Ein neuer Lieferant erhält seine SAP-Nummer in Tagen, mit vollständigem Nachweispaket
Lieferantenanlage und Prüfung in Tagen statt Wochen
Lieferanten geben Daten und Dokumente einmal ein; Roboter lesen die Zertifikate, prüfen Register und Sanktionslisten, bewerten die Akte und legen den Lieferanten nach der Freigabe in Teams in SAP an.
Kurzfassung für die Geschäftsführung
Schluss mit drei verlorenen Wochen und fehlenden Nachweisen bei jedem neuen Lieferanten.
Der Ablauf beginnt dort, wo der Bedarf entsteht: Der Einkäufer stellt aus Teams heraus eine kurze Anforderung in Microsoft Forms.
Eine vollständige Lieferantenakte gelangt in zwei bis drei Arbeitstagen statt in drei Wochen von der Anforderung zur SAP-Nummer.
SAP S/4HANA (Geschäftspartner mit Lieferantenrolle); Nachweisbibliothek auf SharePoint; Onboarding-Übersicht in Microsoft Lists
Geschäftsproblem
Lieferantenanlage
Ein Unternehmen darf keinen Geschäftspartner bezahlen, den es nicht geprüft hat: dass er existiert und von den Personen vertreten wird, die unterschrieben haben, dass Umsatzsteuerstatus und Bankverbindung die sind, die das Finanzamt kennt, dass er auf keiner Sanktionsliste steht, dass Versicherung und Qualitätszertifikate gültig sind. Jede dieser Fragen gehört einer anderen Abteilung, und so wird jeder neue Lieferant zu einem kleinen Prüffall, der per E-Mail zusammengetragen wird.
Beim Zusammentragen gehen die Wochen verloren. Dokumente kommen in Raten, Prüfungen laufen in Browser-Tabs, und der Lieferant wird aus einem Fragebogen angelegt, der schon überholt sein kann. Keine dieser Prüfungen hinterlässt eine Spur, die ein Prüfer ein Jahr später sehen könnte. Währenddessen wartet das Werk, oder die Einkäuferin bestellt über einen vorläufigen Kreditor.
Die Requalifizierung macht das Problem dauerhaft: Zertifikate laufen ab, Umsatzsteuerregistrierungen werden gelöscht, Vertretungsberechtigte wechseln, und niemand wiederholt die Prüfungen, solange kein Vorfall dazu zwingt. Die Liste mit den Fristen gehört einer einzelnen Person.
Dasselbe Muster zeigt diese Website von der anderen Seite, im Fall zum B2B-Kunden-Onboarding mit KYC. Die Lieferantenprüfung ist sein Spiegelbild: Der Geschäftspartner wird bezahlt statt fakturiert, die Fragen kommen aus Einkauf, Finanzen, Qualität und Compliance, und die Nachweise müssen dem Finanzamt und dem Auditor des OEM-Kunden genügen.
Wie es heute läuft
Eine E-Mail des Einkäufers und eine Zeile in einer Excel-Liste setzen die ganze Akte in Gang:
- MenschDer Einkäufer schickt dem Lieferanten einen Fragebogen als Word-Datei und eine Liste der erforderlichen Dokumente und ergänzt eine Zeile in der Excel-Liste auf SharePoint
- WartezeitDie Dokumente kommen über ein bis zwei Wochen in Raten, der Einkäufer erinnert telefonisch
- MenschFinanzen prüfen die Weiße Liste, Compliance durchsucht die Sanktionslisten, die Qualität liest die ISO- und IATF-Zertifikate, und jedes Ergebnis bleibt im Postfach des Prüfenden
- FehlerrisikoErgebnisse überleben als Screenshot oder gar nicht, und ein abgelaufener Versicherungsnachweis oder eine falsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer fällt erst mit der ersten Rechnung auf
- MenschDie Stammdaten erfassen den Lieferanten erneut in SAP und holen die Freigabe der Einkaufsleitung per E-Mail ein
- WartezeitDie Freigabe wartet auf das Ende einer Dienstreise, und das Werk bestellt über einen vorläufigen Kreditor oder verschiebt den Projektstart
- FehlerrisikoDie Requalifizierungsfristen stehen in der Excel-Liste; wechselt deren Verantwortliche, fallen abgelaufene Dokumente erst auf, wenn ein OEM-Audit danach fragt
Warum der heutige Prozess mehr kostet, als es scheint
Zeit, die verschwindet, bevor sie jemand misst.
