Start · Rozwiązania · Finanse i księgowość
Rozwiązanie · Finanse i księgowośćZlecenie zamknięte, dokument dostawy w archiwum, faktura wychodzi tego samego dnia
Fracht fakturowany w dniu dostawy, nie po miesiącu
Fakturowanie jest zwalniane zlecenie po zleceniu, gdy dostawa jest potwierdzona, a każda zarejestrowana opłata dodatkowa wyceniona; po stronie kosztów do człowieka trafiają tylko różnice.
Streszczenie dla zarządu
Zlecenia czekają na miesięczny przebieg fakturowania, a postojowe zapisane długopisem nigdy nie trafia na fakturę.
Mientha dostarcza fakturowanie jako ciągłe zwalnianie zleceń, a nie jako przebieg.
Zlecenie staje się fakturą w dniu, w którym jest zamknięte, więc termin zapłaty zaczyna biec tygodnie wcześniej.
system finansowy do fakturowania i księgowania; TMS, do którego wracają numer i data faktury; archiwum dowodowe na SharePoint
Problem biznesowy
Rozliczenia frachtu
Spedycja zarabia na przewozie ładunków, a pieniądze dostaje za wytworzenie dokumentów. Cena jest ustalona przy przyjęciu zlecenia, ale faktura czeka, aż ktoś upewni się, że ładunek dotarł, i pozna zakres dodatkowych czynności. Dowód dostawy wraca z kierowcą, a opłaty dodatkowe dopisano odręcznie na jego marginesie.
Ponieważ złożenie jednej faktury wymaga człowieka, biura grupują pracę w miesięczny przebieg fakturowania, a dla największych klientów w tygodniowy. Opóźnienie operacyjne staje się decyzją finansową, której nikt nie podjął. W Polsce termin zapłaty między przedsiębiorcami co do zasady nie może przekraczać 60 dni i biegnie od daty faktury: ładunek dostarczony trzeciego, a zafakturowany trzydziestego pierwszego, spędził 28 dni przed tym terminem. W tej samej luce giną opłaty dodatkowe, bo postojowe, dodatkowy punkt czy wymiana palet trafiają na dokument kierowcy jako notatka pisana ręcznie.
Po stronie kosztów obraz jest lustrzany. Faktury przewoźników przychodzą tygodnie po ładunku, w każdym formacie, na jaki stać małą firmę, i często z jej własnym numerem zamiast numeru zlecenia. Dopóki każda nie zostanie dopasowana, marża na ładunku jest szacunkiem, a rezerwy powstają ręcznie.
Jak to wygląda dzisiaj
Typowe dla spedycji tej wielkości, niezależnie od TMS.
- SystemSpedytor zamyka zlecenie w TMS po rozładunku, a status zmienia się na zrealizowane
- OczekiwaniePodpisany list przewozowy wraca z kierowcą lub pocztą i trafia do biura po kilku dniach
- CzłowiekPracownik otwiera zlecenie, umowę stawkową i skan dokumentu, po czym składa fakturę ręcznie
- Ryzyko błęduPostojowe, dodatkowe punkty i wymiana palet są opisem słownym na dokumencie; czego nikt nie przepisze, tego nikt nie zafakturuje
- OczekiwanieFaktury wychodzą w tygodniowym lub miesięcznym przebiegu, więc zlecenie z początku okresu czeka na kolejny
- CzłowiekFaktury przewoźników przychodzą mailem w każdym formacie i są ręcznie dopasowywane do zlecenia i stawki
- Ryzyko błęduRóżnice ujawniają się przy płatności, więc marża pozostaje nieznana, a koszt na koniec miesiąca szacuje się z arkusza
Dlaczego obecny proces kosztuje więcej, niż widać
Koszt rośnie tam, gdzie nikt na niego nie patrzy.
- Gotówka jest największą pozycją i nigdy nie pojawia się w budżecie: każdy dzień między dostawą a fakturą to dzień, w którym firma finansuje własny przychód, przed i tak długim terminem zapłaty.
- Opłaty dodatkowe, których nikt nie przepisze, nie trafiają na fakturę, a mają najlepszą marżę w zleceniu: postojowe, drugi punkt rozładunku, wymiana palet, noc pod urzędem celnym.
