Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćKażdy wniosek o płatność składany z ewidencji projektu, z brakami wskazanymi od razu
Rozliczanie dotacji bez tygodnia kserowania
Roboty pobierają kwalifikowalne pozycje kosztowe z ewidencji projektu, kompletują faktury, potwierdzenia zapłaty i podpisane protokoły, sprawdzają je regułami dotacji i budują pakiet wniosku.
Streszczenie dla zarządu
Kierownicy projektów tracą tydzień na wniosek, dowodząc kosztów już zaksięgowanych.
To, co buduje Mientha, zaczyna się na strukturze projektowej w ERP, a nie w folderze.
Wnioski wychodzą w terminie umownym, a nie w tygodniu przed nim, bo kompletowanie zaczyna się w dniu zamknięcia okresu.
biblioteka wniosków na SharePoint z metadanymi i retencją; portal sprawozdawczy instytucji; rejestr wniosków biura projektów
Problem biznesowy
Projekty dotowane
Dotacja finansuje część kosztów już poniesionych i płaci za dowody, nie za zapisy księgowe. Każdy wniosek musi wykazać cztery rzeczy dla każdej pozycji kosztowej: że koszt jest rzeczywisty, że został zapłacony, że mieści się w zatwierdzonej pozycji budżetu i że przypada na kwalifikowalny okres i kategorię. Księgi znają dwie pierwsze. Reszta to poszukiwanie dokumentów.
To poszukiwanie jest właśnie procesem. Faktura leży w archiwum księgowym pod nazwą dostawcy, potwierdzenie zapłaty w wyciągu bankowym, karta pracy na czyimś dysku, protokół odbioru w wersji papierowej na budowie, podpisany przez osobę, która dawno przeszła gdzie indziej. Żaden z tych dokumentów nie był archiwizowany z myślą o wniosku, więc każdy trzeba odszukać, nazwać zgodnie z konwencją instytucji i ręcznie przypisać do swojej pozycji.
Odpowiadają za to trzy role i żadna z nich tego nie posiada. Kierownik projektu kompletuje, bo tylko on wie, co za te pieniądze kupiono. Księgowość wystawia potwierdzenia zapłaty, a kierownicy zespołów podpisują to, o czym ktoś zapomniał. Wszyscy robią to po zamknięciu okresu, obok pracy, dla której projekt powstał.
Skala nie sprzyja. Druga dotacja dokłada temu samemu biuru projektów kolejny kalendarz, kolejną strukturę budżetu i kolejny zestaw reguł dowodowych. Termin się nie przesuwa, bo wyznacza go umowa, więc skraca się kontrola. Wnioski wychodzą kompletne na tyle, by je złożyć, a nie na tyle, by przetrwały kontrolę za trzy lata.
Jak to wygląda dzisiaj
Tak wygląda wniosek w firmach prowadzących więcej niż jeden projekt dofinansowany.
- CzłowiekKierownik projektu eksportuje koszty projektu do Excela i zaznacza, które pozycje należą do tego okresu
- CzłowiekKażda zaznaczona pozycja jest cofana do swojej faktury w archiwum, skrzynce lub folderze dostawcy, po czym plik zostaje przemianowany i zapisany
- OczekiwaniePotwierdzenia zapłaty są zamawiane w księgowości i przychodzą, gdy ktoś znajdzie czas, po dwóch do czterech dniach
- CzłowiekPodpisane karty pracy, protokoły i dokumenty dostawy są zbierane od kierowników zespołów, skanowane i przypisywane do pozycji kosztowych pojedynczo
- Ryzyko błęduKwalifikowalność jest sprawdzana z pamięci, a nie z umowy, więc koszt poza swoją pozycją budżetu lub poza okresem wychodzi późno albo wcale
- CzłowiekPakiet trafia do portalu instytucji plik po pliku, z opisem przepisywanym przy każdym załączniku
- OczekiwaniePo kilku tygodniach instytucja pyta o to, czego zabrakło, a wniosek wraca do kolejki za następnym okresem
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Za każdym wyjątkiem stoi godzina, której nikt nie zapisał.