- Die viereinhalb Stunden je Akte verteilen sich auf fünf Personen, von denen keine die Summe sieht; die Nachfasszeit des Einkäufers ist der größte Posten und wird nirgends erfasst.
- Das Warten hat im Werk einen Preis: Sonderfracht vom bisherigen Lieferanten, Aufschläge für die Einzelquelle, verschobene Starttermine, weil der Werkzeuglieferant keine Kreditorennummer hatte.
- Eine von Hand ausgeführte Prüfung ist eine Prüfung ohne Nachweis. Fragt der Prüfer, wie die Bankverbindung am Zahltag verifiziert wurde, lautet die Antwort: ein Screenshot in einem Postfach, sofern er noch existiert.
- Die Requalifizierung ist der stille Kostenblock: abgelaufene Versicherungen, verfallene IATF-Zertifikate und Löschungen aus dem Umsatzsteuerregister werden durch den Vorfall entdeckt, den sie auslösen, nicht durch den Prozess.
Kosten des Nichtstuns
Ein drittes Werk ändert den Prozess nicht, nur die Zahl der Menschen, die Dokumenten hinterherlaufen. Die Warteschlange behält ihre Form: 35 Akten im Monat verbrauchen die modellierten 158 Stunden in vier Abteilungen, Requalifizierungen geraten weiter hinter neue Lieferanten zurück, und jedes OEM-Projekt legt denselben Personen ein weiteres Bündel auf.
Das größere Risiko liegt außerhalb des Modells. Eine einzige Zahlung oberhalb der gesetzlichen Schwelle auf ein Konto außerhalb der Weißen Liste, ein einziger Lieferant auf einer Sanktionsliste oder ein einziger abgelaufener Versicherungsnachweis im Moment eines Schadensfalls kostet mehr als ein Jahr dieser manuellen Arbeit, und ein Prozess ohne Nachweise kann das weder verhindern noch später verteidigen.
Eine plausible Organisation mit realistischen Größenordnungen. Die Zahlen sind zum Nachrechnen mit Ihren Daten gedacht, kein Kundenergebnis.
Ein Tier-1-Automobilzulieferer mit zwei Werken in Polen, 1.400 Beschäftigte, SAP S/4HANA und Microsoft 365 E3; acht Einkäufer, zwei Stammdatenkräfte, ein Compliance-Verantwortlicher.
120 neue Lieferanten und 300 Requalifizierungen im Jahr, also 35 Akten im Monat; etwa zwei Drittel polnische Firmen, der Rest überwiegend Lieferanten aus der Europäischen Union; sechs bis zehn Dokumente je Akte.
Fragebogen und Dokumente per E-Mail, Prüfungen in Browser-Tabs in drei Abteilungen, eine Excel-Liste für Status und Requalifizierungsfristen, Anlage in SAP aus dem Fragebogen, Freigabe per E-Mail.
Rund 4,5 Stunden Arbeit je Akte über vier Abteilungen, verteilt auf 15 Arbeitstage Wartezeit; der Requalifizierungsrückstand wächst jedes Quartal, weil neue Lieferanten Vorrang haben.
Lieferanten erfassen ihre Daten und laden Dokumente auf einer Selbstauskunftsseite hoch; UiPath Document Understanding liest sie aus; Roboter führen die Register- und Sanktionslistenprüfungen durch, bewerten die Akte und leiten sie zur Freigabe in Microsoft Teams; der Lieferant entsteht in SAP, das Nachweispaket auf SharePoint.