- Spory źle się starzeją. Postojowe zakwestionowane w grudniu za lipcowy ładunek uruchamia przeszukiwanie skrzynek, tacek w oddziale i telefonu kierowcy, kosztujące więcej niż sama opłata.
- Marża na ładunku jest spóźniona. Dopóki faktura przewoźnika nie zostanie dopasowana, nikt nie wie, czy ładunek zarobił, więc kolejna oferta opiera się na zeszłorocznych założeniach.
Koszt zaniechania
Kapitał obrotowy to część, której te wiersze nie wyceniają. Przy ilustracyjnej wartości 480 € na zlecenie 6 800 zleceń miesięcznie daje około 3,3 mln € przychodu, więc każdy dzień opóźnienia kosztuje mniej więcej 109 000 € własnej gotówki firmy, a skrócenie opóźnienia o czternaście dni uwalnia jednorazowo blisko 1,5 mln €. Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą w Polsce stopę referencyjną NBP powiększoną o dziesięć punktów procentowych, ale nie naliczają się, dopóki faktura nie została wystawiona: niezafakturowana dostawa nie jest opóźnioną płatnością, jest pożyczką udzieloną bez zastanowienia.
Strona kosztowa jest cichsza i równie droga. Koszt przewoźników rezerwuje się ręcznie, więc marża miesiąca jest szacunkiem korygowanym w kolejnym, a spór podniesiony tygodnie po ładunku trafia na przewoźnika, który zamknął już sprawę.
Przykładowa organizacja o realnych proporcjach — liczby służą do policzenia sprawy na Waszych danych, nie są wynikiem klienta.
Środkowoeuropejska spedycja i przewoźnik drogowy: około 70 własnych pojazdów, blisko 190 przewoźników podwykonawczych, 240 osób, TMS, system finansowy, Microsoft 365 E3 z Power BI Pro.
6 800 zleceń transportowych fakturowanych miesięcznie, około 60% krajowych i 40% międzynarodowych; 2 400 faktur przewoźników, głównie PDF mailem; mniej więcej co szóste zlecenie ma opłatę dodatkową.
Fakturowanie odbywa się tygodniowo dla największych klientów i miesięcznie dla pozostałych. Pracownik otwiera zlecenie, sprawdza dokument, odczytuje stawkę, dopisuje czytelne opłaty dodatkowe i wystawia fakturę. Druga osoba dopasowuje każdą fakturę przewoźnika do zlecenia i stawki.
Około siedmiu minut na dokument po obu stronach, 9 200 dokumentów miesięcznie i opóźnienie od dostawy do faktury wynoszące od 12 do 30 dni. Opłaty dodatkowe trafiają na fakturę tylko wtedy, gdy ktoś je przepisze.
Roboty obserwują w TMS zrealizowane zlecenia, potwierdzają obecność dokumentu dostawy, wyceniają zlecenie według uzgodnionej stawki i zarejestrowanych opłat dodatkowych i fakturują wymaganym kanałem. Faktury przewoźników odczytuje UiPath Document Understanding i dopasowuje do zlecenia, stawki i dowodu dostawy; do człowieka trafiają tylko różnice, w Teams wraz z dowodami.
W modelowym przypadku opóźnienie spada do dnia zamknięcia zlecenia, każda zarejestrowana opłata dodatkowa trafia na fakturę, a rozliczenia przestają być wydarzeniem miesięcznym. Te liczby modelują opisany scenariusz; nie są pomiarem.
Proponowane rozwiązanie
Mientha dostarcza fakturowanie jako ciągłe zwalnianie zleceń, a nie jako przebieg. Dla każdego klienta spisujemy regułę zwolnienia: zlecenie zamknięte w TMS jako zrealizowane, dokument dostawy w archiwum, stawka obowiązująca dla relacji i okresu oraz każda zarejestrowana opłata dodatkowa wyceniona lub świadomie odpuszczona. Roboty sprawdzają tę regułę kilka razy dziennie, więc ładunek dostarczony przed południem może zostać zafakturowany tego samego popołudnia.