- Czas kompletowania to koszt widoczny i najmniejszy. Pod spodem są wstrzymane pieniądze: wniosek zakwestionowany z powodu brakującego dowodu opóźnia wpływ, który przepływy projektu już zakładają.
- Dowody tracą dostępność szybciej, niż ktokolwiek zakłada. Protokół niezebrany w miesiącu podpisania staje się przysługą proszoną u kogoś, kto odszedł z projektu, a czasem z firmy.
- Sprawdzenie kwalifikowalności nie jest powtarzalne. Dwóch kierowników projektów czytających tę samą umowę stosuje inne testy, a ślad po żadnym z nich nie przechodzi do wniosku.
- Termin jest umowny, a kontrola nie, więc to kontrola ustępuje w zajętym okresie, a audyt po latach zastaje ludzi po zmianie stanowiska i dysk uporządkowany od nowa.
Koszt zaniechania
Instytucje nie kwestionują czasu kompletowania. Kwestionują pozycje kosztowe, a pozycja, której dowodu nie da się przedstawić, zostaje odrzucona w swojej wartości, a nie po 38 € za godzinę, długo po tym, jak projekt wydał te pieniądze. Dlatego powyższa arytmetyka jest tu rzeczą najmniejszą: wycenia pracę, a nie ekspozycję, a ekspozycja jest niesiona tak długo, jak długo dotacja nakazuje przechowywać dokumentację.
Drugie ryzyko jest cichsze. Kompletowanie wniosków siedzi w dwóch, trzech osobach, które wiedzą, na którym dysku są protokoły, które księgowania należą do której pozycji budżetu i co instytucja zaakceptowała poprzednio, a nic z tego nie jest spisane. Projekty trwają latami, a obowiązek przechowywania jeszcze dłużej. Ludzie nie.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Środkowoeuropejski producent prowadzący jednocześnie sześć projektów dofinansowanych, około 900 pracowników; koszty projektów są ewidencjonowane na strukturach projektowych w SAP S/4HANA; Microsoft 365 E3; dwuosobowe biuro projektów wspiera sześciu kierowników projektów.
24 wnioski o płatność rocznie, każdy obejmujący od 40 do 200 pozycji kosztowych udokumentowanych fakturami, potwierdzeniami zapłaty, kartami pracy i protokołami odbioru; około jedna trzecia tych dowodów istnieje wyłącznie jako skan.
Koszty są eksportowane do Excela i zaznaczane ręcznie, faktury i potwierdzenia zapłaty odszukiwane pojedynczo, podpisane dokumenty ściągane od kierowników zespołów, kwalifikowalność oceniana z pamięci, a pakiet wysyłany plik po pliku.
Około czterech i pół godziny kompletowania na wniosek, zanim cokolwiek zostanie zakwestionowane, skupione w dwóch tygodniach po zamknięciu okresu i powtarzane, gdy instytucja zgłasza uwagi.
Roboty odczytują kwalifikowalne pozycje kosztowe okresu, pobierają każdą fakturę i potwierdzenie zapłaty, czytają skanowane karty pracy i protokoły przez UiPath Document Understanding, testują każdą pozycję tabelą reguł dotacji, składają pakiet na SharePoint i przekazują braki kierownikowi projektu w Microsoft Teams.
W modelowanym przypadku pierwszy kompletny pakiet istnieje w ciągu kilku dni od zamknięcia okresu, a nie w tygodniu przed terminem, a braki są uzupełniane, dopóki osoby podpisujące są jeszcze w projekcie; to wielkości modelowane, a nie zmierzony rezultat.
Proponowane rozwiązanie
To, co buduje Mientha, zaczyna się na strukturze projektowej w ERP, a nie w folderze. Zgodnie z kalendarzem sprawozdawczym robot odczytuje księgowania okresu dla każdego projektu: przypisanie budżetowe, kategorię kosztu, kwotę, numer dokumentu i datę księgowania. Ta lista jest szkieletem wniosku, powstałym z systemu źródłowego, a nie z pracy ręcznej.