Im modellierten Fall sinkt der manuelle Aufwand je Akte von rund 4,5 Stunden auf zwei Freigaben und die Sichtung der Ausnahmen (modelliert 30 bis 45 Minuten bei gelben Akten), die Durchlaufzeit einer vollständigen Akte von drei Wochen auf zwei bis drei Arbeitstage, und jede Prüfung hinterlässt einen gespeicherten Nachweis. Durchgehend modelliert und als Rechnung gemeint, nicht als Beleg.
Vorgeschlagene Lösung
Der Ablauf beginnt dort, wo der Bedarf entsteht: Der Einkäufer stellt aus Teams heraus eine kurze Anforderung in Microsoft Forms. Der Lieferant erhält einen Link zu einer Onboarding-Seite auf Power Pages, füllt den Fragebogen einmal aus und lädt seine Dokumente hoch: Registerauszug, Umsatzsteuerbestätigung, Versicherungsnachweis, ISO- oder IATF-Zertifikate, Bankbestätigung. Unternehmen, die keine an Lieferanten gerichtete Seite betreiben möchten, nutzen stattdessen ein eigenes Onboarding-Postfach. In beiden Varianten wird die Akte zu einem Vorgang in einer Orchestrator-Warteschlange.
UiPath Document Understanding liest die Dokumente aus: das vortrainierte Modell Certificates of Incorporation, wo das Dokument dazu passt, und Generative Extraction mit einem Schema, das wir für KRS-Handelsregisterauszüge, Versicherungspolicen und Qualitätszertifikate definieren. Roboter vergleichen die angegebenen Daten mit der polnischen Weißen Liste, mit KRS oder CEIDG, mit VIES und mit der konsolidierten Sanktionsliste der Europäischen Union und speichern jede Antwort mit ihrer Anfragekennung und ihrem Zeitstempel. Ein mit Ihrem Compliance-Verantwortlichen festgelegtes Regelwerk übersetzt die Befunde in einen Weg: grün, wenn die Akte vollständig und widerspruchsfrei ist; gelb, wenn ein Dokument fehlt oder eine Angabe vom Register abweicht; rot bei einem Sanktionstreffer, einem inaktiven Umsatzsteuerstatus oder einer Bankverbindung, die nicht auf der Weißen Liste steht.
Menschen kommen bei der Entscheidung ins Spiel, nicht beim Erfassen. Grüne und gelbe Akten erreichen Einkaufsleitung und Finanzen als Freigabe in Microsoft Teams, mit einer einseitigen Zusammenfassung und den angehängten Nachweisen; rote Akten werden zur Compliance-Prüfaufgabe in UiPath Action Center, die innerhalb von Teams bearbeitet wird. Nach der Freigabe prüft ein Roboter SAP auf Dubletten, legt den Geschäftspartner mit Lieferantenrolle und Bankdaten an, legt das Nachweispaket auf SharePoint ab und meldet die SAP-Nummer an den Einkäufer zurück. Die Gültigkeitsdaten der Zertifikate starten die Uhr für die Requalifizierung.
Maschinelles Lernen kommt an einer Stelle vor, beim Lesen der Dokumente; alles Übrige ist deterministisch, und genau das hält das Ergebnis prüfbar. Die laufende Überwachung des gesamten Lieferantenstamms zwischen zwei Requalifizierungen ist eine eigene Lösung auf dieser Website.