Wycena podlega tej samej dyscyplinie. Stawka pochodzi z umowy klienta, prowadzonej jako wersjonowana tabela z datami obowiązywania, albo z TMS, jeśli cena sprzedaży już tam jest. Opłata dodatkowa jest wyceniana wyłącznie wtedy, gdy zlecenie zawiera dla niej dowód: postojowe istnieje dlatego, że potwierdzają je zarejestrowane godziny podstawienia i wyjazdu. Faktura wychodzi kanałem wymaganym przez klienta, od faktury ustrukturyzowanej po wgranie na portal.
Po stronie kosztów ten sam mechanizm działa w drugą stronę. Faktury przewoźników ze skrzynki rozliczeniowej odczytuje UiPath Document Understanding i dopasowuje do zlecenia po numerze referencyjnym, a gdy przewoźnik podaje własny, po przewoźniku, dacie, trasie i kwocie, po czym porównuje ze stawką zakupu i dowodem dostawy. Faktury zgodne księgują się bez udziału człowieka; różnice stają się zadaniem sporu w Microsoft Teams, ze zleceniem, stawką i potwierdzeniem dostawy w załączniku. Gdy klient stosuje samofakturowanie, ten sam mechanizm uzgadnia jego dokument z Państwa zleceniami. Uczenie maszynowe służy wyłącznie do odczytu dokumentów.
UiPath Document Understanding z gotowym modelem Invoices i Validation Station w Action Center; UiPath Orchestrator, czyli kolejki, wyzwalacze i ślad audytowy; konektory UiPath Integration Service do Microsoft Outlook 365 oraz Microsoft OneDrive & SharePoint; powiadomienia zadaniowe UiPath Action Center w Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals; Power BI
Regułę zwolnienia dla każdego klienta, model wyceny stawek i opłat dodatkowych, składanie faktur i kierowanie ich kanałami, silnik dopasowania z kodami przyczyn i tolerancjami, uzgadnianie samofakturowania, kolejkę sporów w Teams i pulpit w Power BI
Zlecenia, statusy i stawki z TMS przez jego API albo cykliczny eksport; wystawianie faktur, wysyłkę faktur ustrukturyzowanych i księgowanie faktur przewoźników przez interfejs systemu finansowego; wgrywanie na portal klienta przez robota tam, gdzie interfejsu nie ma
Jak działa proces po automatyzacji
- AutomatyzacjaRoboty kilka razy dziennie odczytują z TMS zrealizowane zlecenia i sprawdzają każde wobec jego reguły zwolnienia
- AutomatyzacjaZlecenia, które przechodzą, są wyceniane według stawki, dopłaty i zarejestrowanych opłat dodatkowych, po czym powstaje faktura
- SystemFaktura wychodzi wymaganym kanałem z załączonym dokumentem dostawy, a jej numer wraca do zlecenia
- CzłowiekZlecenia, które nie przechodzą, stają się zadaniem Action Center w Teams: brak dokumentu, niewyceniona opłata dodatkowa, brak stawki
- AutomatyzacjaFaktury przewoźników trafiające do skrzynki rozliczeniowej odczytuje Document Understanding i dopasowuje do zlecenia, stawki i dowodu
- CzłowiekRóżnice powyżej tolerancji stają się zadaniem sporu w Teams z załączonymi dowodami; faktury zgodne księgują się bez człowieka
- AutomatyzacjaPower BI odświeża niezafakturowane zlecenia według wieku, przechwycone opłaty dodatkowe i marżę na ładunku, a lista wyjątków trafia do Teams
Model współpracy człowieka z automatyzacją
Automatyzacja obsługuje
- Sprawdzanie każdego zrealizowanego zlecenia wobec reguły zwolnienia i wycenę według stawki, dopłaty i zarejestrowanych opłat dodatkowych
- Wystawianie i wysyłkę faktury wymaganym kanałem, z załączonym dokumentem dostawy
- Odczyt faktur przewoźników i dokumentów samofakturowania, dopasowanie do zlecenia, stawki i dowodu oraz księgowanie zgodnych
- Pilnowanie braków: dokumentu, który nie wrócił, niewycenionej opłaty dodatkowej, faktury bez zlecenia
Ludzie decydują
- Czy opłata dodatkowa zapisana przez kierowcę jest należna od tego klienta na podstawie tej umowy
- Czy różnica na fakturze przewoźnika zostaje przyjęta, zakwestionowana czy uzgodniona, na podstawie dowodów w zadaniu
- O stawkach, formułach dopłat, tolerancjach i regułach zwolnienia, które pozostają przy zespołach handlowym i finansowym
- O korektach faktur i odpisach powyżej progu, zatwierdzanych w aplikacji Microsoft Teams Approvals
Przed i po
Systemy i integracje
Każdą pozycję da się sprawdzić w dokumentacji producenta. Klasa dowodu jest podana przy każdej.