Do szkieletu dopinane są dowody. Dla każdej pozycji robot pobiera fakturę źródłową i stojącą za nią płatność. Skany przechodzą przez UiPath Document Understanding, w projekcie skonfigurowanym na Państwa własnych układach kart pracy, protokołów i dokumentów dostawy, z Generative Extraction dla dokumentów niestrukturalnych. Wszystko, czego ekstrakcja nie jest pewna, staje się zadaniem walidacyjnym, a nie kartką w pakiecie.
Reguły każdej dotacji mieszczą się w tabeli, której właścicielem jest biuro projektów: pozycje budżetu, akceptowane kategorie, limity, otwarty okres i wymagany dowód. Każda pozycja jest testowana tą tabelą, a wynik trafia do arkusza zbiorczego. To, co nie przechodzi lub czego brakuje, trafia do kierownika projektu w Microsoft Teams jako zadanie z nazwą pozycji, dokumentu i osoby, która go ma; dyrektor finansowy zatwierdza gotowy wniosek w tym samym miejscu. Tam, gdzie portal udostępnia interfejs, korzystamy z niego, a tam, gdzie go nie ma, robot składa wniosek przez przeglądarkę.
UiPath Orchestrator triggers, kolejki, magazyn poświadczeń i ślad audytowy; konektory SAP BAPI i SAP OData; UiPath Document Understanding z Validation Station i Generative Extraction; powiadomienia zadaniowe UiPath Action Center w Microsoft Teams; konektory UiPath Integration Service do Microsoft OneDrive & SharePoint i Microsoft Teams; aplikacja Microsoft Teams Approvals; biblioteki SharePoint; etykiety retencji Microsoft Purview
Pobieranie kosztów kwalifikowalnych per projekt i okres; dopasowanie pozycji kosztowej, faktury, płatności i podpisanego dokumentu; konfigurację ekstrakcji dla Państwa układów kart pracy i protokołów; tabelę reguł i jej test; arkusz zbiorczy i strukturę pakietu; zadania, zatwierdzanie i rejestr wniosków
Pobieranie kosztów z SAP S/4HANA przez BAPI i OData; portal instytucji, przez jego interfejs tam, gdzie istnieje, i automatyzację przeglądarki tam, gdzie go nie ma; potwierdzenia zapłaty w formacie Państwa banku
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaZgodnie z kalendarzem sprawozdawczym Orchestrator uruchamia jedno zadanie na wniosek, a robot odczytuje pozycje kosztowe okresu z pozycją budżetu, kategorią, kwotą i referencją księgową
- AutomatyzacjaDla każdej pozycji robot pobiera fakturę i potwierdzenie zapłaty, dopasowując numer dokumentu, kwotę i datę waluty, i oznacza każdą płatność, której nie znajduje
- AutomatyzacjaSkanowane karty pracy, protokoły i dokumenty dostawy są odczytywane przez UiPath Document Understanding i wiązane z osobą, miesiącem oraz pozycją kosztową, której dotyczą
- AutomatyzacjaKażda pozycja jest testowana tabelą reguł dotacji: pozycja budżetu, kategoria, okres kwalifikowalności, limity i dowód wymagany dla tej kategorii
- AutomatyzacjaPakiet powstaje w bibliotece SharePoint nazwanej zgodnie z konwencją dotacji, z arkuszem zbiorczym wymieniającym każdą pozycję, jej dowód i wynik testu
- CzłowiekBraki i pozycje odrzucone przez reguły trafiają do kierownika projektu w Teams jako zadania z nazwą pozycji, brakującego dokumentu i osoby, która go ma; ekstrakcje o niskiej pewności trafiają tam do walidacji
- CzłowiekDyrektor finansowy zatwierdza kompletny wniosek w Microsoft Teams z załączonym arkuszem zbiorczym
- AutomatyzacjaRobot składa zatwierdzony pakiet przez portal, archiwizuje potwierdzenie oraz sam pakiet, wyniki reguł i decyzje pod etykietą retencji
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Pobranie pozycji kosztowych okresu z pozycją budżetu, kategorią i referencją księgową
- Odszukanie i dopasowanie faktur, płatności, kart pracy i protokołów do pozycji, której dotyczą