UiPath Document Understanding (vortrainiertes Modell Certificates of Incorporation, Generative Extraction, Validierungsaktionen im Action Center); UiPath Orchestrator; UiPath Integration Service Connectors für Microsoft Outlook 365, Microsoft OneDrive & SharePoint und Microsoft Teams; Action Center-Aufgaben in Teams; Microsoft Teams Approvals-App; Microsoft Forms; Power Pages auf Dataverse
Die Eingangsstrecke, die Extraktionsschemata, die Register- und Sanktionslistenprüfungen samt Nachweisablage, die Bewertungsregeln und ihre Verteilung, die Freigabe- und Klärungsabläufe, die Geschäftspartneranlage in SAP, die SharePoint-Nachweisbibliothek, die Requalifizierungsplanung und das Reporting
Geschäftspartneranlage in SAP S/4HANA über UiPath SAP-Connectors (BAPI/OData); API-Clients für die Weiße Liste, VIES, KRS und CEIDG; Abgleich gegen Sanktionslisten; Register ohne Schnittstelle über Oberflächenautomatisierung
So läuft der automatisierte Prozess
- AutomatisierungDie Forms-Anforderung des Einkäufers eröffnet den Vorgang im Orchestrator und schickt dem Lieferanten seinen Onboarding-Link
- SystemDer Lieferant füllt den Fragebogen aus und lädt die Dokumente auf der Power Pages-Seite hoch oder sendet sie an das Onboarding-Postfach
- AutomatisierungDocument Understanding liest die Dokumente aus; Felder mit geringer Konfidenz werden zur Validierungsaufgabe im Action Center
- AutomatisierungRoboter fragen die Weiße Liste, VIES, KRS oder CEIDG und die Sanktionslisten ab, vergleichen angegebene mit registrierten Daten und speichern jede Antwort mit ihrer Anfragekennung
- AutomatisierungFehlende oder abgelaufene Dokumente lösen eine Klärungsmail an den Lieferanten aus, und der Einkäufer sieht den Grund in Teams
- MenschEinkaufsleitung und Finanzen geben grüne und gelbe Akten in der Teams Approvals-App frei, Compliance prüft rote Akten im Action Center, innerhalb von Teams
- AutomatisierungNach der Freigabe prüft der Roboter SAP auf Dubletten, legt den Geschäftspartner an, legt das Nachweispaket auf SharePoint ab und meldet die SAP-Nummer zurück
- AutomatisierungDie Zertifikatsdaten planen die Requalifizierung: Erneuerte Dokumente werden vor Ablauf angefordert, und die Prüfungen laufen erneut
Zusammenspiel von Mensch und Automatisierung
Die Automatisierung übernimmt
- Das Einsammeln von Fragebogen und Dokumenten samt Erinnerungen an Lieferant und Einkäufer
- Das Auslesen von Auszügen und Zertifikaten, sämtliche Register-, Umsatzsteuer- und Sanktionsprüfungen sowie den Abgleich angegebener und registrierter Daten
- Bewertung, Verteilung, Dublettenprüfung, Geschäftspartneranlage in SAP, das Nachweispaket und die Requalifizierungsanfragen
Menschen entscheiden
- Ob mit dem Lieferanten überhaupt gearbeitet wird: die Freigabe in Teams durch Einkauf und Finanzen, innerhalb der Freigabematrix
- Rote Akten: Sanktionstreffer, inaktiver Umsatzsteuerstatus, eine Bankverbindung außerhalb der Weißen Liste, Abweichungen gegenüber den Registern
- Die Regeln selbst: Gewichte der Bewertung, Pflichtdokumente je Kategorie und Land, Freigabeschwellen
Vorher und nachher
Systeme und Integrationen
Wo eine Regel reicht, nutzen wir kein Modell. Wo Urteilsvermögen nötig ist, entscheidet ein Mensch.