Wejścia
- zrealizowane zlecenia, statusy i stawki z TMS
- dokumenty dostawy z archiwum na SharePoint
- faktury przewoźników i dokumenty samofakturowania ze skrzynki rozliczeniowej
- umowy stawkowe i cenniki opłat dodatkowych jako wersjonowane tabele
Warstwa automatyzacji
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Systemy docelowe
- system finansowy do fakturowania i księgowania
- TMS, do którego wracają numer i data faktury
- archiwum dowodowe na SharePoint
- Power BI
Punkty styku z człowiekiem: zadania Action Center w Microsoft Teams; Microsoft Teams Approvals dla korekt faktur; dzienna lista wyjątków na kanale Teams
Wykorzystane technologie
odczytuje faktury przewoźników i dokumenty samofakturowania w dowolnym układzie; Validation Station dla pól o niskiej pewności
Akolejkują zlecenia i faktury, wykonują reguły zwolnienia i dopasowania, księgują, ponawiają i logują
Apobieranie ze skrzynki; tabele stawek i dowody w Państwa tenancie
Azablokowane zlecenia i spory z przewoźnikami obsługiwane jako zadania w Teams
Akorekty faktur, odpisy i odstępstwa stawkowe zatwierdzane przez właściciela
Aniezafakturowane zlecenia według wieku, przechwycone opłaty dodatkowe, marża na ładunku, wiek faktur
Azlecenia, statusy i stawki na wejściu; faktury i księgowania na wyjściu
CIlustracyjny model ekonomiczny
Arytmetyka jest jawna, żeby dało się z nią spierać.
Dwie kolejki są tu zsumowane, ponieważ kosztują tyle samo pracy: 6 800 zleceń czekających na fakturę i 2 400 faktur przewoźników czekających na dopasowanie, po siedem minut każde. 23 € za godzinę to pełny koszt pracy rozliczeniowej w środkowoeuropejskim transporcie drogowym. Wyceniony jest wyłącznie czas przy biurku; niezafakturowane opłaty dodatkowe i gotówka niesiona między dostawą a fakturą znajdują się w kolejnej sekcji.
Policz to na swoich danych
Szacunek ilustracyjny na podstawie Twoich danych. To model uwolnionej przepustowości, nie obietnica oszczędności.
Korzyści biznesowe
- Zlecenie staje się fakturą w dniu, w którym jest zamknięte, więc termin zapłaty zaczyna biec tygodnie wcześniej, a firma finansuje mniej własnego przychodu
- Każda zarejestrowana opłata dodatkowa trafia na fakturę, łącznie z postojowym i drugim rozładunkiem, dziś fakturowanymi tylko wtedy, gdy ktoś je zauważy
- Marża na ładunku jest znana w chwili zaksięgowania faktury przewoźnika, a nie wtedy, gdy pracownik znajdzie czas na dopasowanie
- Spory po obu stronach zaczynają się z dowodami w załączniku, więc rozmowa dotyczy zlecenia, stawki i dokumentu
- Wzrost liczby zleceń i szczyty sezonowe wchłania reguła, a nie nadgodziny w dziale fakturowania
Perspektywa zarządu
- Rozliczenia stają się kolejką z wiekiem, a nie wydarzeniem miesięcznym: widać, ile dostarczonego przychodu jest niezafakturowane i co blokuje każde zlecenie
- Utrata przychodu staje się mierzalnym wyjątkiem, bo opłata dodatkowa zarejestrowana i niezafakturowana jest teraz widoczna
- Warunki fakturowania każdego klienta żyją w spisanej regule, a nie w przyzwyczajeniach osoby prowadzącej to konto
- Więcej zleceń i więcej podwykonawców przestaje oznaczać więcej osób w rozliczeniach
Wpływ na KPI zarządu
Bezpieczeństwo i nadzór
Zaufanie do automatyzacji buduje się na śladzie, nie na deklaracji.