- Test reguł, kontrolę kompletności, arkusz zbiorczy, gotowy pakiet, złożenie wniosku i status każdego wniosku w toku
Ludzie decydują
- Czy pozycja kosztowa, której reguły nie rozstrzygają, należy do wniosku, bo to ocena dotacyjna, a nie kwestia danych
- Co zrobić, gdy dowodu nie ma, czyli czy pozycję poprawić, zastąpić czy usunąć przed złożeniem
- O ostatecznym zatwierdzeniu i o odpowiedziach na późniejsze pytania instytucji
- O samej tabeli reguł, prowadzonej i wersjonowanej przez biuro projektów: pozycje budżetu, kategorie, limity i wymagane dowody
Przed i po
Systemy i integracje
Tam, gdzie wystarczy reguła, nie używamy modelu. Tam, gdzie potrzebny jest osąd, decyduje człowiek.
Wejścia
- pozycje kosztowe projektu w SAP S/4HANA
- faktury zakupowe z archiwum księgowego
- potwierdzenia zapłaty z przelewów i wyciągu bankowego
- skanowane karty pracy, protokoły i dokumenty dostawy
- tabele reguł i budżetów dotacji
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- biblioteka wniosków na SharePoint z metadanymi i retencją
- portal sprawozdawczy instytucji
- rejestr wniosków biura projektów
Punkty styku z człowiekiem: zadania o brakujące dowody w Microsoft Teams; walidacja dokumentów w Action Center; zatwierdzenie w aplikacji Teams Approvals
Wykorzystane technologie
jedno zadanie na wniosek w kalendarzu sprawozdawczym, kolejki, ponowienia, poświadczenia, audyt
Apozycje kosztowe, przypisanie budżetowe i referencje księgowe z ERP
Aczyta skanowane karty pracy, protokoły, dokumenty dostawy i faktury; Validation Station dla pól o niskiej pewności
Azadania o brakujące dowody i walidacja wykonywane bez wychodzenia z Teams
Abuduje bibliotekę wniosku, zakłada zadania, publikuje status
Azatwierdzenie dyrektora finansowego z załączonym arkuszem zbiorczym
Abiblioteka wniosku, jej metadane i tabele reguł w Excelu; etykiety retencji i ślad zatwierdzeń
AIlustracyjny model ekonomiczny
Zacznijcie od kwestionowania założeń.
38 € za godzinę to pełny koszt pracy biura projektów w Europie Środkowej i najmniej sporna liczba w tym zestawieniu. Sporna jest wartość 270 minut na wniosek: obejmuje eksport pozycji kosztowych, poszukiwanie faktur i płatności, ściąganie kart pracy, sprawdzenie kwalifikowalności i wysyłkę, a nie obejmuje późniejszych pytań instytucji. Dwadzieścia cztery wnioski rocznie czytane są jako dwa miesięcznie, a nic poniżej nie zostało zmierzone u klienta.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Wnioski wychodzą w terminie umownym, a nie w tygodniu przed nim, bo kompletowanie zaczyna się w dniu zamknięcia okresu
- Brakujące dowody ujawniają się, gdy osoby podpisujące są jeszcze w projekcie, czyli wtedy, gdy kosztuje to wiadomość, a nie przysługę
- Każda rozliczana pozycja niesie swój dowód, zastosowaną regułę i wynik, więc kontrola po trzech latach jest wyszukiwaniem, a nie odtwarzaniem
- Test kwalifikowalności jest ten sam niezależnie od kierownika projektu, a siódma dotacja kosztuje wiersze w tabeli, a nie kwartał czyjejś pracy
Perspektywa zarządu
- Każdy projekt pokazuje w każdej chwili te same cztery liczby: pozycje w zakresie, pozycje z kompletnym dowodem, otwarte braki, dni do terminu sprawozdawczego
- Wpływy z dotacji stają się prognozowalne, bo data złożenia wniosku przestaje zależeć od tego, kto ma czas go złożyć
- Reguły kwalifikowalności stosowane w firmie istnieją jako artefakt z właścicielem, więc rozwój portfela przestaje być pytaniem kadrowym, a nową dotację ocenia się merytorycznie
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Kontrola nie jest dodatkiem.
