wyodrębnia wyłącznie pola pojazdu, obraz pozostaje w bibliotece SharePoint o ograniczonym dostępie z etykietą retencji, a karta widełek nigdy nie pokazuje właściciela
- Roboty działają w regionie UE UiPath Automation Cloud z dedykowanym loginem do każdego portalu, abonamentu i DMS, z prawem odczytu i jednym zapisem, którego wymaga proces, a sekrety leżą w magazynie poświadczeń Orchestrator opartym na Azure Key Vault
- Rozdział obowiązków to sama tabela progów: doradca nie zatwierdzi własnego wyjątku, kierownik nie zatwierdzi powyżej limitu salonu, a każda akceptacja niesie nazwisko i czas; tabele zmieniają się wyłącznie za podpisem dyrektora aut używanych, a Document Understanding działa w ramach polityk AI Trust Layer
Dlaczego teraz
Na autach używanych powstaje marża grupy, a rozstrzyga się ona przy rozliczeniu; każdy kwartał wyceniania przez czat i telefon księguje kolejne auta, których nikt nie potrafi obronić, ponad modelowane 8 000 € miesięcznie samego zbierania danych
Wraca więcej aut: w 2025 roku zarejestrowano w Polsce 597,4 tys. nowych samochodów osobowych, o 8,3% więcej niż w 2024, w tym 350 500 z napędem alternatywnym (PZPM i KPMG, luty 2026); to auta do rozliczenia na najbliższe trzy lata, a te zelektryfikowane wystawią na próbę każdą tabelę cen
Każdy element to udokumentowany produkt: model Document Understanding wytrenowany na Państwa dokumentach, wyzwalacz elementu listy z Microsoft Lists, zadania Action Center wykonywane w Teams
Role zarządcze, których to dotyczy
Wycena staje się tabelą, której jest właścicielem i którą koryguje wynikami odsprzedaży, a wyjątki docierają do niego z dowodami przed zakupem
Przygotowanie jest wyceniane przed zakupem według stawek własnego warsztatu i porównywane z tym, co zaksięgowano
Marża na autach używanych jest śledzona dla każdego auta od wyceny do odsprzedaży, a stratne zakupy widać w ciągu kwartału
Częste pytania i zastrzeżenia
I nadal tak robią: tabela daje widełki, a kierownik decyduje o wszystkim poza nimi, na dowodach już zebranych. Zmienia się to, że widełki istnieją w każdym salonie i uczą się z tego, co auta faktycznie przyniosły.
Daje kwotę rynkową dla modelu i nic nie wie o Państwa stawkach przygotowania, koszcie dnia na stanie, własnych sprzedażach ani limitach akceptacji. Robot czyta go jako jedno z wejść i dokłada resztę.
Formularz prosi o to, co już dziś fotografują i wpisują na czacie, i zwraca widełki w kilka minut zamiast kwoty jutro; salon, który go pomija, pojawia się w raporcie jako ten z największą liczbą wyjątków.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Dealerzy z jednym salonem lub grupy wyceniające kilkadziesiąt aut miesięcznie, gdzie wystarczy jeden doświadczony kierownik ze spisanym progiem i wspólną listą
- Grupy, których DMS nie przechowuje wyniku odsprzedaży dla każdego auta; tabeli nie da się korygować wynikami, których nikt nie zapisał, więc ten zapis jest pierwszy
Pytanie na najbliższe posiedzenie
W ostatnim kwartale kupiliśmy auta od własnych klientów: ile z nich sprzedało się poniżej tego, co zapłaciliśmy plus koszt przygotowania, i której z tych ofert nie zatwierdził nikt?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Jeden kwartał Państwa aut z rozliczenia dopasowany po VIN do zakupu, zaksięgowanego przygotowania i odsprzedaży, aby pokazać, gdzie leżałyby widełki
- Formularz i listy kontrolne w Microsoft Lists, uzgodnione z doradcami w dwóch salonach i z dyrektorem serwisu
- Model dokumentu wytrenowany na Państwa skanach oraz roboty zbierające, każdy z własnym loginem i zakresem
- Trzy tabele jako wersjonowane obiekty z właścicielami, kartę widełek i zadania akceptacji w Teams, rekord w CRM, dopasowanie po VIN, raport Power BI i podręcznik operacyjny
Potrzebujemy od Państwa
- Dwunastu miesięcy aut z rozliczenia z systemów DMS: wycena, cena zakupu, zaksięgowane przygotowanie, cena odsprzedaży i dni na stanie
- Dyrektora aut używanych jako właściciela tabel wyceny i dyrektora serwisu jako właściciela cen przygotowania
- Loginów do portali, abonamentów, systemów DMS i CRM, z potwierdzeniem, że każda umowa dopuszcza dostęp automatyczny
Etapy
Odkrywanie
Jeden kwartał wycen dopasowany do odsprzedaży; źródła, abonamenty, progi i zwyczaje każdego salonu
Projekt
Formularz i listy kontrolne, tabele, progi dla salonu i marki, karta widełek, model bezpieczeństwa
Budowa i walidacja
Model dokumentu, roboty, reguły, punkty styku w Teams, rekord w CRM i raport, a następnie odtworzenie trzech miesięcy wycen względem tego, co auta faktycznie przyniosły, sprawdzone przez dyrektora aut używanych
Uruchomienie i strojenie
Najpierw dwa salony, przez miesiąc każde widełki przegląda kierownik, potem salon po salonie; kwartalna korekta tabel
Działowe. Nakład zależy od liczby systemów DMS i portali importerów, od tego, czy abonamenty udostępniają interfejs, i od tego, jak bardzo różnią się zwyczaje cenowe salonów.
Koszt przygotowania jest zgadywany przy wycenie i odkrywany na podnośniku.
Prosimy o trzydzieści aut z rozliczenia z zeszłego roku, z ofertą, faktycznie zaksięgowanym przygotowaniem i ceną odsprzedaży. Odsyłamy pisemne podsumowanie, gdzie dla każdego z nich leżałyby widełki i które oferty wymagały podpisu.
Porównajmy trzydzieści wycen z odsprzedażąTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Dziewięć kanałów, cztery marki i jedna recepcjonistka decydująca, kto oddzwoni. Piątkowy lead czeka do poniedziałku.
Zobacz rozwiązanie Operacje i produkcjaWłaściwe auto we właściwym salonie i flota demo pod kontroląKoniec z przesuwaniem aut między salonami na telefon i ustalaniem, gdzie są auta demo, przez obdzwanianie.
Zobacz rozwiązanie Sprzedaż i marketingKolejne auto proponowane, gdy obecne stoi na podnośnikuWasza baza właścicieli co miesiąc przejeżdża przez warsztaty, a sprzedaż kupuje leady z portali.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejDealerzy samochodowi