- Roboty czytają TMS i skrzynkę na własnych kontach serwisowych, z dostępem przez Microsoft Graph zawężonym wyłącznie do skrzynki rozliczeniowej, a do systemu finansowego piszą tylko przez udostępnione interfejsy
- Faktura jest dokumentem prawnym, więc reguła zwolnienia, wersja stawki i dowód stojący za nią są przechowywane razem z nią, a żaden robot nie zafakturuje stawki, której nie ma w tabeli
- Dane zleceń, dokumenty dostawy i ślad audytowy pozostają w Państwa tenancie Microsoft 365, a automatyzacje działają z regionu UE UiPath Automation Cloud
- Obowiązki są rozdzielone: robot księguje, spedytor zwalnia zablokowane zlecenie, właściciel finansowy zatwierdza korekty w Teams, a zmiana tabeli stawek wymaga drugiej osoby
Dlaczego teraz
Obowiązkowy KSeF ruszył w Polsce 1 lutego 2026 roku, więc krajowa faktura sprzedaży istnieje wtedy, gdy przyjmie ją system, a nie wtedy, gdy biuro wygeneruje PDF; zwalnianie zlecenie po zleceniu pasuje do tego lepiej niż miesięczny przebieg.
Gotówka to argument, który rozumie dyrektor finansowy: termin zapłaty między przedsiębiorcami co do zasady nie może w Polsce przekraczać 60 dni, a każdy dzień czekania dostarczonego ładunku na fakturę dokłada się przed tym terminem. Samo czekanie kosztuje w modelu 24 687 € miesięcznie pracy przy biurku.
To, co kiedyś było projektem programistycznym, jest dziś konfiguracją: gotowy model faktur, konektory do Outlook i SharePoint, zadania obsługiwane w Teams, Power BI w tenancie, który już Państwo mają.
Role zarządcze, których to dotyczy
Przychód jest fakturowany tygodnie wcześniej, a koszt przewoźników dopasowywany na bieżąco, więc kapitał obrotowy i raportowana marża przestają zależeć od tego, kiedy ktoś dotarł do sterty dokumentów
Można przyjąć więcej zleceń i więcej podwykonawców bez dokładania osób do rozliczeń, a właśnie tam w tej branży zatrzymuje się wzrost
Spedytorzy przestają ścigać dokumenty na potrzeby fakturowania i widzą wyłącznie zlecenia, których nie da się zwolnić
Częste pytania i zastrzeżenia
Część nie przyjmie, dlatego reguła jest ustawiana dla każdego klienta osobno: ciągłe zwalnianie tam, gdzie jest akceptowane, i zaplanowany przebieg tam, gdzie wymaga tego umowa lub portal. Nawet wtedy faktura jest gotowa w dniu dostawy.
Różnorodność układów jest tym, do czego służy model dokumentowy, a poprawki, które Państwa zespół i tak wprowadza, uczą go dokumentów Państwa przewoźników. Trudniejszy jest numer referencyjny i tam, gdzie przewoźnik go pomija, dopasowanie działa na pozostałych polach.
Wtedy mechanizm działa w drugą stronę: ich dokument jest uzgadniany z Państwa zleceniami, stawkami i opłatami dodatkowymi, a różnice wracają z dowodami. Uzgadnianie dokumentu, którego się nie wystawiło, to właśnie praca pomijana przy ręcznej obsłudze.