Eingänge
- Anforderung in Microsoft Forms
- Lieferantenseite auf Power Pages oder Onboarding-Postfach
- Dokumente des Lieferanten
- öffentliche Register und Sanktionslisten
Automatisierungsschicht
- UiPath Orchestrator
- UiPath Robots
- UiPath Document Understanding
- UiPath Integration Service
- UiPath Action Center
Zielsysteme
- SAP S/4HANA (Geschäftspartner mit Lieferantenrolle)
- Nachweisbibliothek auf SharePoint
- Onboarding-Übersicht in Microsoft Lists
Berührungspunkte für Menschen: Teams Approvals; Action Center-Aufgaben in Teams; Klärungsmails an den Lieferanten; Status-Registerkarte im Teams-Kanal des Einkaufs
Eingesetzte Technologien
vortrainiertes Modell Certificates of Incorporation, Generative Extraction für Handelsregisterauszüge, Versicherungs- und Qualitätszertifikate
Astellen jede Akte in die Warteschlange, führen Prüfungen und Bewertungsregeln aus, legen den Lieferanten in SAP an, protokollieren jeden Schritt
AOnboarding-Postfach, Nachweisbibliothek, Statusmeldungen in Teams
AValidierungs- und Compliance-Prüfaufgaben, die in Teams bearbeitet werden
ALieferantenfreigabe durch Einkauf und Finanzen, mit angehängten Nachweisen
AAnforderungsformular des Einkäufers, Selbstauskunftsseite des Lieferanten auf Dataverse
ADublettensuche, Geschäftspartneranlage mit Lieferantenrolle
APrüfungen in amtlichen Registern und Listen, Anfragekennungen als Nachweis gespeichert
BIllustratives Wirtschaftlichkeitsmodell
Beginnen Sie damit, die Annahmen zu hinterfragen.
Ihre eigenen Zahlen ersetzen die unseren jederzeit; unsere sind illustrative Bandbreiten aus Einkaufs- und Stammdatenteams und keine Messung bei einem Kunden. Eine Akte ist ein neuer Lieferant oder eine Requalifizierung; die 270 Minuten summieren das Nachfassen des Einkäufers, die Prüfungen in Finanzen, Compliance und Qualität, die Erfassung in SAP und die Pflege der Excel-Liste über mehrere Personen; 30 € sind ein gemischter Vollkostensatz je Stunde für diese Rollen in Mitteleuropa. Gezeigt wird freigesetzte Kapazität, kein Stellenabbau; die Wartekosten der Werke bleiben außen vor.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Eine illustrative Schätzung aus Ihren Eingaben. Sie modelliert freigesetzte Kapazität und verspricht keine Einsparung.
Geschäftlicher Nutzen
- Eine vollständige Lieferantenakte gelangt in zwei bis drei Arbeitstagen statt in drei Wochen von der Anforderung zur SAP-Nummer, und Projektstarts warten nicht mehr auf die Stammdaten
- Der manuelle Aufwand je Akte sinkt von rund 4,5 Stunden auf zwei Freigaben und die Sichtung der Ausnahmen, und Requalifizierungen konkurrieren nicht länger mit neuen Lieferanten um dieselben Personen
- Jede Prüfung hat einen Nachweis: die Antwort der Weißen Liste mit Anfragekennung, die VIES-Konsultationsnummer, die Registerdaten und das Sanktionsergebnis, abgelegt neben der Freigabe
- Zahlungen auf Konten außerhalb der Weißen Liste, an gelöschte Umsatzsteuerzahler oder an gelistete Unternehmen werden gestoppt, bevor der Lieferant in SAP überhaupt existiert
- Lieferanten geben ihre Daten einmal an und erfahren am selben Tag, was fehlt; Zertifikate werden vor Ablauf erneuert, weil die Akte die Frist kennt
Aus Sicht der Geschäftsführung
- Die Onboarding-Strecke liegt an einer Stelle: jede Akte, ihr Stand, ihre Bewertung und die Frage, auf wessen Entscheidung sie wartet
- Vollständige und datierte Nachweise je Lieferant, bereit für eine Steuerprüfung oder ein OEM-Audit
- Freigabedisziplin wird vom Ablauf erzwungen: keine Kreditorennummer ohne dokumentierte Freigaben, keine Bankdaten ohne die Finanzabteilung
- Kapazität, die dem Volumen folgt: Ein drittes Werk bringt Akten in eine Warteschlange, nicht Personen in vier Abteilungen
KPIs für die Geschäftsführung
Sicherheit und Governance
Wo die Daten liegen und wer sie sieht.