- ERP czyta konto robota z prawem odczytu struktur projektowych i niczym więcej; automatyzacja nic nie księguje, każdy odczyt jest rejestrowany, a poświadczenia do ERP, portalu i wyciągu bankowego są pobierane w czasie wykonania z magazynu, którego Państwo już używają
- Wszystko, co składa się na pakiet wniosku, faktury, potwierdzenia zapłaty, zeskanowane protokoły, wyniki ekstrakcji i zatwierdzenia, trafia do Państwa dzierżawy Microsoft 365, a platforma stoi w tenancie UiPath Automation Cloud w regionie UE
- Przy każdym wniosku działają dwie osoby, kierownik projektu przy brakach i dyrektor finansowy przy zatwierdzeniu; Microsoft Purview trzyma retencję i zapis tego, kto co zatwierdził, a karty pracy z danymi osobowymi podlegają regułom dostępu właściwym dla dokumentacji płacowej
Dlaczego teraz
Portfel projektów dofinansowanych porusza się tylko w jedną stronę. Każda dotacja dokłada kalendarz sprawozdawczy, strukturę budżetu i własne reguły dowodowe biuru projektów wymiarowanemu pod poprzednią
Modelowane 342 € miesięcznie na kompletowanie to mniejszy argument. Większy jest taki, że wniosek składany w pośpiechu niesie pozycje, których dowodów nikt nie obejrzał, a te pozycje pozostają otwarte przez cały okres archiwizacji
Nic w tym przepływie nie wymaga modelu do rozumowania. Koszty projektów wychodzą z ERP przez standardowe interfejsy, skany czyta model dokumentowy skonfigurowany na Państwa układach, a tabela reguł jest tabelą
Role zarządcze, których to dotyczy
Wpływy z dotacji przestają przesuwać się wraz z czyimś obłożeniem, a koszty zagrożone odrzuceniem są widoczne przed złożeniem, a nie po kontroli
Sprawozdawczość przestaje zjadać tygodnie samego projektu, a kolejną dotację przyjmuje tabela reguł, a nie pojemność biura projektów
Każda rozliczana pozycja ma przy sobie dowód, regułę i osobę zatwierdzającą, tak długo, jak długo dotacja nakazuje je przechowywać
Częste pytania i zastrzeżenia
Przepływ jest ten sam, a reguły nie. Tym, co różni dotacje, jest tabela: pozycje budżetu, kategorie, limity, okres kwalifikowalności i wymagane dowody. Dodanie dotacji oznacza dodanie wierszy i dlatego drugi projekt kosztuje ułamek pierwszego.
Zwykle jest odwrotnie: wysyłka to minuty, a kompletowanie godziny. Tam, gdzie portal udostępnia interfejs, korzystamy z niego, a tam, gdzie go nie ma, robot obsługuje go tak jak człowiek. Tak czy inaczej pakiet jest kompletny, zanim zacznie się składanie.