Kiedy to nie jest właściwe rozwiązanie
- Mniej niż kilkaset zleceń miesięcznie, gdzie zdyscyplinowana rutyna tygodniowa w dziale fakturowania kosztuje mniej niż automatyzacja
- Zlecenia i dokumenty dostawy nie są powiązane wspólnym numerem, więc reguła zwolnienia nie ma czego sprawdzać; najpierw trzeba zebrać list przewozowy
- Ceny są uzgadniane telefonicznie dla każdego ładunku i nigdzie nie zapisywane, więc nie ma stawki, z której można fakturować
Pytanie na najbliższe posiedzenie
Dlaczego ładunek dostarczony trzeciego dnia miesiąca jest fakturowany trzydziestego pierwszego i kto w tej firmie odpowiada za każdy z tych dwudziestu ośmiu dni?
Podejście wdrożeniowe
Wdrożenie idzie etapami, bo tak da się je zatrzymać w każdej chwili.
Dostarczamy
- Trzy miesiące zleceń i faktur przeczytane od początku do końca: rzeczywiste opóźnienie w podziale na klientów, powody czekania zleceń i częstość, z jaką zarejestrowana opłata dodatkowa nie trafiła na fakturę
- Regułę zwolnienia dla każdego klienta: co musi być spełnione, zanim zlecenie można zafakturować, i kogo pytamy, gdy nie jest
- Model wyceny i składanie faktur: stawki, formuły dopłat i cenniki opłat dodatkowych jako wersjonowane tabele, wraz z kierowaniem do kanału każdego klienta
- Silnik dopasowania z kodami przyczyn i tolerancjami, uzgadnianie samofakturowania i kolejkę sporów w Teams
- Pulpit w Power BI i dzienną listę wyjątków, instrukcję dla działu fakturowania, pilotaż na jednej grupie klientów, a następnie rozszerzenie z opieką powdrożeniową
Potrzebujemy od Państwa
- Trzech miesięcy zleceń transportowych z datami faktur oraz odpowiadających im faktur przewoźników w postaci, w jakiej wpłynęły
- Aktualnych umów stawkowych, formuł dopłat i cenników opłat dodatkowych oraz warunków fakturowania narzuconych przez dużych klientów
- Dostępu do TMS przez API lub eksport, klienta testowego systemu finansowego, konta serwisowego do skrzynki i właściciela procesu
Etapy
Analiza
Opóźnienie fakturowania w podziale na klientów, jakość zleceń i dokumentów, przechwytywanie opłat dodatkowych, formaty faktur
Projekt
Reguły zwolnienia, model wyceny, tolerancje, polityka sporów, kierowanie kanałami, model bezpieczeństwa
Budowa
Tabele stawek, silniki zwolnienia i dopasowania, składanie faktur, punkty styku w Teams, Power BI
Walidacja
Trzy miesiące historii przepuszczone przez reguły i porównane z tym, co faktycznie zafakturowano
Uruchomienie i strojenie
Grupa klientów po grupie, początkowo pod nadzorem, potem strojenie na bieżących wolumenach
Działowe. Nakład zależy od warunków fakturowania narzuconych przez klientów, od tego, czy TMS udostępnia zlecenia i stawki interfejsem, oraz od konsekwencji w rejestrowaniu opłat dodatkowych.
Dostarczone trzeciego, zafakturowane trzydziestego pierwszego, sporne w grudniu.
Prosimy o jeden miesiąc zrealizowanych zleceń z datami faktur i jeden miesiąc faktur przewoźników. Odsyłamy opóźnienie fakturowania w podziale na klientów, opłaty dodatkowe, które nigdy nie trafiły na fakturę, i pierwszą regułę zwolnienia.
Zmierz opóźnienie od dostawy do fakturyTen sam problem ma zwykle sąsiedni proces
Fracht jest dostarczony, zafakturowany i zakwestionowany, zanim ktokolwiek znajdzie podpisany dokument.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawZlecenia transportowe w TMS bez przepisywaniaDziewięćdziesięciu klientów, dziewięćdziesiąt sposobów przysyłania zleceń i spedytor przepisujący każde do TMS.
Zobacz rozwiązanie Łańcuch dostawKontrola faktur przewoźników: każda linia, nie próbkaFaktury przewoźników są sprawdzane na próbce i płacone w całości; zawyżone pozycje to te, których nikt nie otworzył.
Zobacz rozwiązanieBranże, w których wdrażamy to najczęściejTransport i logistyka