- Lieferantenakten enthalten personenbezogene Daten und Bankverbindungen; sie bleiben in Ihrem Microsoft 365-Tenant und in der EU-Region der UiPath Automation Cloud, in einer Bibliothek, die auf Einkauf, Finanzen und Compliance beschränkt ist, mit Vertraulichkeits- und Aufbewahrungsbezeichnungen aus Microsoft Purview
- Roboter arbeiten mit Dienstkonten: ein SAP-Konto, das auf die Geschäftspartneranlage begrenzt ist, eine Berechtigung nur für das Onboarding-Postfach, API-Token im Anmeldespeicher des Orchestrators oder in Azure Key Vault; jede Aktion wird protokolliert
- Die Funktionstrennung steckt im Ablauf: Der anfordernde Einkäufer gibt nicht frei, die Finanzabteilung gibt die Bankdaten frei, Compliance verantwortet die roten Akten
- Jede Prüfung wird mit Quelle, Anfragekennung und Zeitstempel gespeichert; die Freigaben in Teams sind über Microsoft Purview prüfbar
- Generative Extraction läuft unter den Richtlinien des UiPath AI Trust Layer, die Sie festlegen: zugelassene Modelle, Regionssteuerung, Maskierung personenbezogener Daten, Prüfpfad
Warum jetzt
Vier Abteilungen wenden für diese Akten modellierte 4.725 € im Monat auf, und die Werke tragen die Kosten für Lieferanten, bei denen sie noch nicht bestellen können
Steuer- und Sanktionsrecht legen die Beweislast auf das zahlende Unternehmen, und OEM-Kunden geben Sorgfaltspflichten in der Lieferkette an ihre Tier-1-Lieferanten weiter; die Weiße Liste, VIES und die EU-Sanktionsliste sind amtliche, abfragbare Quellen
Die Bausteine sind Standard: ein vortrainiertes Modell Certificates of Incorporation und Generative Extraction in UiPath Document Understanding, amtliche APIs mit Anfragekennung in der Antwort, Freigaben mit Anhängen in Teams
Relevante Führungsrollen
Neue Lieferanten stehen den Werken in Tagen zur Verfügung, und Einkäufer beschaffen, statt Dokumenten hinterherzulaufen
Jeder Lieferant in SAP hat einen geprüften Umsatzsteuerstatus, eine geprüfte Bankverbindung und ein datiertes Nachweispaket hinter sich
Register- und Sanktionsprüfungen laufen bei jeder Akte und jeder Requalifizierung, mit Nachweisen, die einer Prüfung standhalten
Projektstarts warten nicht mehr auf die Stammdaten, und Sonderfrachten wegen Lieferanten ohne Kreditorennummer entfallen
Häufige Fragen und Einwände
Das müssen sie auch nicht. Dieselben Roboter lesen Dokumente, die an das Onboarding-Postfach gemailt werden, und der Einkäufer kann sie für den Lieferanten hochladen. Jedes Dokument wird einmal geschickt, und die Antwort darauf, was noch fehlt, kommt am selben Tag.
Roboter sammeln und prüfen, Menschen entscheiden. Jede Prüfung wird mit ihrer Anfragekennung gespeichert, die Regeln werden von Compliance geschrieben und versioniert, und jede rote Akte sieht ein Mensch durch: mehr Nachweise bei unveränderter Zuständigkeit.
Die Regeln legen fest, welche Prüfungen je Land gelten: VIES und die Sanktionslisten für jeden Lieferanten aus der Europäischen Union, das nationale Register über seine Schnittstelle oder seine Website, und eine Aufgabe für einen Menschen, wo sich kein Register abfragen lässt. Die Akte hält fest, welche Prüfungen automatisch und welche von Hand liefen.