Te same osoby co dzisiaj. Automatyzacja pobiera, dopasowuje i testuje, i nie przemyci pozycji, której nie potrafi udowodnić; kierownik projektu i dyrektor finansowy zatwierdzają to, co jest składane, mając przed sobą wyniki reguł.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Firmy z jedną dotacją i kilkoma wnioskami w całym jej cyklu, gdzie zdyscyplinowany folder i lista kontrolna kosztują mniej niż automatyzacja
- Projekty, których koszty nie są wyodrębnione w ERP, więc nic nie wskazuje, które księgowania należą do której dotacji; to poprawka księgowa i ona jest pierwsza
- Dotacje rozliczane kamieniami milowymi lub ryczałtem, a nie kosztami udokumentowanymi, gdzie nie ma pakietu dowodowego do skompletowania
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Co powstrzymuje kolejny wniosek o płatność przed wyjściem tydzień wcześniej, bez pracy kogokolwiek w weekend, skoro księga ma już wszystkie potrzebne pozycje kosztowe?
Podejście wdrożeniowe
Zaczynamy od jednego wycinka procesu i rozszerzamy dopiero po dowodzie.
Dostarczamy
- Jeden zakończony wniosek rozłożony na czynniki z Państwa zespołem: pozycje kosztowe, źródła dowodów i uwagi instytucji
- Pobieranie kwalifikowalnych pozycji kosztowych per projekt i okres oraz dopasowanie dowodów i konfigurację Document Understanding dla Państwa układów dokumentów
- Tabelę reguł dla każdej dotacji, test pozycji, arkusz zbiorczy i strukturę pakietu na SharePoint
- Zadania i walidację w Teams, zatwierdzanie, ścieżkę składania wniosku i archiwum, a następnie wdrożenie projekt po projekcie
Potrzebujemy od Państwa
- Dwóch zakończonych wniosków z różnych dotacji wraz z pakietami dowodowymi
- Właściciela procesu w biurze projektów oraz osoby rozstrzygającej o kwalifikowalności kosztu
- Kont technicznych z prawem odczytu struktur projektowych i dostępu do biblioteki wniosków
- Umów o dofinansowanie i obecnych struktur budżetowych, w takiej formie, w jakiej istnieją
Etapy
Diagnoza
Dwa zakończone wnioski rozłożone na czynniki: pozycje, źródła dowodów, stosowane reguły, otrzymane uwagi
Projekt
Tabela reguł dla każdej dotacji, dowody per kategoria, struktura pakietu, model braków i zatwierdzania
Budowa
Pobieranie kosztów, dopasowanie dowodów, konfiguracja dokumentów, test reguł, kompletowanie, zadania w Teams
Walidacja
Zamknięty okres złożony ponownie i porównany pozycja po pozycji z tym, co zostało złożone
Uruchomienie
Jeden projekt przez pełny okres sprawozdawczy pod nadzorem, a następnie pozostałe
Działowe. Nakład zależy od stanu ewidencji projektowej i jakości skanów, a nie od liczby dotacji: czysty podział kosztów i czytelne karty pracy oznaczają krótki projekt, opisy w polach tekstowych i fotografowane protokoły już nie.
Koszty są już w Państwa księgach. Tydzień idzie na ich udowodnienie.
Prosimy o jeden zakończony wniosek o płatność wraz z pakietem dowodowym. Wracamy z udziałem, który reguła złożyłaby sama, pozycjami bez dowodu i pisemnym szacunkiem czasu kompletowania.
Rozłóżmy jeden zeszłoroczny wniosekTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Konsultanci raportują godziny z opóźnieniem, a finanse co miesiąc odtwarzają rozliczenie w Excelu.
Zobacz rozwiązanie Prawo i complianceUmowy standardowe: generowanie, akceptacja i e‑podpisDwustronicowe NDA powstaje dziesięć dni, bo jest kopiowane, czytane, drukowane, skanowane i ręcznie archiwizowane.
Zobacz rozwiązanie Zarząd i planowanieArchiwum dokumentów, które opisuje się samoDokumenty leżą na dysku sieciowym bez metadanych, a zasady retencji istnieją tylko na papierze.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejProdukcja i przemysłSektor publicznyUsługi i ITCentra usług wspólnych