Wann diese Lösung nicht passt
- Weniger als etwa zehn Lieferantenakten im Monat und kein Druck aus Steuerrecht, Audit oder von OEM-Kunden auf Nachweise: Eine Checkliste in Microsoft Lists und eine Freigabevorlage in Teams sind günstiger
- Keine abgestimmten Annahmekriterien: Unterscheiden sich Pflichtdokumente und Freigabewege von Einkäufer zu Einkäufer, beginnen wir mit einem Regelworkshop und nicht mit Robotern
- Es existiert bereits ein Lieferantenportal mit eingebauter Prüfung und SAP-Integration; dann lohnen sich nur noch die Nachweisbibliothek und die Requalifizierung
Eine Frage für die nächste Sitzung
Zwischen der Anforderung eines Einkäufers für einen neuen Lieferanten und der ersten Bestellung: Wie viele Arbeitstage vergehen, und was kosten diese Tage an Sonderfracht, Einzelquellenaufschlägen und verschobenen Projektstarts?
Vorgehen bei der Umsetzung
Wir starten mit einem Ausschnitt und erweitern erst nach dem Nachweis.
Wir liefern
- Ihre letzten fünfzig Lieferantenakten, einzeln geöffnet: Dokumentarten, Prüfergebnisse, Freigabewege und die Stellen, an denen die Tage verloren gehen
- Die Eingangsstrecke: Forms-Anforderung, die Variante mit Power Pages-Seite oder Postfach sowie den Klärungsablauf
- Extraktionsschemata für Auszüge, Zertifikate und Bankbestätigungen, mit Validierungsaufgaben im Action Center
- Die Abläufe für Register-, Umsatzsteuer- und Sanktionsprüfungen mit Nachweisablage sowie die mit Compliance abgestimmten Bewertungsregeln
- Freigaben in Teams, Geschäftspartneranlage in SAP, die SharePoint-Nachweisbibliothek und die Requalifizierungsplanung
- Ein Betriebshandbuch für Einkauf und Stammdaten, Reporting und Hypercare nach dem Start
Wir brauchen von Ihnen
- Ihren Lieferantenfragebogen, die Pflichtdokumente je Kategorie und Land sowie die Freigabematrix
- Dreißig bis fünfzig aktuelle Lieferantenakten mit Dokumenten und den zugehörigen SAP-Datensätzen
- Prozessverantwortliche in Einkauf, Finanzen (Bankdaten) und Compliance (Regeln)
- Technische Benutzer für SAP-Test und -Produktion, für Microsoft 365 und für die Register-APIs
Etappen
Analyse
Aktuelle Akten, Dokumentarten, Prüfungen, Freigabewege und Durchlaufzeiten mit den Prozessverantwortlichen
Konzeption
Zielablauf, Dokumentensatz je Kategorie und Land, Bewertungsregeln, Freigabeschwellen, Sicherheitsmodell
Umsetzung
Eingangsstrecke, Extraktionsschemata, Prüfabläufe, Teams-Freigaben, SAP-Anlage, SharePoint-Bibliothek
Validierung
Parallelbetrieb mit echten Akten, Bewertungen im Vergleich zu früheren Entscheidungen, Abnahme durch die drei Abteilungen
Go-live
Kontrollierter Start mit einem Werk oder einer Kategorie, Hypercare, danach der Requalifizierungsrückstand
Optimierung
Feinschliff der Regeln, neue Dokumentarten und Länder, Dashboards, Übergabe an die laufende Überwachung
Abteilungsweit. Der Aufwand hängt von der Zahl der Länder und Registerarten, der Vielfalt der Zertifikate und davon ab, ob bereits ein Lieferantenportal existiert.
Fünfzehn Arbeitstage vom Antrag des Einkäufers bis zur ersten Bestellung.
Senden Sie uns Ihren Lieferantenfragebogen, die Liste der Pflichtdokumente und die neuen Kreditoren des letzten Quartals mit Anforderungs- und Anlagedatum. Sie erhalten den abgebildeten Ablauf, den automatisierbaren Anteil der Prüfungen und einen kurzen Auswertungstermin.
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